Tiểu luận thiết kế cơ cấu tổ chức

Lời Giới ThiệuSự phân chia một tổ chức quản lý thành các cấp và các khâu thể hiện sự phân công chuyên môn hoá theo chiều dọc và chiều ngang,các bộ phận đó bao gồm sự chặt chẽ,hài hoà tro

Lời Giới Thiệu

Sự phân chia một tổ chức quản lý thành các cấp và các khâu thể hiện sự phân công chuyên môn hoá theo chiều dọc và chiều ngang,các bộ phận đó bao gồm sự chặt chẽ,hài hoà trong tổ chức.Việc xác lập và xử lý đúng đắn các mối quan hệ về tổ chức là yếu tố trọng yếu để vận hành bộ máy ăn khớp nhịp nhàng,tạo ra hiệu lực của tổ chức.Khi đề cập khái niệm tổ chức ở trạng thái

động,ta cũng đã nhấn mạnh vai trò cực kỳ quan trọng của các mối quan hệ về tổ chức,nếu xử lý đúng sẽ tạo đợc động lực và kỷ cơng cho tổ chức,ngợc lại sẽ gây vớng mắc ,xung đột trong nội bộ tổ chức,có thể làm rối loạn,vô hiệu hoá tổ chức

1/Khái niệm tổ chức quản lý

Tổ chức hiện diện trong các sự vật tự nhiên và xã hội,từ đơn giản đến phức tạp,từ vi mô đến vĩ mô.Nói chung nó mang một ý nghĩa rất rộng nhng ở

đây chúng ta chú ý đến một định nghĩa sát hơn với khái niệm Tổ Chức Quản Lý:Tổ chức là một cơ cấu(bộ máy hoặc hệ thống bộ máy)đợc xây dựng có chủ

định về vai trò và chức năng(đợc hợp thức hoá),trong đó các thành viên của nó thực hiện từng phần việc đựơc phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung

Tổ chức quản lý gồm 3 yếu tố tạo thành:

-Chức năng là lý do hình thành và tồn tại của một tổ chức đợc khái quát

từ các nhiệm vụ chính phải làm thờng xuyên để thực hiện mục tiêu của tổ chức

-Cơ cấu là phơng tiện để thực hiện chức năng,bao gồm các bộ phận hợp thành tổ chức

-Cơ chế vận hành là phơng thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức năng

Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức quản

lý phụ thuộc cả 3 yếu tố nói trên.Chức năng không rõ sẽ không phục vụ đúng mục tiêu,cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng,cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu

2/Cơ Cấu Tổ Chức

Mỗi hệ thống tổ chức dù đợc xây dựng theo loại hình nào cũng bao gồm cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức,bởi lẽ chỉ riêng cơ cấu chính thức không thể thực hiện đợc đầy đủ các chức năng và các mối quan hệ đa dạng trong quản lý.Trong đó cơ cấu chính thức là bộ khung của tổ chức làm nền móng cho hoạt động quản lý

a/Cơ cấu chính thức:

-Cơ cấu chính thức của tổ chức là cơ cấu đợc ghi nhận chính thức trong các văn bản pháp lý,điều lệ tổ chức của doanh nghiệp;cũng có trờng hợp không

đợc ghi thành văn bản song đợc hợp thức hoá theo truyền thống,đợc mọi ngời ghi nhận nh là một thể chế

-Cơ cấu chính thức xác định rõ vai trò,vị trí của mỗi bộ phận và mỗi ngời trong tổ chức;với các mối quan hệ quyền lực trong nội bộ tổ chức(bao gồm quyền hạn,trách nhiệm,chế độ làm việc)để thực hiện sự phân công,phân cấp và liên kết trong tổ chức,bảo đảm kỷ cơng và hiệu lực tổ chức,phục vụ mục tiêu của doanh nghiệp

-Trong cơ cấu chính thức,thực hiện chế độ thủ trởng và chế độ bổ nhiệm cán bộ bằng quyền lực hành chính.Giữa ngời phụ trách và ngòi thừa hành có quan hệ điều khiển-phục tùng theo chức vụ,bằng phơng pháp cỡng chế chấp hành.Mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận cùng cấp đợc quy định rõ ràng,không tuỳ tiện theo cảm tính và cũng phải chịu trách nhiệm khi thiếu phối hợp dẫn đến hậu quả xấu

b/Cơ cấu không chính thức:

-Cơ cấu không chính thức là những hình thức tổ chức"phi hình thể"nhằm thực hiện những mối liên hệ"mềm"trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân và giữa các nhóm ngời có đặc điểm,lợi ích riêng cần đợc điều hoà để phục vụ mục tiêu chung.Nó bổ sung cho cơ cấu chính thức để thực hiện đầy đủ và có hiệu quả cao chức năng của tổ chức mà không sử dụng quyền lực hành chính

-Cơ cấu không chính thức cũng có ngời chủ trì hoạt động do các thành viên cử ra trên cơ sở uy tín,không có quyền hạn hành chính mà chỉ dựa vào trình

độ hiểu biết và khả năng điều chỉnh các mối quan hệ không chính thức,tạo đợc

sự đồng thuận về ý chí,tình cảm.Hoạt động của cơ cấu không chính thức giúp ích nhiều cho việc giải quyết các vấn đề phức tạp,tế nhị trong quản lý

-Cơ cấu không chính thức không đợc thể hiện trên sơ đồ tổ chức;cũng có trờng hợp đợc ghi nhận nh một phân hệ bổ sung.Thờng đó là các Hội đồng t vấn về từng lĩnh vực,các tiểu ban,các nhóm chuyên gia Các tổ chức đó không cần biên chế chuyên trách,mà sử dụng những ngời trong bộ máy làm kiêm nhiệm;hoạt động thờng xuyên theo định kỳ hoặc tồn tại có thời gian.Kết quả hoạt động của cơ cấu không chính thức đợc ngời điều hành tổ chức quản lý tham khảo,tiếp nhận để bổ sung,hoàn thiện các quyết định quản lý

Sự đan chéo vào nhau các quan hệ chính thức và các quan hệ không chính thức tạo thành một cơ cấu tổ chức quản lý gồm 2 hệ,giúp cho các nhiệm vụ quản

lý đợc thực hiện một cách toàn diện và có kết quả cao.Trong quản lý,điều cực kỳ quan trọng là phải xác định đợc mức độ tối u để kết hợp hoạt động của cơ cấu tổ chức không chính thức và của cơ cấu tổ chức chính thức.Đó cũng chính là việc kết hợp sự hài hoà giữa việc thể chế hoá và việc xã hội hoá hoạt động quản lý

3/Căn cứ thiết kế cơ cấu tổ chức

Khi thiết kế cơ cấu tổ chức thường dựa v o nhà ững căn cứ sau:

-Trình độ chuyên môn hoá:

Khi thiết kế cơ cấu tổ chức cần phải dựa vào trình độ chuyên môn hoá trong quản trị để tiến hành phân công nhiệm vụ cho từng quản trị viên và từng nhóm công tác, đồng thời phân chia các phòng ban thông qua việc phối hợp và hợp tác giữa các quản trị viên và nhóm công tác trong từng bộ phận, phòng ban và cấp quản trị

-Tiêu chuẩn hoá các hoạt động trong tổ chức:

Khi thiết cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thờng đa ra những tiêu hoá nhằm đảm bảo các hoạt động đợc tiến hành nh đã định Nhiều loại tiêu chuẩn đợc thiết lập nhăm hợp thức hoá các hoạt động và những mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp.Tiêu chuẩn hoá tạo ra sự thống nhất và sự nhất quán trong toàn doanh nghiệp Các doanh nghiệp thờng quy điịnh rõ những công việc, nhiệm vụ và cơ chế điều hành quyền hạn của các cán bộ và bộ phận trong hệ thống nội quy, quy

định nhằm tiêu chuẩn hoá công việc của đơn vị mình Bằng cách đó doanh nghiệp có thể hợp thức hoá các chơng trình tuyển chọn và đào tạo nhân sự để tiêu chuẩn hoá các kĩ năng cảu lực lợng nhân sự trong toàn bộ doanh nghiệp và nhiều hoạt động trong tổ chức

-Phối hợp các hoạt động trong tổ chức:

Khi phân công công việc càng sâu thì đòi hỏi sự hợp tác càng rộng, đòi hỏi sự phối hợp các hoạt động của nhiều phòng ban chức năng và các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp Các cơ chế tiêu chuẩn hoá giúp cho việc phối hợp các hoạt

động trong tổ chức trong tổ chức đợc dễ dàng hơn, đặc biệt trong các tổ chức

đơn giản Tuy nhiên, khi công việc càng trở nên phức tạp với yêu cầu chuyên môn hoá cao thìg tiêu chuẩn hoá không thôi khó có thể giúp cho việc phối hợp hoạt động đạt hiệu quả mong muốn

Cơ chế phối két hợp hoạt động biểu thiện phơng cách mà một doanh nghiệp nỗ lực phối hợp con ngời trong tổ chức với các bộ phận chức năng để hoàn thành

nhiệm vụ của doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức đảm bảo vđựoc phối hợp chặt chẽ có ý nghĩa rất lớn trong việc tổ chức thực hiện chiến lợc Bởi vì nó giúp cho công tác quản trị đánh giá thành tích, kiểm soát và điều chỉnh các sai lệch trong quá trình thực hiện chiến lợc

-Mức độ phân cấp và phân quyền trong tổ chức:

Trong cơ cấu tổ chức tập quyền thì chỉ có quản trị viên cao cấp mới có quyền tham gia vào quá trình ra quyết định, them chí có khi quyền hành tập trung vào một cá nhân lãnh đạo Trong khi đó trong cơ cấu tổ chức phân quyền thì nhiệm

vụ ra quyết định đợc giao cho các quản tri viên trung gian và quản trị viên cơ sở tuỳ theo những nhiệm vụ mà họ đảm nhận và theo đó những quyền hạn chính thức cũng đợc giao cấp dới trong cơ cấu tổ Do ođó mức độ phân quyền và tập quyền cũng chi phối đến việc thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

-Tầm quan trị:

Tầm quan trị còn đợc gọi là số lợng cấp dới mà một nhà quản trị cấp trên có thể trực tiếp quản lý Phạm vi và tầm quản trị có ý nghĩa trong việc xác định ssố cấp

và quy mô của các bộ phận quản trị trong khi thiét kế cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp

-Ngoài ra, Khi thiết kế cơ cấu tổ chức còn phải căn cứ vào quy mô hoạt đông.,

đặc điểm kinh tế- kĩ thuật và mục tiêu chiến lợc đặt ra

4/Những nội dung cơ bản trong thiết kế cơ cấu tổ chức:

Khi thiết kế cơ cấu tổ chức thờng bắt đằu từ việc phân cấp và phân quyền

để hình thành các bộ phặn cơ bản của kết cấu tổ chức

-Phân quyền là cách mà công ty sử dụng để bố trí nhân sự và các nguồn lực vào từng nhiệm vụ của các chức năng hoặc các đơn vị cơ sở trong doanh nghiệp.Một

tổ chức cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức sao cho các chức năng và các đơn vị cơ sở khác nhau có thể phối hợp với những hoạt động của mình nhằm theo đuổi chiến lợc của công ty một cách có hiệu quả

Phân quyền đề cập đến cách mà công ty phân chia quyền lực cho các chức năng

và các đơn vị cơ sở và tập trung hoá đề cập đến cách kết hợp các bộ phận lại với nhau.Hai quá trình này quy định đến cơ cấu tổ chức sẽ vận hành nh thế nào với nhau.Hai quá trinh này quy định đến việc cơ cấu tổ chức sẽ vận hành nh thế nào trong quá trình thực hiện chiến lợc đã lựa chọn của họ

Việc thiết kế tổ chức củng tác động đến thu nhập của công ty.Nếu các nhà quản trị chiến lợc chọn đúng cơ cấu tổ chức cho việc phối hợp các hoạt động tạo ra giá trị,nó sẽ nâng cao khả năng tạo giá trị của công ty;có thể bán đợc giá cao và

vì thế thu nhập của công ty sé tăng.Chính vì vậy,việc thiết kế cơ cấu tổ chức là vấn đề sống còn của công ty.Trong môi trờng cạnh tranh ngày nay càng nhiều doanh nghiệp đang cải tổ và sắp xếp lại tổ chứac của họ để nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh bằng cách thiết kế một cơ cấu tổ chức hợp lý -Phân cấp:mục đích của phaan cấp là đặc trng hoá mối quan hệ báo cáo mà nó cho phép liên kết mọi thành viên,nhiệm vju và các chức năng ở tát cả các cấp của doanh nghiệp.Vấn đề cơ bản là doanh nghiệp phải lựa chọn số lợng các cấp quản trị hợp lý và xác định tầm quản lý chính xác để thiết kế cơ cấu tổ chức hợp

lý nhất.Các cách tổ chức từ trên xuống hình thành cơ cấu trách nhiệm từ trên xuống

-Xác định số cấp của cơ cấu tổ chức hợp lý :pkhi doanh nghiệp tăng trởng và đa dạng hoá,thì số cấp quản trị trong cơ cấu tổ chức cũng tăng cho phếp công ty có thể điều khiển và phối hợp các hoạt động của nhân viên một cách hiêu quả nhất.Mặc dù số cấp quản trị phụ thuộc vaò quy mô,nhng khi thiết kế cơ cấu tổ chức các doanh nghiệp thòng cố gắng giữ cơ cấu tổ chức với số cấp ít nhất theo nguyên tắc tối thiểu hoá các mắt xích ra quy dịnh cần thiết để đạt đợc chiến lợc của mình

-Một vấn đề nữa thờng đề cập khi thiết kế cơ cấu tổ chức là tập trung hoá hay phi tập trung hoá

Quyền lực đợc tập trung hoá khi các nhà quản lý ở cấp cao hơn trong cơ cấu tổ chức giữ quyền ra các quy đinh quan trọng nhất.Khi quyền lực đợc phi tạp trung hoá là nó đợc phân cấp cho các đơn vị cơ sở,các phòng chức năng và quản trị viên ở cấp thấp hơn của cơ cấp tổ chức

Kết luận

Thiết kế cơ cấu tổ chức đóng vai trò khá quan trọng nhằm đa ra một cơ chế mà qua đó các quuản trị viên có thể phối hợp các hoạt động của nhiều chức năng trong toàn doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp

Tài liệu tham khảo

1 Giáo trình quản trị chiến lợc

2 Giáo trình tổ chức kinh doanh

3 Giáo trình quản lý kinh doanh

Mục lục

Lêi giíi thiÖu

1 Kh¸i niÖm

2 C¬ cÊu tæ chøc

a C¬ cÊu chÝnh thøc

b C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc

3 C¨n cø thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc

4.Nh÷ng néi dung c¬ b¶n trong thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc

KÕt luËn

Tµi liÖu tham kh¶o

1 1

2 2

3 3 5 6 7