Khi làm bảng lương, chúng ta thường hay chia ra 2 phần: LƯƠNG CƠ BẢN và PHỤ CẤP và nghĩ rằng có bảng lương, có hợp đồng lao động là ổn, nhưng nếu không chú ý kỹ, phần này cũng có nguy cơ bị loại ra. Và công ty mình đã bị như thế. Mình có bảng lương, và hợp đồng đầy đủ, nhưng mình bị lỗi ở điểm này: trong hợp đồng mình ghi :”Các khoản phụ cấp được hưởng: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại theo quy chế lương và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty”. Nhưng trong bảng lương, mình lại phân phụ cấp ra thành: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp trượt giá, phụ cấp sản xuất. Thật ra là mình thừa hưởng mẫu hợp đồng + bảng lương này từ kế toán trước, mình chỉ sửa lại thông tin và số liệu thôi và mình đã không nhận ra sự bất nhất này. (Lần quyết toán năm trước, mình không bị thuế loại ra khoản này nên cũng không biết luôn)
A KINH NGHIỆM QUYẾT TOÁN 1/ Vấn đề tiền lương: Khi làm bảng lương, thường hay chia phần: LƯƠNG CƠ BẢN PHỤ CẤP nghĩ có bảng lương, có hợp đồng lao động ổn, không ý kỹ, phần có nguy bị loại Và công ty bị Mình có bảng lương, hợp đồng đầy đủ, bị lỗi điểm này: hợp đồng ghi :”Các khoản phụ cấp hưởng: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại theo quy chế lương kết hoạt động kinh doanh công ty” Nhưng bảng lương, lại phân phụ cấp thành: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp trượt giá, phụ cấp sản xuất Thật thừa hưởng mẫu hợp đồng + bảng lương từ kế toán trước, sửa lại thông tin số liệu không nhận bất (Lần toán năm trước, không bị thuế loại khoản nên luôn) Thế quan thuế loại hết tất khoản phụ cấp trượt giá + phụ cấp sản xuất, lý do: không ghi hợp đồng lao động Khắc phục: Mình làm Quy chế tài + Quy chế lương thưởng Trong ghi rõ ràng danh sách phần phụ cấp bao gồm nhiều khoản, có khoản phụ cấp ghi bảng lương Cơ sở pháp lý: Trích dẫn Thông tư 78/2014, Thông tư 96/2015 2.5 Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc trường hợp sau: a) Chi tiền lương, tiền công khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ thực tế không chi trả chứng từ toán theo quy định pháp luật b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không ghi cụ thể điều kiện hưởng mức hưởng hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài Công ty, Tổng công ty Như vậy, hợp đồng lao động “lỡ” không ghi phụ cấp này, quy chế khác có đủ đủ lý lẽ để phản bác Rút kinh nghiệm, bạn cần làm đầy đủ hồ sơ trên, cần NHẤT QUÁN BẢNG LƯƠNG, QUY CHẾ TÀI CHÍNH, QUY CHẾ LƯƠNG THƯỞNG, HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG 2/ Chi phí chứng từ: Như lần trước có nói, chi phí chứng từ, hạch toán phân loại vào tài khoản 6423, ghi thẳng vào “không có hóa đơn”, để phân biệt với chi phí có hóa đơn hợp lệ, nên chắn chi phí phân vào hợp lệ bị loại Nhưng quan thuế loại số chi phí, nhỏ thôi, trăm ngàn vài triệu mục thôi, (vì ko lẽ ko loại kỳ quá, họ nghĩ ko đủ giấy tờ chứng từ đâu…) phản bác đến cùng, có đủ hồ sơ, giấy tờ Tuy có photo hóa đơn kẹp vào phiếu chi hay UNC, họ ko chịu, mang hóa đơn gốc đến cho họ xem, chi phí có hồ sơ gồm nhiều giấy tờ chứng minh mang đủ, họ loại khoản Các bạn nên phân chi phí hợp lệ chi phí không hợp lệ từ ban đầu Khi chi phí hợp lệ phải chắn có đầy đủ hồ sơ, chứng từ, thiếu bổ sung ngay, đừng để đến bị hỏi tới lục tìm, bổ sung “bùa chú”, lúc sai sót lòi đuôi cho người ta nắm 3/ Chi phí không phục vụ: Chi phí không phục vụ chi phí có hóa đơn, chứng từ theo thuế không phục vụ sản xuất kinh doanh Phần này, thực tế công ty bạn có phát sinh, bạn chứng minh đến có, quan trọng bạn phải có đầy đủ chứng từ để thể điều có đủ lý lẽ để phản bác Ở có điều rất bực bội mà nêu sơ sơ đây, để bạn tham khảo: - Chi phí công tác: tiền phòng, tiền ăn tiếp khách, vé máy bay… Theo thông tư Nhà nước yêu cầu bạn có hóa đơn hợp lệ, định công tác, vé máy bay, tàu xe cần có thêm vài yêu cầu (theo thông tư 78/2014, thông tư 96/2015) đủ, bạn gặp quan thuế họ yêu cầu hỏi bạn đủ thứ thượng vàng hạ cám như: + Đối với vé máy bay: Vé máy bay nước làm gì? Thư mời bên đâu? Phải có xác nhận bên đàng hoàng? Ký hợp đồng nào? Hợp đồng đâu?….-> Các bạn dễ bị điên giải trình nhất…Có câu hỏi mà bạn chẳng ngờ tới Tuy có chuẩn bị đầy đủ cả: thư mời (in từ email đối tác) + định công tác + lịch trình công tác + vé điện tử + hóa đơn (nếu có) + cùi vé + chứng từ toán Thế mà họ hỏi thư mời sang Trung Quốc, mà vé máy bay sang Singapore Và giải thích miệng công ty bên họ Singapore, người gặp Sing trước, sang TQ, phí sang TQ họ bao công ty Nhưng bên thuế định ko chịu nói có điều chứng minh điều không? Và họ bao chi phí từ Sing qua TQ mà ko bao từ VN sang Sing? (Botay.com! Vậy hỏi được!) Mình phải show cho họ email bên bàn việc Cuối họ phải chịu + Đối với tiền phòng, tiền tiếp khách: dù có hóa đơn + định + giấy đường, mà bị hỏi là: Đi công tác làm gì? Nếu ký hợp đồng hợp đồng đâu? Đơn hàng đâu? Bản đối chiếu công nợ đâu? Nếu nói mang sản phẩm chào hàng, gặp đại lý để tạo khách hàng mới, đòi công nợ, tìm khách hàng bỏ trốn, v.v…thì họ lại loại ra, lý do: ko chứng minh có thật Những thực tế hiểu, làm có chuyện công tác lúc có đầy đủ họ đòi, ví dụ đòi tiền nợ chẳng hạn, cãi lộn thấy bà luôn, đâu mà khách hàng ký cho biên bản? Chuyện đùa à? Hay tìm khách hàng cà chớn, lấy hàng nợ nhiều chuồn mất, công ty phải tìm tung tích để kiện tòa, đào đâu thứ biên mà họ đòi? Nhưng bạn ko có họ đòi miễn -> Bị loại ngay, luật bất thành văn thế, lần bị, cãi không lại Biện pháp: Họ muốn bạn show cho họ thấy đó, đỡ công giải thích dài dòng thời gian, muốn có biên bản, bạn làm biên bản, ví dụ: biên làm việc, đối chiếu công nợ, đơn hàng,…còn thực tế có hay không có bạn biết Hiii Bất chi phí bạn đưa vào chi phí hợp lý bạn phải hiểu rõ nó, phải thu thập đầy đủ chứng từ để chứng minh, không nên bỏ qua cả, bị thiếu sót “tìm cách làm cho có”, phải nghĩ sẵn câu trả lời lý lẽ phản biện cho câu hỏi mà quan thuế vặn vẹo bạn, dù vô lý sâu vào nội công ty bạn Tóm lại, bạn phải xác định là: đưa vào chi phí hợp lý, phải chuẩn bị đủ chứng thể việc Mình vướng mắc quyền thuế toán: họ có quyền sâu vào nội công ty không? (Ví dụ đòi xem email thư mời đối tác) Họ loại bỏ chi phí công tác chứng từ kèm thuyết minh hay sai? (như trường hợp nói trên)…Các bạn có hiểu biết vấn đề xin bảo giúp 4/ Chi phí thuê nhà: - Năm 2014, chi phí thuê nhà cần đáp ứng đủ điều kiện sau tính vào chi phí hợp lý: + Có hợp đồng + Có hóa đơn (hóa đơn bán hàng Thuế cấp) + Nếu 20 triệu/ tờ hóa đơn (1 lần toán) phải chuyển khoản qua ngân hàng (Điều thông tư 78/2014) Trường hợp hóa đơn xuất lần 20 triệu (xuất lần tháng) mà lại toán tiền mặt, họ lấy lý mà đòi loại ra, may mà có anh đàn anh mách nước cho khoản chi trước thời điểm thông tư có hiệu lực Và xem lại thông tư, có câu sau: (trước có xem không để ý câu này, thấy hữu ích nào) Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ toán tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư có hiệu lực thi hành điều chỉnh lại theo quy định Điểm Đây điều mà không để ý, nghĩ hóa đơn 20 triệu phải toán qua ngân hàng áp dụng khấu trừ thuế GTGT đầu vào Đến toán đợt biết Thế nên bạn lưu ý TẤT CẢ CÁC HÓA ĐƠN TRÊN 20 TRIỆU ĐỀU PHẢI THANH TOÁN QUA NGÂN HÀNG hết nhé, không kể hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng thông thường Năm 2015, chi phí thuê nhà 100 triệu/năm cần: + Hợp đồng (không cần công chứng) + Mẫu 01/TNDN + Phiếu chi (không cần chuyển khoản, hóa đơn) - 5/ Hàng tặng: Khi có cho, biếu, tặng hàng hóa cho khách hàng xuất hóa đơn ghi rõ “hàng cho, biếu, tặng”, không ghi “khuyến mãi” Vì biếu, tặng tính vào chi phí hợp lý, khuyến bắt buộc phải có đăng ký với sở thương mại tính vào chi phí hợp lý - 6/ Vấn đề hàng hóa, giá vốn: Vấn đề tùy vào đặc thù mặt hàng mà công ty kinh doanh hay sản xuất, nên nói chung chung, không vào chi tiết Mình khuyên bạn số vấn đề: Nên nắm rõ cách tính giá vốn, tính tay phải chắn hợp lý, phần mềm tính bạn phải nắm rõ cách tính phần mềm, sau tự tính lại xem có không? Đừng tin vào phần mềm, phần mềm tạo nên theo quy trình quy tắc định sẵn, bạn làm theo quy trình đó, bạn lỡ sai lỗi mà không phát ra, chắn sai • Có thể có phát sinh Nhập - Xuất rắc rối chút, ví dụ: hàng bán rồi, khách hàng lại trả về, lại bán cho khách khác…Với trường hợp này, phần mềm dễ sai tính giá vốn, công ty có nhiều kho Khi tự tính tay lại, phát sai bạn nên liên hệ với nhà cung cấp phần mềm dùng để hỏi cho kỹ mà khắc phục • Riêng dùng MISA, rành phần mềm rồi, (do dọc phá chục lần rồi) mà bị lỗi nhỏ Và thuế phát (họ siêu lắm) giải thích có lỗi đó, không sai mặt chi phí tính thuế Thế không • Phần xuất - nhập hàng dễ bị phạt Họ kiểm tra nhập xuất tồn sổ kho đối chiếu với hóa đơn xuất bán Nếu bạn có trường hợp xuất kho mà hóa đơn chuẩn bị sẵn lý thuyết phục để giải trình với thuế • B KẾT QUẢ: 1/ Chi phí công ty bị loại: tờ hóa đơn sót lại năm 2014, năm 2015 hạch toán Lý do: thuế nói chi phí năm hạch toán năm Nhưng chưa hiểu hóa đơn năm 2014 sót kê khai thuế GTGT đầu vào được, không bị giới - hạn thời gian, lại không cho tính vào chi phí? Ai biết vui lòng cho với Thuế phân bổ lại chi phí khoản mục mà cho thẳng vào chi phí năm thôi, giá trị nhỏ xíu Họ kiểm kỹ, dù chi phí nhỏ xíu vài triệu, nên bạn phân bổ chi phí cho kỹ Kết quả: • Bị loại: Chi phí bị loại năm cộng lại gần 10 triệu Và khoản bán hàng giá vốn hàng bị lỗi kỹ thuật Họ lấy lý lẽ chi phí không tương ứng với doanh thu, công ty phải tự chịu khoản lỗ Bên cãi đến cùng, sau không muốn phiền lên xuống nên sếp đành chịu Mình thắc mắc khoản Vì công ty bán có lời chả hỏi, bán lỗ hàng lỗi họ nói lỗ cho, lỗ nhiều ko cho Có có kinh nghiệm vấn đề bán lỗ với • Phạt hành chính: 2.520.000 VND (Có chi phí bị loại có bị phạt, tội kê khai sai) 2/ Các điều cần chuẩn bị để sẵn sàng toán - - - Bảng kê mua vào, bán file Excel (Bạn quên chưa kết xuất kết xuất lưu lại trước, liệu nhập lại trước cho khỏe, toán họ yêu cầu, lúc loay hoay làm mệt lắm.) Danh sách chi phí bạn tự loại (Theo cách làm, sổ 6423 mà tự loại hạch toán, nên ko nhiều thời gian) Nhật ký chung (File Excel) Hóa đơn mua vào, bán Chứng từ xuất nhập Sổ phụ ngân hàng Các khế ước vay nợ ngân hàng, vay cá nhân Hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế lương, quy chế tài CHÚC MỌI NGƯỜI QUYẾT TOÁN THÀNH CÔNG!