BÀI tập lớn môn ACCESS quản lý bán thiết bị máy tính

- I.2 Nghiệp vụ của hệ thốngI.2.1 Cơ cấu tổ chức: Bộ phận bán hàng của cửa hàng bán máy tính hoạt động tương đối độc lập với nhau: o Tổ thứ nhất đảm nhận việc đặt hàng dựa trên nhu cầu s

Khoa công nghệ thông tin

*************

BÀI TẬP LỚN MÔN: ACCESS

Đề tài: Quản lý bán thiết bị máy tính

Giáo viên hướng dẫn: Hà Thị Bích Ngọc Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hà

Nguyễn Đức Thắng Nguyễn Thị Hương

Lớp : 60CĐT2

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, hoạt động kinh doanh cũngphát triển và luôn gắn liền với sự phát triển của công nghệ dặc biệt là côngnghệ thông tin Trong bán hàng truyền thống người mua và người bán trựctiếp gặp nhau để thoả thuận Ngày nay, khách hàng chỉ cần ngồi tại nhà vàyêu cầu đưa hàng đến theo địa chỉ đưa ra là đã có thể có được sản phẩmmong muỗn với phương thức thanh toán mềm dẻo và các dịch vụ sau bánphong phú Người quản lý cũng không phải vất vả khi các thông tin đã đượclưu trữ trên máy tính Nếu áp dụng việc sử dụng máy tính vào công việchang ngày thì sẽ thu được hiệu quả công việc rất cao, tiết kiệm được thờigian và nhân lực do vậy cũng đồng nghĩa với tiết kiệm được chi phí Em

chọn việc đề tài phân tích và thiết kế hệ thống bán máy tính nhằm đáp

ứng được phần nào yêu cầu đó Khi sử dụng máy tính sẽ có nhiều vấn đề đặt

ra cho doanh nghiệp như bảo mật, sự cố, rối loạn hệ thống

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện công việc, song vì thời gian có hạn và kinh nghiệm, kiến thức còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và bè bạn để đề tài hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG Trang

Phần I KHẢO SÁT HỆ THỐNGI.1 sơ lược về hệ thống

Sau khi đi khảo sát ở – Cty máy tính Việt Huy ( 19 Lê lợi –TP Vĩnh Yên- Vĩnh Phúc) quản lý thiết bị của đa số của Cty này vẫn còn mang nặng tính thủ công truyền thống Hệ thống quản lý việc bán thiết bị máy tính có thể được mô tả khái quát bao gồm các chức năng chính sau:

- Quản lý thiết bị

- Quản lý nhân viên

- Tra cứu

- Thống kê, in ấn

1 Yêu cầu đối với hệ thống mới:

Các yêu cầu người dùng:

- Phần mềm có giao diện phù hợp, sử dụng tiện lợi, nhanh chóng cho người sử dụng

- Có khả năng nhập, xuất dữ liệu cho mỗi lần nhập, xuất thiết bị kèm các bản in phiếu xuất, nhập

- Xử lý được việc sửa dữ liệu nếu trong quá trình nhập có sai sót

- Khi người sử dụng có nhu cầu xem thông tin thì có thể xem bằng chương trình tìm kiếm thông tin giúp việc tra cứu thông tin dễ dàng

Chiến lược điều tra:

- Các nguồn thông tin điều tra: tham khảo từ sách báo, tài liệu và tham khảo các phần mềm download từ mạng

- Quan sát hoạt động của hệ thống cũ

- Phỏng vấn trực tiếp các chủ cửa hàng ( chúng em chỉ khảo sát được với những chủ cửa hàng chưa sử dụng hệ thống, nhưng họ đang có nhu cầu sử dụng hệ thống)

- I.2 Nghiệp vụ của hệ thống

I.2.1 Cơ cấu tổ chức:

Bộ phận bán hàng của cửa hàng bán máy tính hoạt động tương đối độc lập với nhau:

o Tổ thứ nhất đảm nhận việc đặt hàng dựa trên nhu cầu sửu dụng

của khách hàng.Tổ này sẽ tiếp nhận đơn hàng, theo dõi thực hiệnđơn hàng và in danh sách đơn hàng

o Tổ thứ hai làm nhiệm vụ đối chiếu và kiểm tra Tổ sẽ lấy thông tin

của các đọt đặt hàng và nhận hàng của hai tổ nói trên đem về đốichiếu và kiểm tra.Nếu phát hiện sai sót thì khiếu nại với nhà cungcấp để chỉnh sửa lại

o Tổ thứ ba đảm nhận việc nhận và phát hàng Tổ này sẽ lưu trữ

thông tin phiếu giao và địa điểm cất,đồng thời in danh sách nhậnhàng và phát hàng cho khách hàng

I.2.2 Quy trình xử lý:

Qua điều tra khảo sát cho thấy quy trình làm việc cùng các loại chứng

từ giao dịch sử dụng trong quy trình đó như sau:

Bộ phận tiếp nhận đơn hàng:

Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm, bộ phận đặt hàng sẽ tiếp nhận đơn hàng, trong đó có các mặt hàng được yêu cầu,với các số lượng tương ứng Bộ phận đặt hàng sẽ chọn nhà cung cấp để gửi phiếu giao dịch và đơn

giao hàng.Tổ nhận và phát hàng sẽ tiếp nhận hàng đó.Hàng thì cất tạm vào một kho(có nhiều kho), còn thông tin trên phiếu giao hàng cùng địa điểm cấthàng được lưu vào máy tính Bộ phận đặt hàng sẽ gửi danh sách hàng cho bộphận đối chiếu và kiểm tra, đồng thời sẽ tiếp nhận bản ghi trả tiền từ phòng tài vụ

Bộ phận đối chiếu và kiểm tra

Bộ phận này sẽ tiếp nhận danh sách đặt hàng của bộ phận đặt hàng Sau đó

sẽ tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp gửi đến để đối chiếu nó với hàng đã nhận thì xác nhận chi lên hóa đơn và gửi cho phòng tài vụ để làm thủ tục trả tiền Nếu phát hiện có sự không ăn khớp giữa hàng đặt – hàng nhận và tiền phải trả ,bộ phận đối chiếu và kiểm tra sẽ gửi khiếu nại cho nhà cung cấp để

chỉnh sửa lại Sau đó sẽ lập phiếu phát hàng gửi đến cho bộ phận nhận và

phát hàng,đồng thời tiếp nhận danh sách nhận hàng của bộ phần này để đối chiếu và kiểm tra

Bộ phận nhận và phát hàng

Sau khi đã tiếp nhận phiếu phát hàng của bộ phận đối chiếu và kiểm tra và đồng thời gửi danh sách nhận hàng cho bộ phận này thì bộ phận phát hàng sẽgửi hàng đến cho khách hàng

Phần2 PHÂN TÍCH TÓM TẮT HỆ THỐNG

I Mô hình tiến trình nghiệp vụ:

KHÁCH

HÀNG

BP ĐẶT HÀNG

-Tiếp nhận đơn đặt của khách hàng -Chọn nhà cung cấp -Biên soạn đơn hàng -Theo dõi thực hiện đơn hàng

-In danh sách đơn hàng

- Chuyển kquả cho các

bộ phận khác

BP ĐỐI CHIẾU VÀ KIỂM TRA

-Lập phiếu phát hàng -Tiếp nhận hóa đơn -Kiểm tra chi tiết hóa đơn

- Chuyển kq cho các bộ phận khác

BP NHẬN VÀ PHÁT HÀNG

-Nhận hàng và phiếu giao hàng

-Lưu trữ thông tin phiếu giao và địa điểm cất -In danh sách nhận hàng -Phát hàng cho khách

- Chuyển kết quả cho các

Xác nhận chi

Danh sách nhận hàng

Phiếu phát hàng

Khiếu nại

Bản ghi trả tiền

KHÁCH

HÀNG

Hàng

NHÀ CUNG CẤP TÀI VỤ

II: Hồ sơ xác lập dự án

II.1.Xác định phạm vi,khả năng, mục tiêu của dự án

II.1.1 Phạm vi, khả năng

Hệ thống bán hàng của cửa hàng máy tính Việt Huy 19 Lê Lợi – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc là 1 hệ thống được thành lập từ lâu nhằm đáp ứng nhu cầu sư dụng của khách hàng

Dự án này chỉ khảo sát việc bán hàng

Sau quá trình khảo sát cho thấy hệ thống bán hàng này còn rất nhiều bất cập,mặc dù hệ thống máy tính được trang bị mới với các cấu hình tương đối ổn định.Đồng thời hệ thống mạng máy tính đang được triển khai trong khi đó toàn bộ công tác quản lý được làm trên máy đơn chứ không phải trên mạng, nhiều công đoạn còn rất thủ công tạo khó khăn cho công tác quản ký nhất làquản lý hệ thống bán hàng

I.2 Mục đích và yêu cầu

 Tiếp cận với nhiệm vụ chuyên môn,môi trướng hoạt động của hệthống

 Xác định được chức năng nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của hệthống

 Chỉ ra được các chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa và các chỗbất hợp lý của hệ thống cần được nghiên cứu khắc phục

 Xác định được phạm vi và các hạn chế cho dự án

III Mô hình phân rã chức năng

Như vậy , các chức năng ở trên mức chi tiết của hệ thống là 3 nhóm chức năng trên

Cụ thể như sau:

(1)thu thập thông tin khách hàng

(2) điền thông tin sản phẩm

(5) nhận thông tin phản hồi

(7) ký kết hợp đồng với khách

Lập hóa đơn

QUẢN LÝ HỆ THỐNG BÁN HÀNG

(3) tiếp nhận hóa đơn

(4) kiểm tra hóa đơn

(11) báo cáo công nợ,

(13) báo cáo doanh thu

Mô hình :

QUẢN LÝ HỆ THỐNG

BÁN HÀNG

BÁO CÁO

In hóa đơn thanh toán

Thanh toán

Tiếp nhận hóa đơn

Kiểm tra hóa đơn

Chọn nhà cung cấp

QUẢN LÝ KHO

Thống kê hàng tồn kho

THANH TOÁN

Lập BC công nợ

Lập BC doanh thu

IV Xây dựung mô hình luồng dữ liệu

1 Vì sao phải xây dựng mô hình luồng dữ liệu

- Xác định nhu cầu thông tin ở mỗi chức năng

- Cung cấp bức tranh tổng thế của hệ thống và một thiết kế sơ bộ

2 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu

a) Mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Trả lời khách- báo giá

Hóa đơn

Thanh toán

Phiếu xuất kho hàng bán Phiếu thu

Thông tin yêu cầu về

hàng giảm giá

Yêu cầu báo cáo

Báo cáo

BP QUẢN LÝ KHO

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Ký hợp đồng QUẢN

LÝ HỆ THỐN

G BÁN HÀNG

b) Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh

LẬP HÓA ĐƠN

XỬ LÝ HÓA ĐƠN

QUẢN LÝ KHO

THANH TOÁN

NHÀ CUNG CẤP

Liên hệ Hóa đơn

Phiếu nhập hàng

Tt phản hồi Tiếp

nhận hóa đơn

Báo cáo

Tt hàng tồn kho

2.1 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

1 Chức năng LẬP HÓA ĐƠN

THU THẬP THÔNG TIN KH

ĐIỀN THÔNG TIN SẢN PHẨM

NHẬN TT PHẢN HỒI

KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI KHÁCH

Mẫu HD

2 Chức năng XỬ LÝ HÓA ĐƠN

TIẾP NHẬN HÓA ĐƠN

KIỂM TRA HÓA ĐƠN

CHỌN NHÀ CUNG CẤP

KHÁCH HÀNG

Hóa đơn

Gửi hóa đơn

Gửi hóa đơn

NHÀ CUNG CẤP

Trả lời

Giao dịch

Cấp thông tin

Liên hệ Chuyển

hóa đơn

BP QUẢN LÝ

KHO

Gửi hóa đơn

Phiếu xuất,nhập kho

Tt tồn kho

KHÁCH HÀNG

Chuyển

hàng

3.Chức năng QUẢN LÝ KHO

THỐNG KÊ HÀNG TỒN KHO

CẬP NHẬT PHIẾU XUẤT NHẬP KHO

BP XỬ LÝ HÓA ĐƠN

Tt hàng tồn kho

Mặt hàng

Tt hàng tồn kho

Hàng

Tkê hàng

BP THANH TOÁN

Phiếu xuất nhập hàng

Gửi hóa đơn

4 Chức năng THANH TOÁN

THANH TOÁN

IN HÓA ĐƠN THANH TOÁN

KHÁCH

Thanh toán

Sổ kê khai

5 Chức năng BÁO CÁO

LẬP BÁO CÁO CÔNG NỢ

LẬP BÁO CÁO DOANH THU

LÃNH

ĐẠO

Báo cáo công nợ

Báo cáo doanh thu

Y cầu BC công nợ

Báo cáo công nợ

Báo cáo doanh thu Ycầu BC doanh thu

BP THANH TOÁN

Kq thanh toán

Kq thanh toán

3 Mô hình liên kết

3 Bảng nhân viên:

5.Bảng thiết bị:

II Hệ Thồng From:

Kết luận

Như đã nói ở trên, hoạt động quản lý bán hàng có vai trò hết sức quantrọng trong quá trình hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp thương mại dịch vụ nào Với việc xây dựng một hệ thống thông tin kế toán quản lý bán hàng, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong quá trình quản lý và duy trì hoạt động Việc xây dựng hệ thống tin này phải dựa tren cơ sở khỏa sát tình hình thực tiễn tại công ty, không thể áp dụng đối với các công ty khác

Đề công tác quản lý đạt được hiệu quả cao, công ty cần phải có chính sách đầu tư hợp lý, ứng dụng công nghệ một cách rộng rãi, cần phải có một đội ngũ nhân viên được đào tạo một cách chuyên nghiệp…

Vì thời gian nghiên cứu có hạn, nên bài báo cáo của em có thể còn nhiều sai sót, nhưng em hy vọng từ bài báo cáo này sẽ đưa ra một cái nhìn tổng quát về vai trò của việc thiết kê, xây dựng hệ thống quản lý bán hàng trong công ty

Để bài báo cáo được hoàn thiện hơn, em kính mong sẽ nhận được

sự góp ý nhận xét của cô.

………

………