CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN
Phụ lục CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN Chức năng, nhiệm vụ phòng kế hoạch kinh doanh : Chức : - Thực tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty công tác : Nghiên cứu, đề xuất, xây dựng, giám sát báo cáo kết thực kế hoạch tiêu thụ sản phẩm hàng hóa Công ty sản xuất, kết kinh doanh hàng tháng, quý, năm theo quy định; - Chủ trì phối hợp với phòng ban liên quan việc đàm phán, soạn thảo theo dõi báo cáo tiến độ thực hợp đồng kinh tế - Thực nhiệm vụ khác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh lãnh đạo Công ty giao Nhiệm vụ : - Phát triển thị trường hoạt động Maketing : + Chủ động tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm phạm vi toàn quốc + Nghiên cứu đề xuất phương án mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm trình Giám đốc Công ty phê duyệt + Tập trung khai thác triệt để thị trường mà công ty có nhiều tiềm to lớn : Vật liệu san lấp đá xây dựng đá phụ gia xi măng + Đề xuất Giám đốc Công ty biện pháp nâng cao lực sản xuất chất lượng sản phẩm + Phối hợp với phòng ban chức tăng cường công tác Xây dựng thương hiệu, tăng cường công tác tìm đầu cho sản phẩm + Đề xuất với Giám đốc Công ty ngân sách marketing cho cân đối hiệu với mục tiêu lợi nhuận + Tập trung vào thị trường trọng điểm để giữ thị phần + Đề xuất Giám đốc Công ty kế hoạch quảng cáo tiếp thị linh hoạt, mềm dẻo, đặc biệt quan tâm lợi internet, điện thoại hay kênh truyền hình tương tác - Công tác bán hàng tiêu thụ sản phẩm + Xây dựng triển khai thực kế hoạch tiêu thụ sản phẩm + Chịu trách nhiệm trực tiếp tổ chức tiếp thị, tìm kiếm thị trường tiêu thụ tổ chức bán hàng + Chủ động đàm phán soạn thảo hợp đồng mua bán giá bán sản phẩm trình Giám đốc Công ty định + Phối hợp với phòng TC-KH đối chiếu, thu hồi công nợ toán với khách hàng theo qui định hành + Trực dõi tiến độ thực hợp đồng ký, đối chiếu khối lượng hàng hoá thực theo hợp đồng lý HĐKT quy định hành Định kỳ lập báo cáo thống kê kết kinh doanh theo quy định Công ty - Thực sách hậu chăm sóc khách hàng : Luôn lắng nghe ý kiến khách hàng từ đề sách phục vụ khách hàng cho hiệu + Tạo thân thiện nồng ấm giao tiếp với khách hàng + Năng động, linh hoạt tình giao tiếp với khách hàng + Phục vụ khách hàng với thái độ lịch sự, hòa nhã ân cần + Xây dựng giá hợp lý, thực sách ưu đãi ngày lễ lớn dân tộc 2 Chức năng, nhiệm vụ phòng tài kế toán : Chức Năng: - Phòng Tài –Kế toán quan tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Công ty lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán, thống kê Công ty theo quy định pháp luật, chuẩn mực kế toán hành Điều lệ hoạt động Công ty TNHH MTV ĐT & KD khoáng sản VinaconeX, (Công ty TNHH MTV Khoáng sản Bà Rịa – Vũng Tàu) Nhiệm Vụ: - Tổ chức, đạo toàn hoạt động tài kế toán theo chế độ sách phát luật Nhà nước, theo Điều lệ, quy chế tài Công ty SCIC; - Xây dựng kế hoạch tài hàng năm trình SCIC phê duyệt; - Đề xuất phương án sử dụng linh hoạt toàn số vốn Nhà nước giao,các loại vốn khác, quỹ Công ty quản lý để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn phát triển vốn; - Làm thủ tục huy động vốn, vay tín dụng,vay ngân hàng, tổ chức tài khác….chuẩn bị vốn đầu tư theo kế hoạch, tiến độ đầu tư cho dự án, công trình Công ty; - Lập báo cáo toán tài hàng năm định kỳ theo quy định phát luật quy chế tài SCIC Tổng hợp báo cáo theo năng, nhiệm vụ phòng theo yêu cầu Lãnh đạo Công ty; - Nộp thuế khoản phải đóng góp khác theo quy định phát luật; - Tổng hợp phân tích kết hoạt động sản xuất kinh doanh, đề xuất biện pháp quản lý tài thích hợp công tác hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty; - Mở sổ sách kế toán, thực luật kế toán theo quy định Nhà nước - Thực công tác kiểm toán báo cáo tài hàng năm kiểm toán nhà nước theo quy định; - Theo dõi đôn đốc việc thực toán hợp đồng kinh tế khoản công nợ, đề xuất phương án thu hồi khoản nợ tồn đọng, dây dưa, khó đòi - Tổ chức kiểm kê tài sản sau kết thúc năm tài chính, phản ánh kết kiểm kê vào sổ sách kế toán - Tổ chức kiểm kê đánh giá lại tài sản theo quy định pháp luật trường hợp cần thiết; - Thường xuyên kiểm tra công tác tài chính, kế toán, kiểm tra việc chấp hành Luật kế toán, thống kê, kiểm tra việc chấp hành quy chế tài chính; - Thực việc kiểm tra, tra, kiểm toán theo yêu cầu quan quản lý chuyên ngành; - Soạn thảo văn hướng dẫn nghiệp vụ theo chức nhiệm vụ phòng; - Lưu giữ, bảo quản hồ sơ hình thành trình thực chức nhiệm vụ phòng; Chức nhiệm vụ phòng TC – HC : Chức : - Thực tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty lĩnh vực : Tổ chức máy, nhân sự, công tác quản lý lao động tiền lương, công tác quản lý hành quản trị văn phòng; công tác cung ứng vật tư, thiết bị cho hoạt động sản xuất kinh doanh lĩnh vực công tác khác Công ty TNHH thành viên Đầu tư kinh doanh Khoáng sản Vinaconex theo Điều lệ Công ty, (Công ty TNHH thành viên Khoáng sản Bà Rịa – Vũng Tàu), quy định Tổng công ty pháp luật hành Nhiệm vụ : - Công tác tổ chức máy, nhân : + Phối hợp phòng, ban Công ty việc xây dựng quy định quản lý điều hành hoạt động Công ty + Tham mưu đề xuất Giám đốc việc xây dựng phương án, đề án xếp cấu tổ chức máy Công ty đề xuất việc thành lập, sát nhập, chia tách, giải thể phòng ban, đơn vị trực thuộc Công ty + Giúp Giám đốc Công ty việc thực công tác quy hoạch cán bộ, xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng bố trí, xếp, điều động, ký kết hợp đồng lao động , chấm dứt hợp đồng lao động CB-CNV theo yêu cầu phát triển Công ty thời kỳ định + Tham mưu đề xuất thực công tác bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỹ luật, nâng bậc lương sách khác CB-CNV Công ty theo quy định Điều lệ Công ty quy định Tổng công ty + Hàng năm, vào chức danh quy hoạch cán theo nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, tham mưu cho Giám đốc Công ty chọn cho phép CB-CNV đào tạo theo kế hoạch sử dụng, đảm bảo tính kế thừa công tác đào tạo cán + Hàng năm phối hợp với phòng kỹ thuật lập kế hoạch để tổ chức thực việc huấn luyện, đào tạo, bồi dưỡng tay nghề, tổ chức thi nâng bậc lương cho CB-CNV Công ty + Phối hợp với BCHCĐ tham mưu cho BGĐ Công ty tổ chức, phát động, theo dõi, đôn đốc, sơ tổng kết rút kinh nghiệm, đánh giá kết phong trào thi đua, tổng hợp hình thức khen thưởng cá nhân tập thể đạt thành tích lao động SXKD, phố biến, hướng dẫn đơn vị trực thuộc việc thực quy định Nhà nước công tác thi đua khen thưởng + Cùng với BCHCĐ chủ trì phối hợp với phòng ban, đơn vị trực thuộc thực tra, kiểm tra lập biên hành vi vi phạm kỷ luật lao động, giải đơn thư tố cáo, khiếu nại CB-CNV, tập hợp hồ sơ trình Hội đồng thi đua, khen thưởng kỷ luật Công ty xem xét định hình thức kỷ luật theo quy định pháp luật lao động quy chế Công ty + Quản lý hồ sơ CB-CNV Công ty đề xuất việc giải chế độ sách cho người lao động theo quy định pháp luật - Công tác quản lý lao động tiền lương chế độ bảo hiểm : + Công tác quản lý lao động tiền lương : Hàng năm chủ trì phối hợp với phòng chức giúp Hội đồng nâng bậc lương Công ty tổng hợp danh sách đề nghị xét nâng bậc lương công nhân trực tiếp sản xuất Hàng năm sở định mức lao động tiêu tiền lương Nhà nước quy định, tham mưu giúp Giám đốc Công ty xây dựng đơn giá tiền lương Công ty trình Tổng công ty thẩm định phê duyệt Chủ trì phối hợp với phòng Tài Kế toán phòng ban, đơn vị có liên quan đề xuất Giám đốc Công ty giao quỹ tiền lương khoán quỹ tiền lương xuất cho đơn vị trực thuộc sở đơn giá Công ty Tổng công ty phê duyệt, theo dõi tổng hợp tình hình thực lương toàn Công ty Quản lý lao động tổng hợp báo cáo kết thực công tác định mức lao động, đơn giá tiền lương, tăng giảm lao động, chất lượng lao động, tiền lương thu nhập người lao động theo quy định Lập bảng tính toán tiền lương toàn Công ty, hướng đẫn, kiểm tra, giám sát việc chi trả lương đơn vị trực thuộc theo quy định Tham gia phối hợp với phòng chức tổ chức xây dựng định mức tiêu hao nguyên, nhiên liệu….điều chỉnh, kiểm tra định mức theo quy định hành + Công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp: Theo dõi lập số lao động, sổ BHXH, BHYT, BHTN Chịu trách nhiệm toán BHXH, BHYT giải chế độ BHXH, BHYT người lao động với quan Bảo hiểm xã hội - Công tác hành quản trị: + Tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ theo quy chế + Tham mưu đề xuất Giám đốc việc quản lý, biên tập nội dung cập nhật thông tin đăng Website Công ty đảm bảo nhanh chóng, xác, kịp thời + Quản lý việc sử dụng điện thoại, máy Fax, photo quy định Công ty, kịp thời, tiết kiệm, bí mật an toàn + Công tác đánh máy in ấn, chụp phát hành tài liệu, báo chí theo quy chế đạo Giám đốc Công ty + Theo đõi, quản lý việc sử dụng nhà tập thể, nhà làm việc, máy móc, văn phòng, trang thiết bị làm việc, CCDC phục vụ công tác văn phòng + Trực tiếp quản lý điều động xe ô tô con, xe máy có Công ty, để phục vụ công việc SXKD, quan hệ công tác chung Công ty với tinh thần tiết kiệm, hiệu theo quy định Công ty ban hành + Lập trình Giám đốc Công ty phê duyệt kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, CCDC, tài sản phục vụ công tác SXKD Công ty + Tổ chức trực ban, tuần tra canh gác, bảo vệ quan, phòng chống cháy nổ đảm bảo an toàn người tài sản văn phòng Công ty - Cung ứng vật tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh: + Lập kế hoạch, dự trù khối lượng nguyên nhiên liệu phục vụ sản xuất kinh doanh toàn Công ty + Thực việc mua sắm nguyên, nhiên liệu, CCDC theo kế hoạch duyệt + Cập nhật danh sách nhà cung cấp hàng hóa, nguyên, nhiên, vật liệu, CCDC tiến hành đành giá, lựa chọn, thương thảo để tổ chức mua hàng nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm giảm chi phí đảm bảo quy chế Công ty ban hành + Thực công tác giao nhận vật tư, hàng hóa với phận kho tổng hợp toán theo quy định + Nguyên cứu tổng hợp giá thị thường vật tư, thiết bị + Báo cáo việc cung ứng vật tư, nguyên, nhiên liệu, hàng hóa theo định kỳ hàng tháng, quý, năm đột xuất có yêu cầu + Hướng dẫn phận trực thuộc Công ty thực quy định Nhà nước, quy chế Công ty công tác xuất nhập vật tư Chức nhiệm vụ phòng kỹ thuật : Chức : - Phòng Kỹ thuật có chức tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty lĩnh vực công tác : + Quản lý kỹ thuật khai thác mỏ; quản lý kỹ thuật xe máy thiết bị; an toàn vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ; + Quản lý định mức kinh tế kỹ thuật, công tác khoán nội bộ; + Quản lý công tác đầu tư xây dựng bản, công tác đầu tư công ty con, công ty liên kết; + Các lĩnh vực công tác khác Công ty TNHH thành viên Đầu tư Kinh doanh Khoáng sản Vinaconex theo Điều lệ Công ty, quy định Tổng công ty pháp luật hành Nhiệm vụ : - Công tác quản lý kỹ thuật khai thác mỏ + Quản lý hồ sơ khai thác mỏ (thiết kế khai thác; biện pháp khai thác; hộ chiếu khoan, nổ mìn, ranh giới, chủ quyền mỏ vv ) + Giám sát, theo dõi trình khai thác theo thiết kế, biện pháp khai thác duyệt + Nghiên cứu áp dụng thành tựu khoa học, công nghệ mới, sáng kiến cải tiến kỹ thuật khoan nổ mìn khai thác mỏ - Công tác quản lý kỹ thuật xe máy thiết bị : + Trực tiếp quản lý công tác sữa chữa xe máy bao gồm: Khảo sát, thiết kế, dự trù, giám sát sửa chữa nghiệm thu hoàn thành + Kiểm tra kiểm soát công tác bảo dưỡng loại xe, máy Công ty, xử lý tình phát sinh sau bảo dưỡng + Kiểm tra kiểm soát công tác quản lý sử dụng xe, máy toàn công ty: Lên lịch kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất tổ chức thực + Kiểm soát quy trình sửa chữa, bão dưỡng sử dụng máy móc thiết bị cho loại máy móc có Công ty theo quy trình bảo dưỡng sửa chữa; + Tham mưu cho Ban giám đốc Công ty công tác mua sắm máy móc thiết bị thay đổi công nghệ + Tham gia công tác kiểm soát chất lượng đầu vào + Cải tiến máy móc thiết bị cho phù hợp nhất, tiêu tốn nhiên liệu nhất, tuổi thọ cao góp phần làm tăng lợi nhuận cho Công ty; + Tham mưu cho Ban giám đốc công ty công tác lý tài sản vật tư hư hỏng, lạc hậu thay đổi công nghệ + Quản lý định mức kinh tế kỹ thuật sản xuất, kiểm soát việc sử dụng tiêu hao vật tư theo định mức ban hành + Chủ trì cải tiến máy nghiền theo hướng dẫn sản phẩm đa dạng, chất lượng cao đáp ứng nhu cầu thị trường + Tham mưu việc thuê xe máy thiết bị đáp ứng nhu cầu xản xuất đồng thời cho thuê xe máy thiết bị Công ty nhằm khai thác tối đa lực có; - Công tác quản lý vật tư: + Hướng dẫn lập, tiếp nhận, trình duyệt kế hoạch sử dụng vật tư hàng hóa, vật liệu nổ công nghiệp theo tháng, quý, năm theo đơn hàng đơn vị lập + Tham gia công tác kiểm soát chất lượng vật tư đầu vào + Hướng dẫn, theo dõi công tác toán vật tư sử dụng theo định mức duyệt + Định kỳ hàng tháng, quý, tháng, năm lập báo cáo sử dụng vật liệu nổ công nghiệp theo quy định - Công tác an toàn vệ sinh lao động- phòng chống cháy nổ : + Tập hợp quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn vệ sinh lao động -PCCN hành Nhà nước để áp dụng vào hoạt động SXKD Công ty + Chủ trì phối hợp với đơn vị tổ chức học tập, phổ biến giám sát việc chấp hành chế độ, sách, tiêu chuẩn quy phạm an toàn vệ sinh lao động - PCCN Nhà nước quy chế, nội quy an toàn Công ty ban hành + Lập kế hoạch, theo dõi, cấp phát bảo hộ lao động hàng năm Công ty kiểm tra việc sử dụng bảo hộ lao động người lao động + Theo dõi thực công tác đo môi trường lao động, tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động + Báo cáo định kỳ công tác bảo hộ lao động Tham gia điều tra, thống kê tai nạn lao động Đề xuất xử lý trường hợp tai nạn lao động xảy + Kiểm tra định kỳ đột xuất công tác an toàn VSLĐ-PCCN đơn vị + Hàng năm phối hợp với phòng TC-HC lập kế hoạch trực tiếp tổ chức thực việc huấn luyện, đào tạo, bồi dưỡng tay nghề, tổ chức thi nâng bậc cho công nhân Công ty + Lập báo cáo ANTT, báo cáo chuyên môn theo yêu cầu quan chức - Công tác định mức, khoán : + Tham gia khảo sát đầu mối thiết lập trình duyệt hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật sản xuất: định mức tiêu hoa vật tư, định mức hao hụt khâu chế biến…; + Tham mưu công tác khoán: định giao khoán, nghiệm thu khối lượng giao khoán toán vật tư, toán lương khoán; - Công tác đầu tư : + Quản lý dự án đầu tư công ty: Lập báo cáo đầu tư, lập hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, đàm phán ký kết hợp đồng với nhà thầu, giám sát thực hiện, toán cho nhà thầu theo tiến độ hợp đồng theo nghiệm thu Đánh giá hiệu sau đầu tư; + Quản lý hồ sơ, theo dõi hoạt động đầu tư công ty con, công ty liên kết