Quy tắc thứ 3 Ưu tiên cho điều quan trọng nhất Put First Things First

Quy tắc thứ Ưu tiên cho điều quan trọng Put First Things First Tài liệu: Stephen R Covey: thói quen để thành đạt (The Habits of Highly Effective People Stephen R Covey: Tư tối ưu (First Things First) Các PPT copy từ Internet Kô phải slide hiểu rõ, hiểu đúng, mà copy từ slide người khác 9-9-2011, KhánhPQ Một số tình trạng thường gặp (1/3) • Cuộc sống thật bề bộn Tôi chạy quanh suốt ngày – hợp đồng, điện thoại, giấy tờ, hẹn Ngày hôm sau lặp lại ngày hôm trước Kết công việc không tồi Tôi làm nhiều việc Nhưng trăn trở từ đáy lòng mình: “Thế nhỉ? Điều minh làm có thực có ý nghĩa?” Thú thật Một số tình trạng thường gặp (2/3) • Tôi cần có thêm nhiều thời gian! • Có nhiều chuyện phải làm – chuyện cần Tôi phải lựa chọn đây? • Tôi muốn hưởng thụ nhiều Tôi chạy loanh quanh chẳng có thời gian cho riêng • ??? Một số tình trạng thường gặp (3/3) • Tôi chả biết làm Mỗi thứ lướt qua, đụng vào lúc, lại chuyển sang việc khác Và thời gian trôi cách phung phí • Tôi không tập trung lâu, đến việc Nghĩ việc đó, làm thời gian lại bỏ dở Rồi lại chuyển sang việc khác Và lại bỏ dở… • ??? Khảo sát FAST (7-2011) • 33 người trả lời – 55% (18 người): Bị thiếu, kô đủ cho công việc, học tập, gia đình, thư giãn, giải trí… – 27% (9 người): Dư thừa, cảm thấy tiêu phí thời gian cách vô ích – 18% (6 người): Ok Vừa đủ Kô thừa, kô thiếu http://oforum.fast.com.vn/showthread.php?t=19067 • (Quy luật 80/20: ~ 80% - có vấn đề thời gian, ~ 20% - ok) Vấn đề? • Quá nhiều việc kô biết làm để hoàn thành hết tất công việc  Có nhiều mục tiêu • Kô biết làm  Không có mục tiêu quy tắc để trở thành người tự lập, độc lập • Quy tắc 1: Là người chủ động Cuộc đời tôi định • Quy tắc 2: Bắt đầu từ mục tiêu xác định trước Xác định rõ mục tiêu cho vai trò • Quy tắc 3: Ưu tiên cho điều quan trọng Ưu tiên thực việc để đạt mục tiêu đặt mục Quy tắc 2: Bắt đầu từ mục tiêu xác định trước • Tôi nhìn nhận sống, đời nào? Thế giới quan tôi? • Tôi muốn trở thành người nào? Tôi tuân thủ theo giá trị cốt lõi sống? • Tôi muốn đạt gì? Tôi có vai trò mục tiêu vai trò (là vợ/chồng, con, bố/mẹ, người q.lý vị trí xyz , nhân viên vị trí xyz…) Mục tiêu, giá trị  Công việc cần làm • Từ mục tiêu, giá trị đề cao vai trò xác định công việc cần làm để đạt mục tiêu Đây công việc quan trọng cần ưu tiên – First Things • Những công việc không phục vụ mục tiêu đặt  kô quan trọng, Second Things, Other Things cấp độ quản lý thời gian để thực công việc (1/3) • Cấp độ 1: công cụ nhắc nhở – Các ghi danh sách việc cần làm – Chưa có khái niệm mức độ ưu tiên kết nối với mục tiêu giá trị đề cao Điều quan trọng = thứ xuất trước mặt ta – Điểm mạnh: linh hoạt, dễ thích ứng – Điểm yếu: thường kô hoàn thành kô có lịch mà có danh sách việc cần làm • Cấp độ 2: lập kế hoạch chuẩn bị – – – – Lên lịch (ngày, giờ) làm việc Đã quản lý tốt hơn, có mục tiêu, chưa đặt ưu tiên Điểm mạnh: hiệu hiệu suất có chuẩn bị Điểm yếu: tập trung vào lịch làm việc, đối xử với người khác “kẻ thù” Coi người khác nguồn lực cá nhân Làm nhiều việc kô phải quan trọng Ma trận quản trị thời gian – phân bổ thời gian Ví dụ hoạt động thuộc Góc phần tư thứ II nv tư vấn ứng dụng • Thực hợp đồng • Nghiên cứu hiểu rõ sản phẩm, nghiệp vụ • Xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng • ??? Các điểm để quản trị hiệu thời gian sống • Khả xác định ưu tiên • Khả tổ chức xung quanh ưu tiên • Kỷ luật để bám chặt ưu tiên Những câu hỏi Ma trận thời gian • Trong tất việc khẩn cấp quan trọng gặp phải, biết cần phải ưu tiên nào? Trong ¼ I có ¼ I, ¼ II có ¼ II • Tôi lấy đâu thời gian cho ¼ II? (từ ¼ III) Cách tiếp cận: tự hỏi • • • • • • Trong số hoạt động này, việc quan trọng nhất? Cái hoãn lại được? Có thể từ bỏ nào? Việc làm nhanh hơn? Làm cách để thu xếp kế hoạch nhằm thực công việc quan trọng nhất? Việc ủy quyền cho người khác làm? • • • • • Vì có hoạt động này? Tại làm việc này? Lý hoạt động này? Mục đích cuối gì? Có phải cách sử dụng tốt lực nguồn lực thân? Nguyên tắc Pareto 80/20 • 80% kết có từ 20% hoạt động 80% hoạt động khác mang lại 20% kết Các hoạt động nằm góc ¼ thứ II • Kô việc quan trọng tuần, ngày • Tập trung 80% thời gian cho 20% hoạt động mà mang lại 80% kết • Có thể xảy 80% (hoặc gần thế) thời gian cho hoạt động góc ¼ thứ I, III IV Lý thuyết lọ dưa chuột • Nếu ta cho đá vào trước, viên sỏi cuối cát, ta cho nhiều vào lọ so với cách làm khác • Tập trung vào việc lớn, việc quan trọng Một số “kỹ thuật”, mẹo (1/3) • Lập kế hoạch dựa vào ưu tiên, mục tiêu đặt thói quen thứ theo vai trò • Nói “Không” với việc không nằm mục tiêu, ưu tiên Kô phải việc phải làm, phải hoàn thành • Lập kế hoạch tuần thay cho kế hoạch ngày • Đối với cán quản lý: giao phó, ủy quyền Một số “kỹ thuật”, mẹo (2/3) • Làm để loại ngắt quảng? – Email: Bỏ chế độ cảnh báo có mail Kiểm tra mail lần/1 – Nhóm điện thoại vào cuối - 11g50, 16g50 Nói mục tiêu điện thoại Nói chuyện điện thoại ngắn Và đứng nói chuyện điện thoại – Cho người biết lịch làm việc – Sắp xếp gọn gàng, nơi làm việc Một số “kỹ thuật”, mẹo (3/3) • Tận dụng khoảng thời gian trống công việc o Chuẩn bị cho công việc o Gọi điện o ??? top ten time wasters • top ten time wasters – When you don't know what to do, you keep on doing whatever comes to you, and in the process waste a lot of time Here are a quick short tips to help you identify the common top ten time wasters: top ten time wasters Clarity of Priorities •Not knowing one's priorities is the biggest time waster! Know your priorities and you'll have a road map to guide your behavior Investment of Time •Not putting enough time into "A" and "B" activities wastes time It's been said that 80% of our results come from 20% of our efforts Maximize your efforts by investing 80% of your time into the essential "A" and "B" activities Interruptions •Interruptions, distractions, drop-in visitors, unplanned telephone calls are all potential time-wasters Schedule "open hours" during specific time frames in order to accommodate those who need to contact you Conflict •Conflict takes up energy and drains us of our ability to be enthusiastic, focused and productive Handle whatever conflicts are in your life so as to minimize the "drains" in your life You'll have more energy and focus as a result top ten time wasters Personal Concerns During Business Hours •Whether one works for a business or in one's own business, it's important to respect the boundaries between personal concerns and business Boundaries help you to stay focused on the present task at hand while also minimizing distractions Procrastination •Indecision, daydreaming and delay on taking action impede progress Consider creating supports that can help you in your decision-making Create an accountability system with a colleague or friend, or better yet, consider working with a professional coach! Lack of Self-Discipline •Lack of structure can be a problem Structure supports our creativity - it doesn't impede it! Self-discipline is knowing what to pay attention to and living from this awareness It's also about creating the supports and structures that help us "stay on track" so as to fully honor our commitments top ten time wasters Unfinished Projects •Jumping from project to project without resolution of the previous project, leaving tasks partly done, constantly switching priorities all contribute to wasting time Treat every day like the day before vacation - tie up loose ends! You'll have more energy, less stress and renewed focus the following day Socializing •Too much socializing with our colleagues or customers can be distracting Understand the difference between productive socializing and wasting time - there's a fine line and balance between the two 10 Guilt and Shoulds •"Shoulds" come from the unexamined beliefs that unconsciously guide our behavior; guilt is the outcome of these "shoulds." Identify your pre-existing beliefs to see whether they make sense to you - whether they're still worthy of orienting your life around Unexamined beliefs create guilt when we don't live up to them Explore what's really important to you NOW as you deconstruct outdated beliefs Hết Đây vài slide tóm tắt Hãy đọc thêm sách Covey!