Tiểu luận thực trạng đàm phán, ký kết và tổ chức thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu của công ty TECHNOIMPORT

- Luật điều chỉnh hợp đồng xuất nhập khẩu là luật của nớc xuất khẩu, nớcnhập khẩu và những luật pháp trong điều ớc quốc tế mà các bên thoả thuận hoặccam kết thực hiện.. Tầm quan trọng củ

Chơng I

Những vấn đề cơ bản về nghiệp vụ đàm phán, ký kết

và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá trong

kinh doanh thơng mại quốc tế

I Khái niệm và tầm quan trọng của hợp đồng xuất nhập khẩu đối với hoạt động kinh doanh

1.Khái niệm về hợp đồng xuất nhập khẩu:

Hợp đồng xuất nhập khẩu hay còn gọi là hợp đồng thơng mại quốc tế là sựthoả thuận giữa bên mua và bên bán ở các nớc khác nhau Trong đó quy định bênbán phải có nghĩa vụ cung cấp hàng hoá, chuyển giao các chứng từ có liên quan

đến hàng hoá và quyền sở hữu hàng hoá Còn bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiềnhàng và tổ chức nhận hàng

*Một số đặc điểm của hợp đồng xuất nhập khẩu:

- Chủ thể của hợp đồng xuất nhập khẩu là những cá nhân, những tổ chức nớcngoài có t cách pháp nhân, có trụ sở của doanh nghiệp đóng ở các nớc khác nhau.Các đại diện của các doanh nghiệp này có thể cùng quốc tịch và cũng có thể khácquốc tịch, thông thờng là những ngời có quốc tịch khác nhau

- Luật điều chỉnh hợp đồng xuất nhập khẩu là luật của nớc xuất khẩu, nớcnhập khẩu và những luật pháp trong điều ớc quốc tế mà các bên thoả thuận hoặccam kết thực hiện

- Ngôn ngữ trong hợp đồng xuất nhập khẩu có thể là ngôn ngữ của nớc xuấtkhẩu, của nớc nhập khẩu hoặc của nớc thứ ba Thông thờng ngôn ngữ trong hợp

đồng thơng mại quốc tế là tiếng Anh

- Đồng tiền và phơng tiện thanh toán: Thông thờng là những đồng tiền mạnh

có khả năng chuyển đổi toàn phần Hiện nay chủ yếu dùng đồng dollaz Mỹ làm

đồng tiền tính giá và thanh toán

- Phơng thức thanh toán chủ yếu gồm: Phơng thức thanh toán tín dụng chứng

từ, phơng thức nhờ thu, phơng thức chuyển tiền Phơng thức ghi sổ

2 Tầm quan trọng của hợp đồng xuất nhập khẩu trong kinh doanh thơng mại quốc tế:

Hợp đồng mua bán ngoại thơng có một vai trò hết sức quan trọng trong

th-ơng mại quốc tế, đối với quan hệ mua bán hàng hoá, sau khi các bên mua bán tiếnhành giao dịch đàm phán có kết quả thì phải tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế Nhvậy hợp đồng mua bán ngoại thơng sẽ ghi nhận những kết quả của việc giao dịch,

đàm phán giữa các bên mua và bán trong đó nội dung của hợp đồng phải thể hiện

đầy đủ quyền hạn và nghĩa vụ cụ thể của các bên tham gia ký kết

Mặt khác hợp đồng xuất nhập khẩu đợc thể hiện dới hình thức văn bản vàcũng là hình thức bắt buộc đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở nớc ta Vìvậy, nó sẽ bảo đảm quyền lợi một cách tốt nhất cho các bên mua cũng nh bên bán.Hơn nữa trong kinh doanh thơng mại quốc tế lại có sự khác nhau về ngôn ngữ,chính trị, luật pháp, văn hoá, tôn giáo do vậy hợp đồng dới hình thức văn bản sẽgiúp cho các bên thống nhất đợc về mặt ngôn ngữ, tập quán, luật pháp

Ngoài ra kinh doanh thơng mại quốc tế là một lĩnh vực kinh doanh phức tạp,chịu nhiều ảnh hởng của các yếu tố kinh doanh trong và ngoài nớc, ảnh hởng củakhả năng thực hiện, thiện trí của các bên tham gia ký kết mà có thể dẫn tới nhiềurủi ro, nhiều tranh chấp Khi đó hợp đồng xuất nhập khẩu sẽ trở thành một bằngchứng quan trọng để tiến hành giải quyết các tranh chấp về mua bán xảy ra giữacác bên, đồng thời hợp đồng xuất nhập khẩu cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việctheo dõi, kiểm tra thống kê việc thực hiện hợp đồng theo quy định chung của quản

lý nhà nớc

II Nghiệp vụ đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu

1 Khái niệm về đàm phán:

Đàm phán là quá trình trao đổi ý kiến giữa các chủ thể của một xung đột, nhằm

đi tới thống nhất về một quan niệm biện pháp và cách xử lý những bất đồng nào đó

1.1.Đặc điểm của đàm phán:

Đàm phán là quá trình tác động lẫn nhau giữa các chủ thể có lợi ích chung vàlợi ích xung đột, nhằm tối đa hoá lợi ích chung và giảm thiểu sự xung đột về lợi íchgiữa hai bên để đề ra đợc các giải pháp có thể chấp nhận cho các chủ thể đó Nóvừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật

*Đàm phán qua điện thoại:

Là việc sử dụng điện thoại để giao dịch Ưu điểm của hình thức này là nhanhchóng giúp ngời đàm phán tiến hành đàm phán một cách khẩn trơng đúng thời cơcần thiết, kịp thời nhng tốn kém thờng phải hạn chế về thời gian Do vậy, các bênkhông thể trao đổi chi tiết Mặt khác giao dịch bằng điện thoại chỉ là hình thức giaodịch miệng nên không có căn cứ pháp lý nh văn bản th từ Do vậy, chỉ dùng điệnthoại trong những trờng hợp thật cần thiết, khẩn cấp, sợ lỡ thời cơ Khi sử dụng ph-

ơng thức giao dịch này thì cần phải chuẩn bị chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn

đề đợc nêu lên một cách chính xác Sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có vănbản xác nhận nội dung đã đàm phán thoả thuận Văn bản này có ý nghĩa pháp lýnếu đối tác xác nhận lại

*Đàm phán qua th từ, điện tín:

Là việc sử dụng th, điện tín để giao dịch với khách hàng Ưu điểm của hìnhthức này là đỡ tốn kém nhất, thờng đợc sử dụng rộng rãi, có điều kiện để suy xéttính toán, tham khảo ý kiến của nhiều ngời khác, thậm chí cùng một lúc có thể giaodịch với nhiều nơi, gửi th, gửi điện tín cho nhiều ngời Nhng nhợc điểm của giaodịch bằng th từ, điện tín là chậm, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ bị lỡ Việc sử dụng

điện tín, fax khắc phục phần nào nhợc điểm này

Th từ, điện tín, fax là những văn bản có tính pháp lý về thơng mại Các bênquan tâm khai thác sơ hở, phát hiện chỗ yếu, chỗ mạnh để có đối sách có lợi chomình Có thể dùng cả khi khiếu nại hoặc dùng làm chứng cứ khi cần phải đa ra xét

xử trớc pháp luật Vì vậy, phải cẩn thận, chu đáo, không để đối phơng lợi dụng sơ

2.1.Nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán ngoại thơng.

*Nội dung của hợp đồng mua bán ngoại thơng bao gồm:

 Các điều khoản của hợp đồng: Có hai loại điều khoản

+ Điều khoản chủ yếu: Là điều khoản nếu một bên trong hợp đồng không thựchiện thì bên kia có quyền huỷ hợp đồng và bắt phạt bên gây thiệt hại Theo điều 50luật thơng mại Việt nam Các điều khoản chủ yếu là:

+ Điều khoản thứ yếu: Tức nếu một bên vi phạm hợp đồng thì bên kia không

có quyền huỷ hợp đồng mà chỉ có quyền đòi hỏi bên kia thực hiện và bắt phạt.Gồm các điều khoản: Số lợng, bao bì ký mã hiệu, điều kiện bảo hành, bảo dỡng,

điều kiện bất khả kháng, điều kiện khiếu nại trọng tài

2.2 Các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thơng.

 Điều khoản về tên hàng (Commodity):

Nêu tên hàng, đặc tính và chủng loại hàng là đối tợng của hợp đồng

Tên hàng thờng gọi, tên khoa học, nơi sản xuất, hãng sản xuất (vd: Tủ lạnhMitshubishi- Nhật), nhãn hiệu (vd: TV Hitachi- Nhật), công dụng của hàng (vd:Máy sấy tóc Fuji- Nhật) Có thể ghi số hạng mục của hàng in trong danh mục hàngthống nhất hoặc có thể ghi kết hợp một số điểm ở trên

 Điều khoản về số lợng (Qualtity of Goods):

Xác định bằng các đơn vị số lợng (number), trọng lợng (weight), khối lợng,chiều dài, diện tích (area)

- Trọng lợng (weight) để tính các loại hàng nh ngũ cốc, cao su, đờng,than, quặng, kim loại

- Khối lợng dùng để tính các mặt hàng nh gỗ

- Số lợng thờng đợc tính bằng chiếc, cái đối với các mặt hàng máy móc,quần áo, thiết bị, đồng hồ

- Nếu đóng trong bao thì tính bằng chai, hộp, kiện, hòm

 Điều khoản về chất lợng (Quality of Goods):

Chất lợng hàng ghi trong hợp đồng là tổng các đặc tính, các quy cách, tácdụng, công suất, hiệu suất nói lên mặt "chất" của hàng, nghĩa là xác định các tínhchất hữu ích bên trong và hình thái bên ngoài của hàng hoá, bao gồm các thuộc tính

tự nhiên và ngoại hình của hàng đó

Trong hợp đồng mua bán, chất lợng là cơ sở để hai bên mua và bán đàm phán

về giao nhận hàng và quyết định giá cả của hàng hoá Nếu chất lợng không phù hợpvới thoả thuận, bên mua có quyền đòi bồi thờng thiệt hại sửa chữa, thay thế hàng

đến mức có thể từ chối nhận hàng và huỷ bỏ hợp đồng

 Điều khoản về bao bì đóng gói và ký mã hiệu (Packing and Marking):

Trong điều khoản này các bên giao dịch thờng phải đàm phán với nhau vềnhững vấn đề yêu cầu chất lợng, giá cả của bao bì

+ Phơng pháp xác định số lợng bao bì: Thờng dùng một trong hai phơngpháp sau:

- Quy định chất lợng bao bì phù hợp với phơng thức vận tải nào đó

- Quy định cụ thể về bao bì

+ Phơng pháp xác định giá cả bao bì: Bao gồm các phơng pháp sau:

- Giá cả bao bì tính vào giá cả của hàng hoá

- Giá cả bao bì do bên mua trả tiền riêng

- Giá cả bao bì tính nh giá cả của hàng hoá

+ Ký mã hiệu: Là những ký mã hiệu, hàng chữ hớng dẫn sự giao nhận, vậnchuyển, bảo quản hàng hoá Yêu cầu của ký mã hiệu là:

- Đợc viết bằng sơn, mực không phai, không nhoè

- Phải dễ đọc, dễ thấy

- Có kích thớc lớn hơn hoặc bằng 2cm

- Không làm ảnh hởng đến phẩm chất của hàng hoá

- Phải dùng màu đen hay màu tím với hàng hoá thông thờng, màu đỏ vớihàng hoá nguy hiểm, màu cam với hàng hoá độc hại, bề mặt ký mã hiệu phải bàonhẵn

- Phải đợc viết theo thứ tự nhất định

- Ký mã hiệu phải đợc kẻ ít nhất trên hai mặt giáp nhau

 Điều khoản về giao hàng (Shipment or Delivery):

Là những điều kiện quy định chất lợng của ngời bán và ngời mua trong việc

đa hàng tới địa điểm giao hàng và từ địa điểm giao hàng tới đích đến quy định, chiphí các bên phải chịu và xác định thời điểm chuyển rủi ro và tổn thất về hàng hoá

từ ngời bán sang ngời mua Tức là điều khoản này xác định chi phí về vận tải từ

ng-ời bán (ngng-ời xuất khẩu) đến ngng-ời mua (ngng-ời nhập khẩu) và phân định rủi ro tổn thấtgiữa các bên Trong đó nêu rõ:

- Thời hạn giao hàng: Là thời hạn mà ngời bán phải hoàn thành nghĩa vụ giaohàng

- Địa điểm giao hàng: Việc chọn lựa địa điểm giao hàng có liên quan chặtchẽ đến phơng thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng

- Phơng thức giao hàng: Quy định việc giao nhận đợc tiến hành tại một nơinào đó là giao nhận sơ bộ hoặc giao nhận cuối cùng

 Điều khoản về giá cả (Price clause):

Đây là điều khoản trung tâm của hợp đồng do vậy các bên mua bán đều tranhthủ đạt giá có lợi cho mình.Trong điều khoản này cần xác định: Đơn vị tiền tệ củagiá cả, mức giá, phơng pháp quy định giá, giảm giá, điều kiện cơ sở giao hàng tơngứng

- Đồng tiền tính giá: Trong mua bán ngoại thơng giá cả đợc đo lờng bằng

đồng tiền của nớc ngời bán, của nớc ngời mua hoặc của nớc thứ ba Thông thờng là

đồng có khả năng chuyển đổi mạnh nh đồng đôla Mỹ (USA), đồng bảng Anh(GBP), đồng Demac Đức (DEM)

- Phơng pháp định giá: Giá cả có thể đợc xác định ngay trong lúc ký kết hợp

đồng Cũng có thể xác định trong thời gian hiệu lực của hợp đồng hay vào lúc thựchiện hợp đồng Tùy theo cách xác định mà phân biệt thành các loại giá sau: Giáxác định ngay, giá quy định sau, giá có thể xét lại hoặc giá di động

- Xác định mức giá: Giá trong hợp đồng mua bán ngoại thơng là giá quốc tế.

- Giảm giá: Trong thực tế mua bán có rất nhiều loại giảm giá

+ Xét về nguyên nhân giảm giá có:

*Giảm giá do trả tiền sớm

*Giảm giá do mua với số lợng lớn

*Giảm giá thời vụ

*Giảm giá do hoàn lại hàng mà trớc đó đã mua

+ Nếu xét về cách tính toán có các loại giảm giá:

*Giảm giá đơn

*Giảm giá kép

*Giảm giá luỹ tiến

*Giảm giá tặng thởng

 Điều khoản về thanh toán (Payment, Settlement):

Thanh toán là vấn đề quan trọng trong mua bán ngoại thơng nó liên quan trựctiếp đến quyền lợi cũng nh mục đích của các bên tham gia vào hợp đồng Trong

điều khoản này cần quy định những vấn đề

*Đồng tiền thanh toán: Việc thanh toán tiền hàng có thể đợc thực hiện bằng

đồng tiền của nớc xuất khẩu, của nớc nhập khẩu hay của nớc thứ ba Đôi khi tronghợp đồng còn cho ngời nhập khẩu có quyền thanh toán bằng các loại ngoại tệ kháctuỳ theo sự chọn lựa của mình Đồng tiền trong thanh toán hàng hoá đợc gọi là

đồng tiền thanh toán Đồng tiền thanh toán có thể trùng hoặc không trùng với đồngtiền tính giá

*Thời hạn thanh toán: Có thể trả ngay, trả trớc hoặc trả sau hoặc có thể kếthợp các loại hình đó với nhau trong một hợp đồng

*Phơng thức thanh toán: Gồm các phơng thức chủ yếu

 Điều khoản bảo hành (Warranty):

Trong điều khoản này phải thể hiện đợc hai yếu tố:

*Thời hạn bảo hành: Phải quy định rõ ràng

*Nội dung bảo hành: Nghĩa là việc ngời bán cam kết trong thời hạn bảo hànhhàng hoá sẽ phải bảo đảm về chất lợng, đặc điểm kỹ thuật phù hợp với quy địnhcủa hàng hoá với điều kiện ngời mua phải thi hành nghiêm chỉnh sự hớng dẫn củangời bán về sử dụng và bảo dỡng Nếu trong giai đoạn đó ngời mua phát hiện thấykhuyết tật của hàng hoá thì ngời bán phải sửa chữa miễn phí hoặc giao hàng thaythế

 Điều khoản phạt và bồi thờng thiệt hại (Penalty):

Trong điều khoản này đôi bên phải thoả thuận với nhau những biện pháp sẽ

đợc thực hiện một khi hợp đồng không thực hiện đợc (toàn bộ hay một phần) do lỗicủa một trong hai bên Trong điều khoản cần nêu:

*Các trờng hợp bị phạt:

- Phạt do chậm giao hàng

- Phạt do chậm thanh toán

- Phạt do giao hàng không phù hợp về số lợng hoặc chất lợng

*Mức độ phạt và bồi thờng thiệt hại

 Điều khoản về bảo hiểm (Insurance):

Trong điều khoản này hai bên phải thoả thuận ai là ngời mua bảo hiểm, điềukiện bảo hiểm cần mua Thông thờng điều kiện đó phụ thuộc vào các điều kiện cơ

sở giao hàng (cần ghi rõ theo Incoterms 1991 hay theo Incoterms 2001)

 Điều khoản về bất khả kháng (Force majeure):

Là những trờng hợp xảy ra với lý do khách quan, nằm ngoài tầm kiểm soátcủa các bên tham gia hợp đồng Do đó bên đơng sự đợc miễn trách một phần haytoàn bộ về thực hiện nghĩa vụ của hợp đồng Trong đó phải nêu đợc ba yếu tố:

- Các sự kiện tạo nên bất khả kháng

- Thủ tục ghi nhận bất khả kháng

- Hệ quả của bất khả kháng

 Điều khoản về khiếu nại (Claim):

Là việc một bên yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại

mà bên kia đã gây ra hoặc về sự vi phạm điều đã đợc cam kết giữa hai bên Thôngthờng là những khiếu nại về việc: giao hàng không đúng số lợng, chất lợng nh đãthoả thuận, về chứng từ hoặc về tiến độ giao hàng

Nội dung cơ bản của điều khoản khiếu nại gồm các vấn đề về thể thức khiếunại, thời hạn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên, cách thức giải quyếtkhiếu nại

 Điều khoản về trọng tài (Arbitration):

Trong điều hoản này cần quy định rõ các nội dung sau:

- Ai là ngời đứng ra phân xử (trọng tài nào?, thành lập ra sao? Tổ trọng tàihay toà án quốc gia) để giải quyết tranh chấp giữa các bên giao dịch khi nhữngtranh chấp này không thể giải quyết bằng con đờng thơng lợng

- Địa điểm tiến hành trọng tài

- Trình tự tiến hành trọng tài

- Luật áp dụng để xét xử

- Chấp hành tài quyết

 Điều khoản về hiệu lực của hợp đồng:

Trong điều khoản này các bên có thể thoả thuận về việc hợp đồng có hiệu lực

Ký kết hợp đồng là quá trình mà hai bên cùng xác nhận những điều khoản đã

đợc thoả thuận thống nhất trong quá trình đàm phán Song tuỳ theo từng điều kiệncủa hợp đồng kinh tế ngoại thơng mà việc ký kết có thể đợc thực hiện bằng mộttrong các hình thức sau:

- Hợp đồng một văn bản: Hai bên cùng ký kết vào một hợp đồng mua bánngoại thơng trong đó ghi rõ nội dung mua bán, mọi điều kiện giao dịch đã thoảthuận và có chữ ký của hai bên

- Hợp đồng gồm nhiều văn bản nh những điện báo, th từ giao dịch Chẳnghạn, hợp đồng gồm hai văn bản nh đơn chào hàng cố định của ngời bán và chấpnhận của ngời mua hoặc đơn đặt hàng của ngời mua và chấp nhận của ngời bán

Bên cạnh đó cũng cần có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất cả mọi điềukhoản trớc khi ký kết Bởi một khi đã ký kết rồi thì việc thay đổi một điều khoảnnào đó sẽ rất khó khăn và bất lợi Văn bản hợp đồng thờng do một bên soạn thảo,

do đó trớc khi ký kết bên kia phải xem xét một cách kỹ lỡng, cẩn thận đối chiếu vớinhững điều khoản đã thoả thuận trong đàm phán

Ngoài ra trong hợp đồng cần đợc trình bày một cách sáng sủa, phản ánh đúngnội dung đã đợc thoả thuận, không để tình trạng mập mờ, dễ suy luận theo nhiều

cách khác nhau không có lợi cho mình Hợp đồng nên đề cập đến nhiều vấn đề,tránh tình trạng phải áp dụng tập quán để giải quyết những điểm hai bên không đềcập đến Những điều khoản trong hợp đồng phải đợc xuất phát từ những đặc điểmcủa hàng hoá mua bán, từ những điều kiện của hoàn cảnh tự nhiên, xã hội và quan

hệ giữa hai bên Trong hợp đồng không có những điều khoản trái với luật lệ hiệnhành của nớc ngời bán hoặc nớc ngời mua, ngời đứng ra ký kết phải là ngời đúngthẩm quyền Ngôn từ để xây dựng nên hợp đồng là thứ ngôn ngữ mà cả hai bêncùng thông thạo

Hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các đơn vị xuất nhập khẩucủa ta trong quan hệ với các nớc Hình thức hợp đồng bằng văn bản là hình thức tốtnhất trong việc bảo vệ quyền lợi của hai bên Nó xác định rõ ràng quyền lợi vànghĩa vụ của bên mua và bên bán, tránh đợc những hiểu lầm do không thống nhất

về quan niệm Ngoài ra hình thức văn bản còn tạo thuận lợi cho thống kê, theo dõi,kiểm tra việc ký kết và thực hiện hợp đồng

3 Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu:

Sau khi hợp đồng xuất nhập khẩu đã đợc ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhậpkhẩu với t cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó Đây là mộtcông việc rất phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thờibảo đảm đợc quyền lợi quốc gia và bảo đảm uy tín kinh doanh của đơn vị Nghĩa vụcơ bản của bên bán là giao hàng, chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho ngời muatheo quy định của hợp đồng Bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng theoquy định của hợp đồng Do đó, các bên phải tranh thủ những điều kiện có lợi chomình trớc hết là tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh

*Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu

- Xin giấy phép xuất khẩu (sau khi có quota hoặc không cần quota)

- Giục mở L/C và kiểm tra L/C

- Chuẩn bị hàng giao

- Thuê tàu (lu cớc, khoang, giữ chỗ)

- Kiểm nghiệm, kiểm dịch hàng hoá

- Làm thủ tục hải quan

- Giao hàng (ở cảng, ở ga) cho ngời vận tải

- Mua bảo hiểm hàng hoá (nếu bán CIF)

- Nhận tiền thanh toán

- Giải quyết khiếu nại, trọng tài (nếu có)

*Trình tự thực hiện hợp đồng nhập khẩu:

- Xin giấy phép nhập khẩu (sau khi có quota hoặc không cần quota)

- Mở L/C khi bên bán báo hàng sẵn sàng để giao

- Đôn đốc ngời bán giao hàng theo đúng hợp đồng

- Uỷ thác thuê tàu hoặc tự thuê tàu (nếu trong hợp đồng quy định)

- Mua bảo hiểm hàng hoá (nếu trong hợp đồng quy định)

- Làm thủ tục hải quan

- Giao nhận hàng với chủ tàu và cảng

- Kiểm tra số lợng, chất lợng

- Thanh toán hợp đồng

- Khiếu nại (nếu có)

Chơng II:

Thực trạng đàm phán, ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng

xuất nhập khẩu của công ty Technoimport

I.Giới thiệu khái quát về công ty Technoimport

1 Sự hình thành và phát triển của Công ty xuất nhập khẩu Thiết bị toàn bộ

và kỹ thuật (Technoimport)- Bộ Thơng Mại

Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật, tiền thân là Tổng Công

ty Nhập khẩu thiết bị toàn bộ và trao đổi kỹ thuật, thành lập ngày 28/01/1959 theoquyết định số 28/Bộ Ngoại Thơng/QT/TCCB Đây là doanh nghiệp Nhà nớc đầutiên đợc thành lập để hoạt động trong lĩnh vực tham mu kinh tế đối ngoại và nhậpkhẩu các công trình thiết bị kỹ thuật cho mọi ngành của đất nớc

Ngày 9/11/1989 Bộ Kinh tế Đối ngoại có quyết định số 739/KTĐN/TCCB

đổi tên thành Tổng Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật Cùng vớinhà nớc chuyển sang nền kinh tế thị trờng, Công ty cũng bắt đầu hoạt động theo cơchế mới từ năm 1989 Dù gặp nhiều khó khăn và còn bỡ ngỡ với cơ chế mới nhngCông ty đã có những đổi mới và hoạt động ngày càng có hiệu quả Các hoạt độngcủa Công ty trở nên đa dạng hơn, phong phú hơn, phạm vi hoạt động đợc mở rộngtrong cả nớc và ở nhiều khu vực trên thế giới

Năm 1996 Tổng Công ty đợc thành lập lại theo quy định số 105 Bộ thơngmại ngày 22/05/1996 trở thành Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật(tên giao dịch quốc tế Technoimport) với số vốn ban đầu là 18.851 triệu đồng và sốvốn hiện nay là 31.000 triệu đồng hoạt động hạch toán kinh doanh theo cơ chế thịtrờng với nhiều loại hình kinh doanh phong phú và đa dạng Công ty tiếp tục pháthuy thế mạnh truyền thống và kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực xuất nhậpkhẩu các công trình thiết bị toàn bộ và kỹ thuật, coi trọng công tác t vấn đầu t th-

ơng mại giúp các địa phơng và các ngành trong việc hiện đại hoá đầu t chiều sâucác công trình hiện có, tính toán hiệu quả đầu t và nhập khẩu thiết bị toàn bộ chocác dự án mới, mở rộng và đa dạng nhiều mặt hàng xuất nhập khẩu để đáp ứng nhucầu của thị trờng, gắn kinh doanh với sản xuất để tạo thêm nguồn hàng xuất khẩu,tăng cờng hợp tác liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế khác

2.Chức năng và nhiệm vụ của Technoimport

2.2.Nhiệm vụ của Công ty Technoimport:

Nhiệm vụ chính của Công ty là nhập khẩu các thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻnguyên vật liệu dới sự uỷ thác của các ngành, các Bộ, các địa phơng Ngoài raCông ty còn nhập khẩu tự doanh tức là nhập khẩu các loại hàng hoá phục vụ chotiêu dùng dựa trên nhu cầu của thị trờng và xuất khẩu uỷ thác một số sản phẩmnông nghiệp.

3 Cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Công ty Technoimport

3.1 Cơ cấu tổ chức:

Trụ sở chính của Công ty TECHNOIMPORT là trung tâm t vấn đầu t và thơngmại ở16-18 Tràng Thi, Hà Nội Ngoài ra, còn có các chi nhánh ở Việt Nam đặt tạiHải Phòng, Đà Nẵng, TP HCM cùng nhiều văn phòng đại diện ở nớc ngoài

Đứng đầu là Tổng giám đốc với chức năng quản lý, điều hành phối hợp chungmọi hoạt động của Công ty Dới đó là 3 phó Tổng giám đốc làm nhiệm vụ tham mucho Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý, điều hành những bộ phận này Ngoài

ra còn có các bộ phận: Tổ chức cán bộ, kế hoạch tài chính, phòng hành chính quảntrị, trung tâm t vấn đầu t và thơng mại, các phòng XNK tại Hà nội với các lĩnh vựckinh doanh khác nhau (Xem sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Technoimport- phần phụlục)

Cơ cấu tổ chức của TECHNOIMPORT là một chỉnh thể thống nhất, quan hệmật thiết với nhau nhằm thực hiện các mục tiêu chung của Công ty Các tổ chứctrong Công ty liên kết, phối hợp chặt chẽ với nhau nhằm nâng cao hiệu quả kinhdoanh của từng đơn vị cũng nh của toàn Công ty

3.2 Cơ chế hoạt động:

Để tồn tại thích nghi và phát triển trong nền kinh tế thị trờng nhiều thànhphần, TECHNOIMPORT cũng nh nhiều doanh nghiệp khác đều ý thức đợc điềuquan trong là phải thoả mãn nhu cầu khách hàng, duy trì thị phần và nâng cao lợinhuận Ban lãnh đạo TECHNOIMPORT đã quyết định trao quyền tổ chức thựchiện hoạt động kinh doanh cho các đơn vị của Công ty Các đơn vị phải tự nghiêncứu thị trờng, tìm bạn hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện cáckhâu giao nhận vận chuyển, thủ tục hải quan, thanh toán Trớc khi ký hợp đồng,các đơn vị phải dự thảo hợp đồng và phơng án sử dụng vốn và gửi sang phòng kếhoạch tài chính Các hồ sơ phải đợc đệ trình lên tổng giám đốc phê duyệt và ký.Khi có chữ ký của Tổng giám đốc thì các đơn vị mới đợc phép rút vốn từ ngânhàng Theo quy đinh 91/CP đối với HĐNK TBTB có giá trị từ 5-10 triệu USD phải

đợc đệ trình để hội đồng thẩm định Nhà nớc phê duyệt Hợp đồng từ 10 triệu USDtrở lên thì Thủ Tớng Chính phủ phê duyệt theo đề nghị của hội đồng thẩm định Nhànớc Hợp đồng có giá trị lớn nhng dới 5 triệu USD phải đợc Bộ Thơng mại, các cơquan chủ quản và Bộ Tài Chính phê duyệt

4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua

Trong thời gian qua mặc dầu thị trờng luôn có sự biến động hết sức phức tạpsong nhìn chung hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn luôn đạt đợc những kết quả

đáng khích lệ Để đạt đợc những kết quả đó, trớc hết phải nói rằng đó là cả một sự

nỗ lực phấn đấu của toàn Công ty cũng nh của mỗi cán bộ nhân viên trong Công ty

mà cụ thể là:

Công ty đã luôn bám sát theo dõi mọi diễn biến của thị trờng, thực hiện cácbiện pháp thâm nhập và phát triển thị trờng không ngừng duy trì và mở rộng thị tr-ờng truyền thống, thâm nhập vào các thị trờng mới một cách có hiệu quả Bên cạnh

đó Công ty cũng chú trọng quan tâm tới công tác tiếp thị, khai thác các mặt hàngnhằm mở rộng thị trờng trong và ngoài nớc

Qua (Bảng1- phần phụ lục) ta thấy tổng doanh thu của Công ty qua các năm

là rất lớn, lớn nhất là vào năm 2001 với doanh thu thực hiện là 452,367 tỷ đồng vànăm 1998 thấp nhất là 356,71 tỷ đồng So sánh tổng doanh thu năm 2001/2000 tathấy doanh thu tăng với số tiền là 22,624 tỷ đồng tơng ứng là 103,5% so với năm

2000 Doanh thu thuần của Công ty tăng dần qua các năm: Năm 1998 là 354,526 tỷ

đồng, năm 1999 là 407,186 tỷ đồng, năm 2000 là 426,993 tỷ đồng và năm 2001 là441,856 tỷ đồng

Tổng kim nghạch XNK hàng hoá của Công ty trong một số năm đợc thể hiệnqua (Bảng 2- phần phụ lục) cho thấy: Đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Công

ty trong khi tổng kim ngạch hàng năm trớc đây luôn ở mức lớn hơn 120 triệuUSD thì trong bốn năm gần đây chỉ đạt trên dới 100 triệu USD Đây vẫn có thể coi

là một thành tích đáng kể của doanh nghiệp bởi doanh nghiệp không còn đợc độcquyền xuất nhập khẩu máy móc thiết bị toàn bộ nh trớc nữa

Sự giảm sút trong kim nghạch xuất nhập khẩu cũng nh một số chỉ tiêu kinhdoanh của Công ty trong những năm gần đây có thể đợc lý giải bởi một số lý dokhách quan: việc Nhà nớc sửa đổi cơ chế chính sách xuất nhập khẩu tạo ra sự thiếu

đồng bộ khiến một số khâu nh thủ tục Hải quan, nộp thuế, vận tải phức tạp vàphiền hà gây tốn kém và suy sụp của rất nhiều nền kinh tế trong đó có rất nhiều nớc

là bạn hàng và là thị trờng của Công ty Cuộc khủng hoảng này gây nên rất nhiều

sự tiêu cực đối với hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động kinh doanhxuất nhập khẩu của Technoimport nói riêng Tỷ giá USD có biến động, biên độgiao động lớn (10%) đã tạo nên cơn sốt ngoại tệ dẫn đến có nhiều dự án trớc đây đ-

ợc ngân hàng bảo lãnh nhng sau đó bị từ chối, do đó mặc dầu Technoimport đã kýkết đợc hợp đồng để xuất nhập khẩu hàng hoá uỷ thác cho hàng chục công trình trịgiá lớn cũng bị mất không

II Thực trạng đàm phán ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuât nhập khẩu của công ty Technoimport

1 Đối với công tác đàm phán:

Trớc hết Công ty xác định thời gian và địa điểm đàm phán Tuỳ từng loại hợp

đồng mà Công ty xác định việc đàm phán tại Việt nam hay ở nớc ngoài, thông ờng thì Công ty thoả thuận đàm phán tại Việt nam Tiếp theo đó là công tác tiếp

th-đón, bố trí nơi ăn nghỉ cho bên đối tác và quan trọng nhất là công tác chuẩn bị nhân

sự cho đoàn đàm phán Thờng thì đoàn đàm phán của Công ty bao gồm: Trởng

đoàn, cán bộ phiên dịch và các thành viên khác

Việc lựa chọn các thành viên cho đoàn đàm phán, trớc hết Công ty căn cứvào trình độ ngoại thơng của họ đồng thời cũng căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá

và thị trờng giao dịch Nếu mặt hàng có liên quan đến máy móc thiết bị kỹ thuật thìnhất thiết trong đoàn đàm phán phải có ít nhất một cán bộ kỹ thuật, sau đó mỗithành viên sẽ đợc giao những nhiệm vụ nhất định nh điều tra về thị trờng, văn hoá,tôn giáo của phía bên kia Các thông tin này Công ty thờng thu thập chủ yếu từ báochí, từ phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt nam, hoặc từ các văn phòng đại diệncủa Công ty ở nớc ngoài nếu Công ty có văn phòng đại diện tại nớc của bên đối táctham gia đàm phán

Bớc tiếp theo Công ty tiến hành dự trù kinh phí cho việc đàm phán Để dự trùnguồn kinh phí này, Công ty thờng dựa trên các chỉ tiêu nh: Tính chất của cuộc

đàm phán, số lợng các công việc phải đàm phán, khối lợng các thơng vụ, đối tợngkhách hàng

Bớc cuối cùng Công ty tiến hành đặt ra các mục tiêu cho cuộc đàm phán nh :Thu hồi lợi nhuận tốt nhất có thể đợc, tạo lập các mối quan hệ làm ăn mới Công tythờng tiến hành các bớc giao dịch chủ yếu sau:

* Trong trờng hợp Công ty là nhà xuất khẩu: Với t cách là nhà xuất khẩu,

khi giao dịch với các đối tác Công ty thờng tiến hành các bớc công việc sau:

 Chào hàng:

Trong bớc này Công ty tiến hành soạn thảo một bản chào hàng (bằng tiếng Anh)

và gửi đến cho bên đối tác, bản chào hàng của Công ty thờng gồm những nội dungsau: Tên địa chỉ giao dịch của Công ty, tên hàng, quy cách phẩm chất, số lợng, điềukiện cơ sở giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì và kỹ mã hiệu, thể thức giaohàng Theo kinh nghiệm của Công ty thì:

Thứ nhất: Khi chào hàng thì bản chào hàng cần đợc làm bằng giấy tốt, trình bàylịch sự in một mặt và bên cạnh mặt hàng chào bán thì có thể gửi kèm theocatalogue của các mặt hàng khác mà Công ty kinh doanh Vì thế, nếu Công tykhông nhận đợc đơn đặt hàng từ việc gửi kèm catalogue của mặt hàng đóthì rất có thể việc đó sẽ đợc thực hiện trong một thơng vụ khác khi lần sau họ cần

sự chênh lệch về giá giữa các nớc nhất là đối với các sản phẩm nông sản

Thứ t: Theo Công ty, cũng không nên gửi quá nhiều th chào hàng tức gửi trànlan không có chọn lọc, vừa tốn kém chi phí vừa không có hiệu quả mà phải biết đợcmỗi mặt hàng có một khách hàng riêng Công ty thờng gửi đơn chào bán than chobạn hàng Nhật Bản, Hàn Quốc, bia chai cho Mỹ, Canađa, Pháp, đồ mây tre đan cho

Đức, làm nh vậy một mặt Công ty đã thể hiện đợc sự hiểu biết của mình về thị hiếucủa đối tác, mặt khác tạo thuận lợi cho Công ty trong công tác tổ chức nguồn hàng,vận chuyển hàng hoá và bảo quản hàng hoá Trong trờng hợp Công ty và bên đốitác đã có quan hệ giao dịch từ trớc thì bản chào hàng chỉ có nội dung cần thiết nh:Tên hàng, số lợng, phẩm chất, giá, thời hạn giao hàng Còn những điều khoản khác

sẽ đợc áp dụng nh những hợp đồng đã đợc ký kết trớc đó hoặc theo những quy ớcchung giữa Công ty với phía đối tác

 Hoàn giá:

Trong bớc này Công ty và phía đối tác tiến hành thoả thuận các điều khoản liênquan đến hợp đồng Các mặt hàng xuất khẩu của Công ty là cao su, hàng nông sản,thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng này phần lớn chỉ qua sơ chế, bởi vậy họ th ờngmua với giá rất thấp Do đó, theo kinh nghiệm của Công ty thì việc hoàn giá phải đ-

ợc tiến hành từ từ, nhợng bộ dần dần và phải có giới hạn trong hạ giá Chúng ta cóthể nhợng bộ trong điều khoản này nhng lại chủ động giữ giá ở điều khoản kháclàm nh vậy vừa giữ đợc chân khách vừa có thể đạt đợc những thoả thuận khác có lợicho Công ty

 Chấp nhận:

Để đạt đợc đến bớc này Công ty và phía đối tác đã có sự đồng ý hoàn toàn các

điều kiện liên quan đến đơn chào hàng Trong ví dụ cụ thể trên, đó là sự đồng ý vềtên hàng, phẩm chất, số lợng, giá cả và phơng thức thanh toán

điều khoản của bản chào hàng

* Trong trờng hợp Công ty là nhà nhập khẩu: Khi Công ty là nhà nhập khẩu

Công ty thờng tiến hành giao dịch nh sau:

 Hỏi giá:

Theo Công ty việc hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của ngời hỏi giá Do đónên hỏi nhiều nơi nhằm nhận đợc nhiều bản chào hàng cạnh tranh nhau để so sánhlựa chọn bản chào hàng thích hợp nhất Tuy nhiên, cũng không nên hỏi nhiều nơiquá sẽ gây nên thị trờng ảo tức là nhu cầu về mặt hàng đó quá căng thẳng dẫn đếngiá sẽ cao và không có lợi cho mình Thông thờng nội dung bản hỏi giá có thểgồm: tên hàng, quy cách phẩm chất, số lợng, giá cả, điều kiện thanh toán, giaohàng

 Đặt hàng:

Sau khi xác định thị trờng mua, Công ty tiến hành lập một đơn đặt hàng gửi chonhà cung cấp đó với nội dung nh sau: tên và địa chỉ giao dịch của Công ty, số hiệutài khoản và ngân hàng giao dịch, số và ngày tháng lập đơn đặt hàng, tên hàng, quycách phẩm chất, số lợng, chất lợng, đơn giá, thời hạn và địa điểm giao hàng Trongbớc này theo kinh nghiệm của Công ty ngời mua hàng là ngời có quyền quyết định.Bởi vậy, trớc khi đặt hàng, Công ty thờng khảo sát kỹ giá cả các mặt hàng mà mình

sẽ nhập khẩu Song khi đa ra mức giá thì Công ty thờng đa ra mức giá thấp hơn giáthị trờng và cũng nh chào hàng, Công ty không đặt hàng ở một nhà cung cấp mà lànhiều nơi Tuy nhiên, việc xác định quy mô, khối lợng đặt hàng trớc hết phải căn

cứ vào nhu cầu trong nớc

Đối với các mặt hàng mang tính kỹ thuật (sắt, thép, thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ,phụ tùng, nguyên vật liệu) thì trong đơn đặt hàng Công ty thờng đề cập một cáchchi tiết hơn về các tiêu chuẩn kỹ thuật, nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá, điều kiệnbảo hành Mặt khác, do cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty rất đa dạng nh:sắt, thép, nhôm, que hàn và thị trờng nhập khẩu của Công ty cũng rất rộng: HànQuốc, Singapore, Nhật Bản do dó theo kinh nghiệm của Công ty thì mỗi mặthàng cũng nên có nhà cung cấp riêng của nó Chẳng hạn khi nhập khẩu que hànCông ty thờng gửi đơn đặt hàng đến Singapore còn khi nhập khẩu máy chế biến gỗCông ty thờng gửi đơn đặt hàng đến Hà Lan, Hàn Quốc

Các bớc giao dịch tiếp theo tơng tự nh trờng hợp Công ty là nhà xuất khẩu chỉ

có bớc "xác nhận" Công ty sẽ lập văn kiện với tên"Giấy xác nhận mua hàng"

2 Đối với công tác ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu

Sau khi kết thúc giai đoạn đàm phán, Công ty thực hiện bớc tiếp theo là kýkết hợp đồng xuất nhập khẩu Hợp đồng mua bán quốc tế có thể đợc ký kết dớinhiều hình thức khác nhau: bằng một văn bản, bằng nhiều văn bản, bằng Fax, ởCông ty Technoimport chủ yếu sử dụng hình thức hợp đồng gồm một văn bản

Theo Công ty thì phải có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất cả mọi điềukhoản trớc khi tiến hành ký kết vì khi đã ký kết rồi thì việc thay đổi một điều khoảnnào đó sẽ rất khó khăn và bất lợi Do vậy, trớc khi ký kết thì phải xem xét lại kỹ l-ỡng, cẩn thận đối chiếu với những thoả thuận đã đạt đợc trong đàm phán, tránh việc

đối phơng có thể thêm vào hợp đồng một cách khéo léo những điểm cha thỏa thuận

và bỏ qua không ghi vào những điều đã thống nhất Những điều khoản trong hợp

đồng phải xuất phát từ những đặc điểm của hàng hoá định mua bán, từ những điềukiện, hoàn cảnh tự nhiên xã hội của nớc ngời bán, ngời mua, từ đặc điểm và quan

hệ giữa hai bên Trong hợp đồng không đợc có những điều khoản trái với luật lệhiện hành ở nớc ngời bán hoặc ở nớc ngời mua Ngời ký kết hợp đồng phải là ngời

có đúng thẩm quyền ký kết Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng nên là thứ ngônngữ mà cả hai bên cùng thông thạo Thông thờng một hợp đồng mua bán ngoại th-

ơng gồm những phần sau: Số hợp đồng, ngày và nơi ký kết, tên và địa chỉ của cácbên ký kết cùng với các điều khoản của hợp đồng nh tên hàng, quy cách phẩm chất,

số lợng, bao bì kỹ mã hiệu, giá cả, thời hạn và địa điểm giao hàng, điều kiện giao