Bài giảng Hành chính học đại cương

Khái niệm hành chính Có nhiều quan niệm khác nhau về hành chính: - Hành chính là những biện pháp tổ chức và điều hành của các tổ chức trong hoạt động của mình nhằm đạt được mục tiêu chun

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ KHOA HỌC HÀNH CHÍNH 1.1 Một số vấn đề cơ bản về hành chính

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1.1 Khái niệm tổ chức.

Khi con người xuất hiện nảy sinh nhu cầu giao lưu hợp tác, trao đổi với nhau để cùng tồn tại và phát triển Từ đó hình thành nên tổ chức Có rất nhiều quan niệm khác nhau về tổ chức:

- Tổ chức là sự liên kết của hai hay nhiều cá nhân để thực hiện một công việc nào đó

- Tổ chức là một hệ thống của hai hay nhiều người, phối hợp với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung

- Tổ chức là một nhóm người hợp tác lại với nhau để đạt mục đích chung

- Tổ chức là một tổng thể kết hợp có nhiều phân hệ tương tác và truyền tin cho nhau

- Tổ chức là những quá trình riêng lẻ và những bộ phận cấu thành được liên kết một cách có hệ thống và hoạt động với tư cách là một chỉnh thể thống nhất

Từ các cách hiểu trên, có thể đưa ra quan niệm chung nhất về tổ chức như sau:

Tổ chức là một hệ thống tập hợp của hai hay nhiều người, nhóm người, có sự phối hợp một cách có ý thức, có phạm vi (lĩnh vực, chức năng) tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung.

Như vậy, bất kỳ tổ chức nào cũng có đặc điểm:

- Có mục đích, mục tiêu chung;

- Có sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên;

- Hệ thống thứ bậc chặt chẽ trong tổ chức;

- Có sự phân công phối hợp hoạt động giữa các thành viên trong tổ chức;

- Có hệ thống giao tiếp nhất định: hội họp, văn bản, …

- Có văn hóa riêng của tổ chức;

- Có môi trường để tổ chức tồn tại, vận động và phát triển

1.1.1.2 Khái niệm quản trị.

Quản trị (Management) là từ thường được dùng phổ biến trong nhiều sách giáo khoa và nhiều tài liệu khác Nếu xét riêng từng từ một thì ta có thể tạm giải thích như sau:

- Quản: là đưa đối tượng vào khuôn mẫu qui định sẵn

Ví dụ: Cha mẹ bắt đứa bé phải làm theo một kế hoạch do mình định ra; sáng phải đi học, buổi trưa nghỉ ngơi, buổi chiều học bài, trước khi đi phải thưa

về phải chào, … Đó là cái khuôn mẫu chúng phải thực hiện chứ không để đối tượng tự do hoạt động một cách tùy thích

- Trị: là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định Nếu đối tượng không thực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành Nhằm đạt tới trạng thái mong đợi, có thể có và cần phải có mà người ta gọi là mục tiêu

Sau đây là những khái niệm về Quản trị của một số tác giả là Giáo sư, Tiến sĩ quản trị học trong và ngoài nước

- Theo GS H.Koontz “ Quản trị là một hoạt động tất yếu; nó đảm bảo phối hợp những nổ lực cá nhân nhằm đạt được những mục đích của nhóm (tổ chức) Mục tiêu của quản lý là nhằm làm con người có thể đạt được các mục tiêu của nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn của cá nhân ít nhất”.

- Theo lý thuyết hành vi của Mary Parker Follet, một triết gia quản trị hàng

đầu, thì: Quản trị là hoàn thành công việc thông qua người khác Định nghĩa

này đã đưa ra cách thức tiến hành các hoạt động quản trị thông qua người khác, quản trị là hoạt động có mục đích và mang tính tập thể

- Theo GS Vũ Thế Phú: “Quản trị là một tiến trình làm việc với con người và thông qua con người để hoàn thành mục tiêu của một tổ chức trong một môi trường luôn luôn thay đổi Trọng tâm của tiến trình này là sử dụng có hiệu quả những nguồn tài nguyên có hạn”.

Từ các khái niệm trên, chúng ta có thể khái quát: Quản trị là quá trình tác động thường xuyên, liên tục và có tổ chức của chủ thể quản trị (hệ thống quản trị) đến đối tượng quản trị (hệ thống bị quản trị) nhằm phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận, các cá nhân, các nguồn lực lại với nhau một cách nhịp nhàng, ăn khớp để đạt đến mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao nhất.

1.1.2.3 Khái niệm hành chính

Có nhiều quan niệm khác nhau về hành chính:

- Hành chính là những biện pháp tổ chức và điều hành của các tổ chức trong hoạt động của mình nhằm đạt được mục tiêu chung

- Trong từ điển Oxford, Hành chính là hành động thi hành, là quản lý các công việc hoặc hướng dẫn, giám sát sự thực hiện, sử dụng và điều khiển mọi hoạt động của tổ chức

- Quan niệm khác giải thích“Hành chính” gồm hai nghĩa:

+ Nghĩa thứ nhất: Hành chính là sự giúp đỡ, sự hỗ trợ và trợ giúp hoặc

phục vụ của một bộ phận này với một bộ phận khác trong xã hội

+ Nghĩa thứ hai: Hành chính là quản lý, hướng dẫn và điều khiển Theo

nghĩa này, hành chính là sự lãnh đạo và điều hành hoạt động của tổ chức theo

định hướng và mục tiêu định sẵn

- Một số quan niệm lại đồng nhất Hành chính với hành chính nhà nước, Hành chính là một hoạt động quản lý các công việc của Nhà nước ra đời

cùng với sự xuất hiện của Nhà nước Vì vậy, theo nghĩa này, Hành chính được hiểu là hành chính công.

Từ những quan niệm nên có thể thấy, hành chính là hoạt động tuân theo các chỉ dẫn (quy tắc định trước) và phục vụ

Hành chính là phục vụ người khác thông qua việc chấp hành các quyết định do người đó ban hành và chịu sự kiểm soát của họ

Hành chính là điều hành tức là khai thác, huy động và sử dụng các nguồn lực theo quy định nhằm đạt mục tiêu của tổ chức

Khái niệm hành chính: Hành chính là những biện pháp tổ chức và điều hành của các tổ chức, các nhóm hợp tác trong hoạt động của mình để đạt được mục tiêu chung

1.1.2 Vai trò của hành chính

1.1.2.1 Vai trò điều hành.

Hành chính điều hành tổ chức hoặc điều hành xã hội nhằm đạt mục tiêu với hiệu quả cao nhất của tổ chức Vai trò này xuất phát từ chức năng cụ thể của điều hành hành chính là: lập kế hoạch, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra…

Điều hành là hoạt động chỉ huy, phối hợp, huy động, khai thác và sử dụng, hướng dẫn, kiểm tra, các nguồn lực trong tổ chức để thực hiện mục tiêu

Đặc trưng của hoạt động điều hành được thể hiện:

- Điều hành là một trong những khâu quan trọng của hoạt động quản lý Quá trình quản lý có thể chia làm ba công việc khác nhau: Định hướng, điều hành và kiểm soát Định hướng là nêu mục tiêu, điều hành là thực hiện mục tiêu, kiểm soát và so sánh định hướng với kết quả đạt được

- Điều hành gồm có điều hành bên trong một tổ chức (điều hành nội bộ)

và điề hành bên ngoài tổ chức

+ Điều hành nội bộ là sự vận hành các tổ chức, bộ phận bên trong của một

tổ chức để đạt được mục tiêu Tức là sự tác động, phối hợp các nguồn lực sẵn

có, có giới hạn phạm vi bên trong của một tổ chức Ví dụ, sự điều hành của giám đốc công ty đối với các phòng ban trực thuộc

+ Điều hành bên ngoài là sự tác động của tổ chức tới các yếu tố bên ngoài của tổ chức Ví dụ, sự quản lý của các cơ quan nhà nước đối với các công dân,

- Hoạt động điều hành được giới hạn trong một phạm vi nhất định Nó phụ thuộc vào hệ thống pháp luật, nội quy, quy chế của tổ chức, đặc trưng văn hóa của tổ chức,

Nội dung của điều hành bao gồm:

- Chức năng kiểm tra

- Chức năng báo cáo

1.1.2.2 Vai trò phục vụ.

Khái niệm: Là các hoạt động mang tính hỗ trợ, trợ giúp, là cung cấp các điều kiện cần thiết, đáp ứng nhu cầu hoạt động của cá nhân, tổ chức nhằm đạt mục tiêu của tổ chức.

Đặc trưng của công việc phục vụ

Một là, hành chính phục vụ luôn hướng đến đảm bảo lợi ích của đối tượng được phục vụ

Hai là, chủ thể phục vụ luôn lắng nghe và đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng của đối tượng được phục vụ

Ba là, có sự phân công, phân cấp rõ ràng trong tổ chức để thực hiện hoạt động phục vụ

Hành chính là phục vụ, do đó nó mang tính lệ thuộc cao Tính chất phục

vụ thể hiện trước hết là sự chấp hành các quyết định, quyết sách của các chủ thể khác Mặt khác, hành chính là sự tuân thủ những quy định, những điều đã định sẵn Những quy định này có thể là nội quy, quy chế của tổ chức hoặc các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước

Vai trò phục vụ của hành chính tập trung giải quyết các nội dung sau:

- Bảo vệ lợi ích chính đáng của các chủ thể

- Cung cấp các nguồn lực cần thiết cho tổ chức

- Giải quyết và điều hòa các mâu thuẫn hình thành trong tổ chức

- Duy trì sự ổn định cho tổ chức

1.1.3 Chức năng hành chính

1.1.3.1 Chức năng hoạch định

- Khái niệm hoạch định: Hoạch định là quá trình xác định những mục

tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó Nói cách khác, hoạch định là “quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó”

- Vai trò của chức năng hoạch định:

+ Hoạch định cho biết hướng đi của tổ chức.

+ Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí.+ Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài

+ Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể

+ Tập trung các lỗ lực của tổ chức vào việc hoàn thành mục tiêu

+ Tạo khẳ năng tiết kiệm các nguồn lực trong tổ chức

+ Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra

- Các giai đoạn của hoạch định:

+ Một là, xác định mục tiêu: Để xác định đúng mục tiêu của kế hoạch thì

tổ chức cần phải tiến hành các hoạt động cụ thể như sau:

Phân tích nhu cầu quản lý của tổ chức;

Căn cứ vào các mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch mà cấp trên giao trong kỳ kế hoạch;

Phân tích đánh giá thực trạng của tổ chức

+ Hai là, xây dựng kế hoạch hành động nhằm thực hiện mục tiêu: nội dung của kế hoạch hành động tập trung trả lời các câu hỏi phải làm gì? Ai làm? Làm khi nào? Làm ở đâu và làm như thế nào?

+ Thứ ba, tổng kết, đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch: giai đoạn này được tiến hành sau khi kế hoạch được triển khai thực hiện.

1.1.3.2 Chức năng tổ chức

- Khái niệm chức năng tổ chức: Chức năng tổ chức là việc thiết lập một

cơ cấu tổ chức hợp lý, phân công lao động và tạo lập môi trường làm việc trong tập thể phù hợp với chức năng chung của tổ chức

- Tầm quan trọng của công tác tổ chức:

Mọi quyết định, mọi kế hoạch, mọi quá trình lãnh đạo và kiểm tra sẽ không trở thành hiện thực hoặc không có hiệu quả nếu không biết cách tổ chức khoa học việc thực hiện nó Tổ chức khoa học trong việc xây dựng bộ máy sẽ bảo đảm nề nếp, kỷ cương, tính tổ chức, tính kỷ luật, tính khoa học, tác phong công tác, sự đoàn kết nhất trí, phát huy được hết năng lực sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong đơn vị

Ngược lại khi bộ máy tổ chức không khoa học, không mang tính hệ thống, không đủ năng lực chuyên môn có thể làm cho các hoạt động quản trị kém hiệu quả, đùn đẩy trách nhiệm, tranh công đổ lỗi, thiếu bản lĩnh, không quyết đoán, không tận dụng được cơ hội và thời cơ khi nó xuất hiện và lúng túng

bị động khi phải đối phó với các nguy cơ Không biết cách tổ chức các công việc một cách khoa học có thể làm hỏng công việc, lãng phí các nguồn tài nguyên, đánh mất cơ hội, làm cho tổ chức bị suy yếu

Với chức năng tạo khuôn khổ cơ cấu và nhân lực cho quá trình triển khai các kế hoạch, công tác tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định phần lớn sự thành bại của tổ chức Một tổ chức làm tốt chức năng này sẽ hoạt động có hiệu quả trong mọi tính huống phức tạp

Mục tiêu của chức năng tổ chức:

- Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực

- Xây dựng nề nếp văn hoá của tổ chức lành mạnh

- Tổ chức công việc khoa học

- Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong

tổ chức

- Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn trong tổ chức

- Làm cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài

Chức năng tổ chức bao gồm những hoạt động cơ bản sau:

- Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hướng thiết kế cơ cấu, tổ chức bộ máy gọn nhẹ, phù hợp với mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức

- Phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân, bộ phận theo hướng phù hợp với năng lực chuyên môn

- Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt động thành một thể thống nhất hành động đạt mục tiêu quản lý đã được đề ra

- Thiết kế quá trình thực hiện công việc, làm cho cơ cấu quản lý được xây dựng có thể vận hành được trong thực tế thông qua việc xây dựng nội quy, quy chế trong hợp tác nội bộ

- Xây dựng một đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về chuyên môn, nhiệt tình và trách nhiệm trong công tác, đoàn kết gắn bó và giúp đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao

- Xây dựng các mối quan hệ bên trong, bên ngoài và quan hệ trực thuộc (trên – dưới), quan hệ phối hợp (ngang)

- Khen thưởng, kỷ luật, thăng chức;

- Thuyên chuyển, điều động, biệt phái;

- Thực hiện các chế độ chính sách đối với nhân sự;

- Đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ của nhân sự;

- Chấm dứt việc làm đối với nhân sự

1.1.3.4 Chức năng tài chính

Khái niệm tài chính: Tài chính được hiểu là những quan hệ kinh tế nảy

sinh trong quá trình hình thành, phân phối, quản lý và sử dụng các quỹ tài chính nhằm đáp ứng các nhu cầu khác nhau của các chủ thể trong xã hội

- Đặc điểm của tài chính trong tổ chức:

Tài chính là phạm trù kinh tế gắn với thu nhập và chi tiêu của tổ chức Chủ thể sở hữu và quản lý tài chính có quyền quyết định các khoản thu chi của tổ chức

Đối với các tổ chức nhà nước, phải tuân thủ theo những quy định chặt chẽ trong việc thu và chi bằng tiền của nhà nước Người ta gọi là tài chính công tài chính công có chủ sở hữu là nhà nước nên việc ra các quyết định thu, chi thuộc thẩm quyền của nhà nước

Tài chính tư (tài chính doanh nghiệp) do chủ doanh nghiệp toàn quyền quyết định, tài chính doanh nghiệp hoạt động chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận của chủ sở hữu

- Vai trò của tài chính đối với hoạt động hành chính của tổ chức:

+ Huy động nguồn lực tài chính đáp ứng các nhu cầu chi tiêu của tổ chức bảo đảm sự tồn tại và phát triển của tổ chức: chi trả lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên; chi đầu tư phát triển, mua sắm trang thiết bị,…

+ Việc phân bổ và sử dụng hợp lý các nguồn tài chính góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức;

+ Tài chính là yếu tố quan trọng bảm đảm thực hiện mục tiêu của tổ chức

1.1.3.5 Chức năng kiểm soát nội bộ

Khái niệm kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều hành các hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra

Kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm mục đích:

- Đảm bảo hiệu lực và hiệu quả hoạt động của tổ chức

- Đảm bảo cho quá trình vận hành của tổ chức diễn ra theo đúng dự kiến, tuân thủ các quy định

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

- Ngăn chặn, phát hiện kịp thời những sai sót, vi phạm để có biện pháp bổ sung, điều chỉnh cần thiết

- Kiểm soát nhằm có biện pháp xử lý kịp thời các bộ phận, cá nhân trong tổ chức có dấu hiệu vi phạm

Quy trình kiểm soát gồm 3 bước:

- Bước 1: Đo lường các kết quả đạt được Trong bước này cần trả lời hai câu hỏi: Đo lường cái gì? Và đo lường như thế nào?

- Bước 2: So sánh kết quả đạt được với tiêu chuẩn đã đề ra Kết quả của bước này có thể là:

+ Sai lệch giữa kết quả và tiêu chuẩn trong phạm vi cho phép

+ Sai lệch giữa kết quả và tiêu chuẩn vượt ra ngoài phạm vi cho phép

Trong trường hợp này có thể có hai nguyên nhân: Một là, do kết quả đạt được quá cao hoặc quá thấp so với tiêu chuẩn; Hai là, do tiêu chuẩn đặt ra quá cao hoặc quá thấp.

- Bước 3: Thực hiện những hành động điều chỉnh

1.1.4 Các phương pháp đặc thù của hành chính

a Phương pháp giáo dục: là cách thức tác động vào nhận thức của con

người trong tổ chức, nhằm nâng cao tính tự giác và khả năng lao động của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ

- Cơ sở khoa học: quy luật nhận thức, quy luật tâm lý của con người: đúng –

sai; tốt – xấu; thiện – ác; lợi – hại,…

- Nội dung:

+ Phương pháp thuyết phục do chủ thể sử dụng để tác động lên đối tượng quản lý nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình

+ Bản chất của phương pháp thuyết phục là làm cho đối tượng quản lý hiểu

rõ sự cần thiết và tự giác thực hiện hoặc tránh thực hiện những hành vi nhất định

+ Phương pháp thuyết phục được thể hiện bằng những hoạt động như: giải thích, động viên, hướng dẫn, chứng minh làm cho đối tượng hiểu rõ và tự giác chấp hành các yêu cầu của chủ thể quản lý

- Biểu hiện: tuyên truyền, vận động, cổ động, nêu gương; tạo bầu không

khí,…

- Ưu điểm: tự nguyện, tự giác cá nhân; sức lan tỏa lớn;…

- Hạn chế: thời gian, công sức của chủ thể quản lý; ỷ lại, trông chờ vào tập

thể; phong trào

- Áp dụng: đi kèm với các phương pháp khác; Chủ thể phải có uy tín và nắm

vững tâm lý, nhận thức của đối tượng

b Phương pháp tổ chức: là cách thức tác động lên con người thông qua

mối quan hệ tổ chức nhằm đưa con người vào khuôn khổ, kỷ luật, kỷ cương

- Cơ sở khoa học: sự rằng buộc trong tổ chức

- Nội dung:

+ Chủ thể áp dụng phương pháp cưỡng chế phải là cơ quan nhà nước, người

có thẩm quyền theo quy định của pháp luật như: cơ quan công an, ủy ban nhân dân…

+ Đối tượng bị áp dụng các biện pháp cưỡng chế là cá nhân, tổ chức nhất định trong những trường hợp pháp luật quy định như: cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính.

+ Biểu hiện của phương pháp cưỡng chế là buộc cá nhân, tổ chức phải chấp hành các quyết định đơn phương của chủ thể quản lý Cụ thể là buộc cá nhân, tổ chức phải thực hiện hay không thực hiện những hành vi nhất định hoặc phải phục tùng những hạn chế nhất định về mặt tài sản của cá nhân, tổ chức hoặc tự do thân thể của cá nhân

- Biểu hiện: nội quy, quy chế, kiểm tra, giám sát, kỷ luật, khen thưởng,

- Ưu điểm: kỷ luật, đoàn kết

- Hạn chế: “bắt cóc bỏ đĩa”, dung túng, bao che,

c Phương pháp kinh tế: là cách thức tác động vào đối tượng quản lý thông

qua lợi ích kinh tế, để cho đối tượng bị quản lý tự lựa chọn phương án hoạt động

có hiệu quả nhất trong phạm vi hoạt động của họ Áp dụng phương pháp kinh tế thông qua sử dụng đòn bẩy kinh tế như: tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, giá cả, thuế, chính sách tiền tệ, tỷ giá hối đoái…

- Cơ sở khoa học: “đồng tiền gắn liền khúc ruột”

- Biểu hiện: lương, thưởng, phụ cấp, giá cả, thuế, tiền tệ, lãi suất,…

- Ưu điểm: tạo động lực mạnh; tự giác lực chọn

- Hạn chế: nguồn lực; hài hòa lợi ích,…

- Áp dụng: phù hợp trong nền kinh tế thị trường

d Phương pháp hành chính: là cách thức tác động trực tiếp của các chủ

thể hành chính nhà nước lên đối tượng bằng các quyết định hành chính mang tính bắt buộc

- Cơ sở khoa học: tính quyền lực, thứ bậc

- Đặc điểm:

+ Đặc trưng của phương pháp này là sự tác động trực tiếp của chủ thể quản

lý lên đối tượng quản lý bằng cách đơn phương quy định nhiệm vụ và phương án hành động của đối tượng quản lý

+ Phương pháp này được tiến hành trong khuôn khổ của pháp luật.Các quyết định hành chính được ban hành trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ thể quản lý do pháp luật quy định Ví dụ: Chủ tịch UBND các cấp chỉ được ra chỉ thị, kiểm tra hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong khuôn khổ, chức năng, quyền hạn của mình do pháp luật quy định

- Biểu hiện: cấm, cho phép, hạn chế, cưỡng chế, kiểm tra,

- Ưu điểm: nhanh, gọn, tập trung, kỷ cương, hiệu lực

- Hạn chế: Quan liêu, độc đoán, lạm quyền, đồng thuận,…

- Áp dụng: nhanh, gấp; nhà quản lý giỏi; dám chịu trách nhiệm

Trong các phương pháp này, theo quan điểm của Đảng và nhà nước ta hiện nay thì phương pháp giáo dục tư tưởng, đạo đức được đặt lên hàng đầu, phải làm thường xuyên, liên tục và nghiêm túc Biện pháp tổ chức là hết sức quan trọng, có tính khẩn cấp Phương pháp kinh tế là biện pháp cơ bản, là động lực thúc đẩy mọi hoạt động quản lý nhà nước Phương pháp hành chính là rất cần thiết và khẩn trương, nhưng phải được sử dụng một cách đúng đắn

1.1.5 Các hình thức hoạt động hành chính chủ yếu

1.1.5.1 Ra quyết định hành chính.

- Ra quyết định hành chính là hành vi của chủ thể quản lý, nhằm định ra mục tiêu chương trình, tính chất hoạt động tác động lên đối tượng quản lý và buộc đối tượng quản lý phải thực hiện quyết định đó

Mỗi quyết định hành chính nhằm trả lời một hoặc một số câu hỏi sau: Tổ chức cần làm gì? Khi nào làm? Làm trong bao lâu? Ai làm? Và làm như thế nào? Trả lời câu hỏi làm gì, khi nào làm và làm cái đó trong bao lâu là những quyết định

kế hoạch Ví dụ: Tổ chức trong năm tới cần đạt mục tiêu nào? Để đạt mục tiêu đó

tổ chức cần thực hiện những nhiệm vụ nào? Trả lời câu hỏi ai làm, thường là

những quyết định tổ chức Ví dụ như để hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch, hệ thống quản trị và hệ thống sản xuất cần được sắp xếp ra sao? Trả lời câu hỏi làm như thế nào, thường là những quyết định kế hoạch và lãnh đạo Đay là những quyết định lựa chọn công nghệ, kỹ thuật, phương pháp và quy trình của tổ chức.

- Một quyết định đúng đắn và kịp thời sẽ mang lại hiệu quả, niềm tin, sự ổn định và phát triển; ngược lại quyết định sai hoặc không đúng lúc sẽ gây ra những thiệt hại lớn, mất lòng tin và kìm hãm sự phát triển

- Những quyết định thiếu suy nghĩ là kết quả của thái độ thiếu trách nhiệm, của bệnh quan liêu; những quyết định sai là do trình độ hạn chế hoặc do thiếu đạo đức công tác Vì vậy, cần phải có những yêu cầu đặc biệt đối với người ra các quyết định và phải xây dựng các nguyên tắc và phương pháp luận chung cho việc thông qua các quyết định hành chính

- Các loại quyết định hành chính:

+ Quyết định chương trình: tức là quyết định gắn với việc giải quyết các vấn

đề mang tính chất thường xuyên trong tổ chức, có thể được lặp đi lặp lại

+ Quyết định không theo chương trình: là quyết định đối với các vấn đề không thường xuyên, mới

+ Quyết định dài hạn, trung hạn và ngắn hạn

+ Quyết định theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức

+ Quyết định mang tính tình huống…

1.1.5.2 Giao tiếp hành chính

Khái niệm giao tiếp: Giao tiếp hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ

giữa con người với con người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định

Các hình thức giao tiếp

- Theo tiêu chí về tính chất tiếp xúc: Có giao tiếp trực tiếp và giao tiếp gián

tiếp (thông qua văn bản, điện thoại và các phương tiện lưu giữ và truyền tin khác).

- Theo tiêu chí về đặc điểm các chủ thể của quá trình giao tiếp: Có giao tiếp công vụ, giao tiếp doanh nghiệp, giao tiếp gia đình

- Theo tiêu chí về thế trong giao tiếp: có giao tiếp ở thế mạnh, thế yếu và thế cân bằng

- Theo tiêu chí về kênh (hình thức) có giao tiếp bằng ngôn từ và phi ngôn từ

- Theo tiêu chí mục tiêu giao tiếp: có giao tiếp để biết, giao tiếp để hiểu, giao tiếp hướng tới hành động và giao tiếp để hướng tới sự cộng tác

- Theo tiêu chí về phạm vi của giao tiếp có giao tiếp nội bộ và giao tiếp với bên ngoài

Vai trò của giao tiếp hành chính

- Định hướng: Giao tiếp giúp chia sẻ và truyền đạt cái đích mà tổ chức cần đạt đến cũng như cách thức để đạt được điều đó Ở cấp độ này, có thể nói, giao tiếp đóng một vai trò chiến lược trong việc giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong

xã hội Không có giao tiếp, thậm chí cả khi giao tiếp không hiệu quả, các cá nhân, các nhóm khác nhau trong nhóm có thể xác định, hiểu và hướng tới các mục tiêu theo những cách khác nhau Điều này dẫn tới nhiều nguy hại trong đó cần tính đến

cả việc chia rẽ, bất đồng và tan rã tổ chức

- Hợp nhất: Mỗi tổ chức, cơ quan, đơn vị hay nhóm là một tập hợp gồm nhiều yếu tố và kiểu người khác nhau với xuất phát điểm, quan điểm, cách thức và tham vọng khác nhau Giao tiếp là cơ chế, là chất keo dính lôi cuốn những người, những yếu tố có những điểm chung căn bản lại với nhau để hình thành tổ chức Khi tổ chức đã ra đời, giao tiếp, với các vai trò quan trọng giúp con người biết - hiểu - hành động và cộng tác, cho phép các yếu tố khác biệt, các cá nhân, đơn vị, các nguồn lực và các mục tiêu được kết nối với nhau theo cách những điểm mạnh được

kết hợp để nhân thêm sức mạnh và những điểm yếu được hỗ trợ, bù đắp để có thể ảnh hưởng tiêu cực ít nhất đến tổ chức Đối với cán bộ, công chức, giao tiếp cho phép nắm bắt thông tin, hiểu biết về nhiệm vụ và trông đợi của tổ chức đối với họ, tương tác với đồng nghiệp.

- Duy trì: Mỗi tổ chức đều có một số hoặc một hệ thống các giá trị mà nó duy trì hoặc muốn khuếch trương, giao tiếp là cơ chế giúp định hình và duy trì các giá trị đó

- Động viên, khuyến khích: Giao tiếp trong quá trình thực thi công vụ không đơn thuần và duy nhất liên quan đến các nhiệm vụ và cách giải quyết nhiệm vụ, nó còn liên quan đến con người với tư cách là một thực thể sống, có đời sống riêng tư,

có niềm vui, nỗi buồn, có điểm mạnh và điểm yếu Do vậy, giao tiếp trong tổ chức còn bao hàm cả khía cạnh mang tính nhân bản, hỗ trợ việc hoàn thiện nhân cách của các cá nhân

- Đổi mới: Giao tiếp là cơ chế trong đó các ý tưởng, sáng kiến được hình thành, chia sẻ, thách thức và trải nghiệm

1.1.5.3 Thực hiện các nghiệp vụ hành chính cụ thể

- Tổ chức giải quyết văn bản đến;

- Tổ chức giải quyết văn bản đi;

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ;

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu;

- Tổ chức hội họp và hội nghị;

- Nghiệp vụ soạn thảo văn bản;

- Nghiệp vụ quản trị văn phòng…

1.2 Khoa học hành chính

1.2.1 Sự ra đời của khoa học hành chính

Từ khi con người hình thành bắt đầu nảy sinh ra nhu cầu hợp tác, trao đổi để cùng tồn tại, sinh sống Việc cùng tồn tại, chung sống đặt ra yêu cầu phải có sự phân công, phối hợp thực thi công việc Các công việc hành chính bắt đầu hình thành

Xã hội ngày càng phát triển, các tổ chức xã hội ngày càng đa dạng và phức tạp, các mối quan hệ xã hội nảy sinh càng nhiều làm cho hoạt động hành chính ngày càng phức tạp Từ yêu cầu cuộc sống đó đã đặt ra cho các nhà quản lý phải nghiên cứu để tìm ra các quy trình quản lý công việc một cách hiệu quả nhất Khoa học về hành chính bắt đầu hình thành từ đó

Nhiệm vụ của khoa học hành chính là tìm ra bản chất, vai trò và các quy trình vận hành hành chính để giúp cho các nhà quản lý điều hành các tổ chức một cách hiệu quả nhất Những nhà nghiên cứu đầu tiên và có những đóng góp lớn cho

sự ra đời của khoa học hành chính phải kể đến như: W.Wilson ( ) với tác phẩm

Nghiên cứu về hành chính(1887); F.Goodnow với tác phẩm Hành chính và chính trị (1900); Henry Fayol với thuyết hành chính chung và hành chính trong

công nghiệp (1915); M.Weber với Lý luận về tổ chức kinh tế và xã hội,

Những tác phẩm của các nhà nghiên cứu đã làm rõ được các vấn đề về hành chính, đưa ra lý thuyết về hành chính để soi sáng cho thực tiễn Và đứng trước những vấn đề phát sinh từ thực tiễn cuộc sống, từ thực tiễn quản lý hành chính, các vấn đề hành chính lại được tìm tòi và phát triển Từ đó một ngành khoa học mới ra đời: khoa học hành chính

1.2.2 Đối tượng nghiên cứu của khoa học hành

Hành chính học là một khoa học hành chính lấy quản lý hành chính làm đối tượng nghiên cứu chính

Hành chính học là khoa học nghiên cứu về các lý thuyết quản lý hành chính, thể chế hành chính, vai trò của hành chính, chức năng của hành chính, nghiên cứu hành động hành chính ở khía cạnh hiệu lực và hiệu quả, nghiên cứu cách thức tổ chức và điều hành của hành chính ở tầm vĩ mô và vi mô

Hành chính học nghiên cứu cách thức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của pháp luật, quy định của tổ chức

Hành chính học nghiên cứu về các hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý về kinh tế nói riêng

1.2.3 Nội dung của khoa học hành chính

- Lý luận và nguyên lý hành chính: Khái quát những quan điểm, nguyên tắc, phương thức tổ chức và hoạt động chung trong quá trình ra đời và phát triển về lý luận, tư tưởng và thực tiễn của hành chính học

- Chức năng hành chính: Xuất phát từ nhận thức đúng đắn về chức năng hành chính, vạch ra những quy luật trong quản lý hành chính nhằm đạt được hiệu lực và hiệu quả hành chính cao nhất

- Môi trường hành chính: Nêu rõ tác động của môi trường bên ngoài như môi trường xã hội, môi trường lịch sử, kinh tế, chính trị… tới tổ chức hành chính

- Thể chế hành chính: Vạch rõ vai trò và mối quan hệ giữa thể chế của nền hành chính với hoạt động quản lý thực tiễn của nền hành chính nhà nước

- Tổ chức hành chính: Vạch rõ nguyên tắc chỉ đạo việc xây dựng chủ thể của quản lý hành chính, nghiên cứu bộ máy tối ưu để nâng cao hiệu lực và hiệu quả của

tổ chức hành chính

- Lãnh đạo hành chính: Nê rõ vai trò chủ đạo của sự lãnh đạo hành chính trong quản lý hành chính, chất lượng quy trình, phong cách và phương pháp lãnh đạo trong hành chính

- Quyết định hành chính: Nêu rõ nguyên tắc, tiến trình, phương pháp và thể chế khoa học hóa việc ra quyết định hành chính

- Thông tin hành chính: Nêu rõ vai trò thiết yếu không thể thiếu được của thông tin hành chính trong quản lý hành chính, cơ chế quản lý, xử lý, vận dụng thông tin hành chính có hiệu quả

- Chấp hành hành chính: Mối quan hệ giữa việc thực hiện chính sách, ra các quyết định hành chính trong quản lý hành chính, nêu rõ các khâu và nguyên tắc trong chấp hành của hành chính

- Kiểm soát hành chính: Nêu rõ vai trò của cơ chế kiểm tra và giám sát hành chính trong hệ thống hành chính nhà nước, nghiên cứu các nguyên tắc, tiến trình và phương pháp kiểm tra, giám sát hành chính

- Pháp quy hành chính: Nghiên cứu nguyên tắc, tiến trình và biện pháp thực hiện pháp chế hóa quản lý hành chính nhà nước, khẳng định pháp luật là tiêu chí quan trọng trong quản lý hành chính nhà nước

- Công vụ, công chức: Nêu rõ nguyên tắc, chế độ, phương pháp quản lý có hiệu quả đội ngũ công chức hành chính nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động của họ trong công vụ

- Quản lý tài chính công: Nghiên cứu những vấn đề liên quan tới vấn đề quản lý tài chính công như dự báo, lập và quản lý ngân sách công.

- Hành chính công sở: Nêu rõ nguyên tắc xây dựng và thiết lập các thực thể quản lý hành chính (các công sở hành chính); những biện pháp tối ưu để thực hiện

có hiệu quả các hoạt động quản lý; mục đích của việc khoa học hóa, hiện đại hóa phương pháp quản lý cùng với việc thực hiện nó

- Phương pháp hành chính và hiệu lực, hiệu quả hành chính: Nêu rõ ý nghĩa của phương pháp hành chính trong quản lý hành chính, giới thiệu và nghiên cứu những phương pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả của nền hành chính

- Cải cách hành chính: Nghiên cứu những lý luận, xu hướng tất yếu và những quy luật, quy tắc chung trong cải cách hành chính

- Hành chính so sánh: Một là, so sánh các nền hành chính khác nhau trên thế giới: nghiên cứu, so sánh cơ cấu tổ chức bộ máy và nguyên tắc vận hành của các

hệ thống quản lý hành chính khác nhau ở các nước trên thế giới nhằm tìm ra quy luật chung của một nền hành chính có hiệu quả

Hai là, so sánh trong nước: nghiên cứu, so sánh tổ chức và hoạt động của các

cơ quan có cùng tên gọi nhưng trong thực tế lại thực hiện các chức năng khác nhau; đồng thời so sánh những cơ quan có cùng chức năng nhưng mang tên gọi khác nhau để tìm ra quy luật nâng cao hiệu lực và hiệu quả của hoạt động hành chính

1.3 Mối tương quan giữa hành chính học với các khoa học khác

1.3.1 Tương quan với khoa học tổ chức

1.3.2 Tương quan với quản trị học

1.3.3 Tương quan với chính trị học

1.3.4 Tương quan với tâm lý học

1.3.5 Tương quan với xã hội học

1.4 Một số lý thuyết hành chính.

1.4.1 Lý thuyết quản lý hành chính

1.4.1.1 Quan điểm của Henry Fayol (1841 – 1925)

Henri Fayol là một nhà công ngiệp Pháp Năm 1916, Ông xuất bản tác phẩm

“Quản trị công nghiệp và quản trị chung” (Administration inductrielle et generale) trình bày nhiều quan niệm mới về quản trị Trong đó, ông trình bày lý thuyết quản trị của mình một cách có hệ thống, tổng hợp và ở trình độ cao hơn so với các lý thuyết khác cùng thời

+ Ông phân chia công việc doanh nghiệp ra thành 6 loại

Sản xuất (kỹ thuật sản xuất)

Thương mại (mua bán, trao đổi)

Tài chính (tạo và sử dụng vốn có hiệu quả)

An ninh (bảo vệ tài sản và nhân viên)

Kế toán

Quản trị

Ông là người đặt nền móng cho lý luận tổ chức cổ điển và lý luận quản lý cổ điển Trong các tác phẩm của mình, ông cho rằng hoạt động quản lý hành chính bao gồm 5 chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát.

- Lập kế hoạch: là tìm kiếm tương lai, xây dựng kế hoạch hành động; bao gồm xác định mục tiêu, thời gian thực hiện, biện pháp các cách thức thực hiện mục tiêu

- Tổ chức: cung cấp những thứ cần thiết để thực hiện kế hoạch

- Chỉ huy: chỉ đạo, lãnh đạo và hướng dẫn nhân viên thực thi công việc

- Phối hợp: kết nối, liên kết, điều hòa tất cả các hoạt động và lực lượng

- Kiểm tra: xem xét, so sánh, đối chiếu tình hình thực tiễn với kế hoạch đề ra

để kịp thời sửa chữa, khắc phục những sai sót

Để thực hiện các chức năng đó, ông đưa ra 14 nguyên tắc quản lý quan trọng phải thực hiện là:

- Phân công lao động

- Quyền hạn đi đôi với trách nhiệm

1.4.1.2 Quan điểm của Luther Gulick và Lyndall Urwick

Trong cuốn sách: “Những bài viết về khoa học hành chính” xuất bản năm

1937, hai tác giả này đã đưa ra mô hình hành chính POSDCoRB với 7 chức năng

1.4.2 Lý thuyết hành chính quan liêu của Max Weber

Max Weber (1864-1920) là một học giả nổi tiếng người Đức chuyên nghiên cứu các vấn đề xã hội học, chính trị học, kinh tế học, lịch sử và tôn giáo Trong

cuốn sách “lý luận về tổ chức kinh tế và xã hội” xuất bản năm 1921, ông đã đưa ra

mô hình bộ máy quản lý hành chính theo nguyên tắc bộ máy thư lại

Max Weber chỉ ra 3 mô hình lãnh đạo cơ bản trong tổ chức:

- Lãnh đạo bằng quyền uy: lãnh đạo dựa trên cơ sở uy tín cá nhân, phẩm chất cá nhân của nhà lãnh đạo

- Lãnh đạo bằng quyền lực pháp lý: nhà lãnh đạo dựa vào quyền hạn được quy định trong chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của tổ chức để buộc nhân viên phải tuân theo

- Lãnh đạo bằng quyền lực theo truyền thống: quyền lực có được nhờ vào thói quen, tập quán chuyển giao lại cho các thế hệ sau

Trong tổ chức bộ máy thư lại thì không tồn tại lãnh đạo bằng quyền lực truyền thống Chỉ có lãnh đạo dựa trên quyền lực pháp lý và quyền uy Theo đó, một bộ máy thư lại được tổ chức theo các nguyên tắc sau:

- Thứ nhất: Sắp xếp các cơ quan, bộ phận theo một hệ thống thứ bậc chặt chẽ Mỗi cơ quan cấp dưới phải chịu sự kiểm soát của cơ quan cấp cao hơn

- Thứ hai, Tổ chức có sự phân công lao động hợp lý và có hệ thống Mỗi cơ quan hay chức vụ có phạm vi thẩm quyền xác định cụ thể được thể hiện thành các nhiệm vụ và chức năng, trách nhiệm và quyền hạn được quy định thành văn bản chính thức

- Thứ ba, tính văn bản hóa: Tất cả các quy định đều được quy định dưới hình thức văn bản chính thức theo một thể thức nhất quán Mọi việc xử lý và truyền đạt công việc, triển khai công việc,… đều phải dưới hình thức văn bản hóa Có như vậy mới bảo đảm tính chuẩn xác trong xử lý công việc, tạo điều kiện cho việc xử lý

một cách chính xác, khách quan và trách nhiệm cao Hạn chế được sự tùy tiện, vô trách nhiệm trong thực thi.

- Thứ tư, tính quy phạm: thiết lập các quy định pháp luật và quy chế về thẩm quyền và chức trách có tác dụng bắt buộc thi hành

- Thứ năm, tính chuyên nghiệp: tất cả các chức vụ và vị trí làm việc trong tổ chức đều phải là những người đã được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ Việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng phải căn cứ vào chuyên môn nghiệp vụ và vị trí công việc Do đó, thi tuyển phải công khai, khách quan và công bằng

- Thứ sáu, tính khách quan: mỗi thành viên trong tổ chức đều phải làm tròn chức trách của mình và thực hiện nhiệm vụ một cách khách quan Mọi nhân viên trong tổ chức đều phải bảo đảm tính vô nhân xưng trong quá trình thực thi công việc

1.4.3 Lý thuyết hành vi hành chính

1.4.3.1 Quan điểm của Robert Owen

Robert Owen ( 1771 – 1858): Ông sinh ra trong một gia đình thợ thủ công người Anh Ông đã xây dựng các mối quan hệ trong một thế giới riêng của mình theo một cách thức hoàn toàn khác so với bên ngoài như rút ngắn thời gian lao động từ 13 – 14 giờ xuống chỉ còn 10 giờ rưỡi, tăng tiền công, cấm trẻ em lao động dưới 9 tuổi, xây dựng nhà ở cho công nhân , lập nhà trẻ vườn trẻ, trường học kiểu mẫu, xây dựng cửa hàng bán lương thực, bán quần áo hạ giá hơn ở địa phương 25

% ông đề nghị chính phủ thực hiện đạo luật hạn chế ngày lao động, ông thành lập

“công xã lao động”

Nội dung tư tưởng lí luận: một trong những tư tưởng nổi bật của R Owen là quan niệm của ông khi bàn về bản chất con người Theo ông, bản chất con người

được hình thành thông qua sự tác động qua lại giữa con người với con người diễn

ra ở môi trường bên ngoài Trong đó, những tác động có tính khách quan đến việc hình thành bản chất con người có ý nghĩa quyết định quan trọng Xã hội tương lai dựa trên sự hiểu biết khoa học về các quy luật của bản chất con người, sẽ là một xã hội hài hòa, một xã hội thực sự của con người

Tóm lại Robert Owen là kỹ nghệ gia người Anh, là người đầu tiên nói đến nhân lực trong tổ chức Ông chỉ trích các nhà công nghiệp bỏ tiền ra phát triển máy móc nhưng lại không cải tiến số phận của những máy móc người, không chú ý đến

sự phát triển nhân viên của doanh nghiệp

1.4.3.2 Quan điểm của Abraham Maslow (1908 – 1970)

Trong trường phái hành vi, Maslow là một trong những người có lập luận sắc sảo Ông cho rằng, hoạt động của con người nhằm để thỏa mãn nhu cầu cá nhân (thoã mãn về vật chất và tinh thần), sự thỏa mãn nhu cầu cá nhân ở các mức độ khác nhau quyết định đến tác phong của họ

Maslow xây dựng lý thuyết về nhu cầu con người gồm 5 mức độ được xếp từ

thấp đến cao: Nhu cầu về vật chất, nhu cầu được an toàn, nhu cầu xã hội, nhu cầu được trọng vọng, nhu cầu tự hoàn thiện

Nhu cầu vật chất Nhu cầu an toàn Nhu cầu xã hội Nhu cầu được quý trọng

Nhu cầu

tự hoàn thiện

Hình 2: Các mức độ nhu cầu cá nhân.

Quản trị có hữu hiệu là sự đáp ứng các mức độ nhu cầu đang cần được thỏa mãn của con người Biết vậy, nhưng vận dụng chúng trong hực tế thì không phải

dễ, bởi một sự thật hiển nhiên là, nhu cầu thường vượt quá khả năng cho phép đáp ứng, hơn nữa không phải bất cứ lúc nào, lợi ích nào của cá nhân cũng phù hợp với lợi ích của tập thể, lúc đó người quản trị chỉ có thể bớt một ít ở bên này để cho nặng bên kia chứ không thể đáp ứng hoàn toàn được

1.4.3.3 Quan điểm của Herbert A Simon

Herbert A.Simon (Mỹ) nguyên là giáo sư tiến sĩ giảng dạy ở nhiều trường

ĐH Mỹ những năm 50 thế kỷ XX, từ 1961 đến 1965 là Chủ tịch Hội đồng khoa học xã hội Mỹ Ông chuyên về khoa học máy tính và tâm lý học, từng nghiên cứu

về khoa học định lượng trong kinh tế Herbert là một trong những người tiên phong trong hoạt động về “trí thông minh nhân tạo” (máy tính có khả năng “tư duy”)

Tiếp đó, ông chuyển sang nghiên cứu về khoa học quản lý với hàng loạt công trình: Hành vi quản lý (1947), Quản lý công cộng (1950), Lý luận về quyết sách trong kinh tế học và khoa học hành vi (1959), Khoa học về nhân công (1969), Việc giải quyết những vấn đề về con người (1972), Các mô hình khám phá (1977),

Mô hình tư duy (1979), Các mô hình về quản lý có giới hạn (1982), Lẽ phải trong các công việc của con người (1983)… Với các cống hiến đó, ông đã được tặng giải thưởng Nobel về kinh tế từ năm 1978

Tư tưởng quản lý của Simon có thể rút ra qua các nội dung chính như sau:

1 Cốt lõi của quản lý là ra quyết định (quyết sách)

Quyết sách quản lý gồm các việc: hoạch định kế hoạch, lựa chọn phương

án hành động, thiết lập cơ cấu tổ chức, phân định trách nhiệm và quyền hạn, so sánh tình hình thực tế với kế hoạch, lựa chọn phương pháp kiểm tra, quán xuyến

các mặt kế hoạch, tổ chức và điều khiển đối với mọi cấp quản lý và mọi mặt của quá trình quản lý Quyết sách gần như đồng nghĩa với quản lý.

Các quyết định quản lý được chia thành 2 nhóm lớn: Quyết định giá trị bao quát là các quyết định về các mục tiêu cuối cùng; quyết định thực tế là những quyết định liên quan đến việc thực hiện các mục tiêu (đánh giá thực tế) Sự phối hợp 2 loại quyết định đó được coi là trọng tâm của công việc quản lý Một quyết định quản lý chỉ được coi là có giá trị khi chứa đựng các yếu tố thực tế, khả thi Đó

là quyết định “hợp lý - khách quan” chứ không phải là quyết định “hợp lý - chủ quan” (tối ưu hoàn hảo)

2 Quyết sách được cấu thành qua 4 giai đoạn có liên hệ với nhau: thu thập

và phân tích thông tin kinh tế - xã hội; thiết kế các phương án hành động để lựa chọn; lựa chọn một phương án khả thi; thẩm tra đánh giá phương án đã chọn để bổ sung hoàn thiện

Simon cho rằng, mọi hoạt động trong nội bộ một tổ chức có thể chia ra 2 loại ứng với 2 loại quyết sách: hoạt động đã diễn ra nhiều lần cần có quyết sách theo trình tự, và hoạt động diễn ra lần đầu cần có quyết sách không theo trình tự Cần cố gắng nâng cao mức độ trình tự hóa quyết sách để tăng cường hệ thống điều khiển có hiệu quả, đồng thời tăng cường hệ thống điều hòa, phối hợp của tổ chức Quyết sách phi trình tự mang tính sáng tạo, không có tiền lệ song dựa vào tri thức

và phương pháp sẵn có để xử lý, trong đó có sự vận dụng kinh nghiệm Sự phân chia 2 loại quyết sách chỉ là tương đối

3 Thông qua một hệ thống mục tiêu - phương tiện để thống nhất hoạt động Đó là sự kết hợp giữa người và máy (điện tử) để hoạch định quyết sách; có thể khắc phục tình trạng thiếu tri thức và thông tin bằng mạng thông tin nhiều kênh theo 2 chiều

4 Lựa chọn phương thức tập quyền hay phân quyền trong việc ra quyết sách với chức trách và quyền hạn rõ ràng Nhờ việc tự động hóa quyết sách theo

trình tự, việc xử lý các vấn đề có liên quan bằng phương thức tập quyền trở nên hợp lý, giảm bớt sự can thiệp của cấp trung gian đối với công việc của cấp cơ sở Song, phương thức đó không thể sử dụng trong mọi tình huống; còn phải nghĩ tới nhân tố kích thích, làm cho quyết sách có thể huy động được mọi người nỗ lực thực hiện Hình thức tổ chức trong tương lai vẫn phải là hệ thống cấp bậc gồm 3 cấp: cấp sản xuất và phân phối sản phẩm, cấp chi phối quá trình quyết sách theo trình tự, cấp kiểm soát quá trình hoạt động của cơ sở Cần phân quyền ra quyết định, tạo ra “vùng chấp thuận hợp lý” đối với quyền tự chủ của cấp dưới.

Nhìn chung, tư tưởng quản lý của Simon chịu ảnh hưởng sâu sắc tư duy phi logic của C.I.Barnara về nhiều mặt; song đã có bước phát triển, như: đưa ra tiền đề của quyết sách, coi quyền uy là một phương thức ảnh hưởng đến tổ chức, phân tích

cụ thể vấn đề cân bằng tổ chức (trong các loại tổ chức kinh doanh, chính phủ và phi lợi nhuận) Điểm nổi bật trong tư tưởng quản lý của Simon là nhấn mạnh “quản

lý chính là quyết sách” và đặt nền móng lý luận cho việc hoạch định quyết sách một cách khoa học, coi sự tiếp cận hành vi ứng xử là chìa khóa để giải quyết vấn

đề về quản lý hiện đại

Giới học thuật quản lý phương Tây cũng có ý kiến cho rằng, lý luận quyết sách của Simon có một số hạn chế trong mô thức quyết sách phi trình tự; trong việc cân bằng bên ngoài tổ chức (thích ứng với môi trường bên ngoài); trong tính chiến lược của tổ chức… Những hạn chế đó sẽ được các thuyết quản lý khác trong trường phái hiện đại bổ sung và phát triển

Chương 2 HÀNH CHÍNH CÔNG VÀ HÀNH CHÍNH TƯ 2.1 Hành chính công

Khái niệm Hành chính công: Hành chính công là những biện pháp tổ chức

và điều hành của các tổ chức công, hợp tác trong hoạt động của mình để giải quyết những công việc công và cung cấp các dịch vụ công Hành chính công là hoạt động của các tổ chức quản lý công cộng, chủ yếu là của các cơ quan hành chính nhà nước.

2.1.2 Đặc điểm của hành chính công

Trong một xã hội dân chủ, quyền lực mà nền hành chính sử dụng bắt nguồn

từ nhân dân Nhân dân sử dụng quyền lực của mình bằng cách trao quyền lực của mình cho các cơ quan đại diện, cơ quan đại diện Các cơ quan quyền lực nhà nước ban hành ra pháp luật quy định quyền hạn của các cơ quan hành chính nhà nước Đồng thời nhân dân giám sát hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trong việc sử dụng quyền lực công

Hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước phải căn cứ vào những quy định của pháp luật để thực thi nhiệm vụ quản lý xã hội Quyền lực công của nền hành chính còn chịu sự chi phối và giám sát của các cơ quan lập pháp và tư pháp Một nguyên tắc quan trọng trong quá trình thực hiện quyền lực công là không được vượt quyền Nếu cơ quan hành chính làm những việc vượt quá giới hạn quyền lực được trao cho thì đó là hành vi vượt quyền Mọi hành vi vượt quyền đều không có hiệu lực và phải bị xử lý

2.1.2.2.Hành chính công phục vụ mục tiêu công và nhu cầu công cộng

Căn cứ để tồn tại và phát triển của hành chính công là nhu cầu công cộng và

sự phát triển Mọi sự tác động, điều hành của hành chính công đối với xã hội không phải vì mục đích tự thân của nền hành chính mà là nhằm mục tiêu phục vụ cộng đồng, phục vụ cho toàn xã hội

Mục đích tồn tại của chính phủ và các cơ quan hành chính nhà nước là để phục vụ nhu cầu chung của toàn xã hội, vì lợi ích công cộng Chính phủ là người đại diện và thực hiện lợi ích công cộng Để bảo vệ lợi ích công cộng, chính phủ phải cung cấp các sản phẩm công cộng Chính phủ đứng ra thiết lập trật tự công cộng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mọi công dân, tổ chức, duy trì và thúc đẩy sự phát triển xã hội

2.1.2.3 Hành chính công sử dụng nguồn lực xã hội

Nguồn lực xã hội bao gồm nguồn lực công và nguồn lực trong dân Nguồn

lực công bao gồm: tài nguyên khoáng sản, tài nguyên thiên nhiên của đất nước, lợi nhuận từ các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nhà nước,… Nguồn lực trong dân bao gồm: các loại tiền thuế mà công dân, tổ chức đóng góp,… Hoạt động của chính phủ phải đầu tư nguồn lực và tạo ra các nguồn lực xã hội này

Sự quản lý của chính phủ đối với xã hội phải lấy việc sắp xếp toàn bộ nguồn lực xã hội một cách hữu hiệu làm nền tẳng Chính phủ phải khéo léo sử dụng cơ chế chính phủ, cơ chế thị trường, cơ chế tự quản của các tổ chức xã hội, phát huy đầy

đủ nguồn lực công cộng và nguồn lực trong dân

2.1.2.4 Hành chính công cung cấp các dịch vụ công và sản phẩm công

Chức năng chính của các cơ quan hành chính nhà nước là phục vụ nhân dân, phục vụ nhu cầu của toàn xã hội Mục đích chủ yếu của các hoạt động của các cơ quan hành chính là cung cấp cho toàn thể công dân và tổ chức xã hội những sản phẩm công cộng toàn diện, chất lượng tốt, công bằng và khách quan nhất Chính phủ không cung cấp những sản phẩm tư nhân

Sản phẩm tư nhân là sản phẩm thỏa mãn hai đặc điểm: tính cạnh tranh (các doanh nghiệp cạnh tranh khách hàng) và tính cá nhân (hành vi tiêu dùng của cá nhân này ảnh hưởng tới hành vì tiêu dùng của cá nhân khác) Ví dụ, một người tiêu dùng mua chiếc ô-tô, người đó sử dụng cái ô-tô thì người khác không được sử dụng Chiếc ô-tô đó có thể do công ty này hoặc công ty khác sản xuất Muốn bán nhiều hàng, các công ty phải cạnh tranh với nhau về chất lượng sản phẩm

Sản phẩm công cộng thì không thỏa mãn hai đặc tính đó Ví dụ, dịch vụ chiếu sáng công cộng ở đô thị Mọi người đều được hưởng thụ nó một cách bình đẳng mà không ảnh hưởng tới người khác hưởng thụ Dịch vụ này chỉ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đứng ra cung cấp hoặc ủy quyền cung cấp

2.1.2.5 Công việc công cộng

Chính phủ và các cơ quan hành chính nhà nước khác phải giải quyết các công việc công cộng Công việc công cộng bao gồm quản lý chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, môi trường,… Quản lý công cộng thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước Các tổ chức tư nhân không có quyền quản lý.

mà hành vi trái pháp luật mà mình gây ra trong quá trình thực thi công vụ Trách nhiệm đạo đức đòi hỏi công chức nhà nước phải liêm kiết Trách nhiệm lãnh đạo đòi hỏi cơ quan nhà nước và công chức lãnh đạo phải chịu trách nhiệm về những sai lầm của mình với tư cách là người đã đưa ra những quyết định hành chính không đúng Trách nhiệm kinh tế đòi hỏi các cơ quan nhà nước phải chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả

2.1.2.7 Hành chính công phải công khai và có sự tham gia của công dân

Nguyên tắc: “công dân trên hết” là nguyên tắc cơ bản của hành chính công Công dân có quyền biết được tình hình và tham gia quản lý nhà nước và xã hội Hành chính công phải hướng tới công bằng và đúng đắn của quá trình phân phối trong xã hội, phải rõ ràng và minh bạch, chịu sự giám sát của cộng đồng và của công dân

2.1.3 Chủ thể và đối tượng của hành chính công

2.1.3.1 Chủ thể của hành chính công

Chủ thể của hành chính công là các tổ chức quản lý công cộng Bao gồm:+ Hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước: Chính phủ và các cơ quan hành chính địa phương

Chính phủ trung ương phụ trách việc cung cấp các sản phẩm công công mang tính toàn quốc như quốc phòng, ngoại giao, tiền tệ, ngân hàng, đường sắt quốc gia; hoạch định chính sách và thể chế vĩ mô

Cơ quan hành chính địa phương cung cấp các sản phẩm công cộng và dịch

vụ công mang tính chất địa phương như hệ thống điện, đường, trường, trạm ở địa phương do địa phươn quản lý, khai thác và sử dụng

+ Các cơ quan hành chính độc lập được nhà nước trao cho một số quyền hạn nhất định và được thành lập theo quy định của pháp luật Các tổ chức độc lập này tuy không phải là cơ quan hành chính nhà nước nhưng được thành lập theo quy định của pháp luạt được trao quyền hành chính nhất định và là cơ quan quản lý công cộng chuyên ngành, mang tính chuyên nghiệp tương đối cao Ví dụ, Ủy ban

dự trữ liên bang Mỹ, …

+ Cán bộ, công chức nhà nước và các cá nhân, tổ chức được nhà nước ủy quyền

Chủ thể quản lý hành chính nhà nước có những đặc điểm:

- Chủ thể hành chính nhà nước là những cơ quan, cá nhân thực thi chức năng quản lý hành chính nhà nước, thực hiện hoạt động chấp hành và điều hành trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội

- Có tính quyền lực nhà nước và phải luôn gắn với thẩm quyền pháp lý, nếu tách rời thẩm quyền nhà nước thì không còn là chủ thể quản lý

- Lĩnh vực hoạt động rộng, bao gồm các mặt của đời sống xã hội Nhưng mỗi một chủ thể quản lý hành chính nhà nước có một địa vị pháp lý xác định

- Chủ thể của hành chính công mang tính hệ thống thống nhất từ trung ương tới địa phương

- Quản lý chủ yếu thông qua các quyết định hành chính, hành vi hành chính

2.1.3.2 Đối tượng của hành chính công

Đối tượng của hành chính công là những công việc công cộng Tùy theo phạm vi lớn, nhỏ, công việc công cộng có thể chia ra làm 4 loại:

+ Công việc quốc gia: là những công việc hành chính thống nhất mang tính toàn quốc Ví dụ, an ninh, quốc phòng, ngoại giao, xây dựng đường sát cao tốc xuyên quốc gia, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội,…

+ Công việc cộng đồng: là những công việc liên quan đến nhiều địa phương, nhiều tập đoàn lợi ích, vượt ra ngoài một khu vực hành chính, cần có sự hợp tác, điều hòa của nhiều phía Vi dụ, phát triển kinh tế vùng trọng điểm Quảng Ninh – Hưng Yên – Hà Nội, khai thác lưu vực sông Đáy,…

+ Công việc địa phương là những công việc hành chính mang tính chất địa phương, thuộc thẩm quyền giải quyết của từng địa phương Ví dụ, ô nhiễm sông

Tô Lịch, tắc đường ở Hà Nội,…

+ Công việc công dân là những công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân mà chính quyền phải đứng ra giải quyết Ví dụ, công chứng, chứng thực, khai sinh, khai tử, đăng ký kinh doanh,…

2.2.2 Đặc điểm của hành chính tư

- Về mục tiêu hoạt động: Hoạt động của hành chính tư phục vụ mục tiêu của

tổ chức cụ thể Trong đó thiên về mục tiêu kinh tế, thỏa mãn lợi ích và nhu cầu của các thành viên trong phạm vi tổ chức đó

- Về phạm vi hoạt động: hoạt động của hành chính tư giới hạn trong phạm vi của từng loại tổ chức tư

- Cách thức hoạt động: Hành chính tư hoạt động dựa trên những quy tắc, nội quy, quy chế của tổ chức đặt ra trên cơ sở không đi ngược lại với luật pháp của đất nước

- Quyền lực: Quyền lực được sử dụng trong hành chính tư không phải là quyền lực công mà quyền lực do các tổ chức đó tự đặt ra trên cơ sở tuân thủ những quy định của pháp luật và phù hợp với đạo đức của xã hội

- Nguồn lực sử dụng: Sử dụng nguồn lực của cá nhân hoặc các thành viên trong tổ chức đó tự đóng góp

2.2.3 Chủ thể và đối tượng của hành chính tư

2.2.3.1 Chủ thể của hành chính tư

- Các tổ chức xã hội: Ví dụ, Hội nhà báo VN, Hội Luật gia Việt Nam,

- Các doanh nghiệp trong các thành phần kinh tế: Các doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn,

- Các quỹ xã hội: Quỹ từ thiện nhân đạo, quỹ trái tim cho em,

- Các cá nhân: các giám đốc doanh nghiệp tư nhân,…

2.2.3.2 Đối tượng của hành chính tư

Đối tượng của hành chính tư là những công việc cụ thể giới hạn trong phạm

vi của một tổ chức tư Từ quản lý nhân sự, tài chính, khoa học công nghệ, cho đến các công việc sự vụ, hành chính văn phòng, giấy tờ…

2.3 Sự tương đồng và khác biệt giữa hành chính công và hành chính tư 2.3.1 Sự tương đồng giữa hành chính công và hành chính tư

- Đều có thủ tục và thể chế hành chính;

- Đều có tổ chức bộ máy để điều hành công việc;

- Đều có mục tiêu cụ thể của tổ chức;

- Đều có nhiệm vụ cụ thể;

- Đều có nhân sự để thực thi công vụ;

- Đều có nguồn tài chính để thực thi nhiệm vụ;

- Đều diễn ra hoạt động hành chính

2.3.2 Khác biệt giữa hành chính công và hành chính tư

- Khác nhau về mục tiêu hoạt động;

(Tổng số giờ: 24; lý thuyết: 21, bài tập/thảo luận: 03)

3.1 Khái quát về hành chính nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

3.1.1 Hành chính nhà nước trong hệ thống các tổ chức quyền lực nhà nước.

- Hiến pháp sửa đổi năm 2013 khẳng định: “Quyền lực nhà nước là thống

nhất, có sự phân công, phối hợp, kiểm soát giữa các cơ quan trong việc thực hiện