BÀI TIỂU LUẬN KỸ NĂNG GIAO TIẾPĐỀ TÀI: VẤN ĐỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP KỸ NĂNG QUAN SÁT, PHẢN HỒI, LẮNG NGHE, ĐẶT CÂU HỎI, THUYẾT TRÌNH, THƯƠNG THUYẾT….. Xuất phát từ những lý do trên, em xin l
Trang 1BÀI TIỂU LUẬN KỸ NĂNG GIAO TIẾP
ĐỀ TÀI: VẤN ĐỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP (KỸ NĂNG QUAN SÁT, PHẢN HỒI, LẮNG NGHE, ĐẶT CÂU HỎI, THUYẾT TRÌNH, THƯƠNG THUYẾT…) VẬN DỤNG CÁC KỸ NĂNG TRONG CUỘC SỐNG HOẶC NGÀNH HỌC CỦA MÌNH NHẰM ĐẠT HIỆU QUẢ.
LỜI MỞ ĐẦU:
Bản thân mỗi người là một bộ phận của xã hội, xung quanh chúng ta có biết bao nhiêu các mối quan hệ: Gia đình, bạn bè hàng xóm, đồng nghiệp, làm ăn, ngoại giao Vậy làm thế nào để chúng ta có thể dung hoà được tất cả các mối quan hệ đó? Đó là nhờ có kĩ năng giao tiếp!
Hầu hết mọi người đều đồng ý rằng, giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống của mỗi người Giao tiếp tốt giúp chúng ta xây dựng và duy trì những mối quan hệ hữu ích, thành công trong công việc, xây dựng một hình ảnh
cá nhân ấn tượng, cũng như đạt được những mục đích trong cuộc sống Biết cách đưa ra các thông tin rõ ràng mà người khác hiểu được có thể giúp cải thiện mối quan hệ của bạn và làm giảm bớt các vấn đề mà bạn có thể phải đối mặt Vậy làm thế nào để bạn có được các kĩ năng đó và bạn sẽ vận dụng các kĩ năng
đó vào thực tế cuộc sống của bạn như thế nào
Xuất phát từ những lý do trên, em xin lựa chọn đề tài “vấn đề kỹ năng giao tiếp (kỹ năng quan sát, phản hồi, lắng nghe, đặt câu hỏi, thuyết trình,…) Vận dụng các kỹ năng trong cuộc sống và ngành học của mình nhằm đạt hiệu quả”
làm đề tài cho bài tiểu luận của mình với mong muốn nâng cao hiểu biết đồng thời vận dụng các kỹ năng này trong cuộc sống
Trang 2Phần I Cơ sở lý luận về kỹ năng giao tiếp
1.1 Khái niệm chung
Khái niệm kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng nói chung là năng lực vận dụng có hiệu quả những tri thức đã được lĩnh hội để thực hiện một hoạt động (nhiệm vụ) tương ứng
Kỹ năng giao tiếp là năng lực vận dụng có hiệu quả những tri thức, hiểu biết về quá trình giao tiếp, các yếu tố tham gia và ảnh hưởng tới quá trình giao tiếp cũng như sử dụng có hiệu quả các phương tiện giao tiếp, phối hợp hài hòa toàn bộ hành vi, ứng xử, cử chỉ…để giúp chủ thể đạt được mục đích nhất định của hoạt động giao tiếp đó
Các loại kỹ năng cơ bản trong giao tiếp
Theo V.O.Dakharov, để có năng lực giao tiếp cần có những kỹ năng sau:
• Kỹ năng tạo lập mối quan hệ
• Kỹ năng cân bằng nhu cầu của chủ thể và đối tượng
• Kỹ năng nghe và biết lắng nghe
• Kỹ năng tự chủ cảm xúc và hàn vi
• Kỹ năng tự kiềm chế và kiểm tra đối tượng
• Kỹ năng diễn đạt dễ hiểu, ngắn gọn, mạch lạc
• Kỹ năng linh hoạt, mềm dẻo
• Kỹ năng thuyết phục
• Kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp
Theo A.T Kyrbanova, Ph.M.Rakkhmatylina, ở một quá trìn giao tiếp gồm có 3 nhóm kỹ năng giao tiếp sau:
• Nhóm các kỹ năng định hướng
• Nhóm các kỹ năng tiếp xúc
• Nhóm các kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp
1.2 Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản
1.2.1 Kỹ năng quan sát
Trang 3Kỹ năng quan sát là khả năng quan sát các hành vi, cử chỉ, nét mặt, điệu bộ
để nhận biết những diễn biến tâm lý, những suy nghĩ của đối tượng giao tiếp, nhằm thu thập thông tin, so sánh chúng với thông tin qua ngôn ngữ để khẳng định tính xác thực của thông tin và hiểu chính xác đối tượng
Khi quan sát, cần chú ý các đặc điểm sau:
• Phong thái của đối tác: cởi mở, khép kín, hấp tấp hay điềm tĩnh…
• Hành vi cơ thể: đứng, ngồi hay dáng điệu cử chỉ
• Biểu lộ nét mặt, sắc mặt, ánh mắt
• Các hành vi liên quan đến giọng nói như âm giọng, chất giọng, tốc độ…
• Những phản ứng sinh học tự nhiên: đỏ mặt, thở gấp, tái mặt…
• Cách ăn mặc, trang điểm: nhã nhặn hay diêm dúa, bình thường, phô trương hay giản dị…
• Khoảng cách giao tiếp: gần, xa hay vừa phải…
Trong cuộc sống, giao tiếp bằng lời nói chỉ chiếm 30 – 40% Có những nét mặt, ánh mắt, điệu bộ, cử chỉ… Đôi khi phản ánh chân thực hơn lời nói Trong giao tiếp, nhiều khi chúng ta quên đi những kênh chứa đựng thông điệp quan trọng này Việc quan sát một cách nhạy bén ngôn ngữ không lời sẽ giúp cho chủ thể nhận định đúng tâm trạng cũng như thái độ của đối tác, giúp cho việc giao tiếp chính xác và hiệu quả hơn
1.2.2 Kỹ năng lắng nghe
Khái niệm
"Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương" Lắng nghe là một kỹ
năng cơ bản trong giao tiếp Việc lắng nghe người khác, nắm bắt, thông hiểu các thông tin để có thái độ, hành vi tương xứng là điều rất có ý nghĩa trong giao tiếp
Lắng nghe là sự tập trung cao độ để nghe và hiểu người đối thoại với mình, nghe không chỉ bằng tai mà bằng cả các giác quan khác Lắng nghe là đi theo những suy nghĩ, cảm xúc của đối tác và hiểu cái họ nói, họ nghĩ, họ cảm nhận theo quan điểm, giá trị của họ
Trang 4Khi lắng nghe người khác nói chính là lúc ta tập chung chú ý đến họ, những điều họ nói, những hành vi, cử chỉ mà họ thể hiện trong khi nói Không chỉ lắng nghe những điều mà họ nói lên mà cả những điều không nói lên được, những gì bộc lộ qua ngôn ngữ không lời Trong khi lắng nghe chúng ta phải loại
bỏ những yếu tố tác động khác để tập trung vào điều đối tượng đang nói
Tác dụng của việc lắng nghe
Lắng nghe có tác dụng to lớn trong giao tiếp:
• Lắng nghe giúp phát triển mối quan hệ: vì khi được lắng nghe, đối tượng giao tiếp sẽ cảm nhận được sự tôn trọng, đánh giá cao của chúng ta
• Lắng nghe là cầu nối tạo lập sự tin tưởng giữa đối tượng và chủ thể giao tiếp vì: khi được lắng nghe, đối tượng sẽ cảm nhận được sự tin tưởng, đồng cảm của chủ thể giao tiếp Vì vậy họ sẵn sàng tin tưởng người đang lắng nghe mình
• Lắng nghe giúp chủ thể giao tiếp thu thập được nhiều thông tin nhất và chính xác nhất Việc lắng nghe một cách tích cực giúp chủ thể giao tiếp tập chung vào những điều mà đối tượng giao tiếp truyền đạt, quan sát hành vi, ứng xử, diễn biến tâm lý của đối tượng
Kỹ thuật để lắng nghe tích cực:
• Không chỉ nghe bằng tai mà phải nghe bằng cả mắt, trái tim: nghe và quan sát, tập chung chú ý tới đối tượng
• Nghe đối tượng trình bày và im lặng đến mức cần thiết; biểu lộ sự quan tâm theo dõi câu chuyện bằng những cử chỉ như gật đầu, mỉm cười tán đồng, nói những câu ngắn như “ thế à”, “tôi hiểu”…xen kẽ những câu nhắc lại, gợi ý
• Trả lời hoặc phản ánh, tóm tắt ý của đối tượng
• Sử dụng các câu hỏi đúng lúc, hợp lý
• Tóm tắt những thông tin làm rõ ý, tâm trạng của đối tượng
• Tỏ sự đồng cảm: đặt mình vào vị trí, hoàn cảnh của đối tượng để hiểu họ
• Tự kiềm chế, kiên nhẫn với thái độ tự tin, không ngắt lời đối tượng Hãy để họ trình bày hết ý kiến trước khi hỏi họ hay có các ý kiến tham gia
Những cản trở khi lắng nghe:
• Tiếng ồn từ môi trường
• Sự xao nhãng nội tâm:
+ Câu chuyện của đối tượng làm hồi tưởng lại những trải nghiệm, + thành kiến với đối tượng hoặc câu chuyện
Trang 5+ Sự lo âu, lo sợ làm sao đáp ứng người nói (người nghe bận tâm làm sao đối phó)
+ Người nghe đang có những tâm trạng căng thẳng
+ Nghe có chọn lọc chủ quan…
1.2.3 Kỹ năng phản hồi
Khái niệm
Phản hồi là sự phản ánh lại cho đối tác các thông tin, suy nghĩ, tâm trạng, cảm xúc của mình cũng như của đối tác trong quá trình giao tiếp, lắng nghe.Phản hồi chính là sự mô phỏng chính xác, không mang tính đánh giá về suy nghĩ, cảm xúc, hành vi của đối tượng; là quá trình gửi lại cho đối tượng những thông điệp như lời nói, cảm xúc, suy nghĩ, hành vi mà ta nhận được từ đối tượng và ngược lại
Phản hồi giúp khẳng định lại thông tin, tránh hiểu lầm làm cơ sở cho việc điều chỉnh cuộc giao tiếp đi đúng hướng
Nội dung phản hồi: Khi phản hồi ta có thể phản hồi lại nhiều nội dung thông tin khác nhau mà ta tiếp nhận được từ đối tượng giao tiếp, nội dung thông tin có thể là:
• Tâm trạng cảm xúc
• Bản thân thông điệp
• Nhận định, nhận xét của đối tác
• Trạng thái, cử chỉ, nét mặt, tư thế…
Kỹ thuật phản hồi
• Phản hồi nội dung thông tin: nhận định và tóm tắt những nội dung thông tin đã nghe được để xem mình đã hiểu đúng ý của người nói chưa Khi phản hồi có thể nhắc lại ý chính của người nói bằng ngôn ngữ của mình
• Phản hồi tâm trạng , cảm xúc bằng cách nhận định lại tâm trạng, cảm xúc của
họ qua ngôn ngữ của chủ thể giao tiếp
• Nhận xét về hàn động chứ không phải tính cách con người
• Có thể phản hồi qua tư thế, cử chỉ: Điều chỉnh tư thế gần với tư thế của chủ thể; biểu lộ cảm xúc tương đồng với đối tượng qua nét mặt; sử dụng âm giọng để phản hồi…
Trang 61.2.4 Kỹ năng đặt câu hỏi
Khái niệm
Kỹ năng đặt câu hỏi là khả năng biết cách đưa ra những câu hỏi phù hợp trong quá trình giao tiếp để thông qua câu trả lời của đối thượng thu thập được những thông tin cần thiết đáp ứng mục đích, yêu cầu giao tiếp
Các dạng câu hỏi: Câu hỏi bao gồm 2 dạng:
• Câu hỏi đóng: là dạng câu hỏi có sẵn phương án trả lời Loại câu hỏi này kém hiệu quả vì nó bó hẹp phạm vi thông tin Tuy nhiên ưu điểm của nó là thu được thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, cụ thể, rõ ràng; giúp cho đối tượng tập trung vào chủ đề hoặc để khẳng định, kiểm tra lại thông tin
• Câu hỏi mở: là dạng câu hỏi không có sẵn phương án trả lời Người trả lời tự đưa ra những câu trả lời theo suy nghĩ, cách hiểu, quan điểm của họ.Loại câu hỏi rất hiệu quả trong giao tiếp vì những câu trả lời của đối tượng cung cấp nhiều thông tin, chi tiết, đầy đủ các khía cạnh của vấn đề
Kỹ thuật đặt câu hỏi
• Bắt đầu bằng những câu hỏi chung, gợi mở để kích thích sự bày tỏ cao về suy nghĩ, cảm xúc của đối tượng
• Có những câu hỏi định hướng vào chủ đề để dẫn dắt câu chuyện đúng hướng
• Câu hỏi rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với lứa tuổi, trình độ, hiểu biết…
• Đưa ra những câu hỏi trọng tâm nhằm khai thác thông tin về vấn đề giao tiếp
• Sử dụng kết hợp câu hỏi đóng và câu hỏi mở phù hợp
• Không đặt quá nhiều câu hỏi tại sao dễ gây cho người được hỏi phản ứng tự vệ
1.2.5 Kỹ năng thuyết trình
Khái niệm
Thuyết trình là trình bày một vấn đề một cách bài bản, hệ thống trước một nhóm người hay nhiều người nhằm cung cấp thông tin, tri thức cần thiết cho đối tượng nghe
Kỹ năng thuyết trình là một trong nhiều kỹ năng giao tiếp cơ bản Bên cạnh những đặc điểm riêng của mình vẫn mang những đặc điểm chung của kỹ năng giao tiếp đó là: khả năng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài và
Trang 7đoán biết diễn biến tâm lý bên trong Đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh quá trình giao tiếp đạt được mục đích đã định
Yêu cầu của kỹ năng thuyết trình:
• Người thuyết trình phải đánh giá đúng bản thân mình: đúng về kiến thức, mối quan hệ, cương vị…
• Tìm hiểu kỹ về đối tượng, trình tự, nghề nghiệp, nhu cầu…
• Chuẩn bị trước về kiến thức, thông tin, tài liệu thuyết trình…
• Xác định rõ mục đích của thuyết trình, có lý do, thời gian, địa điểm thuyết trình
• Biết lắng nghe đối tượng và có sự phản hồi kịp thời
• Cấu trúc tốt 3 phần của bài thuyết trình: mở đầu, thân bài và kết luận
Phần II, Vận dụng các kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống và ngành học nhằm đạt hiệu quả.
2.1 Vai trò, tác động của việc vận dụng các kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống
và ngành học.
Khi bước vào môi trường đại học, có nghĩa là sinh viên đã bước vào một môi trường mới, khác nhiều với các môi trường giao tiếp khác Ở môi trường đại học sinh viên đã là những người trưởng thành chứ không còn như khi ở phổ thông Đặc biệt ở môi trường đại học, sinh viên được nhìn nhận là những con người có học vấn, có nhận thức, và có trình độ văn hóa cao; đối tượng quan hệ giao tiếp thường xuyên, chủ yếu của sinh viên là những người có tri thức: thầy
cô, bạn bè sinh viên,v.v.Vì thế đòi hỏi sinh viên phải có những kĩ năng giao tiếp
cơ bản, thiết yếu nhằm biết cách xây dựng được các mối quan hệ nơi trường lớp
và trong cuộc sống, tạo nên một bầu không khí thật sự tốt đẹp văn minh, lịch sự
Kỹ năng giao tiếp tác động không nhỏ đến việc tiếp thu kiến thức, trao đổi, thiết lập các mối quan hệ của mỗi người Là một sinh viên chuyên ngành kế toán, em cũng nhận thấy vai trò to lớn này của việc vận dụng, nâng cao kỹ năng giao tiếp
Trang 82.2 Đánh giá, liên hệ việc vận dụng một số kỹ năng giao tiếp của bản thân
2.2.1 Về kỹ năng lắng nghe
Là một sinh viên trong thời đại mới, xu thế hội nhập phát triển, toàn cấu hóa gia tăng Những vấn đề mà ta cần học hỏi ngày càng nhiều Đọc sách, tự tìm hiểu là rất cần thiết Nhưng theo em, là một sinh viên chuyên ngành kế toán thì
kỹ năng lắng nghe là rất cần thiết Tuy nhiên, tự đánh giá về việc vận dụng kỹ năng này em nhận thấy bản thân mình vẫn chưa thực sự biết lắng nghe một cách hiệu quả Biểu hiện như việc: chưa tóm tắt, hiểu được những gì thầy cô giảng dạy, ít có sự tham sự để khuyến khích thày cô giảng bài; những buổi thuyết trình của các bạn trong lớp đôi khi em còn chưa thực sự tập trung Hay như trong giao tiếp hàng ngày, em thường thích nói hơn thích nghe Đôi khi chỉ nghe qua loa, giả vờ nghe chứ không phải là lắng nghe.Vậy, làm thế nào để lĩnh hội được hết những gì thầy cô muốn nói khi giảng bài; làm thế nào để khi đi làm hiểu được đúng, đủ ý của cấp trên, đồng nghiệp; làm thế nào để lắng nghe dư luận, tóm gọn những thông tin trong cuộc sống…
Để có thể vận dụng tốt hơn kỹ năng lắng nghe, chúng ta nên:
• Gác tất cả các việc khác lại: Việc trước tiên để lắng nghe tốt đó là gác tất cả các việc không liên quan đến bài giảng của giáo viên, đến những vấn đề giao tiếp mà đối tượng trao đổi với mình
• Kiểm soát cảm xúc bản thân: Hãy gạt những suy nghĩ vu vơ ra khỏi đầu, đừng
để chúng chi phối sự tập trung của bạn
• Thể hiện sự tập trung chú ý: Bao gốm việc giao tiếp bằng mắt, hướng về phía người nói hay gật đầu nhẹ thể hiện sự tán thành, thông hiểu
• Đáp lại một cách cân thành và đặt những câu hỏi thực sự liên quan đến nội dung cuộc giao tiếp
Trang 92.2.2 Về kỹ năng quan sát
Không chỉ với riêng ai hay nghề nào mới cần kỹ năng quan sát Đây là một trong những kỹ năng cần thiết cho tất cả mọi người, mọi nghề Từ việc quan sát, ghi nhớ và xâu chuỗi tốt những điều liên quan, bạn sẽ nhận ra bản chất vấn đề tốt hơn và từ đó hướng tới việc giải quyết công việc nhanh chóng, tối ưu hơn Việc vận dụng kỹ năng này trong cuộc sống và ngành học của bản thân em còn nhiều hạn chế: Nhiều khi, trong khi trình bày một vấn đề gì đó trên lớp hay trước đám đông em không chú ý quan sát đối tượng giao tiếp của mình nên chưa bao quát được tình hình và bản chất của vấn đề nên cuộc giao tiếp chưa thực sự hiệu quả Những lúc giao tiếp với bố mẹ, người thân hay những người xung quanh em chưa thực sự hiểu nhiều về họ do thiếu sự quan sát, phân tích
Kỹ năng quan sát có thể được rèn luyện để phát triển Muốn quan sát tốt, cần có sự tập trung và gắn óc phân tích, so sánh sự vật vào đó Chẳng hạn khi nhìn một người, hãy thử thầm đưa ra những nhận xét như: người ấy tóc màu gì, cao hay thấp hơn mình, trang phục thế nào so với những người xung quanh… Hay khi ngắm nhìn một cánh đồng hoa, ngoài việc thưởng thức vẻ đẹp hãy tập thêm việc phân loại có bao nhiêu loại hoa, hướng gió như thế nào,… Không chỉ nhìn một chi tiết mà bao quát hơn các chi tiết liên quan kết hợp thành sự vật, sự việc
2.2.3 Kỹ năng phản hồi.
Kỹ năng phản hồi là một phần rất quan trong trong giao tiếp hàng ngày nói chung và trong môi trường học tập của sinh viên kế toán nói riêng Khi một người nhận được những phản hồi mang tính xây dựng, nó sẽ giúp cho họ sẵn sàng thay đổi để hoàn thiện mình hơn và tối đa hóa khả năng của mình
Trang 10Phản hồi tích cực thường được sử dụng như một công cụ hữu ích trong môi trường giáo dục.Trong quá trình học tại trường, em thường xuyên gặp các tình huống giảng viên đưa phản hồi cho sinh viên, sinh viên phản hồi cho nhau trong quá trình thực hành, thậm chí sinh viên cũng có thể đưa phản hồi cho giảng viên Tuy nhiên, em thấy kỹ năng này của mình còn yếu Biểu hiện cụ thể nhất là trong những buổi thuyết trình, trong cuộc giao tiếp em hay đưa ra phản hồi theo kiểu “khen và chê” Đó là những đánh giá mang tính cá nhân, chung chung, không rõ ràng, chú trọng vào con người và dựa trên quan điểm, cảm nhận của mình
Do vậy, theo em, để có thể phản hồi tích cực cần dựa trên các nguyên tắc sau:
• Chỉ nên đưa ý kiến phản hồi khi có sự chấp thuận của người nhận;
• Đưa ý kiến phản hồi khi thích hợp: Nếu ngay khi sự việc xảy ra, tâm trạng của người đưa hoặc nhận phàn hồi không tốt, hãy dành thời gian để cả hai phía bình tĩnh trở lại và người đưa phản hồi sắp xếp ý tưởng cho hợp lý, có được giọng nói, ngữ điệu phù hợp và đã “sẵn sàng” khi đó hãy tiến hành phản hồi;
• Chọn địa điểm thích hợp, đặc biệt là khi đưa ý kiến phản hồi những vấn đề cá nhân cần cải thiện nên chọn chỗ riêng tư;
• Người đưa phản hồi cần dựa trên những hành vi cụ thể, những hiện tượng vừa quan sát và ghi chép được để phản hồi, không tự đánh giá, áp đặt hoặc suy diễn;
• Hãy bắt đầu phản hồi bằng cách nêu bật những điểm tích cực trước;Nên đưa ra những điểm cần cải thiện “ tại đây và hiện nay”, không nên xâu chuỗi những lỗi, khuyết điểm trong quá khứ, trừ trường hợp cần nhấn mạnh những hành vi có tính chất hệ thống;
• Không nên đưa ra quá 4 điểm cần cải thiện trong 1 lần phản hồi;