Dự án đề xuất giải pháp quản lý văn bản và điều hành (edocman plus)

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (EDOCMAN PLUS) Trang 1/23 MỤC LỤC Trang 2/23 THÔNG TIN CHUNG 1.1 Tên dự án Triển khai Hệ thống quản lý văn điều hành 1.2 Mục đích phạm vi triển khai Triển khai Hệ thống quản lý văn điều hành cho văn phòng Công ty ABC Các phân hệ, chức chủ yếu cần triển khai bao gồm: - Quản lý văn đến Quản lý văn Quản lý tờ trình Quản lý giao việc, nhắc việc Quản lý hồ sơ công việc Quản lý lịch làm việc Sử dụng hệ thống thông qua trình duyệt Web máy tính Sử dụng hệ thống thông qua phần mềm dành riêng cho thiết bị di động 1.3 Phương án triển khai Để đảm bảo đơn vị có sổ công văn riêng (sổ riêng, số riêng, đảm bảo văn đến từ nguồn khác gửi đến (Fax, email, giấy) vào sổ tăng số riêng đơn vị mình) triển khai đơn vị site riêng) Mỗi site có CSDL riêng để đảm bảo: - Maintain tốt Backup/ lưu không ảnh hưởng đến site khác Khi site có vấn đề site khác tiếp tục hoạt động, không ảnh hưởng đến trình làm việc site với Người dùng site độc lập với nhau, không truy cập vào vùng liệu 1.4 Địa điểm thực Địa điểm triển khai Hệ thống quản lý văn điều hành cho Công ty ABC Trang 3/23 GIỚI THIỆU VỀ EDOCMAN PLUS 2.1 eDocman Plus gì? eDocman Plus - giải pháp quản trị hệ thống thông tin cho tổ chức để triển khai, tích hợp nhiều ứng dụng, xây dựng phát triển công nghệ Cổng thông tin cộng tác MS Sharepoint eDocman Plus cung cấp cấp cho tổ chức môi trường làm việc cộng tác đại, đơn giản, gần gũi thân thiện với người sử dụng, nơi đâu, nào, người dùng truy cập vào thông tin cần thiết, thực xử lý công việc eDocman Plus bao gồm tính như: quản lý kiểm soát tình hình xử lý công văn, hồ sơ công việc, giao việc, quản lý lịch làm việc, quản lý lưu trữ hồ sơ, số hoá tài liệu (hồ sơ công việc, hồ sơ hợp đồng, hồ sơ dự án…), quản lý thư viện tài liệu (quy trình, quy định, quy chế, biểu mẫu, hướng dẫn, tài liệu chi sẻ…), quản lý trang tin nội bộ, quản lý danh bạ điện thoại, trưng cầu ý kiến, quản lý thông báo, diễn đàn nội bộ, quản lý thư viện ảnh, video, Đặc biệt, eDocman Plus có phiên C-Office 1.0 chạy thiết bị di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh) giúp việc quản lý, đạo, điều hành công việc hiệu quả, linh động Với 15 năm kinh nghiệm, sản phẩm trao giải Huy chương Vàng Công Nghệ Thông tin Hội Tin học Việt Nam, Bộ Thông tin truyền thông trao khen sản phẩm CNTT hiệu cao, sản phẩm eDocman Plus nằm TOP 20 thương hiệu tiếng ASEAN năm 2013 đạt nhiều giải thưởng lớn lĩnh vực CNTT eDocman ứng dụng 150 quan Bộ, Nghành, UBND Tỉnh/Thành/Quận/Huyện, Sở Ban Nghành, Ngân hàng, trường đại học doanh nghiệp lớn toàn quốc 2.2 Lợi ích giá trị mang lại - Kiểm soát công việc cách chặt chẽ: kiểm soát công việc cần xử lý, công việc đến hạn, hạn xử lý, công việc chuyển, giao cho cấp dưới, xử lý, chưa xử lý, có bị hạn hay không… - Tăng cường khả cộng tác: Giúp cho đơn vị, cá nhân thực chung nhiệm vụ thường xuyên nắm bắt tiến độ, tình hình vấn để cần trao đổi, bất ky lúc Trang 4/23 - Giúp tổ chức chuẩn hóa quy trình xử lý công văn, công việc cách chặt chẽ chuyên nghiệp - Bất thông tin, tài liệu tìm thấy nhanh chóng cần - Tiết kiệm thời gian xử lý công việc, tăng suất lao động - Tiết kiệm chi phí thư tín, điện thoại, in ấn, chép 2.3 Sự khác biệt sản phẩm - Điều hành qua thiết bị máy tính bảng, điện thoại thông minh dễ dàng o Phần mềm cài đặt máy tính bảng, điện thoại thông minh (iPad, iPhone, Samsung Galaxy I, II, II, Tab, Note1, Note2, HTC…) o Hỗ trợ công nghệ push message: thông báo tức thời có công văn, công việc mới… - Sử dụng giao diện web: o Không cần cài đặt phần mềm máy trạm o Không gặp rủi ro triển khai có nhiều loại máy khác nhau, nhiều phiên hệ điều hành khác o Thời gian triển khai nhanh - Bề dày 10 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm Quản lý điều hành, đặc biệt có nhiều kinh nghiệm triển khai dự án quy mô lớn cấp ngành, tổng công ty lớn - Khả mở rộng ứng dụng lẫn quy mô triển khai o Hướng đến hệ thống thông tin đồng nhất: tảng hệ thống tổng thể để triển khai, tích hợp nhiều ứng dụng o Sẵn sàng cài cắm thêm ứng dụng đáp ứng nhu cầu tin học hóa nghiệp vụ quản lý khác sau o Sẵn sàng mở rộng triển khai đến địa phương, chi nhánh, đơn vị trực thuộc… - Xây dựng tảng công nghệ Cổng thông tin điện tử: Microsoft Sharepoint Foundation (phiên bản miễn phí) Trang 5/23 o Công nghệ sử dụng rộng rãi quan, tổ chức để làm tảng triển khai ứng dụng quản lý nghiệp vụ, cổng thông tin điện tử (Gồm External Portal, Internal Portal)… o Tích hợp chặt chẽ với Windows Microsoft Office o Quản trị quan dễ dàng làm chủ hệ thống - Khả tích hợp với hệ thống khác: o Chữ ký điện tử (chứng thư đơn vị phát hành văn bản) vào văn ban hành o Hệ thống thư điện tử, Tin nhắn SMS o Hệ thống FAX Server o Máy quét văn chuyên dụng để Số hóa tài liệu o Cổng thông tin điện tử o Tích hợp liên thông văn với hệ thống QLVB khác theo:  Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước  Công văn 512/BTTTT-ƯDCNTT ngày 20 tháng 02 năm 2013 Về việc “Hướng dẫn kỹ thuật liên thông hệ thống quản lý văn điều hành quan nhà nước” - Khả tìm kiếm o Khả tìm kiếm toàn văn (thuộc tính bất ky, tệp văn bản) o Khả tìm kiếm theo metadata (thuộc tính) loại thông tin (công văn, tài liệu, công việc, ) o Khả tích hợp nhận dạng tiếng Việt để tìm kiếm toàn văn tài liệu quét vào hệ thống dạng ảnh (Tích hợp với ABBYY) - Khả bảo mật: o Phân quyền bảo mật theo chức năng, quyền hạn người sử dụng o Phân quyền bảo mật đến văn bản, tài liệu Trang 6/23 o Dữ liệu mã hóa đường truyền 2.4 Kiến trúc giải pháp eDocman Plus Các thành phần eDocman Plus bao gồm: eD+ Presentation tầng thể thông tin, liệu ứng dụng đưa đến cho người dùng khung nhìn khác từ giao diện đồ họa, hình Dashboard, Trình diễn liệu ứng dụng, điều hướng người dùng, tổ chức website cho đơn vị, phận eD+ Applications ứng dụng CMC Software phát triển dựa Sharepoint eD+ Framework phân loại loại ứng dụng áp dụng cho mô hình đơn vị khác nhau, nhóm ứng dụng bao gồm: Nhóm Môi trường cộng tác, Văn phòng số, Thư viện số, Quản lý &điều hành… eD+ Framework tảng cốt lõi xây dựng tảng Sharepoint cho phép ứng dụng phát triển Cổng thông tin điều hành nội kế thừa, thông suốt, trao đổi thông tin ứng dụng, phận người dùng hệ thống Các thành phần eD+ Framework bao gồm: Điều hành công việc, Hồ sơ số hóa tài liệu Tự động hóa quy trình nghiệp vụ eD+ Intergrated công nghệ tích hợp eDocman Plus hệ thống phần cứng, phần mềm khác ứng dụng, đơn vị hệ thống… như: Tích hợp FAX, Trang 7/23 SMS, Scaner, Capture, Liên văn phòng (trao đổi thông tin ứng dụng, đơn vị…), ứng dụng doanh nghiệp khác… 2.5 Nền tảng Công nghệ áp dụng - SharePoint 2010 Microsoft SharePoint 2010 tảng cổng thông tin điện tử cộng tác dành cho tổ chức.Với ngữ cảnh kinh doanh, người làm việc cộng tác với người, nội dung, thông tin hệ thống ứng dụng nghiệp vụ.Nền tảng SharePoint 2010 thiết kế nhằm giúp quán tự xây dựng riêng giải pháp nhằm đáp ứng nhu cầu Nền tảng SharePoint 2010 triển khai nội quan (Intranet) bên tường lửa (extranet, Internet) nhằm cho phép cộng tác với nhân viên, khách hàng, đối tác công cụ tính tích hợp SharePoint 2010 SharePoint 2010 giúp bạn: - Đem lại suất tối ưu cách cho phép người cộng tác, làm việc phương pháp tối ưu hiệu Thông qua PC, trình duyệt thiết bị di động, SharePoint 2010 cung cấp trải nghiệm trực quan, quen thuộc cho phép người cộng tác cách hiệu môi trường làm việc Những tính mở rộng đáng kể để SharePoint Server 2010 Microsoft Office 2010 làm việc với nhau, mang lại suất tốt sử dụng sản phẩm công cụ quen thuộc - Cắt giảm chi phí với hạ tầng hợp để cung cấp khả mở rộng tính sẵn sàng Cho dù bạn có triển khai on-premise điện toán đám mây, SharePoint Server 2010 giảm thiểu chi phí cách tích hợp tính cho phép tổ chức giải pháp hợp SharePoint để đem lại suất cho tổ chức - Nhanh chóng đáp ứng nhu cầu kinh doanh với giải pháp linh hoạt dễ dàng triển khai Đối với người dùng cuối, người dùng thành thạo chuyên gia lập trình, SharePoint 2010 cung cấp công cụ tính giúp họ thiết kế tạo giải pháp kinh doanh để tích hợp với liệu, công cụ quy trình SharePoint 2010 bao gồm thành phần sau đây: - Sites: tính giúp nhân viên, đối tác khách hàng làm việc hiệu ngày bên bên tường lửa Trang 8/23 - Communities: khả kết nối đến chuyên gia tương tác, trao đổi với đồng để tạo thành mạng xã hội bên doanh nghiệp - Content: thuận lợi việc tạo, xem xét, công khai, đăng tải nội dung phù hợp với nguyên tắc tài liệu trang Web Tính quản lý nội dung SharePoint 2010 bao gồm quản lý tài liệu (Document Management), quản lý hồ sơ (Record Management) quản lý nội dung Web (Web-content management) - Search: cho phép người dùng nhanh chóng dễ dàng truy xuất đến nội dung thông qua list, site, hệ thống bên (External system) nguồn liệu khác chẳng hạn tập tin chia sẻ, Website ứng dụng nghiệp vụ - Insights: SharePoint 2010 không nhanh chóng cung cấp chia sẻ thông tin mà truy hồi liệu thô hướng đến kết kinh doanh, lợi ích doanh thu doanh nghiệp thông qua trình phân tích dòng liệu Composite: cho phép tạo giải pháp tùy ý cách nhanh chóng mà không cần yêu cầu IT Bên cạnh đó, nhân viên IT cần đáp ứng khả trao quyền sử dụng cho người dùng kinh doanh để tạo ứng dụng đảm bảo tính ổn định sẵn sàng môi trường SharePoint Trang 9/23 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 3.1 Mô hình tổng thể hệ thống Mô hình tổng thể hệ thống - Lớp Thiết bị, phần mềm đầu cuối bao gồm toàn thiết bị phần mềm ứng dụng mà người sử dụng dùng để tương tác với hệ thống Các thiết bị, phần mềm ứng dụng gồm: o Thiết bị đầu cuối: Máy tính để bàn, máy tính xách tay, thiết bị cầm tay (Máy tính bảng, điện thoại thông minh); o Trình duyệt Web: IE, Firefox, Chrome, Safari…; o Các phần mềm sử dụng văn phòng: Word, Excel, Powerpoint, Outlook… - Tầng ứng dụng: tầng để phát triển ứng dụng, phân hệ hệ thống quản trị văn phòng bao gồm: o Quản lý văn đến; o Quản lý văn đi; o Quản lý văn trình ký; o Quản lý văn nội bộ; o Quản lý công việc giao việc; Trang 10/23 o Quản lý lịch (Lịch quan, lịch làm việc ban lãnh đạo; lịch phòng họp; lịch sử dụng xe công); o Quản lý hồ sơ tài liệu o Quản lý kho thư viện tài liệu o Quản lý thư viện ảnh / video o Quản lý thông báo nội bộ; - Lớp dịch vụ hạ tầng: cung cấp dịch vụ Cơ cấu tổ chức, quản lý người dùng, sở liệu, - hệ thống email,… Lớp dịch vụ tích hợp: cung cấp dịch vụ tích hợp Hệ thống Quản trị văn phòng với hệ thống, thiết bị khác như: Email, AD, Fax Server; Scanner; SMS Services; Thiết bị di động; … 3.2 Các phân hệ, tính triển khai 3.2.1 Các chức chung toàn hệ thống - Hệ thống cần đảm bảo triển khai tảng công nghệ nhất, cụ thể là: Microsoft Sharepoint Foundation; Hệ thống phải có tính mở việc mở rộng thêm nhu cầu quản lý khác Văn phòng Tổng công ty ABC việc mở rộng triển khai quy mô toàn - Tổng công ty (Đến công ty thành viên); Hệ thống phần mềm phải có tính thân thiện, dễ sử dụng, phải thể bàn làm việc ảo giúp cho Lãnh đạo, CBNV biết công việc phải xử lý; lịch cần tham gia, có - thể tìm kiếm nhanh thông tin từ danh bạ điện tử Hệ thống phải đảm bảo khả phân quyền người sử dụng: + Cho phép phân quyền đến người, đối tượng file đính kèm công văn + Cho phép tạo quyền truy cập theo cấp độ (phòng ban nội dung) + Cho phép truy cập vào thư mục dùng chung loại văn hệ thống - có phân quyền theo nhóm đối tượng Tích hợp với hệ thống email, hệ thống tin nhắn SMS phép người sử dụng nhận - thông báo, cảnh báo, nhắc việc; Tích hợp với máy quét văn tốc độ cao để đưa văn vào hệ thống cách nhanh chóng - dễ dàng; Hệ thống phải có ứng dụng thiết kế riêng cài đặt chạy thiết bị di động (tối thiểu phải chạy máy tính bảng, điện thoại thông minh chạy hệ điều hành iOS (từ iOS trở lên) Android (từ Android 2.3.3 trở lên) iPad, iPhone, Samsung Galaxy Tab, Note I, Note 2…: + Cho phép nhận push message thông báo có công văn, công việc đến thiết bị di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh), click vào thông báo Trang 11/23 mở xem chi tiết công văn thông báo; + Cho phép hiển thị danh sách công văn cần xử lý; + Cho phép hiển thị lịch làm việc quan; + Cho phép chuyển lại phiếu xử lý công văn, cho người sử dụng chuyển / giao + + + + + cho mình; Cho phép xem thông tin chi tiết phiếu xử lý, nội dung, tệp đính kèm công Cho phép tra cứu, tìm kiếm toàn văn văn bản, tài liệu cần; Cho phép xem lịch sử xử lý công văn Ghi ý kiến đạo xử lý công văn Chuyển xử lý công văn 3.2.2 Quản lý văn đến - Cho phép quản lý nhiều sổ công văn với hệ thống số công văn tăng theo sổ; Cho phép người sử dụng quét nội dung, nhập thuộc tính (metadata) công văn, tài liệu đưa thẳng lên hệ thống mà thực thao tác quét, lưu lên máy cá nhân, upload lên hệ thống; Cho phép tự động tách, phân loại theo mã vạch theo trang trắng, số - trang cố định cho tài liệu quét lên hệ thống; Cho phép chỉnh sửa, bổ sung thông tin văn bản; Cho phép lưu văn xóa vào thùng rác hệ thống để văn thư sẵn sàng phục hồi lại - cần; Cho phép đình kèm nhiều văn khác vào văn đến từ máy tính tải lên từ kho - văn khác hệ thống; Cho phép đưa văn vào kho văn dùng chung để phục vụ việc khai thác sử dụng cho người - dùng cuối; Cho phép đưa văn đến vào hồ sơ tài liệu Hồ sơ công việc, hồ sơ cá nhân; Cho phép thu hồi lại văn trường hợp chuyển nhầm; Cho phép hiển thị danh sách văn cần xử lý hạn, hạn; Cho phép xem danh sách văn chưa xử lý, xử lý; Hệ thống tự động sinh Phiếu xử lý văn để lưu toàn thông tin trình xử lý gồm: ý - kiến đạo, ý kiến tham gia, ý kiến xử lý; thông tin cá nhân, đơn vị tham gia xử lý Cho phép đính kèm báo cáo văn liên quan vào Phiếu xử lý văn bản; Cho phép chuyển tiếp, giao cho người khác xử lý văn theo quy trình; Gửi thông báo có công việc xử lý văn đến cho người dùng qua đường email; Gửi thông báo có công việc xử lý văn đến cho người dùng qua đường SMS; Gửi thông báo có công việc xử lý văn đến cho người dùng vào thiết bị di động (máy - tính bảng, điện thoại thông minh) qua công nghệ Push Message; Cho phép phân xử lý văn đến theo quy trình cấu tổ chức, tự động tạo Phiếu xử lý công - việc phân xử lý văn đến Cho cá nhân đó; Cho phép phân xử lý bổ sung văn đến cần; Cho phép in sổ văn đến theo quy định Cục văn thư lưu trữ; Cho phép Thống kê báo cáo tổng hợp tình trạng xử lý văn theo thời gian, đơn vị xử lý, người - xử lý… Cho phép Thống kê báo cáo chi tiết tình trạng xử lý văn hạn xử lý theo thời gian xử lý Trang 12/23 - văn bản; đơn vị xử lý văn bản; người xử lý văn bản…; Cho phép tra cứu văn đến theo nhiều chiều khác năm, tháng, loại văn bản, độ - khẩn… Cho phép Tìm kiếm văn đến theo thuộc tính chi tiết thuộc tính văn - đến Cho phép ban lãnh đạo tra cứu, tìm kiếm văn thiết bị di động (máy tính - bảng, điện thoại thông minh); Cho phép quản lý tiến độ xử lý biết xử lý, chưa xử lý, bị hạn… Cho phép lưu vết toàn trình xử lý văn đến Cho phép ban lãnh đạo đạo, điều hành thiết bị di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh); 3.2.3 Quản lý văn / văn phát hành - Cho phép người sử dụng quét nội dung văn bản, nhập thuộc tính metadata văn bản, tài liệu đưa thẳng lên hệ thống mà thực thao tác quét, lưu lên máy cá - nhân, upload lên hệ thống Cho phép chọn sổ văn quét nhập lên hệ thống; Cho phép liên kết văn dự thảo vào văn phát hành; Cho phép đưa văn vào hồ sơ dạng liên kết copy Cho phép tạo liên kết với Văn đến văn dự thảo phê duyệt Cho phép đính kèm tệp liên quan văn Cho phép đưa văn vào kho văn dùng chung để phục vụ việc khai thác sử dụng cho người - dùng cuối; Cho phép phân xử lý văn theo quy trình cấu tổ chức; Hệ thống phải tự động tạo Phiếu xử lý công việc phân xử lý văn Cho cá nhân - Gửi thông báo có công việc xử lý văn Cho người dùng qua đường email, SMS Gửi thông báo có công việc xử lý văn Cho người dùng qua đường Push Message vào - phần mềm cài thiết bị di động Cho phép lãnh đạo cấp phê duyệt cho ý kiến đạo, điều hành; Cho phép ban lãnh đạo đạo, điều hành thiết bị di động (máy tính bảng, - điện thoại thông minh); Cho phép tra cứu văn theo nhiều chiều khác nhau: năm, tháng, đơn vị soạn thảo, người - soạn thảo,… Cho phép Tìm kiếm văn theo thuộc tính văn Cho phép in báo cáo thống kê sổ văn theo quy định Cục văn thư lưu trữ 3.2.4 Quản lý văn dự thảo - Cho phép tải (upload) tệp nội dung toàn văn văn dự thảo Cho phép soạn thảo văn dự thảo từ phần mềm MS Word tự động lưu trực tiếp lên hệ - thống tệp nội dung văn bản; Hệ thống phải tự động sinh Mã văn dự thảo theo quy định tổ chức VD: Trang 13/23 - /VBTK/; Cho phép người soạn thảo xem lại, chỉnh sửa văn soạn thảo; Cho phép trình ký văn theo quy trình, cấu tổ chức; Cho phép người duyệt phê duyệt, chỉnh sửa, tử chối văn dự thảo; Cho phép lãnh đạo cấp phê duyệt cho ý kiến đạo, điều hành máy tính; Cho phép ban lãnh đạo đạo, điều hành thiết bị di động (máy tính bảng, - điện thoại thông minh); Cho phép theo dõi văn dự thảo, duyệt, duyệt, chưa duyệt… Cho phép lưu vết toàn trình trình ký văn Gửi thông báo có công việc yêu cầu duyệt văn cho người dùng qua đường email Gửi thông báo có công việc yêu cầu duyệt văn cho người dùng qua đường SMS; Gửi thông báo có công việc yêu cầu duyệt văn cho người dùng vào thiết bị di động - (Máy tính bảng, điện thoại thông minh) qua công nghệ Push Message; Cho phép chỉnh sửa thuộc tính văn dự thảo Cho phép chỉnh sửa nội dung văn dự thảo cấp từ người trình, người duyệt trực tiếp phần mềm MS Word, Excel mà không cần phải tải máy tính cá nhân, sau chỉnh sửa - upload lên hệ thống Cho phép quản lý phiên (các lần trình khác vấn đề trình) văn - dự thảo sau lần chỉnh sửa, người sử dụng xem lại chỉnh sửa trước đó; Cho phép người soạn thảo khôi phục lại phiên soạn thảo trước cần; Cho phép đính kèm văn liên quan trình ký văn Cho phép đưa văn vào hồ sơ công việc, hồ sơ cá nhân dạng copy liên kết Cho phép văn thư ban hành văn từ dự thảo phê duyệt mà không cần nhập - lại thuộc tính văn bản; Cho phép xem in loại báo cáo theo dõi tình trạng phê duyệt văn Cho phép tra cứu văn dự thảo theo nhiều chiều khác nhau: năm, tháng, đơn vị soạn thảo, - người soạn thảo,… Cho phép Tìm kiếm văn dự thảo theo thuộc tính chi tiết thuộc tính - văn trình ký Cho phép tìm kiếm toàn văn file tài liệu dạng văn Word, Excel, - PowerPoint, PDF… Cho phép ban lãnh đạo tra cứu, tìm kiếm văn thiết bị di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh) ; 3.2.5 Quản lý giải công việc - Cho phép xem danh sách công việc cần xử lý, công việc hạn theo người giao, hạn xử - lý ; Cho phép tra cứu danh sách công việc phải theo dõi theo người xử lý;hạn xử lý; tình trạng - hạn…; Cho phép tạo giao việc, lập kế hoạch thực công việc… cho phép đính kèm - văn liên quan từ máy tính cá nhân văn hệ thống; Người tạo công việc có quyền chỉnh sửa thông tin tạo Phiếu giao việc tạo; Trang 14/23 - Người chủ trì xử lý cập nhật thông tin sau: % Hoàn thành; Tình trạng xử lý; Ngày kết - thúc; Cho phép đưa Phiếu giao việc vào hồ sơ công việc để phục vụ việc lưu trữ tập trung theo Hồ sơ; Người phân quyền xóa Xóa công việc có quyền nhìn thấy; Khi xóa Phiếu giao việc đưa vào Thùng rác hệ thống chưa xóa khỏi CSDL hệ - thống; Cho phép người sử dụng xem, khôi phục phiếu giao việc xóa; Mọi đối tượng tham gia xử lý Phiếu giao việc có quyền cập nhật ý kiến tham gia xử lý - vào trường "Ý kiến xử lý", thông tin trường hiển thị sau: o Nội dung thông tin o Người nhập; thời gian nhập Người giao việc mở lại công việc có tình trạng = "Đã hoàn thành" chưa chấp nhận kết xử lý công việc cách chỉnh sửa tình trạng = "Đang xử lý" nhập ý kiến vào trường “ý - kiến xử lý”; Cho phép Tìm kiếm theo thuộc tính nội dung (full text search) Phiếu giao việc Cho phép xem tra cứu tiến độ xử lý công việc; 3.2.6 Lập quản lý hồ sơ công việc - Cho phép lập quản lý loại hồ sơ khác theo nhu cầu sử dụng tửng phận Hồ sơ công việc, hồ sơ dự án… Hồ sơ hoàn thiện gồm: tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu, thời gian - kết thúc, trạng thái hồ sơ; nơi lưu gốc… Cho phép phân quyền cho đối tượng liên quan đến hồ sơ; Cho phép Phân quyền để tổ chức thư mục lưu trữ hồ sơ; Cho phép tải (upload) văn tài liệu vào hồ sơ (hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác nhau: pdf, - ps, tif, gif, jpeg, html, rft, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, ) Cho phép người dùng liên kết, copy công việc, văn bản, tài liệu hệ thống vào hồ - sơ; Cho phép người sử dụng đưa văn liên quan từ máy tính cá nhân lên hồ sơ; Cho phép người dùng phân quyền cộng tác, chỉnh sửa tài liệu hồ sơ; Cho phép người dùng hủy phân quyền cộng tác, chỉnh sửa tài liệu hồ sơ; Cho phép tra cứu hồ sơ, tài liệu; Cho phép tìm kiếm hồ sơ, tài liệu theo nhiều tiêu chí khác ; Cho phép tìm kiếm toàn văn file tài liệu dạng văn Word, Excel, PowerPoint, PDF… 3.2.7 Quản lý thông báo - Cho phép tạo thông báo Lãnh đạo phòng / ban duyệt; Cho phép cập nhật thông báo trường hợp cần điều chỉnh; Cho phép xóa thông báo cũ không cần sử dụng; Cho phép công bố cho toàn NSD quyền vào xem; Cho phép toàn người sử dụng xem thông báo công bố rộng rãi trang chủ; Trang 15/23 3.2.8 Quản lý lịch: lịch quan, lịch sử dụng phòng họp, lịch sử dụng xe công, lịch cộng tác cá nhân - Cho phép nhập lịch; Cho phép chỉnh sửa thông tin lịch nhập cần hiệu chỉnh bổ sung thông tin; Cho phép xóa lịch tạo; Cho phép công bố lịch cho toàn NSD hệ thống; Cho phép người sử dụng xem lịch công bố Cho phép tìm kiếm lịch theo số điều kiện 3.2.9 Quản lý kho tài liệu dùng chung - Cho phép lập quản lý loại kho văn dùng chung toàn hệ thống như: Văn pháp - quy, quy trình, quy định, biểu mẫu, hướng dẫn… Cho phép tải (upload) tệp nội dung toàn văn văn (hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác - nhau: pdf, ps, tif, gif, jpeg, html, rft, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, ) Cho phép người phân quyền sửa thuộc tính, nội dung văn dùng chung; Cho phép phân quyền để xóa văn bản, nhiên đưa vào Thùng rác để phục hồi lại - cần; Cho phép tra cứu văn dùng chung theo nhiều chiều khác nhau: năm, tháng, đơn vị ban hành, - … Cho phép tìm kiếm toàn văn với văn dạng TEXT; 3.2.10Phân hệ quản trị hệ thống - Cho phép người quản trị hệ thống thêm, sửa, xóa người dùng người dùng hệ thống Cho phép người quản trị hệ thống thêm, sửa, xóa nhóm người dùng người dùng hệ thống Cho phép thiết lập phân quyền người dùng /nhóm người dùng (ai xem, sửa, xóa, cập nhật, phê duyệt ) toàn hệ thống phân hệ hay thư mục, tài liệu, danh - mục… Cho phép người quản trị Nội dung có toàn quyền xem văn Hệ thống Cho phép quản trị thiết lập tính lưu định ky toàn phần (Full-backup), lưu định ky - phần thay đổi (Differential-backup); Cho phép quản trị thực lưu thủ công toàn liệu (Full-backup), phần thay đổi - (Differential-backup); Cho phép quản trị hệ thống khôi phục toàn phần liệu có cố Cho phép quản trị hệ thống thiết lập nơi lưu trữ backup; Cho phép quản trị hệ thống dễ dàng tùy biến quy trình luân chuyển xử lý văn bản; 3.2.11Các tính tích hợp - Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua Email; - Tích hợp Scanner để số hóa tài liệu trực tiếp vào hệ thống; - Tích hợp Fax để gửi nhận Fax ban hành văn văn đến; Trang 16/23 - Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua tin nhắn SMS; - Phiên phần mềm máy tính bảng (iPad, Samsung Galaxy, Kindle Fire) - Tích hợp MS Office (Word, Excel, Outlook ) để khai thác, soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, tài liệu… - Khai thác hồ sơ, tài liệu trực tiếp từ My Computer 3.3 Công nghệ sử dụng Môi trường phần mềm hệ thống: - Hệ điều hành: Hoạt động môi trường Windows Server 2008 64 bit trở lên - Cơ sở liệu: SQL Server 2008 R2 trở lên Công nghệ nền: - Sử dụng công nghệ Sharepoint Foundation Microsoft để làm tảng phát triển ứng dụng - Ngôn ngữ lập trình: Microsoft C# - Nguồn xác thực người sử dụng: A Giải pháp tảng: - Giải pháp hệ thống thông tin quản trị eDocman Plus Môi trường sử dụng hệ thống cho người dùng cuối: - Sử dụng hệ thống thông qua trình duyệt web(Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera, Safari) máy tính - Sử dụng hệ thống thông qua thiết bị di động Smart Phone, máy tính bảng (iPad, Samsung Gallay Tab…) 3.4 Mô hình triển khai 3.4.1 Mô hình triển khai hệ thống Hệ thống quản lý văn điều hành triển khai cài đặt trụ sở tổ chức; Người sử dụng kết nối đến hệ thống qua mạng LAN / mạng WAN mạng Internet Trang 17/23 thông qua trình duyệt Web máy tính ứng dụng cài đặt máy tính bảng, điện thoại thông minh Với số lượng khoảng 100 người sử dụng cần có hệ thống đáp ứng tốc độ xử lý thời gian 05 năm đảm bảo độ sẵn sàng cao (khi máy chủ bị lỗi hệ thống phải đảm bảo hoạt động bình thường trình khắc phục) Tuy nhiên cần phải tối ưu hóa để tiết kiệm chi phí Mô hình triển khai hệ thống Với mô hình triển khai trên, hệ thống cần 02 máy chủ vật lý để thực ảo hóa 04 máy chủ ảo Trong máy chủ vật lý ảo hóa làm 02 máy chủ ảo: - 01 máy chủ ảo đóng vai trò máy chủ web + ứng dụng - 01 máy chủ ảo đóng vai trò sở liệu 02 máy chủ ảo đóng vai trò máy chủ Web ứng dụng cấu hình cân tải 02 máy chủ ảo đóng vai trò máy chủ sở liệu cấu hình Clustering Mirroring Trang 18/23 3.4.2 Yêu cầu máy chủ Để đáp ứng mô hình triển khai cần 02 máy chủ vật lý, cấu hình tối thiểu máy chủ vật lý: o CPU: x CPU Cores o HDD: x 300GB 10K RPM,6Gbps SAS 2.5 " o RAM: 32 GB 3.4.3 Yêu cầu phần mềm hệ thống cài đặt máy chủ: - Microsoft Windows Server 2008 Standard R2: 02 - Microsoft SQL Server 2008 Standard R2: 02 - Microsoft Sharepoint Foundation 2010 (Phiên miễn phí) 3.4.4 Yêu cầu thiết bị đầu cuối - Máy tính để bàn, máy tính xách tay o Windows XP SP trở lên o Giao diện sử dụng Web base thông qua trình duyệt Web: IE, Firefox, Chrome, Safari… - Các thiết bị cầm tay (Máy tính bảng, điện thoại thông minh) o Giao diện sử dụng thông qua phần mềm cài đặt máy tính bảng, điện thoại thông minh sử dụng hệ điều hành iOS (iPad, iPhone) Android (Samsung Galaxy Tab, Samsung Note1, Note 2, Galaxy S1, S2, S3, HTC, Sky…) o Giao diện sử dụng thông qua trình duyệt web hoàn chỉnh thiết bị di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh) Trang 19/23 3.5 Quy trình triển khai 3.6 Đào tạo chuyển giao công nghệ Đối tượng đào tạo - Cán quản trị hệ thống Mục tiêu sau đào tạo - Cán quản trị hệ thống làm chủ toàn hệ thống Tổ chức đào tạo - Tổ chức 01 lớp, cho tối đa 05 quản trị viên ; Trang 20/23 3.7 Đào tạo đội mũi nhọn (đại diện phòng ban sử dụng) Đối tượng đào tạo - Đội mũi nhọn tổ dự án Mục tiêu sau đào tạo Đội mũi nhọn tổ dự án sử dụng thành thạo tất phân hệ, chức hệ thống có khả đào tạo hỗ trợ sử dụng lại cho người dùng cuối Tổ chức đào tạo - Tổ chức 01 lớp, cho tối đa 20 thành viên tổ dự án; 3.8 Đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho người dùng cuối Đối tượng đào tạo - Tất ban lãnh đạo CBCNV tổ chức phạm vi sử dụng chương trình Mục tiêu sau đào tạo Tất ban lãnh đạo CBCNV sử dụng thành thạo chức thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ Tổ chức đào tạo - Tổ chức lớp, cho tối đa môi lới 20 CBCNV; 3.9 Hỗ trợ sử dụng chỗ Tổ chức cán nghiệp vụ hỗ trợ trực tiếp vòng 01 tuần (05 ngày làm việc) Văn phòng Đơn vị triển khai đưa chương trình vào vận hành thức Thực chỉnh sửa lỗi phát trình triển khai, đào tạo, hỗ trợ Đối với lỗi chưa chỉnh sửa yêu cầu phát sinh phải lập thành biên bản nhật ký ghi nhận yêu cầu, lỗi 3.10 Bảo hành hệ thống Thời gian bảo hành phần mềm nghiệp vụ 12 tháng kể từ ngày ký biên bàn giao nghiệm thu hệ thống Sau kết thúc bảo hành, đơn vị khai thác hệ thống cần cân nhắc khả ký kết hợp đồng bảo trì hàng năm với kinh phí bảo trì 15% giá trị phần mềm Trang 21/23 DỰ KIẾN KẾ HOẠCH THỰC HIỆN - Tổng thời gian triển khai: 12 tuần kể từ ngày ký hợp đồng: STT THỜI GIAN THỰC HIỆN (tuần) GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN I Giai đoạn chuẩn bị dự án II Giai đoạn Tư vấn quy trình cấu hình sản phẩm Cài đặt hệ thống Đào tạo đội core team Review phần mềm, tìm điểm GAP Cấu hình, chỉnh sửa lại hệ thống sau nhận phản hồi người sử dụng Nghiệm thu chức chương trình Đào tạo người dùng cuối sử dụng, đào tạo chuyển giao công nghệ cho quản trị hệ thống Vận hành chương trình thức có hỗ trợ vận hành chỗ CMC Chuyển đổi sở liệu (nếu có) Nghiệm thu chương trình Trang 22/23 10 11 12 III Nghiệm thu dự án chuyển sang giao đoạn bảo hành Trang 23/23 ... phân hệ hệ thống quản trị văn phòng bao gồm: o Quản lý văn đến; o Quản lý văn đi; o Quản lý văn trình ký; o Quản lý văn nội bộ; o Quản lý công việc giao việc; Trang 10/23 o Quản lý lịch (Lịch quan,... phân hệ, chức chủ yếu cần triển khai bao gồm: - Quản lý văn đến Quản lý văn Quản lý tờ trình Quản lý giao việc, nhắc việc Quản lý hồ sơ công việc Quản lý lịch làm việc Sử dụng hệ thống thông qua... thời gian xử lý Trang 12/23 - văn bản; đơn vị xử lý văn bản; người xử lý văn bản ; Cho phép tra cứu văn đến theo nhiều chiều khác năm, tháng, loại văn bản, độ - khẩn… Cho phép Tìm kiếm văn đến theo