NỘI DUNG HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN HÓA, THÔNG TIN VÀ XÃ HỘI NỘI DUNG HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Giảng viên 1: Phạm Quang Quyền Giảng viên 2: Lê Ngọc Diệp Hà Nội, 8-2014 Tài liệu học tập: Slide giảng địa website: http://thuviennoivu.dreamlib.vn Tài liệu tham khảo thêm [1] Phạm Thị Thanh Hồng Hệ thống thông tin quản lý/ Phạm Thị Thanh Hồng, Phạm Minh Tuấn.-H : Khoa học Kỹ thuật, 2007 [2] Nguyễn Văn Huy Hệ thống thông tin quản lý/ Nguyễn Văn Huy H.:Thống kê, 2000 [3] Võ Văn Huy Hệ thống thông tin quản lý/Võ Văn Huy, Huỳnh Ngọc Liễu Tp Hồ Chí Minh:Khoa học Kỹ thuật, 2001 [4] Nguyễn Thanh Hùng Hệ thống thông tin quản lý/ Nguyễn Thanh Hùng.-Tp Hồ Chí Minh:Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh, 2006 [5] Trương Văn Tú Hệ thống thông tin quản lý/Trương Văn Tú, Trần Thị Song Minh.-H.:Thống kê, 2000 3 CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1.Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin 1.1.1 Khái niệm thông tin - Theo quan điểm thông thường: Thông tin tất việc, kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu biết người Thông tin hình thành trình giao tiếp - Theo quan điểm triết học: Thông tin phản ánh tự nhiên xã hội( giới vật chất) ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh nói rộng tất phương tiện tác động lên giác quan người - Theo quan điểm lý thuyết thông tin: Thông tin loại trừ tính bất định tượng ngẫu nhiên 1.1.2 Khái niệm hệ thống Hệ thống tập hợp phần tử có quan hệ hữu với nhau, tác động chi phối lẫn theo quy luật định để trở thành chỉnh thể Từ xuất thuộc tính gọi tính trồi hệ thống mà phần tử riêng lẻ có không đáng kể 1.1.3 Khái niệm hệ thống thông tin Là tập hợp gồm người, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu … thực hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý phân phối thông tin tập hợp buộc môi trường CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN Nguồn Thu thập Đích Xử lý lƣu trữ Phân phát Kho liệu Đặc trưng hệ thống thông tin: - Phải thiết kế, tổ chức phục vụ nhiều lĩnh vực nhiệm vụ tổng thể tổ chức - Đạt mục tiêu hỗ trợ định - Dựa kỹ thuật tiên tiến xử lý thông tin - Có kết cấu mềm dẻo, phát triển (HT mở) Tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin: - Độ tin cậy - Tính đầy đủ - Tính thích hợp, dễ hiểu - Tính bảo vệ - Đúng thời điểm 1.2 Giới thiệu số hệ thống thông tin 1.2.1 Hệ thống xử lý giao dịch – TPS - Mục đích + TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực và/hoặc theo dõi hoạt động hàng ngày (các giao dịch) 5 + Hệ thống thu thập lưu trữ liệu giao dịch; kiểm soát định tạo phần giao dịch + Sử dụng cấp tác nghiệp + Tự động hóa hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng độ xác; dạt hiệu suất lớn - Đặc điểm + TPS (xây dựng từ năm 50s) giúp nhà quản lý + Xử lý giao dịch tự động VD: Xử lý đơn hàng + Truy vấn thông tin liên quan tới giao dịch xử lý VD: Khách hàng X có đơn đặt hàng? Giá trị bao nhiêu? Khách hàng X có mua hàng tháng tới (có đơn đặt hàng chưa)? Danh sách khách hàng 1.2.2 Hệ thống thông tin quản lý – MIS - Mục đích + Quản lý thông tin phục vụ công tác lãnh đạo quản lý + Hỗ trợ trực tiếp trình định quản lý - Đặc điểm + Quản lý việc lưu trữ nguồn liệu hệ thống + Hỗ trợ công cụ xử lý liệu trực tiếp hệ thống + Hỗ trợ việc tạo liệu đầu (báo cáo) theo nhiều tiêu chí khác có khả tùy biến tiêu chí 1.2.3 Hệ hỗ trợ định – DSS - Mục đích  DSS kết hợp tri thức người với khả MT, cải thiện chất lượng QĐ, HT hỗ trợ dựa MT giúp cho nhà QL giải vấn đề bán cấu trúc 6  DSS hệ hỗ trợ RQĐ cho nhà QL vấn đề bán cấu trúc hoàn cảnh định / không thường xuyên  HTTT hỗ trợ định (DSS)– hệ thống thông tin tương tác cung cấp thông tin, mô hình, công cụ xử lý liệu hỗ trợ cho trình định có tính nửa cấu trúc cấu trúc - Đặc điểm DSS + Linh hoạt (Flexible) + Tương tác người máy (interactive) + Không thay người RQÑ + Vòng đời ngắn + Mô theo thay đổi giới thực + Tính đến & dự báo + Chú ý đến kết giải vấn đề + Người không chuyên sử dụng 1.2.4 Hệ tự động văn phòng – OAS - Mục đích HTTT tự động hóa văn phòng hệ thống dựa máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu, dạng truyền tin khác cá nhân, nhóm làm việc, tổ chức khác Đặc điểm: Ưu điểm • Truyền thông hiệu • Truyền thông thời gian ngắn • Giảm thời gian lặp lại gọi, tránh khả người nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax) • Loại bỏ việc thất lạc thư trình gửi Nhược điểm • Chi phí cho phần cứng lớn • Người sử dụng có khả quan sát vai trò công việc • An toàn thông tin doanh nghiệp bị đe dọa thường nhận thông tin không mong muốn, gây gián đoạn công việc 1.2.5 Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo – ESS Executive Support System - Mục đích Là HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin nhà quản trị cấp cao (chiến lược), nhằm mục đích hoạch định kiểm soát chiến lược Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS) = hệ thống tương tác cao cho phép truy cập thông tin từ kết kiểm soát tình trạng chung doanh nghiệp - Đặc điểm  Phục vụ nhu cầu thông tin cho ban lãnh đạo, Sử dụng thông tin bên thông tin cạnh tranh  Giao tiếp thân thiện với NSD  Được thiết kế cho nhu cầu riêng CEO  Đáp ứng phong cách RQĐ nhà lãnh đạo  Có khả theo dõi giám sát lúc hiệu  Có khả từ vấn đề khái quát đến chi tiết  Có khả lọc, nén, tìm kiếm liệu TT quan trọng 1.2.6 Hệ chuyên gia – ES - Mục đích + ES HT dựa máy tính (gồm phần cứng phần mềm máy tính) giúp nhà QL giải vấn đề RQĐ tốt + ES nhánh trí tuệ nhân tạo áp dụng nhiều lĩnh vực khác VD: Chẩn đoán y học, thăm dò mìn, quản lý tài sản, lập kế hoạch công ty, tư vấn thuế, đặt giá thầu, … + Một hệ thống sử dụng kiến thức cho lĩnh vực ứng dụng thủ tục can thiệp để giải vấn đề mà thông thường phải yêu cầu tới chuyên gia giải �Kiến thức sâu lĩnh vực hẹp �Thường sử dụng quy luật nếu-thì �Cơ sở liệu chuyên gia - Đặc điểm ES  Áp dụng kiến thức lĩnh vực riêng biệt cho hoàn cảnh hay vấn đề không chắn hay thiếu thông tin  Đưa giải pháp hiệu kết quả, chẩn đoán vấn đề, đánh giá hoàn cảnh, cho lời khuyên, …  Giải thích lý giải lời khuyên mà đưa  Cung cấp thông tin thêm lĩnh vực chuyên gia  Nhận hạn chế lĩnh vực biết chuyên gia khác cho lời khuyên  Cải thiện kiến thức chuyên môn “học” thêm cách cho thêm kiến thức vào 10 1.3.Thông tin Quyết định hoạt động quản lý 1.3.1.Vai trò thông tin lãnh đạo, quản lý - Quản lý dạng tương tác đặc biệt người môi trường xung quanh nhằm đạt mục tiêu sở sử dụng tài nguyên Các tài nguyên bao gồm: người, tri thức, tiền của, vật chất, lượng - Quá trình quản lý xác định hệ thống hành động định hướng theo mục tiêu lập kế hoạch, tổ chức thực kế hoạch, kiểm tra việc thực kế hoạch định - Muốn có định có luận chứng khoa học, kịp thời cần có thông tin đầy đủ, xác, chất lượng Thông tin phục vụ cán lãnh đạo quản lý phải chọn lọc, khái quát, ngắn gọn, nhanh chóng kịp thời cho việc định xác đáp ứng yêu cầu thực tiễn xã hội - Có thể nói thực chất của trình quản lý trình xử lý thông tin người lãnh đạo Do thông tin yếu tố thiếu trình quản lý hệ thống tổ chức xã hội 11 1.3.2.Phân loại định theo cấp quản lý - Quyết định cấp chiến lược - Quyết định cấp chiến thuật - Quyết định cấp tác nghiệp 1.3.3.Sự hỗ trợ hệ thống thông tin định cấp - Hỗ trợ cho việc định giúp nhà quản lý thực chức quản lý - Hệ thống thông tin cung cấp thông tin liệu cần thiết, giúp nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức nhân sự, thực chức đạo kiểm tra hoạt động tổ chức - Trang bị cho nhà quản lý phương pháp kỹ thuật xử lý, phân tích đánh giá Vì hệ thống thông tin trở thành thành phần tổ chức, giữ vai trò quan trọng thành công hoạt động quản lý điều hành tổ chức 1.4 Tổng quan hệ thống thông tin quản lý 1.4.1 Khái niệm thông tin quản lý 12 Thông tin quản lý thông tin có đặc tính sau: - Thông tin cấp quản lý chiến thuật tác nghiệp + Các nhà quản lý chiến thuật tác nghiệp đòi hỏi thông tin có tính chi tiết, thông tin quy định trớc, có tính định kỳ với quy mô nhỏ, phản ánh tình trạng tổ chức Trong nhiều trờng hợp, thông tin rút từ báo cáo định kỳ từ việc kiểm tra hàng ngày hoạt động nội tổ chức + Các thông tin tác nghiệp thông tin có cấu trúc, sử dụng để định vấn đề diễn hoạt động hàng ngày tổ chức - Thông tin cấp quản lý chiến lược + Các thông tin mà cấp quản lý chiến lược yêu cầu dùng cho việc định + Đặc trưng thông tin cấp quản lý chiến lược chúng phải có tính tổng hợp, chi tiết, thông tin có tính dự báo, có quy mô rộng thường không xác định trước Đó thông tin cấu trúc + Trong nhiều trờng hợp thông tin phải trình bày dới dạng đặc biệt, bảng số liệu mang tính so sánh, biểu đồ nói lên tình trạng xu hướng phát triển tổ chức Thông tin chiến lược bao gồm thông tin sinh từ nội thông tin nhận từ bên tổ chức Các thông tin bên bao gồm thông tin đối tác môi trờng hoạt động tổ chức Đó thông tin thiếu việc định nhà quản lý 1.4.2 Quản lý hệ thống thông tin Khái niệm Là trình sử dụng công nghệ thông tin mạng máy tính để tự động hóa hoàn toàn nhiều trình thông tin hoạt động quản lý Đặc điểm 13 - Khả xử lý mạnh – tốc độ, khối lượng - Tính xác cao - Vận hành không gian rộng - Truy vấn trình xử lý nhanh xác - Đáp ứng tối ưu thời gian thực 1.4.3 Hệ thống thông tin quản lý 1.4.3.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống thông tin cung cấp thông tin trợ giúp nhà quản lý việc định quản lý công việc tổ chức Có ba loại chính: – Hệ thống thông tin báo cáo – Hệ thống hỗ trợ định – Hệ thống thông tin điều hành 1.4.3.2 Chức hệ thống thông tin quản lý Các chức hệ thống thông tin quản lý phân loại theo phạm trù: - Cấp cao: hoạch định sách - Cấp giữa: Thiết kế triển khai chiến lược - Cấp điều hành Mặc dù thông tin sử dụng để lập kế hoạch, điều hành, quản lý đánh giá hoạt động tất cấp nhu cầu thông tin lại khác cấp, khác nhu cầu sử dụng thông tin Nhu cầu thông tin khác theo mức tháp phân cấp phục vụ, ví dụ: cấp xã cần thông tin chi tiết để quản lý trực tiếp đối tượng, trung ương để đánh giá việc thực chương trình cấp quốc gia 1.4.3.3 Đặc điểm hệ thống thông tin quản lý Mỗi hệ thống thông tin quản lý có đặc điểm chung sau : – Cung cấp cho báo cáo cố định chuẩn định dạng 14 – Tạo báo cáo dạng in giấy điện tử – Sử dụng liệu bên lưu trữ hệ thống máy tính – Cho phép ngƣời dùng phát triển báo cáo theo ý riêng – Đòi hỏi yêu cầu người dùng cho việc phát triển báo cáo nhân hệ thống 1.4.4 Các thành phần hệ thống thông tin quản lý 1.4.4.1 Bộ phận nghiên cứu nhu cầu tin phản hồi Nghiên cứu nhu cầu tin điều kiện quan trọng, tiên hệ thống thông tin với qui mô, mức độ Trong đó, phận nghiên cứu nhu cầu tin phản hồi có nhiệm vụ thực khảo sát nhu cầu thông tin trước thiết lập hệ thông tin quản lý trình triển khai cần thực thường xuyên theo thời điểm định tiến hành nghiên cứu toàn diện nhu cầu hệ thống Phương pháp phận sử dụng để thực nhiệm vụ mang tính tổng hợp, phần dựa nguồn thông tin phản hồi từ thành viên hệ thống; sở phận tiếp nhận phản hồi thành viên hệ thống theo mô hình tương tác 1.4.4.2 Bộ phận đảm bảo nguồn tin Là phận cấu thành HTTTQL có nhiệm vụ đảm bảo nguồn thông tin ổn định cho hệ thống phương diện kỹ thuật nội dung Nền tảng HTTTQL công nghệ thông tin viễn thông việc đảm bảo mặt kỹ thuật hệ thống thông tin để đảm bảo cung cấp 24/24 Tuy nhiên, phận phải đảm bảo cập nhật vào hệ thống nguồn nội dung thông tin theo cấu trúc hệ thống Thông tin quản lý thu thập từ bên nội tổ chức từ bên tổ chức Thông tin nội tổ chức thường lấy từ báo cáo, biên bản, sổ sách tổ chức Thông tin bên lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, nhà cung cấp, phủ, 1.4.4.3 Bộ phận xử lý thông tin 15 Thành phần quan trọng cấu thành HTTTQL nguồn tin, liệu Đó yếu tố then chốt, định đến chất lượng HTTTQL, chất lượng phụ thuộc vào chất lượng xử lý thông tin Bộ phận có nhiệm vụ tiếp nhận nguồn tin sở thu thập xử lý nội dung thông tin để cập nhật, đưa vào hệ thống 1.4.4.4 Bộ phận lƣu trữ bảo quản thông tin Đối với HTTTQL, để đảm bảo nguồn tin trì hoạt động ổn định bị chi phối yếu tố xã hội mà phụ thuộc yếu tố kỹ thuật Bộ phận lưu trữ bảo quản thông tin có nhiệm vụ thực việc lưu trữ, lưu phục hồi nguồn thông tin hệ thống CÂU HỎI CHƢƠNG Câu 1: Trình bày khái niệm: thông tin, hệ thống hệ thống thông tin Câu 2: Phân tích chức (mục đích) hệ thống xử lý giao dịch Câu 3: Phân tích khác hệ thống tự động văn phòng với hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo Câu 4: Phân tích vai trò thông tin lãnh đạo quản lý Câu 5: Trình bày loại định theo cấp quản lý Phân tích vai trò hệ thống thông tin hỗ trợ cấp quản lý Câu 6: Phân tích khái quát cấu trúc hệ thống thông tin quản lý CHƢƠNG THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 16 2.1 Nguyên tắc thiết kế 2.1.1 Xác định mục tiêu hệ thống thông tin Dựa việc phân loại hệ thống thông tin, ta xác định cho mục tiêu chung HTTT, đồng thời xem xét góc độ qui mô xác định thêm mục tiêu cụ thể cho HTTT ta xây dựng 2.1.2 Xác định công cụ thiết kế Công cụ thiết kế công cụ ”mềm”, dựa tảng nào? - Platform HĐH Được phát triển công nghệ web hệ điều hành cần sử dụng hệ điều hành máy chủ: Windows Server Linux - Công cụ ngôn ngữ kịch Thành phần quan trọng để thực ý tưởng phân tích, thiết kế theo yêu cầu hệ thống thông tin quản lý, tùy trường hợp cụ thể lựa chọn ngôn ngữ kịch phù hợp cho yêu cầu, ngôn ngữ phổ biến như: asp, asp.net, php, perl, java, - Hệ Quản trị CSDL Quản trị sở liệu thành phần linh hồn hệ thống thông tin quản lý, tùy theo qui mô lực hệ thống triển khai tảng khác như: MySQL, PostgreSQL, MSSQL, Oracle, - Tiện ích web Đó chương trình hỗ trợ môi trường webserver, thành phần quan trọng – sở để triển khai hệ thống thông tin môi trường Một số tiện ích tiêu biểu, phổ biến như: Apache, họ apache Tomcat, - Các công cụ bổ trợ khác: banner, button, 2.1.3 Phân quyền, phạm vi quản trị khai thác 17 Phân quyền vấn đề then chốt đưa vào sử dụng quản trị HTTT, công nghệ phân quyền hệ thống thông tin sử dụng phổ biến giới LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) giao thức ứng dụng truy cập cấu trúc thư mục thiết kế dựa TCP/IP để xác nhận người dùng HTTT 2.2 Luồng liệu hệ thống thông tin quản lý 2.2.1 Đầu vào hệ thống thông tin quản lý Những thông tin thu thập từ nguồn bên bên tổ chức xử lý sơ trình thu thập 2.2.2 Đầu hệ thống thông tin quản lý Các thông tin phân tích, tổng hợp, xử lý trở thành để định – chí có vai trò điều chỉnh hoạt động phận hoàn toàn hệ thống tổ chức 2.3 Cấu trúc liệu sở liệu 2.3.1 Cấu trúc liệu Cấu trúc liệu cách lưu liệu máy tính cho sử dụng cách hiệu - Tuyến tính - Đồ thị - Cây 2.3.2 Cấu trúc sở liệu - Trường liệu - Biểu ghi - Tệp - CSDL - NHDL 18 2.4 Thiết kế mô hình 2.4.1 Thiết kế cấu trúc hệ thống Thiết kế cấp độ theo yêu cầu trình phân tích hệ thống, thực chất việc xác định tầng làm việc với hệ thống thông tin quản lý mà tiến hành thực Ngoài ra, nội dung yêu cầu thiết kế bố cục giao diện thành phần hệ thống (thiết kế outline) 2.4.2 Thiết kế thành phần giao diện Thiết kế banner: Thiết kế button: Thiết kế thành phần khác theo yêu cầu trình phân tích 2.4.3 Thiết kế sở liệu quan hệ liệu Thiết kế bảng (table) chứa liệu theo module theo phân tích hệ thống Trên sở bảng đó, xác định thuộc tính khóa để thiết kế mối quan hệ bảng với nhau, tạo mối liên kết để thực chức hệ thống thông tin quản lý thiết kế Cho dù thiết kế hệ thống thông tin quản lý phức tạp hay đơn giản, quan hệ bảng sở liệu gồm quan hệ sau: 1-1 1-n n-n CÂU HỎI CHƢƠNG Câu 1: Phân tích nguyên tắc thiết kế hệ thống thông tin quản lý Câu 2: Phân biệt cấu trúc liệu cấu trúc sở liệu Câu 3: Vẽ sơ đồ phân tích luồng liệu hệ thống thông tin quản lý Bài tập: Thiết kế mô hình thông tin quản lý theo chủ đề tự chọn 19 CHƢƠNG XÂY DỰNG VÀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3.1 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý 3.1.1 Hiệu Khi xây dựng hệ thống thông tin, yêu cầu phải thực nguyên tắc tính hiệu hệ thống thông tin mang lại sở phân tích từ thực tiễn hệ thống can thiệp vào trình, qui trình để giải tốt công việc 3.1.2 Tiếp cận hệ thống Là tổ chức thông tin có tính phức tạp logic cao cần thiết tiếp cận theo phương pháp hệ thống 3.1.3 Lãnh đạo cao Đây nguyên tắc cho phép quản trị hệ thống chịu trách nhiệm nội dung hệ thống thông tin quản lý cung cấp 3.1.4 Tự động hóa chuyển giao thông tin Chuyển giao thông tin thực tự động thông qua hệ thống, với kênh thức thiết lập thiết kế hệ thống, thông tin cụ thể chuyển giao tương tác theo ý thiết kế nhà quản trị hệ thống thông tin 3.2 Các bƣớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý 3.2.1 Khảo sát, xác định nhu cầu tin Bước đầu tiên, đóng vai trò định đến hình thái hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin quản lý xây dựng nhu cầu tin nhóm thành viên Vì việc khảo sát, xác định đóng vai trò quan trọng việc thành công hệ thống thông tin 3.2.2 Thiết lập mạng lưới thu thập thông tin Thiết lập mạng lưới có nhiều phương pháp khác như: - Giao lưu chuyên môn hoạt động khác như: hội thảo, tọa đàm,… 20 - Thông qua hình thức đại 3.2.3 Phân tích hệ thống thiết kế mô hình thực thể - quan hệ Trên sở phân tích, xác định nhu cầu, tiến hành mô phỏng, mô hình hóa theo mục tiêu ban đầu, xác định rõ mối quan hệ thành phần hệ thống 3.2.4 Lựa chọn công nghệ web Ngày nay, phá triển công nghệ web 2.0; nhiên hầu hết chương trình hỗ trợ webserver cập nhật thường xuyên vậy, cần thiết phải lựa chọn công nghệ web cho phù hơp, ví dụ host cung cấp nào, thiết lập sao,… 3.2.5 Thực nghiệm hệ thống đánh giá 3.2.6 Vận hành bảo trì hệ thống 3.3 Xây dựng mạng lƣới trao đổi thông tin quản lý 3.3.1 Hệ thống thông tin quản lý dựa môi trường Intranet Nhằm cung cấp cho thành viên đơn vị tổ chức sử dụng hệ thống, phạm vi phổ biến hẹp phương diện địa lý 3.3.2 Hệ thống thông tin quản lý dựa môi trường Extranet Tương tự trên, hệ thống đưa vào sử dụng môi trường Internet 3.3.3 Tiêu chí đánh giá mạng lưới - Tính phổ biến - Số lượng thành viên - Năng lực hỗ trợ 3.4 Phƣơng pháp thu thập thông tin 3.4.1 Thu thập theo phương thức tương tác Phương pháp triển khai theo hình thức thành viên tham gia vào hệ thống thông tin quản lý có quyền đưa thông tin trực tiếp lên hệ thống Trên 21 sở đó, quản trị viên tiếp nhận kiểm soát lại thông tin để đảm bảo cố đưa thông tin vào hệ thống 3.4.2 Số hóa nguồn thông tin nội sinh Có nhiều phương thức thực như: sử dụng máy scan sử dụng máy số hóa chuyên nghiệp Tuy nhiên, diễn bước chung: - Quét ảnh tài liệu - Nhận dạng ký tự quang học chuẩn, biên mục hình thức, chuyển đổi định dạng tài liệu điện tử - Đưa lên hệ thống 3.4.3 Thu thập từ nguồn Được thực theo phương pháp: - Liên kết trực tiếp đến nguồn (out-sourcing) - Thu thập xử lý 3.5 Tìm kiếm thông tin 3.5.1 Khái niệm - Tìm tin trình so sánh yếu tố đặc trưng yêu cầu với yếu tố đặc trưng thông tin nằm hệ thống, nhằm xác định tương hợp nội dung, ý nghĩa liệu so sánh lựa chọn tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu 3.5.2 Mô hóa trình tìm kiếm [A,B,…,H,…,O,P,…W,X,Y,Z] BiỂU THỨC TÌM TIN Đơn thức tìm Đơn thức tìm 2,… Đơn thức tìm n ĐƠN THỨC TÌM - THUẬT NGỮ đánh mục (Indexed), ví dụ: - TỪ KHÓA - CỤM TỪ ĐÕN NGHĨA 22 - TỪ VIẾT TẮT,… 3.5.3 Các phương thức tổ chức thành phần tìm kiếm 3.5.3.1 Thành phần tìm kiếm nằm đối tượng thông tin (siêu liệu, mục lục sách,…) 3.5.3.2 Thành phần tìm kiếm nằm độc lập với đối tượng thông tin (thư mục, mục lục phiếu, opac,…) 3.5.4 Một số dạng tìm kiếm - Tìm kiếm - Tìm kiếm nâng cao - Tìm trực quan tìm từ khóa đám mây 3.5.5 Các tiêu chí đánh giá hiệu tìm tin - Mức độ bao quát nguồn tin - Khả linh hoạt viết biểu thức tìm - Tốc độ tìm 3.6 Quản trị hệ thống thông tin quản lý 3.6.1 Yêu cầu quản trị - Đảm bảo dễ thực - Qui trình quản trị khép kín, đảm bảo liên thông ngang/dọc - Có chế độ phục hồi lưu phục hồi tự động 3.6.2 Sao lưu liệu hệ thống (backup) - Thực thủ công - Thực tự động CÂU HỎI CHƢƠNG Câu 1: Phân tích nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý Câu 2: Trình bày bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý Câu 3: So sánh mạng lưới trao đổi thông tin Intranet Extranet Câu 4: Phân tích tiêu chí đánh giá mạng lưới 23 Câu 5: Phân tích khái quát vấn đề tìm kiếm thông tin hệ thống thông tin Trình bày tiêu chí đánh giá hiệu tìm tin HIỆU TRƯỞNG KHOA, TRUNG PHÊ DUYỆT TÂM TỔ BỘ MÔN NHÓM/NGƯỜI BIÊN SOẠN [...]... thiết kế hệ thống thông tin quản lý Câu 2: Phân biệt cấu trúc dữ liệu và cấu trúc cơ sở dữ liệu Câu 3: Vẽ sơ đồ và phân tích luồng dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý Bài tập: Thiết kế mô hình thông tin quản lý theo 1 chủ đề tự chọn 19 CHƢƠNG 3 XÂY DỰNG VÀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3.1 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý 3.1.1 Hiệu quả Khi xây dựng hệ thống thông tin, yêu... nhà quản lý các phương pháp và kỹ thuật mới trong xử lý, phân tích và đánh giá Vì vậy hệ thống thông tin trở thành một thành phần cơ bản của một tổ chức, giữ vai trò quan trọng trong thành công của hoạt động quản lý điều hành của một tổ chức 1.4 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý 1.4.1 Khái niệm thông tin quản lý 12 Thông tin quản lý là thông tin có các đặc tính sau: - Thông tin ở cấp quản lý chiến... dung của hệ thống thông tin quản lý cung cấp 3.1.4 Tự động hóa chuyển giao thông tin Chuyển giao thông tin được thực hiện tự động thông qua hệ thống, với các kênh chính thức được thiết lập khi thiết kế hệ thống, các thông tin cụ thể sẽ được chuyển giao tương tác theo ý thiết kế của nhà quản trị hệ thống thông tin 3.2 Các bƣớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý 3.2.1 Khảo sát, xác định nhu cầu tin Bước... thông tin, hệ thống và hệ thống thông tin Câu 2: Phân tích những chức năng (mục đích) cơ bản của hệ thống xử lý giao dịch Câu 3: Phân tích sự khác nhau giữa hệ thống tự động văn phòng với hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo Câu 4: Phân tích vai trò của thông tin đối với lãnh đạo và quản lý Câu 5: Trình bày các loại quyết định theo cấp quản lý Phân tích vai trò của hệ thống thông tin hỗ trợ các cấp quản. .. nhiều quá trình thông tin trong hoạt động quản lý Đặc điểm 13 - Khả năng xử lý mạnh – tốc độ, khối lượng - Tính chính xác cao - Vận hành trong không gian rộng - Truy vấn các quá trình xử lý nhanh và chính xác - Đáp ứng được tối ưu về thời gian thực 1.4.3 Hệ thống thông tin quản lý 1.4.3.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống thông tin cung cấp thông tin trợ giúp các nhà quản lý trong việc... quyết định và quản lý công việc trong tổ chức Có ba loại chính: – Hệ thống thông tin báo cáo – Hệ thống hỗ trợ quyết định – Hệ thống thông tin điều hành 1.4.3.2 Chức năng của hệ thống thông tin quản lý Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý được phân loại theo 3 phạm trù: - Cấp cao: hoạch định chính sách - Cấp giữa: Thiết kế và triển khai chiến lược - Cấp điều hành Mặc dù thông tin được sử dụng... diện kỹ thuật và nội dung Nền tảng của HTTTQL là công nghệ thông tin và viễn thông vì vậy việc đảm bảo về mặt kỹ thuật của hệ thống thông tin để đảm bảo cung cấp 24/24 Tuy nhiên, bộ phận này còn phải đảm bảo cập nhật vào hệ thống nguồn nội dung thông tin theo cấu trúc của hệ thống Thông tin quản lý có thể thu thập từ bên trong nội bộ của tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức Thông tin nội bộ của tổ chức... của tổ chức Thông tin chiến lược bao gồm những thông tin sinh ra từ nội bộ và cả những thông tin nhận được từ bên ngoài tổ chức Các thông tin bên ngoài bao gồm các thông tin về các đối tác và về môi trờng hoạt động của tổ chức Đó là những thông tin không thể thiếu đối với việc ra quyết định của nhà quản lý 1.4.2 Quản lý bằng hệ thống thông tin Khái niệm Là quá trình sử dụng công nghệ thông tin và mạng... quyết định theo cấp quản lý Phân tích vai trò của hệ thống thông tin hỗ trợ các cấp quản lý Câu 6: Phân tích khái quát cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý CHƢƠNG 2 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 16 2.1 Nguyên tắc thiết kế 2.1.1 Xác định mục tiêu của hệ thống thông tin Dựa trên việc phân loại hệ thống thông tin, ta xác định cho mục tiêu chung của HTTT, đồng thời xem xét ở góc độ qui mô xác định... 1: Phân tích nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý Câu 2: Trình bày các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý Câu 3: So sánh mạng lưới trao đổi thông tin giữa Intranet và Extranet Câu 4: Phân tích các tiêu chí đánh giá mạng lưới 23 Câu 5: Phân tích khái quát vấn đề tìm kiếm thông tin trong hệ thống thông tin Trình bày các tiêu chí đánh giá hiệu quả tìm tin HIỆU TRƯỞNG KHOA, TRUNG PHÊ DUYỆT