HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ENDNOTE

Nếu muốn để biểu tượng này ra ngoài bàn làm việc Desktop để tiện cho việc truy cập về sau thì Click phải vào Endnote Program và chọn Send to  Desktop Create shortcut, khi đó biểu tượng

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ENDNOTE

1 Cài đặt EndNote X3

Nhấp hai lần chuột trái vào biểu tượng sau để bắt đầu cài đặt

Cửa sổ thông báo cài đặt sau xuất hiện, click Next để tiếp tục

Bảng thông báo bảng quyền xuất hiện, chọn Accept để đồng ý về thông tin bản quyền và tiếp tục cài đặt

Bảng thông tin về phần mềm xuất hiện, click next để tiếp tục

Bảng thông tin về việc sử dụng Endnote cho các máy sử dụng hệ điều hành Palm xuất hiện, Click Next để tiếp tục

Bảng thông tin về việc sử dụng Endnote cho các máy di động xuất hiện, Click Next để tiếp tục

Bảng yêu cầu lựa chọn loại cài đặt, chọn Typical để cài đặt Endnote và click Next

Bảng thông báo chọn nơi cài đặt xuất hiện, mặc định chương trình sẽ cài vào thự mục Program Files trong ổ C Click Next để tiếp tục

Nếu trước đó máy tính đã từng cài đặt thì chương trình sẽ hỏi bạn muốn chép chương trình Endnote mới chồng lên (overwrite) chương trình cũ hay bạn muốn sao lưu (backup) chương trình

cũ Chọn Overwrite older files và click Next

Bảng thông báo lựa chọn sử dụng Endnote như là phần mềm quản lý tài liệu tham khảo mặc định của máy tính Click Next để tiếp tục

Bảng thông báo sẵn sàng cài đặt Endnote, click next để bắt đầu cài đặt

Chương trình sẽ bắt đầu cài đặt và sau khi hoàn thanh sẽ hiện thông báo sau Click Finish để kết thúc quá trình cài đặt Endnote

Microsoft Word 2007 – Word 2010

Nếu cài đặt thanh công thì chương trình Endnote sẽ được tích hợp trong chương trình xử lý văn bản Microsoft Word như hình bên dưới

Nếu vì 1 lý do nào đó mà EndNote không được tích hợp trong chương trình Word (ví dụ nhiễm virus hoặc do thao tác) thì có thể khắc phục bằng cách: Click vào biểu tượng phía trên bên trái

chương trình Word  Word option  Chọn Add-ins bên trái và trong mục Manage, chọn Disable items  Go  Chọn chương trình EndNote và bấm Enable

Microsoft Word 2003

Đối với những máy sử dụng Microsoft Word phiên bản từ 2003 trở về trước thì sau khi cài đặt xong sẽ xuất hiện thanh công cụ như bên dưới

Trong trường hợp đã cài xong Endnote mà trong word 2003 vẫn chưa xuất hiện thanh công cụ hoặc vì một lý do nào đó bị mất thanh công cụ này thì có thể mở trở lại bằng cách sau:

View  Toolbars  Endnote Sau khi đánh dấu chọn Endnote thì sẽ xuất hiện lại thanh công cụ của chương trình Endnote

2 Gỡ bỏ Endnote khỏi máy tính

Vào Start  Settings  Control Panel Add or Remove Programs  Chọn EndNote X3  Click Remove

Nếu bạn đang sử dụng các chương trình có tích hợp Endnote (ví dụ: word, outlook…) thì bạn phải tắt các chương trình đó trước khi gỡ bỏ Endnote Như vậy, nếu bảng thông báo sau xuất hiện, hãy tắt tất cả các chương trình đang chạy và click retry

Bảng thông báo yêu cầu xác nhận việc gỡ bỏ Endnote ra khỏi máy tính xuất hiện, click Yes để đồng ý

Chương trình sẽ tiến hành quá trình gỡ bỏ cho đến khi hoàn tất

3 Khởi động EndNote

Cách 1: Nếu trên Desktop có biểu tượng của Endnote thì click 2 lần vào biểu tượng

Cách 2: Start  Program  Endnote EndNote Program

(Nếu muốn để biểu tượng này ra ngoài bàn làm việc Desktop để tiện cho việc truy cập về sau thì Click phải vào Endnote Program và chọn Send to  Desktop (Create shortcut), khi đó biểu tượng sau sẽ xuất hiện ngoài desktop)

4 Tạo thư viện tài liệu tham khảo mới

File  New  Chọn nơi lưu và Đặt tên

Ví dụ: Muốn tạo thư viện có tên “tailieuthamkhao” trong ổ đĩa D thì sau khi chọn File  new thì click vào save in, chọn ổ đĩa D và trong mục filename gõ tên “tailieuthamkhao”

Lưu ý: tốt nhất chỉ nên tạo 1 thư viện và trong thư viện đó sẽ có nhiều group (nhóm) để quản lý

các loại tài liệu khác nhau Vd: sẽ có group về HIV, group về H5N1… Như vậy, việc quản lý 1 thư viện sẽ dễ dàng hơn

5 Giới thiệu về Endnote

1 Thanh tiêu đề: hiển thị thông tin thư viện đang sử dụng

2 Thanh Thực đơn (menu) gồm có: file, edit, reference, groups, tools, window, help

3 Thanh công cụ (tools) chứa các biểu tượng điều khiển nhanh

4 Phần quản lý các mục/nhóm của thư viện

5 Danh sách các tài liệu tham khảo quản lý trong thư viện, bao gồm các thông tin của tài liệu tham khảo như tác giả, năm xuất bản, tiêu đề, tên tạp chí, đường dẫn URL…

6 Xem lại cách thể hiện tài liệu hoặc tìm kiếm tài liệu tham khảo Ở phía dưới bên phải có biểu tượng Hide Tab Pane dùng để đóng/mở cửa sổ này

6 Tạo tài liệu tham khảo

Về nguyên tắc, chúng ta cần cung cấp cho Endnote càng nhiều thông tin của tài liệu tham khảo càng tốt Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng có đầy đủ thông tin của một tài liệu tham khảo Để Endnote có thể quản lý được, cần ít nhất các thông tin sau, tương ứng với các loại tài liệu tham khảo (sách, bài báo, luận văn…)

Để tạo một tài liệu tham khảo trong Endnote, hãy click phải chuột vào khoảng trắng trong khung danh sách tài liệu tham khảo (khung số 5 bên trên) và chọn New reference Sau đó, điền các thông tin tương ứng

Ví dụ về sách

Reference type: book

Author: Nguyễn Hữu Đống <enter xuống hàng> Đào Thanh Hằng (Mỗi tác giả 1 dòng)

Reference type: Journal Article

Author: Trần Thiện Trung

Original Publication: Đại học Y dược TP.HCM

Ví dụ về luận văn

Reference type: Thesis

Author: Bùi Chí Thương

Reference type: web page

Author: WHO (hoặc ghi đầy đủ World Health Organization)

Year: 2007

Title: How to conduct a big survey

Access Date: accessed on 20 Oct 2009

Nếu là website tiếng Việt thì ghi là: truy cập ngày 20/10/2009

URL: Copy hoặc type đường link đến trang web http://www.who.int/survey_info.html

Language: eng

Lưu ý: vì style tài liệu tham khảo của Việt Nam khác so với các style chung (xem bài giảng) nên

khi nhập các tài liệu tham khảo vào EndNote và muốn tài liệu tham khảo thể hiện đúng quy cách Việt Nam, cần phải tuân thủ một số quy cách sau:

- Đối với tài liệu là tiếng Việt, tên tác giả phải ghi đầy đủ theo thứ tự họ rồi đến tên, vd: Bùi Chí Thương

- Đối với tài liệu tiếng nước ngoài: tên tác giả theo cú pháp: họ tác giả + @ + tên viết tắt ở dòng thứ 2, vd: Parrott@ <xuống hàng> S

- Đối với tài liệu tiếng Anh thì trong mục Language phải ghi là eng

- Đối với tên cơ quan chủ quản, muốn sắp xếp theo cơ quan chủ quản thì theo quy ước: chữ đầu tiên + @ + phần còn lại ở dòng thứ 2, vd: Institute@ <xuống hàng> of economics

- Sau khi insert tài liệu tham khảo vào trong bài viết thì dùng chức năng replace của word để xóa

các dấu @ Trong word, bấm Ctrl + H, gõ vào “@,” và click replace all

- Đối với các tài liệu tham khảo download về từ Endnote hoặc được import vào endnote, phải chỉnh sửa lại theo quy ước trên thì mới thể hiện đúng quy cách Việt Nam

7 Quản lý các file tài liệu tham khảo

Nếu chúng ta có file tài liệu tham khảo tương ứng với tài liệu tham khảo trong thư viện, tức là ta

có file của bài báo hay luận văn, chúng ta có thể “gắn” nó vào thư viện để tiện quản lý Khi đó, việc truy tìm file này sẽ dễ dàng hơn

Để gắn file vào tài liệu tham khảo, click phải chuột vào tên tài liệu tham khảo trên thư viện  file attachments  attach file… Sau đó chọn file cần “gắn” vào và click open

Về sau, nếu muốn mở file đã gắn vào tài liệu tham khảo thì click phải chuột vào tài liệu tham khảo  file attachments  open file

8 Tìm và download tài liệu tham khảo trên endnote

Click vào thư viện Pubmed (NLM) trong khung 4 (xem bên trên) để kết nối với thư viện

PubMed Ngoài ra, chúng ta có thể kết nối với hàng trăm thư viện nổi tiếng khác trên thế giới bằng cách: vào tools  online search  chọn thư viện cần kết nối, vd: thư viện quốc hội Mỹ (Library of Congress), thư viện Oxford hoặc thư viện của đại học Yale danh tiếng  click

choose

Sau khi kết nối, khung số 6 sẽ thay đổi thành khung tìm kiếm tài liệu tham khảo Tại đây, chúng

ta có thể tìm bài báo dựa vào tiêu đề, tên tác giả, năm xuất bản, được xuất bản bởi nhà xuất bản nào…

Ví dụ: bây giờ chúng ta cần tìm tất cả các bài báo về việc phòng chống HIV tại Việt Nam Khi

đó, ta sẽ chọn title  contains  điền vào “HIV prevention”

Dòng bên dưới chọn all fields  contains  điền vào “Vietnam”

Lưu ý: Nếu muốn thêm các dòng điều kiện thì click vào dấu + bên phải

Chúng ta có thể thêm điều kiện AND/ OR… để việc tìm kiếm được hiệu quả hơn Trong ví dụ này, chúng ta sẽ tìm tất cả các bài báo về tình hình phòng chống HIV VÀ tại Việt Nam

Sau khi điền xong thông tin, click search (hoặc bấm Enter) để chương trình bắt đầu tìm Kết thúc quá trình tìm kiếm, Endnote sẽ thông báo kết quả tìm được bao nhiêu bài báo thỏa điều kiện

Ở đây, chúng ta tìm được 10 bài báo liên quan

Lưu ý: thông thường, với một từ khóa chung chung (VD: HIV) thì EndNote sẽ cho ra khoảng vài

trăm nghìn bài báo Khi đó, việc download về hết sẽ mất thời gian, lưu lượng đường truyền internet và chúng ta cũng sẽ không có thời gian đọc hết Khi đó chúng ta có thể chọn một số bài (giả sử 50 bài mới xuất bản) để xem Trong trường hợp này, chúng ta sẽ điền vào mục from là 1

và mục through là 50

9 Tạo các nhóm để quản lý

Sau khi download về, chúng ta nên phân các tài liệu này vào từng nhóm để tiện quản lý và tra

 Đặt tên HIV Vietnam  Chọn các tài liệu tham khảo vừa download về, click chuột phải  add references to … chọn HIV Vietnam

10 Truy xuất bài toàn văn/full text

Đến lúc này, chúng ta đã có các tài liệu cần thiết Tuy nhiên, các tài liệu mà chúng ta download

về chỉ mới là các bản tóm tắt kết quả nghiên cứu (Abstract) Muốn có các bài báo cáo hoàn chỉnh (toàn văn/full text), chúng ta có 2 cách:

Cách 1: click vào biểu tượng để Endnote tự động tìm bài báo toàn văn và download về, đồng thời chương trình sẽ tự đồng “gắn” vào tài liệu tham khảo tương ứng

Cách 2: click phải chuột vào bài báo chọn URL Open URL Khi đó, chương trình sẽ mở trình duyệt web và đưa chúng ta tới bài báo toàn văn (full text) Thông thường, trang đầu tiên được mở

ra sẽ là trang Pubmed vì trang Pubmed là trang thư viện điện tử được xem là lớn nhất hiện nay và

có khả năng kết nối với các tạp chí điện tử khác nhau Hãy click vào biểu tượng bên phải để đến tạp chí cần download bài toàn văn (hình bên dưới)

Thông thường, các bài báo trên Pubmed sẽ là bài báo miễn phí, khi đó, sau khi click vào biểu tượng của bài báo (trên trang pubmed), chúng ta sẽ được đưa đến 1 trang mới Hãy tìm chữ Fulltext hay PDF và click vào

Khi đó, chúng ta sẽ truy cập được bài báo toàn văn dưới dạng file pdf Hãy lưu file này lại (click vào biểu tượng hình đĩa và chọn nơi lưu) và “gắn” nó vào tài liệu tham khảo hiện đang có trong thư viện của bạn (xem mục 7)

Tuy nhiên, một điều đáng tiếc là sẽ có một số bài báo mà chúng ta phải trả tiền mới có thể truy cập được báo cáo toàn văn Điểm dễ nhận biết đối với các bài báo dạng này là việc chúng ta được yêu cầu đăng nhập khi muốn có bài báo toàn văn

Lưu ý: trang đầu tiên thường được mở ra là trang pubmed, nhưng các trang sau đó có thể không

giống nhau vì Pubmed kết nối đến tạp chí khác nhau Hãy xem ví dụ sau:

Sau khi chọn tài liệu tham khảo, click phải chuột  URL  open URL sẽ được mở ra trang

Click chuột vào biểu tượng phía trên bên phải sẽ xuất hiện như sau:

Chọn LWW & Adis Journals sẽ mở ra trang như sau:

Mặc dù xuất hiện ô login (đăng nhập) phía trên, nhưng chúng ta vẫn có thể download bài toàn văn bằng cách click vào Article as PDF như hình trên Kết quả ta sẽ có bài cần tìm như sau:

11 Tìm tài liệu trực tiếp trên Pubmed và đưa về thư viện Endnote

Điểm hạn chế của việc tìm tài liệu trên phần mềm Endnote là giới hạn của nó trong việc đặt điều

các bài về miễn dịch học HIV Khi đó, chúng ta phải thực hiện việc tìm kiếm trực tiếp từ trang web, sau đó download kết quả tìm kiếm về máy và nhập vào (import) phần mềm Endnote để quản lý Cách thực hiện như sau:

- Truy cập trang web www.pubmed.com

- Trong mục search, chọn MeSH (viết tắt của Medical Subject Heading) và click search bên phải (hoặc nhấn Enter), ví dụ trong trường hợp này, chúng ta gõ HIV

Kết quả, chúng ta sẽ thu được 204 mục có liên quan đến HIV Ở đây, chúng ta quan tâm mục đầu tiên nên click vào HIV (màu xanh)

Vì chúng ta đang quan tâm về việc phân nhóm HIV và miễn dịch học HIV nên sẽ click chọn Classification và immunology Sau đó, ở ô bên phải click vào Add to search builder  Search Pubmed

Sau khi Click Search Pubmed, chúng ta sẽ có khoảng 16563 bài báo về phân nhóm và miễn dịch học HIV Hãy click vào Free Full text màu xanh bên phải để lấy các bài nào có cung cấp full text miễn phí

Tiếp theo, click vào biểu tượng mũi tên gần chữ Display settings màu xanh  chọn MEDLINE

và chọn số lượng bài cần download về Ở đây, chúng ta chọn 20 bài Click apply

Kết quả sẽ thể hiện dưới dạng văn bản Hãy lưu file này lại bằng cách (trên trình duyệt internet) vào file  save page as Chọn nơi cần lưu Ngoài ra, trong mục save as type, chọn Text files Trong trường hợp này chúng ta lưu dưới tên PUBMED.TXT nên hãy gõ PUBMED.TXT và click save

Kế tiếp, hãy mở Endnote lên, vào File  import thì thông báo sau sẽ xuất hiện Hãy click vào mục Import Option và chọn Other filters, sau đó tìm và chọn Pubmed (NLM)

Click Choose File (hình bên dưới) và tìm file PUBMED.TXT mới download về Click Import để Endnote đưa vào thư viện quản lý

Lưu ý: bạn nên đưa các tài liệu này vào các nhóm để tiện quản lý

12 Thêm URL cho tài liệu download từ pubmed

Điểm hạn chế của việc truy tìm tài liệu tham khảo trực tiếp từ website pubmed.com là các tài liệu sau khi download về sẽ không có đường dẫn đến bài toàn văn Hay nói cách khác, các bài import này sẽ không có URL Như vậy, chúng ta cần phải thêm URL trước khi Import nó vào Endnote bằng cách sử dụng phần mềm EndNote_URL_Generator

Sau khi cài đặt phần mềm này, hãy chọn file PUBMED.TXT, sau đó click “Thêm URL” Khi đó, chương trình sẽ tạo ra 1 file PUBMED_URL_ADDED.TXT Hãy import file này vào Endnote thì sẽ có URL để có thể truy cập các bài báo toàn văn

13 Style tài liệu tham khảo

Endnote có nhiều kiểu trích dẫn tài liệu tham khảo, vd: theo số, theo tên tác giả… Tại Việt Nam, chúng ta thường trích dẫn tài liệu theo cách riêng (xem bài giảng) Để làm được việc này, chúng tôi đã soạn sẵn style riêng có tên: VietnamE.ens

Để cho Endnote có thể hiểu được style này, hãy copy file VietnamE.ens vào thư mục style của chương trình Endnote tại C:\PROGRAM FILES\ENDNOTE X3\STYLES

Muốn tài liệu tham khảo hiển thị theo style này, trong Endnote hãy click vào ô

và chọn select another style Kế tiếp, tìm và chọn VietnamE

14 Trích dẫn các tài liệu tham khảo

Muốn trích dẫn tài liệu tham khảo, bạn nên mở song song EndNote và Word (chứa bài đang viết)

Ví dụ: trong word có đoạn như sau:

“Việt Nam hiện đang cố gắng cùng sự trợ giúp của các tổ chức quốc tế nhằm kiểm soát HIV.”

Đây là ý của bài

Khi đó hãy:

- Mở Endnote, chọn bài HIV in Vietnam:… trong thư viện tài liệu tham khảo

- Trong word, click chuột vào cuối câu “… kiểm soát HIV” và chọn Endnote  Insert citation 

Insert selected citation Khi đó, số trích dẫn sẽ xuất hiện ở cuối câu “… kiểm soát HIV” và cuối bài viết sẽ xuất hiện tên tài liệu tham khảo tương ứng với số

Nếu muốn thay đổi kiểu trích dẫn tài liệu tham khảo từ dạng Việt Nam sang dạng khác thì bạn có thể chọn trong mục style Thông thường, khi chọn style khác thì chương trình Endnote tự động điều chỉnh lại bài viết trong Word Nếu chương trình không tự động điều chỉnh thì hãy click vào Update Citations and Biliography

Lưu ý: sau khi hoàn thanh việc viết bài và trích dẫn tài liệu tham khảo theo style Việt Nam, bạn

phải xóa các dấu @ trong danh sách tài liệu tham khảo bằng cách: trong word, bấm Ctrl + H, gõ vào “@,” (dấu a còng và dấu phẩy) và click replace all