Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc văn phòng trung ương đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ trung ương đản

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐỖ LÊ MINH NGHIÊN CỨU XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRỰC THUỘC VĂN PHÕNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG THUỘC DIỆN NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành : Lƣu trữ học Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐỖ LÊ MINH NGHIÊN CỨU XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRỰC THUỘC VĂN PHÕNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG THUỘC DIỆN NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG CHUYÊN NGÀNH : LƢU TRỮ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC : TS NGUYỄN LỆ NHUNG Hà Nội – 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn công trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu nhà khoa học sử dụng số thông tin văn Đảng Nhà nước thích Cơng trình chưa tác giả công bố TÁC GIẢ Đỗ Lê Minh BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN APSC Chi nhánh An Phú BBT Ban Bí thư BCHTW Ban Chấp hành Trung ương BCT Bộ Chính trị KLTTW Kho Lưu trữ Trung ương MTV Một thành viên TNHH Trách nhiệm hữu hạn TW Trung ương VPTW Văn phòng Trung ương MỤC LỤC Mở đầu Lý chọn đề tài Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Các nguồn tài liệu tham khảo Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Bố cục đề tài Nội dung Chương Cơ sở lý luận sở pháp lý để xác định thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 1.1 Tổng quan doanh nghiệp đặc điểm hoạt động công ty trách nhiệm hữu hạn 1.2 Cơ sở lý luận 1.2.1 Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 1.2.2 Phương pháp xác định giá trị tài liệu 1.2.3 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 1.3 Cơ sở pháp lý 1.3.1 Khái quát chung chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Trung ương Đảng 1.3.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 1.3.3 Hệ thống văn quy định nhiệm vụ thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.3.4 Vai trò Văn phòng Trung ương Đảng công tác thu thập tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Chương Cơ sở thực tiễn việc vận dụng lý luận vào công tác xác định thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 7 9 10 11 11 12 12 15 16 18 20 21 21 27 33 37 41 2.1 Sự đạo lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng lãnh đạo doanh nghiệp cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng 41 2.2 Thực trạng công tác thu thập tài liệu từ nguồn nộp lưu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 47 2.2.1 Thành phần nội dung tài liệu bảo quản Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 47 2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 2.3 Nhu cầu khai thác tài liệu đơn vị, cá nhân thuộc doanh nghiệp đơn vị, tổ chức thuộc Văn phòng Trung ương Đảng 2.4 Đánh giá, nhận xét Chương Danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 3.1 Các để xây dựng danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 3.2 Mục tiêu xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 3.3 Yêu cầu việc xây dựng danh mục tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 3.4 Phương pháp xây dựng danh mục tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 3.4.1 Lựa chọn phương án phân loại cho danh mục thành phần tài liệu 3.4.2 Cấu trúc danh mục tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu kho lưu trữ TW Đảng 3.5 Ban hành danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 3.6 Danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ VPTW 3.7 Cách sử dụng danh mục tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ VPTW Đảng Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục 51 58 60 66 66 68 69 70 72 75 79 80 89 91 95 98 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Việc xác định thành phần tài liệu cần nộp lưu khâu quan trọng cơng tác lưu trữ, có ý nghĩa đặc biệt việc thu thập tài liệu vào bảo quản lưu giữ lâu dài Kho lưu trữ Trung ương Đảng Đến nay, kho lưu trữ Đảng từ trung ương tới địa phương chưa có danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ; gây nhiều khó khăn cho cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Chính vậy, việc nghiên cứu thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ trở thành vấn đề cấp bách thiết thực Do đó, tơi chọn đề tài : “Nguyên cứu xác định thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp cao học, vừa để phục vụ trực tiếp cho công tác thân, đồng thời góp phần vào việc tối ưu hoá thành phần tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đảng, thành phần phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam nói chung Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu: - Phân tích sở lý luận, sở thực tiễn sở pháp lý việc xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng - Đề tài nhằm mục tiêu đưa danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng * Nhiệm vụ nghiên cứu: - Nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu - Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu công tác quản lý tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng + Xác định thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng + Xây dựng danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: + Lý luận công tác thu thập, bổ sung tài liệu việc áp dụng lý luận vào công tác lưu trữ Đảng + Hệ thống tổ chức đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng, đặc biệt doanh nghiệp trực thuộc + Tài liệu hình thành trình hoạt động doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng - Phạm vi nghiên cứu: + Đề tài nghiên cứu phạm vi doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng + Khảo sát thực tế tài liệu ba doanh nghiệp trực thuộc Văn phịng Trung ương Đảng: Cơng ty in Tiến Bộ, Cơng ty An Phú, Công ty Hồ Tây giai đoạn 1997 – 2012 + Bên cạnh đó, phạm vi đề tài tác giả sâu vào khảo sát, đánh giá công tác giao nộp, thu thập bổ sung tài liệu quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc VPTW khơng sâu vào tìm hiểu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung vốn không thuộc phạm vi nghiên cứu đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Vấn đề nghiên cứu công tác xác định thành phần tài liệu nộp lưu nhiều quan, tác giả nước ta nghiên cứu : Đề tài Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu xác định nguồn thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm: TS Nguyễn Cảnh Đương, 1993; “Nghiên cứu nguồn thành phần tài liệu quản lý Nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh”, chủ nhiệm : Nguyễn Quang Lệ, 1993; “Nghiên cứu nguồn thành phần tài liệu đồ cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm: TS.Nguyễn Minh Phương, 1997; “Cơ sở khoa học để xác định nguồn bổ sung tài liệu ảnh có giá trị lưu trữ vĩnh viễn” chủ nhiệm: Lã Thị Hồng, 1989; “Xác định nguồn thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm: TS Nguyễn Minh Phương, 1995 Tuy nhiên, viết, đề tài đề cập đến vấn đề nguồn thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ quan nhà nước Đối với công tác xác định thành phần tài liệu nộp lưu quan Đảng, có số tác giả nghiên cứu : Đề tài “Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng”, TS Nguyễn Lệ Nhung, 2000; “Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ”, Nguyễn Ngọc Quý, 2009 Tuy nhiên, đề tài dừng lại việc nghiên cứu đưa danh mục nguồn thành phần tài liệu các quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng không đề cập đến thành phần tài liệu nộp lưu doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng vốn có nhiều điểm khác biệt so với quan, tổ chức Đảng khác Các nguồn tài liệu tham khảo Để thực đề tài này, tham khảo nguồn tài liệu sau : - Các giáo trình nghiệp vụ lưu trữ học giả nghiên cứu nước; - Các văn quy định Đảng Nhà nước, doanh nghiệp tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ; - Các cơng trình nghiên cứu học giả, đề tài luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp hay báo cáo khoa học sinh viên, học viên lưu trữ Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng; - Các sách chuyên khảo, quy định nước giới tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ doanh nghiệp; - Các tham luận Hội thảo khoa học, viết đăng tải tạp chí chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ; - Các website chuyên ngành có liên quan Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu Lưu trữ học Lưu trữ học môn khoa học thuộc phạm trù khoa học xã hội Nó địi hỏi phải xây dựng dựa sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác-Lênin, nghĩa phải biết vận dụng đắn nguyên tắc chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử nghiên cứu lý luận giải vấn đề thực tiễn hoạt động lưu trữ Việt Nam Các nguyên tắc bao gồm: nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp Những nguyên tắc kim nam rõ phương hướng nhận thức khoa học trình nghiên cứu, giải vấn đề lý luận thực tiễn công tác lưu trữ nước ta Phương pháp định hướng cho đề tài mặt lý luận - Phương pháp khảo sát thực tiễn Sử dụng phương pháp này, tác giả nghiên cứu trực tiếp với tài liệu, tiếp cận trực tiếp với người có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu doanh nghiệp thuộc VPTW thông qua khảo sát tình hình thực tế 10 STT TÊN LOẠI THÀNH PHẦN TÀI LIỆU 6.12 Tài liệu đấu thầu 6.13 Tài liệu dự thầu nhà thầu trúng thầu 6.14 Tài liệu nghiệm thu dự án 6.15 Tài liệu toán vốn đầu tư dự án hồn thành Nhóm tài liệu cơng tác hợp tác quốc tế 7.1 Kế hoạch, báo cáo tình hình liên kết, ký kết hợp đồng kinh tế với đối tác nước hàng năm 7.2 Kế hoạch, báo cáo tình hình hoạt động hợp tác quốc tế hàng năm 7.3 Tài liệu đoàn (đi cơng tác nước ngồi) 7.4 Tài liệu đồn vào 7.5 Tài liệu hội nghị, hội thảo quốc tế 7.6 Tài liệu chương trình, dự án liên kết với đối tác nước ngồi Tài liệu cơng tác đào tạo, bồi dƣỡng cán 8.1 Tài liệu hội nghị tổng kết công tác đào tạo bồi dưỡng cán 8.2 Tài liệu dự án ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp 8.3 Tài liệu sáng chế, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, quy trình làm việc (nếu có) 8.4 Tài liệu xây dựng thực tiêu chuẩn cán khối doanh nghiệp thuộc VPTW (nếu có) Nhóm tài liệu cơng tác tra, kiểm tra 9.1 Văn quy định công tác tra, kiểm tra hoạt động kinh doanh, dịch vụ doanh nghiệp 9.2 Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết công tác tra kiểm tra 9.3 Tài liệu hội nghị tổng kết công tác tra kiểm tra hàng năm 84 STT TÊN LOẠI THÀNH PHẦN TÀI LIỆU 9.4 Tài liệu vụ việc vi phạm kỷ luật lao động, tham hợp đồng kinh tế, ngân sách (nếu có) 10 Nhóm tài liệu cơng tác thi đua khen thƣởng 10.1 Tài liệu việc xây dựng quy chế thi đua khen thưởng 10.2 Kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác thi đua khen thưởng hàng năm 10.3 Tài liệu hội nghị công tác thi đua khen thưởng hàng năm 10.4 Tài liệu tổ chức thực phong trài thi đua nhân kỷ niệm ngày lễ lớn VPTW Đảng phát động (nếu có) 10.5 Tài liệu xét duyệt cơng nhận danh hiệu thi đua cho tập thể, cá nhân từ chiến sĩ thi đua trở lên đến danh hiệu khác 11 Nhóm tài liệu cơng tác hành – văn thƣ – lƣu trữ 11.1 Tài liệu xây dựng quy định, quy chế làm việc 11.2 Tài liệu xây dựng quy định, quy chế công tác văn thư lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản, bảng kê tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng, danh mục hồ sơ tài liệu hàng năm 11.3 Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết cơng tác văn phịng, văn thư, lưu trữ hàng năm 11.4 Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư lưu trữ II NHÓM TÀI LIỆU QUẢN LÝ CHUN MƠN Nhóm tài liệu đầu tƣ, kinh doanh bất động sản 1.1 Chiến lược, định hướng đầu tư kinh doanh bất động sản 1.2 Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết cơng tác đầu tư, kinh doanh bất động sản 1.3 Tài liệu kiểm tra thực dự án đầu tư kinh doanh bất động sản 1.4 Báo cáo kiểm định quản lý chất lượng dự án bất động sản Nhóm tài liệu xây dựng nhà ở, nhà làm việc, cửa hàng, kho bãi 85 STT TÊN LOẠI THÀNH PHẦN TÀI LIỆU 2.1 Đề án cho phép xây dựng cơng trình, dự án 2.2 Tài liệu phân bổ kinh phí cho xây dựng cơng trình nhà ở, nhà làm việc, cửa hàng, kho bãi 2.3 Kế hoạch, báo cáo tình hình thực kế hoạch, khối lượng vốn đầu tư bản, dài hạn, hàng năm ngành, quan, đơn vị thuộc doanh nghiệp 2.4 Tài liệu quản lý công trình 2.5 Tài liệu dự án đầu tư cơng trình 2.6 Tài liệu cấp giấy phép xây dựng 2.7 Tài liệu thiết kế sơ tổng mức đầu tư 2.8 Tài liệu thiết kế kỹ thuật tổng dự toán dự án 2.9 Tài liệu thiết kế vẽ thi công dự toán chi tiết 2.10 Tài liệu thiết kế kỹ thuật thi cơng tổng dự tốn 2.11 Tài liệu vẽ hồn cơng cơng trình tổng toán 2.12 Tài liệu đấu thầu 2.13 Tài liệu dự thầu nhà thầu trúng thầu 2.14 Tài liệu nghiệm thu 2.15 Tài liệu toán vốn đầu tư dự án hồn thành Nhóm tài liệu dự án khu công nghiệp (tài liệu tài liệu xây dựng nhà ở, nhà làm việc, cửa hàng, kho bãi) Nhóm tài liệu dự án khu nhà nghỉ, vui chơi, giải trí (tài liệu tài liệu xây dựng nhà ở, nhà làm việc, cửa hàng, kho bãi) Nhóm tài liệu cho thuê biệt thự cao cấp, cao ốc 5.1 Chiến lược, quy hoạch phát triển công tác cho thuê biệt thự cao cấp, cao ốc 5.2 Kế hoạch, chương trình, báo cáo tổng kết cơng tác cho th biệt tự cao cấp cao ốc doanh nghiệp 86 STT TÊN LOẠI THÀNH PHẦN TÀI LIỆU 5.3 Báo cáo tình hình cho thuê biệt thự cao cấp, cao ốc 5.4 Tài liệu đơn vị, tổ chức thuê dịch vụ biệt thự, nhà cao ốc 5.5 Các quy định, nội quy sử dụng, bảng giá th cơng trình biệt thự, cao ốc doanh nghiệp 5.6 Tài liệu cho thuê biệt thự cao cấp cao ốc 5.7 Tài liệu tình hình sử dụng cơng trình chi phí bảo dưỡng, tu sửa, nâng cấp Tài liệu hoạt động kinh doanh dịch vụ khác 6.1 Chiến lược, quy hoạch phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ 6.2 Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết công tác kinh doanh dịch vụ 6.3 Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết cơng tác kinh doanh dịch vụ thể dục thể thao 6.4 Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết cơng tác kinh doanh dịch vụ ăn uống 6.5 Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết công tác kinh doanh dịch vụ siêu thị, thương mại hàng hoá 6.6 Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết cơng tác kinh doanh dịch vụ thu đổi ngoại tệ 6.7 Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết cơng tác vận chuyển đường bộ, đường sông khách em khách làm việc, học 6.8 Tài liệu đạo hướng dẫn đơn vị doanh nghiệp thực chế độ, nội quy, bảng giá kinh doanh dịch vụ III NHÓM TÀI LIỆU VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC ĐẢNG, CƠNG ĐỒN, CỰU CHIẾN BINH VÀ ĐOÀN THANH NIÊN Tài liệu hoạt động tổ chức Đảng 1.1 Văn BCHTW Đảng hoạt động Đảng khối doanh nghiệp 87 STT TÊN LOẠI THÀNH PHẦN TÀI LIỆU 1.2 Tài liệu Đại hội tổ tổ chức đảng doanh nghiệp 1.3 Chương trình, báo cáo tổng kết cơng tác năm, nhiệm kỳ tổ chức Đảng 1.4 Kế hoạch, báo cáo thực việc triển khai Nghị BCHTW 1.5 Tài liệu công tác nhân tổ chức tổ chức Đảng Nhóm tài liệu hoạt động tổ chức Cơng đồn 2.1 Tài liệu đại hội cơng đồn khối doanh nghiệp 2.2 Tài liệu đại hội cơng đồn doanh nghiệp hàng năm 2.3 Chương trình báo cáo tổng kết cơng tác năm, nhiệm kỳ cơng đồn 2.4 Kế hoạch báo cáo triển khai nghị BCHTW vận động tổ chức cơng đồn quan, đơn vị thuộc VPTW Đảng Nhóm tài liệu Đoàn niên 3.1 Tài liệu đại hội đồn thành niên CSHCM 3.2 Chương trình báo cáo cơng tác năm, nhiệm kỳ Đồn niên khối doanh nghiệp thuộc VPTW 3.3 Chương trình báo cáo cơng tác năm, nhiệm kỳ Đồn niên doanh nghiệp 3.4 Kế hoạch báo cáo triển khai nghị BCHTW vận động lớn Đồn niên Nhóm tài liệu cựu chiến binh 4.1 Tài liệu đại hội hội cựu chiến binh 4.2 Chương trình báo cáo công tác năm, nhiệm kỳ cựu chiến binh khối doanh nghiệp thuộc VPTW 4.3 Chương trình báo cáo công tác năm, nhiệm kỳ cựu chiến binh doanh nghiệp 88 STT 4.4 TÊN LOẠI THÀNH PHẦN TÀI LIỆU Kế hoạch báo cáo triển khai nghị BCHTW vận động lớn cựu chiến binh 3.7 Cách sử dụng danh mục tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lƣu vào kho lƣu trữ VPTW Đảng Danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng sau Chánh Văn phòng Trung ương Đảng ký ban hành có hiệu lực thi hành ba doanh nghiệp trực thuộc Văn phịng Trung ương Đảng vào danh mục này, kho lưu trữ TW Đảng hoàn thành danh mục cụ thể cho doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu Các thành phần tài liệu thống kê nhóm tài liệu có giá trị cao xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn 70 năm đánh giá Văn phòng doanh nghiệp yêu cầu cán văn thư, lưu trữ doanh nghiệp chuẩn bị tài liệu, lập hồ sơ, xác định giá trị cho tài liệu từ tài liệu hình thành Đồng thời thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thực việc chuẩn bị tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành doanh nghiệp Từ tạo sở cho cán lưu trữ doanh nghiệp làm tốt nhiệm vụ giao nộp tài liệu doanh nghiệp vào lưu trữ lịch sử Tiểu kết chương 3: Bảng danh mục tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu xây dựng sở vào chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức máy doanh nghiệp; vào giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động doanh nghiệp; vào nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu cán nhân viên doanh nghiệp; vào mục lục hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp tiến hành giao nộp từ năm 1996 trở trước vận dụng linh hoạt lý luận xác định giá trị tài liệu để xây dựng bảng danh mục có tính khả thi phản ánh tài liệu doanh nghiệp thuộc diện thu thập Bảng danh mục 89 xây dựng đề cập tới bảng khái quát chung cho doanh nghiệp tham khảo Đây kết nghiên cứu từ lý luận, pháp lý sở thực tiễn chương chương Có thể chưa thực đầy đủ tất tài liệu doanh nghiệp nhóm tài liệu tài liệu mang tính đặc trưng quan trọng doanh nghiệp mà VPTW thu thập bổ sung vào kho lưu trữ Tuy nhiên, để bảng danh mục triển khai thực tế doanh nghiệp cần phải có hợp tác “thiện chí” doanh nghiệp với đơn vị có nhiệm vụ thu thập tài liệu VPTW Bản thân cán lưu trữ làm nhiệm vụ thu thập tài liệu Cục lưu trữ TW Đảng tổ chức tập huấn cho cán văn thư lưu trữ, cán chun mơn phịng ban doanh nghiệp biết sử dụng Danh mục thành phần tài liệu, nắm rõ thành phần tài liệu cần nộp lưu để họ hiểu rõ ý nghĩa việc giao nộp tài liệu, trách nhiệm doanh nghiệp, cán nhân viên việc lưu giữ tài liệu,… để doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu hiểu chủ động công tác chuẩn bị tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ TW Đảng Kho lưu trữ TW Đảng vào danh mục thành phần tài liệu để tiếp nhận đủ thành phần tài liệu cần phải bảo quản từ ba doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng nguồn nộp lưu 90 KẾT LUẬN Có thể thấy vai trò danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng quan trọng Tuy nhiên VPTW Đảng chưa xác định danh mục hồ sơ thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu nên công tác thu thập, bổ sung tài liệu đơn vị vào kho lưu trữ TW chưa tiến hành đầy đủ đồng Từ dẫn đến tình trạng tài liệu doanh nghiệp không tổ chức, quản lý bảo quản khoa học, chí dẫn đến tình trạng thất lạc, mát tài liệu Vì doanh nghiệp VPTW nhận thức tầm quan trọng việc xây dựng danh mục tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu giúp ích nhiều cho hoạt động quản lý diễn nhanh chóng, kịp thời hiệu làm việc tốt Thực tế nghiên cứu khảo sát cho thấy, doanh nghiệp thuộc quản lý VPTW Đảng có ý thức lưu trữ tài liệu hình thành trình hoạt động Trong giai đoạn phát triển trước doanh nghiệp, Cục Lưu trữ TW tiến hành thu thập tài liệu doanh nghiệp vào bảo quản kho lưu trữ Vì thời gian tới để công tác thu thập tài liệu doanh nghiệp tiến hành thống nhất, thu nhiều hồ sơ có chất lượng u cầu đặt cho Cục Lưu trữ TW Đảng phải xây dựng danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu Nghiên cứu xây dựng danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng với việc đưa chúng vào áp dụng thực tế nội dung quan trọng công tác công văn giấy tờ doanh nghiệp nói riêng VPTW nói chung Đây coi tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng công tác thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm vào lưu trữ lịch sử Nó coi công cụ hữu hiệu giúp cán văn thư lưu trữ, cán chuyên môn doanh nghiệp thực tốt nhiệm vụ Mặc dù có vai trò quan trọng VPTW Đảng danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng chưa ban hành nguyên nhân do: 91 + Những quy định Luật pháp Lưu trữ Việt Nam nói chung Cục Lưu trữ TW Đảng nói riêng lập danh mục hồ sơ danh mục thành phấn tài liệu quan thuộc nguồn nộp lưu chưa đầy đủ hoàn thiện Mặc dù năm gần VPTW Đảng có tăng cường công tác ban hành văn liên quan nghiệp vụ lưu trữ chưa có văn đề cập cách trực tiếp đến vấn đề giao nộp, thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ TW Đảng doanh nghiệp VPTW quản lý Đây nguyên nhân dẫn đến việc lập danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ TW Đảng chưa tiến hành; + Thứ hai, lãnh đạo VPTW chưa thực trọng, quan tâm đến tài liệu doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ vai trò danh mục thành phần tài liệu, danh mục hồ sơ công việc giúp nâng cao chất lượng cơng tác lưu trữ, nắm rõ khối lượng công việc hàng năm doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân doanh nghiệp Vì chưa có đạo kịp thời để triển khai việc xây dựng áp dụng danh mục thành phần tài liệu vào thực tiễn; + Bản thân cán chuyên môn doanh nghiệp không tiến hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành doanh nghiệp mà có phận văn thư nộp tài liệu Vì vậy, khó khăn cho cán lưu trữ doanh nghiệp cán lưu trữ làm nhiệm vụ thu thập tài liệu lưu trữ TW Đảng công tác thu thập, bổ sung tài liệu Để thu thập tài liệu doanh nghiệp với số lượng chất lượng tốt, thời gian tới VPTW Đảng cần đạo phận, đơn vị có liên quan tiếp tục nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng nhằm áp dụng có hiệu vào thực tế công tác thu thập, bổ sung tài liệu kế hoạch công tác năm 2015 Cục Lưu trữ TW Đảng Do chúng tơi xin đưa số khuyến nghị sau: 92 Về phía Cục Lưu trữ TW Đảng: Cần quan tâm đến công tác lưu trữ doanh nghiệp sớm tham mưu cho lãnh đạo VPTW Đảng để ban hành văn hướng dẫn thống nhất, cụ thể phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ, phương pháp xây dựng danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc diện giao nộp vào Kho lưu trữ TW Đảng Ngoài ra, cần quy định chi tiết công tác lưu trữ doanh nghiệp, hướng dẫn thu thập tài liệu hàng năm quan, đơn vị trực thuộc khác + Về phía doanh nghiệp: Cần ban hành văn cụ thể hoá quy định VPTW Đảng công tác văn thư lưu trữ để cán chun mơn phịng ban, đơn vị trực thuộc nắm rõ triển khai thực thống Trong đó, cơng tác lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành doanh nghiệp cần phải tiến hành nghiêm túc hàng năm theo hướng dẫn nghiệp vụ Hồ sơ thành phần tài liệu phải đảm bảo tiêu chuẩn yêu cầu đặt ra; + Đối với thân cán văn thư lưu trữ doanh nghiệp cần sở văn VPTW Đảng, lãnh đạo doanh nghiệp ban hành phải triển khai, hướng dẫn phịng ban, đơn vị chun mơn tồn doanh nghiệp thực Nhất phải có kế hoạch chủ động việc triển khai thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hành chuẩn bị tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ lịch sử, từ giúp cán chun mơn nâng cao ý thức, trách nhiệm cơng tác lập, lưu giao nộp hồ sơ Bên cạnh đó, để xây dựng danh mục thành phần tài liệu sát với thực tế tình hình tài liệu doanh nghiệp, cán lưu trữ doanh nghiệp nên tổ chức hội nghị cơng tác văn phịng hàng năm để đúc kết kinh nghiệm, đánh giá kết đạt hạn chế công tác lập hồ sơ, giao nộp bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiệu việc sử dụng danh mục hồ sơ, tài liệu Thực tế tài liệu doanh nghiệp nhiều khác biệt so với danh mục thành phần tài liệu mà đề tài đưa Song tin tưởng tiền đề, 93 sở giúp Cục Lưu trữ VPTW Đảng tham mưu cho lãnh đạo VPTW trình nghiên cứu, xây dựng danh mục thành phần tài liệu ba doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng Trong thời gian tới, tiếp tục nghiên cứu khảo sát sâu tình hình hoạt động doanh nghiệp thực tế tình hình nộp, lưu, giao nộp hồ sơ tài liệu Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây, Công ty In Tiến để có nhìn tổng thể đánh giá khách quan tài liệu doanh nghiệp Từ có bổ sung, hoàn thiện cho danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng dự kiến ban hành thời gian tới VPTW Đảng 94 TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo số 390-BC/CTHT ngày 15/08/2014 Cơng ty TNHH Hồ Tây MTV tình hình công tác văn thư lưu trữ; Báo cáo số 21/BC-ITB ngày 20/08/2014 Công ty TNHH MTV In Tiến Bộ công tác văn thư lưu trữ Công ty In Tiến Bộ; Nguyễn Thị Kim Chi (2000), Xác định thành phần nội dung tài liệu hình thành hoạt động Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Luận văn Thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Đại học KHXH&NV, Hà Nội; Nguyễn Trọng Biên (2002), Cơ sở khoa học xác định loại tài liệu có giá trị trường đại học cần nộp vào lưu trữ, Luận văn Thạc sĩ, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Hà Nội; Đào Xuân Chúc, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội; Công văn 334 ngày 31/12/1984 Cục văn thư lưu trữ nhà nước ban hành Hướng dẫn công tác lập hồ sơ tài liệu quản lý hành quan Bộ, Tư liệu Cục văn thư lưu trữ nhà nước; Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước (1994), Hội nghị khoa học xác định giá trị tài liệu, Hà Nội; Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước (1994), Kỷ yếu Hội nghị Sarbica đánh giá loại huỷ tài liệu, Hà Nội; Cục Lưu trữ Nhà nước: Từ điển lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 1992; 10 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (2013), Báo cáo tổng kết công tác năm 2013, xác định phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2014, Hà Nội; 11 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (2014), Báo cáo công tác văn thư lưu trữ công ty In Tiến Bộ, Công ty Hồ Tây, Công ty An Phú, Hà Nội; 12 Nguyễn Cảnh Đương (1980), Áp dụng số tiêu chuẩn chung để đánh giá giá trị tài liệu thiết kế xây dựng, Tạp chí Văn thư lưu trữ số năm 1980; 13 Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2011; 14 Văn Lưu (1975), Bàn tiêu chuẩn đánh giá tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số tháng năm 1975; 15 Luật Doanh nghiệp 2005; 16 Luật Lưu trữ 2011; 95 17 Hồng Minh (1997), Suy nghĩ sau 20 năm ban hành hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số năm 1997; 18 Lê thị Năm (1974), Vài ý kiến xung quanh vấn đề bàn công tác lập hồ sơ hành nước ta, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam, Hà Nội; 19 Nguyễn Lệ Nhung (2000), Xác định nguồn thành phần tài liệu quan tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng, Báo cáo đề tài KX-02/VP-1998, Văn phòng Trung ương Đảng, Hà Nội; 20 Nguyễn Thị Hồng Phượng, Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quàn mẫu tài liệu hình thành hoạt động tỉnh uỷ ban tham mưu, giúp việc tỉnh uỷ, Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Đại học KHXH&NV, Hà Nội; 21 PGS TS Vũ Thị Phụng (2003), Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Việt Nam vấn đề khoa học cần nghiên cứu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số tháng 3/2003; 22 PGS TS Vũ Thị Phụng (2004), Thu thập tài liệu đơn vị sản xuất, kinh doanh vào lưu trữ - thực trạng giải pháp, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số tháng 5/2004; 23 Nguyễn Ngọc Quý (2008), Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ, Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Đại học KHXH&NV, Hà Nội; 24 Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 06/03/2009 Ban Bí thư Phơng lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam; 25 Quyết định số 189-QĐ/TW, ngày 10/04/2014 Bộ Chính trị chức nhiệm vụ, tổ chức máy VPTW Đảng; 26 Quy định 3515-QĐ/VPTW, ngày 09/11/2009 Văn phòng Trung ương Đảng lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành VPTW Đảng; 27 Quy định số 33-QĐ/VPTW, ngày 28/03/2014 Văn phòng Trung ương Đảng cơng tác văn thư Văn phịng Trung ương Đảng; 28 Quy định số 2959-QĐ/VPTW, ngày 01/06/2009 Văn phòng Trung ương Đảng hồ sơ dự án đầu tư xây dựng cơng trình thuộc quan Đảng Trung ương; 96 29 Quyết định số 3623-QĐ/VPTW, ngày 26/05/2014 Văn phòng Trung ương Đảng ban hành danh mục hồ sơ mẫu đơn vị tổ chức trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng; 30 Quyết định số 606-QĐ/VPTW, ngày 26/08/2011 Văn phòng Trung ương Đảng việc ban hành Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty TNHH MTV In Tiến Bộ; 31 Quyết định số 607-QĐ/VPTW, ngày 26/08/2011 Văn phòng Trung ương Đảng việc ban hành Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty TNHH Hồ tây MTV; 32 Quyết định số 608-QĐ/VPTW, ngày 26/08/2011 Văn phòng Trung ương Đảng việc ban hành Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty TNHH MTV An Phú; 33 Trần Thị Thuý (2008), Xác định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ EVN, Khoá luận tốt nghiệp 2004 – 2008, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Đại học KHXH&NV, Hà Nội 34 Các website chuyên ngành có liên quan 97 PHỤ LỤC Bao gồm số văn liên quan đến trình thực đề tài luận văn thạc sĩ TT Tên loại trích yếu văn Số trang Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 06/3/2009 Ban Bí thư Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Quyết định số 189-QĐ/TW, ngày 10/4/2013 Bộ Chính trị chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Văn phòng Trung ương Đảng Quy định số 444-QĐ/VPTW, ngày 01/12/1999 VPTW Đảng việc lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý khai thác tài liệu lưu trữ hành Quyết định số 606-QĐ/VPTW, ngày 26/8/2011 VPTW Đảng việc ban hành Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên In Tiến Bộ (không kèm Điều lệ) Quyết định số 607-QĐ/VPTW, ngày 26/8/2011 VPTW Đảng việc ban hành Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty trách nhiệm hữu hạn Hồ Tây thành viên (không kèm Điều lệ) Quyết định số 608-QĐ/VPTW, ngày 26/8/2011 VPTW Đảng việc ban hành Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên An Phú (không kèm Điều lệ) 98