Quản lý điểm học sinh trường THPT

Thực hiện hệ thống sử dụng Access 2000: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, toàn bộ các công cụ làm việc của chương trình nằm gọn trong Database Containr thùng cơ sở dữ liệu.. Có

Bộ chương trình Access 2000 có sẵn trong bộ Office 2000, cài đặt vào máy

sẽ chiếm khoảng 60 Megabyte, nằm rải rác trong nhiều thư mục

Toàn bộ chương trình cài đặt bằng Access 2000 nằm gọn trong một file duy nhất có phần mở rộng với tên file là MDB

4.2 Thực hiện hệ thống sử dụng Access 2000:

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, toàn bộ các công cụ làm việc của chương trình nằm gọn trong Database Containr (thùng cơ sở dữ liệu)

Có 6 ngăn chứa 6 loại công cụ:

Table Query Form Report Macro Module

- Ngăn Table: Chứa các cơ sở dữ liệu

- Ngăn Query: Chứa các kỹ thuật phân tích/ tổng hợp cơ sở dữ liệu

- Ngăn Form: Chứa các mẫu biểu để nhập liệu

- Ngăn Report: Chứa các báo cáo

- Ngăn Macro: Chứa các hành động

- Ngăn Module: Chứa các hàm, thủ tục

∗TABLE (Bảng biểu)

Người ta dùng Query để liên kết các chỉ tiêu số liệu tản mạn từ nhiều Table, để chọn lựa ra những thông tin cần quan tâm (Select Query) Hơn nữa, Query còn là công cụ cần thiết để chỉnh sửa số liệu (Update Query), để tạo ra Table mới (Make Table Query), để ráp nối số liệu vào Table (Append Query), để xoá số liệu (Delete Query), tổng hợp số liệu (Crosstab Query), và nhiều công dụng khác nữa Query được dùng làm như nền tảng để sản xuất ra các báo biểu có đặc tính định dạng cao hơn Table Cùng một lượng số liệu thu nhập được và lưu trữ trong các Table như nhau, ai vận dụng Query giỏi hơn người đó thắng.

∗FORM (Mẫu biểu)

Đây là đầu vào, là điểm nhập của hệ thống Các thông tin cần quản lí sẽ được người dùng nhập vào máy thông qua các Form, sau đó được chương trình phân tích chuyên hoá thành cơ sở dữ liệu lưu vào các Table.Trong một Form có thể chứa một Form khác gọi là SubForm cho phép cùng một lúc nhập liệu vào nhiều Table khác nhau

∗REPORT (Báo biểu)

Là kết quả đầu ra sau cùng của quá trình khai thác số liệu Dùng để in ấn hay thể hiện các báo biểu có nguồn gốc từ các Table hay từ kết quả của các bảng Query Report có nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt, có thể gồm cả hình ảnh đồ thị

Một dạng hiển thị số liệu để lên mạng Có thể dùng các Page để bổ sung, chỉnh sửa và xem số liệu trong Database hoặc trong Project của Microsoft Access

Có thể dùng chúng trên Internet hoặc trên một Intranet, và có thể gửi chúng trong

E - Mail

∗MACRO (Lệnh ngầm)

Macro là tập hợp của một hay nhiều hành động, giúp chương trình thực hiện một thao tác nào đó Macro của Access được xem như một công cụ lập trình đơn giản, có thể chọn lựa tình huống tuỳ theo một điều kiện thực tế tại thời điểm

∗MODULE (Đơn thể)

Là một dạng tự động hoá cao cấp và chuyên sâu hơn Macro, đó là những hàm riêng của những người dùng được lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic Chỉ khi nào các công cụ Query và Macro phối hợp với các hàm có sẵn của Access mà không đáp ứng nổi yêu cầu mới phải cậy tới Module

- Quy trình tổng quát cho các bước thiết kế chương trình bằng Access:B1: Xây dựng cấu trúc Table của chương trình

B2: Tạo mối quan hệ (Renationship) giữa các bảng

B3: Tạo các Query

B4: Tạo các menu khởi động và các chức năng khởi động chương trình.B5: Tạo các mẫu biểu nhập liệu (Form)

B6: Gắn các Form, vào menu thi hành nhập liệu để kiểm sai

B7: Tạo các báo cáo (Report)

B8: Gắn các Report vào menu hoặc Form, thi hành nhập liệu để kiểm sai.B9: Duyệt lại toàn bộ chương trình, kiểm tra tính chính xác của các xử lí

B10: Chạy thử nghiệm chương trình.

4.2.1 Thiết kế các bảng và các quan hệ:

*Danh sách các bảng của chương trình

3/ Table Danh sách môn học:

4/Table Điểm học sinh chi tiết:

5/ Table Điểm trung bình:

6/ Table Danh sách học sinh lớp:

7/ Table Phân công giảng dạy:

8/ Table Xếp loại học sinh:

10/ Thiết kế Relationship giữa các Table

4.2.2 Thiết kế các Form:

 Danh sách các Form

Đây là đầu vào, là nơi nhập điểm của hệ thống, các thông tin quản lý sẽ được nhập vào máy thông qua các Form, sau đó sẽ được chương trình phân tích chuyển hoá thành cơ sở dữ liệu lưu vào bảng Chương trình có các form sau:

1/ Form Cập nhật thông tin:

2/ Form Danh sách học sinh:

3/ Form Danh sách lớp học:

4/ Form Danh sách giáo viên :

5/ Form Danh sách môn học:

6/ Form Phân công giảng dạy:

7/ Form Nhập điểm theo môn:

8/ Form Nhập hạnh kiểm :

9/ Form tìm kiếm:

10/ Form tìm kiếm theo họ đệm:

11/ Form tìm kiếm theo tên:

12/ Form In ấn học sinh:

13/ Form In bảng tổng hợp:

14/ Form In ấn bảng điểm chi tiết:

15/ Form In danh sách học sinh:

4.2.3 Danh sách các truy vấn:

Query là một công cụ khá đặc trưng của Access giúp ta truy cập, phân tích hay tổng hợp cơ sở dữ liệu dưới nhiều hình thức phong phú Query còn được dùng tạo ra nguồn cơ sở cho form và Report Chương trình quản lý điểm gồm các query sau:

2/ Query Kết quả tìm kiếm học sinh:

4/ Query Kết quả tìm kiếm học sinh theo điểm chi tiết:

6/ Query In bảng điểm cả lớp - học kỳ I:

8/ Query In điểm chi tiết:

9/ Query Nhập điểm:

11/ Query Điểm học sinh:

4.2.4 Source code của chương trình:

Với Access, source code nằm trong các module Có 2 loại module:

1/ Module chính: Nằm trong ngăn module của Database Container Module này không nhất thiết phải có, các chương trình nhỏ có thể không cần module chính

Function m_max(a As String, b As String)

4.2.5.Danh sách các báo cáo:

Đây là đầu ra của chương trình, là mẫu kiết xuất các báo cáo, chương trình có tất

cả các report sau:

1/ Report Bảng điểm chi tiết học sinh:

2/ Report Danh sách lớp:

3/ Report In bảng điểm cả lớp cả năm:

4/ Report In bảng điểm cả học kỳ I:

5/ Report In bảng điểm cả học kỳ II:

6/ Report Tổng hợp cả năm:

7/ Report Tổng hợp kỳ I:

4.2.5 Các Macro của chương trình:

Macro là tập hợp một hay nhiều hành động, giúp chương trình thực hiện một hay nhiều thao tác nào đó Chương trình có các Macro như sau:

4.3.Khởi động và thực hiện chương trình:

Phần này xem như mô tả hoạt động của chương trình, qua đó sẽ hướng dẫn người dùng các thao tác sử dụng chương trình, và diễn giải các khả năng xử lý của chương trình

4.3.1.Khởi động chương trình:

Bước1: Nhắp đúp vào file chương trình “ quản lý học sinh THPT”

Bước 2: Form chương trình quản lý điểm hiện ra

Hình 4.2.Menu chính của chương trình

4.3.2 Cấu trúc của hệ menu giao diện 3 cấp:

Hệ thống menu giao diện 3 cấp của chương trình chứa 2 menu con và 1 nút

″thoát″ để đóng chương trình Mỗi menu con thực hiện một chức năng cơ bản của

hệ thống:

1/ Menu Cập nhật thông tin: Thực hiện việc cập nhật một số công việc:

Các thao tác:

Nhấp nút chọn một trong các chức năng ở cấp 1 chương trình sẽ mở menu cấp 2

→ chương trình sẽ mở menu cấp 3 (nếu có),mở form để nhập liệu hoặc mở một Report để kết xuất báo cáo

Menu cấp 1

Menu cấp 2

KẾT LUẬN

Qua quá trình xây dựng, hoàn thành đồ án, chạy thử nghiệm chương trình,

so với mục tiêu, phạm vi cũng như hạn chế của hệ thống đã đề ra:

I/Các ưu điểm:

+ Hệ thống đã đáp ứng được các yêu cầu trước mắt trong quá trình tin học hoá công việc quản lý điểm tai trường THPT Nguyễn Đức Cảnh - Hải Phòng

Hệ thống làm việc với Menu tạo được giao diện thuận lợi giữa người sử dụng với máy tính

+ Các dữ liệu vào được kiểm tra hạn chế tới mức tối thiểu những sai sót của người sử dụng

+ Khả năng sửa chữa dữ liêu thuận tiện trong quá trình nhập, góp phần tạo môi trường giao tiếp thân thiện giữa người sử dụng với máy tính Hệ thống có quan tâm đến tính mở, không chỉ giới hạn trong một trung tâm, mà có thể sử dụng cho các trung tâm hướng nghiệp và dạy nghề cùng loại hình đào tạo

II/Nhược điểm:

+ Do sự hiểu biết về Access của bản thân còn hạn chế, thời gian làm đề tài

có hạn nên chưa phát huy hết sức mạnh của nó

+ Tính thẩm mỹ của chương trình còn bị hạn chế

+ Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao

+ Chưa thiết lập phần hướng dẫn người sử dụng

+ Chương trình chưa xây dựng được điều kiện thi nghề có kết hợp với số ngày nghỉ < 1/3 số buổi học

III/ Hướng phát triển của đề tài:

+ Xây dựng tiếp điều kiện được thi nghề có tính đến ngày nghỉ của học sinh+Xây dựng phần hướng dẫn sử dụng chương trình để người dùng thuận tiện tham khảo khi cần

+ Tìm cách sửa đổi chương trình theo hướng hoạt động trên môi trường mạng