BÁO CÁO THỰC TẬP LẦN 1- KHOA KẾ TOÁN- KẾ TOÁN CHI PHÍ & GIÁ THÀNH DỊCH VỤ VẬN TẢI

Báo cáo thực tập lần 1 chuẩn- khoa kế toán- đề tài kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ vận tải tại công ty kinh doanh dịch vụ vận tải

LỜI MỞ ĐẦU

Sự phát triển không ngừng của nền kinh tế Việt Nam theo con đường kinh tế thịtrường định hướng xã hội chủ nghĩa, một mặt tạo điều kiện để các doanh nghiệp có thểphát huy khả năng, tiềm lực của mình, mặt khác lại đặt các doanh nghiệp trước những thửthách lớn lao, đó là sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường Để đứng vững được trênthị trường và hoạt động kinh doanh có hiệu quả, các doanh nghiệp cần có hệ thống quản

lý tài chính cung cấp thông tin chính xác, giúp nhà lãnh đạo ra những quyết định đúngđắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh Hạch toán kế toán là một công cụ không thểthiếu trong quản lí tài chính ở mỗi doanh nghiệp để thực hiện việc thu thập, kiểm tra, xử

lý và cung cấp thông tin Trong đó công tác kế toán chi phí và tính giá thành sảnphẩm ,dịch vụ luôn là vấn đề thiết thực có liên quan trực tiếp đến sự thành bại của doanhnghiệp Vì vậy việc tìm ra một phương pháp quản lý tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sảnphẩm dịch vụ luôn là mục tiêu hàng đầu của các nhà quản lý

Xuất phát từ vai trò đó, sau một thời gian thực tập, đi sâu vào nghiên cứu công tác

kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại, em đã chọn nghiên cứu đề tài: “ Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ vận tải tại Công ty cổ phần Vận tải

và Thương mại”.

Đáp ứng yêu cầu của Học viện cũng như yêu cầu thực tế đối với sinh viên thực tập,được sự hướng dẫn giúp đỡ của các anh, chị cán bộ phòng Tài chính kế toán và sự hướngdẫn tận tình của cô giáo - TS xxx, em đã hoàn thành bản báo cáo thực tập của mình Bảnbáo cáo thực tập gồm 03 chương:

Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần vận tải và thương mại Vitranimex

Chương 2: Bộ máy kế toán tại công ty và một số phần hành kế toán cơ bản

Chương 3: Một số đánh giá về tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần vận tải vàthương mại Vitranimex

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian tìm hiểu tại công ty có hạn và khả năng cũngnhư kinh nghiệm còn hạn chế nên bản báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót,

vì vậy em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo trong bộ môn kế toán cũngnhư của bộ phận kế toán Công ty cổ phần vận tải và thương mại Vitranimex để bản báocáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 20, tháng 03, năm 2015

Sinh viên DANH MỤC KÍ HIỆU VIẾT TẮT

STT Tên viết tắt Tên đầy đủ

6 CPQLDN Chi phí quản lí doanh nghiệp

9 NCTT Nhân công trực tiếp

10 NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp

15 TSCĐHH Tài sản cố định hữu hình

16 TSCĐVH Tài sản cố định vô hình

17 XĐKQKD Xác định kết quả kinh doanh

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ THƯƠNG

MẠI VITRANIMEX

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Cổ Phần Vận tải và thương mại Vitranimex

1.1.1 Giới thiệu chung

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI là doanh nghiệp được thànhlập dưới hình thức chuyển đổi (cổ phần hóa) từ doanh nghiệp Nhà nước - Công ty Vận tải

và Đại lý vận tải thành công ty cổ phần, theo Quyết định số: 2191/QĐ/BNN-TCCB ngày30/07/2004 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Công ty được tổ chức và hoạtđộng theo Điều lệ công ty Cổ phần Vận tải và thương mại, Luật pháp nước Cộng hòa xãhội chủ nghĩa Việt Nam

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI

Tên giao dịch: TRANSPORTATION AND TRADING JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: VITRANIMEX

Vốn điều lệ: 20.280.000.000 đ (hai mươi tỷ, hai trăm tám mươi triệu đồng)

- Kinh doanh vận tải và đại lý vận tải hàng hoá đa phương tiện, đa phương thức trong nước và quốc tế;

- Kinh doanh thương nghiệp tổng hợp, đại lý tiêu thụ, sửa chữa và bảo hành sản phẩm;

- Kinh doanh và cho thuê văn phòng, kho hàng, cửa hàng;

- Xuất nhập khẩu nông, lâm, thuỷ sản, vật tư máy móc, thiết bị, phụ tùng, nguyên liệu, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, hàng thủ công mỹ nghệ và thực phẩm chế biến;

- Nhập khẩu nông, lâm, thuỷ sản, vật tư, hoá chất, máy móc, thiết bị, phụ tùng, nguyên liệu, bao bì, đồ uống, thực phẩm chế biến, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, phương tiện vận chuyển và ô tô du lịch;

- Sản xuất, chế biến hàng nông sản và thực phẩm.

- Nhập khẩu vật tư, thiết bị bưu chính viễn thông và vật tư, thiết bị y tế.

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Tiền thân công ty là một xí nghiệp vận tải ô tô thuộc Bộ Nông nghiệp Trong thời

kỳ bao cấp Công ty thực hiện chức năng nhiệm vụ là vận chuyển hàng hoá cho các cơquan đơn vị trong Bộ theo kế hoạch được Bộ giao cho hàng năm

► Giai đoạn 1987 - 1992

- Năm 17/2/1987 Bộ Nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm có quyết định số

45/NN – CNTP/TCCB thành lập Công ty vận tải và đại lý vận tải nông nghiệp Là một

doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Nông nghiệp- công nghiệp thực phẩm Văn phòngcông ty tại số 4 Ngô Quyền, phường Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, TP.Hà Nội

- Chức năng nhiệm vụ chính: Vận tải hàng hoá và làm đại lý vận tải hàng hoá bằng

ô tô cho tất cả các đơn vị trong Bộ NN CNTP

- Cơ sở vật chất: Công ty có một đội xe ô tô gần 100 xe tải các loại và kho hàng tạiThanh trì Hà Nội

► Giai đoạn 1993 -1996

- Năm 1993 Bộ NN và CNTP ra Quyết định số 10NN-TCCB/QĐ ngày 06/01/1993

đổi tên công ty thành Công ty vận tải và đại lý vận tải - Trực thuộc Bộ NN CNTP Văn

phòng chính của công ty tại số 04 Ngô Quyền – Hà Nội

- Cở sở vật chất: Ngoài văn phòng công ty, còn có một trung tâm vận tải, kho hàngtại Thanh Trì - Hà Nội

- Chức năng chính của công ty là: vận tải, đại lý vận tải hàng hoá bằng đường sắt,đường bộ, đường thuỷ bằng nhiều hình thức và trong địa bàn cả nước Kinh doanhthương mại tổng hợp

- Tháng 11/1994 công ty thành lập chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh nhằm pháttriển, mở rộng thị trường trong cả nước

- Tháng 8/1996 thành lập Trạm đại diện tại thành phố Đà Nẵng

► Giai đoạn 1997 - 2002

- Năm 1997 Công ty trở thành thành viên của Tổng công ty xuất nhập khẩu Nôngsản và thực phẩm chế biến - Vinafimex

- Ngoài chức năng kinh doanh chính là vận tải trước đây, đến giai đoạn này công ty

mở rộng thêm các lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp, vận chuyển hàng hoáquá cảnh, tạm nhập tái xuất, đại lý vận tải và giao nhận hàng hoá quốc tế,kinh doanh đại

lý tiêu thụ và bảo hành sản phẩm các loại trong đó lớn nhất là ô tô các loại

- Tháng 3/2000 công ty đã thành lập chi nhánh tại cửa khẩu Tân Thanh Lạng Sơntăng cường hoạt động xuất nhập khẩuvà kinh doanh thương mại biên mậu

► Giai đoạn 2003 - nay

- Năm 2003 Tổng công ty Vinafimex sáp nhập với Tổng công ty Rau quả Việt namthành Tổng công ty Rau quả, Nông sản Công ty Vận tải và đại lý vận tải trở thành thànhviên của Tổng công ty Rau quả, Nông sản

- Với chủ trương, tiếp tục mở rộng quy mô và loại hình sản xuất kinh doanh, sau khikhảo sát thị trường trong nước và quốc tế, năm 2003, công ty Vận tải và đại lý vận tải

quyết định lập dự án xây dựng “nhà máy chế biến nông sản, thực phẩm theo công nghệ chiên xấy chân không” Đã được Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn và Tổng công

ty phê duyệt dự án xây dựng nhà máy chế biến nông sản thực phẩm tại Hưng Yên Hiệnnay là công ty trách nhiệm hữu hạn Chipsgood Việt Nam

- Tháng 6/2004 Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn có quyết định số

252/QĐ/BNN-TCCB ngày 06/02/2004 về việc tiến hành cổ phần hoá Công ty vận tải và đại lý vận tải theo nghị định số 64/2002/NĐ-CP của Chính phủ

Ngày 02/10/2004: Công ty tiến hành Đại hội đồng cổ đông để thành lập, bầu ra hội đồng quản trị và ban kiểm soát.

Ngày 01/11/2004 Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội đã cấp giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh cho Công ty cổ phần Vận tải và Thương mại số 0103005797 Công

ty Vận tải và Đại lý vận tải chính thức trở thành Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại với thương hiệu là VITRANIMEX.

1.1.3 Nguồn lực của công ty cổ phần Vận tải và Thương mại

 Nguồn nhân lực:

Công ty có đội ngũ cán bộ, công nhân viên dầy dặn kinh nghiệm, tổng số lao động VITRANIMEX là 250 người, trong đó:

- Cán bộ kỹ thuật, nghiệp vụ có bằng đại học trở lên: 75 người

- Công nhân kỹ thuật, lái xe các loại: 125 người

 Cơ sở vật chất

Công ty có mạng lưới chi nhánh, trung tâm, văn phòng đại diện nằm trên khắp cả nước, trải dài từ Bắc vào Nam Các chi nhánh của công ty bao gồm :

- Trung tâm dịch vụ vận tải

Địa chỉ: Km 12+300 quốc lộ 1A- Thanh Trì- Hà Nội

Điện thoại: 04 3 6870594 – 36810318 Fax: 04 3 8616973

Mail: ttvt@vitranimex.com.vn

- Chi nhánh công ty tại thành phố Hồ Chí Minh

Địa chỉ: số 135 Paster, lầu 7, phường 6, quận 3, thành phố Hồ Chí MinhĐiện thoại: 08 3 8277484 – 38237300 Fax: 08 3 8277485

Mail: hcm@vitranimex.com.vn

- Chi nhánh công ty tại thành phố Hải Phòng

Địa chỉ: tầng 3 tòa nhà TTC, số 630 đường Lê Thánh Tông, quận Hải An, TP Hải Phòng

Mail: minhnq@vitranimex.vn

- Chi nhánh công ty tại thành phố Đà Nẵng

Địa chỉ: lô 7C tầng 10, tòa nhà SOFTWARE, số 02 Quang Trung, TP Đà Nẵng.Điện thoại: 0511 3 530010 Fax: 0511 3 891422

Mail: dn@vitranimex.com.vn

- Tổng trọng tải phương tiện ô tô của Công ty là trên 2000 tấn với 165 đầu xe Chủngloại phương tiện ô tô của Công ty rất đa dạng, từ loại tải trọng 1 tấn đến loại tải trọng 15tấn, xe đầu kéo container các loại và một số xe chuyên dụng khác, thích hợp vận chuyểncho mọi loại hàng hoá

- Công ty triển khai áp dụng hệ thống định vị phương tiện và phần mềm kế hoạch vậntải – với mục tiêu tiến đến kiểm soát chặt chẽ chất lượng hàng hóa vận chuyển; thông quaInternet khách có thể kiểm tra hàng hóa trên đường ở bất kỳ thời điểm nào và bất kỳ đâu

- VITRANIMEX hiện đang sở hữu hệ thống kho bãi chất lượng cao với tổng diện tíchtrên 30.000m² và có vị trí thuận lợi cho việc lưu giữ, phân phối hàng hoá ở khu vực HàNội, cũng như đi các tỉnh phụ cận và các tỉnh phía Bắc Các kho đều nằm trên quốc lộ lớngiao thông thuận tiện: công ty có một trung tâm phân phối với diện tích 10.000 m2 tại km

12 quốc lộ 1A,trên 7.000 m2 kho bãi tại quốc lộ 70 huyện Thanh Trì và trên 17.000 m2kho bãi hiện đang được nghiên cứu xây dựng tại Quốc lộ 5 cách Hà Nội 30 km

1.1.4 Một số thành tựu đạt được trong những năm gần đây và định hướng trong những năm tới

3 Thuế và các khoản nộp ngân sách 2.369 1.966 1.785

Nguồn: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh công ty năm 2012, 2013,2014 và báo cáo của hội đồng quản trị tại đại hội cổ đông năm 2012,2013

Từ khi được thành lập, công ty đã liên tục phát triển mở rộng quy mô sản xuất,nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hiệu quả kinh doanh, hoàn thành tốt nghĩa vụvới Nhà nước, đảm bảo tạo việc làm ổn định, tăng thu nhập cho người lao động Công ty

đã được Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động Hạng III năm 1997, huân chươnglao động hạng II năm 2002 và được tặng thưởng nhiều cờ thi đua, bằng khen vì thành tíchkinh doanh và các hoạt động xã hội của đơn vị

Thương hiệu VITRANIMEX trở thành một thương hiệu mạnh trên thị trường dịch

vụ vận tải, được bạn hàng tin tưởng gắn bó lâu dài Mặc dù thị trường vận tải có tính cạnhtranh ngày càng khốc liệt nhưng công ty vẫn giữ được vị thế riêng Như số liệu trongbảng báo cáo trên cho thấy mặc dù trong những năm 2012,2013,2014 thị trường trongnước cũng như thế giới bị tác động mạnh của hậu khủng hoảng kinh tế nói chung, nhưngCông ty vẫn duy trì được hoạt động ổn định Tuy doanh thu năm 2013 có sự sụt giảmnhưng đến năm 2014 đã có sự gia tăng trở lại, thu nhập bình quân người/ năm tăng ổnđịnh với mức tăng khoảng 2 đến 3 triệu Trong tình hình nền kinh tế khủng hoảng, nhiềudoanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản, việc công ty vẫn duy trì được sự hoạt động ổnđịnh của mình là một thành tựu đáng kể của công ty

1.1.4.2 Định hướng phát triển đến năm 2019

Công ty đã xây dựng định hướng phát triển đến năm 2019 như sau:

-Hoạt động kinh doanh của công ty là cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa đaphương tiện, đa phương thức cho khách hàng Tốc độ tăng trưởng bình quân về sảnlượng, doanh thu và hiệu quả là 10% / năm

- Tập trung vào thị trường vận tải nội địa, hướng vào các khách hàng là nhà sảnxuất lớn với các loại hàng tiêu dùng, hàng bách hóa và phụ liệu sản xuất có khối lượnglớn và ổn định

- Đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ vận tải thỏa mãn nhu cầu khách hàng tập trungvào vận chuyển hàng container đường dài, vận tải phân phối bằng ôtô, cho thuê và vậnhành kho

- Tích cực đầu tư, tích lũy cơ sở vật chất phương tiện, đào tạo nhân lực đảm bảocho hoạt động sản xuất kinh doanh và tích lũy cho phát triển

- Nâng cao chất lượng dịch vụ, xây dựng thương hiệu, xây dựng thị trường, pháttriển công ty toàn diện và bền vững

1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty cổ phần Vận tải và Thương mại hoạt động trên hai mảng chính là dịch vụvận tải và chế biến thực phẩm, trong đó công ty tập trung vào dịch vụ vận tải

Công ty Cổ Phần Vận Tải và Thương Mại là công ty vận tải đa phương thức, mụcđích hoạt động là đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hoá tiêu dùng, sản phẩm với mức độ

đa dạng, phong phú, kích thích hoạt động của nền kinh tế, góp phần tăng thu cho ngânsách và phát triển đất nước Do đó nội dung hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanhvận tải, thương mại, làm cầu nối giữa sản xuất với tiêu dùng và được phép kinh doanhbằng tài sản hay nguồn vốn liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoàinước

Xuất phát từ yêu cầu đó, chức năng của công ty được thể hiện qua ngành nghề kinhdoanh có ghi trong giấy phép kinh doanh, từ đó góp phần xây dựng mối liên lạc, trao đổi,lưu thông hàng hóa giữa các vùng, miền trong nước và giữa Việt Nam với các nước trênthế giới

Vận tải là một ngành sản xuất vật chất có nhiều đặc thù, sản phẩm của quá trình vậntải là quá trình di chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác, được đo bằng chỉ tiêu tấn/kmhàng hoá vận chuyển Do vậy, tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh vận tải của Công

ty có những đặc điểm sau:

- Công ty quản lý quá trình hoạt động theo nhiều khâu khác nhau như: giao dịch, hợpđồng vận chuyển hàng hoá, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tìnhhình thực hiện vận chuyển

- Kế hoạch tác nghiệp được cụ thể hoá cho từng ngày, tuần, định kỳ ngắn hạn… lái

xe và phương tiện làm việc chủ yếu bên ngoài doanh nghiệp Vì thế, quá trình quản lý rất

cụ thể, xây dựng chế độ vật chất rõ ràng, khoán định mức hợp lý

- Phương tiện vận tải là tài sản cố định chủ yếu và quan trọng không thể thiếu đượctrong quá trình thực hiện dịch vụ vận tải Các phương tiện có tính năng, tác dụng, hiệusuất và mức tiêu hao nhiên liệu năng lượng khác nhau

- Việc khai thác vận chuyển phụ thuộc khá lớn vào cơ sở hạ tầng, đường xá, cầu phà vàđiều kiện địa lý, khí hậu…

- Công ty sử dụng xe điều động (được bố trí tại tất cả các chi nhánh của công ty) đểvận chuyển hàng hoá đường ngắn, dài nhưng chủ yếu là để vận chuyển các chuyến hàng

có cung đường ngắn hoặc gom hàng từ kho khách hàng đến cảng đường biển, ga đườngsắt và giải tỏa từ ga, cảng về kho khách hàng

- Trường hợp hết xe, công ty ký hợp đồng ngắn hạn để thuê thầu phụ bên ngoài vậnchuyển khi có yêu cầu của khách hàng nhằm đảm bảo thông suốt mọi đơn hàng theo yêucầu của khách hàng

- Ngoài ra, công ty cũng ký hợp đồng dài hạn (thường là 1 năm) với các đơn vị vậntải chuyên dụng lớn như: Xí nghiệp Liên hiệp vận tải đường sắt khu vực 1, Công ty cổphần vận tải đường sắt, các công ty vận tải đường biển (Vinalines, vận tải Viển đông)…

để vận chuyển hàng hoá bằng đường sắt và đường biển

Sơ đồ 1.1 Quy trình vận chuyển hàng hóa

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý

Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng Vận tải làmột ngành sản xuất vật chất đặc thù, hoạt động rải rác trên quy mô lớn, có mặt tại khắpcác vùng, miền và di chuyển liên tục Vì vậy, các đơn vị trong công ty được bố trí nằm rảirác khắp cả nước; ngay tại các chi nhánh, đơn vị, việc bố trí cũng không thể đồng bộ nhưđội xe phải nằm tại khu vực thuận tiện giao thông không bị cấm đường, cấm giờ , bộphận giao nhận phải thường xuyên có mặt ở ga, cảng hoặc kho khách hàng, trong khi đó

bộ phận nghiệp vụ thường được bố trí ở các trung tâm đô thị thuận tiện cho việc giao dịchkhách hàng, các đối tác

Do vậy việc quản lý cũng cần phải chuyên môn hoá, mỗi bộ phận được giao nhiệm

vụ, quyền hạn nhất định và đồng thời đảm bảo sự liên kết linh hoạt giữa các bộ phận

Vận chuyển hàng

hóa

Khách hàng thuê vận chuyển

hàng hóaCông tyĐối tác vận chuyển hàng hóa

Kí hợp đồng

Thanh lí hợpđồng

Kí hợp đồng

phòng ban và sự thống nhất hoạt động trong toàn Công ty Mô hình trực tuyến- chứcnăng là mô hình quản trị rất phù hợp và hiệu quả đối với Công ty.

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty

Chi nhánh Hồ ChíMinh

Trạm Đà Nẵng

Bannghiệpvụ

Banđại lívậntải

Bankhovận

Banđại lívậntải

Bandịch

vụ vậntải

Tổ nghiệp vụ

Tổgiaonhận

Bandịch

vụ vậntải

Bannghiệpvụ

giaonhận

Tổgiaonhận

Độixe

Độixe

Tổgiaonhận

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

- Đại hội đồng cổ đông :Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan

quyết định cao nhất của công ty cổ phần

- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị cao nhất của công ty, có toàn quyền nhân

danh công ty để quyết định mọi vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của công tytrừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị bao gồm

05 thành viên do đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm kỳ 05 năm

- Ban kiểm soát :là đơn vị thay mặt đại hội đồng cổ đông để thực hiện giám sát hội

đồng quản trị, tổng giám đốc trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao Ban kiểm soát

có từ 03 thành viên; nhiệm kỳ của ban kiểm soát không quá 05 năm

- -Tổng Giám đốc :Do hội đồng quản trị bổ nhiệm, là người điều hành công ty, trực

tiếp chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc tổ chức, quản lý, điều hành toàndiện các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, sử dụng có hiệu quả các nguồn lựccủa công ty và thi hành các quyết định của hội đồng quản trị theo nhiệm vụ và quyện hạnđược giao, chịu sự giám sát của hội đồng quản trị

- Tổng giám đốc là người địa diện hợp pháp của công ty trước cơ quan Nhà nước vàpháp luật, thay mặt công ty ký kết các giao dịch dân sự, pháp luật với các cơ quan nhànước và các đơn vị kinh tế đối tác khác

- Phòng Nghiệp vụ tổng hợp: Là phòng tham mưu giúp việc cho tổng giám đốc, tổ

chức thực hiện các mặt công việc: Xây dựng các dự án đầu tư phát triển của công ty.quản lý và theo dõi công tác đầu tư đã được phê duyệt; khai thác thị trường phục vụ chophát triển SXKD của công ty; công tác vận tải hàng hóa quá cảnh và xuất nhập khẩu tổnghợp; công tác kế hoạch tổng hợp, thống kê báo cáo định kỳ,xây dựng hệ thống các quychế, quy định, nội quy… của công ty; thực hiện công tác tổ chức bộ máy và cán bộ, laođộng, tiền lương; đảm bảo chế độ chính sách cho người lao động, phụ trách công tác thiđua khen thưởng, kỷ luật; công tác hành chính quản trị

- Phòng Kế toán -tài chính: Là phòng chức năng tham mưu giúp việc cho tổng giám

đốc, tổ chức thực hiện các mặt công tác: xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch công

tác tài chính kế toán phục vụ SXKD và đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh của công ty;quản lý về mặt tài chính toàn bộ các hoạt động SXKD của công ty theo đúng pháp luật vàquy chế chung của công ty; tham gia xây dựng các phương án SXKD của đơn vị, các quychế quản lý SXKD và phân phối của công ty; công tác hạch toán kế toán các hoạt độngSXKD của toàn công ty; phân tích đánh giá hiệu quả công tác tài chính và hiệu quảSXKD của công ty và thực hiện công tác báo cáo tài chính theo quy định.

- Trung tâm Dịch vụ vận tải: là đơn vị trực thuộc công ty, có chức năng nhiệm vụ

tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: xây dựng kế hoạch kinh doanh, phương án kinhdoanh, tổng hợp phân tích kết quả kinh doanh và tìm kiếm khai thác mở rộng thị trườngtrên các lĩnh vực công tác được giao; kinh doanh vận tải hàng hóa đa phương thức; khaithác kho hàng cho thuê và trung chuyển phân phối hàng hoá; quản lý, sử dụng có hiệuquả, an toàn và đúng quy định nguồn lực về con người, tài sản, công cụ dụng cụ, trangthiết bị làm việc được cụng ty giao

- Bộ máy trung tâm bao gồm ban nghiệp vụ, ban vận tải quảnl ý đội xe tại khu vực

Hà Nội và Tổng kho nam sông Hồng tại Hà Nội

- Chi nhánh TP Hồ Chí Minh: Là đơn vị trực thuộc của công ty, có chức năng

nhiệm tổ chức thực hiện các mặt công tác: Xây dựng, triển khai kế hoạch kinh doanh,phương án kinh doanh, tổng hợp phân tích kết quả kinh doanh và tìm kiếm khai thác mởrộng thị trường trên các lĩnh vực công tác được giao tại khu vực các tỉnh phía nam; quản

lý, sử dụng có hiệu quả, an toàn và đúng quy định các nguồn lực về con người, tài sản,công cụ dụng cụ, trang thiết bị làm việc được công ty giao

- Bộ máy chi nhánh bao gồm ban nghiệp vụ - phụ trách công việc hành chính, thuthập chứng từ tại đầu phía nam; ban vận tải thực hiện các nghiệp vụ hàng ngày, giao nhậnhàng hóa, lập kế hoạch vận chuyển…; đội xe thực hiện chức năng quản lý phương tiện,phối hợp với ban vận tải thực hiện hợp đồng vận chuyển theo lệnh điều động từ lãnh đạochi nhánh; kho STC, thực hiện nghiệp vụ xếp dỡ tại kho nhà máy giấy SCT

- Chi nhánh TP Hải phòng: Là đơn vị trực thuộc của công ty, có chức năng nhiệm

vụ tổ chức thực hiện các mặt công tác: Xây dựng kế hoạch kinh doanh, phương án kinh

doanh, tổng hợp phân tích kết quả kinh doanh và tìm kiếm khai thác mở rộng thị trườngtại khu vực Hải Phòng và các tỉnh lân cận trên các lĩnh vực công tác được giao; kinhdoanh dịch vụ vận tải đa phương thức tại khu vực Hải Phòng và các tỉnh lân cận; quản lý,

sử dụng có hiệu quả, an toàn và đúng quy định các nguồn lực về con người, tài sản, công

cụ dụng cụ, trang thiết bị làm việc được công ty giao

- Chi nhánh Đà Nẵng: Là đơn vị trực thuộc của công ty, có chức năng nhiệm vụ tổ

chức thực hiện các mặt công tác: xây dựng kế hoạch kinh doanh, phương án kinh doanh,tổng hợp phân tích kết quả kinh doanh và tìm kiếm khai thác mở rộng thị trường trên các lĩnhvực công tác được giao tại khu vực các tình miền trung; quản lý, sử dụng có hiệu quả, antoàn và đúng quy định các nguồn lực về con người, tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bịlàm việc được công ty giao

CHƯƠNG II BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY VÀ MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CƠ BẢN

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Bộ máy kế toán dù ở bất kỳ một tổ chức doanh nghiệp nào cũng đóng vai trò quantrọng, đây là trung tâm xử lý thông tin đầu vào từ cơ sở sản xuất kinh doanh, cung cấpthông tin đầu ra cho quản lý Hiệu quả của bộ máy kế toán thể hiện ở chất lượng thông tincung cấp cho các nhà quản lý, thông tin có đầy đủ, chính xác, kịp thời làm cho tính tối ưucủa quản lý càng cao Muốn vậy, bộ máy kế toán phải tổ chức phù hợp với đặc điểm kinhdoanh của doanh nghiệp

Với đặc điểm kinh doanh dịch vụ vận tải đa phương thức, công tác kế toán của

Công ty cổ phần Vận tải và thương mại đang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung theo hình thức sổ kế toán “chứng từ - ghi sổ” Cụ thể là toàn bộ công việc

kế toán được tập trung tại phòng Tài chính kế toán của công ty từ việc lập, xử lý, luânchuyển, lưu giữ chứng từ, tổng hợp báo cáo, phân tích, kiểm tra, cung cấp số liệu cho cácđối tượng liên quan Ở các đơn vị trực thuộc, chi nhánh đều có nhân viên kế toán song công

việc chủ yếu của các nhân viên này chỉ là thu thập, tổng hợp chứng từ để gửi về cho phòngTài chính kế toán tại công ty

Do việc tập hợp chứng từ, xử lý ban đầu đều đã được đội ngũ kế toán tại các đơn

vị trực thuộc, chi nhánh thực hiện, do vậy phòng Tài chính kế toán công ty được tổ chứcgọn nhẹ Hiện nay phòng kế toán tài chính của Công ty bao gồm 06 người, được phâncông công việc và chịu trách nhiệm rõ ràng như sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm cao nhất về các hoạt động, các số liệu kế

toán trước ban lãnh đạo Công ty cũng như trước pháp luật về công tác Tài chính kế toán

Phó phòng kế toán phụ trách Hải Phòng, theo dõi phương án hợp đồng: Giúp

việc cho kế toán trưởng,theo dõi phương án hợp đồng của công ty, kiểm tra số liệu trêncác phương án, dự trù hợp đồng và ký duyệt chứng từ hoàn chi phí ;trực tiếp theo dõi cácnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại chi nhánh Hải Phòng

Kế toán phụ trách Đà Nẵng và ngân hàng: Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế tài chính

phát sinh có liên quan đến trạm Đà Nẵng và các công việc giao dịch với ngân hàng; theodõi huy động vốn, phát hành phiếu thu chi

Kế toán doanhthu, theo dõihành chính, vănphòng

Kế toánphụ trách

Đà Nẵng

và ngânhàng

Kế toán phụ trách trung tâm vận tải, TSCĐ

Kế toán doanh thu, theo dõi hành chính, văn phòng: Theo dõi tình hình doanh thu

các hoạt động kinh doanh, phát hành hóa đơn; theo dõi và đôn đốc việc thu hồi các khoảnnợ;theo dõi chi phí hành chính phát sinh tại văn phòng công ty

Kế toán phụ trách Hồ Chí Minh, tổng hợp và thủ quỹ: Theo dõi các nghiệp vụ

kinh tế tài chính phát sinh tại chi nhánh Hồ Chí Minh, tổng hợp số liệu kế toán và kiêmthủ quỹ.Thủ quỹ thường xuyên kiểm tra, ghi chép chi tiết số quỹ để làm căn cứ đối chiếugiữa số liệu thực tế và số liệu kế toán

Kế toán phụ trách trung tâm vận tải, TSCĐ: Theo dõi số hiện có và tình hình tăng

giảm sử dụng xe ôtô và các TSCĐ khác của doanh nghiệp; tính khấu hao;theo dõi việcsửa chữa,thanh lý, nhượng bán xe ô tô các TSCĐ khác; theo dõi các nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh có liên quan đến trung tâm vận tải

2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty

2.2.1 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số BTC của Bộ Tài chính ngày 20/03/2006 và các văn bản hướng dẫn kèm theo

15/2006/QĐ Niên độ kế toán của Công ty: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12cùng năm

- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng:theo phương pháp khấu trừ

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng

- Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán:Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang đồng tiền Việt Nam theo tỷgiá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng vào ngày phát sinh nghiệpvụ

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc Trườnghợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần cóthể thực hiện được

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho của Công ty theo giá thực tế đíchdanh, giá vốn hàng bán là giá thực tế dựa trên những chi phí bỏ ra trong quá trình thựchiện dịch vụ được tính vào giá thành sản phẩm.

- Sản phẩm dở dang: Không có

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Khấu hao TSCĐ được tính theo phươngpháp đường thẳng Thời gian khấu hao áp dụng theo thời gian quy định tại Quyết định số206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính

- Phương pháp phân bổ chi phí trả trước: Theo đường thẳng

2.2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động, trong việc sửdụng kinh phí và thu chi ngân sách của Công ty đều được lập chứng từ đầy đủ Chứng từđược lập theo đúng quy định của Nhà nước và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng sựthực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty bao gồm các bước:

1 Lập chứng từ hay tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của Công ty đềuđược lập chứng từ đầy đủ Chứng từ của phần hành nào do kế toán viên phần hành đó lập

và thu nhận Chứng từ phải được khai đầy đủ các nội dung bắt buộc, ghi rõ ràng, trungthực, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ phải được lập đủ số liên theochế độ quy định Tùy loại chứng từ có thể được lập thành 2 hoặc 3 liên: liên 1 lưu ở nơilập, liên 2 để ghi sổ, liên 3 giao cho đối tượng có quan hệ trong nghiệp vụ như ngườimua, người nhận tiền, người nộp tiền

2 Kiểm tra chứng từ

Chứng từ được lập phải được kiểm tra, soát xét, phê duyệt của kế toán trưởng hoặcphó phòng theo đúng chức năng rồi sau đó sẽ chuyển lên cấp cao hơn là Tổng giám đốccông ty phê duyệt

3 Sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán

Chứng từ sau khi được kiểm tra sẽ được tiến hành phân loại, định khoản kế toán vàcập nhật vào máy kịp thời.

4 Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ

Sau khi hoàn thành việc cập nhật chứng từ vào máy tính kế toán bảo quản chứng từcho đến khi kết thúc niên độ kế toán đó và báo cáo tài chính được kiểm toán

Chứng từ kế toán sau đó đi vào giai đoạn lưu trữ Chứng từ được phân loại, sắp xếpthành từng bộ hồ sơ và được lưu trữ tại kho lưu trữ tài liệu của phòng kế toán do thủ quỹchịu trách nhiệm lưu trữ Việc theo dõi các chứng từ này được thực hiện thông qua “Sổtheo dõi tài liệu kế toán lưu trữ” Trong sổ theo dõi có đầy đủ các thông tin: loại chứng từlưu trữ, ngày tháng đưa vào lưu trữ, hiện trạng tài liệu đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ(tùy từng loại chứng từ mà có thời hạn khác nhau) Hết thời hạn lưu trữ, chứng từ đượcđưa ra ngoài để hủy

Các chứng từ kế toán tại công ty độc lập theo mẫu quy định và được chuyển đếncác bộ phận liên quan

Danh mục các chứng từ sử dụng trong Công ty:

+ Loại 1: Phiếu nhập vật tư, sản phẩm, hàng hoá+ Loại 2: Phiếu xuất (hoá đơn) vật tư, sản phẩm, hàng hoá+ Loại 3: Phiếu thu tiền mặt

+ Loại 4: Phiếu chi tiền mặt+ Loại 5: Giấy báo nợ, giấy báo có+ Loại 6: Ghi tăng, giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ

+ Loại 7: Bút toán khác

2.2.3 Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán

Danh mục tài khoản kế toán của Công ty được áp dụng theo Hệ thống tài khoản kếtoán trong Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 20/03/2006

Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại hoạt động trên nhiều lĩnh vực với mức độ

đa dạng và phức tạp, các hoạt động đầu tư tài chính cũng diễn ra liên tục nên hệ thốngdanh mục tài khoản của Công ty gần như bao gồm toàn bộ Hệ thống danh mục tài khoản

kế toán Việt Nam và được phân cấp một cách chi tiết, rõ ràng Hầu hết các tài khoảnđược phân cấp theo từng chi nhánh của Công ty.

Ví dụ: TK 111 -Tiền mặt được chi tiết thành:

TK 1111- Tiền mặt Việt Nam

TK 11111- Tiền mặt Văn phòng Công ty

TK 11112 -Tiền mặt tại chi nhánh Hồ Chí Minh

Riêng các tài khoản phản ánh chi phí và kết quả hoạt động SXKD được chi tiết theotừng đối tượng, sản phẩm

Ví dụ: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được chi tiết thành:

TK 5111- Doanh thu vận tải đa phương tiện

TK 5112 -Doanh thu xuất nhập khẩu

TK 5113 -Doanh thu kinh doanh nội địa

TK 642 -Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 6421 -Chi phí nhân viên quản lí

TK 6422 -Chi phí vật liệu quản lí

ngày và định kỳ 15 ngày thì đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Công ty đang sửdụng phần mềm effect để làm kế toán máy.

Công ty đang sử dụng 2 loại sổ là sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết

+ Sổ kế toán tổng hợp:

- Chứng từ ghi sổ: dùng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ Được lậptheo kỳ 15 ngày

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: dùng để ghi số liệu tổng hợp từ các chứng từ ghi sổ

- Sổ cái tài khoản: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo từng tài

khoản tổng hợp Cuối tháng kế toán tổng cộng số phát sinh trên từng tài khoản, trên bảng

tổng hợp, bảng kê kiêm chứng từ ghi sổ và cũng là căn cứ ghi vào sổ cái

Sổ cái bao gồm tất cả các tài khoản sử dụng trong công ty, số trang dành cho tàikhoản nhiều hay ít phụ thuộc vào số tài khoản phát sinh cho từng tài khoản

+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ tài sản cố định; Sổ chi tiết vật liệu, thẻ kho; sổ chi phísản xuất kinh doanh;Thẻ tính giá thành sản phẩm…

Sơ đồ2.2 : Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức hình thức chứng từ ghi sổ

2.2.5 Phần mềm kế toán được áp dụng tại công ty

Hiện nay công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại đang sử dụng phần mêm kế toán EFFECT

Phần mềm EFFECT được viết bằng ngôn ngữ Visual Foxpro 2.0, sổ sách in ra dưới

phông chữ tiếng Việt hoặc tiếng Anh hoặc cả tiếng Việt và tiếng Anh, chạy trên các phiênbản Windows Màn hình giao diện Effect được thiết kế theo kiểu thực đơn, theo phân hệ nghiệp vụ

Sổ thẻ kế toánchi tiết

Bảng tổng hợpchi tiết

Báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếuGhi cuối tháng

Phầm mềm này có đặc điểm nổi bật sau:

- Tính giá thành chi tiết đến từng khoản mục chi phí đúng theo yêu cầu quản lý của đơn vị

- Hạch toán chi tiết từng loại, khoản doanh thu của từng đội xe, tuyến xe, và từng

xe, phục vụ cho công tác lập kế hoạch định mức của công ty

- Tự động trích khấu hao tài sản cố định theo công thức, và quan hệ đối ứng tài khoản đã cài sẵn trên máy

- Thực hiện kết chuyển, phân bổ chi phí theo tiêu chuẩn mà đơn vị đã lựa chọn

- Tự động tính VAT đầu vào, VAT đầu ra

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán và hệ thống hóa thông tin trong kế toán máy

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối nămĐối chiếu, kiểm tra

Phần mềm kếtoán

Biểu 2.1 : Màn hình giao diện Effect

Với “ hệ thống” người dùng có thể tiến hành cập nhật và kết xuất các danh mục cơ bảnnhư: danh mục tài khoản; danh mục khách hàng; danh mục kho hàng; danh mục TSCĐ,danh mục khoản mục và thực hiện các thao tác liên quan đến toàn bộ hệ thống như khaibáo các biến hệ thống, tạo, chọn năm làm việc, sao chép dữ liệu ra vào, hay quản lýngười sử dụng hệ thống

CHƯƠNG III MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CƠ BẢN CỦA CÔNG TY 3.1 Kế toán vồn bằng tiền

3.1.1 Nội dung

 Khái niệm

- Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thuộctài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệthanh toán

- Vốn bằng tiền của công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển

 Yêu cầu quản lí đối với vốn bằng tiền

- Quản lí chặt chẽ, đầy đủ, chi tiết từng loại

- Chấp hành các chính sách quản lí của nhà nước

 Nguyên tắc

Kế toán vốn bằng tiền tuân thủ những nguyên tắc sau :

- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam

- Các loại ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo quy định và được theo dõi chitiết riêng từng loại ngoại tệ trên TK 007 “Ngoại tệ các loại”

- Các loại vàng bạc, kim khí, đá quý được đánh giá bằng tiền tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế, đồng thời được theo dõi chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách phẩm chất của từng loại

- Vào cuối mỗi kỳ, kế toán điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo giá thực tế

- Kế toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nghĩa vụ phản ánh chính xác ,kịp thời ,đầy

đủ số hiện có và tình hình biến động của các khoản mục vốn bằng tiền Kiểm tra giám sát chặt chẽ việc tuân thủ các quy định và thủ tục quản lý các khoản mực vốn bằng tiền

 Đặc điểm :

 Tiền mặt :

- Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp, bao gồm : Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân phiếu

- Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra liên tục thì tạiđơn vị luôn có một lượng tiền mặt nhất định Do đặc điểm của tiền mặt là luôn chứa đựngnhững rủi ro cao, chi phí cơ hội lớn, do đó luôn phải tính toán định mức tồn quỹ sao chohợp lý, mức tồn quỹ phụ thuộc vào từng giai đoạn của quá trình kinh doanh cũng như kếhoạch sản xuất kinh doanh cụ thể.

- Thủ quỹ là người có trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ Thủ quỹ phải chịu tráchnhiệm về các khoản thu chi về tiền mặt,đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm , thủ quỹkhông được tham gia vào công tác kế toán , không được trực tiếp mua bán hàng hóa,nguyên liệu

 Tiền gửi Ngân hàng :

- Tiền gửi là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặccác công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, vàng bạc, đá quý

- Đối với từng khoản tiền gửi ngân hàng , kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết tạođiều kiện cho công tác kiểm tra,đối chiếu, theo dõi Khi có sự chênh lệch giữa số liệu kếtoán của đơn vị với ngân hàng thì phải ghi nhận theo chứng từ của ngân hàng, số chênhlệch được theo dõi riêng trên tài khoản phải thu hoặc phải trả khác và thông báo cho ngânhàng đối chiếu xác minh lại

 Các khoản thu chi bằng ngoại tệ :

- Việc hạch toán ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực

tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay tỷ giá giao dịch do ngân hàng nhà nước công

bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế

- Đối với các nghiệp vụ làm phát sinh tăng các khoản vốn bằng tiền , nợ phải thu,

nợ phải trả bằng ngoại tệ, các nghiệp vụ làm tăng giảm tài sản cố định,hàng hóa ghi nhậntheo tỉ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch ngoại tệ của ngân hàngthương mại nơi doanh nghiệp có giao dịch phát sinh

- Đối với các nghiệp vụ làm phát sinh giảm các khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu,

nợ phải trả bằng ngoại tệ ghi nhận theo tỉ giá đã ghi nhận trong số kế toán

- Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tê có gốcngoại tệ theo tỉ giá mua vào cảu ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp có tài khoản tạithời điểm lập báo cáo tài chính.

- Bảng kiểm kê quỹ

- Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán

- Biên lai thu tiền

Chứng từ minh họa

Giấy đề nghị tạm ứng

Phiếu thu tiền

 Kế toán tiền gửi ngân hàng

- Giấy báo Nợ

- Giấy báo Có

- Bảng sao kê của ngân hàng

- Ủy nhiệm thu,ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản

- Giấy báo Nợ

- Giấy báo Có

- Bảng sao kê của ngân hàng

- Ủy nhiệm thu,ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản

Chứng từ minh họa

Phiếu hạch toán của ngân hàng TMCP Ngoại Thương VN

 Quy trình luân chuyển chứng từ

 Luân chuyển chứng từ thu tiền :

(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên)

(2) Trình phiếu thu lên kế toán trưởng ký duyệt (cả 3 liên)

(3) Phiếu thu chuyển lại cho kế toán tiền mặt (cả 3 liên, lưu liên 1)

(4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ

(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (cả 2 liên)

(6) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận

(7) Người nộp tiền giữu lại liên 3 chuyển trả lại lien 2 cho thủ quỹ ghi sổ

(8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên2 ) cho kế toán tiền mặt

(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt

(10) Chuyển phiếu thu cho các bộ phận lien quan ghi sổ

(11) Chuyển trả phiếu thu về cho kế toán tiền mặt lưu giữ

 Luân chuyển chứng từ chi tiền :

(1) Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho Giám đốc duyệt chi

(2) Kế toán tiền mặt căn cứ duyệt chi viết phiếu chi (3 liên)

(4) KT tiền mặt nhận lại cả 3 liên phiếu chi đã ký, lưu liên 1

(5) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ

(6) Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký phiếu chi (cả 2 liên)

(7) Người nhận tiền ký phiếu chi, giữ lại liên 3, trả lien 2 cho thủ quỹ, thủ quỹ ghisổ

(8) Thủ quy chuyển liên 2 cho kế toán tiền mặt

(9) KT tiền mặt ghi sổ, chuyển phiếu chi cho bộ phận liên quan ghi sổ

(10) Chuyển trả lại phiếu chi cho KT tiền mặt lưu trữ

3.1.3 Tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng

TK 1111 Tiền mặt Việt Nam

TK 11111 Tiền mặt Văn phòng Công ty

TK 11112 Tiền mặt tại chi nhánh HCM

- Tài khoản 112- tiền gửi ngân hàng: phản ánh số hiện có và tình hình biến động vềcác khoản tiền gửi của công ty Tài khoản này được chi tiết theo từng ngân hàng màdoanh nghiệp mở tài khoản

- Tài khoản khác liên quan như: TK 131, 511, 711, 333

Minh họa: sổ quỹ tiền mặt

Nợ TK 331, TK 156, TK 157,…

Nợ TK 635 ( nếu có)

Có TK 111 ,112 :

Có TK 515( nếu có)Ghi đơn Có TK 007( nếu có)

3.2 Kế toán tài sản cố định.

3.2.1 Nội dung

 Khái niệm

- Tài sản cố định (TSCĐ) trong các doanh nghiệp là những tư liệu lao động chủ yếu

và các tài sản khác có giá trị lớn , tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh của DN

và giá trị của nó được chuyển dần dần,từng phần vào giá trị sản phẩm dịch vụ sản xuất ratrong các chu kỳ sản xuất

- Tiêu chuẩn để ghi nhận TSCĐ: Các tài sản được ghi nhận là TSCĐ khi thỏa mãntất cả 4 tiêu chuẩn ghi nhận sau:

+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó

+ Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy

+Có thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm

+Có giá trị theo quy định hiện hành ( theo thông tư 45/2013TT- BTC giá trị TSCĐ là

từ 30.000.000 đồng trở lên.)

 Đặc điểm :

- Về mặt hiện vật: Tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh và không thay đổi

hình thái vật chất ban đầu

- Về mặt giá trị: TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được dịch chuyển từng

phần vào chi phí SXKD trong kì

Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán TSCĐ:

- Phản ánh kịp thời số hiện có, tình hình biến động của từng thứ loại , nhóm TSCĐtrong toàn doanh nghiệp cũng như trong từng đơn vị sử dụng ,đảm bảo an toàn về hiệnvật, khai thác và sử dụng đảm bảo hết công suất có hiệu quả

 Nguyên tắc quản lý :

- Phải lập bộ hồ sơ cho mọi TSCĐ có trong doanh nghiệp Hồ sơ bao gồm : Biên bản giaonhận TSCĐ,hợp đồng ,hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan

- Tổ chức phân loại ,thống kê, đánh số, lập thẻ riêng và theo dõi chi tiết theo từng đốitượng ghi TSCĐ trong sổ theo dõi TSCĐ ở phòng kế toán và đơn vị sử dụng.

- TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị còn lại trên sổ

kế toán

- Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính DN phải tiến hành kiểm kê TSCĐ.Mọi trường hợpthiếu hay thừa đều phải lập biên bản tìm ra nguyên nhân và có biện pháp xử lý

 Nhiệm vụ của kế toán

- Tổ chức ghi chép ,phản ánh ,tổng hợp số liệu chính xác ,đầy đủ, kịp thời về sốlượng , hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ trongnội bộ doanh nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm , đầu tư, bảo quản và sử dụngTSCĐ

- Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng ,tính toán vàphản ánh chính xác số khấu hao và chi phí kinh doanh trong kỳ của đơn vị có liên quan

- Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ

- Tham gia công tác kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường, đánh giá lại TSCĐtrong trường hợp cần thiết Tổ chức phân tích , tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ởdoanh nghiệp

3.2.2 Phân loại và đánh giá TSCĐ

- TSCĐ hữu hình( TSCĐHH ) : Là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể do

doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh phù hợp với tiêuchuẩn ghi nhận TSCĐ Loại này có thể phân chia theo nhóm căn cứ vào đặc trưng kĩthuật của chúng gồm:

+ nhà cửa, vật kiến trúc

- TSCĐ vô hình( TSCĐVH ): là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể

nhưng xác định được giá trị do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng cho hoạt động sản xuấtkinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ Bao gồm:

- TSCĐ đi thuê ngoài: là những TSCĐ đi thuê để sử dụng trong thời gian nhất địnhtheo hợp đồng thuê tài sản Tùy theo điều khoản của hợp đồng thuê mà TSCĐ được chiathành TSCĐ thuê tài chính và TSCĐ thuê hoạt động

 Phân loại theo nguồn vốn hình thành : theo cách phân loại này TSCĐ của doanhnghiệp gồm:

- TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng vốn được cấp

- TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn tự bổ sung

- TSCĐ nhận vốn góp liên doanh.

- TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn vay

 Phân loại theo công dụng kinh tế: theo cách phân loại này TSCĐ được chia thành:

- TSCĐ dùng cho SXKD Loại này lại được chia thành nhiều nhóm nhỏ:

+ TSCĐ dùng cho bộ phận trực tiếp sản xuất

+ TSCĐ dùng cho quản lí doanh nghiệp

……

- TSCĐ dùng cho các mục đích khác ngoài sản xuất kinh doanh: TSCĐ dùng để phục

vụ đời sống văn hóa tinh thần…

 Phân loại theo tình hình sử dụng.Theo cách phân loại này TSCĐ được chia thành:

- Nguyên giá của TSCĐ: nguyên giá TSCĐ là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp

phải bỏ ra để có được tài sản đó và đưa TSCĐ đó vào vị trí sẵn sàng sử dụng

 Trường hợp TSCĐ do mua sắm mới

+ Các khoản chi phí liên quan trực tiếp phải chi ratính đến thời điểm đưa TSCĐ vào sửu dụng( 3)

(1)= giá mua hóa đơn – khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại( nếu có)

(2) gồm: thuế nhập khẩu, thuế TTĐB của hàng nhập khẩu( nếu có)

(3) gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lãi tiền vay phát sinh trong quá trình đầu tư mua sắm TSCĐ, chi phí nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ và các chi phí liên quan trực tiếp khác

 TSCĐHH hình thành do đầu tư xây dựng theo phương thức giao thầu:

+ Lệ phí trước bạ( nếu có)+ Trường hợp TSCĐHH do đầu tư xây dựng đã đưa vào sử dụng nhưng chưa thực hiện quyết toán thì doanh nghiệp hạch toán nguyên giá theo giá tạm tính và điều chỉnh sau khi quyết toán công trình hoàn thành

+ Các khoản chi phí khác liên quan trực tiếpphải chi ra như: chi phí thuê tổ chức địnhgiá, chi phí nâng cấp, lắp đặt…

 Trường hợp TSCĐHH được điều chuyển đến:

Nguyên giá TSCĐ= nguyên giá đã ghi sổ của bên giao

 Trường hợp TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi:

+ Hình thức trao đổi tương tự:

Nguyên giá TSCĐ= giá trị còn lại của TSCĐ đem trao đổi

+ Hình thức trao đổi không tương tự:

Nguyên giá

TSCĐ

= Giá trị hợp lí TSCĐ

đem đi

+/- Các khoản tiền trả thêm/ thu về

Hoặc Nguyên giá TSCĐ = giá trị hợp lí của TSCĐ nhận về

 Trường hợp TSCĐHH được biếu tặng, được tài trợ:

Nguyên giá

TSCĐ

= Giá trị hợp lí của TSCĐ( hoặc giá trị danh nghĩa + các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng)

 Giá trị còn lại của TSCĐ

Giá trị còn lại= Nguyên giá – giá trị hao mòn lũy kế

 Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần đánh giá lạiTSCĐ khi cần thiết Đánh giá lại các chỉ tiêu nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ

3.2.3 Chứng từ kế toán

- Biên bản giao nhận TSCĐ

- Biên bản thanh lý TSCĐ

- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ

- Biên bản kiểm kê TSCĐ

- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Ngoài các mẫu chứng từ trên công ty còn sử dụng các chứng từ khác phục vụ cho việc quản lý TSCĐ như: hợp đồng mua, bán, chuyển nhượng, thuê mướn TSCĐ, phiếu thu, phiếu chi…

Chứng từ minh họa

Hóa đơn mua TSCĐ

Biên bản giao nhận TSCĐ

 Trình tự luân chuyển chứng từ:

- Bộ phận trực tiếp sử dụng có trách nhiệm báo cho kế toán TSCĐ biết về tình trạng

sử dụng TSCĐ Ké toán TSCĐ mở sổ TSCĐ theo từng đội xe, từng bộ phận sử dụng đểtheo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ trong thời gian sử dụng tại đơn vị trên cơ sở cácchứng từ gốc

- Kế toán công ty sử dụng thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của công ty.Căn cứ lập thẻ TSCĐ là: biên bản giao nhận, biên bản đánh giá lại, hóa đơn mua TS,bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ… Thẻ được lưu trong suốt quá trình sử dụng

- Kế toán TSCĐ theo dõi mọi sự tăng giảm TSCĐ của công ty Trong mọi trườnghợp có sựu biến động TSCĐ đều phải dựa trên ý kiến của Ban giám đốc công ty

- Cuối tháng, lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ