Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả

Bí quản lý thời gian hiệu Bạn không ngờ nhiều cách thức quản lý thời gian lại lãng phí thời gian bạn Khi liệt kê việc cần làm, lên lịch công việc, xếp hẹn…, có khả bạn lãng phí phần lớn thời gian Theo quy luật Pareto, hay gọi quy luật 80/20, hầu hết trường hợp, 80% kết 20% nguyên nhân gây Quy luật đặt theo tên nhà kinh tế người Ý Vilffredo Pareto, người quan sát 80% đất Ý thuộc sở hữu 20% dân số Đây qui luật phổ biến kinh doanh, chẳng hạn 80% doanh thu từ 20% số khách hàng Một ví dụ phổ biến khác cho qui luật nhóm bán hàng, 80% doanh số tạo từ nhóm 20% nhân viên bán hàng Ngoài ra, hàng tá ví dụ khác mà bạn bắt gặp sống thường ngày, từ việc phân phối cải thiệt hại đến từ thiên tai Hãy suy nghĩ lại bảng danh sách “Các công việc phải làm” Nhiều cách quản lý thời gian bắt đầu với việc lập bảng danh sách “Các việc cần làm”, nhiên, nhiều danh sách lại có xu hướng đánh đồng nỗ lực giải 20% công việc tạo hiệu cao với 80% công việc không tạo nhiều tác động Chỉ đơn giản liệt kê công việc cần làm khiến bạn nhiều thời gian cho công việc không thật tạo hiệu cao Ngay bạn ưu tiên hóa công việc theo mức độ quan trọng, không hẳn bạn quản lý thời gian hiệu Nhiều công việc quan trọng chiếm nhiều thời gian công sức bạn đến nỗi, cuối cùng, chúng không đáng để bạn dành nhiều thời gian đến Sau cách Qui luật Pareto giúp bạn quản lý thời gian hiệu Bảng xếp hạng thứ tự công việc theo qui tắc Pareto: Khi lập danh sách công việc cần thực hiện, bạn ưu tiên hóa công việc theo mức nỗ lực dành cho công việc (từ đến 10, với mức nỗ lực cần phải bỏ ra) hiệu dự kiến đạt (từ đến 10, với 10 mức hiệu cao nhất) Sau có dãy số: (1) mức độ công sức phải bỏ (2) hiệu dự kiến công việc, bạn lấy số công sức chia cho kết dự kiến để có thứ tự ưu tiên thực công việc Hãy thực công việc có số thứ tự ưu tiên thấp Ví dụ: • Nỗ • Nỗ • Nỗ Công việc 1: Viết báo cáo họp lực = 10, Hiệu = 2, Thứ tự ưu tiên = Công việc 2: Chuẩn bị phần trình bày cho phòng Marketing lực = 4, Hiệu = 4, Thứ tự ưu tiên = Công việc 3: Gọi khách hàng để tham khảo thông tin lực = 1, Hiệu = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1 Giờ bạn thấy mức độ ưu tiên công việc cần phải thực Bạn thực công việc đầu tiên, tiếp đến công việc sau công việc Cách thức đơn giản bảo đảm 20% nỗ lực bạn dành cho công việc quan trọng ưu tiên thực trước Đối với 80% công việc không thực tạo hiệu cao lùi thứ tự ưu tiên Điều nghe đơn giản, chí đơn giản Tuy nhiên, nói với bạn từ kinh nghiệm thân tôi, chưa có phương pháp lại đem đến hiệu cao cho công việc cách thức ưu tiên hóa công việc