Đặc trưng của hệ thống thông tin: - Phải được thiết kế, tổ chức phục vụ nhiều lĩnh vực hoặc nhiệm vụ tổng thể của một tổ chức - Đạt mục tiêu là hỗ trợ ra các quyết định - Dựa trên kỹ thu
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN HÓA, THÔNG TIN VÀ XÃ HỘI
NỘI DUNG HỌC PHẦN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Giảng viên 1: Phạm Quang Quyền Giảng viên 2: Lê Ngọc Diệp
Hà Nội, 8-2014
Trang 2Tài liệu học tập:
Slide bài giảng tại địa chỉ website: http://thuviennoivu.dreamlib.vn
Tài liệu tham khảo thêm
[1] Phạm Thị Thanh Hồng Hệ thống thông tin quản lý/ Phạm Thị Thanh Hồng,
Phạm Minh Tuấn.-H : Khoa học Kỹ thuật, 2007
[2] Nguyễn Văn Huy Hệ thống thông tin quản lý/ Nguyễn Văn Huy -
H.:Thống kê, 2000
[3] Võ Văn Huy Hệ thống thông tin quản lý/Võ Văn Huy, Huỳnh Ngọc Liễu -
Tp Hồ Chí Minh:Khoa học Kỹ thuật, 2001
[4] Nguyễn Thanh Hùng Hệ thống thông tin quản lý/ Nguyễn Thanh Hùng.-Tp
Hồ Chí Minh:Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh, 2006
[5] Trương Văn Tú Hệ thống thông tin quản lý/Trương Văn Tú, Trần Thị Song
Minh.-H.:Thống kê, 2000
Trang 3CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ
1.1.Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin
1.1.1 Khái niệm thông tin
- Theo quan điểm thông thường:
Thông tin là tất cả sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu biết của con người Thông tin được hình thành trong quá trình giao tiếp
- Theo quan điểm triết học:
Thông tin là sự phản ánh tự nhiên và xã hội( thế giới vật chất) bằng ngôn
từ, ký hiệu, hình ảnh nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người
- Theo quan điểm của lý thuyết thông tin:
Thông tin là sự loại trừ tính bất định của hiện tượng ngẫu nhiên
1.1.2 Khái niệm hệ thống
Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ hữu cơ với nhau, tác động
chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể Từ đó
xuất hiện thuộc tính mới gọi là tính trồi của hệ thống mà từng phần tử riêng lẻ
không có hoặc có không đáng kể
1.1.3 Khái niệm hệ thống thông tin
Là một tập hợp gồm con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu … thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong tập hợp rằng buộc là môi trường
CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN
Trang 4Đặc trưng của hệ thống thông tin:
- Phải được thiết kế, tổ chức phục vụ nhiều lĩnh vực hoặc nhiệm vụ tổng thể của một tổ chức
- Đạt mục tiêu là hỗ trợ ra các quyết định
- Dựa trên kỹ thuật tiên tiến về xử lý thông tin
- Có kết cấu mềm dẻo, phát triển được (HT mở)
Tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin:
+ TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những
hoạt động hàng ngày (các giao dịch)
Trang 5+ Hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch; có thể kiểm soát các quyết định được tạo ra như một phần trong giao dịch
+ Truy vấn các thông tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý
VD: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng?
Giá trị là bao nhiêu?
Khách hàng X có mua hàng trong tháng tới (có đơn đặt hàng chưa)?
Danh sách các khách hàng
1.2.2 Hệ thống thông tin quản lý – MIS
- Mục đích
+ Quản lý các thông tin phục vụ công tác lãnh đạo quản lý
+ Hỗ trợ trực tiếp quá trình ra quyết định quản lý
- Đặc điểm
+ Quản lý việc lưu trữ nguồn dữ liệu trong hệ thống
+ Hỗ trợ công cụ xử lý dữ liệu trực tiếp trên hệ thống
+ Hỗ trợ việc tạo dữ liệu đầu ra (báo cáo) theo nhiều tiêu chí khác nhau và có khả năng tùy biến các tiêu chí
1.2.3 Hệ hỗ trợ quyết định – DSS
- Mục đích
DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của MT, cải
thiện chất lượng QĐ, là 1 HT hỗ trợ dựa trên MT giúp cho những nhà QL
giải quyết những vấn đề bán cấu trúc
Trang 6 DSS là hệ hỗ trợ RQĐ cho các nhà QL về các vấn đề bán cấu trúc trong 1
hoàn cảnh nhất định / không thường xuyên
HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS)– một hệ thống thông tin tương tác
cung cấp thông tin, các mô hình, và các công cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc
- Đặc điểm của DSS
+ Linh hoạt (Flexible)
+ Tương tác giữa người và máy (interactive)
+ Không thay thế người RQÑ
+ Vòng đời ngắn
+ Mô phỏng theo sự thay đổi của thế giới thực
+ Tính đến hiện tại & dự báo
+ Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề
+ Người không chuyên vẫn có thể sử dụng
1.2.4 Hệ tự động văn phòng – OAS
- Mục đích
HTTT tự động hóa văn phòng là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân, các nhóm làm việc, và các tổ chức khác nhau
Trang 7Đặc điểm:
Ưu điểm
• Truyền thông hiệu quả hơn
• Truyền thông trong thời gian ngắn hơn
• Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax)
• Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi
Nhược điểm
• Chi phí cho phần cứng khá lớn
• Người sử dụng ít có khả năng quan sát vai trò của công việc
• An toàn thông tin của doanh nghiệp bị đe dọa và thường nhận được những thông tin không mong muốn, gây gián đoạn công việc
Trang 81.2.5 Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo – ESS Executive Support System
- Mục đích
Là 1 HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao
(chiến lược), nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược
Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS) = một hệ thống tương tác
cao cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp
- Đặc điểm
Phục vụ nhu cầu thông tin cho ban lãnh đạo, Sử dụng cả thông tin bên trong và thông tin cạnh tranh
Giao tiếp cực kỳ thân thiện với NSD
Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của CEO Đáp ứng được phong cách RQĐ của từng nhà lãnh đạo
Có khả năng theo dõi và giám sát đúng lúc và hiệu quả
Có khả năng đi từ vấn đề khái quát đến các chi tiết
Có khả năng lọc, nén, và tìm kiếm những dữ liệu và TT quan trọng
Trang 91.2.6 Hệ chuyên gia – ES
- Mục đích
+ ES là HT dựa trên máy tính (gồm phần cứng và phần mềm máy tính) giúp
nhà QL giải quyết các vấn đề hoặc RQĐ tốt hơn
+ ES là 1 nhánh của trí tuệ nhân tạo được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác
nhau
VD: Chẩn đoán y học, thăm dò mìn, quản lý tài sản, lập kế hoạch
công ty, tư vấn thuế, đặt giá thầu, …
+ Một hệ thống sử dụng kiến thức cho các lĩnh vực ứng dụng và các thủ tục can thiệp để giải quyết các vấn đề mà thông thường phải yêu cầu tới các chuyên gia giải quyết
� Kiến thức sâu trong một lĩnh vực hẹp
� Thường sử dụng quy luật nếu-thì
� Cơ sở dữ liệu chuyên gia
- Đặc điểm của ES
Áp dụng kiến thức 1 lĩnh vực riêng biệt cho 1 hoàn cảnh hay 1 vấn
đề không chắc chắn hay thiếu thông tin
Đưa ra những giải pháp về hiệu quả và kết quả, như chẩn đoán 1
vấn đề, đánh giá 1 hoàn cảnh, cho lời khuyên, …
Giải thích và lý giải các lời khuyên mà nó đưa ra
Cung cấp thông tin thêm về lĩnh vực chuyên gia
Nhận ra những hạn chế của mình trong lĩnh vực này và biết luôn những chuyên gia khác có thể cho lời khuyên
Cải thiện kiến thức và chuyên môn nếu được “học” thêm bằng
cách cho thêm kiến thức vào
Trang 101.3.Thông tin và Quyết định trong hoạt động quản lý
1.3.1.Vai trò của thông tin đối với lãnh đạo, quản lý
- Quản lý là một dạng tương tác đặc biệt của con người đối với môi trường xung quanh nhằm đạt được mục tiêu trên cơ sở sử dụng các tài nguyên Các tài nguyên bao gồm: con người, tri thức, tiền của, vật chất, năng lượng
- Quá trình quản lý được xác định như là một hệ thống các hành động định hướng theo mục tiêu như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và ra quyết định
- Muốn có những quyết định có luận chứng khoa học, kịp thời cần có những thông tin đầy đủ, chính xác, chất lượng Thông tin phục vụ các cán bộ lãnh đạo và quản lý phải được chọn lọc, khái quát, ngắn gọn, nhanh chóng và kịp thời cho việc ra quyết định chính xác đáp ứng yêu cầu thực tiễn của xã hội
- Có thể nói thực chất của của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin của người lãnh đạo Do đó thông tin là yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ một quá trình quản lý nào trong hệ thống tổ chức của xã hội
Trang 111.3.2.Phân loại quyết định theo cấp quản lý
- Quyết định cấp chiến lược
- Quyết định cấp chiến thuật
- Quyết định cấp tác nghiệp
1.3.3.Sự hỗ trợ của hệ thống thông tin đối với quyết định các cấp
- Hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp nhà quản lý thực hiện các chức năng của quản lý
- Hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết, giúp nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức nhân sự, thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức
- Trang bị cho các nhà quản lý các phương pháp và kỹ thuật mới trong xử
lý, phân tích và đánh giá
Vì vậy hệ thống thông tin trở thành một thành phần cơ bản của một tổ chức, giữ vai trò quan trọng trong thành công của hoạt động quản lý điều hành của một tổ chức
1.4 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý
1.4.1 Khái niệm thông tin quản lý
Trang 12Thông tin quản lý là thông tin có các đặc tính sau:
- Thông tin ở cấp quản lý chiến thuật và tác nghiệp
+ Các nhà quản lý chiến thuật và tác nghiệp đòi hỏi thông tin có tính chi tiết, những thông tin được quy định trớc, có tính định kỳ và với quy mô nhỏ, phản ánh tình trạng hiện tại của tổ chức Trong nhiều trờng hợp, đó là những thông tin được rút ra từ các báo cáo định kỳ hoặc từ việc kiểm tra hàng ngày các hoạt động nội bộ của tổ chức
+ Các thông tin tác nghiệp là những thông tin có cấu trúc, được sử dụng để quyết định những vấn đề diễn ra trong hoạt động hàng ngày của tổ chức
- Thông tin ở cấp quản lý chiến lược
+ Các thông tin mà cấp quản lý chiến lược yêu cầu là được dùng cho việc ra quyết định
+ Đặc trưng của thông tin ở cấp quản lý chiến lược là chúng phải có tính tổng hợp, ít chi tiết, những thông tin có tính dự báo, có quy mô rộng và
thường không được xác định trước Đó là những thông tin không có cấu trúc + Trong nhiều trờng hợp những thông tin này phải được trình bày dới dạng đặc biệt, những bảng số liệu mang tính so sánh, những biểu đồ nói lên tình trạng cơ bản và xu hướng phát triển của tổ chức
Thông tin chiến lược bao gồm những thông tin sinh ra từ nội bộ và cả những thông tin nhận được từ bên ngoài tổ chức Các thông tin bên ngoài bao gồm các thông tin về các đối tác và về môi trờng hoạt động của tổ chức Đó là những thông tin không thể thiếu đối với việc ra quyết định của nhà quản lý
1.4.2 Quản lý bằng hệ thống thông tin
Khái niệm
Là quá trình sử dụng công nghệ thông tin và mạng máy tính để tự động hóa hoàn toàn hoặc nhiều quá trình thông tin trong hoạt động quản lý
Đặc điểm
Trang 13- Khả năng xử lý mạnh – tốc độ, khối lượng
- Tính chính xác cao
- Vận hành trong không gian rộng
- Truy vấn các quá trình xử lý nhanh và chính xác
- Đáp ứng được tối ưu về thời gian thực
1.4.3 Hệ thống thông tin quản lý
1.4.3.1 Khái niệm
Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống thông tin cung cấp thông tin trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc trong tổ chức Có ba loại chính:
– Hệ thống thông tin báo cáo
– Hệ thống hỗ trợ quyết định
– Hệ thống thông tin điều hành
1.4.3.2 Chức năng của hệ thống thông tin quản lý
Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý được phân loại theo 3 phạm trù:
Nhu cầu thông tin khác nhau theo các mức của tháp phân cấp phục vụ, ví dụ: cấp xã cần thông tin chi tiết để quản lý trực tiếp đối tượng, trung ương để đánh giá việc thực hiện chương trình ở cấp quốc gia
1.4.3.3 Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
Mỗi hệ thống thông tin quản lý đều có các đặc điểm chung như sau : – Cung cấp cho báo cáo cố định và chuẩn định dạng
Trang 14– Tạo ra báo cáo dạng bản in ra giấy và bản điện tử
– Sử dụng dữ liệu bên trong lưu trữ trong hệ thống máy tính
– Cho phép người dùng phát triển báo cáo theo ý riêng
– Đòi hỏi yêu cầu của người dùng cho việc phát triển báo cáo bởi nhân sự
hệ thống
1.4.4 Các thành phần của hệ thống thông tin quản lý
1.4.4.1 Bộ phận nghiên cứu nhu cầu tin và phản hồi
Nghiên cứu nhu cầu tin là điều kiện quan trọng, tiên quyết đối với bất kỳ
hệ thống thông tin với qui mô, mức độ nào Trong đó, bộ phận nghiên cứu nhu cầu tin và phản hồi có nhiệm vụ thực hiện khảo sát nhu cầu thông tin trước khi thiết lập hệ thông tin quản lý đó và trong quá trình triển khai cũng cần thực hiện thường xuyên và theo từng thời điểm nhất định sẽ tiến hành nghiên cứu toàn diện nhu cầu đối với hệ thống Phương pháp bộ phận này sử dụng để thực hiện nhiệm vụ mang tính tổng hợp, một phần dựa trên nguồn thông tin phản hồi từ các thành viên của hệ thống; trên cơ sở đó bộ phận tiếp nhận và phản hồi các thành viên trong hệ thống theo mô hình tương tác
1.4.4.2 Bộ phận đảm bảo nguồn tin
Là bộ phận cấu thành của HTTTQL có nhiệm vụ đảm bảo nguồn thông tin ổn định cho hệ thống về cả phương diện kỹ thuật và nội dung Nền tảng của HTTTQL là công nghệ thông tin và viễn thông vì vậy việc đảm bảo về mặt kỹ thuật của hệ thống thông tin để đảm bảo cung cấp 24/24 Tuy nhiên, bộ phận này còn phải đảm bảo cập nhật vào hệ thống nguồn nội dung thông tin theo cấu trúc của hệ thống
Thông tin quản lý có thể thu thập từ bên trong nội bộ của tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức Thông tin nội bộ của tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, biên bản, sổ sách của tổ chức Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ,
1.4.4.3 Bộ phận xử lý thông tin
Trang 15Thành phần quan trọng cấu thành HTTTQL là nguồn tin, dữ liệu Đó là yếu tố then chốt, quyết định đến chất lượng của HTTTQL, chất lượng đó phụ thuộc vào chất lượng xử lý thông tin Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận các nguồn tin trên cơ sở thu thập được và xử lý nội dung thông tin để cập nhật, đưa vào hệ thống
1.4.4.4 Bộ phận lưu trữ và bảo quản thông tin
Đối với HTTTQL, để đảm bảo nguồn tin được duy trì và hoạt động ổn định không những chỉ bị chi phối bởi các yếu tố xã hội mà còn phụ thuộc các yếu tố kỹ thuật Bộ phận lưu trữ và bảo quản thông tin có nhiệm vụ thực hiện việc lưu trữ, sao lưu và phục hồi nguồn thông tin của hệ thống
CÂU HỎI CHƯƠNG 1
Câu 1: Trình bày các khái niệm: thông tin, hệ thống và hệ thống thông tin
Câu 2: Phân tích những chức năng (mục đích) cơ bản của hệ thống xử lý giao dịch
Câu 3: Phân tích sự khác nhau giữa hệ thống tự động văn phòng với hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo
Câu 4: Phân tích vai trò của thông tin đối với lãnh đạo và quản lý
Câu 5: Trình bày các loại quyết định theo cấp quản lý Phân tích vai trò của hệ thống thông tin hỗ trợ các cấp quản lý
Câu 6: Phân tích khái quát cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý
CHƯƠNG 2 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Trang 162.1 Nguyên tắc thiết kế
2.1.1 Xác định mục tiêu của hệ thống thông tin
Dựa trên việc phân loại hệ thống thông tin, ta xác định cho mục tiêu chung của HTTT, đồng thời xem xét ở góc độ qui mô xác định thêm mục tiêu
cụ thể cho HTTT ta đang xây dựng
- Hệ Quản trị CSDL
Quản trị cơ sở dữ liệu là thành phần linh hồn của hệ thống thông tin quản
lý, tùy theo qui mô và năng lực hệ thống sẽ triển khai trên các nền tảng khác nhau như: MySQL, PostgreSQL, MSSQL, Oracle,
- Tiện ích web
Đó là các chương trình hỗ trợ môi trường webserver, là thành phần quan trọng – là cơ sở để triển khai hệ thống thông tin trên môi trường này Một số tiện ích tiêu biểu, phổ biến như: Apache, các họ apache Tomcat,
- Các công cụ bổ trợ khác: như banner, button,
2.1.3 Phân quyền, phạm vi trong quản trị và khai thác