Kỹ năng thuyết trình

15/12/2009 MÔN: KỸ NĂNG NGHỀ Logo Bộ Môn Kỹ Năng Nghề KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Khái niệm thuyết trình Chuẩn bị thuyết trình hiệu Logo Kỹ thuật soạn slide thuyết trình Trình bày thuyết trình hiệu Kết thúc thuyết trình ấn tượng 15/12/2009 MỤC TIÊU BÀI HỌC Hiểu biết công tác chuẩn bị cho buổi thuyết trình hiệu Kỹ soạn thảo slide thuyết trình ấn tượng Logo Kỹ truyền tải, nội dung lôi cuốn, truyền cảm hứng kết thúc ấn tượng Nghệ thuật tương tác làm chủ buổi thuyết trình KHÁI NIỆM THUYẾT TRÌNH Thuyết trình trình truyền đạt thông tin nhằm đạt đƣợc mục tiêu cụ thể nhƣ : HIỂU, TẠO DỰNG QUAN HỆ, THỰC HIỆN “Thuyết trình” hình thức Logo giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác Chú trọng vào chủ đề người nghe xác định Thời gian không gian xác định 15/12/2009 KHÁI NIỆM THUYẾT TRÌNH Một số ví dụ thuyết trình: Viết: Thư, lời nhắn, báo cáo, nhận xét, biên họp, họp, đề nghị … Nói: Chuyện trò, họp, vấn, bán sản phẩm Logo dịch vụ Hành động: Ngôn ngữ cử chỉ, hành động KHÁI NIỆM THUYẾT TRÌNH Một thuyết trình hiệu phải đạt đƣợc mục tiêu sau đây: Tối ưu hoá thời gian người nghe Phân tích hiểu đối tượng người nghe Cấu trúc tốt thuyết Logo trình Thực thuyết trình lôi hấp dẫn Nhấn mạnh điểm quan trọng thông điệp bạn Tạo lập mối quan hệ thân thiện với người nghe 15/12/2009 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Để buổi thuyết trình thành công công tác chuẩn bị quan trọng, từ việc xác lập chủ đề, thu thập thông tin, phân tích thính giả đến việc chuẩn bị slide, tập luyện phải thực cách nghiêm túc chuyên nghiệp Xác định mục tiêu Logo Chọn chủ đề: Nhiều người quan tâm, mẻ, thiết thực, hiểu biết sâu rộng presentation Chuẩn bị nội dung cách trình Thông tin, thuyết phục, hài hước CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Đảm bảo nguyên tắc SMART • S-Specific: Cụ thể, rõ ràng dễ hiểu S-Specific • M-Measurable: Đo đếm (Motivation) • A-Achievable: Có thểLogo bound T-Time M-Measurable đạt SMART khả • R-Realistic: Thực tế A-Achievable R-Realistic • T-Time bound: Thời hạn để đạt mục tiêu vạch 15/12/2009 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Phân tích thính giả Xác định thính giả: Chủ đạo tiềm Phân tích thính giả: • Thu thập thông tin Logo chuyên môn • Mong muốn quan tâm thính giả • Qui mô thính giả CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Thu thập thông tin Chuẩn bị tất thông tin cần thiết cho tình có thể, tương ứng với chủ đề thuyết trình Tra cứu tài liệu từ nguồn thông tin tin cậy Khảo sát ý kiến từ thính giả Quan sát lắng ngheLogo Sử dụng công nghệ mới: Thư viện điện tử Internet Dùng thẻ ghi nhớ (mẫu Stick) • Ý chủ đề • Lời giới thiệu • Các thành ngữ, thuật ngữ • Lời kết 15/12/2009 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Nghiên cứu sâu chủ đề Đầu tư thời gian để nghiên cứu kỹ chủ đề, đề tài thuyết trình phát triển thành ý tưởng Những tình thường gặp có khả xảy chủ quan hay khách quan Logo Chuẩn bị tốt tâm lý Các công cụ hỗ trợ thuyết trình: Slide, máy chiếu, bút, Lập lịch trình thời gian: Phân bổ thời gian Tập luyện trƣớc thuyết trình CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Sắp xếp ý Trình tự xếp ý trình bày trọng tâm ý muốn chuyển tải đến thính giả Trình bày ý, sang ý khác, trình bày lồng ghép Logo nhằm nêu bật vấn đề Một cách trình bày phổ dụng ý trước dẫn dắt ý sau Phát khảo đề cương: Những nội dung cần trình bày giúp thính giả nắm rõ cấu trúc thuyết trình 15/12/2009 BÀI TẬP THỰC HÀNH Chon đề tài thuyết trình, chia nhóm thực công việc chuẩn bị cho thuyết trình sau: Xác định mục tiêu Phân tích thính giả Thu thập thông tin Logo Nghiên cứu sâu chủ đề Sắp xếp ý Các nhóm thảo luận, Giảng viên đúc kết cuối KỸ THUẬT SOẠN THẢO SLIDE Thể thuyết trình theo lối văn nói tự nhiên, truyền cảm phù hợp với trình bày lời nói, bên cạnh việc tổ chức slide theo bố cục, font chữ, hình ảnh, , công tác quan trọng không Logo 15/12/2009 KỸ THUẬT SOẠN THẢO SLIDE Trình bày slide Tiến hành soạn thảo chi tiết slide nghiên cứu phát khảo đề cương Gọt giũa xếp thông tin cách hợp lý cô Logo đọng Thêm ví dụ nhằm mô tả sinh động hài hước cho buổi thuyết trình lôi Soạn thảo cảm thấy tự tin thoải mái KỸ THUẬT SOẠN THẢO SLIDE Trình bày slide Bố cục Slide thuyết trình: Mở đầu, nội dung chính, kết luận Thiết kế tiêu đề layout, font, size chữ, bullets Màu sắc, âm thanh, hình ảnh, phim ảnh, hiệu ứng động Logo Bảng biểu, biểu đồ, ký hiệu 15/12/2009 KỸ THUẬT SOẠN THẢO SLIDE MINH HỌA MẪU TRANG BỊ KỸ NĂNG DOANH NGHIỆP NHÀ TRƢỜNG Nền tảng, nghiên cứu  Phương pháp học  Bài tập lớn, thực tập, đồ án  Hội thảo, ngày hội việc làm…  Chuyên môn, kiến thức Kỹ thực hành Tiếp cận doanh nghiệp Giao tiếp, thuyết trình Đáp ứng công việc  Áp lực cao  Thích ứng, lĩnh hội  Theo nhóm, độc lập, Hoạch định, tổ chức  Trách nhiệm, cầu tiến…  Logo BẰNG CẤP/CHỨNG CHỈ Cisco Systems Microsoft MCSA MCSE CompTI A CCENT/CCNA CCNP MCTS CCIE MCITP WLAN, Voice A+ Netwok+ INTERNATIONAL CERFITICATIONS KỸ THUẬT SOẠN THẢO SLIDE SLIDES THUYẾT TRÌNH MẪU Logo 15/12/2009 KỸ THUẬT SOẠN THẢO SLIDE SLIDES THUYẾT TRÌNH MẪU Logo BÀI TẬP THỰC HÀNH Sau công tác chuẩn bị hoàn thành, nhóm tiến hành soạn thảo thuyết trình theo chuẩn dùng MS Powerpoint: Bố cục Slide thuyết trình: Mở đầu, nội dung chính, kết luận Thiết kế tiêu đề layout, font, size chữ, bullets Logo Màu sắc, âm thanh, hình ảnh, phim ảnh, hiệu ứng động Bảng biểu, biểu đồ, ký hiệu,… Các nhóm thảo luận, Giảng viên đúc kết cuối 10 15/12/2009 TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Tự nhiên chìa khóa thành công trình bày thuyết trình, để đạt đƣợc điều cần trọng đến yếu tố nhƣ phong cách, kiểm soát tâm lý, tự tin, rèn luyện kỹ năng, Bố cục buổi thuyết trình Phong cách thuyết trình Logo Kiểm soát căng thẳng Thuyết trình cách tự tin Rèn luyện kỹ đặc biệt Tương tác làm chủ tình TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ BỐ CỤC BUỔI THUYẾT TRÌNH Phần mở đầu: Thiết lập mối quan hệ với người nghe Điểm qua nét nội dung Phần nội dung: Chứa đựng ý chính, vấn đề then chốt cần trình bày Logo Những vấn đề cần bố trí cách logic, chặt chẽ, kèm theo dẫn chứng sống động số liệu, hình ảnh minh họa,… Phần kết thúc: Tóm tắt vấn đề trình bày Những đọng lại cho thính giả Lời cảm ơn, lời chúc tốt lành 11 15/12/2009 TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ PHONG CÁCH THUYẾT TRÌNH Điềm đạm lịch sự, Nam: đeo cravat_ Nữ: đồng phục công sở Tiến lên bục thuyết trình cách Logo mạnh mẽ, tự tin Tập trung không vội vàng Giữ nhìn sảng khoái sinh động TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ PHONG CÁCH THUYẾT TRÌNH Sử dụng nét mặt biểu cảm nói câu có tính chất khích lệ hay đặt câu hỏi Một nụ cười chỗ giúp hòa Logo đồng với người nhanh Đừng để micro gần Đứng tư thế: Cân tầm nhìn thính giả Cải thiện giọng nói: Rõ ràng, âm điệu phù hợp, truyền cảm 12 15/12/2009 TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ KIỂM SOÁT SỰ CĂNG THẲNG Liệt kê tất yếu tố dẫn đến căng thẳng, kiểm soát cảm xúc thân nhằm đạt kết cao Nhận dạng trạng thái căng thẳng: Nao nao, mắt nháy liên tục, khô miệng, tay run,… Logo Chuẩn bị sẵn sàng, kỹ lưỡng việc, kiểm tra ghi điều cần thiết Tự trấn tĩnh thân: Chuẩn bị, tập luyện thư giản Xoa dịu căng thẳng: Tâm trạng thoải mái, thư giản, tìm nơi yên tĩnh cố tập trung suy nghĩ theo hướng tích cực thư giản TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ KIỂM SOÁT SỰ CĂNG THẲNG Giải toả căng thẳng với vài tập nhỏ: Nhăn mặt: Nhíu mày giãn Logo Ngậm chặt hai hàm: Nhắm chặt mắt, nhăn mặt, giãn Miệng mổ rộng: Mắt miệng mở to Hít thở: Nhắm mắt đặt tay lên ngực tay lên hoành, hít thật sâu thở từ từ 13 15/12/2009 TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ THUYẾT TRÌNH MỘT CÁCH TỰ TIN Khởi đầu thuyết trình cách mạnh mẽ, ấn tượng, sử dụng giọng điệu, nhịp điệu, ngôn ngữ thể cách hợp lý Logo Trình bày phần mở đầu cách tự tin, rõ ràng với tốc độ bình thường Trình bày nhanh hay chậm tùy nội dung thời điểm nhằm gây ý với thính giả, nhấn giọng muốn nêu bật ý quan trọng TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ THUYẾT TRÌNH MỘT CÁCH TỰ TIN Ngừng vài giây trước chuyển sang ý khác Kể câu chuyện hài hước, phù hợp với chủ đề Logo nói Phát biểu tự tin, thể thư thái, cử phù hợp Xây dựng mối quan hệ thân mật bầu không thoải mái buổi thuyết trình 14 15/12/2009 TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ RÈN LUYỆN NHỮNG KỸ NĂNG ĐẶC BIỆT Kỹ ngôn ngữ thể, giọng nói, cách ứng xử, ngôn từ, Sử dụng câu nói ngắn gọn, xúc tích, cao giọng nhấn mạnh ý Logo quan trọng Vươn người phía trước hạ thấp giọng muốn khơi gợi tò mò từ thính giả chia sẻ điều bí mật hay thú vị TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ RÈN LUYỆN NHỮNG KỸ NĂNG ĐẶC BIỆT Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, súc tích đảm bảo thuyết trình rõ ràng dễ hiểu Logo Giao tiếp mắt trực diện với thính giả Ngắt nhịp dứt khoát, có chủ ý Ước lượng thời gian thuyết trình nhằm phân bổ thời gian hợp lý 15 15/12/2009 TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ TƢƠNG TÁC VÀ LÀM CHỦ TÌNH THẾ Xét đoán tâm trạng thính giả Tìm cách khích lệ, kể mẫu chuyện vui, câu nói đùa nhằm truyền tải tín hiệu tích cực qua ngôn ngữ thể Logo Quan sát thính giả qua cử chỉ, thu hút thính giả cách đưa câu hỏi sau khoảng thời gian định Nhận biết dấu hiệu tiêu cực tích cực thính giả để có cách xoay chuyển kịp thời: Tư ngồi, gương mặt, đôi chân,… TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ TƢƠNG TÁC VÀ LÀM CHỦ TÌNH THẾ Cách xử lý trả lời câu hỏi Phần hỏi đáp quan trọng không phần thuyết trình Do công tác nghiên cứu, xây dựng soạn thảo thuyết trình phải chuẩn bị kỹ lưỡng, chuẩn bị trước Logo câu hỏi mà thính giả đặt Hầu hết câu hỏi thính giả đặt có mục đích chung Tỏ tự tin giữ quyền kiểm soát, trả lời câu hỏi ngắn gọn trọng tâm theo hướng nhiều người quan tâm, tránh tranh luận dông dài vấn đề nhỏ 16 15/12/2009 TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ TƢƠNG TÁC VÀ LÀM CHỦ TÌNH THẾ Cách xử lý trả lời câu hỏi Nếu người đặt câu hỏi tỏ rụt rè hay căng thẳng nên khen ngợi khích lệ Logo họ Ứng xử khôn ngôn với người đặt câu hỏi: Khiêu khích hay vòng vo, dông dài -> “Câu hỏi bạn hay/Ý hay nhiên…” TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ TƢƠNG TÁC VÀ LÀM CHỦ TÌNH THẾ Cách xử lý trả lời câu hỏi Dành thời gian ngắn để phân tích câu hỏi, câu hỏi tích cực tỏ lịch ghi nhận, ngược lại nên cám ơn chuyển sang câu hỏi tiếp Trả lời câu hỏi theo hướng mà nhiều người quan tâm Logo Thể kiến thức sâu rộng, nâng cao uy tín trả lời tốt câu hỏi thính giả cảm thấy thật hài lòng Câu hỏi cần xử lý dựa tôn trọng lịch Những câu hỏi khó cần nghiên cứu kỹ nên hẹn để trả lời sau 17 15/12/2009 KẾT THÚC THUYẾT TRÌNH ẤN TƢỢNG Kết thúc mạnh mẽ ấn tƣợng có tác dụng ấn định suy nghĩ mà thính giả có đƣợc thuyết trình, nên điểm lại ý giúp thính giả ghi nhớ điều cần thiết Hướng đến kết thúc: Buổi thuyết trình gồm nhiều ý chính, trình bày đến phần nên nói rõ Logothính giả để tiện theo dõi Lưu lại ấn tượng tốt đẹp: Phần kết thúc phải thật gây ấn tượng mạnh có ý nghĩa, kết hợp kiểu âm điệu ngắt nhịp ngôn ngữ thể nhằm chuyển tải thông điệp thắm sâu vào tâm trí người nghe KẾT THÚC THUYẾT TRÌNH ẤN TƢỢNG Tóm lược thuyết trình hai câu, ngắn gọn nhằm thu hút ý Nhấn mạnh cụm từ trọng tâm Sử dụng điệp âm tạo ấn tượng tốt trình bày phần kết thúc Logo Đặt câu hỏi mang tính suy nghĩ, suy luận mở rộng cho thính giả kết thúc thuyết trình Hãy đợi thính giả vỗ tay Khi tiếng vỗ tay lắng xuống, mỉm cười đừng quên cám ơn người đến dự 18 15/12/2009 Bài tập thực hành Các nhóm trình bày thuyết trình nhóm cách hoàn chỉnh Các nhóm thảo luận, Giảng viên đúc kết cuối Logo Ôn tập hỏi đáp Ý nghĩa ứng dụng thuyết trình, báo cáo Các công tác chuẩn bị thuyết trình Kỹ thuật soạn thảo thuyết trình chuẩn Rèn luyện kỹ thuyết trình hiệu Logo 19 15/12/2009 TRÂN TRỌNG Logo CẢM ƠN 20