Quy tắc thứ 3 Ưu tiên cho điều quan trọng nhất Put First Things First

Mục tiêu, giá trị  Công việc cần làm• Từ mục tiêu, các giá trị đề cao ở từng vai trò sẽ xác định được các công việc cần làm để đạt được mục tiêu.. Đây chính là những công việc quan trọ

Quy tắc thứ 3

Ưu tiên cho điều quan trọng nhất

Put First Things First

Tài liệu:

Stephen R Covey: 7 thói quen để thành đạt (The 7 Habits of Highly Effective People.

Stephen R Covey: Tư duy tối ưu (First Things First)

Các PPT copy từ Internet.

Kô phải mọi slide đều được hiểu rõ, hiểu đúng, mà chỉ là copy từ slide của người khác.

9-9-2011, KhánhPQ.

Một số tình trạng thường gặp (1/3)

• Cuộc sống của tôi thật bề bộn Tôi chạy quanh

suốt ngày – hợp đồng, điện thoại, giấy tờ, các

cuộc hẹn Ngày hôm sau lặp lại đúng như ngày

Một số tình trạng thường gặp (2/3)

• Tôi cần có thêm nhiều thời gian!

• Có quá nhiều chuyện phải làm – và chuyện

nào cũng cần cả Tôi phải lựa chọn làm sao

đây?

• Tôi muốn hưởng thụ nhiều hơn Tôi chỉ chạy loanh quanh và chẳng bao giờ có thời gian cho riêng mình.

• ???

Một số tình trạng thường gặp (3/3)

• Tôi chả biết làm gì cả Mỗi thứ lướt qua, đụng vào một lúc, rồi lại chuyển sang việc khác Và thời gian trôi đi một cách phung phí.

• Tôi không tập trung lâu, đi đến cùng được việc nào cả Nghĩ ra việc gì đó, làm được một thời gian rồi lại bỏ dở Rồi lại chuyển sang việc

khác Và lại bỏ dở…

• ???

Khảo sát tại FAST (7-2011)

3 quy tắc để trở thành con người tự lập, độc lập

• Quy tắc 1: Là người chủ động Cuộc đời của tôi

là do tôi quyết định.

• Quy tắc 2: Bắt đầu từ mục tiêu được xác định

trước Xác định rõ mục tiêu cho từng vai trò

của mình.

• Quy tắc 3: Ưu tiên cho điều quan trọng nhất

Ưu tiên thực hiện những việc để đạt mục

tiêu đặt ra ở mục 2.

Quy tắc 2: Bắt đầu từ mục tiêu

được xác định trước

• Tôi nhìn nhận cuộc sống, cuộc đời này như thế nào? Thế giới quan của tôi?

• Tôi muốn trở thành người như thế nào? Tôi

tuân thủ theo những giá trị cốt lõi nào của

cuộc sống?

• Tôi muốn đạt được những gì? Tôi có những

vai trò nào và mục tiêu của tôi ở từng vai trò (là vợ/chồng, là con, là bố/mẹ, là người q.lý ở

vị trí xyz , là nhân viên ở vị trí xyz…)

Mục tiêu, giá trị  Công việc cần làm

• Từ mục tiêu, các giá trị đề cao ở từng vai trò

sẽ xác định được các công việc cần làm để đạt được mục tiêu Đây chính là những công việc quan trọng cần ưu tiên – First Things.

• Những công việc không phục vụ những mục tiêu đặt ra  kô quan trọng, Second Things, Other Things.

4 cấp độ quản lý thời gian

để thực hiện công việc (1/3)

• Cấp độ 1: các công cụ nhắc nhở

– Các ghi chú và danh sách các việc cần làm.

– Chưa có khái niệm về mức độ ưu tiên và kết nối với các mục tiêu và các giá trị đề cao Điều quan trọng nhất = những thứ xuất hiện trước mặt ta.

– Điểm mạnh: linh hoạt, dễ thích ứng.

– Điểm yếu: thường thì kô hoàn thành do kô có lịch mà chỉ có danh sách việc cần làm.

• Cấp độ 2: lập kế hoạch và chuẩn bị

– Lên lịch (ngày, giờ) làm việc

– Đã quản lý tốt hơn, có mục tiêu, nhưng vẫn chưa sắp đặt ưu tiên.

– Điểm mạnh: hiệu quả và hiệu suất do có sự chuẩn bị.

– Điểm yếu: quá tập trung vào lịch làm việc, đối xử với người khác như

là “kẻ thù” Coi người khác như là nguồn lực đối với cá nhân mình Làm được nhiều việc nhưng có thể kô phải là quan trọng nhất.

4 mức độ quản lý thời gian

để thực hiện công việc (2/3)

• Cấp độ 3: lập kế hoạch, đặt ưu tiên và kiểm soát

– Thêm vào so với cấp độ 1 và 2 là ý tưởng về ưu tiên

và kết nối với các mục tiêu và các giá trị đề cao.

– Tập trung vào thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch hàng tuần, hàng ngày.

– Gắn với lập kế hoạch “một cách có hiệu quả”, quản trị thời gian hiệu quả…  gò bó, hạn chế  quay về

phương án của cấp độ 2 và 1 nhằm mục đích duy trì các mối quan hệ, sự thoải mái và chất lượng cuộc

sống.

4 cấp độ quản lý thời gian

để thực hiện công việc (3/3)

• Cấp độ 4

– “Quản trị thời gian” là một tên gọi sai Thách thức ở đây kô phải là q.trị thời gian, mà là quản trị bản thân – Có được sự hài lòng là do kỳ vọng và thực hiện.

– Kỳ vọng (cũng như hài lòng) nằm trong vòng tròn ảnh hưởng của chúng ta.

– Thay vì tập trung vào sự việc và thời gian - tập trung vào các mối quan hệ và các giá trị hàng đầu.

– Tập trung vào mục tiêu duy trì sự cân bằng P/PC (sản phẩm/năng lực sx)

Công việc: khẩn cấp, quan trọng (1/2)

• Khẩn cấp

– Đòi hỏi phải chú ý ngay lập tức

– Thường dễ nhận thấy

– Thực ép, đòi hỏi chúng ta phải phản ứng ngay

– Thường là những vấn đề quen thuộc, dễ dàng, thú

vị và cũng có khi chẳng quan trọng gì cả!

Công việc: khẩn cấp, quan trọng (2/2)

• Quan trọng

– Liên quan đến kết quả công việc.

– Đóng góp vào sứ mệnh, các giá trị, các mục tiêu hàng đầu của bạn.

– Quan trọng và kô khẩn cấp đòi hỏi cần có nhiều sáng kiến và sự chủ động.

– Nếu kô có ý tưởng rõ ràng điều gì là quan trọng và đâu là kết quả mong muốn, chúng ta dễ dàng bị chuyển lệch hướng sang giải quyết các vấn đề

khẩn cấp.

Ma trận quản trị thời gian

– các hoạt động

Ma trận quản trị thời gian

– kết quả

Ma trận quản trị thời gian

– phân bổ thời gian

Ví dụ về các hoạt động thuộc Góc phần tư thứ II

của nv tư vấn ứng dụng

• Thực hiện các hợp đồng

• Nghiên cứu hiểu rõ sản phẩm, nghiệp vụ

• Xây dựng các mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng

• ???

Các điểm chính để quản trị hiệu quả

thời gian và cuộc sống

• Khả năng xác định các ưu tiên

• Khả năng tổ chức xung quanh các ưu tiên

• Kỷ luật để bám chặt các ưu tiên.

Những câu hỏi về Ma trận thời gian

• Trong tất cả những việc khẩn cấp và quan

trọng chúng ta gặp phải, làm sao biết được cần phải ưu tiên cái nào? Trong ¼ I có ¼ I,

trong ¼ II có ¼ II.

• Tôi lấy đâu ra thời gian cho ¼ II? (từ ¼ III)

Cách tiếp cận: tự hỏi mình

• Trong số các hoạt động này, việc nào là quan trọng nhất?

• Cái nào có thể hoãn lại được?

• Có thể từ bỏ cái nào?

• Việc nào có thể làm nhanh hơn?

• Làm cách nào để thu xếp kế hoạch nhằm thực hiện được công việc quan trọng nhất?

• Việc nào có thể ủy quyền cho người khác làm?

• Vì sao có hoạt động này?

• Tại sao mình đang làm việc này?

• Lý do chính của hoạt động này?

• Mục đích cuối cùng là gì?

• Có phải đây là cách sử dụng tốt nhất năng lực và nguồn lực của bản thân?

Nguyên tắc Pareto 80/20

• 80% kết quả có từ 20% các hoạt động 80% các hoạt

động khác chỉ mang lại 20% kết quả Các hoạt động này chính là nằm trong góc ¼ thứ II.

• Kô quá 3 việc quan trọng trong 1 tuần, 1 ngày.

• Tập trung 80% thời gian cho 20% các hoạt động mà sẽ mang lại 80% kết quả.

• Có thể xảy ra là 80% (hoặc gần như thế) thời gian cho các hoạt động ở các góc ¼ thứ I, III và IV.

Lý thuyết lọ dưa chuột

• Nếu ta cho các hòn đá vào trước, rồi tiếp theo là các viên sỏi và cuối cùng là cát, thì ta sẽ cho được nhiều hơn vào lọ so với cách làm khác.

• Tập trung vào việc lớn, việc quan trọng.

• Lập kế hoạch tuần thay cho kế hoạch ngày.

• Đối với cán bộ quản lý: hãy giao phó, ủy quyền.

Một số “kỹ thuật”, mẹo (2/3)

• Làm thế nào để loại được các ngắt quảng?

– Email: Bỏ chế độ cảnh báo có mail Kiểm tra mail 1 lần/1 giờ.

– Nhóm các cuộc điện thoại vào cuối giờ - 11g50,

16g50 Nói ngay mục tiêu của cuộc điện thoại Nói chuyện điện thoại ngắn Và đứng khi nói chuyện điện thoại

– Cho mọi người biết lịch làm việc của mình.

– Sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ nơi làm việc

top ten time wasters

• top ten time wasters

– When you don't know what to do, you keep on doing whatever comes to you, and in the process waste a lot of time Here are a quick short tips to

help you identify the common top ten time

wasters:

top ten time wasters

1 Clarity of Priorities

•Not knowing one's priorities is the biggest time waster! Know your priorities and

you'll have a road map to guide your behavior

2 Investment of Time

•Not putting enough time into "A" and "B" activities wastes time It's been said that 80% of our results come from 20% of our efforts Maximize your efforts by investing 80% of your time into the essential "A" and "B" activities

3 Interruptions

•Interruptions, distractions, drop-in visitors, unplanned telephone calls are all

potential time-wasters Schedule "open hours" during specific time frames in order to accommodate those who need to contact you

4 Conflict

•Conflict takes up energy and drains us of our ability to be enthusiastic, focused and productive Handle whatever conflicts are in your life so as to minimize the "drains" in your life You'll have more energy and focus as a result

top ten time wasters

5 Personal Concerns During Business Hours

•Whether one works for a business or in one's own business, it's important to respect the boundaries between personal concerns and business Boundaries help you to stay focused on the present task at hand while also minimizing distractions

6 Procrastination

•Indecision, daydreaming and delay on taking action impede progress Consider

creating supports that can help you in your decision-making Create an accountability system with a colleague or friend, or better yet, consider working with a professional coach!

7 Lack of Self-Discipline

•Lack of structure can be a problem Structure supports our creativity - it doesn't

impede it! Self-discipline is knowing what to pay attention to and living from this

awareness It's also about creating the supports and structures that help us "stay on track" so as to fully honor our commitments

top ten time wasters

8 Unfinished Projects

•Jumping from project to project without resolution of the previous project, leaving tasks partly done, constantly switching priorities all contribute to wasting time Treat every day like the day before vacation - tie up loose ends! You'll have more energy, less stress and renewed focus the following day

9 Socializing

•Too much socializing with our colleagues or customers can be distracting

Understand the difference between productive socializing and wasting time - there's a fine line and balance between the two

10 Guilt and Shoulds

•"Shoulds" come from the unexamined beliefs that unconsciously guide our behavior; guilt is the outcome of these "shoulds." Identify your pre-existing beliefs to see

whether they make sense to you - whether they're still worthy of orienting your life around Unexamined beliefs create guilt when we don't live up to them Explore

what's really important to you NOW as you deconstruct outdated beliefs

Đây chỉ là vài slide tóm tắt Hãy đọc thêm sách của Covey!