Bài tiểu luận chứng từ và sổ sách kế toán

Theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin, mức độ tổng hợp hay chi tiết của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hoặc các đối tượng kế toán được phản ánh trên sổ

BÀI TIỂU LUẬN CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Cơ sở lý luận 1

2 Kết cấu tiểu luận 2

Chương I: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 3

1 Định nghĩa chứng từ kế toán 3

1.1 Định nghĩa 3

1.2 Phân loại chứng từ kế toán 3

2 Nội dung – Yêu cầu của chứng từ kế toán 6

2.1 Nội dung 6

2.2 Yêu cầu của chứng từ kế toán 7

3 Cách lập chứng từ kế toán 8

3.1 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán 8

3.1.1 Quy trình chung khi lập và luân chuyển 8

3.1.2 Một số lưu ý khi luân chuyển chứng từ kế toán 9

a Khi tiếp nhận chứng từ 9

b Khi kiểm tra chứng từ 10

c Khi sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán 11

d Khi lưu trữ, bảo quản và hủy chứng từ kế toán 11

3.2 Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán 13

3.2.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho 13

3.2.2 Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu, phiếu chi 15

4 Hệ thống các biểu mẫu chứng từ 17

Chương II: SỔ SÁCH KẾ TOÁN 18

1 Định nghĩa 18

2 Nội dung 18

3 Phân loại sổ kế toán 18

3.1 Theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin, mức độ tổng hợp hay chi tiết của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hoặc các đối tượng kế toán được phản ánh trên sổ 18

3.1.1 Sổ kế toán tổng hợp 18

3.1.2 Sổ kế toán chi tiết 18

3.1.3 Sổ kế toán tổng hợp chi tiết 19

3.2 Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ 19

3.2.1 Sổ ghi theo hệ thống 19

3.2.2 Sổ ghi theo hệ thống thứ tự thời gian 19

3.2.3 Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian 20

3.3 Phân loại theo cấu trúc ghi sổ 20

3.3.1 Sổ kết cấu kiểu một bên 20

3.3.2 Sổ kết cấu kiểu hai bên 20

3.3.3 Sổ kết cấu kiểu nhiều cột 20

3.3.4 Sổ kết cấu kiểu bàn cờ 20

3.4 Phân theo hình thức tổ chức sổ 20

3.4.1 Sổ tờ rời và sổ đóng thành quyển 20

3.4.2 Sổ đóng thành quyển 21

3.5 Phân theo nội dung kinh tế của thông tin trên sổ 21

3.5.1 Sổ tài sản bằng tiền 21

3.5.2 Sổ vật tư 21

3.5.3 Sổ tài sản cố định 21

3.5.4 Sổ công nợ 21

3.5.5 Sổ thu nhập 21

3.5.6 Sổ chi phí 21

3.5.7 Sổ vốn – quỹ 22

4 Kỹ thuật làm sổ kế toán 22

4.1 Mở sổ 22

4.2 Ghi sổ 22

4.3 Khóa sổ 23

4.4 Sửa sổ 23

4.4.1 Phương pháp cải chính 23

4.4.2 Phương pháp ghi sổ âm (còn gọi là Phương pháp ghi đỏ) 23

4.4.3 Phương pháp ghi bổ sung 24

4.4.4 Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính 24

5 Các phương pháp sửa sai sổ sách kế toán 24

Chương III: CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN 26

1 Hình thức kế toán Nhật ký chung 26

1.1 Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung 26

1.2 Nội dung mẫu 26

1.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 28

1.4 Ưu, nhược điểm 29

2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái 29

2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 29

2.2 Nội dung mẫu 29

2.3 Trình tự ghi sổ kết toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Sổ cái 31

2.4 Ưu, nhược điểm 32

3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 33

3.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 33

3.2 Trình tự sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 34

4 Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ 35

4.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ 35

4.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ 36

5 Hình thức kế toán trên máy vi tính 37

5.1 Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính 37

5.2 Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính 38

5.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính 38

5.4 Biểu mẫu sổ sách 39

5.5 Đối chiếu số liệu 39

5.6 Ưu, nhược điểm 39

5.7 Giới thiệu sơ lược lập sổ sách trong chương trình Microsoft Excel 40

5.7.1 Tổng quát 40

5.7.2 Ưu điểm của CSDL Excel 40

5.7.3 Các hạn chế của CSDL Excel 40

6 Vận dụng các hình thức sổ kế toán và phương pháp kế toán máy 41

6.1 Tình hình vận dụng các hình thức sổ kế toán 41

6.2 Phương pháp hoàn thiện hình thức tổ chức sổ kế toán 42

KẾT LUẬN 43

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Hình 1 Mẫu chứng từ phiếu xuất kho 14

Hình 2 Phiếu chi mẫu số C31-BB 16

Hình 3 Sổ Nhật Ký Chung mẫu số S03a-DNN 26

Hình 4 Nhật lý - Sổ cái mẫu số S01-DN 30

Biểu số 1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung 28

Biểu số 2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Sổ cái 31

Biểu số 3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 34

Biểu số 4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Chứng từ 36

Biểu số 5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hìnht hưucs kế toán trên máy vi tính 38

LỜI MỞ ĐẦU

1 Cơ sở lý luận

Nguyên lý kế toán là môn học cơ sở của chương trình đào tạo về kinh tế nói chung Phần chứng từ và sổ sách kế toán giúp các bạn sinh viên bắt đầu hiểu về môn học và từ đó làm nền tảng cho việc học tiếp các môn chuyên sâu về kế toán như kế toán tài chính và kế toán quản trị

Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn tất một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ và sổ sách kế toán làm

cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan Nghiên cứu các nội dung của chứng từ, sổ sách kế toán giúp các bạn sinh viên có kiến thức nền tảng về kế toán, làm tiền đề để nghiên cứu sâu hơn các nội dung khác trong nghiệp vụ kế toán.Vì vậy nhóm đã chọn đề tài

“chứng từ, sổ sách và các hình thức kế toán” nhằm giúp các bạn sinh viên có cái nhìn bao quát và rõ ràng hơn về vấn đề này

Phần chứng từ kế toán nhằm trình bày về nôi dung, trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán cũng như nêu rõ hệ thống các biểu mẫu chứng từ

Phần sổ kế toán nhằm nêu lên những điểm cơ bản nhất về việc ghi chép kế toán, làm cơ sở nghiên cứu kế toán cao hơn

Cuối cùng là phần trình bày về các hình thức kế toán

Bài tiểu luận của nhóm nhằm cung cấp đầy đủ các nội dung cơ bản về chứng

từ và sổ sách kế toán, hi vọng sẽ đem đến những kiến thức hữu ích và làm nền tảng cho các bạn sinh viên khối ngành kinh tế

Bài tiểu luận nghiên cứu 3 đối tượng là chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và các hình thức kế toán

Chứng từ kế toán: hệ thống, nội dung, cách lập chứng từ kế toán và hệ thống biểu mẫu chứng từ

Sổ sách kế toán: nôi dung, phân loại, kỹ thuật làm sổ kế toán và các phương pháp sửa sai sổ sách kế toán

Hình thức kế toán: gồm 5 hình thức là hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ, hình thức kế toán trên máy vi tính

2 Kết cấu tiểu luận

Chương I CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

1 Định nghĩa chứng từ kế toán

1.1 Định nghĩa

Theo Điều 4, Luật Kế toán năm 2003, Chứng từ kế toán là những giấy

tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Chứng từ kế toán về mặt hình thức được thể hiện dưới 2 dạng:

- Chứng từ giấy: là chứng từ văn bản bằng giấy Ví dụ: hóa đơn bán hàng, vé, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…

- Chứng từ điện tử: là chứng từ kế toán khi có các nội dung lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán

1.2 Phân loại chứng từ kế toán

Có 6 cách phân loại chứng từ kế toán và căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cụ thể mà sử dụng cách phân loại phù hợp Việc phân loại chứng từ giúp người làm công tác kế toán quản lý từng loại nghiệp vụ kinh tế với hiệu quả cao

1.2.1 Phân loại chứng từ theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước

Đây là cách phân loại căn cứ theo quy định của Pháp luật về quản lý chứng

từ và hướng dẫn sử dụng chứng từ Chứng từ kế toán được phân thành 2 loại:

 Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: Hệ thống chứng từ

phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ

kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mà đơn vị

kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu

và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể Điểm cần lưu ý đối với chứng từ kế toán bắt buộc chính là trong quá trình thực hiện, không được phép sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc Một số chứng từ kế toán bắt buộc như hóa đơn giá trị gia tăng, bảng chấm công, phiếu nhập kho

 Hệ thống chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn: Nhà nước chỉ

hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế dựa trên cơ

sở đó vận dụng vào các trường hợp cụ thể Ngoài các nội dung quy định trên biểu mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị Chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ của đơn

vị như giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng chấm công

1.2.2 Phân loại chứng từ theo công dụng

Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân thành chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục và chứng từ liên hợp

 Chứng từ mệnh lệnh: Chứng từ có tính chất mệnh lệnh, chỉ thị của

nhà quản lý đến các bộ phận hoặc cá nhân có liên quan thi hành như lệnh chi tiền, lệnh xuất kho, lệnh nhập kho Chứng từ mệnh lệnh có tác dụng chứng minh nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh nhưng chưa hoàn thành vì vậy nó chưa phải là cơ

sở để ghi vào sổ sách kế toán

 Chứng từ chấp hành: Chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát

sinh đã được thực hiện hay nói cách khác, chứng minh rằng chứng từ mệnh lệnh

đã được thi hành Một số chứng từ chấp hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho Chứng từ chấp hành đính kèm theo chứng từ mệnh lệnh là cơ sở để kế toán ghi vào sổ sách

 Chứng từ thủ tục: Chứng từ tổng hợp các chứng từ có cùng nội dung

kinh tế Chứng từ thủ tục đóng vai trò trung gian nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác ghi sổ của kế toán Chứng từ thủ tục là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi

mà đính kèm theo nó có đầy đủ các chứng từ ban đầu hợp lệ

 Chứng từ liên hợp: Chứng từ mang đặc điểm của hai loại chứng từ

mệnh lệnh và chứng từ chấp hành Một số ví dụ của chứng từ liên hợp: Phiếu xuất

kho kiêm hóa đơn, phiếu xuất vật tư theo hạn mức

1.2.3 Phân loại chứng từ theo trình tự lập hay mức độ phản ánh của chứng từ

Dựa trên cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân thành hai loại: Chứng từ ban đầu và Chứng từ tổng hợp

 Chứng từ ban đầu: Chứng từ ban đầu còn được gọi là chứng từ gốc,

chứng từ này được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành và trong hầu hết các trường hợp, chứng từ ban đầu được xem là cơ sở ghi trực tiếp vào sổ kế toán Một số chứng từ ban đầu như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi

 Chứng từ tổng hợp: Chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh

tế cùng loại với mục đích giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ

kế toán Chứng từ tổng hợp là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi đính kèm theo nó

là các chứng từ gốc hợp lệ Đối với doanh nghiệp, trong quá trình xây dựng danh mục chứng từ sử dụng cho đơn vị mình, cần nghiên cứu để tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp nhằm giảm bớt số lần ghi sổ và tiết kiệm chi phí

1.2.4 Phân loại chứng từ theo địa điểm lập

Phân loại chứng từ theo địa điểm lập nhằm xác định cơ sở hình thành chứng từ, phục vụ cho công việc quản lý, theo dõi, đối chiếu và kiểm tra thông tin chứng từ Dựa theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được chia thành 3 loại:

 Chứng từ đến từ bên ngoài doanh nghiệp: Chứng từ về mặt nghiệp

vụ có liên quan đến đơn vị nhưng được lập bởi các đơn vị bên ngoài doanh nghiệp Các chứng từ phổ biến như Biên lai thu thuế, Hóa đơn sử dụng dịch vụ, Hóa đơn mua hàng

 Chứng từ do chính doanh nghiệp lập và gửi cho đối tác: Chứng từ

do doanh nghiệp lập và gửi cho các đối tác bên ngoài đơn vị theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ thường gặp như Hóa đơn bán hàng, Biên bản bàn giao tài sản

 Chứng từ do doanh nghiệp lập nhằm sử dụng cho nội bộ doanh nghiệp: Còn được gọi là chứng từ bên trong, là những chứng từ được lập trong nội

bộ đơn vị kế toán và nó chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp Các chứng từ như Bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao Tài sản cố định, Biên bản kiểm kê tài sản

1.2.5 Phân loại chứng từ theo tính chất và hình thức của chứng từ

Căn cứ theo tính chất và hình thức của chứng từ, chứng từ kế toán được chia thành 2 loại: Chứng từ kế toán thông thường và Chứng từ điện tử

 Chứng từ thông thường (chứng từ bằng giấy): Chứng từ được lập

trên giấy và chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thực sự hoàn thàh, làm căn cứ ghi sổ kế toán và được thể hiện dưới dạnh văn bản

 Chứng từ điện tử: Chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu

điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên các băng từ, đĩa từ hay các loại thẻ thanh toán Các điều kiện để được phép sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử:

 Phải có chữ ký điện tử của người đại diện pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và thanh toán điện tử

 Xác nhận phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của người mang tin

 Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp đúng quy định

1.2.6 Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ

Phân loại chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế thuận lợi cho việc phân loại các chứng từ cùng nội dung và giúp cho công tác định khoản và ghi sổ kế toán hiệu quả hơn Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được chia thành:

 Chứng từ lao động và tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương, bảng

trích nộp các khoản theo lương, hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm,…

 Chứng từ hàng tồn kho: Gồm một số chứng từ như kiểm kê vật tư,

phân bổ nguyên vật liệu, phiếu xuất kho,…

 Chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,…

 Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ tiền

mặt

 Chứng từ tài sản cố định: Biên bản kiểm kê Tài sản cố định, bảng

tính và khấu hao Tài sản cố định

2 Nội dung – Yêu cầu của chứng từ kế toán

2.1 Nội dung

Đối với yếu tố bắt buộc, chứng từ kế toán do đơn vị lập hoạc nhận từ bên ngoài vào phải có 6 nội dung chủ yếu sau đây:

- Tên gọi của chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán phải có tên gọi nhất định như Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy

đề nghị tạm ứng,… Đó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi Tên gọi của chứng từ phải xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó

Thí dụ: Phiếu thu số , phiếu chi số

- Ngày, tháng, năm lập và số hiệu của chứng từ: yếu tố này đảm bảo phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết

- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập và nhận chứng từ: Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế

- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Điều đó thế hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo

- Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, còn đối với chỉ tiêu tổng cộng số tiền của chứng từ kế toán thì phải ghi bằng số, vừa viết bằng chữ để tránh việc sửa chữa chứng từ

- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đế

2.2 Yêu cầu của chứng từ kế toán

Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định

- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật; phải páhn ánh đúng nội dung, bản chất, quy mô cảu nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nội dung nghiệp vụ kinh

tế, tài chính không được viết tắt, số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo

- Chứng từ phải được lập rõ rang, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu; ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, sữa chữa trên chứng từ; trường hượp viết sai có thể lập chứng từ khác để thay thế nhưung bản sai không được xé rời bản (quyển) gốc

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau, dùng giấy than viết một lần, không viết rời một liên và ký từng liên của chứng từ

- Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng đẻ ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải đính kèm bản chíh bằng tiếng nước ngoài

3 Cách lập chứng từ kế toán

3.1 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán

3.1.1 Quy trình chung khi lập và luân chuyển

Lập chứng từ là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành được thể hiện trên chứng từ bằng mẫu qui định, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính đó làm cơ sở pháp lí để ghi vào sổ sách kế toán hay mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ Lập chứng từ còn là một phương pháp ghi nhận thông tin đầu tiên của kế toán về nghiệp vụ phát sinh vừa hoàn thành Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng quy định; nhất là tùy từng nghiệp vụ phát sinh như thế nào thì lập chứng từ cho phù hợp với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ấy

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp, Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi xác minh tính pháp lí của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ,

bảo quản và hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được hủy

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và kí chứng từ kế toán hoặc

trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

3.1.2 Một số lưu ý khi luân chuyển chứng từ kế toán

a Khi tiếp nhận chứng từ

Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt

động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số

Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi

chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ

Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội

dung quy định cho chứng từ kế toán

Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định

trên chứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện

tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải

ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng

từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng

ký tại ngân hàng Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký Những cá nhân

có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản

b Khi kiểm tra chứng từ

Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên

ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận

kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:

(1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

(2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

(3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm

chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải

từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện

có vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ

c Khi sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán

Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung

và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên

chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ

Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới

được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ

d Khi lưu trữ, bảo quản và hủy chứng từ kế toán

Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an

toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ

Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu kế

toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận

Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai

tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm

tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:

a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ

kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch

thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu

Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập

biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu

Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần lưu ý:

Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ

kế toán quy định trong chế độ kế toán này Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc

Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để

hư hỏng, mục nát Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền

Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị

được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng

được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản

lý ấn chỉ của Bộ Tài chính

Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh

nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán

3.2 Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán

3.2.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện vì nó chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế về xuất kho một loại hàng tồn nào đó, do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Khi xuất kho phải căn

cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ bao gồm lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ…

Hình 1 Mẫu chứng từ phiếu xuất kho

Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho:

Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa…lập giấy xin

xuất hoặc lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa…

Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách đơn vị duyệt

lệnh xuất

Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất

hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho

Bước 4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản

phẩm, hàng hóa… sau đó kí vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán

vật tư

Bước 5: Khi nhận phiếu xuất kho, Kế toán vật tư chuyển cho Kế toán

trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán

Bước 6: Trình phiếu xuất kho cho Thủ trưởng ký duyệt chứng từ, thường

là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu nên Thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và duyệt

Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ

3.2.2 Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu, phiếu chi

Bước 1: Lập chứng từ

- Đề xuất: Tập hợp các chứng từ, hóa đơn có liên quan đến thu chi tiền mặt, lập phiếu đề nghị thanh toán, phiếu đề nghị thu tiền Trưởng bộ phận kiểm ta ký xác nhận kèm theo phiếu đề xuất phát sinh nghiệp vụ kinh tế đã duyệt của giám đốc

- Cần phải ghi đầy đủ rõ ràng cá chi tiết theo mẫu quy định, không sửa chữa, tẩy xóa

- Kiểm tra: Nhân viên kế toán kiểm tra xem các giấy tờ chứng từ có đầy đủ chính xác không

Với phiếu chi: giấy đề nghị chi tiền, hóa đơn tài chính hoặc hợp đồng mua bán liên quan, giấy giới thiệu, phiếu nhập kho

Với phiếu thu: giấy đề nghị thu tiền

Nếu đầy đủ hợp lệ thì tiến hành lập phiếu, nếu không hợp lệ thì chuyển trả lại phòng nghiệp vụ để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng

- Ký duyệt: giám đốc, kế toán trưởng xem xét và duyệt

- Thực hiện:Nhân viên kế toán viết phiếu thu hoặc phiếu chi

Bước 2: Kiểm tra chứng từ: Bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp pháp hợp

lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trên chứng từ, kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu ghi trên chứng từ

Bước 3: Hoàn chỉnh chứng từ: Sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán ghi

các yếu tố cần bổ sung, phân loại, định khoản phiếu thu, phiếu chi phục vụ cho việc ghi sổ kế toán

Bước 4: Chuyển giao và sử dụng chứng từ: Phiếu thu, phiếu chi được

kiểm tra, hoàn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp sẽ được chuyển giao cho thủ quỹ để

thực hiện thu, chi

Bước 5: Đưa chứng từ và bảo quản lưu trữ

Hình 2 Phiếu chi mẫu số C31-BB

Đơn vị: Trung tâm Dịch vụ và Chuyển giao công nghệ

Địa chỉ: Khu II, Trường Đại học Cần Thơ, đường 3/2,

TP Cần Thơ

Mã ĐVHCSN:

PHIẾU CHI

Ngày tháng năm

Họ, tên người nhận tiền:

Địa chỉ:

Lý do chi:

Số tiền: (Viết bằng chữ):

Kèm theo: chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):

Thủ quỹ Ngày tháng năm

Người nhận tiền Mẫu số: C31-BB Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Quyển số:

Số:

Nợ:

Có:

4 Hệ thống các biểu mẫu chứng từ

Theo như quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20/3/2006 thì hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp bao gồm:

- Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp, gồm:

+ Chỉ tiêu lao động tiền lương;

Chương II

SỔ SÁCH KẾ TOÁN

1 Định nghĩa

Sổ sách kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán Sổ sách kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật

của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai

2 Nội dung

Thông thườnng, sổ sách kế toán cần phải có những nội dung sau:

• Ngày, tháng ghi sổ;

• Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;

• Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

3 Phân loại sổ kế toán

3.1 Theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin, mức độ tổng hợp hay chi tiết của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hoặc các đối tượng kế toán được phản ánh trên sổ

3.1.1 Sổ kế toán tổng hợp

Là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán cũng như tình hình hoạt động của đơn vị ở dạng tổng quát

Thuộc loại kế toán tổng hợp gồm: sổ cái, sổ nhật ký chung (bảng 1) sổ đăng ký chứng từ ghi sổ…

3.1.2 Sổ kế toán chi tiết

Là loại kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng ở dạng chi tiết, cụ thể theo cầu quản lý

Trên sổ chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ánh với các thông tin chi tiết và có thể sử dụng các loại thước đo khác nhau

Ví dụ : hàng hóa được mua về theo hóa đơn nào, của ai, thuộc loại hàng gì, đơn vị tính…

3.1.3 Sổ kế toán tổng hợp chi tiết

Là loại sổ kế toán phản ánh vừa tổng hợp vừa chi tiết ,cụ thể về các nghiệp vụ , tình hình và sự vận động của đối tượng kế toán

Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán…thuộc loại

sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết trên các sổ nhật ký chứng từ số 3,4,5,9,10 trong hình thức kế toán nhật ký - chứng từ

Việc phân loại sổ kế toán theo tiêu thức này sẽ đáp ứng được các yêu cầu thông tin cũng như quá trình giám sát hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị vừa ở góc độ tổng hợp, vừa ở góc độ chi tiết

3.2 Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ

3.2.2 Sổ ghi theo hệ thống thứ tự thời gian

Là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ Trên sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thơi gian phát sinh của nghiệp vụ, phát sinh trước ghi trước và phát sinh sau ghi sau, không phân biệt đối tượng kế toán có liên quan…

Thuộc sổ ghi theo thời gian như: sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ…

3.2.3 Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian

Là loại sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa hệ thống theo từng đối tượng kế toán Sổ được mở để theo dõi cho từng đối tượng kế toán nhưng được ghi theo trình tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng kế toán được quy định phản ánh trên sổ

Việc phân loại theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn sổ trong quá trình ghi chépcác nghiệp vụ, theo dõi các đối tượng kế toán

3.3 Phân loại theo cấu trúc ghi sổ

3.3.1 Sổ kết cấu kiểu một bên

Là loại sổ kế toán trên một trang sổ, được thiết kế một bên là phần thông tin chi tiết về nghiệp vụ, còn một bên phản ánh quy mô, sự biến động của đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng tài khoản)

3.3.2 Sổ kết cấu kiểu hai bên

Là loại sổ kế toán trên trang sổ được chia làm hai bên, mỗi bên phản ánh một mặt vận động của đối tượng kế toán

3.3.3 Sổ kết cấu kiểu nhiều cột

Là loại sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột, mỗi cột phản ánh một mối quan hệ đối ứng tài khoản hoặc một dòng thông tin nhất định liên quan đến đối tượng theo dõi trên sổ

3.3.4 Sổ kết cấu kiểu bàn cờ

Là loại sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột và nhiều dòng (ô bàn cờ), số liệu trên mỗi ô bàn cờ sẽ phản ánh thông tin tổng hợp về các đối tượng được theo dõi

Phân loại theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn các mẫu số có cấu trúc đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị

3.4 Phân theo hình thức tổ chức sổ

3.4.1 Sổ tờ rời và sổ đóng thành quyển

Là loại sổ kế toán , những tờ sổ được để riêng biệt độc lập với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế , tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán hàng tháng