HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ PORTALOFFICE 2009

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ PORTALOFFICE 2009 Phiên 4.0 Hà nội 11-2008 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội MỤC LỤC Tổng quan 1.1 1.2 1.3 1.4 Giới thiệu Mô hình hoạt động Hình thức triển khai Yêu cầu hệ thống 10 Quản lý tin tức 11 2.1 Giới thiệu 11 2.2 Hướng dẫn sử dụng 11 2.2.1 Thiết lập tin hiển thị chạy ngang tr ên trang chủ 11 2.2.2 Thêm nhóm tin tức 12 2.2.3 Thay đổi thứ tự nhóm tin tức 13 2.2.4 Thay đổi thông tin nhóm tin tức 14 2.2.5 Phân quyền quản lý nhóm tin tức theo nhóm quyền 14 2.2.6 Phân quyền quản lý nhóm tin tức theo th ành viên 14 2.2.7 Xóa nhanh tin nhóm tin 15 2.2.8 Đăng tin tức 15 2.2.9 Thay đổi nội dung tin tức 17 2.2.10 Xóa nội dung tin tức 18 2.2.11 Duyệt nội dung tin tức 18 2.2.12 Duyệt nội dung nhiều tin tức 18 Lịch quan 19 3.1 Giới thiệu 19 3.2 Hướng dẫn sử dụng 19 3.2.1 Thêm nhóm lịch quan 19 3.2.2 Thay đổi thông tin nhóm lịch c quan 20 3.2.3 Thay đổi thứ tự nhóm lịch c quan 20 3.2.4 Phân quyền nhóm lịch quan theo nhóm quyền (Role) 21 3.2.5 Phân quyền nhóm lịch quan theo thành viên(Users) 22 3.2.6 Đăng kiện cho lịch quan 22 3.2.7 Đăng kiện lặp cho lịch quan 23 3.2.8 Thay đổi kiện cho lịch quan 24 3.2.9 Xóa kiện lịch quan 24 3.2.10 Xoá nhanh kiện lịch quan 24 3.2.11 Duyệt kiện lịch c quan 25 3.2.12 Xem lịch quan ngày 26 3.2.13 Xem lịch quan theo ngày(1), tu ần(7), tháng(30) 26 3.2.14 Xem lịch quan theo tháng năm 26 3.2.15 Đưa lịch quan vào lịch cá nhân 26 3.2.16 In lịch quan 26 Quản lý tin nhắn 27 4.1 Giới thiệu 27 4.2 Hướng dẫn sử dụng 27 4.2.1 Thiết lập cho phần tin nhắn 27 4.2.2 Thiết lập phần giới hạn tin 27 4.2.3 Xem danh sách tin nh ắn gửi đến 27 4.2.4 Soạn thảo tin nhắn nội 28 4.2.5 Xem lại thư gửi 29 Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội 4.2.6 4.2.7 4.2.8 Xem lại thư xóa 29 Tìm kiếm 29 Nhóm cá nhân (Danh bạ tôi) 30 Lịch công việc 31 5.1 Giới thiệu 31 5.2 Hướng dẫn sử dụng 31 5.2.1 Xem lịch công việc cá nhân 31 5.2.2 Xem lịch theo Ngày(1), Tuần(7), Tháng(31) 32 5.2.3 Xem lịch công việc theo Phòng ban 33 5.2.4 Xem chi tiết kiện lịch công tác 33 5.2.5 Từ chối chấp nhận kiện đ ược gửi người quản lý 34 5.2.6 Xem lịch công việc theo Tháng/Năm 34 5.2.7 In lịch công việc 34 5.2.8 Thêm kiện lịch công việc 34 5.2.9 Thêm kiện gửi đến lịch cá nhân nhiều ng ười 35 5.2.10 Thêm kiện lặp lại t ương lai 35 5.2.11 Thay đổi nội dung thông tin kiện 36 5.2.12 Xóa nội dung thông tin kiện 36 Quản lý công việc 37 6.1 Giới thiệu 37 6.2 Hướng dẫn sử dụng xem nội dung thông tin công việc 38 6.2.1 Xem tất công việc xử lý 38 6.2.2 Xem tất công việc tham gia 38 6.2.3 Xem tất công việc đ ã giao 38 6.2.4 Xem tất công việc theo d õi 39 6.2.5 Xem chi tiết nội dung thông tin li ên quan đến công việc 39 6.2.6 Xem tất dự án Công ty 40 6.2.7 Xem chi tiết công việc dự án 40 6.2.8 Xem báo cáo công việc nhân viên 41 6.2.9 Xem báo cáo công việc nhân viên theo phòng ban 42 6.3 Hướng dẫn sử dụng thêm nội dung thông tin công việc 43 6.3.1 Thêm công việc dành cho nhân viên 43 6.3.2 Tìm kiếm công việc 44 6.3.3 Thiết lập tùy chọn cá nhân 45 6.3.4 Thêm công việc có tham gia nhiều ng ười 46 6.3.5 Thêm kết công việc thực vào công việc giao 46 6.3.6 Thêm công việc cho dự án đ ã thiết lập 47 6.3.7 Thêm dự án 48 6.3.8 Thêm báo cáo công việc dành cho nhân viên 49 6.3.9 Thêm nhóm công việc cho mục báo cáo công việc 50 6.4 Hướng dẫn sử dụng thay đổi thông tin công việc 51 6.4.1 Thay đổi thông tin công việc đ ã giao 51 6.4.2 Thay đổi công việc liên quan thành dự án 52 6.4.3 Thay đổi thông tin thành viên tham gia thực công việc 52 6.4.4 Chiếm quyền quản lý dự án 53 6.4.5 Cập nhật nhóm công việc cho dự án 53 6.4.6 Cập nhật tỉ lệ (%) công việc nhóm 53 6.4.7 Thay đổi thông tin dự án 54 6.4.8 Thay đổi nội dung báo cáo công việc nhân vi ên 54 6.5 Hướng dẫn xoá thông tin li ên quan đến công việc 55 6.5.1 Xoá công việc giao 55 6.5.2 Xoá toàn thông tin dự án 55 6.6 Quản trị phân quyền 56 6.6.1 Phân quyền quản trị Module quản lý công vi ệc theo nhóm quyền 56 Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội 6.6.2 6.6.3 6.6.4 6.6.5 6.6.6 6.6.7 Phân quyền xem báo cáo công việc ph òng ban theo nhóm quản lý 56 Phân quyền xem báo cáo công việc phòng ban theo người dùng 57 Quản lý danh mục loại công việc 58 Quản lý danh mục nhóm dự án 58 Xóa công việc cũ 59 Xoá báo cáo công việc 59 Quy trình 60 7.1 Giới thiệu 60 7.2 Hướng dẫn sử dụng 60 7.2.1 Thiết lập thông số cho module 60 7.2.2 Thêm nhóm quy trình 60 7.2.3 Cập nhật thứ tự nhóm quy tr ình 60 7.2.4 Phân quyền cho nhóm quy trình 61 7.2.5 Thêm quy trình 61 7.2.6 Cập nhật thứ tự quy trình 62 7.2.7 Thêm giai đoạn cho quy trình 62 7.2.8 Phân quyền sử dụng quy trình theo Nhóm (Roles) 63 7.2.9 Phân quyền sử dụng quy trình theo Người dùng (Users) 63 7.2.10 Quản lý quy trình 64 7.2.11 Các yêu cầu chờ xử lý 65 7.2.12 Các yêu cầu gửi 65 7.2.13 Gửi yêu cầu 65 Hệ thống Webmail 67 8.1 Giới thiệu 67 8.2 Hướng dẫn sử dụng 67 8.2.1 Soạn thư để gửi phân hệ Webmail 67 8.2.2 Nhận thư phân hệ Webmail 68 Quản lý danh bạ cá nhân(Các liên hệ) 70 9.1 Giới thiệu 70 9.2 Hướng dẫn sử dụng 70 9.2.1 Truy xuất thông tin liên hệ cá nhân 70 9.2.2 Thêm nhóm thông tin liên hệ 70 9.2.3 Thêm thông tin liên hệ 71 9.2.4 Thiết lập tài khoản thư Gmail 72 9.2.5 Thiết lập chữ ký số Email hiển thị 72 10 Hệ thống thảo luận nội (Diễn đ àn điện tử) 74 10.1 Giới thiệu 74 10.2 Hướng dẫn sử dụng 74 10.2.1 Thêm nhóm cho diễn đàn 74 10.2.2 Cập nhật quyền cho nhóm diễn đ àn 75 10.2.3 Thay đổi thứ tự diễn đàn 76 10.2.4 Thay đổi thứ tự nhóm diễn đ àn 77 10.2.5 Quản lý File diễn đàn 77 10.2.6 Đăng cho diễn đàn 77 10.2.7 Cập nhật tin cho diễn đàn 78 10.2.8 Tìm kiếm diễn đàn 79 11 Quản lý văn hồ sơ (Tài liệu) 80 11.1 Giới thiệu 80 11.2 Hướng dẫn sử dụng 80 11.2.1 Truy xuất văn bản, hồ sơ để sử dụng 80 11.2.2 Tìm kiếm theo tên văn bản, hồ sơ 80 Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội 11.2.3 11.2.4 11.2.5 11.2.6 11.2.7 11.2.8 11.2.9 11.2.10 11.2.11 11.2.12 11.2.13 12 Thêm nhóm văn bản, hồ sơ 81 Thay đổi nhóm văn bản, hồ sơ 81 Chuyển nhóm văn bản, hồ sơ 82 Duyệt tài liệu 82 Phân quyền truy cập nhóm văn bản, hồ sơ theo nhóm quyền 82 Phân quyền truy cập nhóm văn bản, hồ s theo thành viên 83 Thêm tài liệu vào nhóm 83 Cập nhật thứ tự cho nhóm hồ s – tài liệu 84 Cập nhật nhóm tài liệu 84 Thay đổi thông tin hồ sơ- tài liệu 85 Xóa hồ sơ- tài liệu nhóm 85 Quản lý quan hệ khách hàng 86 12.1 Giới thiệu 86 12.2 Hướng dẫn sử dụng 87 12.2.1 Xem thông tin hồ sơ giao dịch 87 12.2.2 Xem danh sách người liên hệ tất khách hàng 87 12.2.3 Tìm kiếm người liên hệ khách hàng 88 12.2.4 Xem chi tiết người liên hệ 88 12.2.5 Xem danh sách tất khách hàng 88 12.2.6 Xem thông tin chi tiết khách hàng 89 12.2.7 Tìm kiếm thông tin khách h àng 89 12.2.8 Quản trị Module CRM 90 12.2.9 Thêm thông tin khách hàng 91 12.2.10 Thay đổi thông tin khách hàng 92 12.2.11 Xóa thông tin khách hàng 93 12.2.12 Thêm thông tin người liên hệ khách hàng 93 12.2.13 Thay đổi thông tin người liên hệ khách hàng 94 12.2.14 Xóa thông tin người liên hệ khách hàng 95 12.2.15 Thêm giao dịch với khách h àng 95 13 Gallery 97 13.1 Giới thiệu 97 13.2 Hướng dẫn sử dụng 97 13.2.1 Thêm nhóm thiệp điện tử 97 13.2.2 Thay đổi thông tin nhóm thiệp điện tử 98 13.2.3 Xóa thông tin nhóm thiệp điện tử 98 13.2.4 Thêm ảnh cho nhóm ảnh 98 14 Quản lý nhân 99 14.1 Giới thiệu 99 14.2 Hướng dẫn sử dụng 99 14.2.1 Xem danh sách thông tin t ất nhân viên 99 14.2.2 Xem danh sách thông tin t ất nhân viên theo phòng ban 99 14.2.3 Xem thông tin chi tiết nhân viên 100 14.2.4 Xem danh sách ghi v ề nhân viên 100 14.2.5 Xem danh sách tình hình ngh ỉ phép Công ty 101 14.2.6 Xem danh sách tình hình ngh ỉ phép theo Phòng ban 101 14.2.7 Xem thông tin nghỉ phép nhân vi ên 101 14.2.8 Xem lịch nghỉ phép nhân vi ên theo tháng 102 14.2.9 Xem danh sách hợp đồng lao động nhân vi ên 102 14.2.10 Xem danh sách hợp đồng lao động nhân vi ên theo phòng ban 103 14.2.11 Xem danh sách sinh nhật nhân viên theo tháng 103 14.2.12 Phân quyền cho người quản lý nhân 103 14.2.13 Xem danh mục tất phòng ban 104 14.2.14 Thêm danh mục phòng ban 104 Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội 14.2.15 14.2.16 14.2.17 14.2.18 14.2.19 14.2.20 14.2.21 14.2.22 14.2.23 14.2.24 14.2.25 15 Cập nhật thứ tự danh sách ph òng ban 105 Cập nhật danh mục tất ph òng ban 105 Xóa danh mục tất phòng ban 106 Thêm loại hợp đồng lao động 106 Thêm nhân viên 107 Thay đổi thông tin nhân viên 108 Xoá thông tin nhân viên 109 Thêm ghi chú, đánh giá nhân vi ên 109 Thêm thông tin nghỉ phép nhân vi ên 110 Thay đổi xoá thông tin nghỉ phép nhân viên 111 Cập nhật thông tin hợp đồng lao động nhân vi ên 112 Quản lý tài sản 113 15.1 Giới thiệu 113 15.2 Hướng dẫn sử dụng 113 15.2.1 Phân quyền chức quản lý t ài sản theo Nhóm 113 15.2.2 Phân quyền chức quản lý t ài sản theo Người dùng 113 15.2.3 Cập nhật nhóm tài sản(Người quản trị) 113 15.2.4 Thay đổi thứ tự nhóm tài sản 114 15.2.5 Cập nhật đơn vị sử dụng tài sản(Người quản trị) 114 15.2.6 Thay đổi thứ tự nhóm đơn vị 115 15.2.7 Cập nhật danh mục dự án 115 15.2.8 Thay đổi thứ tự nhóm dự án 116 15.2.9 Cập nhật danh mục trạng sử dụng 116 15.2.10 Thêm nhóm tài sản 117 15.2.11 Xem thông tin tài sản 117 15.2.12 Xem thông tin tài sản theo nhóm 117 15.2.13 Tìm kiếm thông tin t ài sản 118 16 Quản lý văn phòng phẩm 119 16.1 Giới thiệu 119 16.2 Hướng dẫn sử dụng 119 16.2.1 Phân quyền chức Quản lý văn ph òng phẩm 119 16.2.2 Thêm nhóm văn phòng phẩm 120 16.2.3 Thay đổi thứ tự nhóm văn phòng phẩm 121 16.2.4 Cập nhật đơn vị sử dụng văn phòng phẩm 121 16.2.5 Cập nhật Danh mục Văn ph òng phẩm 122 16.2.6 Tạo phiếu nhập kho 122 16.2.7 Tạo phiếu xuất kho 123 16.2.8 Thêm phiếu đề xuất từ phòng ban 124 16.2.9 Xem thông tin phiếu đề xuất VPP 125 16.2.10 Tạo phiếu trình lãnh đạo 126 17 Thiệp điện tử 127 17.1 Giới thiệu 127 17.2 Hướng dẫn sử dụng 127 17.2.1 Phân quyền chức Thiệp điện tử 127 17.2.2 Thêm nhóm thiệp điện tử 127 17.2.3 Thay đổi thông tin nhóm thiệp điện tử 128 17.2.4 Xóa thông tin nhóm thiệp điện tử 128 17.2.5 Thêm ảnh tĩnh cho nhóm ảnh 128 17.2.6 Thêm ảnh Flash cho nhóm ảnh 129 17.2.7 Thêm ảnh cho thiệp 130 17.2.8 Thiết lập chức tự động gửi thiệp 130 17.2.9 Tạo gửi thiệp điện tử 131 Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội Tổng quan 1.1 Giới thiệu Quản trị thông tin việc doanh nghiệp sử dụng ph ương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến v loại bỏ cách hiệu thông tin li ên quan đến công việc, hoạt động doanh nghiệp Các thôn g tin bao gồm ghi cấu trúc lẫn thông tin ch ưa cấu trúc Và thông qua quản trị thông tin, tổ chức đảm bảo giá trị thông tin đ ược xác lập sử dụng tối đa để hỗ trợ cho hoạt động nội tổ chức cũ ng góp phần nâng cao hiệu phận cung cấp thông tin Thông qua vi ệc quản trị thông tin, ng ười quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động doanh nghiệp v giảm thiểu thời gian thực công việc Việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin, nhằm đáp ứng y cầu nâng cao hiệu chất lượng hoạt động doanh nghiệp đ ã trở thành nhu cầu tất yếu diễn cách rộng rãi, phổ biến Việc ứng dụng không đ ơn giản sử dụng phương tiện khoa học - công nghệ đại Quan trọng hơn, đại diện cho phương thức hoạt động ưu việt, đem lại hiệu chất lượng hoạt động tối đa, giảm chi phí, thời gian v sức người Tin học hoá hoạt động doanh nghiệp nhằm tăng c ường lực quản lý, nâng cao suất, chất lượng, hiệu hoạt động quản lý Xây dựng hệ thống tin học hoá quản lý nội bộ, phục vụ trực tiếp công tác quản lý môi trường hoạt động chuyên nghiệp Hoàn thiện thống áp dụng ch ương trình ứng dụng phục vụ quản lý, tra cứu thông tin Thông tin coi loại tài sản quan trọng tổ chức n Tất hoạt động doanh nghiệp li ên quan đến việc lưu trữ, tra cứu xử lý thông tin Tất doanh nghiệp cầ n đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều h ành giúp ích nhiều việc thực mục ti hoạt động, chứng cho thấy cách thức doanh nghiệp điều h ành công việc trao đổi thông tin doanh nghiệp thực Hiện phần mềm d ùng cho doanh nghiệp thường mang tính đơn lẻ, nhà cung cấp theo mảng khác nhau, điều n ày dẫn đến việc chi phí đầu t cho ứng dụng CNTT cao không mang tính th ống Việc tích hợp ứng dụng phần mềm thành hệ thống, mang tính khoa học, hiệu quả, đ ơn giản, tiện dụng xuyên suốt trình hoạt động việc cần thiết cấp bách việc ứng dụng CNTT Để đáp ứng cho nhu cầu ấy, Công ty Giải pháp Phần mềm Việt cho đời Hệ thống phần mềm quản l ý thông tin nội S-Office, phiên 1.0 tháng 4/2005 phiên b ản 3.0 Quản lý văn bản, tài liệu liên quan đến hoạt động doanh nghiệp: tránh việc văn bản, tài liệu lưu trữ ỡ nhiều nơi rút ngắn thời gian tìm kiếm Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội Lưu trữ thông tin, hình ảnh hoạt động doanh nghiệp đ ược Giảm bớt công việc quản lý: Quản lý nhân sự, quản lý công việc, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý văn Không thời gian đào tạo cho nhân viên mới: Một nhân viên doanh nghiệp cần truy cập vào hệ thống biết quy định công ty, t ài liệu liên quan đến công việc mình, cách thức làm việc nào… Các kinh nghiệm viên công ty trải qua trước Quản lý quan hệ khách hàng, giao dịch liên quan đến khách hàng, tạo thông tin khảo sát khách hàng tiếp thị sản phẩm, lên kế hoạch kinh doanh, tổng kết kế hoạch kinh doanh, thăm d ò thị trường S-Office giải pháp giúp cho doanh nghiệp quản lý hệ thống thông tin nội m ình nhằm nâng cao hiệu công việc v xây dựng nên nét văn hoá cho doanh nghiệp m ình việc chuẩn hoá thông tin, chuẩn hoá quy tr ình làm việc chuyên nghiệp Với chức ứng dụng tích hợp sẵn, S-Office thiết kế ứng dụng quản lý thông tin doanh nghiệp theo mô hình hoạt động doanh nghiệp S-Office triển khai máy thành viên truy xu ất thông tin, trao đổi công việc với thông qua hệ thống Nhân viên thay đổi, máy tính cài đặt lại giá trị thông tin bạn m ãi tồn S-Office Với ứng dụng S-Office, lần bạn công tác xa hay ngồi nh để quản trị DN qua thông tin n ội cập nhật qua hệ thống Nó mang tới cho bạn môi trường làm việc động, văn ph òng không giấy tờ Với máy tính, số thao tác thật đơn giản, bạn trao đổi thông tin, giao việc, theo d õi tiến độ công việc hay tiến tr ình thực dự án, mà không bị giới hạn thời gian không gian địa lý 1.2 Mô hình hoạt động Hệ thống xây dựng giao diện Web, đơn giản sử dụng Các thành viên truy cập vào hệ thống đơn giản truy cập vào địa trang Web Đăng nhập v hệ thống với tài khoản Sau bạn đăng nhập vào với tài khoản mình, hình trang chủ hiển thị thông tin liên quan đến công việc bạn 1.3 Hình thức triển khai Hệ thống triển khai tr ên máy tính mạng nộI công ty, tr ên Internet tuỳ theo yêu cầu khách hàng Triển khai mạng công ty : Không chi phí trì máy chủ tên miền Tuy nhiên truy cập vào hệ thống bạn công ty Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội Triển khai mạng Internet: Triển khai Internet cho dù bạn nhà hay công tác xa, bạn nắm bắt đ ược tình hình hoạt động công ty 1.4 Yêu cầu hệ thống Máy tính cài đặt hệ điều hành: Window 2003, Window 2000 ho ặc Window XP SP1 trở lên Cơ sỡ liệu: SQL Server 2000 NetFramework 1.1 Internet Information Service s(IIS) Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 10 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội 15.2.13 Tìm kiếm thông tin t ài sản Click vào Quản lý tài sản Menu Click vào ( ) Nhập thông tin cần tìm kiếm theo mẫu Click vào Hiển thị để hoàn thành Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 118 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội 16 Quản lý văn phòng phẩm 16.1 Giới thiệu Văn phòng phẩm vật phẩm đơn giản phục vụ cho hoạt động văn ph òng như: giấy in, sổ, giấy viết, bút, sổ cặp t ài liệu v.vv….Nhằm mục đích giúp cho ng ười quản lý thuận tiện việc cập nhật văn phòng phẩm module giúp ích cho ng ười quản lý theo dõi trình sử dụng văn phòng phẩm công ty Giải vấn đề: Quản lý cập nhật văn phòng phẩm Theo dõi tình hình sử dụng văn phòng phẩm Công ty Kiếm soát văn phòng phẩm có sử dụng Công ty 16.2 Hướng dẫn sử dụng 16.2.1 Phân quyền chức Quản lý văn ph òng phẩm Chức dành cho người quản trị hệ thống (Admin) Click vào Văn phòng phẩm Trang chủ Click vào Quản trị Menu ngang Click vào Phân quyền Menu bên trái Tại người quản trị Phân quyền nhóm hay Phân quyền người dùng click vào Bổ xung sửa để chọn Nhóm quyền hay Ng ười dùng cần phân quyền Click v Lưu để hoàn thành cho lần phân quyền Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 119 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội 16.2.2 Thêm nhóm văn phòng phẩm Chức dành cho người quản trị hệ thống (Admin) Click vào Văn phòng phẩm Trang chủ Click vào Quản trị Menu ngang Click vào Nhóm VPP Menu bên trái Click vào ( ) Nhập thông tin theo mẫu Click Cập nhật để hoàn thành Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 120 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội 16.2.3 Thay đổi thứ tự nhóm văn ph òng phẩm Chức dành cho người quản trị hệ thống (Admin) Click vào Văn phòng phẩm Trang chủ Click vào Quản trị Menu ngang Click vào Nhóm VPP Menu bên trái Click vào ( ) Chọn nhóm cần thay đổi thứ tự Click vào mũi tên lên, xuống để thực việc thay đổi thứ tự Click Cập nhật để hoàn thành 16.2.4 Cập nhật đơn vị sử dụng văn phòng phẩm Chức dành cho người quản trị hệ thống (Admin) Click vào Văn phòng phẩm Trang chủ Click vào Quản trị Menu ngang Click vào Khởi tạo quyền ứng với ph òng ban để khởi tạo quyền Sau khởi tạo quyền xong ta phân quyền cho ph òng ban Phân quyền theo Nhóm: Click vào Bổ xung sửa mục PHÂN QUYỀN NHÓM Chọn nhóm cần phân quyền Click Lưu để thực Phân quyền theo Người dùng: Click vào Bổ xung sửa mục PHÂN QUYỀN NGƯỜI DÙNG Chọn thành viên phân quyền Click Lưu để thực Lưu ý: Các phòng ban phòng ban c hệ thống Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 121 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội 16.2.5 Cập nhật Danh mục Văn ph òng phẩm Click vào Văn phòng phẩm Trang chủ Click vào Danh mục VPP Menu ngang Click vào ( ) Nhập thông tin theo mẫu Click Lưu để hoàn thành 16.2.6 Tạo phiếu nhập kho Click Văn phòng phẩm Trang chủ Click vào Danh mục VPP Menu ngang Click vào( ) Nhập thông tin theo mẫu (Click vào để thêm tên mặt hàng Click vào để xóa mặt hàng đó) Click Lưu để thực Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 122 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội Lưu ý: Với phiếu nhập mà tạo ta Xóa chúng cách: Click vào Danh mục Nhập kho Menu bên trái Click vào nút Xóa mục chọn 16.2.7 Tạo phiếu xuất kho Click vào Văn phòng phẩm Trang chủ Click vào Danh mục VPP Menu ngang Click vào( ) Nhập thông tin theo mẫu (Click vào Dấu để thêm tên mặt hàng Click vào để xóa mặt hàng đó) Click Lưu để hoàn thành Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 123 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội Lưu ý: Tương tự phiếu nhập, với phiếu xuất kho ta l àm tương tự 16.2.8 Thêm phiếu đề xuất từ phòng ban Click vào Văn phòng phẩm Trang chủ Click vào Phiếu từ phòng ban Menu ngang Click tiếp vào ( ) Nhập thông tin theo mẫu Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 124 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội Lưu ý: Trong phần ta có hai mục chọn: Có thể gửi tin nhắn Popup Gửi tin nhắn cho người nhận phiếu(Cán h ành chính) Người xử lý phận hành 16.2.9 Xem thông tin phiếu đề xuất VPP Click vào Văn phòng phẩm Menu ngang Click vào phiếu đề xuất phòng ban muốn xem(nếu ta phân quyền xem) Click vào nút Duyệt (nếu ta phân quyền duyệt) Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 125 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội Ngoài ra, để biết văn phòng phẩm mua hay chưa ta click vào mục chọn click vào Chưa mua hay Đã mua.Với phiếu đề xuất m mua thể dấu (X) Tiếp ta In phiếu hay Xuất Word cách Click vào tùy chọn 16.2.10 Tạo phiếu trình lãnh đạo Sau có phiếu từ phòng ban phận hành có nhiệm vụ tổng hợp phiếu từ phòng ban để trình cho lãnh đạo.Quy trình thực sau: Click vào Văn phòng phẩm Menu ngang Click vào Phiếu trình lãnh đạo Click vào( ) Nhập thông tin theo mẫu Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 126 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội 17 Thiệp điện tử 17.1 Giới thiệu Ngày nay, có nhiều lựa chọn để bày tỏ tình cảm mình.Ngoài cách thể trực tiếp, ta gửi thư, email, bưu thiếp, thiệp điện tử.Chắc chắn cách b ày tỏ trực tiếp lời nói lựa chọn hàng đầu.Nhưng bạn muốn có thay đổi v thiệp điện tử lựa chọn thay hiệu quả.Nay với chức gửi thiệp đ ược tích hợp sản phẩm PORTAL -OFFICE phần giải vấn đề thay phải tải mẫu thiệp th ì với module ta có sẵn mẫu thiệp cho người dùng lựa chọn.Thêm vào người dùng thêm vào mẫu thiệp cho riêng vài thao tác chuột 17.2 Hướng dẫn sử dụng 17.2.1 Phân quyền chức Thiệp điện tử Chức dành cho người quản trị hệ thống (Admin) Sử dụng chức n ày để thiết lập nhóm Thiệ p điên tử Click vào Thiệp điện tử Trang chủ Click vào Quản trị góc phải Click tiếp vào Phân quyền Tại có quyền: Quyền gửi thiệp v Quyền quản trị.Với quyền th ì ta Phân quyền nhóm hay Phân quyền người dùng cách click vào Bổ xung sửa chọn nhóm quyền cần gán.Sau click v Lưu cho lần phân quyền Click vào Khởi tạo quyền để hoàn tất 17.2.2 Thêm nhóm thiệp điện tử Chức dành cho người quản trị hệ thống (Admin) Sử dụng chức n ày để thiết lập nhóm diễn đàn Click vào Thiệp điện tử Trang chủ Click vào Quản trị góc phải Click ( ) Nhập thông tin theo mẫu Click Cập nhật để hoàn thành Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 127 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội 17.2.3 Thay đổi thông tin nhóm thiệp điện tử Click vào Thiệp điện tử Trang chủ Click vào Quản trị góc phải Chọn nhóm cần thay đổi Nhập thông tin cần thay đổi Click Cập nhật để hoàn thành 17.2.4 Xóa thông tin nhóm thiệp điện tử Click Thiệp điện tử Trang chủ Click Quản trị góc phải Click Nhóm ảnh bên trái Click vào Cập nhật thông tin nhóm Click Xóa để hoàn thành 17.2.5 Thêm ảnh tĩnh cho nhóm ảnh Click Thiệp điện tử Trang chủ Click Quản trị góc phải Chọn nhóm ảnh cần thêm Click vào ( ) Nhập thông tin theo mẫu Click Thêm để hoàn thành Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 128 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội 17.2.6 Thêm ảnh Flash cho nhóm ảnh Click Thiệp điện tử Trang chủ Click Quản trị góc phải Chọn nhóm ảnh cần thêm Click vào ( ) Click Thêm để hoàn thành Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 129 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội Lưu ý: Với nhóm ảnh hay ảnh m ta thêm vào ta cập nhật hay xóa chúng cách click vào Cập nhật (nếu muốn sửa) hay click v hộp chọn nhấn vào nút Xóa ảnh chọn (nếu muốn xóa) 17.2.7 Thêm ảnh cho thiệp Click Thiệp điện tử Trang chủ Click Quản trị góc phải Click Ảnh bên trái Click vào ( ) góc phải Click Thêm để hoàn thành 17.2.8 Thiết lập chức tự động gửi thiệp Click Thiệp điện tử Trang chủ Click Quản trị góc phải Click Gửi thiệp tự động bên trái Tại góc phải danh sách người dùng gửi thiệp tự động Đánh dấu vào hộp chọn muốn bật chế độ gửi tự động tới ng ười có sinh nhật ngày Ngoài ta chọn mẫu thiệp để gửi Click Lưu lại để hoàn thành Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 130 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội 17.2.9 Tạo gửi thiệp điện tử Click Thiệp điện tử Trang chủ Click vào Gửi thiệp bên trái Chọn nhóm thiệp mà muốn gửi Chọn ảnh cần tạo Nhập thông tin theo mẫu Tại phần người nhận ta Chọn theo phòng, Chọn theo ngày sinh hay Tìm nhanh Với thiệp tạo th ì ta Lưu vào làm mẫu (Mẫu lưu lại phần Gửi với mẫu dựng sẵn) hay Xem trước (Xem thiệp trước gửi) cách Click lần l ượt vào hai nút tương ứng Click vào Gửi để hoàn thành Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 131 / 132 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội Click vào Lưu để thực Bộ phận lãnh đạo tiếp nhận duyệt phiếu từ Bộ phận h ành gửi lên Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642 Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn Trang 132 / 132