Báo cáo thực tập: Tìm hiểu hoạt động bảo quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND xã

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan tổ chức, cá nhân. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm.Lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để phục vụ cho các mục đích chính trị, KT, VH, XH, nghiên cứu khoa học, phục vụ hoạt động quản lý của lãnh đạo của toàn xã hội.Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài thời gian tuổi thọ cho tài liệu, phục vụ tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn giữ gìn tài liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ các mục đích phát triển của toàn xã hội thì cần có các biện pháp bảo quản tài liệu khỏi sự phá hoại do tự nhiên hay do con người gây ra. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ tốt sẽ góp phần nâng cao nhận thức của cán bộ công chức về ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu, một nguồn di sản văn hóa của dân tộc từ đó người dân sẽ nhìn nhận và đánh giá xác định về những đóng góp của tài liệu. Do vậy em chọn chuyên đề “ Tìm hiểu hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND xã Thanh Nưa” làm chuyên đề báo cáo thực tập.1.2 Mục tiêu của hoạt dộng bảo quản tài liệu trữ Xây dựng quy trình khoa học, đúng quy định của nhà nước trong hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ. Nghiên cứu để xuất và triển khai thực hiện các giải pháp nhằm khắc phục một cách hiệu quả, khả thi các tồn tại, hạn chế trong quá trình tổ chức hoạt đôngk bảo quản tài liệu lưu trữ1.3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Quy trình tổ chức hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ Các văn bản, tài liệu được, bảo quản tại UBND xã Thanh Nưa năm 2015.1.3.2 Phạm vi nghiên cứuPhạm vi nghiên cứu là xác định củ thể hóa, đối tượng nghiên cứu của đề tài phạm vị nhiên cứu thể hiện ở các mặt: Về giới hạn không gian: Địa điểm tại UBND xã Thanh Nưa, huyện Điện Biên Về giới hạn thời gian: Nghiên cứu chuyên đề hoạt đọng bảo quản tài liệu từ ngày 01012015 đến 311220151.4 Phương pháp nghiên cứu Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận:Phương pháp phân tích:+ Mục đích: Nhằm đánh giá thực tiễn, phân tích hình và đưa ra các giải pháp trong hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ của UBND xã Thanh Nưa – huyện Điện Biên+ Nội dung: Đánh giá phân tích các mặt hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND xã Thanh Nưa – huyện Điện Biên.Phương pháp tổng hợp+ Mục đích: Đánh giá tổng hợp các hoạt đọng bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND xã Thanh Nưa.+ Nội dung: Tổng hợp cac kết quả làm được và chưa làm được của hoạt đọng bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND xã Thanh NưaNhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn:Phương pháp điều tra, khảo sát:+ Mục đích: Tìm hiểu, đánh giá thực trang, điều tra khảo sát các hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND xã t

Phần I MỞ ĐẦU 1.1Tính cấp thiết đề tài Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan tổ chức, cá nhân Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tổng hợp khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý xếp tài liệu cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, xác cho công tác tra tìm Lưu trữ chính, gốc tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân bảo quản kho lưu trữ để phục vụ cho mục đích trị, KT, VH, XH, nghiên cứu khoa học, phục vụ hoạt động quản lý lãnh đạo toàn xã hội Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng hệ thống biện pháp khoa kỹ thuật nhằm tạo điều kiện tốt để đảm bảo an toàn kéo dài thời gian tuổi thọ cho tài liệu, phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng Muốn giữ gìn tài liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích phát triển toàn xã hội cần có biện pháp bảo quản tài liệu khỏi phá hoại tự nhiên hay người gây Việc bảo quản tài liệu lưu trữ tốt góp phần nâng cao nhận thức cán công chức ý nghĩa tầm quan trọng tài liệu, nguồn di sản văn hóa dân tộc từ người dân nhìn nhận đánh giá xác định đóng góp tài liệu Do em chọn chuyên đề “ Tìm hiểu hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ UBND xã Thanh Nưa” làm chuyên đề báo cáo thực tập 1.2 Mục tiêu hoạt dộng bảo quản tài liệu trữ - Xây dựng quy trình khoa học, quy định nhà nước hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ - Nghiên cứu để xuất triển khai thực giải pháp nhằm khắc phục cách hiệu quả, khả thi tồn tại, hạn chế trình tổ chức hoạt đôngk bảo quản tài liệu lưu trữ 1.3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu - Quy trình tổ chức hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ - Các văn bản, tài liệu được, bảo quản UBND xã Thanh Nưa năm 2015 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu xác định củ thể hóa, đối tượng nghiên cứu đề tài phạm vị nhiên cứu thể mặt: - Về giới hạn không gian: Địa điểm UBND xã Thanh Nưa, huyện Điện Biên - Về giới hạn thời gian: Nghiên cứu chuyên đề hoạt đọng bảo quản tài liệu từ ngày 01/01/2015 đến 31/12/2015 1.4 Phương pháp nghiên cứu * Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận: -Phương pháp phân tích: + Mục đích: Nhằm đánh giá thực tiễn, phân tích hình đưa giải pháp hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ UBND xã Thanh Nưa – huyện Điện Biên + Nội dung: Đánh giá phân tích mặt hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ UBND xã Thanh Nưa – huyện Điện Biên -Phương pháp tổng hợp + Mục đích: Đánh giá tổng hợp hoạt đọng bảo quản tài liệu lưu trữ UBND xã Thanh Nưa + Nội dung: Tổng hợp cac kết làm chưa làm hoạt đọng bảo quản tài liệu lưu trữ UBND xã Thanh Nưa ∗Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn: - Phương pháp điều tra, khảo sát: + Mục đích: Tìm hiểu, đánh giá thực trang, điều tra khảo sát hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ UBND xã nưa + Nội dung: Điều tra khảo sát hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ UBND xã Thanh Nưa -Phương pháp thống kê: + Mục đích : Thông kê văn lưu trữ theo quy định bảo quản tài liệu lưu trữ UBND xa Thanh Nưa - phương pháp phân tích xử lý số liệu: + Mục đích: Nhăm phân tích, xử lý số liệu công tác bảo quản tài liệu lưu trữ UBND xã Thanh Nưa + Nội dung: Tiến hành phân tích xử lý số liệu từ phân tích đánh giá hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ Thanh Nưa cách khoa học khách quan Ví dụ: Luật lưu trữ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hoạt động quan, giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ bản, giáo trình soạn thảo văn Phần CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỎ THỰC TIỄN CỦA HOẠT ĐÔNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 2.1 Cơ sở luận lý Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khư, phản ánh hoạt đông thành tựu lao động sáng tạo người qua thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiên tượng, biến cố lịch sử hoạt động cuat quan, tổ chức, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hóa tiếng Ngày từ thời nguyên thủy, người biết sử dung phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin cách thô sơ như: ghi ký hiệu vỏ cây, vách đá, đất sét… Xã hội loài người phát triển, người chết tạo phương tiện tài liệu băng giấy (Theo nghĩa riêng gọi văn bản) Khi xã hội phát triển, đặc biệt từ nhà nước đời, yêu cầu việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất công tác quản lý đất nước Đòi hỏi người phải lưu giữ thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều đối tượng cho hệ sau để nghi chép lại kinh nghiệm hoạt động sáng tạo người Đáp ứng nhu cầu đó, người chế tạo vật liệu, phương tiện có khả nghi tin truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giư thông tin thời gian dà Trong việc nghi tin trao đổi thông tin, ngường có nhiều phương tiện nhiều cahs thể khác nhau, tong văn coi phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin quan Ngay từ đời, văn trở thành phương tiện thiếu hoạt đông quản lý Nhà nước Văn sử dụng để nghi chép kiện, hiên tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh, yêu cầu sở để điều hành quản lý xã hội Vì ngày người nhận thức vai trò tầm quan trọng Của tài liệu nói chung văn nói riêng Con người có ý thức giữ gìn tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng coi loại tài sản quý giá Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị Được lưu lại, giữ lại để đáp ứng cầu khái thác thông tin khứ, phục vụ đời sống xã hội… Như tài liệu lưu trư có nhiều loiaj văn dang lưu trữ Quan điểm tài liệu lưu trữ ngày có biến đổi định phù hợp với phát triển xã hooin người Tài liệu lưu trũ chinh, gốc tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hành thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, khinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… toàn xã hội Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu in giấy, phim ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm vật mang tin khác, trường hợp chính, gốc thay hợp pháp Khái niệm: Công tác hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ áp dụng biện pháp khoa hoạc kỹ thuật đảm bảo An toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, để phục vụ lợi ích khai thác sử dụng tài liệu lâu dài ∗ Bảo quản an toàn tài liệu Bảo quản An toàn tài liệu lưu trữ gồm hai nội dung: Bảo quản không hư hỏng, mát tài liệu cần ý đến kho tàng, trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng yêu cầu cuart công tác bảo quản cho loại hình tài liệu khác thực biện pháp tu bổ, phục chế, cho hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu Bảo quản an toàn thông tin tài liệu cần ý đến ý thưc, trách nhiệm trình độ cán làm công tác lưu trữ, ý đến loại đối tượng đôc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu hình thức công bố, giới thiệu khai thác, sử dụng tài liệu Tổ chức khoa học sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Mục đích đưa tài liệu lưu trữ thông tin tài kiệu lưu trữ phục vụ Nhu cầu hoạt động xã hội Dựa vào kết công tác kghai thách, sử dụng tài liệu phục vụ thực người ta đánh giá cách khách quan, xác đóng góp ngành lưu trữ vai trò, Vị trí, Ý nghĩa công tác lưu trữ Cần nghiên cứu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ xã hội, phân loại đối tượng độc giả, nghiên cứu xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu áp dụng biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu cao Nhà nước cần có Quy định cụ thể khai thác , sử dụng tài liệu, trình độ cán lưu trữ việc ứng dụng công nghệ đại vào công tác lưu trữ Nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ: Công tác bảo quàn tài liệu lưu trữ làm tốt góp phần nâng cao nhận thức người dân ý nghĩa tầm quan trọng cải tài liệu lưu trữ, nguồn di sản văn hóa dân tộc Từ người dân có nhìn nhận đánh giá xác đáng đóng góp tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: xây dưng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản tổ tài liệu trong; vệ sinh tài liệu; phòng cháy nổ; phòng gian, bảo mật, phục chế, tu sửa làm phông bảo hiểm, phông sử dung phông tài liệu bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, trước hết quan lưu trữ cần đề thực chế độ, quy định biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chăn tác dộng nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể việc phòng kẻ địch phá hoại, lấy cắp tài liệu làm hư hại tài liệu quan Việc áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật hiên đại kết hợp với kinh nghiệm truyên thống hạn chế mức tối đa trình lão hóa tự nhiê tài liệu, kéo dài tuổi thọ chúng Đối với tài liệu bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng, quan lưu trữ cần áp dụng biện pháp tu bổ phục chế làm phông bảo hiểm cho tài liệu đó, đặc biệt phải khử a xít tài liệu lưu trữ bị nhiễm a xít * Các yếu tố làm ảnh hưởng đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ: Vật liệu cấu thành tài liệu lưu trữ: + Tính chất giấy, lớp mỏng, gồm loại sợi xenlulô, lignin số chất khác liên kết với + Mực loại dung dịch có màu nên bị bay hơi, biến dạng tài liệu Điều kiện tự nhiên yếu tố tác động trực tiếp đến bề mặt tài liệu , điều kiện tự nhiên nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu + Nhiệt độ không khí + Độ ẩm yếu tố gây hư hại mạnh tài liệu lưu trữ tài liệu bị ẩm tài liệu bị mục dần + Ánh sáng yếu tố tác đông quang hóa, làm cho giấy bị vàng giòn mực bị bạc màu ánh sáng có tia tử ngoại gây biến dổi cấu trúc giáy + Bụi nhân tố phá hoại + Côn trùng laoij gặm nhấm - Điều kiện bảo quản sử dụng tài liệu, loại tài liệu bảo quản khác phù hợp để đảm bảo an toàn không bị hư hổng - Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ + Biện pháp phòng chống ẩm gồm: ● Thông gió: Nếu không khí kho ẩm ướt không khí trời, ta phải cho không khí khô thay không khí ẩm ướt kho dùng biên pháp thông gió tự nhiên hay thông gió máy ● Dùng chất hút ẩm dùng silicagencho vào gói hộp đưng tài liệu dùng vôi có tác dụng hạ đọ ẩm ● Bao gói cách độ ẩm dùng giấy dầu, giấy paraphin, túi chất dẻo để bao gói tài liệu tranh không khí ẩm xâm nhập vào tài liệu + Biên pháp chống nấm mốc trước đưa tài liêu vào kho tài liệu pahir khô, khử trùng, Tài liệu đưa vào phòng đóng kín với khối lượng hóa chất bốc để diệt nấm + Biện pháp phòng chống côn trùng, cần phải kiểm tra, pahis hiện, vệ sinh khử trùng cho khong tàng tài liệu cần thiết sử dụng biện pháp háo chất để phòng chồng diệt côn trùng + Phòng chống cháy cần phải trang bị biện phòng chống khí CO2 hoặc, bình bột luồn hạn sử dụng, bố trí nơi dex thấy + Chế độ vệ sinh môi trường Nồng độ khí độc hại kho phải mức tiêu chuẩn: ● Khí sunfunrơ < 0,15mg/m3 ● Khí Oxít Nitơ < 0.10ng/ m3 ● Khí CO < 50mg/ m3 ● Khí Clo < 0,2mg?m3 ● Bụi < 5mg/ m3 Điều kiện bảo quản sử dụng tài liệu Bản thân tài liệu cấu tạo chất liệu tồn bất biến mà tài liệu bị phá hủy chất cấu thành tác động yếu tố tự nhiên Ngoài hai nguyên nhân điều kên bảo quản tài liệu chế độ khai thác, sử dụng tài liệu nguyên nhân góp phần vào việc gây hư hại tài liệu Về điều kiện bảo quản: Mỗi loại tài liệu cấu thành từ vật liệu khác Vì vậy, mối loại tài liekeuj cần bảo quản điều kịn phù hợp khác đảm bảo an toàn, không hư hại kéo dài tuổi thọ tài liệu Các yếu tố điều kiện bảo quản không đảm bảo như: thiếu thốn phương tiên, trang thiết bị bảo quản tài liệu, đặc biệt kho chuyên dụng Về khai thác, sử dụng tài liệu: việc khai thác, sử dụng tài liekeuj nguyên nhân gây hại tài liệu Trong có nguyên nhân có ý thức, có mục đích rõ dàng như: phá hoại kẻ địch, đánh cắp tài liệu lưu trữ; có nguyên nhân vô tình như: cẩu thả, thiếu trách nhiệm cán lưu trữ người sử dụng tài liệu, việc chấp hành không nghiêm chế độ quy định nhà nước công tác lưu trữ nói chung công tác bảo quản nói riêng Trong khâu nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý xác định giá trị, thống kê, kiểm tra, tổ chức sử dụng tài liệu, cán lưu trữ không thực quy trình, làm sai nguyên tắc, dẫn đến tình trạng làm hư hại tài liệu ∗ Yêu cầu trang thiết bị để rễ bảo quản tài liệu lưu trữ Trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ vừa phương tiện để bảo quản vừa phương tiện để quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, thông thường kho lưu trữ có thiết bị sau: a) Giá Giá để tài liệu phải bảo đảm yêu cầu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản vật liệu Nên dùng giá kim loại để tránh tác động côn trùng ẩm mốc Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp để tuỳ theo diện tích mà lắp ráp 2, 3, khung, thiết kế nên thiết kế chân cao Ở Trung tâm lưu trữ quốc gia số kho lưu trữ Trung tâm địa phương dùng giá theo tiêu chuẩn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Giá cao 2m, dài 1m, rộng 0,4m; sơn tĩnh điện Giá có khoang kim loại, chứa 5m tài liệu Các kho lưu trữ chuyên dụng sử dụng phổ biến giá di động b) Tủ Trong công tác bảo quản kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ, tủ đựng can, đồ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ thích hợp Tủ đựng hồ sơ thích hợp với việc bảo quản tài liệu phòng làm việc hành, tủ kim loại hay gỗ Đối với tài liệu quan trọng đặc biệt dùng tủ sắt hay thiết bị bảo quản đặc biệt khác Các yêu cầu vật liệu làm tủ giống vật liệu làm giá c) Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu Ngoài phương tiện bảo quản trên, để thuận tiện cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra tổ chức sử dụng tài liệu, hồ sơ để cặp hộp đựng tài liệu Phương tiện giúp cho việc tránh bụi, tác động ánh sáng chiếu vào Hộp đựng tài liệu có hai loại Hộp gấp (39cm x 26cm x 13,5cm) Hộp lồng (37cm x 27cm x 11,5cm) theo tiêu chuẩn TCN 02: 2002 Hộp chứa 0,1mét giá tài liệu Trong năm gần đây, Trung tâm lưu trữ quốc gia sử dụng loại hộp giấy theo mẫu nước Đông Nam Á hộp phi axít theo mẫu nước châu Âu Mỹ Theo Quyết định số 42/KHKT ngày 08/6/1992 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành tiêu chuẩn cấp ngành “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” bìa hồ sơ làm loại giấy bìa màu sáng, cứng, dai, nhẵn không nhoè mực (giấy vẽ Việt Trì 120mg/m tương đương) Kích thước bìa hồ sơ 320 mm x 500 mm Các thành phần bìa hồ sơ trình bày thống tên gọi, kiểu chữ kích thước Đối với cặp đựng tài liệu Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành tiêu chuẩn ngành số TCN-03-1997 (Quyết định số 74-QĐ/KHKT ngày 04/8/1997 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Tiêu chuẩn quy định kích thước cặp sau: chiều dài 340 + 2mm, chiều rộng 260 +2mm, chiều dày 100 +2mm Vật liệu làm cặp bìa các- tông cứng loại tốt, dày 1,5 -2mm d) Các thiết bị khác để bảo quản tài liệu lưu trữ Để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tùy theo điều kiện kho tàng khả chi phí người ta trang bị số thiết bị thiết bị vận chuyển: thang máy, xe đẩy …; Trang thiết bị chống cháy; bình chống cháy, hệ thống báo cháy thiết bị thông gió như: Quạt , điều hòa nhiệt độ, dụng cụ để đo độ ẩm, sử dụng thuốc hóa chất … Các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ Nhiệt độ kho trì nhiệt độ từ 180C đến 220C a) Biện pháp phòng chống ẩm - Khái niệm độ ẩm: + Độ ẩm tuyệt đối độ ẩm xác định lượng nước có thực không khí, lượng nước tính thành gam / m3 Ví dụ: Ở nhiệt độ 250C 1m3 không khí độ ẩm tuyệt đối 17gam/m3 Căn vào độ ẩm tuyệt đối đo để tính toán điều kiện thông gió hay bao gói tài liệu + Độ ẩm bão hòa lượng nước cao chứa 1m không khí nhiệt độ định Nếu lượng nước đó, lượng nước thừa đọng lại thành nước Điểm phân chia ranh giới nước nước gọi điểm sương Ví dụ: Ở nhiệt độ 260C thi lượng nước bão hoà 1m không khí 23 gam Nhiệt độ cao, khả chứa ẩm không khí lớn, quan chuyên môn có bảng tính sẵn độ ẩm bão hoà tương đương với nhiệt độ định + Độ ẩm tương đối Độ ẩm tuyệt đối biểu thị mức độ khô hay ướt không khí Vì độ ẩm tuyệt đối nhiệt độ thấp không khí bị ướt, nhiệt độ cao không khí lại khô Để đo mức độ ướt không khí nhiệt độ người ta dùng đơn vị độ ẩm tương đối Độ ẩm tương đối tỷ số phần trăm lượng nước có thực lượng nước bão hoà 1m3không khí nhiệt độ định Ví dụ: Ở nhiệt độ 290C, ta có độ ẩm tuyệt đối 22,44g/m (theo bảng tính toán nhiệt độ này), độ ẩm bão hoà 28,45g/m3 Cùng với độ ẩm tuyệt đối đó, nhiệt độ phòng 31 0C độ ẩm bão hoà 31,70g/m3 Qua ví dụ ta thấy rằng, độ ẩm tương đối tuyệt đối tỷ lệ nghịch với thay đổi nhiệt độ không khí Nhưng nhiệt độ biến thiên chiều Ví dụ: Ở nhiệt độ 310C độ ẩm tuyệt đối 31,73g/m3 độ ẩm tương đối 99% Nhưng độ ẩm tuyệt đối 18,91 g/m3 độ ẩm tương đối 59% - Các phương pháp chống ẩm kho lưu trữ: + Thông gió: Nếu không khí kho ẩm ướt không khí trời, ta phải cho không khí khô vào thay không khí ẩm ướt kho, dùng biện pháp thông gió tự nhiên hay thông gió máy Tuy vậy, áp dụng biện pháp phải ý đến điều kiện: * Nhiệt độ kho không cao 230C không thấp 100C * Độ ẩm tuyệt đối tương đối trời phải thấp kho * Ngoài kho sương đọng, nhiệt độ không khí kho phải nhỏ nhiệt độ điểm sương kho Thông gió biện pháp đơn giản, rẻ tiền, có nhược điểm là, thông gió, bụi côn trùng có điều kiện thâm nhập vào kho + Dùng chất hút ẩm: * Dùng Silicagen cho vào gói, hộp đựng tài liệu Mỗi túi cần to bao diêm bọc vào túi vải Trước dùng sấy kho Silicagen nhiệt độ 130 0C thời gian giờ, bình thường sau thời gian thấy Silicagen đổi màu phải sấy lại * Vôi sống có tác dụng hạ độ ẩm: Mỗi bao tải túi chứa 1/3 vôi sống (không chứa đầy vôi sống hút ẩm nở thành bột), để giá tủ hay góc kho, sau 1-2 tuần lễ thấy vôi nở thành bột thay lượt + Bao gói cách ly độ ẩm: 10 trình đánh máy, in tipô, photocopy mực dễ gắn chặt sợi giấy nên bị nhòe hay bị bay màu bị tác động ánh sáng, nhiệt độ độ ẩm Mực in dùng cho máy Fax dễ phai màu, khó bảo quản lâu dài Sự kết hợp giấy mực hai yếu tố để tạo thành tài liệu giấy Tuy nhiên, kết hợp có phản ứng vật lý, hóa học định để tạo nên kết dính Sự kết dính chịu tác động yếu tố thời gian môi trường tự nhiên Vì vậy, thân tài liệu yếu tố bị phá hoại qua thời gian Điều kiện tự nhiên Điều kiện tự nhiên yếu tố tác động trực tiếp đến đọ bền tài liệu, điều kiện tự nhiên nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu Đặc biệt nước ta vùng nhiệt đới: nằm bờ biển Thái Bình Dương có 3.200km bờ biển nên nhiệt độ cao (trung bình 20 0C), độ ẩm cao, nắng nhiều gay gắt, mưa nhiều, lượng mưa lớn Ngoài ra, nước ta có gió Tây - Nam loại gió lục địa vừa khô, vừa nóng, bụi, nên bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta phức tạp a) Nhiệt độ không khí Nước ta nằm vào khu vực nhiệt đới, nhiệt độ trung bình hàng năm cao làm cho giấy giòn, dễ gãy, tăng nhanh tốc độ phản ứng hoá học, nữa, khí hậu điều kiện thích hợp cho côn trùng, nấm, mốc phát triển phá hoại tài liệu Vì vậy, việc bảo quản phải coi trọng chế độ ẩm nhiệt độ thích hợp loại tài liệu, với loại giấy, chữ viết, mực có tính chất khác b) Độ ẩm Đây yếu tố phá hoại mạnh tài liệu lưu trữ Khi tài liệu bị ẩm tài liệu mục dần Độ ẩm tương đối nước ta trung bình từ 80 - 90%, vùng núi độ ẩm lớn Độ ẩm cao tạo điều kiện chất khí môi trường chất hoá học tài liệu dễ dàng hoà tan, làm cho chữ viết bị nhoè, mực bị bay màu… Ngoài ra, độ ẩm tạo điều kiện cho vi sinh vật, côn trùng, nấm mốc phát triển.Vì vậy, việc chống ẩm đặt lên hàng đầu công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta c) Ánh sáng Ánh sáng yếu tố gây tác động quang hoá, làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị bạc màu Vì ánh sáng có tia tử ngoại Tia làm biến đổi cấu trúc giấy, cấu trúc phân tử mực chất kết dính Trong bảo quản tài liệu lưu trữ ta không nên để ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu d) Bụi Bụi nhân tố phá hoại đáng lưu ý, nước ta nhiều địa điểm bố trí kho tài liệu nằm dọc theo phố có vệ sinh môi trường nằm theo bãi cát vùng biển Thái Bình, Thanh Hoá, đặc biệt Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, khu công nghiệp lớn Hà Nội, Việt Trì, Thái 27 Nguyên… Hơn cấu tạo địa hình nên gió nước ta mạnh, nhiều gió xoáy mang hàng trăm bụi không trung chui vào khắp hang ngõ hẻm Bụi có nhiều loại: bụi khí, bụi sinh vật… Bụi khí bám vào tài liệu giấy gây nên cọ sát làm thành vết xước hư hại tài liệu Bụi vi sinh vật mang theo nhiều bào tử nấm, môc, côn trùng vào tài liệu Những bào tử có điều kiện nảy nở phát triển phá hoại tài liệu e) Côn trùng loài gặm nhấm Điều kiện khí hậu nhiệt đới nước ta phù hợp cho côn trùng sống phát triển Côn trùng kẻ thù nguy hiểm tài liệu lưu trữ Những côn trùng mà thường gặp mối, mọt, bọ ba đuôi… Các loài gặm nhấm gián, chuột, có loại cắn hồ sơ tài liệu, có loại làm hỏng phương tiện bảo quản Cho nên việc chống côn trùng loài gặm nhấm để bảo quản tài liệu vấn đề lớn nước ta Ngoài nguyên nhân kể trên, nước ta tự nhiên thường gặp trận lụt bão lớn, năm gần đây: 1971, 1985, 1989, 1999, 2001, 2003 Ngoài có biến cố trị, chiến tranh xảy liên tiếp Yếu tố thiên tai địch hoạ gây nên tổn thất đáng kể cho tài liệu lưu trữ Điều kiện bảo quản sử dụng tài liệu Như phân tích trên, thân tài liệu cấu tạo chất liệu tồn bất biến mà tài liệu bị phá huỷ chất cấu thành yếu tố tự nhiên Ngoài hai nguyên nhân điều kiện bảo quản tài liệu chế độ khai thác, sử dụnh tài liệu nguyên nhân góp phần vào việc gây hư hại tài liệu Về điều kiện bảo quản: Mỗi loại tài liệu cấu thành từ vật liậu khác cần bảo quản điều kiện phù hợp khác đảm bảo an toàn không hư hại kéo dài tuổi thọ tài liệu Những yêu tố điều kiện bảo quản không đảm bảo như: phương tiện bảo quản thiếu thốn, đủ điều kiện tối thiểu để bảo quản giá, tủ, cặp, hộp phương tiện khác yếu tố phá hoại nghiêm trọng tình trạng vật lý tài liệu Đặc biệt nhà kho chuyên dùng để bảo quản tài liệu Về việc khai thác, sử dụng tài liệu: Việc khai thác, sử dụng tài liệu nguyên nhân gây hư hại tài liệu Trong có nguyên nhân có ý thức, có mục đích rõ ràng như: phá hoại kẻ địch, đánh cắp tài liệu lưu trữ; có nguyên nhân vô tình như: cẩu thả, thiếu trách nhiệm nhân viên lưu trữ người sử dụng tài liệu; việc chấp hành không nghiêm chế độ quy định Nhà nước công tác lưu trữ nói chung công tác bảo quản nói riêng Trong khâu nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, kiểm tra, tổ chức sử dụng tài liệu quy trình, làm sai nguyên tắc dẫn đến tình trạng làm tổn thất hư hại tài liệu 28 ∗ Những yêu cầu Kho Tàng, Trang Thiết bị Bảo Quản Tài liệu Yêu cầu kho tàng Để bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ cần phải xây dựng, cải tạo kho lưu trữ Kho lưu trữ có loại kho chuyên dùng, kho cải tạo Theo quy định pháp luật, tài liệu lưu trữ phải bảo quản kho lưu trữ Ngày 04/4/1995 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có công văn số 111-NVĐV việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ Hiện Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước biên soạn tiêu chuẩn ngành vê bảo quản tài liệu giấy a) Về địa điểm Phải chọn địa điểm xây kho có điều kiện thực điều tiết nhiệt độ kho tốt nhất, chống ảnh hưởng ánh sáng, côn trùng bụi bặm, tránh mưa lũ, đồng thời thuận lợi cho việc bảo vệ tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, cụ thể sau: - Địa xây kho phải tương đối cao ráo, khô, thoát nước nhanh thông thoáng, địa chất ổn định, xa nơi chấn động nền, xa trục đường giao thông - Cách xa nơi gây ô nhiễm như: nhà máy, công xưởng hóa chất, nhà máy điện, tránh nơi dễ gây hỏa hoạn, đường điện cao áp qua - Cách xa nguồn nước, xa sân bay lớn không nằm trực tiếp đường bay thấp - Thuận tiện cho giao thông, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu - Hướng nhà kho: nên làm hướng Nam Đông Nam, tránh ánh nắng chiếu trực tiếp vào tài liệu Để tránh ô nhiễm không nên xây kho miền ven biển độ ẩm cao, khí mặn nhiều, phải đặt địa điểm xây kho nơi có thời tiết ổn định, thay đổi Đối với nước ta vùng nhiệt đới, chiều ngang đất nước hẹp, cấu trúc địa hình phức tạp, núi cao, dốc, lại có bờ biển dài, yêu cầu việc xây dựng kho hạn chế nên cần phải ý đến điều kiện khác b) Về kỹ thuật xây dựng Thiết kế nhà kho lưu trữ chuyên dùng phải theo quy định tiêu chuẩn, đồng thời phải ý đến loại hình tài liệu, trang thiết bị phương tiện bảo quản kho lưu trữ Cụ thể: * Nền móng: 29 Nền móng nhà kho phải cao vững chắc, kín, chắn, cách nhiệt, hạn chế ảnh hưởng thay đổi thời tiết, không để nước ngấm qua rãnh vào nhà, hạn chế cửa sổ để chống ánh nắng mặt trời vào nhà kho, cửa phải có lưới chống chắn bụi chuột xâm nhập vào kho Nền móng phải xử lý mối * Cửa kho: Cửa vào kho kín chắn, đảm bảo cách nhiệt ẩm, có sức chịu lửa tường kho Độ rộng cửa phải đủ để xe đẩy chất đầy tài liệu lọt qua Cửa sổ (nếu có) thiết kế hai lớp, lớp cửa chớp phía cửa kính phía trong, đảm bảo cách nhiệt cách ẩm, có lưới chống côn trùng Cửa phải có chuông báo động đảm bảo an ninh Thiết kế cửa đảm bảo yêu cầu theo TCXD 192 – 98 “Cửa gỗ - cửa đi, cửa sổ Yêu cầu kỹ thuật chung” - Trần kho Trần kho đảm bảo độ cao tối thiểu phù hợp với việc bố trí giá kho, tối thiểu 3,155m Trần chống nóng, chống thẩm thấu - Sàn kho Sàn kho phải kết cấu có tải trọng tối thiểu 1.200kg/m giá cố định 1.700kg/m2 giá di động Sàn phải xử lý chống mối, chống thẩm thấu - Tường kho Thiết kế tường đáp ứng mức độ chịu lửa bậc 1, áp dụng theo TCVN: 2622-1995 “Phòng cháy, chống cháy cho nhà công trình – Yêu cầu thiết kế” Thời gian chịu lửa tường chống thẩm thấu Về giao thông phải thuận tiện cho việc chuyên chở tài liệu, ô tô cứu hoả cần, phòng kho phải hoàn toàn ngăn cách với thiết kế phải làm cho không khí dễ lưu thông, việc vận chuyển tài liệu kho dễ dàng thuận tiện Hệ thống điện kho phải sử dụng cáp ngầm, có biện pháp kỹ thuật bảo vệ tốt, đèn chiếu sáng dùng loại bóng tròn có chụp bảo vệ Hệ thống máng, cống thoát nước phải đảm bảo tiêu thoát nước nhanh chóng, dễ dàng, tránh gây ẩm ướt ảnh hưởng đến công tác bảo quản Hệ thống thiết bị điện điều kiện vận hành tốt đảm bảo đủ công suất hoạt động thiết bị dùng điện kho Có máy phát điện để hoạt động điện lưới Yêu cầu trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ 30 Trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ vừa phương tiện để bảo quản vừa phương tiện để quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, thông thường kho lưu trữ có thiết bị sau: a) Giá Giá để tài liệu phải bảo đảm yêu cầu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản vật liệu Nên dùng giá kim loại để tránh tác động côn trùng ẩm mốc Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp để tuỳ theo diện tích mà lắp ráp 2, 3, khung, thiết kế nên thiết kế chân cao Ở Trung tâm lưu trữ quốc gia số kho lưu trữ Trung tâm địa phương dùng giá theo tiêu chuẩn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Giá cao 2m, dài 1m, rộng 0,4m; sơn tĩnh điện Giá có khoang kim loại, chứa 5m tài liệu Các kho lưu trữ chuyên dụng sử dụng phổ biến giá di động b) Tủ Trong công tác bảo quản kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ, tủ đựng can, đồ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ thích hợp Tủ đựng hồ sơ thích hợp với việc bảo quản tài liệu phòng làm việc hành, tủ kim loại hay gỗ Đối với tài liệu quan trọng đặc biệt dùng tủ sắt hay thiết bị bảo quản đặc biệt khác Các yêu cầu vật liệu làm tủ giống vật liệu làm giá c) Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu Ngoài phương tiện bảo quản trên, để thuận tiện cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra tổ chức sử dụng tài liệu, hồ sơ để cặp hộp đựng tài liệu Phương tiện giúp cho việc tránh bụi, tác động ánh sáng chiếu vào Hộp đựng tài liệu có hai loại Hộp gấp (39cm x 26cm x 13,5cm) Hộp lồng (37cm x 27cm x 11,5cm) theo tiêu chuẩn TCN 02: 2002 Hộp chứa 0,1mét giá tài liệu Trong năm gần đây, Trung tâm lưu trữ quốc gia sử dụng loại hộp giấy theo mẫu nước Đông Nam Á hộp phi axít theo mẫu nước châu Âu Mỹ Theo Quyết định số 42/KHKT ngày 08/6/1992 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành tiêu chuẩn cấp ngành “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” bìa hồ sơ làm loại giấy bìa màu sáng, cứng, dai, nhẵn không nhoè mực (giấy vẽ Việt Trì 120mg/m tương đương) Kích thước bìa hồ sơ 31 320 mm x 500 mm Các thành phần bìa hồ sơ trình bày thống tên gọi, kiểu chữ kích thước Đối với cặp đựng tài liệu Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành tiêu chuẩn ngành số TCN-03-1997 (Quyết định số 74-QĐ/KHKT ngày 04/8/1997 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Tiêu chuẩn quy định kích thước cặp sau: chiều dài 340 + 2mm, chiều rộng 260 +2mm, chiều dày 100 +2mm Vật liệu làm cặp bìa các- tông cứng loại tốt, dày 1,5 -2mm d) Các trang thiết bị khác để bảo quản tài liệu lưu trữ Để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tuỳ điều kiện kho tàng khả kinh phí, người ta đầu tư số thiết bị thích hợp, phương tiện vận chuyển: thang máy, xe đẩy, trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ, hệ thống báo động; hệ thống báo cháy trang thiết bị thông gió, chống ẩm như: quạt, máy điều hoà nhiệt độ, dụng cụ để đo độ ẩm… ∗ Các Phương Pháp Bảo Quản tài Liệu Lưu Trữ Phương án xếp tài liệu kho lưu trữ Bảo quản tài liệu kho lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn tra tìm nhanh tài liệu Vì vậy, kho lưu trữ cần phải có phương án xếp khoa học; phải kiểm tra, thống kê tài liệu thường xuyên để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Phải có chế độ quy định, nội quy công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy; phải có chế độ bảo quản tổ chức sử dụng cách thống Sắp xếp tài liệu kho lưu trữ tạo điều kiện cho công tác thống kê, kiểm tra tra tìm tài liệu lưu trữ, nhằm nắm địa tài liệu, số lượng, chất lượng tài liệu, phục vụ yêu cầu quản lý khai thác tài liệu lưu trữ Ngoài ra, xếp khoa học hồ sơ kho lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng biến cố xảy ra, chống yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ a) Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ Tài liệu hồ sơ, đơn vị bảo quản xếp theo đặc trưng vận dụng lập hồ sơ Mỗi hồ sơ nên dày - cm, khối lượng nhiều nên chia thành nhiều đơn vị bảo quản Tài liệu vẽ, có khổ rộng thường xếp theo phương pháp: đặt nằm, cuộn tròn Đối với vẽ giấy mỏng cuộn tròn, tài liệu khổ rộng giấy cứng phải để nằm ngăn kéo Mỗi phương pháp xếp tài liệu có ưu điểm nhược điểm 32 b) Sắp xếp tài liệu lên giá Nguyên tắc xếp tài liệu lên giá phải dễ tìm thấy, dễ lấy, tuỳ theo loại tài liệu, việc xếp lên khoang, giá phải thống theo quy định xếp từ trái qua phải, từ xuống Trường hợp tài liệu xếp hộp, gói… có đánh số thứ tự cần xếp lên giá theo số thứ tự c) Sắp xếp giá kho Việc xếp giá kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển lại, đồng thời bảo bảo đảm cho kho thông thoáng, tiết kiệm diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, xếp thống kê, kiểm tra tài liệu Đối với giá cố định, xếp cần để khoảng trống cần thiết giá khảng 50cm, giá di động giá xếp liên tiếp cần để khoảng trống khoảng 50cm để tiện cho công tác vệ sinh tra tìm tài liệu d) Bảng dẫn nơi để tài liệu Trong kho lưu trữ có nhiều phông, nhiều giá cần phải làm hai bảng dẫn: bảng dẫn nơi để tài liệu theo phông bảng dẫn nơi để tài liệu theo giá - Bảng dẫn nơi để tài liệu theo phông bảng cho biết tài liệu phông để ngăn nào, giá kho; bảng dẫn thiết kế theo mẫu: Tài liệu Tên phông ………… … ………… … Mục lục số Nơi để Số phông ……… …… ……… …… Đơn vị bảo quản số Kho Tầng Phòng ……… …… ……… …… ……… …… ……… …… ……… …… ……… …… Giá số Ngăn số 33 Bảng dẫn nơi để tài liệu theo giá bảng theo dõi chỗ để tài liệu biết tài liệu thuộc phông Bảng dẫn thiết kế theo mẫu: Nơi để tài liệu Giá số Ngă n Phôn g số Tên phông Mục lục số ĐVBQ từ số đến số Nhà số: Tầng số: Phòng số: Các bảng dẫn làm thành thẻ bìa cứng có kích thước xếp theo bảng dẫn Mỗi có yêu cầu xếp lại kho phải thay đổi thẻ theo xếp Như vậy, bảng dẫn cho phép ta quản lý tài liệu số lượng, nơi để cho phép ta quản lý tài liệu số lượng, nơi để phát kip thời tài liệu bị thiếu, bị Chế độ bảo quản tài liệu kho lưu trữ Mỗi kho lưu trữ phải có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý tài liệu Nội dung chế độ bảo vệ bao gồm: + Quy chế kiểm tra định kỳ, đột xuất chất lượng, số lượng tài liệu lưu trữ; 34 + Quy chế vệ sinh: chế độ lau chùi, quét dọn để phát hư hỏng tài liệu Trên sở có biện pháp kịp thời phòng khắc phục hậu làm hư hại tài liệu lưu trữ; + Quy chế phòng cháy, chữa cháy: nhằm mục đích loại trừ nguyên nhân gây đám cháy kho, phải có quy định cụ thể: cấm để chất cháy, dễ cháy kho; cấm sử dụng chất dễ phát tia lửa; cấm hút thuốc, quy định sử dụng điện kho… Đồng thời phải quy định phương án phòng cháy, chữa cháy để có đám cháy xảy có đủ lực lượng, phương tiện nhanh chóng dập tắt đám cháy; + Nội quy vào kho: để quản lý người vào kho, đề phòng kẻ gian đột nhập vào đánh cắp phá hoại tài liệu lưu trữ, cần phải có nội quy vào kho Trong nội quy cần quy định rõ thủ tục việc liên hệ công tác hay sử dụng tài liệu; phải đăng ký ghi tên người, ngày vào ngày, khách rời khỏi kho lưu trữ Ngoài ra, trình thực chế độ bảo quản, để tránh cho việc gây hư hại tài liệu phải đặt quy trình, quy phạm thao tác, sử dụng hoá chất Đối với tài liệu hư hỏng, phải đem sửa chữa để hạn chế làm hư hỏng thêm tài liệu Nếu áp dụng tiến khoa học kỹ thuật, phải qua số lần thí nghiệm, thấy chắn đem áp dụng cho tài liệu lưu trữ Chế độ sử dụng tài liệu Tài liệu lưu trữ muốn phát huy tác dụng phải thông qua tổ chức sử dụng Trong trình giao chuyển, nghiên cứu, trưng bày, muốn bảo vệ tài liệu lưu trữ phải có quy định cụ thể, trách nhiệm người Đó quy định chế độ quản lý tài liệu chế độ xuất nhập tài liệu, nội quy phòng đọc, quy định đưa trưng bày triển lãm Đặc biệt tài liệu quý, chế độ quản lý phải chặt chẽ ∗ Công tác bảo quản văn đến Văn đến (Công văn đến) khái niệm để chung cho công văn, giấy tờ quan nhận Việc quản lý công tác văn đến năm 2015 521 văn đăng ký hạn 310, đăng ký văn hạn 211, tài liệu lưu trữ coi hoạt động quan trọng công văn, giấy tờ, công việc phải tiến hành theo quy định cụ thể quan nhà nước có thẩm quyền Từ việc tiếp nhận văn đến, đăng ký văn bản, phân phối chuyển văn đến, việc tỏ chức, kiểm tra giải văn đến Đây coi công đoạn quản lý văn đến quanu 35 Nguồn công văn đến từ nhiều nguồn khác nhau, cán quan công tác mang về, Cán quan bên gửi đến, văn nhận qua đường bưu điện, qua Fax…vv tiếp nhận công văn đến, cán văn thư phải xem có công văn gửi cho quan hay không, phải kiểm tra tình hình bì công văn xem có dấu hiệu xem bị xé rách không, sau kiểm tra xong tiến hành phân loại công văn để đưa vào hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ Việc quản lý văn quan thực theo công văn số 425/VTLLNN-NVTW ngày 18/7/2005 Của văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến DANH MỤC LƯU HỒ SƠ BẢO QUẢN LƯU VĂN BẢN ĐẾN NĂM 2015 S TT Nội dung Số lượng Ghi Nghị phủ 26 Thông tư 57 Công Văn 121 Quyết định 56 36 Kế hoạch 78 Công điện 15 Chỉ Thị 46 Thông báo 91 Báo cáo 32 Tổng 521 ∗ Công tác quản lý lưu trữ văn năm 2015 605 văn Quản lý văn thực chất điều hành, quản lý trình thực toàn văn thủ trưởng quan chức ban hành gửi lưu trữ gốc Tất văn văn thư kiểm tra thể thức văn bản, văn đăng ký vào sổ, đóng dấu chuyển phát thời gian ngắn lưu trữ gốc quan Hố sơ hành hồ sơ hồ sơ lập trình giải công việc quan, tổ chức Công tác hảnh bao gồm bước: lập danh mục hồ sơ, mở hồ sơ thu thập công văn giấy tờ hồ sơ, xếp công văn giấy tờ hồ sơ, kết thúc hồ sơ, viết bìa hồ sơ Như việc lập danh mục hồ sơ bước quan trọng công tác lập hồ sơ hành, giúp cho việc lập phân loại hồ sơ chủ động hợp lý, khoa học, thuận tiện kiểm tra chuẩn bị tốt cho công việc lưu hồ sơ sau nối tiếp văn thư lưu trữ Tất cán bộ, viên chức, phòng ban quan phải lập hồ sơ việc phân công phụ trách theo quy định nhà nước Mục đích công tác lập danh mục hồ sơ hành giúp cho cán bộ, nhân viên xếp văn có khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề suất ý kiến giải công việc cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu suất công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu, đồng thời để tajo điều kiện cho lãnh đạo quan quản lý toàn công việc quan, thiết phải tiến hành công tác lập hồ sơ Đây khâu quan trọng 37 Nội dung Số lượng Văn quy phạm pháp luật 89 Văn thường 145 Tờ trình 101 Quyết định 72 Báo cáo 43 Công văn 65 Kế hoạch 90 TỔNG 605 Ghi ∗Việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý văn thư lưu trữ Trong xu phát triển khoa học công nghệ đại, tin học-Khoa học xử lý thông tin nhanh chóng xác dựa tảng máy tính điện tử, ngày hỗ trợ có hiệu mặt đời sống xã hội Điều đòi hỏi đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ nói riêng công tác văn phòng nói chung phải đầo tạo tin học văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, áp dụng phần mềm ứng dụng tin học để xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn , hồ sơ, tài liệu lưu trũ nhanh chóng, xác nâng cao suất hiệu công việc, tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữ quan thông qua mạng thông tin nội mạng thông tin toàn cầu ∗ Tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Mục đích cuối công tác lưu trữ đưa tài liệu lưu trữ thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu hoạt động xã hội Vì vậy, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu nội dung công tác lưu trữ Dựa vào kết qảu công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta đánh giá cách khách quan, xác đóng góp nghành lưu trữ vai trò, vị tí , ý nghĩa công tác lưu trữ 38 Để đảm bảo công tác khai thác , sử dụng tài liệu có hiệu cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ xã hội ; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu áp dụng biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu hiệu cao Điều đòi hỏi nhà nước cần có quy định cụ thể khai thác , sử dụng tài liệu; trình độ cán lưu trữ việc ứng dụng khoa học đại vào công tác lưu trữ Trong năm 2015 UBND xã Thanh Nưa phục vụ … Đến khai thác sử dụng tài liệu bảo quản kho lưu trữ tài liệu đảm bảo không bị hư hỏng mát, tài liệu sử dụng phù hợp mục đích người đến khai thác tài liệu giúp ích cho người dân để áp dụng vào khoa học sản xuất - ∗ Thực nghiệp vụ lưu trữ Một nội dug quan trọng công tác lưu trữ việc thực nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Thống kế kiểm tra kho lưu trữ; Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Tổ chức hai thác vầ sử dụng tài liệu; Ứng dụng công nghệ thông tin kho lưu trữ; ∗ Kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Kiểm tra, đánh giá khâu then chốt bước cuối công tác lưu trữ, giúp quan, tổ chức nắm tình hình thực quy định nhà nước lĩnh vữ định Kiểm tra, đánh giá thực sau kết thức công việc, vật tượng vừa sảy để có kết luận chuẩn xác sau có kết luận công việc, vật tượng tiến hành kiểm tra xem xét kết luận có với thực tế vật, tượng hay không Xong lĩnh vực quản lý hành nhà nước mục đích công tác kiểm tra, đánh giá kiểm tra việc thực quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn quan chủ quản quan thuộc phạm vi điều chỉnh văn Kiểm tra đánh giá lưu trữ tiến hành kiểm tra văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục văn thư Lưu trữ nhà nước công tác lưu trữ quan, tổ chức theo thời gian thực định 39 Để thực kiểm tra, đánh giá phải, kiểm tra thường xuyên, liểm ta định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua báo cáo văn Nội dụng công tác kiểm tra, đánh giá lưu trữ gồm: kiểm tra tổ chức công tác lưu trữ quan, trình độ số lượng cán làm công tác lưu trữ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ quan việc thực nghiệp vụ lưu trữ theo quy định, hướng dẫn nhà nước Từ tổng hợp kết đưa đánh giá xác phát triển nghành lưu trữ toàn quóc đồng xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục tồn hạn chế nhằm mục đích xây dựng nghành lưu trữ phát triển bền vững đáp ứng đầy đủ yêu cầu xã hội đặt với nghành lưu trữ Sau kết thúc năm người làm công tác văn thư hoàn thành tốt công việc kiểm tra thống kê văn bản, tài liệu để đưa vào bảo quản kho lưu trữ.Báo cáo số 19/BC-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 UBND xã Thanh Nưa công tác hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ Phần KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận Hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ khâu vô quan trọng thiếu trình hoạt động phát triển quan , đơn vị Tất loại văn quan văn liên quan từ nơi khác chuyển đến phải bảo quản lưu trữ, để tránh tình trạng mát, thất lạc tài liệu, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ công việc cần thiết liên quan đến văn cần tra cứu nhằm giúp công việc đạt hiệu nhanh nhất, tốt giúp cho việc sử dụng đạt hiệu cao hoạt động điều hành coq quan mà làm cho văn có giá trị bền vững lâu dài Tuy nhiều tồn , bất cập công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Vì để giải trước hết phải kiện toàn đội ngũ cán viên chức làm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có đủ tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ phẩm chất.đẩy mạnh nghiên cứu khoa học công tác bảo quản, áp dụng phương tiện khoa học kỹ thuật đại theo hướng đại hóa công tác bảo 40 quản, giải pháp tối ưu nhằm nâng cao chất lượng công tác bảo quản lưu trữ Góp phần thúc đẩy trình hội nhập quốc tế, xây dựng nhà nước pháp quền xã hội chủ nghĩa dân, dân dân Những giải pháp kiến nghị mà em đề suất nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, kết qur trình nghiên cứu tham khảo đánh giá thực tế văn phòng UBND xã Thanh Nưa – Huyện Điện Biên Trong suất trình học tập hướng dẫn, bảo nhiệt tình thầy, cô giáo, quan tâm Trường Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ thuật Đện Biên với giúp đỡ tạo điều kiện lãnh đạo quan, điều kiện thuận lợi để sau em trường em đảm nhận hoàn thành tốt công việc giao 4.2 Những kiến nghị - Ban hành văn hướng dẫn, kèm biểu mẫu nội dung hệ thống sổ quản lý theoo dõi khai thác, sử dụng tài liệu - Nâng cao giá trị tài liệu lưu trữ cán viên chức quan cách tổ chức buổi tọa đàm, ní chuyện chuyên đề công tác văn thư-Lưu trữ - Đối với cán văn thư, lưu trữ cần nâng cao tinh thần trách nhiệm, phấn đấu hoàn thành tốt công việc giao, không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đáp ứng yêu cầu đặt cho công tác văn thư-Lưu trữ Cần phải có đầy đủ trang thiết bị, máy móc phục vụ tốt cho công tác làm việc Đội ngũ cán phải nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Mạnh dạn đề suất ý kiến cá nhân , Xây dựng chương trình kế hoạc nhằm phát triển công tác văn thư-Lưu trữ đơn vị 41 [...]... Tàng, Trang Thiết bị Bảo Quản Tài liệu - Các Phương pháp bảo quản tài liệu 3.3.2 Kết quả thực hiện ∗ Các nguyên nhân gây hư hại Tài liệu lưu trữ tại UBND xã Thanh Nưa 1 Vật liệu cấu thành tài liệu lưu trữ Trong kho lưu trữ hiện nay, tài liệu lưu trữ có nhiều dạng: tài liệu giấy, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm… Tài liệu giấy chiếm khối lượng chủ yếu trong các lưu trữ cơ quan, tổ chức và... Bảo Quản Tài liệu 1 Yêu cầu về kho tàng Để bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ cần phải xây dựng, cải tạo kho lưu trữ Kho lưu trữ có các loại kho chuyên dùng, kho cải tạo Theo quy định của pháp luật, tài liệu lưu trữ phải được bảo quản trong kho lưu trữ Ngày 04/4/1995 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có công văn số 111-NVĐV về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ Hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ nhà... đó Như vậy, bảng chỉ dẫn cho phép ta quản lý tài liệu về số lượng, nơi để và cho phép ta quản lý tài liệu về số lượng, nơi để và phát hiện kip thời những tài liệu bị thiếu, bị mất 2 Chế độ bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ Mỗi kho lưu trữ đều phải có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu Nội dung chế độ bảo vệ bao gồm: + Quy chế kiểm tra định... công tác bảo quản Hệ thống thiết bị điện luôn ở điều kiện vận hành tốt đảm bảo đủ công suất hoạt động của các thiết bị dùng điện trong kho Có máy phát điện để hoạt động khi mất điện lưới 2 Yêu cầu về trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ 30 Trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ vừa là phương tiện để bảo quản vừa là phương tiện để quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, thông thường một kho lưu trữ có... trạng hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND xã Thanh Nưa 3.2.1 Đặc điểm tình hình chung Trong quá trình triển khai thực hiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND xã Thanh Nưa đã thực hiện tốt các nhiệm vụ của cơ qaun cấp trên giao cho 22 TC và được phổ biến tuyên truyền cho cán bộ , công chức nhân viên trong cơ quan học tập về quy trình bảo quản tài liệu trong cơ quan, tránh được tài liệu. .. ra tài liệu … Tài liệu lưu trữ thông thường thì chỉ có một đến hai bản Đặc điểm này khác với các xuất bản phẩm như: Sách , Báo, Tạp chí Vì thế tài liệu lưu trữ phải bảo quản chặt chẽ, nếu hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý , được đăng ký , bảo quản nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động. .. xếp tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện cho công tác thống kê, kiểm tra và tra tìm tài liệu lưu trữ, nhằm nắm chắc địa chỉ tài liệu, số lượng, chất lượng của tài liệu, phục vụ yêu cầu quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ Ngoài ra, sắp xếp khoa học các hồ sơ trong kho lưu trữ còn giúp cho cán bộ, công chức lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng các biến cố xảy ra, chống được các yếu tố phá hoại tài. .. và lưu trữ tài liệu Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính Như vậy tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin Ngoài bốn tài liệu chủ yếu trên tài liệu lưu trữ còn có những tài liệu phản ánh các hoạt động. .. 1 Phương án sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ Bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn tra tìm nhanh tài liệu Vì vậy, các kho lưu trữ cần phải có phương án sắp xếp khoa học; phải kiểm tra, thống kê tài liệu thường xuyên để nắm chắc số lượng, chất lượng của tài liệu Phải có các chế độ quy định, nội quy về công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy; phải có chế độ bảo quản và tổ chức sử dụng... lưu trữ; Căn cư giáo trình nghệp vụ lưu trữ do truofng trung cấp văn thư – Lưu trữ Hà Nội biên soạn 13 Phần 3 KẾT QUẢ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ THANH NƯA 3.1 Đặc điểm của Uỷ ban nhân dân xã Thanh Nưa ∗Lịch sử hình thành - Tên cơ sở: UBND xã Thanh Nưa - Trước năm 1955 khu vực xã Thanh Nưa là một hợp tác xã thống nhất 14 Tháng 07 năm 2013 xã Thanh Nưa được tách thành 02 xã ... hại Tài liệu lưu trữ UBND xã Thanh Nưa Vật liệu cấu thành tài liệu lưu trữ Trong kho lưu trữ nay, tài liệu lưu trữ có nhiều dạng: tài liệu giấy, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm… Tài. .. đáng đóng góp tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: xây dưng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản tổ tài liệu trong; vệ sinh tài liệu; phòng cháy... hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ UBND xã nưa + Nội dung: Điều tra khảo sát hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ UBND xã Thanh Nưa -Phương pháp thống kê: + Mục đích : Thông kê văn lưu trữ theo