Quy trinh vật tư thanh toan

đây là quy trình tham khảo về đặt hàng và quản lý vật tư cùng với đó là quy trình thanh toán quyết toán nội bộ công ty rất mong nhận dc sự đóng góp của các bạn để quy trình có nhiều bước tiến hơn do là tài liệu nội bộ vì vậy kình mong các bạn khi sử dụng hoặc chỉnh sửa vui lòng bỏ tên công ty mình ra nhé

1 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KỸ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH TÀI CHÍNH DỰ ÁN - KẾ HOẠCH - KỸ THUẬT TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN VẬT TƯ BAN QUẢN LÝ CÁC CÔNG TRÌNH TRƯỞNG TRƯỞNG BAN BAN QL QL CHỈ CHỈ HUY HUY TRƯỞNG TRƯỞNG CHỦ CHỦ NHIỆM NHIỆM CÔNG CÔNG TRÌNH TRÌNH ĐƠN VỊ THI CÔNG CHỦ CHỦ NHIỆM NHIỆM CÔNG CÔNG TRÌNH TRÌNH CÁN BỘ KỸ THUẬT CÁN BỘ KỸ THUẬT ĐỘI CÔNG CHỦTỔ NHIỆM CÔNG TRÌNH TỔ ĐỘI THI THI CÔNG ĐƠN VỊ THI CÔNG ĐƠN VỊ THI CÔNG TỔ ĐỘI THI CÔNG TỔ TỔ TRƯỞNG TRƯỞNG CÔNG CÔNG NHÂN NHÂN KỸ KỸ THUẬT THUẬT CÔNG NHÂN TỔ TRƯỞNG CÔNG NHÂN CÁN BỘ KỸ THUẬT TỔ ĐỘI THI CÔNG CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG I Quy trình quản lý Vật tư Mục đích - Nhằm thống cách thức việc triển quản lý vật tư công trường quản lý chung công ty Phạm vi áp dụng - Quy trình áp dụng toàn Công ty Định nghĩa từ viết tắt - BGD : Ban giám đốc - KHKT : Bộ phận Kế hoạch – kỹ thuật - BQLCT : Ban Quản lý công trình - CNCT : Chủ nhiệm công trình (nhóm cán kỹ thuật chủ nhiệm) - TCKT-VT : Bộ phận tài kế toán vật tư - TGĐ : Tổng Giám đốc Trách nhiệm - Phụ trách phận Công ty, Văn phòng đại diện Ban quản lý công trường chịu trách nhiệm phổ biến, áp dụng hướng dẫn CBCNV thực sau ban Giám đốc phê duyệt ban hành - Trong trình triển khai, áp dụng, toàn CBCNV phận phòng, Ban góp ý bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế công tác đệ trình ban Giám đốc phê duyệt điều chỉnh Nội dung 5.1 Bước 1: Công tác chuẩn bị - Công tác khối lượng giá trị + Ban huy công trường bóc tách khối lượng, phân tích vật tư diễn giải đầy đủ khối lượng vật tư chính, vật tư phụ, chi phí liên quan đến công trình theo vẽ kỹ thuật thi công phê duyệt, Phòng KHKT chịu trách nhiệm kiểm tra kiểm soát trước thực - Công tác giao khoán nội + Khối lượng thống Phòng KHKT với Chỉ huy trưởng sở để Giám đốc Công ty giao xuống cho Ban huy công trình + Khối lượng vật tư cấp cho công trình Công ty cung cấp theo kế hoạch 5.2 Bước 2: Công tác yêu cầu cấp vật tư + Cán kỹ thuật trường đề xuất cấp vật tư, Chỉ huy trưởng kiểm tra ký chuyển lên Phòng KHKT (Phụ lục 01) + Cán Phòng KHKT giao phụ trách công trình kiểm tra đối chiếu đợt, lũy kế theo đợt thể thừa thiếu (Phụ lục 02) 5.3 Bước 3: Công tác kiểm soát luân chuyển số liệu phòng nghiệp vụ + Bộ phận KHKT lập bảng theo dõi lũy kế đợt khối lượng vật tư => duyệt, chuyển khối lượng yêu cầu vật tư sang TCKT-VT (Căn phụ lục làm sở lũy kế) + Bộ phận KHKT song song chuyển khối lượng yêu cầu vật tư sang TCKT-VT (Là sở theo dõi hóa đơn, theo dõi vật tư nhập xuất, số liệu toán nội bộ…) + Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ Phòng KHKT theo dõi vật tư nhập, xuất công trường => Thanh (quyêt) toán A B, toán nội + Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ TCKT-VT trình Giám đốc Công ty ký kết hợp đồng cung cấp vật tư nhà sản xuất nhà cung cấp + Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ TCKT-VT theo dõi vật tư => công tác xử lý chứng từ kế toán, toán vật tư 5.4 Bước 4: Công tác bàn giao vật tư theo dõi, quản lý vật tư công trường + Vật tư đến công trình bàn giao Cán TCKT-VT với CNCT Chỉ huy trưởng công trình gửi biên bàn giao vật theo nội dung (Phụ lục 03)  Số lượng vật tư  Chủng loại vật tư  Các chứng xuất xưởng sản phẩm (Trong trường hợp thiết bị máy móc phải có đầy đủ tài liệu liên quan đến máy) + Biên bàn giao vật tư chuyển lên Phòng KHKT TCKT-VT để theo dõi Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam + Vật tư đến công trường theo dõi phụ lục 05, 06, 07, 08 Các phụ lục TCKT-VT ban hành xuông công trường, lập sổ theo dõi vật tư phòng 5.5 Bước 5: Công tác kiểm kê vật tư + Vật tư công trình kiểm kê đình kỳ theo quy định:  Kiểm kê tháng: Nội dung cân đối yêu cầu cấp vật tư công trình, yêu cầu xuất vật tư khỏi kho, vật tư tồn kho (Phụ lục 05, 06, 07, 08, 09)  Kiểm kê định kỳ: Nôị dung cân đối Yêu cầu cấp vật tư công trình, yêu cầu xuất vật tư khỏi kho, vật tư tồn kho công tác kiểm đếm kho (Phụ lục 05, 06, 07, 08, 10) + Công tác báo cáo vật tư với Giám đốc Công ty theo tiến độ thi công, định kỳ tuần, tháng, quý, năm (Phụ lục 11) Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam II Quy trình Tạm ứng toán Mục đích - Nhằm thống cách thức việc quản lý, toán tạm ứng toàn công ty Phạm vi áp dụng - Quy trình áp dụng toàn Công ty Định nghĩa từ viết tắt - BGD : Ban giám đốc - KHKT : Bộ phận Kế hoạch – kỹ thuật - BQLCT : Ban Quản lý công trình - CNCT : Chủ nhiệm công trình (nhóm cán kỹ thuật chủ nhiệm) - TCKT-VT : Bộ phận tài kế toán vật tư - TGĐ : Tổng Giám đốc Trách nhiệm - Phụ trách phận Công ty, Văn phòng đại diện Ban quản lý công trường chịu trách nhiệm phổ biến, áp dụng hướng dẫn CBCNV thực sau ban Giám đốc phê duyệt ban hành - Trong trình triển khai, áp dụng, toàn CBCNV phận phòng, Ban góp ý bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế công tác đệ trình ban Giám đốc phê duyệt điều chỉnh - Bộ phận TCKT-VT chịu trách nhiệm áp dụng triển khai Nội dung 5.1 Bước 1: Công tác chuẩn bị + Các chủ nhiệm công trình đề xuất dự kiến tạm ứng theo báo cáo hàng tuần hàng tháng cho công trình phạm vi công việc quản lý + Bộ phận KHKT tổng hợp báo cáo, thông báo kế hoạch yêu cầu tài cho Ban giám đốc phòng TCKT-VT lên kế hoạch chuẩn bị 5.2 Bước 2: Lập phiếu yêu cầu toán, tạm ứng + Chủ nhiệm công trình, cán lập phiếu toán, tạm ứng (mẫu phiếu 01, 02), ký phiếu đề xuất, chuyển lên phận KHKT kiểm tra => duyệt, phận TCKT-VT tổng hợp, kiểm tra ký duyệt trước trình Ban giám đốc duyệt chủ trương + Yêu cầu phiếu toán cần có đầy đủ chứng từ, hóa đơn, tổng hợp khoản toán phù hợp với quy định quản lý tài để duyệt chủ trương + Đối với phiếu tạm ứng, có kê dự kiến mục chi tiêu chi tiết cho hạng mục công trình + Chứng từ, hóa đơn phiếu tạm ứng phải tập hợp theo bảng kê để thực bước toán hoàn ứng Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam + Các nhân thực công tác tạm ứng phải hoàn thành công tác hoàn ứng trước tạm ứng cho giai đoạn 5.3 Bước 3: Công tác toán + Sau phiếu toán, tạm ứng phê duyệt, thủ quỹ lập phiếu chi (mẫu 03) theo nội dung phiếu toán, tạm ứng Kế toán trưởng duyệt trình Ban giám đốc duyệt chi + Cán nhận toán ký xác nhận sau thủ quỹ ký xuất hóa đơn chi trả 5.4 Bước 4: Công tác tổng hợp, kiểm kê + Thủ quỹ lập bảng theo dõi, tổng hợp khoản mục chi, hạch toán khoản mục chi theo công trình khớp sổ sau ngày làm việc so với quỹ tài quản lý + Bộ phận kế toán theo dõi phiếu toán, tạm ứng, vào sổ theo dõi hạch toán theo cồng tình + Lập báo cáo thu chi hàng tuần hàng tháng để trình Ban giám đốc Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam CHƯƠNG III: QUY CHẾ QUẢN LÝ I QUY CHẾ QUẢN LÝ HÀNH CH ÍNH II QUY CHẾ KINH TẾ Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam PHẦN I QUY TRÌNH QUẢN LÝ KỸ THUẬT I Chức - nhiệm vụ Phòng quản lý dự án - kỹ thuật thi công (QLDA- KTTC) Chức năng: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh Đấu thầu công trình xây lắp Kiểm soát khối lượng toán công trình Bóc tách chi tiết khối lượng vật tư chính, vật tư phụ Kết hợp với Phòng vật tư theo dõi, quản lý khối lượng vật tư đầu vào công trình Cung cấp số liệu vật tư chi phí hợp lý phục vụ công tác thi công công trường cho Phòng tài kế toán Báo cáo kịp thời lên Giám đốc Công ty, công tác vật tư theo giai đoạn thi công (Nội dung báo cáo gồm: Vật tư theo định mức khoán xuống công trường, Vật tư thừa thiếu, phân tích nguyên nhân trách nhiệm phận) Quyết toán nội công trình Công ty với Chỉ huy trưởng Tham mưu cho Giám đốc Công ty hợp đồng kinh tế quản lý hợp đồng kinh tế Phòng QLDA- KTTC chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty công tác hồ sơ (quyết) toán công trình Công tác soạn thảo, lưu trữ hồ sơ liên quan đến công trình Kết hợp với Phòng tài kế toán lý hợp đồng liên quan đến công trình Xây dựng hệ thống quy phạm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, mạng lưới an toàn sở dự án mà Công ty tham gia thi công Tham mưu cho Giám đốc công tác Bảo hộ lao động Nhiệm vụ: 2.1 Nhiệm vụ Trưởng phòng QLDA- KTTC ̵ Ban hành hệ thống QL kỹ thuật, quy trình hồ sơ toán hệ thống QL vật tư ̵ Lập kế hoạch công tác tuần, báo cáo tình hình công tác phòng ̵ Phân công công tác cho cán phòng QLDA- KTTC ̵ Theo dõi, đánh giá lực cán kỹ thuật Phòng QLDA- KTTC Đề xuất công tác xếp nhân Phòng QLDA-KTTC ̵ Ký duyệt khối lượng vật tư đầu vào cho công trình (Toàn vật tư chính, vật tư phụ chi phí phụ) ̵ ̵ Đối chiếu khối lượng toán CĐT với khối lượng giao khoán nội khối lượng thực tế thi công theo giai đoạn thi công Phân tích đánh giá nguyên nhân, thừa thiếu khối lượng báo cáo trực tiếp với Trưởng phòng QLDA- KTTC Kiểm soát, theo dõi Phiếu yêu cầu cấp vật tư cấp cho công trình Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam ̵ Chịu trách nhiệm bảo mật thông tin, liên quan đến hoạt động kinh doanh Công ty ̵ Ký xác nhận khối lượng hoàn thành giai đoạn công trình, khối lượng quyêt toán nội bộ, toán công trình với Chủ đầu tư (CĐT) ̵ Đôn đốc Chỉ huy trưởng công trường, công tác làm hồ sơ (quyết) toán công trình theo nội dung: + Công tác hồ sơ chất lượng công trình theo giai đoạn + Công tác hồ sơ hoàn công công trình + Diễn giải khối lượng hoàn thành ̵ ̵ Lập báo cáo Giám đốc tình hình công tác sản xuất công trường, tham gia đề xuất với Lãnh đạo phương án xử lý Liên kết công tác nghiệp vụ phòng ban Công ty 2.2 Nhiệm vụ cán Phòng QLDA- KTTC a Nhiệm vụ cán Phòng QLDA- KTTC theo dõi giám sát công trường ̵ Cán Phòng QLDA- KTTC giao phụ trách công trình phải có nhiệm vụ bóc khối lượng phục vụ công tác giao khoán nội Giám đốc Công ty với Chỉ huy trưởng công trường ̵ Cán Phòng QLDA- KTTC kết hợp với cán kỹ thuật thi công công trình lập biện pháp thi công, thông qua Chỉ huy trưởng công trường thống với Trưởng phòng QLDA- KTTC Sau Chỉ huy trưởng công trình thống biện pháp thi công trình Giám đốc Công ty duyệt ̵ Biện pháp thi công phê duyệt sở để Chỉ huy trưởng công trường phải lên tổng tiến độ (Tổng tiến độ thi công lập sở tiến độ dự thầu, tiến độ thi công thực tế phải tiến độ thi công dự thầu) ̵ Cán Phòng QLDA- KTTC có nhiệm vụ tách khối lượng vật tư chính, vật tư phụ theo giai đoạn thi công Ký xác nhận vào phiếu yêu cầu cấp vật tư công trường gửi lên ̵ ̵ Cán Phòng QLDA- KTTC trực dõi khối lượng vật tư cấp xuống công trường, báo cáo số liệu định kỳ cho Trưởng phòng QLDA- KTTC công tác vật tư theo tháng, theo quý, sáu tháng báo cáo năm Cán Phòng QLDA- KTTC tham gia vào công tác kiểm kê vật tư định kỳ công trình ̵ Cán Phòng QLDA- KTTC kiểm soát, báo cáo, xác nhận khối lượng thực tháng công trình ̵ Cán Phòng QLDA- KTTC kiểm soát tiến độ thi công, báo cáo trực tiếp với Trưởng phòng QLDA- KTTC tiến độ thi công theo tuần, theo tháng, theo quý, theo giai đoạn thi công ̵ Cán Phòng QLDA- KTTC kiểm tra xác nhận khối lượng toán nhân công tổ thợ hàng tháng ̵ Bóc khối lượng thi công thực tế, đối chiếu khối lượng dự thầu Cân đối khối lượng tăng giảm để phục vụ công tác toán nội toán với Chủ đầu tư (CĐT) Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam ̵ Cán Phòng QLDA - KTTC có trách nhiệm, kiểm tra đôn đốc công tác hồ sơ, toán công trình theo nội dung: + Công tác hồ sơ chất lượng công trình theo giai đoạn + Công tác hồ sơ hoàn công công trình + Diễn giải khối lượng hoàn thành ̵ Báo cáo trực tiếp với Trưởng phòng QLDA- KTTC công tác toán công trình ̵ Phải kiểm tra, đôn đốc thường xuyên công tác an toàn, lao động phòng chống cháy nổ, theo biên pháp thi công phê duyệt b Nhiệm vụ cán Phòng QLDA- KTTC công tác nội nghiệp ̵ Bóc khối lượng công trình, lập biện pháp thi công phục vụ công tác đấu thầu ̵ Bóc tách khối lượng vật tư đầu vào công trình, lập bảng giá trị vật tư đầu vào làm sở để Giám đốc Công ty giao khoán nội chu Chỉ huy trưởng công trình ̵ Lập kế hoạch vật tư chính, phụ chi phí phụ khác Chuyển phòng vật tư phòng Tài kế toán, để phối hợp công tác nghiệp vụ liên quan như: Công tác chuẩn bị tập hợp thông báo giá nhà sản xuất, chủng loại vật tư CĐT phê duyệt trình Giám đốc ký; Công tác tạp ứng chi phí phụ phải dựa khối lượng thực thi công theo định mức ̵ Xây dựng kế hoạch công việc tuần, tháng dựa tổng tiến độ công trình Giám đốc Công ty phê duyệt ̵ Lập báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý tình hình sản xuất công trình dựa báo cáo Chỉ huy trưởng cán kỹ thuật phòng cử theo dõi hoạt động công trình ̵ Lưu trữ hồ sơ, chứng từ công trình theo quy trình nhà nước Công ty quy định + Lưu trữ hồ sơ chất lượng công trình + Lưu trữ hồ sơ hoàn công công trình + Lưu trữ hồ sơ khối lượng công trình + Các hồ sơ liên quan đến công trình… ̵ ̵ Tham mưu cho Trưởng phòng QLDA- KTTC, soạn thảo công văn gửi đối tác, công văn phúc đáp công tác liên quan đến kỹ thuật Tham gia công tác kiểm kê vật tư công trình theo quy định ̵ Xây dựng công tác trang bị bảo hộ lao động Tham gia kiểm tra công tác an toàn lao động phòng chống cháy nổ công trình II Chức - nhiệm vụ Ban huy công trình ̵ Chức Trực tiếp tổ chức sản xuất công trường ̵ Kết hợp với Phòng QLDA- KTTC tham gia công tác lập biện pháp khối lượng hồ sơ thầu Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam ̵ Lập diễn giải khối lượng (quyết) toán công trình ̵ Thống kê vật tư yêu cầu Công ty cấp theo giai đoạn thi công (Tất loại vật tư chính, vật tư phụ chuyển Công ty sở để Phòng vật tư lên kế hoạch trình Giám đốc duyệt) ̵ Kiểm soát, theo dõi vật tư xuất khỏi kho theo quy định Công ty, theo tính chất công việc phục vụ thi công trường ̵ Ký hợp đồng nhân công tổ thợ, hợp đồng có liên quan đến Công trình theo quy định Công ty (Có giấy ủy quyền Giám đốc Công ty) ̵ Lập hồ sơ (quyết) toán công trình theo giai đoạn thi công Hồ sơ thực theo nội dung sau: + Công tác hồ sơ chất lượng công trình + Công tác hồ sơ hoàn công công trình + Diễn giải khối lượng hoàn thành (Ban huy công trường phải tập hợp kết thí nghiệm vật liệu đầu vào, Phòng vật tư phải tập hợp chứng xuất xưởng vật liêu) ̵ Lập khối lượng phục vụ công tác (quyết) toán với CĐT, toán nội với Công ty đối chiếu khối lượng thừa thiếu với khối lượng thầu ̵ Kết hợp với Phòng vật tư, Phòng QLDA- KTTC theo dõi, quản lý khối lượng vật tư đầu vào công trình ̵ Tổ chức thi công đảm bảo tuyệt đối công tác an toàn lao động ̵ Xây dựng hệ thống an toàn viên cấp sở (Cán phụ trách an toàn chuyên trách bán chuyên trách, cán kỹ thuật tổ trưởng tổ thợ công trường) Nhiệm vụ: 2.1 Chỉ huy trưởng công trình: ̵ Thực thi công theo biện pháp, an toàn, tiến độ, chất lượng mà Giám đốc Công ty phê duyệt ̵ Phân công cán công trường, đánh giá lực cán bộ, đề xuất với Giám đốc Công ty công tác nhân công trường ̵ Chịu trách nhiệm toàn trước Công ty công tác quản lý vật tư, chất lượng công trình, trang thiết bị máy móc công trường an toàn lao động ̵ Thay mặt Giám đốc Công ty công tác đối nội công tác đối ngoại công trình ̵ Lập kế hoạch tuần, tháng báo cáo tình hình thi công gửi Phòng QLDA- KTTC, tham gia họp giao ban tuần với Giám đốc Trưởng phòng nghiệp vụ ̵ ̵ Kiểm soát, ký phiếu yêu cầu Công ty cấp vật tư phục vụ thi công theo giai đoạn (Toàn vật tư chính, vật tư phụ Khối lượng dựa khối lượng vật tư đầu vào thống Chỉ huy trưởng Trưởng phòng QLDA- KTTC, Giám đốc Công ty phê duyệt) Xác nhận giá trị khối lượng hoàn thành, cho nhà thầu phụ, nhà cung cấp vật tư Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam 10 ̵ Lập khối lượng hoàn thành giai đoạn, ký chuyển lên Phòng QLDA- KTTC kiểm tra phục vụ công tác (quyết) toán với CĐT phục vụ công tác toán nội ̵ Đề xuất giải pháp kỹ thuật xử lý kịp thời cố xảy công trường ̵ Chịu trách nhiệm công tác an toàn lao động, phòng chống cháy nổ 2.2 Nhiệm vụ cán kỹ thuật: a Nhiệm vụ cán kỹ thuật công tác trường: ̵ Soạn thảo quy trình nghiệm thu nội Ban huy công trường với Tổ trưởng tổ thợ Ký cam kết thực quy trình nghiệm thu với Tổ trưởng tổ thợ Chuyển quy trình cho cán Công ty giao phụ trách theo dõi công trình (quy trình làm sở nghiệm thu nội Công ty với Ban Chỉ huy công trình) ̵ Lập kế hoạch thi công theo tuần, tháng, hạng mục công trình ̵ Cán kỹ thuật trường có nhiệm vụ hướng dẫn công nhân thi công biện pháp đảm bảo kỹ thuật an toàn tuyệt người máy móc ̵ Nghiên cứu kỹ hồ sơ vẽ, tìm bất hợp lý vẽ thi công, báo cáo kịp thời với Chỉ huy trưởng công trình Đề xuất giải pháp thi công tối ưu ̵ Bóc tách chi tiết cấu kiện trước thi công, làm sở thống kê vật tư khối lượng toán tổ thợ ̵ Thống kê yêu cầu cấp vật tư chính, vật tư phụ phục vụ thi công phận phụ trách (Phiếu yêu cầu cấp vật tư trình Chỉ huy trưởng ký chuyển Phòng QLDA- KTTC kiểm tra đối chiếu, theo dõi) ̵ Ký phiếu xuất vật tư khỏi kho cho tổ thợ thi công hàng ngày công trường ̵ Ký biên nghiệm thu nội với Tổ trưởng tổ thợ (Biên nghiệm thu nội tổ thợ sở toán khối lượng tổ thợ hoàn thành) ̵ Xác nhận khối lượng hàng tháng cho tổ thợ ̵ Trách nhiệm đôn đốc công tác an toàn lao động b Nhiệm vụ cán ký thuật công tác nội nghiệp ̵ Theo dõi tiến độ thi công công trình, lập báo cáo thường xuyên công tác tiến độ với bên liên quan, Phòng QLDA-KTTC Giám đốc Công ty ̵ Ghi chép nhật ký thi công hàng ngày, đầy đủ khách quan theo nội dung: + Thời tiết nắng, mưa… + Thiết bị máy móc phục vụ thi công + Nhân lực công nhân, cán kỹ thuật + Các thay đổi thiết kế khách quan, chủ quan + Các nội dung khác diễn biến ngày ̵ Soạn thảo văn liên quan đến hoạt động công trình gửi đơn vị liên quan, Phòng QLDA- KTTC kịp thời ̵ Tập hợp kết thí nghiệm vật tư đầu vào phục vụ công tác hồ sơ chất lượng giai đoạn (quyết) toán công trình Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam 11 ̵ Vẽ hồ sơ hoàn công công trình theo giai đoạn (quyết) toán Tập hợp văn liên quan đến thay đổi thiết kế (nếu có) làm sở hoàn công tính khối lượng phát sinh ̵ Lập bảng diễn giải khối lượng hoàn thành giai đoạn, bảo vệ khối lượng với Tư vấn giám sát (TVGS) CĐT ̵ Quản lý theo dõi hợp đồng lao động cấp phát bảo hộ cho công nhân tổ thợ Ghi chú: Quy trình quản lý kỹ thuật chi tiết hóa theo nội dung: Lập, đóng ký hồ sơ chất lượng, hồ sơ hoàn công, dự toán, (quyết) toán, quy trình kiểm soát, luân chuyển hồ sơ quản lý kỹ thuật, trường công tác an toàn lao động phòng chống cháy nổ Các nội dung tuân thủ theo thông tư, nghị định Chính phủ TCXD luật xây dựng nước CHXHCN- Việt Nam PHẦN II QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ I Công tác cấp vật tư theo dõi Bước 1: Công tác chuẩn bị ̵ Công tác khối lượng giá trị + Phòng QLDA- KTTC Ban huy công trường đồng thời bóc tách khối lượng theo vẽ kỹ thuật thi công phê duyệt + Khối lượng bóc tách cân khối lượng dự thầu (trong trường hợp khối lượng bóc tách cao khối lượng dự thầu phải báo cáo cho Giám đốc Công ty) + Trưởng phong QLDA- KTTC Chỉ huy trưởng công trình đến thống chốt với khối lượng theo giai đoạn thi công + Khối lượng sau chốt Phòng QLDA- KTTC với Chỉ huy trưởng trình với Giám đốc Công ty + Căn vào khối lượng chốt Trưởng phòng QLDA- KTTC với Chỉ huy trưởng công trình, cán kinh tế Phòng QLDA- KTTC phân tích vật tư diễn giải đầy đủ khối lượng vật tư chính, vật tư phụ, chi phí liên quan đến công trình + Phòng QLDA- KTTC lên đầy đủ chi tiết khối lượng vật tư chính, vật tư phụ, chuyển số liệu sang Phòng vật tư, Phòng tài kế toán Tuy nhiên Phong QLDA- KTTC chuyển thêm cho Phòng tài kế toán số liệu khoản chi phí khác chi phí nhân công, chi phí chung cấp xuống công trường… để Phòng tài kế toán theo dõi công tác toán công trình xử lý chứng từ kế toán ̵ Công tác giao khoán nội + Khối lượng thống Phòng QLDA- KTTC với Chỉ huy trưởng sở để Giám đốc Công ty giao khoán xuống cho Ban huy công trình Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam 12 + Hợp đồng giao khoán Phòng QLDA- KTTC soạn thảo trình Giám đốc công ty xem xét Các Chỉ huy trưởng có quyền thỏa thuận với Giám đốc Công ty nội dung hợp đồng + Nội dung hợp đồng giao khoán nội bộ:  Khối lượng vật tư cấp cho công trình Công ty cung cấp theo kế hoạch  Khoán chi phí vật tư phụ đinh, dây buộc 1mm: Theo định mức nhà nước  Khoán quỹ lương theo tiến độ: Lương Chỉ huy trưởng,cán kỹ thuật, thợ vận hành máy móc, bảo vệ….trừ lương công nhân trực tiếp thi công tính vào khối lượng toán theo tháng)  Khoán đơn giá nhân công: Công ty khoán cho Chỉ huy trưởng đơn giá nhân công theo giá trần, Chỉ huy trưởng có quyền khoán thấp Đơn giá xây dựng nguyên tắc đơn giá nhà nước kết hợp đơn giá thị trường thống Giám đốc với Chỉ huy trưởng  Khoán chi phí giao dịch: Tùy theo quy mô, tính chất công trình mà Giám đốc Công ty giao khoán chi phí giao dịch cho Chỉ huy trưởng công trình  Các khoản chi phí: Trường hợp thi công sớm tiến độ đề gia chi phí duyệt Ban huy toán đủ Thi công chậm tiến độ nguyên nhân từ phía Công ty Công ty chịu trách nhiệm, thi công chậm tiến độ chủ quan Ban huy Chỉ huy trưởng chịu trách nhiệm  Bước 2: ̵ Công tác yêu cầu cấp vật tư + Cán kỹ thuật trường đề xuất cấp vật tư, Chỉ huy trưởng kiểm tra ký chuyển lên Phòng QLDA- KTTC (Phụ lục 01) + Cán Phòng QLDA- KTTC giao phụ trách công trình kiểm tra đối chiếu đợt, lũy kế theo đợt thể thừa thiếu (Phụ lục 02) Bước 3: ̵ Công tác kiểm soát luân chuyển số liệu phòng nghiệp vụ + Phòng QLDA- KTTC lập bảng theo dõi lũy kế đợt khối lượng vật tư => chuyển khối lượng yêu cầu vật tư sang Phòng vật tư (Căn phụ lục làm sở lũy kế) + Phòng QLDA- KTTC song song chuyển khối lượng yêu cầu vật tư sang phòng tài kế toán (Là sở theo dõi hóa đơn, theo dõi vật tư nhập xuất, số liệu toán nội bộ…) + Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ Phòng QLDA- KTTC theo dõi vật tư nhập, xuất công trường => Thanh (quyêt) toán A B, toán nội + Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ Phòng vật tư trình Giám đốc Công ty ký kết hợp đồng cung cấp vật tư nhà sản xuất nhà cung cấp + Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ Phòng tài kế toán theo dõi vật tư => công tác xử lý chứng từ kế toán, toán vật tư Bước 4: Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam 13 ̵ Công tác bàn giao vật tư theo dõi, quản lý vật tư công trường + Vật tư đến công trình bàn giao Cán Phòng vật tư với Chỉ huy trưởng công trình biên bàn giao vật theo nội dung (Phụ lục 03)  Số lượng vật tư  Chủng loại vật tư  Các chứng xuất xưởng sản phẩm (Trong trường hợp thiết bị máy móc phải có đầy đủ tài liệu liên quan đến máy) + Biên bàn giao vật tư chuyển lên Phòng QLDA- KTTC Phòng tài kế toán để theo dõi + Phòng vật tư chuyển hóa đơn tài sang Phòng tài kế toán theo lô hàng (Phụ lục 04) + Vật tư đến công trường theo dõi phụ lục 05, 06, 07, 08 Các phụ lục Phòng tài kế toán ban hành xuông công trường, lập sổ theo dõi vật tư phòng Bước 5: ̵ Công tác kiểm kê vật tư + Vật tư công trình kiểm kê đình kỳ theo quy định:  Kiểm kê tháng: Nội dung cân đối Yêu cầu cấp vật tư công trình, yêu cầu xuất vật tư khỏi kho, vật tư tồn kho (Phụ lục 05, 06, 07, 08, 09)  Kiểm kê quý, sáu tháng, cuối năm: Nôị dung cân đối Yêu cầu cấp vật tư công trình, yêu cầu xuất vật tư khỏi kho, vật tư tồn kho công tác kiểm đếm kho (Phụ lục 05, 06, 07, 08, 10) + Công tác báo cáo vật tư với Giám đốc Công ty theo tiến độ thi công, định kỳ tuần, tháng, quý, năm (Phụ lục 11) DANH SÁCH CÁC PHỤ LỤC TT TÊN PHỤ LỤC Phiếu yêu cầu cấp vật tư (Công ty phát hành, đóng dấu treo) Bảng theo dõi vật tư, đối chiếu đợt nhập vật tư (Phòng kinh tếKế hoạch kỹ thuật) Biên bàn giao vật tư (Giữa phòng vật tư với huy trưởng, Công ty phát hành đóng dấu treo) Biên bàn giao hóa đơn tài (Giữa phòng vật tư với phòng tài kế toánPhòng Tài Kế toán) Thẻ kho (Công ty phát hành, đóng dấu treo) Phiếu nhập kho (Công ty phát hành, đóng dấu treo) Phiếu xuất kho (Công ty phát hành, đóng dấu treo) Phiếu yêu cầu xuất vật tư Biên kiểm kê vật tư tháng (Công ty phát hành, đóng dấu treo) Biên kiểm kê vật tư quý, sáu tháng, cuối năm (Công ty phát hành, đóng dấu treo) 10 Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam Phụ lục 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 14 11 Báo cáo Giám đốc Công ty Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam 11 15 [...]... liệu yêu cầu vật tư phục vụ Phòng vật tư trình Giám đốc Công ty ký kết hợp đồng cung cấp vật tư của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp + Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ Phòng tài chính kế toán theo dõi vật tư => công tác xử lý chứng từ kế toán, quy t toán vật tư Bước 4: Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam 13 ̵ Công tác bàn giao vật tư và theo dõi, quản lý vật tư tại công trường + Vật tư khi về đến... lượng vật tư => chuyển khối lượng yêu cầu vật tư sang Phòng vật tư (Căn cứ phụ lục 3 làm cơ sở lũy kế) + Phòng QLDA- KTTC song song chuyển khối lượng yêu cầu vật tư sang phòng tài chính kế toán (Là cơ sở theo dõi hóa đơn, theo dõi vật tư nhập xuất, số liệu quy t toán nội bộ…) + Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ Phòng QLDA- KTTC theo dõi vật tư nhập, xuất dưới công trường => Thanh (quy t) toán A B, quy t... 04) + Vật tư về đến công trường được theo dõi bằng các phụ lục 05, 06, 07, 08 Các phụ lục này được Phòng tài chính kế toán ban hành xuông công trường, và lập sổ theo dõi vật tư trên phòng Bước 5: ̵ Công tác kiểm kê vật tư + Vật tư tại các công trình được kiểm kê đình kỳ theo quy định:  Kiểm kê tháng: Nội dung cân đối giữa Yêu cầu cấp vật tư về công trình, yêu cầu xuất vật tư ra khỏi kho, vật tư tồn... cấp vật tư về công trình, yêu cầu xuất vật tư ra khỏi kho, vật tư tồn kho và công tác kiểm đếm kho (Phụ lục 05, 06, 07, 08, 10) + Công tác báo cáo vật tư với Giám đốc Công ty theo tiến độ thi công, cũng như định kỳ tuần, tháng, quý, năm (Phụ lục 11) DANH SÁCH CÁC PHỤ LỤC TT TÊN PHỤ LỤC 1 Phiếu yêu cầu cấp vật tư (Công ty phát hành, đóng dấu treo) Bảng theo dõi vật tư, đối chiếu các đợt nhập vật tư (Phòng... Trưởng phòng QLDA- KTTC với Chỉ huy trưởng công trình, cán bộ kinh tế của Phòng QLDA- KTTC phân tích vật tư diễn giải đầy đủ khối lượng vật tư chính, vật tư phụ, và các chi phí liên quan đến công trình + Phòng QLDA- KTTC lên đầy đủ chi tiết khối lượng vật tư chính, vật tư phụ, chuyển số liệu sang Phòng vật tư, Phòng tài chính kế toán Tuy nhiên Phong QLDA- KTTC chuyển thêm cho Phòng tài chính kế toán số... tách chi tiết các cấu kiện trước khi thi công, làm cơ sở thống kê vật tư cũng như khối lượng thanh toán tổ thợ ̵ Thống kê và yêu cầu cấp các vật tư chính, vật tư phụ phục vụ thi công ở bộ phận mình phụ trách (Phiếu yêu cầu cấp vật tư trình Chỉ huy trưởng ký và được chuyển về Phòng QLDA- KTTC kiểm tra đối chiếu, theo dõi) ̵ Ký phiếu xuất vật tư ra khỏi kho cho tổ thợ thi công hàng ngày trên công trường... giữa Cán bộ Phòng vật tư với Chỉ huy trưởng công trình bằng biên bản bàn giao vật theo các nội dung (Phụ lục 03)  Số lượng vật tư  Chủng loại vật tư  Các chứng chỉ xuất xưởng của sản phẩm (Trong trường hợp là thiết bị máy móc phải có đầy đủ các tài liệu liên quan đến máy) + Biên bản bàn giao vật tư được chuyển lên Phòng QLDA- KTTC và Phòng tài chính kế toán để theo dõi + Phòng vật tư chuyển hóa đơn... bản bàn giao vật tư (Giữa phòng vật tư với chỉ huy trưởng, Công ty phát hành đóng dấu treo) Biên bản bàn giao hóa đơn tài chính (Giữa phòng vật tư với phòng tài chính kế toánPhòng Tài chính Kế toán) Thẻ kho (Công ty phát hành, đóng dấu treo) Phiếu nhập kho (Công ty phát hành, đóng dấu treo) Phiếu xuất kho (Công ty phát hành, đóng dấu treo) Phiếu yêu cầu xuất vật tư Biên bản kiểm kê vật tư tháng (Công... nghiệm vật tư đầu vào phục vụ công tác hồ sơ chất lượng các giai đoạn thanh (quy t) toán công trình Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam 11 ̵ Vẽ hồ sơ hoàn công công trình theo giai đoạn thanh (quy t) toán Tập hợp các văn bản liên quan đến thay đổi thiết kế (nếu có) làm cơ sở hoàn công tính khối lượng phát sinh ̵ Lập bảng diễn giải khối lượng hoàn thành giai đoạn, bảo vệ khối lượng với Tư vấn... phát bảo hộ cho công nhân các tổ thợ Ghi chú: Quy trình quản lý kỹ thuật sẽ được chi tiết hóa theo nội dung: Lập, đóng quy n và ký hồ sơ chất lượng, hồ sơ hoàn công, dự toán, thanh (quy t) toán, quy trình kiểm soát, luân chuyển hồ sơ quản lý kỹ thuật, tại hiện trường và công tác an toàn lao động phòng chống cháy nổ Các nội dung trên tuân thủ theo thông tư, nghị định của Chính phủ cũng như các TCXD