Tổ chức họp báo - ThS. Hoàng Xuân Phương

Tổ chức họp báo thành công, đâu quá khóHọp báo là một hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Để có một buổi họp báo ấn tượng đòi hỏi phải tiến hành một khối lượng công việc không nhỏ. Nếu cảm thấy khoản kinh phí bỏ ra cho việc thuê một công ty PR chuyên tổ chức dịch vụ họp báo là quá tốn kém, bạn hoàn toàn có thể tự trang bị cho mình những kiến thức để tự tổ chức một buổi họp báo trang trọng và gọn nhẹ, lôi cuốn được giới truyền thông đến tham dự. Nhiều nhà quản lý đã phải loay hoay khá lâu khi nhận được yêu cầu tổ chức một buổi họp báo. Khái niệm họp báo đã quen thuộc với hầu hết mọi người, xuất hiện liên tục trên truyền hình, mặt báo, nhưng làm thế nào để có được một buổi họp báo đàng hoàng, đạt yêu cầu, thì vẫn còn là khái niệm xa lạ với nhiều người. Để bắt tay vào việc tổ chức một cuộc họp báo, bạn hãy nắm kỹ 7 bước cơ bản sau: 1. Chuẩn bị phần nội dung: Giới nhà báo đến với sự kiện của công ty bạn là để lấy thông tin. Bạn nên nhớ thông tin là “nhân vật” chính của mỗi cuộc họp báo. Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện này là những thông tin xác đáng nhất. Hãy thử hình dung, nếu bạn mời các nhà báo nhưng rất ít người, hoặc không một ai đến dự, thì chắc chắn lý do chính là ở phần nội dung không đáng được quan tâm. Trước khi bạn bắt đầu triển khai buổi họp báo, hãy thăm dò thái độ của giới phóng viên về phần nội dung chính của sự kiện này. Chẳng hạn như, bạn gọi qua một số báo và đài truyền hình mà chỉ nhận được lời hứa ậm ừ: “Chúng tôi sẽ cố gắng cử phóng viên đến đưa tin .”, thì đó là lúc bạn cần xem lại phần nội dung sự kiện. 2. Địa điểm tổ chức họp báo: Có rất nhiều lựa chọn cho buổi họp báo của công ty bạn. Một điều bạn cần phải nhớ là tiêu chuẩn của một phòng họp báo là phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh . Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty ngày nay. Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng, trang trí lịch sự, không phô trương. Một số công ty vì muốn “chơi trội”, đã lựa chọn các không gian ngoài trời cho cuộc họp báo. Tuy nhiên, bạn nghĩ sao về cuộc họp báo ngổn ngang: không có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên ảnh và âm thanh thu về chỉ toàn nghe . tiếng gió. 3. Mời khách (phóng viên): Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn: Chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo. Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí . không bỏ quên lời mời của bạn. 4. Chuẩn bị tư liệu họp báo: Tư liệu họp báo cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch • CHÚ Ý: TÀI LIỆU NÀY CỦA THS HOÀNG XUÂN PHƯƠNG – ĐHKH XH VÀ NHÂN VĂN TP.HCM MỤC TIÊU • Môn học thiết kế nhằm giúp bạn: Hiểu rõ vai trò họp báo Có kỹ tổ chức buổi họp báo NỘI DUNG • Vai trò họp báo • Cách thức tổ chức • Phân tích tình thực tiễn • Tổ chức họp báo để đánh bóng thương hiệu doanh nghiệp • Củng cố tạo niềm tin đối tác & người tiêu dùng • Thông qua buổi họp báo để cung cấp thông tin thị trường mời gọi đầu tư, hợp tác • Kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông Khi có kiện Khi cần truyền thông Khi có khủng hoảng Khi cần công bố sản phẩm, dịch vụ Thay đổi nhân vị trí quan trọng… Tổ chức chương trình khuyến lớn Tổ chức chương trình từ thiện với quy mô lớn Những hình thức tương tự có PV báo chí • Lễ khai trương, khởi công • Kỷ niệm ngày thành lập • Lễ tung sản phẩm • Những gặp gỡ, đối thoại thân mật với báo giới TÍNH CHẤT CỦA BUỔI HỌP BÁO • Hợp pháp (có giấy phép Sở Văn hóa – Thông tin) • Nghiêm túc • Chia sẻ thông tin • Đối thoại cởi mở trung thực CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỌP BÁO • Sơ đồ quy trình tổ chức họp báo HỌP NẮM BẮT NỘI DUNG/MỤC ĐÍCH CT Lập kế hoạch ngân sách • Ngân sách thường xây dựng dựa checklist công việc thực tế • Checklist công việc tỉ mỉ, chi tiết hạn chế phát sinh • Dành ngân khoản dự phòng cho phát sinh dự trù • Kế họach ngân sách phải chủ doanh nghiệp, GĐ tài duyệt trước triển khai họat động -Thiết kế không gian họp báo, backdrop POSM - Thiết kế không gian dựa bảng khảo sát địa điểm - Bố trí phương tiện nghe-nhìn (TV, Projector, tranh ảnh, triễn lãm ảnh ,nhạc hòa tấu…) thời gian PVBC chờ đợi Thiết kế POSM • Lập danh mục POSM – Thư mời & bì thư – Folder – Letter Head – Bút, Viết – Banner, Backdrop • Lên kế họach thiết kế & sản xuất POSM – Trình duyệt & hiệu chỉnh marquette – Duyệt chi phí – Chuyển nhà in sản xuất • Theo dõi tiến độ SX kiểm tra chất lượng Họp triển khai nội • • • • • 02 ngày trước buổi họp báo, mời Đại diện Doanh nghiệp tham gia họp chung với nhóm tổ chức Rà soát tình hình thực mảng công việc Đưa biện pháp khắc phục tức có cố BLĐ thông qua nội dung, kế họach lần cuối Tiên đoán phát sinh đề xuất cách thức ứng phó với tình phát sinh “Bài binh bố trận” trường : – Xác định vị trí tác nghiệp trọng yếu trước họp báo – Phân công người đảm trách kết nối BLĐ, khách mời, kỹ thuật viên – Thống G với đại diện BLĐ Kiểm tra lần cuối • Kiểm tra lại hạng mục chuẩn bị : Press kit, kỹ thuật, trang trí, quà tặng, tiệc nhẹ… sẵn sàng tối thiểu • 02 tiếng trước họp – Test tình trạng sử dụng phương tiện bổ trợ: đàm, âm bàn chủ tọa,điện đóm, máy chiếu, v.v – Bố trí 02 mic không dây chuyển cho PVBC phát biểu phần hỏi-đáp Tiến hành họp báo • • • • • • • • Bảo đảm bắt đầu Cần xác định định để bắt đầu lượng khách mời chưa đến đông đủ hay có mặt khoảng 80% Bố trí nhân vừa đủ phòng họp báo Người điều hành phải có mặt để kịp thời nắm bắt diễn tiến buổi họp Bám sát nội dung kịch bản, hạn chế tối đa thay đổi đột xuất Tập trung vào thông tin chính, thẳng vào vấn đề Có thời gian dành cho báo chí phát biểu, đặt câu hỏi Trả lời xác, gãy gọn câu hỏi PVBC Đề nghị hoãn lại để trả lời sau câu hỏi nhạy cảm thiếu chuẩn bị chu đáo Mọi người vào vị trí phân công (dùng đàm liên lạc, tránh trình trạng di chuyển khỏi vị trí) Nhân viên PR: Tiếp báo chí hướng dẫn lễ tân đón khách Danh sách phóng viên Nhân viên phụ trách âm – ánh sáng: Đứng vị trí cố định điều khiển chương trình Người theo MC: đứng cạnh MC để nhắc nhở xử lý số tình huống, thay đổi kịch chương trình Quà tặng khách mời • Quà tặng – Có ý nghĩa – Có giá trị thẩm mỹ – Có giá trị sử dụng – Có giá trị quảng cáo • Trao vào cuối buổi họp báo - Nhân viên PR PGs tiễn khách, tặng quà (nếu có) - Nhân viên PR Viết email cảm ơn anh/chị đến tham dự chương trình - Tin đăng, phát sóng cần gọi điện thoại nhắn tin cảm ơn anh/chị lần - Cuối theo dõi tin nộp báo cáo PR báo cáo event - Tin báo TH Đánh giá, đúc kết • • • Bài học kinh nghiệm công tác tổ chức – Rút kinh nghiệm cố xảy trình chuẩn bị – Rút kinh nghiệm cố xảy trước, sau buổi họp báo Đánh giá hiệu truyền thông thực hiện: – Tổng kết số tin đăng – Thống kê số tin đạt mục tiêu truyền thông đề – Thống kê số tin không đạt mục tiêu – Tập hợp copy số tin đóng thành tập làm báo cáo Hiệu chỉnh sau rút kinh nghiệm & lưu trữ – Hiệu chỉnh nội dung & giữ lại phiên cuối – Lập hệ thống lưu trữ hợp lý Lưu ý • Không “ôm đồm” hay sơ sài nội dung thông tin • Phát ngôn viên bàn chủ tọa cần tránh “thuyết giảng”, quảng cáo mức doanh nghiệp, sản phẩm • Chú trọng sử dụng ngôn từ xác, chừng mực Tránh bày tỏ thái độ “quá khích” hay dùng từ tạo phản kháng không đáng có • Quá nhiều phát biểu thành phần không quan trọng • Kéo dài lâu kết cấu chương trình lỏng lẻo ĐIỀU KHIỂN CUỘC PHỎNG VẤN • Trong – Tự tin, chắn (confident) – Rõ ràng, xác (clarity) – Kiểm soát, làm chủ tình hình (control) quy tắc ABCD • Awake: Biết/ (tôi không nghiên cứu về…) • Bridge: Bắc cầu (Tuy nhiên, điều vừa nói nghĩa là…) • Contral/Clarity: Chính xác (Tóm lại/ điều muốn nói, xác là… • Draw: Gây ý/ ấn tượng: Điều thực mẻ/ ấn tượng là…) ĐIỀU KHIỂN CUỘC PHỎNG VẤN • Kinh ...17-Aug-12 1 MỤC TIÊU • Môn học này được thiết kế nhằm giúp bạn: 1. Hiểu rõ vai trò của họp báo 2. Có kỹ năng tổ chức các buổi họp báo 17-Aug-12 2 NỘI DUNG • Vaitròhọpbáo • Cáchthứctổchức • Phântíchtìnhhuốngthựctiễn MỤCTIÊUT Ổ CHỨC HỌP BÁO? HỌP  BÁO? 17-Aug-12 3 MỤCTIÊUTỔCHỨCHỌPBÁO ‐ Nhằmhỗtrợchochiếndịchtruyền thông ‐ Xâydựngvàpháttriểnthương hiệ /hã hiệ hiệ u / n hã n hiệ u ‐ Cảithiệnhaylàmthayđổinhận thứccủaKHMTđốivớithương hiệu/nhãnhiệu ‐ Phát triển tối đa các hiệu ứng ‐ Phát  triển  tối  đa  các  hiệu  ứng  truyềnthôngchạmđếncảmxúc củaKHMT MỤCTIÊUTỔCHỨCHỌPBÁO • Tổ chứchọp báo để đánh bóng thương hiệucủa doanh nghiệp • Củng cố và tạoniềmtinđốivới đốitác&người tiêu dùng • Thông qua buổihọp báo để cung cấpthôngtinrathị trường và mờigọi đầutư,hợptác • Kếtnối doanh nghiệpvớigiớitruyền thông 17-Aug-12 4 Khi có sự kiện Khi cần truyền thông Khi có khủng hoảng Khi cần công bố sản phẩm, dịch vụ mới Thay đổi nhân sự ở những vị trí quan trọng… Tổ chức chương trình khuyến mãi lớn Tổ chức chương trình từ thiện với quy mô lớn 17-Aug-12 5 17-Aug-12 6 Những hình thức tương tự có PV báo chí • Lễkhaitrương,khởicông • Kỷ niệm ngày thành lập • Kỷ  niệm  ngày  thành  lập • Lễtungsảnphẩmmới • Nhữngcuộcgặpgỡ,đốithoại thânmậtvớibáogiới TÍNH CHẤT CỦA BUỔI HỌP BÁO • Hợppháp(cógiấyphépcủaSở Vănhóa– Thôngtin) • Nghiêmtúc • Chia sẻ thông tin Chia  sẻ  thông  tin  • Đốithoạicởimởvàtrungthực 17-Aug-12 7 CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỌP BÁO • Sơđồquytrìnhtổchứchọpbáo HỌP NẮM BẮT NỘI DUNG/MỤC ĐÍCH CT 17-Aug-12 8 HỌPTEAM - Hình thành ý tưởng chủđạo - Triển khai kế hoạch tổ chức - Phân công nhân sự hỗ trợ - Xây dựng timeline Các câu hỏi quan trọng 1. Mụcđíchhọpbáolàgì? 2 M tiê thể ố đ t đ là ì? 2 . M ục tiê ucụ thể mu ố n đ ạ t  đ ược là g ì? 3. Aitổchứcchính,phốihợpvớiai? 4. Chươngtrìnhcụthểkhihọpbáolàgì? 5. Khinàotổchức? 6. Tổchứcởđâu? 7 Khách mời là ai? 7 . Khách  mời  là  ai? 8. Aisẽthamgiatrongchươngtrình? 9. Ngânsáchtổchức 17-Aug-12 9 Xác định mục tiêu cụ thể của buổi họp báo –Tổng số tin bài, đầu báo sẽ đăng tải? –Số tin bài, đầu báo trong nhóm báo trọng yếu sẽ đăng tải? – 100% PV hài lòng và có thiện cảm với chủ thể – Hiệu q uả tru y ền thôn g : chính xác, trun g q y gg thực, tích cực => tạo thiện cảm đối với công chúng –Dư luận phản hồi tích cực ‐ Hìnhthànhýtưởngchủđạo +Vănhóa +Địnhvị +Insight +Thôngđiệp +MụctiêuPR 17-Aug-12 10 CÁCBƯỚCTỔCHỨCHỌPBÁO ‐ ViếtchươngtrìnhProposal(R.O.I) +Relevance +Originality +Impact -Lên bảng phân công nhiệmvụ cụ thể cho từng bộ phận - Đếnthời gian quy định thu lạidữ liệu và chứa vào 1 folder chuẩn bị và chứa vào 1 folder chuẩn bị chương trình - Lên ngân sách chi tiết [...]... quan trọng 1 Mục đích họp báo là gì ? 2 Mục tiêu cụ thể muốn đạt được là gì? 3 Ai tổ chức chính, phối hợp với ai ? 4 Chương trình cụ thể khi họp báo là gì? 5 Khi nào tổ chức? 6 Tổ chức ở đâu ? 7 Khách mời là ai? 8 Ai sẽ tham gia trong chương trình ? 9 Ngân sách tổ chức Xác định mục tiêu cụ thể của buổi họp báo – Tổng số tin bài, đầu báo sẽ đăng tải? – Số tin bài, đầu báo trong nhóm báo trọng yếu sẽ đăng... trình họp báo (ví dụ) • 8h3 0-9 h30 • 9h35 • 9h3 7-9 h50 : Chủ tọa phát biểu TCBC • 9h5 5-1 1h00 : Hỏi-đáp dành cho PVBC • 11h05 : Cảm ơn-kết thúc họp báo • 11h0 6-1 1h30 : Tặng quà, khách mời ra về : Đón khách mời, dùng tiệc nhẹ : Khai mạc họp báo KỊCH BẢN CHI TIẾT • Cấu trúc chương trình gọn nhẹ, súc tích nhưng đầy đủ • Kịch bản đơn giản, liền lạc, đặt giờ cho diễn tiến của buổi họp báo càng chặt chẽ càng tốt... nhiều phương án bố trí mặt bằng khác nhau trước khi quyết định chọn phương án tốt nhất NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH Trình tự của một buổi họp báo: •Đón tiếp các phóng viên, phát tài liệu và thông cáo báo chí •Đại diện cho công ty nêu lý do của cuộc họp báo •Nhấn mạnh lại mục đích của cuộc họp báo •Mong muốn được hỗ trợ về truyền thông •Các bài thuyết trình •Q & A •Kết thúc Cấu trúc chương trình họp báo (ví... lịch (Thủ tục, mẫu công văn xin phép treo Banner, giấy Uỷ quyền) - Soạn công văn họp xin phép tổ chức họp báo và gửi lên Sở thông tin và Truyền thông tại số 59 – 61 Lý Tự Trọng, Phường Bến Nghé, Q.1, TP.HCM - Công văn xin phép gồm các thủ tục Xác định thành phần tham dự • • • • • PV báo chí có quan hệ tốt Đại diện cơ quan chức năng (Sở VH-TT, Sở thương mại…) Khách mời Chuyên gia Đại diện BLĐ Doanh nghiệp,... một số địa điểm họp báo Kiểm tra xem địa điểm đã bị đặt trước chưa ? Lấy báo giá và lựa chọn Lưu ý âm thanh, Asáng, bãi đậu xe,… 3 Chuẩn bị cho họp báo Chuẩn bị phòng họp Badkdrop, âm thanh, ánh sáng Nước uống Biển chỉ dẫn Phụ trách Hoàn thành Checklist họp báo stt Công việc 4 Khách mời Lên danh sách và gởi thư mời Điện thoại confirm 5 Người thuyết trình Chuẩn bị form thuyết trình, Lên phương án trả... truyền thông : chính xác, trung thực, tích cực.=> tạo thiện cảm đối với công chúng – Dư luận phản hồi tích cực HỌP TEAM - Họp nội bộ, lên nội dung chương trình Phân công nhân sự hỗ trợ - Khảo sát địa điểm tổ chức (nội dung khảo sát địa điểm 1, 2) - Lên proposal, kịch bản chương trình -Tuyển PG -Làm việc với MC, nhóm múa/ca sĩ Kế hoạch địa điểm • • • Đưa ra tiêu chí lựa chọn địa điểm: – Trung tâm thành... gọi điện thoại nhắc nhở lại anh/chị -Sáng ngày tổ chức khoảng 6h30 nhắn tin một loạt cho các anh/chị đã được mời tham dự Lưu ý: - Câu hỏi mồi: Đặt 1 số câu hỏi mà phóng viên thường hỏi và tự trả lời gửi cho người diễn thuyết trong họp báo (tránh lúng túng trong họp báo) - Đặt 1 số câu hỏi dự trừ nhờ anh/chị phóng viên quen thân hỏi trong CT MC SCRIPT - Sau khi kịch bản được duyệt (kịch bản dùng để... trình - Nhắn tin vào điện thoại của phóng viên Công ty A trân trọng kính mời anh/chị đến tham dự buổi lễ “ Họp báo ra mắt nhãn hàng thời trang Moda Mundo” - Vào lúc: 8h30 – 9h30, ngày 11/5/2010 - Địa điểm: Khách sạn Rex Anh/chị cố gắng sắp xếp thời gian đến tham dự và hỗ trợ em đưa tin Em Ngọc Châu Mời phóng viên tham dự chương trình Chiều hôm trước ngày tổ chức cần gọi điện thoại nhắc nhở lại anh/chị -Sáng... chất cuộc họp báo mà tuyển lễ tân cho phù hợp • Chọn trang phục cho Lễ tân • Cần đáp ứng yêu cầu của khách mời • Huấn luyện lễ tân Nhiệm vụ của lễ tân trong buổi HB: • Đón tiếp khách mời • Xác nhận khách mời có mặt (ký tên, gửi lại name card…) • Phát Press Kit • Gởi quà tặng (cuối chương trình) - Soạn công văn xin phép họp báo -Xác định thành phần tham dự -Mời phóng viên tham dự chương trình -MC Script... lời và gửi đi duyệt - Gửi lại MC Script cho người phụ trách làm việc trực tiếp với MC và chuyển email cho MC CHUẨN BỊ TƯ LIỆU HỌP BÁO • Press kit • Viết TCBC • Video clip • Bài phát biểu Làm việc với bộ phận sân khấu – Âm thanh – Ánh sáng - Đưa ra yêu cầu cụ thể và ký hợp đồng ràng buộc - Âm thanh không được hư hỏng, bị rè, chuẩn bị Micro đầy đủ Bố trí café, ăn nhẹ… trước họp báo -Lập kế hoạch ngân ... kế nhằm giúp bạn: Hiểu rõ vai trò họp báo Có kỹ tổ chức buổi họp báo NỘI DUNG • Vai trò họp báo • Cách thức tổ chức • Phân tích tình thực tiễn • Tổ chức họp báo để đánh bóng thương hiệu doanh... trình tổ chức họp báo HỌP NẮM BẮT NỘI DUNG/MỤC ĐÍCH CT Các câu hỏi quan trọng Mục đích họp báo ? Mục tiêu cụ thể muốn đạt gì? Ai tổ chức chính, phối hợp với ? Chương trình cụ thể họp báo gì? Khi tổ. .. Khi tổ chức? Tổ chức đâu ? Khách mời ai? Ai tham gia chương trình ? Ngân sách tổ chức Xác định mục tiêu cụ thể buổi họp báo – Tổng số tin bài, đầu báo đăng tải? – Số tin bài, đầu báo nhóm báo trọng