bài giảng hoạt động cung cấp thông tin văn phòng

Chương CUNG CẤP THÔNG TIN VĂN PHÒNG Ý nghĩa vai trò thông tin hoạt động quan - Ý nghĩa thông tin + Thông tin trao đổi mua bán + Thông tin tạo cải vật chất + Thông tin để định vấn đề xác + Thông tin làm tăng hiểu biết, nhận thức người - Vai trò thông tin hoạt động quản lý kinh doanh + Thông tin sở hoạt động quản lý + Thông tin để giải công việc nhanh chóng, xác + Thông tin làm tăng hiệu hoạt động quản lý kinh doanh + Tiết kiệm thời gian cho hoạt động quản lý - Yêu cầu thu thập, cung cấp thông tin - Biết yêu cầu cần thông tin người lãnh đạo - Rõ ràng, đầy đủ, xác - Thông tin phù hợp với yêu cầu người sử dụng - Thông tin kịp thời lúc 2 Quy trình thu thập cung cấp thông tin 2.1 Xác định nhu cầu thông tin Nhu cầu tức thời Nhu cầu thường xuyen - Thông tin pháp luật - Thông tin quản ly hành - Thông tin thời - Thông tin chuyên môn quan - Thông tin tổ chức, máy quan - Thông tin nhân quan - Thông tin đối tác, khách hàng đối tượng quản lý 2.2 X/đ nguồn gốc quan lưu trữ thông tin - Xác định quan, tổ chức, cá nhân hình thành thông tin - Cơ quan lưu trữ thông tin - Dịch vụ thông cung cấp thông tin 2.3 Thu thập xử lý thông tin - Thông tin pháp luật (cơ quan ban hành thông tin) - Thông tin quản ly hành (nguồn gốc hình thức thông tin) - Thông tin thời (cơ quan ban hành kênh cung cấp thông tin) - Thông tin chuyên môn quan (Bộ phận quan) 2.3 (tiếp) - Thông tin tổ chức, máy quan (văn thư lưu trữ phận tổ chức…) - Thông tin nhân quan (tổ chức hành nhân sự) - Thông tin đối tác, khách hàng đối tượng quản lý (nguồn gốc, xuất xứ, nội dung, tính logic thông tin) Lưu trữ thông tin - Theo nội dung - Theo tính chất - Theo hình thức, vật mang tin Việc lụa chọn hình thức phân loại xếp dựa vào lĩnh vực hoạt động quan 4 Cung cấp thông tin - Cung cấp thông tin văn + Viết báo cáo (thường kỳ, đột xuất…), loại văn khác tường trình, công văn, thông báo…(khi viết cần trình bày rõ ràng mạch lạc rõ ý) + Photocopy văn - Cung cấp thông tin qua email (chú ý đến việc viết emai, không nên cẩu thả) - Cung cấp thông tin qua điện thoại (có chuẩn bị kỹ nội dung, thông tin cần trình bày) - Cung cấp thông tin lời (các số liệu phải ghi xác, có sở…) [...]...- Cung cấp thông tin qua email (chú ý đến việc viết emai, không nên cẩu thả) - Cung cấp thông tin qua điện thoại (có sự chuẩn bị kỹ về các nội dung, thông tin cần trình bày) - Cung cấp thông tin bằng lời (các số liệu phải được ghi chính xác, có cơ sở…)