skkn phương pháp trình bày văn bản đúng mẫu

A PHẦN MỞ ĐẦU: I Lý chọn đề tài: Cơ sở lý luận: Để trình bày văn theo mẫu trường học công tác quan trọng, đòi hỏi người làm công tác phải thận trọng, tỷ mỉ xác Làm tốt công tác trình bày văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: suất, chất lượng hiệu quan Ngược lại, làm không tốt công tác trình bày văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan, tổ chức máy Nhà nước nói chung trường học nói riêng Được điều động công tác Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Long Điền, trường Tiểu học Lương Thế Vinh nhận nhiệm vụ công tác văn thư, với số lượng hồ sơ bàn giao không lớn đa phần ban ngành đoàn thể cán quản lý chưa trình bày văn mẫu qui định, khó khăn cho việc thông tin báo cáo hai chiều công tác giao nộp hồ sơ Do đó, nhận thấy để công việc giao nộp hồ sơ thuận tiện, nhanh chóng nên chọn đề tài “Phương pháp trình bày văn mẫu” Cơ sở thực tiễn: Thực tế năm qua, công tác soạn thảo văn hành góp phần tích cực đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống xã hội Đặc biệt, sau Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, công tác soạn thảo văn hành ngày đưa vào nề nếp, khắc phục nhiều nhược điểm hạn chế trước Tuy nhiên, nhiều văn hành bộc lộ nhiều khiếm khuyết nội dung lẫn thể thức Những tồn tại, yếu có nguyên nhân khách quan chủ quan, không nói đến lực trình độ hạn chế kỹ thuật soạn thảo văn tùy tiện, thiếu trách nhiệm, thiếu cẩn trọng số cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn Do đó, yêu cầu đặt trước mắt cán bộ, công chức mặt phải trang bị kiến thức kinh nghiệm làm việc, mặt khác cần rèn luyện thái độ nghiêm chỉnh tuân thủ pháp luật tinh thần mẫn cán công việc II Mục đích phương pháp nghiên cứu: - Ch n ch nh công tác trình bày v n b n tr n g h c theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nâng cao tính chuyên nghi p công tác trình bày v n b n; III Giới hạn đề tài: - Đề tài tập trung vào phương pháp trình bày văn cán bộ, giáo viên, công nhân viên trường Tiểu học Lương Thế Vinh IV Các giả thiết nghiên cứu: - Dựa vào Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành V Kế hoạch thực hiện: - Tiến hành khảo sát tình hình trình bày văn cán bộ, giáo viên, công nhân viên nhà trường - Tìm hiểu sở lý luận, sở thực tiễn để phân tích thực trạng trình bày văn quan nhằm rút học kinh nghiệm kiến nghị vấn đề thiết thực để việc thông tin báo cáo hai chiều công tác giao nộp văn mẫu có hiệu B PHẦN NỘI DUNG: I Thực trạng mâu thuẩn: Hiện nay, công tác soạn thảo ban hành văn nhà nước, quan, doanh nghiệp nói chung quan tâm Đặc biệt, sau Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, công tác soạn thảo văn hành ngày đưa vào nề nếp, khắc phục nhiều nhược điểm hạn chế trước Và phải nói công tác soạn thảo văn trường nhiều hạn chế nhiều khía cạnh yếu tố ngôn ngữ, thể thức nội dung chưa xác Điển trường tiểu học Lương Thế Vinh đa số thành viên nhà trường giáo viên đứng lớp nên kỹ thuật trình bày văn mẫu gặp nhiều khó khăn chưa cập nhật văn hướng dẫn Bên cạnh đó, đa phần ban ngành đoàn thể cán quản lý chưa trình bày văn mẫu qui định nên khó khăn cho thông tin báo cáo hai chiều công tác giao nộp hồ sơ II Các biện pháp giải vấn đề: Để toàn thể cán bộ, giáo viên, công nhân viên nhà trường trình bày văn mẫu qui định cần trang bị kiến thức sau: - Đòi hỏi trước tiên phải hiểu biết tin học - Nghiên cứu kỹ văn cần làm - Nghiên cứu nắm thật vững văn kỹ thuật trình bày văn Sau nghiên cứu nắm vững văn cần soạn thảo có mẫu nghiên cứu Thông tư 01 việc trình bày văn mẫu trở nên dễ dàng Cách trình bày cụ thể sau: + Quốc hiệu: Quốc hiệu trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập – Tự – Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dòng thứ hai cỡ chữ 13; dòng thứ cỡ chữ 13, dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ Khi kẻ đường ngang đa số cán bộ, giáo viên trường TH Lương vinh dùng lệnh Underline Điều không theo qui định mà kẻ ta phải sử dụng lệnh Draw, cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hai dòng chữ trình bày cách dòng đơn + Tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên quan, tổ chức chủ quản dài, trình bày thành nhiều dòng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ, cụ thể: PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN LONG ĐIỀN TRƯỜNG TIỂU HỌC LƯƠNG THẾ VINH + Số, ký hiệu văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan, tổ chức Được trình bày ô số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ: Số …/BC-LTV + Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Trường Tiểu học Lương Thế Vinh đóng đại bàn thị trấn Long Hải ghi: Long Hải Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước, cụ thể: Long Hải, ngày 05 tháng 12 năm 2011 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu + Tên loại trích yếu nội dung văn Tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) trích yếu nội dung loại văn đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán Trích yếu nội dung công văn trình bày sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn bản, ví dụ: Số …/BC-LTV V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2011 + Nội dung văn Nội dung văn trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả – rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm + Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Quyền hạn, chức vụ người ký chức vụ khác người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” Họ tên người ký văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký + Nơi nhận Phần nơi nhận trình bày sau: - Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dòng; trường hợp công văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dòng; tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối có dấu chấm; gạch đầu dòng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm - Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” (Văn thư quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết), cuối dấu chấm Những điều theo qui định Thông tư 01, tất văn Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, phòng ban giáo viên phải tuân thủ theo qui định Tuy nhiên, văn Đảng Đoàn không theo qui định Trình bày văn theo qui định, ta cần bỏ chút thời gian tỉ mỉ lần lần soạn thảo trở nên không khó khăn Ví dụ như: - Khi trình bày quốc hiệu, cần lưu ý làm văn gì? Nếu văn Đơn ta bôi đen canh Quốc hiệu Nếu công văn, Quyết định,… ta đặt tap không dùng phím Space để copy trang văn không bị xê dịch - Ở phần tên quan, tổ chức ban hành văn ta không cần đặt tap hay canh lề, cần click vào nơi cần trình bày trình bày tên quan chủ quản sau nhấn enter để trình bày tên quan ban hành văn Và kẻ ngang nét liền ta phải sử dụng lệnh Draw để kẻ - Đối với nội dung văn trình bày, ta cần: Sử dụng phím Tab lùi đầu dòng Viết hoa chữ câu hay tên riêng (tên, bang, thành phố…) Để viết hoa, bạn giữ phím SHIFT ấn chữ Không viết hoa toàn chữ không thực cần thiết! Đây quy tắc vô quan trọng lại hay bị bỏ qua Nếu muốn nhấn mạnh ý đó, chọn cụm từ chứa thông tin quan trọng chọn dạng chữ đậm Căn tiêu đề sử dụng chức Center (chọn tiêu đề, nhấn tổ hợp phím Ctrl+E MS Word) không dùng nhiều Tab hay hàng chục phím Space Giữa từ, có tối đa dấu cách Đặt dấu chấm câu, dấu hỏi, dấu chấm than sát với từ cuối câu Không nhấn Enter để xuống dòng kết thúc đoạn văn Phần mềm máy tính thông minh Nó tự nhận biết dòng đầy chữ tự động xuống dòng Khi muốn gia tăng khoảng cách đoạn văn, không nhấn Enter lần Hãy sử dụng tính Paragraph Space phần mềm xử lý văn III Hiệu áp dụng Qua khảo sát việc trình bày văn theo mẫu qui định trường Tiểu học Lương Vinh nhận thấy: - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu cấp đề - Công việc giải hàng ngày, chủ động - Tiết kiệm thời gian văn phòng phẩm nhà trường C KẾT LUẬN: I Ý nghĩa: - Qua nghiên cứu nhằm rút kinh nghiệm, làm hành trang để nâng cao tay nghề chuyên môn nghiệp vụ cho công tác văn thư Và sáng kiến kinh nghiệm sử dụng nhiều đơn vị hành nghiệp II Bài học kinh nghiệm, hướng phát triển: - Bằng kiến thức mà học nhà trường giúp quan sát, đánh giá công việc thực tế cách xác đầy đủ Và phải nói công tác soạn thảo trình bày văn khó mà dễ bỏ thời gian nghiên cứu soạn thảo lần chắn thuận lợi nhiều cho lần sau - Tổ chức tập huấn cho toàn trường kỹ thuật trình bày văn - Cung cấp tài liệu cách soạn thảo trình bày văn hành III Đề xuất: - Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý - Cần mở khóa đào tạo cho cán văn thư, văn phòng cho trường học tập chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo kỹ thuật trình bày văn Trên đây, xin đưa vài kinh nghiệm nhỏ Tuy không hoàn hảo lắm, giúp cho hoàn thành tốt công việc giao Rất mong đóng góp đồng nghiệp để công việc ngày hoàn thiện Theo kịp với công nghệ kỹ thuật tiên tiến xã hội Xin chân thành cảm ơn! Long Hải, ngày 05 tháng12 năm 2011 Người viết Nguyễn Thị Kim Nhân