Phát triển phần mềm quản lý kho tại công ty kho quang minh

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Bài tập lớn Đề tài: Phát triển phần mềm quản lý kho công ty kho Quang Minh Báo cáo Giảng viên hướng dẫn:Nguyễn Đình Hiến Nhóm thành viên: Nguyễn Đăng Hiếu Hà Nội, 5/2016 Mục lục CHƯƠNG I – KHẢO SÁT VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO CÔNG TY QUANG MINH .2 1.1 Khảo sát sơ .2 1.2 Xác định yêu cầu hệ thống .3 1.3 Khảo sát chi tiết .4 Tài Liệu Khảo Sát CHƯƠNG II - PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO CÔNG TY QUANG MINH 12 2.1 Biểu đồ Use Case Main .12 2.1.1 Use Case Main 12 2.1.2 Use Case phân giã chức 12 2.2 Kịch .14 2.3 Thiết kế CSDL .17 2.3.1 Các bảng 17 2.3.2 Quan hệ bảng .19 2.3.3 Câu lệnh truy 19 2.4 Biểu đồ 20 CHƯƠNG III – CÀI ĐẶT PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO CÔNG TY QUANG MINH 23 3.1 Cập nhật hàng hóa .23 3.2 Thống kê hàng xuất .24 CHƯƠNG I – KHẢO SÁT VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO CÔNG TY QUANG MINH 1.1 Khảo sát sơ Công ty kho Quang Minh có địa tại: Km14, KCN Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội Được thành lập vào năm 2001, công ty cổ phần Quang Minh hoạt động ngành dịch vụ vận tải đông lạnh Công ty cổ phần Quang Minh công ty kho, vận tải lớn có tiếng Công ty chuyên vận chuyển hàng hóa, cho thuê kho chứa, bảo quản hàng hóa, đặc biệt mặt hàng thực phẩm cho siêu thị, cửa hàng đồ ăn có tiếng Co-op, Metro, BigC, VinCom, KFC, Lotte, Jollibee, Vissan, Goodfool hệ thống siêu thị, nhà hàng Do số lượng hàng hóa, sản phẩm, nguyên liệu công ty vận chuyển lớn đảm bảo nhu cầu khách hàng Số lượng vật tư quản lý lên tới 206 loại Công ty có 31 xe tải đông lạnh loại: tấn, tấn, 14 Container Số phiếu xuất kho trung bình theo ngày khoảng 20 phiếu Có tổng cộng kho lạnh với diện tích nhiệt độ khác tùy vào nhu cầu khách hàng Qua khảo sát thực tế công ty em thấy việc quản lý kho hàng tồn đọng số vấn đề cần khắc phục Một số vấn đề tồn đọng:  Số lượng mặt hàng, chủng loại lớn, mặt hàng lại có số lượng lớn, đơn vị tính khác nên việc quản lý tránh nhầm lẫn, sai sót  Các mặt hàng vận chuyển, lưu trữ kho thực phẩm đông lạnh, đồ ăn nên số sản phẩm có hạn sử dụng, với số lượng hàng hóa lớn, quản lý sổ sách, giấy tờ sai sót dẫn đến tình hàng hóa hết hạn sử dụng phải đem hủy bỏ gây thất thoát, lãng phí  Việc thống kê, báo cáo phiền phức, phải tổng hợp từ hóa đơn, giấy tờ, sổ sách Xuất phát từ thực tế Yêu cầu đặt hệ thống quản lý cửa hàng bán sách giải khắc phục khó khăn nghiệp vụ với mục đích tiết kiệm nhân lực , thời gian , tài cho cửa hàng cửa hàng cửa hang hoạt động ngày hiệu Xác định yêu cầu hệ thống a Yêu cầu chức 1.2 Hệ thống cần đảm bảo chức năng:  Cập nhật hàng hóa: thêm mặt hàng, sửa thông tin mặt hàng, xóa mặt hàng  Xuất kho: Nhận yêu cầu xuất, lập phiếu xuất, ngày xuất, sản phẩm xuất, số lượng xuất, xuất cho đơn vị nào, cho công ty nào, người xuất  Thống kê hàng hóa xuất theo ngày: Báo cáo thống kê trình xuất hàng theo ngày, thông tin sản phẩm, sản phẩm xuất phụ trách Ngoài hệ thống cần phải:    Đảm bảo môi trường hệ thống làm việc ổn định Hệ thống làm việc nhanh chóng đảm bảo tin cậy Hệ thống dễ sử dụng thân thiện với người dùng b Yêu cầu phi chức Yêu cầu phần cứng: Bộ xử lý 32 bit (x86) 64 bit (x64) có tốc độ từ GHz trở lên RAM Gb (32 bit) RAM 2Gb (64bit) Đĩa cứng có dung lượng trống 16 Gb Yêu cầu phần mềm: Window XP, Window 2003 Hệ quản trị Microsoft Access Chi phí phần cứng phần mềm:Tận dụng từ sở vật chất sẵn có cửa hàng  Yêu cầu nhân lực: quản lý phụ trách  + + +  + +  c Lợi ích hệ thống Hệ thống đem lại nhiều lợi ích thiết thực:     1.3 Giúp người quản lý dễ dàng việc quản lý thông tin xuất nhập kho Tìm kiếm, rút trích, thống kê cách nhanh chóng Có độ tin cậy, bảo mật cao Hiệu công việc tăng lên Khảo sát chi tiết Là cửa hàng có quy mô tương đối lớn, với lịch sử phát triển lâu nên trình quản lý phải tuân theo quy trình làm việc rõ ràng khoa học Việc quản lý hàng hóa quan trọng Chi tiết hoạt động nghiệp vụ: - Quy trình nhập kho  Điều kiện nhập hàng  Bộ phận nhập hàng có hàng, giấy tờ liên quan như: hợp đồng, phụ lục hợp đồng có, hóa đơn, chứng từ, danh sách mặt hàng  Bộ phận kế toán, phận kinh doanh biết thông tin số hàng nhập, số hàng tồn, sức chứa kho  Bộ phận kho nhận chứng từ, thông báo, hợp đồng … Về số hàng cần nhập  Nhập sơ  Hàng nhập với nguyên trạng lô, gói, niêm phong lại  Bộ phận quản lý kho phận nhập thực thủ tục chuyển giao kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, báo cáo sơ việc kiểm tra đơn vị nhập hàng  Nếu tình bất định xảy như: phận quản lý kho, phận nhập hàng không thực việc chuyển giao, hàng bị niêm phong, phận kho có thông báo khiếu nại với phận liên quan  Kiểm tra trạng thái hàng  Bộ phận kho (thủ kho) kiểm tra chi tiết sản phẩm: tình trạng sản phẩm, số lượng, mã số có, cấu hình chi tiết thành phần Việc kiểm tra phụ thuộc vào mức độ tin cậy lẫn hai bên - Nếu sản phẩm đầy đủ thông tin giống hóa đơn thực việc tạo mã cho sản phẩm để lưu vào kho - Nếu sản phẩm: Sai mã số hàng, tình trạng, cấu hình, thành phần không với hóa đơn xuất thực thông báo lại cho phận nhập hàng, kế toán, thông báo cho quan vận chuyển, chuyển fax, nhà cung cấp Có thể lưu sản phẩm lại gửi trả nhà cung cấp  Nhập thông tin hàng  Mã số hàng đánh tay barcode Mã số phải đánh chuẩn Đối với việc tạo mã barcode mã số tạo kiểm tra sản phẩm, mã tạo lưu đọc Với số loại sản phẩm giá trị nhỏ, kích thước, cấu hình không lớn cho phép tạo mã theo nhóm, loại Việc tạo mã không cần thiết hai bên nhập xuất thống tải file liệu cho truy xuất liệu hệ thống hai bên Chú ý: Khi bên xuất niêm phong lô hàng đóng gói chắn gói hàng tạo mã việc tạo mã thực  Nhập thông tin hàng vào hệ thống, nhập với tất thông tin trạng hàng  Bộ phận kho đưa hàng vào kho phân bố vị trí  Điều kiện trước đưa vào kho: Các sản phẩm phải có mã số đầy đủ quy định Nếu sai sản phẩm đưa để tạo lại mã  Cách phân phối sản phẩm kho: Các sản phẩm phân phối kho phải theo nguyên tắc: dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy, bố trí ngăn nắp, phân chia theo khu vực cụ thể tùy theo tính chất nhạy cảm công việc, theo dòng, loại sản phẩm  Tạo sơ đồ bố trí sản phẩm để dễ thấy dễ tìm  Lập báo cáo  Báo cáo thống kê hàng vào, báo cáo thống kê hàng cũ xuất kho theo ngày cho phụ trách văn phòng  Báo cáo cho phòng kinh doanh  Báo cáo thống kê sản phẩm nhập, tình trạng, sản phẩm xuất, liệt kê phân loại sản phẩn sai, hỏng cho phận kế toán để họ cân đối  Điều kiện bổ xung  Sẽ xảy trường hợp hàng chưa đưa vào kho phải xuất Trong trường hợp hàng kiểm tra đưa xuất với điều kiện có xác nhận trưởng phòng Khi thủ tục giải  Nếu đơn vị, kho công ty việc xuất nhập hàng cần chứng từ xuất chuyển giao đến đơn vị Nếu đơn vị kho công ty nơi khác buộc phải có hóa đơn xuất chứng từ liên quan - Quy trình xuất kho  Mô tả : Việc xuất hàng nhiều hình thức khác nhau:  Xuất hàng theo đơn đặt hàng  Xuất hàng tồn kho, lý hàng hóa sản phẩm bị hỏng  Xuất hàng phục vụ cho trình giới thiệu quảng cáo, tư vấn sản phẩm  Xuất hàng sử dụng cho đơn vị thuộc công ty (xuất nội bộ)  Xuất hàng trả lại nhà cung cấp hàng nhập không đủ tiêu chuẩn hỏng thời gian bảo hành Do tính chất công việc kinh doanh doanh nghiệp phận khác phận kinh doanh, phận sửa chữa, phận bảo hành, phận kế toán phải liên tục cập nhật thông tin từ kho Khi phận có nhu cầu hàng hóa vật tư đơn vị lập phiếu dự trù vật tư nộp cho phận kho có xác nhận phận kế toán Bộ phận kho xem xét duyệt thông tin số lượng, chủng loại vật tư, quy cách, thời gian cung cấp Nếu kho có đầy đủ thông tin yêu cầu : Bộ phận kho thực làm phiếu xuất hàng(có mẫu), kiểm tra hàng, đóng gói, chuyển xác nhận giao hàng cho phận giao hàng phận liên quan Nếu kho đầy đủ thông tin yêu cầu : Bộ phận kho thực gửi thông tin tình hình nhu cầu kho cho cấp Lập phiếu mua hàng gửi nhà cung cấp số lượng chủng loại, chất lượng, quy cách , thời gian giao hàng Bộ phận kho thực việc nhập kho bảo quản vật tư để chuẩn bị cung ứng vật tư cho đơn vị liên quan Thực xuất kho cung cấp cho đơn vị có nhu cầu Các phiếu xuất thường có xác nhận thủ kho phận liên quan kế toán, phòng kinh doanh Các phiếu xuất chưa có xác nhận thủ kho hàng chưa xuất kho - Tính toán sản phẩm tồn kho  Mô tả : Trên sở thông tin hàng nhập, thông tin hàng xuất, thời gian quy định lưu trữ, thời gian bảo hành, thời gian tính khấu hao Bộ phận kho cân đối để tính hàng tồn kho Kiểm tra: Nhân viên kho thủ kho kiểm tra thông tin thực mặt hàng sản phẩm kho Thống kê: Nhân viên thống kê tổng hợp chi tiết hàng hóa, sản phẩm kho tính toán sở thông tin hàng nhập vào, hàng xuất ra, sản phẩm lưu đọng hàng tuần, hàng tháng Báo cáo: Trên sở thông tin thống kê nhân viên kho lập báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết hàng tồn kho gửi cấp theo tuần,tháng quý Hàng Hóa Mã Hàng Tên Hàng VN104003 FISH NUGGET 20GR_600PCS/CARTON VN104004 SHRIMP BALL_400PCS/CARTON VN104005 SQUID RING_400PCS/CARTON VN105002 APPLE BREAD_25PCS/CARTON VN105003 TARO BREAD_25PCS/CARTON VN109001 FROZEN FRIED POTATOE_16.329KG/ VN110002 CHEESE STICK_90PCS/CARTON VN198002 BULGOGIE PATTY_120PCS/CARTON Quy Cách Kg/Ctn 600PCS/CARTON 12 400PCS/CARTON 10 400PCS/CARTON 10 25PCS/CARTON 25PCS/CARTON 16.329KG/CARTON 16 90PCS/CARTON 120PCS/CARTON 10 Thống Kê Khối Lượng Hàng Xuất Từ ngày: 1/1/2011 Đến ngày: 12/12/2012 Số phiếu Tên Hàng Quy Cách Kg/Ctn SốLượng Số Kgs 01-3010XK APPLE 25PCS/CARTON BREAD_25PCS/CARTON 01-3010XK FISH NUGGET 600PCS/CARTON 12 72 20GR_600PCS/CARTON 01-3010XK SHRIMP 400PCS/CARTON 10 10 BALL_400PCS/CARTON 01-3303XK FROZEN FRIED POTATOE_ 16.329KG/CARTON 16 16 16.329KG/CARTON 01-3303XK SQUID 400PCS/CARTON 10 30 RING_400PCS/CARTON 01-3303XK TARO 25PCS/CARTON 2 BREAD_25PCS/CARTON 01-3502XK BULGOGIE PATTY_ 120PCS/CARTON 16 120PCS/CARTON 01-3502XK CHEESE 90PCS/CARTON 2 STICK_90PCS/CARTON 01-3503XK APPLE 25PCS/CARTON BREAD_25PCS/CARTON 01-3503XK FROZEN FRIED POTATOE_ 16.329KG/CARTON 16 32 16.329KG/ 01-3503XK TARO 25PCS/CARTON 12 BREAD_25PCS/CARTON Tổng khối lượng: 208 11 12 CHƯƠNG II - PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO CÔNG TY QUANG MINH 2.1 Biểu đồ Use Case 2.1.1 Use Case Main Cap Nhat Hang Hoa Xuat Kho Thu Kho Thong Ke Hang Xuat 2.1.2 Use Care phân rã chức - Cập nhật hàng hóa Them Thu Kho CapNhatHangHoa Xoa Thoat 13 - Xuất kho NhapThongTin XuatKho ThuKho KiemTraThongTin InPhieuXuatKho - Thống kê hàng hóa theo ngày TuNgay ChonThoiGianThongKe DenNgay Thu Kho ThongKeHangXuat BaoCaoThongKeHangXuat 2.2 Kịch 14 Kịch Thêm Mặt Hàng Tên use case Them Tác nhân Người Thủ kho Tiền điều kiện Chức cập nhật hoạt động Đảm bảo tối thiểu Hệ thống không chấp nhận thêm mặt hàng vào sở liệu quay lai form nhập thông tin Đảm bảo thành công Tạo thêm mặt hàng sở liệu , hiển thị thông báo thành công Kích hoạt Người thủ kho chọn chức Thêm Chuỗi kiện chính: Hệ thống hiển thị Form yêu cầu nhập thông tin cần thiết mặt hàng cần thêm Người quản lý nhập thông tin theo yêu cầu chọn OK Hệ thống kiểm tra , nhập thông tin vào CSDL cho hiển thị thông báo thành công Người quản lý thoát khỏi chức Ngoại lệ: 3.a.Thông tin nhập vào không hợp lệ có sở liệu 3.a.1.Hệ thống thông báo thêm mặt hàng thất bại 3.a.2.Quay lại form nhập thông tin Kịch Xóa Mặt Hàng Tên use case Xoa Tác nhân Người Thủ kho Tiền điều kiện Chức cập nhật hoạt động Đảm bảo tối thiểu Hệ thống không xóa mặt hàng sở liệu quay lai form nhập thông tin Đảm bảo thành công Xóa mặt hàng sở liệu , hiển thị thông báo thành công 15 Kích hoạt Người thủ kho chọn chức Xóa Chuỗi kiện chính: Hệ thống hiển thị Form yêu cầu nhập thông tin cần thiết mặt hàng cần xóa Người quản lý nhập thông tin theo yêu cầu chọn OK Hệ thống kiểm tra , xóa thông tin CSDL cho hiển thị thông báo thành công Người quản lý thoát khỏi chức Ngoại lệ: 3.a.Thông tin nhập vào không hợp lệ sở liệu 3.a.1.Hệ thống thông báo xóa mặt hàng thất bại 3.a.2.Quay lại form nhập thông tin Kịch Xuất Kho Tên use case XuatKho Tác nhân Người Thủ kho Tiền điều kiện Chức xuất kho hoạt động Đảm bảo tối thiểu Vật tư kho đáp ứng nhu cầu khách hàng Đảm bảo thành công Đầu đủ thông tin việc xuất kho xác nhận người liên quan Kích hoạt Người thủ kho chọn chức xuất kho Chuỗi kiện chính: Hệ thống hiển thị Form xuất kho Người thủ kho điền đầy đủ thông tin việc xuất kho gồm: - Số phiếu Tên khách hàng Địa khách hàng Số xe chở hàng Ngày lập phiếu Mã hàng Số lượng 16 Hệ thống kiểm tra thông tin nhập vào , hiển thị thông tin tương ứng Mã hàng Người thủ kho thoát click vào nút OK để xác nhận hoàn thành Hệ thống cập nhật thay đổi CSDL thông báo thành công Người thủ kho thoát khỏi chức Ngoại lệ: 3.a.Mã hàng nhập vào sở liệu 3.a.1.Hệ thống thông báo nhập sai thông tin 3.a.2.Quay lại form xuất kho 4.a.Số lượng hàng hóa không đủ 5.a.1.Hệ thống thông báo số lượng hàng kho không đủ 5.a.2.Quay lại form lập phiếu xuất kho Kịch Thống Kê Hàng Xuất Tên use case ThongKeHangXuat Tác nhân Thủ kho Tiền điều kiện Người thủ kho vào chức thống kê hàng xuất Đảm bảo tối thiểu Trở lại giao diện thống kê để người dùng thực lại Đảm bảo thành công Hệ thống hiển thị danh sách hàng xuất kho theo ngày Kích hoạt Người dùng kích hoạt chức thống kê hàng xuất Chuỗi kiện chính: Người dùng chọn chức ThongKeHangXuat Hệ thống hiển thị Form thống kê, yêu cầu người dùng chọn thời gian thống kê Người dùng lựa chọn ngày bắt đầu thống kê ngày cuối thống kế Người dùng kích hoạt chức thống kê Hệ thống hiển thị danh sách hàng xuất kho theo khoảng thời gian chọn 17 Người dùng chọn chức tiếp tục ThongKeHangXuat kết thúc Ngoại lệ: 5.a Hệ thống thể hiển thị danh sách rỗng lỗi truy vấn CSDL chưa tồn 5.a.1 Hệ thống kết thúc việc thống kê trở giao diện 2.3 Thiết kế CSDL 2.3.1 Các bảng Bảng hàng hóa: Bảng khách hàng: Bảng phiếu xuất kho: 18 Bảng chi tiết phiếu xuất: 2.3.2 Quan hệ bảng 19 2.3.3 Câu lệnh truy - Chức xuất kho: Insert Table tblPhieuXuatKho Values (SoPhieu, NguoiLapPhieu,MaKH, SoXe,Ngay) Insert Table tblChiTietPhieuXuat Values (SoPhieu,MaHang,SoLuong); - Chức báo cáo thống kê: Select tblPhieuXuatKho.Ngay, Count(tblChitietPhieuXuat.MaHang), Sum(tblChiTietPhieuXuat.SoLuong) From tblPhieuXuatKho Inner join tblChiTietPhieuXuat on tblPhieuXuatKho.SoPhieu=tblChiTietPhieuXuat.SoPhieu Where tblPhieuXuatKho.Ngay BetWeen ‘TuNgay‘ and ‘DenNgay‘ Group by tblPhieuXuatKho.Ngay Order by tblPhieuXuatKho.Ngay; 2.4 Biểu đồ 20 - Biểu đồ chức thêm mặt hàng Thu Kho : Nguoidung TblHangHoa : tblHangHoa FrmHangHoa : FormHangHoa 1: Open 2: Open 3: TblHangHoa 4: Hien thi bang hang hoa 5: Nhap MaHang, TenHang, QuyCach, Kg/Ctn 6: Click CmdThem 7: Add New record 8: Click CmdThoat 9: Close Form - Biểu đồ chức xóa mặt hàng 21 Thu Kho : Nguoidung TblHangHoa : tblHangHoa FrmHangHoa : FormHangHoa 1: Open 2: Open 3: TblHangHoa 4: Hien thi bang hang hoa 5: Chon mat hang muon xoa 6: Click CmdXoa 7: Delete record 8: Click CmdThoat 9: Close Form - Biểu đồ chức báo cáo hàng xuất 22 Thu Kho : Nguoidung FrmThongKeHangXuat : FormThongKeHangXuat RptThongKeHangXuat : rptThongKeHangXuat TblHangHoa join TblChiTietPhieuXuat join TblPhieuXuatKho : tblHangHoa join tblChiTietPhieuXuat join tblPhieuXuatKho 1: Open 2: Hien thi Text Box TuNgay 3: Nhap bat dau 4: Hien thi Text Box DenNgay 5: Tiep Nhan Thong Tin 6: SELECT 7: Tra lai du lieu phu hop dieu kien 8: Hien thi danh sach hang hoa so luong khoang thoi gian chon CHƯƠNG III – CÀI ĐẶT PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO CÔNG TY QUANG MINH 23 3.1 Cập Nhật Hàng Hóa 3.2 Thống Kê Hàng Xuất 24 25