TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG HÀNG HẢI

Trờng Đại Học Hàng Hải Việt nam Trung tâm Huấn luyện Thuyền Viên Bài giảng: TIN học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải GV: Hà Nam Ninh VIMARu 2004 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Nội dung Chơng 1: Giới thiệu WINDOWS 1.1 Giới thiệu chung WINDOWS 1.2 Sử dụng WINDOWS Explorer (ngời thăm dò) 1.3 Sao chép tài liệu (file) qua lại ổ đĩa, th mục (folder) Chơng 2: Soạn thảo văn Microsoft Word 2.1 Khởi động thoát khỏi WINWORD 2.2 Làm việc với file văn (mở file - open, đóng file - close, lu file - save, lu file với tên khác - save as, làm file - new) 2.3 Thanh công cụ - Tool bars 2.4 Soạn thảo văn (gõ văn tiếng Việt, gõ văn tiếng Anh, thao tác cắt - cut, chép - copy, chèn nội dung từ nhớ đệm - paste 2.5 Soạn thảo văn bảng - Table 2.6 In văn - Print Chơng 3: Sử dụng Excel để làm toán 3.1 Khởi động thoát khỏi Excel 3.2 Làm việc với file bảng tính (mở file - open, đóng file close, lu file - save, lu file với tên khác - save as, làm file - new) 3.3 Tính toán Excel 3.4 Đồ thị Excel 3.5 In bảng tính Excel 3.6 Bảo vệ liệu bảng tính Phụ lục: Các tập ứng dụng Excel Trích bảng thuỷ tĩnh tàu 7COLORRAINBOW Phát hành kèm theo giảng đĩa CD GV: Hà Nam Ninh 3 9 12 12 13 15 17 17 18 21 21 23 24 25 25 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Chơng 1: Giới thiệu WINDOWS 1.1 Giới thiệu chung WINDOWS Hiện đa số máy tính dùng cho mục đích thông thờng sử dụng hệ điều hành WINDOWS (Operation System WINDOWS) Trớc đây, máy tính thờng sử dụng hệ điều hành MS-DOS Trong năm đầu thập niên 90 kỷ trớc dùng hệ điều hành MS-DOS với môi trờng đồ hoạ WINDOWS Khoảng đầu năm 1996 phiên WINDOWS95 đợc coi hệ điều hành Và thời điểm hệ điều hành WIN98, WIN2000, WINXP đợc sử dụng tuỳ vào sở thích ngời sử dụng Tuy nhiên phiên WIN98 đợc nhiều ngời sử dụng Dù phiên WINDOWS có chung kiểu giao diện, dới hình WINDOWS (desktop) Ngay sau máy tính khởi động xong hình có dạng nh trên, biều tợng hình desktop để mở nhng phần mềm file thờng sử dụng Dới hình nhiệm vụ (task bar) nút start, task bar chơng trình thờng trú (góc trái), nhiệm vụ thi hành, kích chuột (click) vào nút start ta mở menu gọi start menu Khi tắt máy tính, ngời sử dụng kích chuột vào nút Start chọn dòng lệnh Shut Down , sau chọn shut down, OK, chờ máy tắt hẳn GV: Hà Nam Ninh Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Trên nhiệm vụ (task bar) liệt kê nhiệm vụ mà máy tính (computer) thi hành (thực chất chơng trình mở nhớ làm việc (RAM) máy tính, muốn chuyển qua lại chơng trình ngời sử dụng kích chuột lên tên phần mềm nhiệm vụ Các thao tác chuột (mouse) gồm có: - Di chuyển chuột (move): đẩy chuột bàn (mouse pad) quan sát trỏ chuột (mouse pointer) hình - Kích chuột (click): bấm phím trái chuột thao tác thờng để lựa chọn đối tợng (select object) xác lập vị trí trỏ (assign insert pointer position) - Kích chuột phải (right click): bấm phím phải chuột thao tác thờng để mở menu cắt nhanh đối tợng (shortcut menu) - Kích đúp chuột (double click): bấm nhanh hai lần phím trái chuột thao tác thờng để lựa chọn chạy chơng trình phần mềm (select to run software program) - Kích rê chuột chuột (drag): bấm giữ phím trái chuột kéo rê trỏ chuột sau thả điểm cuối (left click and hold then dragging to the end point then release) thao tác thờng để lựa chọn số đối tợng, khối văn Winword (selection in Word) khối ô Excel (cells in Excel) 1.2 Sử dụng WINDOWS Explorer (ngời thăm dò) Phần mềm quản lý tài nguyên máy tính WINDOWS Explorer đợc thờng xuyên sử dụng Với phiên WINDOWS phần mềm đợc thể dới dạng chơng trình mềm dẻo để quản lý tài liệu (file management) , th mục (folder management) , ổ đĩa (driver), máy khách mạng nội (LAN), Để mở chạy WINDOWS Explorer ngời sử dụng làm cách sau: 1) Kích chuột chọn Start/Programs/Accessories/Windows Explorer (Kích chuột vào nút Start, chọn Programs Start menu, chọn menu thứ cấp Accessories, kích chuột vào dòng lệnh Windows Explorer) / GV: Hà Nam Ninh / / Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải 2) Kích đúp chuột vào biểu tợng My computer biểu tợng My document, biều tợng My network hình (desktop) Sau khởi động hình làm việc WINDOWS Explorer có dạng: Để thoát khỏi WINDOWS Explorer ngời sử dụng kích vào nút đóng (close), chọn File/Close (chọn menu File chọn dòng lệnh Close) Nút Folders công cụ để bật tắt th mục (folders), cửa sổ th mục (cửa sổ bên trái) cho thấy cấu trúc cấp quản lý tài nguyên máy tính Muốn xem th mục thứ cấp ta kích chuột vào dấu + đằng trớc tên th mục , muốn thu th mục thứ cấp lại ta kích chuột vào dấu - đằng trớc tên th mục Muốn xem nội dung th mục ta kích chuột vào tên th mục cần xem, th mục th mục thời (active folder), ô cửa sổ bên phải danh sách tài liệu (file) th mục (sub-folder) th mục thời (active folder) Muốn chọn tài liệu (file), ngời sử dụng kích chuột lên tên file Muốn mở xem tài liệu (file), ngời sử dụng kích đúp chuột lên tên file đó, file văn soạn thảo Word Windows tự động mở Word để ngời sử dụng xem đợc nội dung, file bảng tính soạn thảo Excel Windows tự động mở Excel để ngời sử dụng xem đợc nội dung, file tài liệu chơng trình ứng dụng Windows tự động mở chơng trình tơng ứng để ngời sử dụng xem đợc nội dung Trên địa (Address) có địa th mục thời Trong trờng hợp cửa sổ th mục (folders), chọn th mục cần xem address cách kích chuột vào nút trải xuống (drop down) bên phải address, chọn tên th mục cần xem Khi muốn mở th mục hiển thị ô cửa sổ nội dung danh sách tài liệu (file) th mục (sub-folder) ta kích đúp (double click) vào tên th mục Khi muốn trở lại th mục mẹ th mục GV: Hà Nam Ninh Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải thời ta kích chuột vào nút lên (up) công cụ Khi muốn quay lại trang vừa xem ta kích chuột vào nút back Khi muốn tiến tới trang vừa xem ta kích chuột vào nút forward Khi muốn chọn nhiều file hay folder cửa sổ danh sách tài liệu (file) th mục (sub-folder) th mục thời ta kích chuột vào file đầu giữ phím Shift kích chuột vào file cuối Nếu chọn nhiều file hay folder không liền giữ phím Ctrl kích chuột vào file Làm biết th mục thời (active folder)? Làm biết file đợc chọn? Đó file folder đảo sáng (invert color) 1.3 Sử dụng chép tài liệu (file) qua lại ổ đĩa, th mục (folder) Mở chạy WINDOWS Explorer bớc kể tới phần Tuy nhiên thông thờng đa số ngời kích đúp chuột vào biểu tợng kích chuột vào nút folder công cụ để hiển thị cửa sổ th mục Trong trờng hợp WINDOWS Explorer mở ta tìm file cần chép để thực chép Ngời sử dụng phải biết file cần chép tên đâu? (Users should clarify what is the filename and where's address?) Trờng hợp không nhớ file cần tìm nằm folder thực tìm kiếm lệnh search * Chép hay nhiều file sang ổ đĩa mềm A: ta thực chọn file cần chép theo cách nh cuối phần 1.2 Tiếp theo ta kích chuột phải (right click) vào tên file đảo sáng, menu cắt nhanh xuất ta chọn lệnh gửi đến (send to) kích chọn đĩa mềm A: (floppy A:) GV: Hà Nam Ninh Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Chọn hai file "bridge organisation" file "Calendar" cách giữ phím Ctrl kích chuột vào file Mở right click menu cách kích chuột phải vào tên file đảo sáng Chọn lệnh Send to chọn Floppy A: để chép hai file chọn sang đĩa mềm * Cách chép thông thờng: 0) Tìm mở folder chứa file cần chép địa file nguồn (source address) 1) Chọn file cần chép 2) Mở right click menu cách kích chuột phải vào tên file đảo sáng, chọn lệnh Copy Chọn lệnh Edit/Copy (lệnh Copy menu Edit) Gõ tổ hợp phím Ctrl + C (giữ phím Ctrl gõ phím C ) Kích chuột vào nút Copy to công cụ 3) Chọn địa nhận file chép đến (destination address), folder th mục đĩa mềm A: đĩa cứng C: máy mạng nội 4) Mở right click menu cách kích chuột phải vào địa đến, chọn lệnh dán (paste) Chọn lệnh Edit/Paste (lệnh Paste menu Edit) Gõ tổ hợp phím Ctrl + V (giữ phím Ctrl gõ phím V ) Sự khác WIN9x với WIN2000x việc tìm kiếm file: Trong Windows Explorer 98, để tìm kiếm file ta thực lệnh Tool/Find/File and Folder Trong Windows XP Explorer ta thực tìm kiếm lệnh search Tên lệnh khác nhng cách thức giống nhau, ngời sử dụng phải gõ vào tên file cần tìm (có thể không đầy đủ, ví dụ muốn tìm file "bridge procedure" cần gõ "bridge"), chọn phạm vi tìm kiếm, lệnh search, máy tìm liệt kê file phù hợp Dới ví dụ GV: Hà Nam Ninh Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Kích vào nút tìm kiếm search công cụ xuất mục "What you want to search for?" chọn vào mục "All files and folders" xuất tiếp mục "Search by any or all of the criteria below.", gõ tên file vào mục "All or part of the file name: ", gõ số từ có tài liệu cần tìm (nếu nhớ, tuỳ chọn) vào mục "A word or phrase in the file:", chọn phạm vi tìm kiếm mục "Look in:", cuối chọn nút Search (cạnh nút Back bên dới) Mẹo nhỏ: Để tránh thời gian tìm kiếm ngời sử dụng thờng tạo riêng cho th mục (folder) với tên ngời sử dụng hình (desktop) nhằm mục đích quản lý file riêng Cách làm: Mở right click menu hình desktop cách kích chuột phải lên hình desktop, chọn lệnh New/folder, sau gõ tên cho folder tạo Chơng 2: Soạn thảo văn Microsoft Word 2.1 Khởi động thoát khỏi WINWORD * Khởi động: Làm thao tác sau: Kích chuột vào nút Microsoft Word cut /Programs Chọn lệnh Start Word GV: Hà Nam Ninh Microsoft Office short / Microsoft Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Kích đúp chuột (double click) vào biểu tợng Microsoft Word hình desktop * Thoát khỏi hay đóng Microsoft Word: Làm thao tác sau: Kích chuột vào nút đóng (close) Word mở góc bên phải cửa sổ Microsoft Kích chuột phải (right click) vào tên Microsoft Word nhiệm vụ (task bar) dới hình, chọn lệnh đóng (close) Kích chuột vào nút menu điều khiển (control menu) góc bên trái cửa sổ Microsoft Word mở, chọn lệnh đóng (close) Chọn lệnh File/Exit (vào menu File chọn lệnh Exit) Gõ tổ hợp phím Alt + F4 * Màn hình làm việc Microsoft Word tiêu đề menu công cụ thớc kẻ ô cửa sổ nhập văn trạng thái 2.2 Làm việc với file văn (mở file - open, đóng file close, lu ghi file - save, lu ghi file với tên khác - save as, làm file - new) 2.2.1 Làm văn (blank document): (Lệnh New) * Ngay sau mở chạy Winword mở văn trắng (blank document) cho ngời sử dụng đặt tạm tên document1 * Khi làm việc ta muốn mở văn trắng khác thực thao tác sau: - Kích chuột vào nút New công cụ - Chọn lệnh File/New (vào menu File chọn lệnh New) - Gõ tổ hợp phím Ctrl + N 2.2.2 Lu ghi lại văn bản: (Lệnh Save) Ghi lại văn soạn thảo thực thao tác sau: GV: Hà Nam Ninh Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải - Kích chuột vào nút Save công cụ - Chọn lệnh File/Save (vào menu File chọn lệnh save) - Gõ tổ hợp phím Ctrl + S Khi thực thao tác văn đợc đặt tên ngời sử dụng, Winword ghi lại nội dung file Đối với file cha đặt tên (file có tên tạm thời document) xuất hộp hội thoại Save as Th mục (folder) chứa file văn Nút menu trải xuống (drop down) danh mục file th mục "doc" Gõ tên file vào Chọn th mục chứa file văn mục Save in cách kích chuột vào nút menu trải xuống bên phải ô Save in, gõ tên văn vào mục File name, kích chuột vào nút Save góc dới hộp hội thoại Mẹo nhỏ: Để tránh thời gian tìm kiếm ngời sử dụng thờng lu ghi file vào th mục (folder) riêng, folder kể đến phần mẹo nhỏ cuối mục 1.3 Để lu ghi file vào th mục ta phải chọn hiển thị tên th mục mục Save in hộp hội thoại Save as 2.2.3 Mở văn cũ để chỉnh sửa (existing document): (Lệnh Open) Mở lại văn lu đĩa thực thao tác sau: - Kích chuột vào nút Open công cụ - Chọn lệnh File/Open (vào menu File chọn lệnh Open) - Gõ tổ hợp phím Ctrl + O Xuất hộp hội thoại Open GV: Hà Nam Ninh 10 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Chọn th mục chứa file văn mục Look in cách kích chuột vào nút menu trải xuống bên phải ô Look in, kích chuột vào file cần mở, kích chuột vào nút Open góc dới hộp hội thoại 2.2.4 Lu ghi văn thời sang tên mới: (Lệnh Save as) Ví dụ ngời sử dụng lập sailing plan cho chuyến số (voyage No.1), đặt tên file "sailing plan 1" lu th mục "Ng V A" hình desktop Bây muốn làm sailing plan cho chuyến số (voyage No.2), form mẫu không thay đổi thay đổi số liệu cách làm nh nào? 1) Mở lại file "sailing plan 1" hộp th mục folder "Ng V A" theo cách nêu phần 2.2.3 2) Lu ghi lại file "sailing plan 1" thành file "sailing plan 2": lệnh File/Save as hộp hội thoại Save as xuất giống nh hình mục 2.2.2 Thực thao tác gõ tên cho văn "sailing plan 2", chọn nút Save góc dới Thao tác vừa thực tạo file có nội dung giống nh file cũ khác tên gọi Bằng thao tác không làm nội dung "sailing plan 1", mà có "sailing plan 2" không nhiều công Tuy nhiên sau thay đổi nội dung file ngời sử dụng cần phải kích vào nút save công cụ 2.3 Thanh công cụ - Tool bars Những thao tác sử dụng nhiều thờng đặt công cụ Tool bars hai bên Chọn chữ gạch chân Chọn font chữ Chọn style GV: Hà Nam Ninh phải đoạn văn Chọn chữ nghiêng đoạn văn Chọn chữ đậm trái đoạn văn Chọn cỡ chữ 11 công cụ kẻ bảng Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải mở văn in văn mở văn cũ cut xem trớc in ghi lại văn chèn bảng paste copy kiểm tra tả tiếng Anh 2.4 Soạn thảo văn (gõ văn tiếng Việt, gõ văn tiếng Anh, thao tác cắt - cut, chép - copy, chèn nội dung từ nhớ đệm paste) * Soạn thảo văn tiếng Việt: Bộ gõ văn tiếng Việt thông dụng gõ văn bỏ dấu theo TELEX: aa = â aw = ă dd = đ ee = ê oo = ô ow = uw = f = huyền s = sắc j = nặng r = hỏi x = ngã * Soạn thảo văn tiếng Anh: Khi soạn văn tiếng Anh bật chức tự soát lỗi tả lỗi ngữ pháp cách chọn lệnh Tool/Option/Spelling & Grammar/ Check spelling as you type, Check grammar as you type * Copy khối văn bản: - Chọn khối văn bản: kích rê chuột (drag) để chọn khối văn kích chuột vào đầu khối, giữ phím Shift , kích chuột vào cuối khối giữ phím Shift dịch chuyển phím mũi tên chọn đợc khối văn vừa ý Khi biết khối văn cần copy đợc lựa chọn? toàn khối văn đảo sáng (invert color) - Chọn lệnh copy: cách kích chuột vào nút Copy Chọn lệnh Edit/Copy (lệnh Copy menu Edit) Gõ tổ hợp phím Ctrl + C (giữ phím Ctrl gõ phím C ) - Đa điểm chèn trỏ (insert point) tới vị trí cần đặt khối văn chọn: cách kích chuột vào điểm đích - Chọn lệnh dán (paste): cách kích chuột vào nút Paste Chọn lệnh Edit/Paste (lệnh paste menu Edit) Gõ tổ hợp phím Ctrl + V (giữ phím Ctrl gõ phím V ) 2.5 Soạn thảo văn bảng - Table 2.5.1 Chèn bảng (table) vào văn 1) Lệnh Insert table công cụ: kích chuột vào nút Insert table công cụ, kích rê chuột (drag) tới số hàng số cột theo yêu cầu GV: Hà Nam Ninh 12 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải 2) Lệnh Table/Insert/Table: Vào menu Table chọn lệnh Insert, chọn lệnh thứ cấp Table, xuất hộp hội thoại: số cột bảng (table) số hàng bảng kích OK để chèn bảng vào văn Sau thực thao tác ta có bảng với độ rộng cột nh nhau, độ cao hàng nh Để thay đổi độ rộng cột đa trỏ vào danh giới hai cột kích chuột, kéo rê, thả 2.5.2 Thay đổi cấu trúc bảng: Khi ngời sử dụng muốn làm bảng có cấu trúc nh sau: Departure/Arrival checklist (for deck) SHIP'S NAME: VOY No.: PORT NAME: CHECK/RESULT NO ITEMS ARR SHIFT DEP REMARKS Crew Does the all number of Deck, Radio & Service Dept board? Is the health condition of Deck Radio & Service Dept crew good? Are the following equipment maitain and they in the good condition? Hull Ship's Stability/shearing force/bending moment Serious damage Cargo condition GM = GM & KG at Departure KG = Trớc hết thực lệnh chèn bảng Table/Insert/Table để tạo bảng gồm cột (column), hàng (row) nh bảng dới Sau đánh văn vào tiêu đề cột nh bảng dới Chú ý cột remarks cột cuối không đánh liền vào cột check/result NO ITEMS GV: Hà Nam Ninh CHECK/RESULT ARR SHIFT 13 DEP REMARKS Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Khi có bảng nh ta thực thay đổi cấu trúc bảng để đợc kết nh ý muốn: * Nhập nhiều ô vào làm một: - Chọn ba ô dòng cột số số số (ô check/result) cách kích rê (drag) chuột từ ô thứ đến ô thứ Làm biết ô đợc chọn? Phải chắn chọn ô - Chọn lệnh nhập ô Table/Merge cells (vào menu table chọn lệnh merge cells ) ta thấy ô vừa chọn nhập vào làm - Chọn hai ô cột dòng số số (ô No.) cách kích rê (drag) chuột từ ô thứ đến ô thứ - Chọn lệnh nhập ô Table/Merge cells (vào menu table chọn lệnh merge cells ) ta thấy ô vừa chọn nhập vào làm - Cột Items cột Remarks làm tơng tự nh cột No - Sau nhập ô, ta thực thay đổi độ rộng cột để đợc kết nh bảng dới NO CHECK/RESULT ARR SHIFT DEP ITEMS REMARKS 2.5.3 Soạn thảo định dạng bảng: Di chuyển ô bảng ta dùng phím Tab , ô cuối hàng cuối bảng ta nhấn phím Tab bảng thêm dòng Định dạng chỉnh bảng ta làm giống thao tác chỉnh văn thông thờng Kẻ bảng (border): để in đờng viền ô bảng ta phải thực kẻ bảng: chọn ô cần kẻ, sau chọn lệnh kẻ bảng công cụ Thông thờng ta chọn nút kẻ tất đờng (all borders) bao bảng nút border công cụ Khi bấm chuột vào mũi tên nút border ta có menu kẻ bảng nhanh nh sau Nút all border - kẻ tất cảc đờng bảng Để chèn ký hiệu bàn phím vào văn (nh ký hiệu hình tròn, hình vuông , mũi tên xuống ) Ta chọn lệnh Insert/Symbol 2.6 In văn - Print Xem văn trớc in: Kích chuột vào nút xem trớc in Print preview chọn lệnh xem trớc in File/Print preview (chọn lệnh Print preview menu File) * In văn bản: GV: Hà Nam Ninh 14 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải in - Kích chuột vào nút in Print : Winword in toàn văn máy - Chọn lệnh in: File/Print gõ tổ hợp phím Ctrl + P mở hộp hội thoại điều khiển in: + mục Printer Name: chọn tên máy in (nếu máy in máy tính cố định không nối mạng nội bộ, bớc thờng chọn) + mục Page range: có lựa chọn: All in tất trang, Current page in trang thời, Selection in khối văn đợc lựa chọn, Selection in khối văn đợc lựa chọn, Page: (số trang cần in) in trang văn gõ số trang vào + Chọn OK để in tài liệu GV: Hà Nam Ninh 15 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Chơng 3: Sử dụng Excel để làm toán 3.1 Khởi động thoát khỏi Excel * Khởi động: Làm thao tác sau: Kích chuột vào nút Microsoft Excel cut Chọn lệnh Start Excel Microsoft Office short /Programs / Microsoft Kích đúp chuột (double click) vào biểu tợng Microsoft Excel hình desktop * Thoát khỏi hay đóng Microsoft Excel: Làm thao tác sau: Kích chuột vào nút đóng (close) Excel mở góc bên phải cửa sổ Microsoft Kích chuột phải (right click) vào tên Microsoft Excel nhiệm vụ (task bar) dới hình, chọn lệnh đóng (close) Kích chuột vào nút menu điều khiển (control menu) góc bên trái cửa sổ Microsoft Excel mở, chọn lệnh đóng (close) Chọn lệnh File/Exit (vào menu File chọn lệnh Exit) Gõ tổ hợp phím Alt + F4 * Màn hình làm việc Microsoft Excel tiêu đề menu công cụ công thức tiêu đề cột ô cửa sổ bảng tính tiêu đề hàng chuyển sheet thanh trạng thái GV: Hà Nam Ninh 16 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải 3.2 Làm việc với file bảng tính (mở file - open, đóng file close, lu file - save, lu file với tên khác - save as, làm file - new) 3.2.1 Làm bảng tính (blank book): (Lệnh New) * Ngay sau mở chạy Excel mở bảng tính trắng (blank book) cho ngời sử dụng đặt tạm tên Book1 * Khi làm việc ta muốn mở bảng tính trắng khác thực thao tác sau: - Kích chuột vào nút New công cụ - Chọn lệnh File/New (vào menu File chọn lệnh New) - Gõ tổ hợp phím Ctrl + N 3.2.2 Lu ghi lại bảng tính: (Lệnh Save) Ghi lại bảng tính hiển thị thực thao tác sau: - Kích chuột vào nút Save công cụ - Chọn lệnh File/Save (vào menu File chọn lệnh save) - Gõ tổ hợp phím Ctrl + S Khi thực thao tác bảng tính đợc đặt tên ngời sử dụng, Excel ghi lại nội dung file book Đối với file cha đặt tên (file có tên tạm thời book) xuất hộp hội thoại Save as Th mục (folder) chứa file bảng tính Nút menu trải xuống (drop down) danh mục file th mục "doc" Gõ tên file vào GV: Hà Nam Ninh 17 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Chọn th mục chứa file bảng tính mục Save in cách kích chuột vào nút menu trải xuống bên phải ô Save in, gõ tên bảng tính vào mục File name, kích chuột vào nút Save góc dới hộp hội thoại Mẹo nhỏ: Để tránh thời gian tìm kiếm ngời sử dụng thờng lu ghi file vào th mục (folder) riêng, folder kể đến phần mẹo nhỏ cuối mục 1.3 Để lu ghi file vào th mục ta phải chọn hiển thị tên th mục mục Save in hộp hội thoại Save as 3.2.3 Mở bảng tính cũ để chỉnh sửa (existing book): (Lệnh Open) Mở lại bảng tính lu đĩa thực thao tác sau: - Kích chuột vào nút Open công cụ - Chọn lệnh File/Open (vào menu File chọn lệnh Open) - Gõ tổ hợp phím Ctrl + O Xuất hộp hội thoại Open Chọn th mục chứa file bảng tính mục Look in cách kích chuột vào nút menu trải xuống bên phải ô Look in, kích chuột vào file cần mở, kích chuột vào nút Open góc dới hộp hội thoại 3.2.4 Lu ghi bảng tính thời sang tên mới: (Lệnh Save as) Ví dụ ngời sử dụng lập draught survey cho chuyến hàng rời số (voyage No.1), đặt tên file "draught survey 1" lu th mục "Chief Officer" hình desktop Bây muốn làm draught survey cho chuyến số (voyage No.2), form mẫu không thay đổi thay đổi số liệu mớn nớc, cách làm nh nào? 1) Mở lại file " draught survey 1" hộp th mục folder "Chief Officer" theo cách nêu phần 3.2.3 GV: Hà Nam Ninh 18 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải 2) Lu ghi lại file " draught survey 1" thành file " draught survey 2": lệnh File/Save as hộp hội thoại Save as xuất giống nh hình mục 3.2.2 Thực thao tác gõ tên cho bảng tính " draught survey 2", chọn nút Save góc dới Thao tác vừa thực tạo file book có nội dung giống nh file cũ khác tên gọi Bằng thao tác không làm nội dung " draught survey 1", mà có " draught survey 2" không nhiều công Tuy nhiên sau thay đổi mớn nớc đầu vào file ngời sử dụng cần phải kích vào nút save công cụ Giám định mớn nớc Tàu: Cảng: Ngày: Chuyến đi: 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Port side Số đọc Starb'd side mớn nớc Mean Hiệu số mớn nớc biểu kiến Số hiệu chỉnh mớn nớc Fore draught 5.5 5.5 5.5 Midship draught 5.25 5.500 5.500 5.250 31.500 5.375 0.500 -0.0020 5.373 10426 20.94 10433 1.022 0.99707317 10396 Factor Mớn nớc trung bình 1/8 Hiệu số mớn nớc thật Số hiệu chỉnh Trim Mớn nớc tơng đơng Lợng rãn nớc T.P.C Lợng rãn nớc Tỉ trọng đo đợc nớc cảng Số hiệu chỉnh tỉ trọng Lợng rãn nớc cuối xF -0.583 C1 -0.00237185 MTC2 162.0688889 C2 0.000411756 MTC1 160.373333 5.25 5.25 0.5 Aft draught 6 6.000 6.000 TPC 20.94111111 3.3 Tính toán Excel Xem phần tập ứng dụng (trang PL1/15) (file book "Tin hoc ung dung.xls", sheet "ly thuyet" từ ô A644) 3.4 Đồ thị Excel Chọn khối liệu cần vẽ đồ thị cách kích rê chuột (drag) từ ô đầu khối đến ô cuối khối, biết khối liệu đợc lựa chọn? toàn khối liệu đảo sáng (invert color) GV: Hà Nam Ninh 19 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Kích chuột vào nút vẽ đồ thị (chart wizard) chart wizard yêu cầu thực bớc mà Ta chọn kiểu đồ thị nào, nhiên đồ thị hàm Sinx ta nên chọn kiểu đờng liên tục (smooth lines) tập thẻ kiểu tuỳ chọn (custom types) (hình bên phải trên) Sau chọn kiểu đồ thị (chart type), kích vào nút Next > (góc dới) để sang bớc GV: Hà Nam Ninh 20 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Bớc dãy số đồ thị không cần vẽ kích chuột vào nút remove để loại bỏ dãy số không cần vẽ Sau chọn dãy liệu cần vẽ (serries) (trong trờng hợp ta loại bỏ dãy giá trị x, vẽ cho dãy y = sinx), kích vào nút Next > (góc dới) để sang bớc Bớc gõ tên trục x gõ tên trục y GV: Hà Nam Ninh 21 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Bớc đặt đồ thị sheet riêng đặt đồ thị lên sheet chứa liệu (sheet1) Kích vào nút Finish (góc dới) kết thúc vẽ đồ thị 3.5 In bảng tính Excel Kích vào nút xem trớc in để xem toàn nội dung bảng tính in máy in Chọn lệnh File/Print để mở hộp hội thoại in bảng tính Print Hộp hội thoại điều khiển in chọn tên máy in In tất In trang từ (from) đến (to) kích OK để bắt đầu in 3.6 Bảo vệ liệu bảng tính Excel GV: Hà Nam Ninh 22 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Khi công thức Excel bị thay đổi kết cuối bị sai Đối với máy tính nhiều ngời sử dụng, nh máy tính dùng cho văn phòng máy tính tàu, việc tài liệu bị mở xem bình thờng Vậy để bảo vệ bảng tính không cho ngời khác thay đổi công thức bảng tính ta sử dụng chức Protection Chọn sheet cần bảo vệ: ví dụ: "sheet1" "ly thuyet" "mau draught survey" "condition" Chọn lệnh Tool/Protection/Protect Sheet xuất hộp hội thoại: gõ mật vào dòng password, sau chọn nút OK, bật tiếp hộp hội thoại Confirm Password, gõ lại mật chọn OK, bảng tính sheet đợc bảo vệ Để tiếp tục nhập liệu vào bảng tính cần phải dỡ bỏ bảo vệ (Unprotect), ngời sử dụng không nhớ mật Protect sheet không dỡ bỏ bảo vệ đợc Để dỡ bỏ bảo vệ ta chọn lệnh Tool/Protection/Unprotect Sheet mở hộp hội thoại Sau gõ mật vào ô password ta chọn OK GV: Hà Nam Ninh 23 [...]... 20 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Bớc 2 dãy số này và đồ thị này không cần vẽ kích chuột vào nút remove để loại bỏ dãy số không cần vẽ Sau khi đã chọn dãy dữ liệu cần vẽ (serries) (trong trờng hợp này ta loại bỏ dãy giá trị x, chỉ vẽ cho dãy y = sinx), kích vào nút Next > (góc dới) để sang bớc tiếp theo Bớc 3 gõ tên của trục x gõ tên của trục y GV: Hà Nam Ninh 21 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng. .. thì ngời sử dụng cần phải kích vào nút save trên thanh công cụ 2.3 Thanh công cụ - Tool bars Những thao tác sử dụng nhiều nhất thờng đặt trên thanh công cụ Tool bars căn đều hai bên Chọn chữ gạch chân Chọn font chữ Chọn style GV: Hà Nam Ninh căn phải đoạn văn Chọn chữ nghiêng căn giữa đoạn văn Chọn chữ đậm căn trái đoạn văn Chọn cỡ chữ 11 công cụ kẻ bảng Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải mở văn... Excel GV: Hà Nam Ninh 22 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Khi các công thức trong Excel bị thay đổi thì các kết quả cuối cùng sẽ bị sai Đối với những máy tính nhiều ngời sử dụng, nh những máy tính dùng cho văn phòng hoặc máy tính trên tàu, việc một tài liệu nào đó bị mở ra xem là rất bình thờng Vậy để bảo vệ bảng tính không cho ngời khác thay đổi công thức trong bảng tính ta sử dụng chức năng Protection... tên bởi ngời sử dụng, Excel sẽ ghi lại những nội dung của file book hiện tại Đối với file cha đặt tên (file có tên tạm thời là book) sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save as Th mục (folder) sẽ chứa file bảng tính Nút menu trải xuống (drop down) danh mục các file trong th mục "doc" Gõ tên file vào đây GV: Hà Nam Ninh 17 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Chọn th mục chứa file bảng tính trong mục Save in.. .Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Chọn th mục chứa file văn bản trong mục Look in bằng cách kích chuột vào nút menu trải xuống ở bên phải ô Look in, kích chuột vào file cần mở, rồi kích chuột vào nút Open ở góc dới hộp hội thoại 2.2.4 Lu ghi văn bản hiện thời sang một tên mới: (Lệnh Save as) Ví dụ ngời sử dụng đã lập một sailing plan cho chuyến đi số... (drag) tới số hàng số cột theo yêu cầu hoặc GV: Hà Nam Ninh 12 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải 2) Lệnh Table/Insert/Table: Vào menu Table chọn lệnh Insert, chọn lệnh thứ cấp Table, sẽ xuất hiện hộp hội thoại: số cột của bảng (table) số hàng của bảng kích OK để chèn bảng vào văn bản Sau khi thực hiện thao tác trên ta sẽ có một bảng với độ rộng của các cột nh nhau, và độ cao của các hàng nh nhau... Print preview trong menu File) * In văn bản: GV: Hà Nam Ninh 14 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải in - Kích chuột vào nút in Print : Winword sẽ in toàn bộ văn bản ra máy - Chọn lệnh in: File/Print hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl + P sẽ mở ra hộp hội thoại điều khiển in: + mục Printer Name: chọn tên của máy in (nếu máy in và máy tính cố định không nối mạng nội bộ, thì bớc này thờng không phải chọn) + mục... liệu đảo sáng (invert color) GV: Hà Nam Ninh 19 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Kích chuột vào nút vẽ đồ thị (chart wizard) chart wizard yêu cầu rồi thực hiện từng bớc mà Ta có thể chọn bất cứ kiểu đồ thị nào, tuy nhiên đối với đồ thị hàm Sinx ta nên chọn kiểu đờng liên tục (smooth lines) trong tập thẻ các kiểu tuỳ chọn (custom types) (hình bên phải ở trên) Sau khi đã chọn kiểu đồ thị (chart type),... Selection in khối văn bản đợc lựa chọn, Page: (số trang cần in) in trang văn bản đã gõ số trang vào + Chọn OK để in tài liệu GV: Hà Nam Ninh 15 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải Chơng 3: Sử dụng Excel để làm toán 3.1 Khởi động và thoát khỏi Excel * Khởi động: Làm một trong các thao tác sau: Kích chuột vào nút Microsoft Excel cut hoặc Chọn lệnh Start Excel trên thanh Microsoft Office short /Programs / Microsoft... đề hàng thanh chuyển sheet các thanh cuốn thanh trạng thái GV: Hà Nam Ninh 16 Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải 3.2 Làm việc với các file bảng tính (mở file - open, đóng file close, lu file - save, lu file với một tên khác - save as, làm một file mới - new) 3.2.1 Làm một bảng tính mới (blank book): (Lệnh New) * Ngay sau khi mở chạy Excel mở luôn một bảng tính trắng (blank book) cho ngời sử dụng