Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống quản lý sinh viên tại học viện kỹ thuật quân sự

Công tác quản lý sinh viên bao gồm các côngviệc như quản lý hồ sơ sinh viên, quản lý chương trình đào tạo, quản lý kết quả học tậprèn luyện của sinh viên từ đó giúp cho công tác kiểm so

Trang 1

LỜI NÓI ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển càng có nhiều đối tượng thông tin đa dạng Việc nắmbắt và quản trị các thông tin ấy ngày càng trở nên khó khăn, phức tạp hơn đòi hỏi ngườiquản lý phải luôn năng động và sáng tạo Con đường tìm ra hướng mới, thay đổi các hìnhthức đã cũ và không còn phù hợp đã và đang trở thành một buớc đột phá mới trong cáchoạt động quản lý hiện nay…

Công nghệ thông tin đang dần trở thành một lĩnh vực phát triển mũi nhọn bởi ứngdụng và những lợi ích của nó đem lại.Có nhiều công việc ứng dụng công nghệ thông tinđặc biệt là công tác quản lý Nó hoàn toàn ưu điểm hơn công tác quản lý trước đây khi

mà các bộ phận quản lý trước đây dùng máy tính cầm tay tính rất chậm và thuờng gây rasai xót vì phải tính nhiều nên không thể tránh khỏi và máy khi sử dụng máy tính các hạnchế trên đã được giải quyết

Các chương trình quản lý đã giúp cải tiến về số lượng và chất lượng với độ chínhxác cao của việc quản lý Trong những năm gần đây, các chương trình quản lý không còn

xa lạ với các cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp …Quản lý đã xâm nhậpvào lĩnh vực đời sống xã hội như: Quản lý nhân sự , quản lý lương … trong các cơ quan,quản lý chương trình đào tạo, quản lý sinh viên , quản lý thư viện trong các trường đạihọc cao đẳng và trung học phổ thông…

Đặc biệt trong giáo dục và đào tạo, công tác Quản lý sinh viên trong quá trình họctập và rèn luyện là rất phức tạp và đòi hỏi độ chính xác cao Công tác quản lý sinh viênđòi hỏi phải có sự thống nhất và tuyệt đối chính xác giúp cho các cơ quan quản lý có điềuchỉnh hợp lý, kịp thời về phương pháp quản lý và kế hoạch đào tạo

Hệ thống quản lý sinh viên này sẽ giúp công tác quản lý điểm sinh viên ở các họcviện nhà trường nói chung và Học viện Kỹ Thuật Quân Sự nói riêng giải quyết đượcnhững khó khăn nêu trên và tăng tính hiệu quả của công tác quản lý

Trang 2

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

MỤC LỤC 2

CHƯƠNG I: MÔ TẢ HỆ THỐNG 3

1.2 Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm 4

1.3 Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý 5

1.4 Mẫu biểu 11

1.5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống 16

II – Xử lý sơ bộ tổng hợp kết quả khảo sát 18

2.1 Mô tả chi tiết công việc 18

2.2 Mô tả chi tiết dữ liệu 23

2.3 Tổng hợp các xử lý 30

2.4 Tổng hợp dữ liệu 30

2.5 Tổng hợp dữ liệu 31

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 33

I Sơ đồ phân rã chức năng 33

1.1 Xác định các chức năng chi tiết 33

1.2 Gom nhóm các chức năng 38

1.3 Vẽ sơ đồ phân rã chức năng 39

II Sơ đồ luồng dữ liệu 40

2.1 Định nghĩa các kí hiệu sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu 40

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 (mức khung cảnh) 43

2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 (mức đỉnh) 43

2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 (mức dưới đỉnh) 44

III Đặc tả một số chức năng trong hệ thống 47

3.1 Quản lý hồ sơ sinh viên 47

3.2 In danh sách sinh viên theo lớp 48

3.3 Tìm kiếm, tra cứu sinh viên 48

3.4 Thống kê sinh viên thi lại 49

3.5 Thống kê sinh viên được học bổng trong học kỳ 49

3.6 Thống kê sinh viên lưu ban 49

3.7 In bảng điểm cá nhân của sinh viên khi tốt nghiệp 50

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 50

I Mô hình thực thể liên kết mở rộng 50

1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 50

1.2 Xác định kiểu liên kết 53

1.3 Định nghĩa ký hiệu sử dụng trong mô hình ER mở rộng 54

1.4 Vẽ mô hình ER mở rộng 55

II Chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển 56

2.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển áp dụng trong bài toán 56

2.2 Vẽ mô hình thực thể kinh điển 58

Trang 3

III Chuyển mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế 59

3.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế áp dụng trong bài toán 59

3.2 Định nghĩa các ký hiệu trong mô hình 62

3.3 Vẽ mô hình thực thể hạn chế 63

IV Chuyển từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình quan hệ 64

4.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình hạn chế sang mô hình quan hệ áp dụng trong bài toán 64

4.2 Vẽ mô hình quan hệ 66

4.3 Mô tả chi tiết các bảng trong mô hình quan hệ 66

V Kết luận 79

CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 80

I Thiết kế tổng thể 80

1.1 Phân định các hệ con 80

1.2 Phân định nhiệm vụ giữa người và máy 82

1.3 Vẽ DFD của hệ thống 88

II Thiết kế giao diện 89

2.1 Thiết kế menu chương trình 89

2.2 Thiết kế form nhập, báo cáo 96

III Thiết kế kiểm soát 110

3.1 Xác nhận nhu cầu bảo mật của hệ thống 110

3.2 Phân định các nhóm người dùng 111

3.3 Quy định quyền hạn cho các nhóm người dùng 111

IV Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 111

4.1 Xác định các bảng dữ liệu phục vụ nhu cầu bảo mật 111

4.2 Phân quyền cho nhóm người dùng 113

4.3 Mô hình dữ liệu hệ thống 117

4.4 Mô tả chi tiết các bảng trong mô hình quan hệ 119

ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN 133

1 Đánh giá kết quả 133

2 Phương hướng mở rộng 133

3 Kết luận 134

Trang 4

CHƯƠNG I: MÔ TẢ HỆ THỐNG

I Mô tả nghiệp vụ của hệ thống

1.1 Nhiệm vụ cơ bản:

Cơ cấu tổ chức của hệ thống quản lý sinh viên tại Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự

phân cấp gồm các phòng, ban, khoa, hệ quản lý học viên Trong đó phòng liên quan chặtchẽ với quản lý sinh viên là phòng đào tạo Công tác quản lý sinh viên bao gồm các côngviệc như quản lý hồ sơ sinh viên, quản lý chương trình đào tạo, quản lý kết quả học tậprèn luyện của sinh viên từ đó giúp cho công tác kiểm soát thống kê việc khen thưởng, xétnhận học bổng, xét lưu ban, thi lại học lại của sinh viên được nhanh chóng chính xáctuyệt đối Thông qua công tác quản lý sinh viên mà có thể có hồ sơ cụ thể về kết quả họctập và rèn luyện của sinh viên khi ra trường Do đặc thù của việc đào tạo cho nên việcquản lý sinh viên chủ yếu nằm ở phòng đào tạo và các phòng ban, các hệ quản lý họcviên theo dõi quá trình rèn luyện và học tập ở nhà của học viên, xem kết quả học tập củasinh viên, danh sách thi lại, lưu ban học bổng…và báo cáo kết quả rèn luyện của sinhviên lên phòng đào tạo

Các nhiệm vụ cụ thể mà hệ thống quản lý sinh viên phải thực hiện là:

- Lưu trữ được đầy đủ các thông tin về một học viên (hồ sơ sinh viên, điểm học tậptừng môn học) đã và đang học tập tại học viện

- Lưu trữ, xử lý kết quả học tập của các sinh viên theo qui chế của học viện và bộGDĐT

- Tổng kết phân loại học lực của học viên từng giai đoạn, từng học kỳ, từng nămhọc Kết xuất được các thông tin về kết quả học tập đối với từng học viên, từnglớp, từng đơn vị quản lý học viên, làm cơ sở để các đơn vị theo dõi được quá trìnhhọc tập rèn luyện của học viên Từ đó để các đơn vị quản lý học viên đề ra cácbiện pháp chỉ đạo cụ thể nâng cao chất lượng học tập và làm công tác phát triểnđảng viên

- Truy vấn được danh sách các học viên thuộc các diện học bổng, học lại, thi lạitừng học kỳ và danh sách học viên lưu ban hàng năm theo qui chế của học viện

Trang 5

- Kết xuất các bảng biểu, mẫu báo cáo khoa học tổng quát hay chi tiết theo yêu cầucủa phòng đào tạo, các đơn vị đối với từng sinh viên, từng lớp theo từng năm học.

In bảng kết quả học tập cho mỗi sinh viên khi tốt nghiệp ra trường

1.2 Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm

1.2.1 Cơ cấu tổ chức

Chia làm 3 bộ phận sau:

- Bộ phận quản lý đào tạo (QL Đào tạo)

- Bộ phận quản lý sinh viên (QL Sinh viên)

- Bộ phận quản lý điểm (QL Điểm)

1.2.2 Phân công trách nhiệm

- Bộ phận quản lý đào tạo: Cập nhật môn học, xây dựng chương trình đào tạo toànkhóa, kế hoạch giảng dạy học kỳ, thời khóa biểu cho giáo viên, sinh viên Đảm bảo cácmôn học không bị chồng chéo, sắp xếp khoa học

- Bộ phận Quản lý sinh viên: Đảm nhiệm các công việc liên quan đến hồ sơ sinhviên như tạo mới khi sinh viên trúng tuyển, cập nhật hồ sơ sinh viên (HSSV), thực hiệncác công việc lưu chuyển HSSV Lưu HSSV của các khóa đã ra trường Thực hiện việcsinh viên chuyển lớp

- Bộ phận quản lý điểm: Cập nhật điểm môn học cho sinh viên thi kết thúc môn –khóa học khi cập nhật có kiểm tra môn học đó, cập nhật điểm rèn luyện của sinh viên, inphiếu ghi điểm cho giáo viên Tính điểm trung bình chung học tập của mỗi học kỳ.Thống

kê báo cáo danh sách sinh viên lưu ban, thi lại, thôi học, học bổng… dựa trên các quyđịnh của phòng đào tạovà điểm trung bình chung của sinh viên Chuyển kết quả cho các

Trang 6

phân sinh viên về từng lớp theo ngành, chuyên nghành đào tạo, loạihình đào tạo, hình thức đào tạo và theo sự bố trí của khoa

- Vào đầu mỗi học kỳ của năm học, dựa vào danh sách các lớp,chương trình đào tạo của từng ngành và thực tế giảng dạy cho cáchọc kỳ trước, phòng đào tạo xếp thời khóa biểu, kế hoạch giảng dạytrong toàn khóa, kế hoạch giảng dạy trong học kỳ, phân công giáoviên giảng dạy, ghép lớp, tách lớp, phân công phòng học và khu vựchọc

- Trong học viện, mỗi học kỳ được tổ chức thành hai giai đoạn họctập và thi kiểm tra Sau mỗi giai đoạn phòng đào tạo đều tính điểmtrung bình của giai đoạn đó để có đánh giá sơ bộ kết quả của từnggiai đoạn và phục vụ một số công tác khác

- Cuối mỗi học kỳ, sau khi có điểm thi các môn học, phòng đào tạotập hợp các Phiếu ghi điểm ( giáo viên gửi lên) , phòng đào tạo thựchiện việc cập nhật điểm vào hệ thống quản lý điểm sinh viên trênmáy tính và tính điểm trung bình trong học kỳ Từ kết quả điểm củasinh viên đã tính thống kê sinh viên thi lại, khen thưởng, xét họcbổng, thống kê báo cáo lên cơ quan các cấp, thông báo tới gia đìnhcủa từng sinh viên vv…

- Cuối mỗi năm học, phòng đào tạo sẽ xem xét những trường hợpnghỉ học hoặc không đủ điều kiện lên lớp, thống kê danh sáchnhững sinh viên lưu ban, danh sách những sinh viên phải thôi học,điều chỉnh lại danh sách sinh viên - lớp …

- Khi sinh viên hoàn thành khoá học, bộ phận quản lý điểm tiến hànhtính điểm trung bình của sinh viên, in ra bảng điểm cho từng sinhviên trong suốt quá trình học tập tại học viện Phòng đào tạo dựavào kết quả học tập và quá trình rèn luyện để phân loại và cấp bằngtốt nghiệp cho các học viên ra trường

- Phòng đào tạo thống kê các số liệu học viên tốt nghiệp giỏi, khá,trung bình, và các học viên không đủ điều kiện tốt nghiệp Phòng

Trang 7

đào tạo sẽ lập kế hoạch cho các sinh viên không đủ điều kiện tốtnghiệp và trả các môn còn nợ.

1.3.2 Các dữ liệu xử lý:

 Thông tin đầu vào:

- Hồ sơ sinh viên: mã sinh viên, số HSSV, mã vạch, họ tên sinh viên,ngày sinh, giới tính,dân tộc, quê quán…

- Danh mục lớp: mã lớp, tên lớp, ký hiệu, quân số, mã khóa, mãngành,…

- Danh mục môn học: Mã môn, tên môn, ký hiệu, số tiết , số đơn vịhọc trình, mã khóa, mã bộ môn,…

- Danh mục ngành: mã ngành, tên ngành, ký hiệu,

- Danh mục chuyên ngành: Mã chuyên ngành,tên chuyên ngành, kýhiệu,

- Danh mục khóa học: Mã khóa, tên khóa, mã loại hình đào tạo, mãhình thức đào tạo, năm bắt đầu, năm kết thúc,…

- Danh mục khoa: mã khoa, tên khoa,ký hiệu,…

- Danh mục bộ môn: mã bộ môn, tên bộ môn, ký hiệu…

- Danh mục loại hình đào tạo: mã loại hình, tên loại hình,ký hiệu,

- Danh mục loại môn học: mã loại môn học,tên loại môn học

- Danh mục hình thức dào tạo: mã hình thức dào tạo, tên hình thứcđào tạo, ký hiệu,

Trang 8

 Thông tin đầu ra:

- Bảng điểm học tập của từng sinh viên, từng lớp theo học kỳ, môn học,năm học , toàn khóa

- Danh sách học viên thi lại, học lại,khen thưởng, học bổng,…

- Văn bằng chứng chỉ cho sinh viên ra trường

- Thông báo kết quả học tập và rèn luyện của sinh viên để gửi về giađình

- Các báo cáo thống kê về kết quả học tập, rèn uyện của sinh viên chocác cấp để phục vụ trong công tác quản lý

 Một số khái niệm và thuật ngữ

o Một số khái niệm cơ bản

Một số quy chế về tổ chức và đào tạo, kiểm tra thi lại và côngnhận tốt nghiệp cho các hệ đào tạo Đại học chính quy và Caođẳng của Bộ Giáo dục & Đào Tạo do bộ trưởng Nguyễn ThiệnNhân ký quyết định

- Đơn vị học trình cơ bản: Là đơn vị đo khối lượng lao động, học tậpcủa sinh viên, được quy ra là 15 tiết giảng dạy lý thuyết hoặc bàitập

- Học phần: là khối lượng quy định kiến thức tương đối trọn vẹn,được sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho người học tích lũy dầnkiến thức trong quá trình học tập Mỗi học phần có khối lượng bằngmột số không lớn hơn đơn vị học trình cơ bản Kiến thức trong mỗihọc phần có thể được kết cấu dưới dạng tích hợp kiến thức lấy từnhiều môn học ở cùng một mức trình độ Từng học phần phải được

ký hiệu bằng mã số do phòng đào tạo của từng truờng quy địnhriêng một cách thống nhất

- Khóa học: Được tổ chức theo học kỳ, năm học Mỗi năm học có haihọc kỳ chính Mỗi học kỳ có ít nhất 15 tuần thực học và 3 tuần thi.Trừ một số trường Đại học quá trình đào tạo quy về giai đoạn duynhất không có thi giai đoạn

Trang 9

o Một số quy định trong công tác quản lý sinh viên tại Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự

- Sinh viên bỏ thi ở kỳ thi chính: Nếu không có lý do chính đáng thìxem như đã bỏ thi lần 1 và nhận điểm 0 ở lần thi đó Sinh viênkhông thi hoặc không đủ điều kiện dự thi hoặc chưa đạt kết quả ở

kỳ thi chính đối với học phần nào đó được quyền xin thi hoặc thi lại

ở kỳ thi phụ kế tiếp Kết quả được công nhận là kết quả của lần thicuối cùng trong các lần thi

- Điểm kiểm tra: Điểm thi và điểm trung bình chung sau từng học kỳhoặc toàn khóa học được tính theo thang điểm từ 0 đến 10 Xếp loạitheo điểm được quy định như sau:

 Từ 8 – 10 : điểm giỏi

 Từ 7 đến cận 8: điểm khá

 Từ 6 đến cận 7: trung bình khá

 Từ 5 đến cận 6: đạt yêu cầu

 Dưới 5: không đạt yêu cầu

- Đối với học phần không có khối lượng lớn: Điểm cuối cùng là trungbình cộng của các lần thi cuối và giữa học phần được làm tròn 0.5

- Điểm chung bình chung: Được lấy tròn đến 2 chữ số thập phân Kếtquả học tập của mỗi sinh viên cuối mỗi học kỳ hoặc cuối giai đoạn,cuối khóa học được đánh giá qua các số liệu sau đây:

 Số học phần đã được tích lũy

 Điểm trung bình chung

 Hệ số của mỗi học phần được lấy bằng Đơn vị học trình cơbản chứa trong học phần

 Do vậy, điểm trung bình chung = Điểm chung bình theo đơn

vị học trình của số học phần đã học Công thức tính như sau:

∑ (Điểm mỗi học phần * số đơn vị học trình của học phần)

Trang 10

∑ (Đơn vị học trình của mỗi học phần)

- Xét học bổng: Việc xét học bổng được căn cứ vào 3 tiêu chuẩn sau:

 Điểm chung bình chung bình chung thi lần 1 của học kỳ

 Điểm cộng (Là lớp trửong hay bí thư chi đoàn được cộngthêm 0.1 vào điểm trung bình chung)

 Không vi phạm kỷ luậtCăn cứ vào 3 chỉ tiêu trên, cuối học kỳ nhà trường dựa vào kết quả học tậpcủa sinh viên để xét các mức học bổng:

 Loại 1: Điểm chung bình chung + điểm thưởng từ 9.00 trởlên, không có môn nào dưới 7 đạt học bổng Lê Quý Đôn (1triệu đồng một học kỳ)

 Loại 2: Điểm chung bình chung + điểm thưởng từ 8.50 đến8.99, không có môn nào dưới 6 đạt học bổng loại A (Loại A:400.000đ một học kỳ)

 Loại 3: Điểm chung bình chung + điểm thưởng từ 8.00 đến8.49, không có môn nào dưới 6 đạt học bổng loại B(Loại B:300.000đ một học kỳ)

- Xét lưu ban : Sinh viên bị lưu ban trong trường hơp sau:

 Số đơn vị học trình thi lại lần 2 không đạt là 6 trình Sinhviên bị lưu ban được chuyển xuống lớp có chuyên ngànhtương đương (Ví dụ: Sinh viên học ở lớp Tin học Khoá 38khi bị lưu ban sẽ chuyển xuống lớp Tin học Khoá 39.)

- Xét thôi học: Sinh viên tự ý bỏ học hoặc vi phạm nghiêm trọng cácquy chế của nhà trường hoặc sinh viên lưu ban 2 năm liên tiếp

- Bằng tốt nghiệp: Cấp theo ngành đào tạo, trên ngành có ghi rõ tênngành đào tạo, loại hình đào tạo và hạng tốt nghiệp Hạng tốtnghiệp được xác định căn cứ vào điểm trung bình chung tích lũycủa các học phần quy định cho ngành đào tạo:

 Xuất sắc: Điểm trung bình chung từ 9.00 trở lên

Trang 11

 Giỏi: Điểm trung bình chung từ 8.00 đến 8.99

 Khá: Điểm trung bình chung từ 7.00 đến 7.99

 Trung bình: Điểm trung bình chung từ 5.00 đến 6.99

Qua giai đoạn phân tích ta đánh giá hiện trạng của hệ thống như sau:

* Yếu kém:

- Các quy trình thực hiện chưa được thống nhất, đồng bộ với nhau.

- Các quá trình tính toán phức tạp có thể xảy ra sai sót, việc lập lịch phân công giảng dạy còn một số bất cập và công việc này vẫn còn làm thủ công tốn thời gian.

* Mục tiêu:

- Xây dựng hệ thống với độ ổn định cao đáp ứng được các yêu cầu đặt

ra, các quy trình hoạt động đồng bộ và có khả năng mở rộng trong tương lai.

- Tránh sai sót, xử lý trên máy tính.

- Tự động tạo các báo cáo, mẫu biểu theo yêu cầu.

- Tận dụng được khả năng của phần cứng và phần mềm đã có.

1.4 Mẫu biểu

1.4.1 Danh sách sinh viên

Phòng đào tạo

Trang 12

1.4.2 Phiếu ghi điểm

PHIẾU GHI ĐIỂM

Lớp: …… Khoá ……… Quân số:…… Vắng:…… Có lý do:………….

Tên học phần:………… Ngày thi:………

Số tiết:……… Học kỳ…… Giáo viên chấm thi: 1:………

2:………

Năm học:………

STT Họ và tên Điểm kiểm tra thường kỳ Số phiếu thi Điểm thi Ghi chú Lần 1 Lần 2 Lần 3 Bằng số Bằng chữ Ngày … tháng …năm … Nhận xét tình hình thi Chủ nhiệm bộ môn ……… (Ký và ghi rõ họ tên) ………

Chữ ký của giáo viên chấm thi: 1: ……….…………

2: ………

Ghi chú: Phiếu ghi điểm được lập thành 3 bản gửi về ban quản lý phòng đào tạo chậm nhất là 7 ngày sau khi thi.Ban quản lý phòng đào tạo gửi lại cho khoa và các đơn vị quản

lý học viên để lưu

1.4.3 Kết quả học tập của lớp theo Học kỳ năm học

Bảng kết quả học kỳ

Trang 13

LỚP: ……… HỌC KỲ: …………NĂM THỨ: ……

Trú quán (Tỉnh- TP)

Đã lưu ban năm thứ

Các học phần quy định và hệ số

Phần học thêm

và hệ số

Kết quả học kỳ M1

(ST)

Điểm trung bình chung

Đạo đức và rèn luyên

Kỷ luật

Bảng điểm kết quả học tập cuối năm

Trú quán (Tỉnh –TP)

Đã lưu ban năm thứ

Kết quả học kỳ I Kết quả học kỳ II Kết quả học tập cả năm Điểm

trung bình chung

Đạo đức

và rèn luyện

Kỷ luật

Đạo đức

và rèn luyện

Kỷ luật

Đạo đức và rèn luyện

Kỷ luật

Lên lớp

Lưu ban

Thôi học

1.4.4 Bảng điểm cá nhân của sinh viên khi hoàn thành khóa học

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- OOO

-Học viện Kỹ Thuật Quân Sự

Trang 14

BẢNG ĐIỂM CÁ NHÂN

Họ và tên sinh viên: Lê Thanh Bình - Tin học - K39

SĐVHT

1.4.5 Danh sách sinh viên thi lại

DANH SÁCH THI BÙ VÀ THI LẠI

Lớp ……… Năm học ……… Khoá ……

1.4.6 Danh sách sinh viên lưu ban

Trang 15

Khoá: …… Loại hình đào tạo: ……….

1.4.7 Danh sách sinh viên được học bổng

Khoá: …… Loại hình đào tạo: ………

1.4.8 Bảng phân công giáo viên giảng dạy

Trang 16

1.4.9 Thời khoá biểu của lớp học

49AB LT H11214

77AC LT H11315

02AC LT H11315

02AC LT H11315 49AB

LT

H11214

49AB LT H11214

77AC LT H11315

02AC LT H11315

02AC LT H11315 55CB

LT

H11214

55CB LT H11214

02AM LT H11315

02AM LT H11315 1

14AB LT H11315

49AB LT H11214

02AM LT H11315

02AM LT H11315 14AB

LT

H11315

14AB LT H11315

49AB LT H11214

02AM LT H11315

02AM LT H11315 55CB

LT

H11214

55CB LT H11214

49AB LT H11214

55CB LT H11214

49AB LT H11214

1.5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống

1.5.1 Ký hiệu các đối tượng sử dụng mô hình tiến trình nghiệp vụ:

Dùng ký hiệu hình chữ nhật để miêu tả chức năng của hệ thống , têncủa chức năng ghi bên trong

Trang 17

Dùng mũi tên chỉ hướng của luồng dữ liệu, tên luồng dữ liệu ghi trênmũi tên

Trang 18

Phòng đào tạo

Sinh viên

Hệ (tiểu đoàn) Giáo viên

- Tổng kết KQHT

HSSV Báo cáo

Kết quả xử lý

Thời khóa biểu SV

- In thẻ sinh viên,giấy xác nhận

- Xử lý chuyển lớp,thôi học, chuyển trường

II – Xử lý sơ bộ tổng hợp kết quả khảo sát

2.1 Mô tả chi tiết công việc

Dự án: Quản lý sinh viên Tiểu dự án: Cậpnhật HSSV Số TT: 1

Trang 19

Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Ngày :

Công việc: Cập nhật HSSV

+ Điều kiện bắt đầu: Sau khi có kết quả tuyển sinh khóa học mới

+ Thông tin đầu vào: Số hồ sơ, Mã sinh viên, mã vạch, họ tên, ngày sinh, giới tính,

…

+ Kết quả: hồ sơ sinh viên đầy đủ các thông tin để quản lý

+ Nơi sử dụng: Phòng đào tạo

+ Tần suất : Tuỳ thuộc ngày trong tuần

Thứ 2- thứ 6: 400 hồ sơ

Thứ 7- CN : không làm

+ Thời lượng: 15 phút/ 1 hồ sơ

 Kế hoạch đào tạo toàn khóa học

Dự án: Quản lý sinh viên

Loại : Phân tích hiện trạng

Tiểu dự án: Kế hoạch đào tạo

Mô tả công việc

Số TT: 2Ngày :

Trang 20

Công việc: Kế hoạch dào tạo toàn khóa học

+ Thông tin đầu vào: HSSV, danh mục môn học, danh mục ngành, danh mụcchuyên ngành, danh mục loại hình đào tạo, danh mục giáo viên, danh mục phònghọc, danh mục khu vực

+ Kết quả: Kế hoạch đào tạo toàn khóa cho sinh viên

+ Tần suất : 10 phút/ một khóa học

+ Thời lượng:

 Kế hoạch giảng dạy học kỳ

Tiểu dự án: Kế hoạch giảngdạy

Số TT: 3Ngày :

Trang 21

Công việc: Kế hoạch giảng dạy học kỳ

+ Thông tin đầu vào: HSSV, danh mục môn học, danh mục ngành, danh mụcchuyên ngành, danh mục loại hình đào tạo, danh mục giáo viên, danh mục phònghọc, danh mục khu vực

+ Kết quả: Kế hoạch giảng dạy học kỳ cho sinh viên

+ Tần suất : 10 phút / một khóa hoc,lớp học

+ Thời lượng:

Tiểu dự án: Cập nhật điểm sinhviên

Số TT: 4Ngày :

Công việc: Cập nhật HSSV

+ Điều kiện bắt đầu: Sau khi có kết quả điểm do giáo viên gửi lên

+ Thông tin đầu vào: mã sinh viên, họ tên sinh viên, mã lớp, mã môn, điểm lần thi(lần1/lần2/lần3) , ghi chú(nếu có)

+ Kết quả: Điểm sinh viên đã được cập nhật giúp cho việc thống kê báo cáo

+ Nơi sử dụng: Tại phòng đào tạo

+ Tần suất :

Trang 22

+ Thời lượng: 10 phút/ 1 lớp

Tiểu dự án: Thống kê báo cáokết quả học tập của sinh viên

Số TT: 5Ngày :

Công việc: Thống kê báo cáo kết quả học tập sinh viên

+ Điều kiện bắt đầu: Sau khi cập nhật điểm cho tất cả các sinh viên

+ Thông tin đầu vào: Bảng điểm của sinh viên, HSSV,dm_khóa,dm_khoa,dm_chuyên ngành,dm_loại hình đào tạo

+ Kết quả: Tổng hợp kết quả học tập, báo cáo các cấp, trả kết quả về cho sinh viên+ Nơi sử dụng: Tại khoa quản lý

+ Tần suất :

+ Thời lượng:

2.2 Mô tả chi tiết dữ liệu

Tiểu dự án: Hồ sơ sinh viên

Mô tả dữ liệu Ngày

Tên dữ liệu: Ma_SV

Định nghĩa: Mã của sinh viên học tập tại Học viện KTQS Mã là duy

nhất cho mỗi sinh viên (khóa)Cấu trúc và Kiểu char (10)

Trang 23

khuôn dạng

Loại hình

Số lượng

Ví dụ Sinh viên: Lê Thị Thanh Bình có mã sinh viên: 2003000001

Lời bình Mã là duy nhất, không được trùng giữa hai sinh viên

Ví dụ Họ tên sinh viên: Lê Thị Thanh Bình

Lời bình Họ tên sinh viên

Trang 25

Số lượng

Ví dụ SN7 – Tổ 20 – phường Chăm Mát – TP Hoà Bình – Tỉnh

Hoà BìnhTên dữ liệu :

Trang 26

Định nghĩa Địa chỉ cần báo tin khi có việc cần thiết

 Mô tả Kế hoạch đào tạo toàn khóa

Tiểu dự án: Kế hoạch đào tạo toàn khóa

Tên dữ liệu : ma_lhdt

Cấu trúc và khuôn dạng Char (4)

Loại hình

Số lượng

Tên dữ liệu : ma_nganh

Trang 27

Tên dữ liệu : ma_mon

Dự án: Quản lý điểm sinh viên

Tiểu dự án: Bảng điểm

Trang 28

Tên dữ liệu : Ma_SV

Loại hình

Số lượng

Ví dụ

Tên dữ liệu : ma_lop

Cấu trúc và khuôn dạng Char (4)

Tên dữ liệu : diem1

Cấu trúc và khuôn dạng Float(8)

Loại hình

Số lượng

Trang 29

Lời bình Điểm thi lần thi đầu tiên

Tên dữ liệu : diem2 – diem3

Cấu trúc và khuôn dạng Float(8)

Loại hình

Số lượng

Lời bình Sinh viên khi thi lại gọi là điểm lần 2 hoặc thi

lần 2 chưa qua được thi lần 2 Điểm cuốicùng lấy là điểm cao nhất trong các lần thi

chuẩn BGDT2 Kế hoạch đào tạo Phòng đào

tạo

10phút/khóa

D2,D4,D5,D6,D7

Kế hoạchđào tạoT3 Cập nhật điểm Phòng đào

tạo

10 phút /lớp

sinh viên.T4 Thống kê sinh

viên nợ môn

Phòng đàotạo

theo mẫuT5 Thống kê sinh

viên thi lại

Phòng đàotạo

T6 Thống kê sinh

viên – Học bổng

Phòng đàotạo

2.4 Tổng hợp dữ liệu

2.4.1 Bảng tổng hợp các hồ sơ

Trang 30

STT Tên – Vai trò Công việc liên quan

D1 Hồ sơ sinh viên – tất cả thông tin về

sinh viên

T1,T3,T4,T5,T6

D1 Hồ sơ sinh viên – tất cả thông tin về

sinh viên

Trang 31

D2 Chương trình đào tạo

Trang 32

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

I Sơ đồ phân rã chức năng

1.1 Xác định các chức năng chi tiết

Bước 1: Gạch chân các động từ và bổ ngữ liên quan trong bảng khảo sát chi tiết:

 Quá trình nhập học của sinh viên khoá mới

- Khi các sinh viên khoá mới đến nhập học thì bộ phận quản lý sinh viên tiến hànhcập nhật hồ sơ sinh viên cho các sinh viên đó Để thực hiện công việc này bộ phậnquản lý sinh viên phải căn cứ vào hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhập học của sinh viên

để lấy những thông tin cần thiết lưu vào bảng HSSV

- Sau khi tiến hành xong thủ tục nhập học cho các sinh viên khoá mới, phòng đàotạo tiến hành phân lớp cho các sinh viên theo chỉ tiêu yêu cầu đào tạo của mỗingành trong học viện Sau tiến hành phân tách lớp xong, gửi danh sách sinh viêncủa các lớp xuống cho bộ phận quản lý sinh viên tiến hành cập nhật lớp học chocác sinh viên Đồng thời tiến hành phân công các tiểu đoàn quản lý học viên tiếpnhận và quản lý các lớp mới Trong học viện thông thường mỗi tiểu đoàn học viênphải quản lý một số chuyên ngành đào tạo

 Đối với quá trình sắp xếp lịch học, phân công giảng dạy đầu năm học

- Trước khi bước vào học kỳ mới, phòng đào tạo tiến hành xếp lịch học cho cáclớp theo các chuyên ngành đào tạo Phòng đào tạo xếp thời khoá biểu, kế hoạchgiảng dạy trong toàn khoá, kế hoach giảng dạy học kỳ Phòng đào tạo tiến hànhcập nhật hệ thống danh mục: danh mục môn học, danh mục loại hình đào tạo, danhmục lớp, danh mục ngành, danh mục niên khoá do học viện cung cấp Trong thờikhoá biểu của mỗi lớp phải có thời gian, kế hoạch, hội trường cụ thể đối với cácmôn học lý thuyết và phòng thực hành với các môn học thực hành Trong học việncác năm học đầu có các môn học đại cương mà có thể giảng dạy cho nhiều lớp, vìvậy có thể ghép nhiều lớp cùng học một môn do một giáo viên đảm nhiệm Nhưngđối với các môn học chuyên ngành thì phải tách lớp theo các chuyên ngành cụ thể

để giảng dạy

 Đối với quá trình học và kiểm tra kết thúc môn

- Trong mỗi học kỳ giáo viên tiến hành giảng dạy môn học mà mình đảm nhiệmcho các lớp Sau khi kết thúc môn học, giáo viên tiến hành cho lớp học thi kiểm

Trang 33

tra, đánh giá cho điểm các sinh viên trong lớp vào phiếu điểm Sau khi đánh giácho điểm xong, giáo viên gửi phiếu điểm cho bộ phận quản lý điểm sinh viên để

bộ phận này tiến hành cập nhật điểm môn học cho sinh viên

 Đối với quá trình xét lưu ban, lên lớp, thi lại

- Sau mỗi học kỳ, phòng đào tạo yêu cầu bộ phận quản lý điểm báo cáo tổng kếtđiểm của sinh viên trong học viện để tiến hành thống kê số sinh viên thi lại để lập

kế hoạch thi lại cho các sinh viên này Đối với các sinh viên có điểm chưa đạt phảithi lần tiếp theo kế hoạch của phòng đào tạo Giáo viên tiến hành tổ chức thi lầntiếp theo cho các sinh viên đó và đánh giá cho điểm vào phiếu điểm riêng gửi cho

bộ phận quản lý điểm để bộ phận này cập nhật lại điểm cho các sinh viên đó Đốivới các sinh viên thi lần 2 chưa đạt thì phải học lại môn học đó, kế hoạch học cóthể sinh viên tự liên hệ với giáo viên nhưng trong thời gian mà học viện cho phép.Sau khi học lại xong giáo viên tổ chức thi và đánh giá điểm lần 3 cho các sinh viên

đó

- Sau mỗi năm học, phòng đào tạo yêu cầu bộ phận quản lý điểm thống kê tổnghợp kết quả học tập của các sinh viên, tiến hành xét lên lớp, lưu ban cho các sinhviên Sau khi xét xong, phòng đào tạo gửi danh sách các sinh viên lưu ban cho bộphận quản lý sinh viên tiến hành cập nhật lại lớp học cho các sinh viên

 Đối với các yêu cầu lập thống kê, báo cáo

- Sau mỗi học kỳ, bộ phận quản lý điểm tiến hành thống kê kết quả học tập và rènluyện của các sinh viên, in bảng điểm học kỳ gửi cho phòng đào tạo theo yêu cầu.Nếu các đơn vị quản lý học viên có yêu cầu kết quả học tập của sinh viên các lớptrong tiểu đoàn thì bộ phận này cũng cung cấp danh sách sinh viên cùng kết quảhọc tập của các sinh viên trong tiểu đoàn đó

- Sau mỗi năm học, phòng đào tạo yêu cầu bộ phận quản lý điểm thống kê tổng hợpkết quả học tập – rèn luyện của sinh viên, in bảng điểm năm học, in danh sách sinhviên lưu ban, lên lớp, thống kê số lượng các sinh viên được học bổng theo tiêuchuẩn của học viện, gửi kết quả lên trên để xét học bổng cho các sinh viên

- Đối với các sinh viên tốt nghiệp ra trường, bộ phận này in bảng điểm cá nhân, tổngkết toàn bộ kết quả học tập trong toàn khoá học gửi cho từng sinh viên Đồng thời

in bằng tốt nghiệp ra trường cho các sinh viên đó

Kết quả sau khi gạch chân các động từ và bổ ngữ

Trang 34

1 Cập nhật hồ sơ sinh viên

2 Phân lớp cho các sinh viên

3 Phân tách lớp

4 Danh sách sinh viên theo lớp

5 Cập nhật lớp học

6 Phân công các tiểu đoàn quản lý học viên tiếp nhận và quản lý

7 Quản lý một số chuyên ngành đào tạo

8 Xếp lịch học

9 Xếp thời khoá biểu

10 Kế hoạch đào tạo toàn khoá

11 Kế hoạch giảng dạy học kỳ

20 Kế hoạch giảng dạy môn học trong học kỳ

21 Thi kiểm tra, đánh giá cho điểm

22 Đánh giá cho điểm

23 Phiếu điểm

24 Cập nhật điểm môn học

25 Báo cáo tổng kết điểm theo học kỳ

26 Thống kê sinh viên thi lại trong học kỳ

27 Lập kế hoạch thi lại

Trang 35

34 Danh sách sinh viên lên lớp

35 Danh sách sinh viên lưu ban

36 Cập nhật lớp

37 Thống kê kết quả học tập – rèn luyện học kỳ

38 In bảng điểm học kỳ

39 Kết quả học tập của sinh viên theo học kỳ

40 danh sách sinh viên

41 Thống kê kết quả học tập – rèn luyện năm học

42 In danh sách sinh viên lưu ban

43 In danh sách sinh viên lên lớp

44 Thống kê số lượng sinh viên được học bổng

45 In bảng điểm cá nhân

46 Tổng kết kết quả học tập toàn khoá

47 In bằng tốt nghiệp

Bước 2: Loại bỏ các chức năng trùng lặp:

Sau khi loại bỏ các chức năng trùng lặp ta được các chức năng như sau:

1 Cập nhật hồ sơ sinh viên (1)

2 Phân, tách lớp (2, 3, 18, 19)

3 Danh sách sinh viên theo lớp (4, 40)

4 Cập nhật danh mục lớp (5,14, 36)

5 Phân công các tiểu đoàn quản lý học viên (6)

6 Xếp thời khoá biểu (8, 9, 11, 17, 20)

7 Kế hoạch đào tạo toàn khóa (10)

8 Cập nhật danh mục môn học(12)

9 Cập nhật danh mục loại hình đào tạo (13)

10 Cập nhật danh mục ngành (7, 15)

11 Cập nhật danh mục niên khoá (16)

12 Thi kiểm tra, đánh giá cho điểm (21, 22, 32)

13 Phiếu điểm (23)

14 Cập nhật điểm môn học (24, 29)

15 Thống kê kết quả học tập – rèn luyện học kỳ (37, 39)

16 Thống kê sinh viên thi lại (26)

17 Lập kế hoạch thi lại (27, 28, 30, 31)

18 Thống kê tổng hợp kết quả học tập – rèn luyên năm học (33, 41)

19 Thống kê sinh viên lên lớp (34)

20 Danh sách sinh viên lưu ban (35)

21 In bảng điểm học kỳ (25, 38)

22 In danh sách sinh viên lưu ban (42)

23 In danh sách sinh viên lên lớp (43)

Trang 36

24 Thống kê sinh viên được học bổng (44)

25 In bảng điểm cá nhân (45)

26 Tổng hợp kết quả học tập toàn khoá (46)

27 In bằng tốt nghiệp(47)

Bước 3: Gom nhóm các chức năng đơn giản do một nhóm người thực hiện:

1 Cập nhật hồ sơ sinh viên (1)

2 Phân, tách lớp (2)

3 In danh sách sinh viên theo lớp (3)

4 Tra cứu, tìm kiếm sinh viên

5 Cập nhật danh mục lớp (4)

6 Phân công các tiểu đoàn quản lý học viên (5)

7 Xếp thời khoá biểu (6)

8 Kế hoạch đào tạo toàn khoá (7)

9 Cập nhật danh mục môn học (8)

10 Cập nhật danh mục loại hình đào tào (9)

11 Cập nhật danh mục ngành (10)

12 Cập nhật danh mục niên khoá (11)

13 Thi kiểm tra, đánh giá cho điểm (12)

14 In phiếu điểm (13)

15 Cập nhật điểm môn học (14)

16 Thống kê kết quả học tập – rèn luyện học kỳ (15)

17 Thống kê sinh viên thi lai (16)

18 Lập kế hoạch thi lại (17)

19 Thống kê tổng hợp kết quả học tập – rèn luyện năm học (18)

20 Thống kê, In danh sách sinh viên lên lớp (19, 23)

21 Thống kê, In danh sách sinh viên lưu ban (20, 22)

Bước 4: Loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa với hệ thống:

Sau khi loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa với hệ thống ta thu được kết quả sau:

2 Phân, tách lớp

3 In danh sách sinh viên theo lớp

Trang 37

10 Xếp thời khoá biểu

12 Thi kiểm tra, đánh giá cho điểm

13 In phiếu điểm

16 Thống kê sinh viên thi lại

17 Thống kê, tổng hợp kết quả học tập – rèn luyện năm học

18 Thống kê, in danh sách sinh viên lên lớp

19 Thống kê, in danh sách sinh viên lưu ban

22 Tổng hợp kết quả học tập toàn khoá

Bước 5: Chỉnh sửa lại tên

5 Thống kê kết quả học tập, rèn luyện

6 Cập nhật danh mục lớp

7 Cập nhật danh mục môn học

8 Cập nhật danh mục loại hình đào tạo

9 Cập nhật danh mục ngành

10 Cập nhật danh mục niên khoá

11 Lập thời khoá biểu

13 In danh sách sinh viên thi

17 Thống kê, in danh sách sinh viên thi lại

18 Thống kê, tổng hợp kết quả học tập – rèn luyện năm học

23 Tổng hợp kết quả học tập – rèn luyện toàn khoá

1.2 Gom nhóm các chức năng

Hệ thống gồm 3 bộ phận: Quản lý đào tạo, Quản lý sinh viên, Quản lý điểm sinhviên Vì vậy ta thực hiện gom nhóm chức năng theo 3 chức năng này

Trang 38

1 Cập nhật danh mục lớp

2 Cập nhật danh mục môn học

3 Cập nhật danh mục loại hình đào tạo

4 Cập nhật danh mục ngành

5 Cập nhật danh mục niên khoá

6 Lập thời khoá biểu

Quản lý đào tạo

Quản lý sinh viên

12 Thống kê kết quả học tập, rèn luyện

Quản lý sinh viên

13 In danh sách sinh viên thi

15 Thống kê kết quả học tập rèn luyện học kỳ

16 Thống kê, tổng hợp KQHT- RL năm học

18 Thống kê, in danh sách sinh viên thi lai

23 Tổng hợp KQHT - RL toàn khoá

Quản lý điểm sinh viên

1.3 Vẽ sơ đồ phân rã chức năng

Trang 39

Quản lý SINH VIÊN

Quản lý đào tạo Quản lý sinh viên Quản lý điểm sinh viên

Lập thời khoá biểu

Kế hoạch ĐT toàn khóa

Cập nhật hồ sơ sinh viên

Phân, tách lớp

In DS sinh viên theo lớp

Tra cứu, tìm kiếm SV

Thống kê kết quả HT - RL

Cập nhật điểm MH

Thống kê KQHT_RL học kỳ

Thống kê,tổng hợp KQHT_RL năm học

In bằng tốt nghiệp

In danh sách sinh viên thi

II Sơ đụ̀ luụ̀ng dữ liệu

2.1 Định nghĩa cỏc kí hiệu sử dụng trong sơ đụ̀ luụ̀ng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu(BFD) là một loại biểu đồ nhằm mục đớch diễn tả một quỏ trỡnh xử lý thụng tin với cỏc yờu cầu sau :

- Sự diễn tả ở mức Logic, nghĩa là nhằm trả lời cõu hỏi “Làm gỡ” mà bỏ qua cõu hỏi là “làm như thế nào”

- Chỉ rõ cỏc chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quỏ trỡnh xử lý cần mụ tả

- Chỉ rõ cỏc thụng tin được chuyển giao giữa cỏc chức năng đú, và qua đú phần nào thấy được trỡnh tự thực hiện của chỳng

 Cỏc tiến trỡnh (chức năng)

+ Định nghĩa : Một tiến trỡnh là một quỏ trỡnh biến đổi dữ liệu (Thay đổi giỏ trị, cấu trỳc,

vị trớ của một dữ liệu, hoặc từ một số dữ liệu đó cho, tạo ra một dữ liệu mới)

+ Nếu trong một tiến trỡnh khụng cú thụng tin mới được sinh ra thỡ đú khụng phải là mộttiến trỡnh trong BFD

+ Biểu diễn : Một chức năng được biểu diễn trong (BLD) bởi một hỡnh trũn hoặc mộthỡnh ụ val, bờn trong cú tờn của chức năng đú

+ Tờn gọi: tờn chức năng được cấu tạo gồm động từ + bổ ngữ

+ Hỡnh vẽ :

Trang 40

+ Không có luồng dữ liệu đi từ kho này sang kho khác Một kho dữ liệu có thể để xuấthiện nhiều nơi trong sơ đồ

Biểu diễn : Một kho được vữ trong một (BFD) là hai đoạn thẳng nằm ngang có kẹp têncủa kho dữ liệu ở giữa

Hình vẽ :

Một số qui tắc:

Tên kho

Định dạng
Số trang	129
Dung lượng	8,74 MB