8 cách quản lý thời gian hiệu quả

8 cách quản lý thời gian hiệu Sau nghiên cứu 9.000 nhật ký công việc người làm công việc đòi hỏi tính sáng tạo cao, nhà nghiên cứu Teresa Amabile cộng có kết luận rằng, áp lực thời gian thường giết chết tính sáng tạo Đây thảm họa doanh nghiệp Tuy nhiên, “bận” thành từ thời thượng sống ngày Nhìn đâu thấy tất bật, cuống cuồng Nhiều nhà quản lý than phiền “Tôi bận quá, thời gian” Căn bệnh “không có thời gian” bắt nguồn từ việc họ từ chối buổi họp vô bổ, phân việc, lên kế hoạch cho mình, cố bất ngờ phải giải ngay, gọi khách hàng… – yếu tố vượt tầm kiểm soát, chúng bắt nguồn từ hành vi thói quen cá nhân Đó “kẻ cắp thời gian” giấu mặt mà nhà quản lý cần nhanh chóng nhận diện “tiêu diệt” Trong sách Quản lý thời gian Đại học Kinh doanh Harvard, tác giả phương pháp đánh bại "kẻ cắp" quản lý thời gian hiệu Từ bỏ thói quen trì hoãn Thói quen trì hoãn đến từ nguyên nhân: nhiệm vụ khó chịu không hứng thú, nỗi sợ thất bại, không Với nguyên nhân “nhiệm vụ khó chịu”, bạn nên giao lại cho người làm tốt việc bạn; giao phó, bạn thừa nhận bạn trì hoãn bạn thấy khó chịu, nghĩ đến cảm giác nhẹ nhõm sau giải việc nên lập kế hoạch cho nhiệm vụ cách dứt khoát Với nguyên nhân “nỗi sợ thất bại”, cách tốt trực tiếp đối đầu với nó, dùng hoạt động để xua tan trở ngại tinh thần Với nguyên nhân “không biết đâu”, bạn nên "nhảy" vào công việc điểm Sau vào cuộc, bạn tìm cách thực tiếp điều giảm khả trì hoãn Hoặc bạn chia nhỏ công việc thực phần theo mức độ quan trọng giảm dần Không nhận việc vượt khả Đừng nhận thêm trách nhiệm bạn rõ liệu có đủ thời gian để hoàn tất việc hay không Bạn tránh gây tải cho lịch làm việc cách ý thức rõ mục tiêu chính, giao phó công việc cho người khác, thực theo quy tắc 80/20 (20% hành động dẫn đến 80% kết quan trọng) học cách nói “không” với người cố tìm cách đùn đẩy công việc họ cho bạn Không nhận lấy trách nhiệm vấn đề cấp Hãy huấn luyện dẫn cho cấp dưới, không cho phép họ đặt gánh nặng lên lưng bạn, cho phép họ xin lời khuyên từ bạn họ gặp khó khăn thật Tránh việc di chuyển không cần thiết Nếu buộc phải di chuyển, đem theo việc mà bạn làm để lấp đầy thời gian rỗi thời gian chuyến hoạt động hữu ích nhiều tốt Kiểm soát email Kiểm soát email bạn cách giải vào thời gian định ngày, dùng địa email công ty cho mục đích công việc, xóa thư không mong đợi mà không cần phải mở chúng dẫn người viết thư cho bạn “Hãy gửi thông tin này”, “Đừng chép cho thông tin đó” hay “Lần sau xin gửi thông tin cho (tên cấp tương ứng)”… Giải việc giấy tờ Giải việc giấy tờ theo cách ngăn bạn không làm lại việc thêm lần Nếu văn không đòi hỏi phải trả lời đọc nhanh bỏ lưu hồ sơ phù hợp Nếu cần thiết trả lời mà không tốn nhiều thời gian trả lời, bỏ lưu hồ sơ Nếu bạn bận rộn giao cho người khác đặt giấy tờ vào mục chờ giải sau xếp vào vị trí ưu tiên Loại bỏ họp không hiệu Hãy cố gắng để loại bỏ họp không cần thiết tránh họp mà bạn góp phần đạt từ ít, đồng thời tránh họp thiếu chương trình rõ ràng Không nhãng nơi làm việc Việc chuyển tập trung từ hoạt động sang hoạt động khác quay lại việc cũ thời gian Cách giải quyết: tránh việc gây nhãng (đọc báo, lướt web, email từ bạn bè, trò chuyện phiếm…) tập trung vào việc kết thúc chuyển sang việc khác