Phương pháp tìm kiếm tài liệu tham khảo khoa học

thông tin có chọn lọc sao cho phù hợp với một đề tài khoa học.Dù gặp những hạn chế khách quan nhất định, nhưng khi nhà nghiên cứu tuân thủtốt các quy tắc này, sẽ có những giải pháp giúp

Phương pháp tìm kiếm tài liệu tham

khảo khoa học

Mở đầu

Trong nghiên cứu khoa học, không thể phủ nhận vai trò quan trọng của công tácnghiên cứu tài liệu Tuy nhiên, vì nhiều lí do, lâu nay ở Việt Nam mảng này dườngnhư chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức

Trong rất nhiều lí do có thể liệt kê, vấn đề hàng đầu là kinh phí Các thư việnnghèo nàn hoặc chậm có sách mới, các tủ sách chuyên ngành hạn chế về số lượng,chi phí mua tài liệu trực tiếp quá cao, không có phương tiện thanh toán, v.v

Nguyên nhân quan trọng thứ hai, đó là yêu cầu khoa học đối với việc nghiên cứutài liệu bị thả lỏng Có thể thấy trong không ít tài liệu khoa học, phần tài liệu thamkhảo chiếm một vị trí hết sức khiêm tốn, thông tin trích dẫn, tham khảo được trìnhbày không đúng chuẩn mực, vẫn thường được dễ dàng cho qua

Và thời gian gần đây, với sự phát triển kinh tế nhanh chóng và sự bùng nổ củaInternet, đang dần hình thành một xu hướng có phần thái quá: sử dụng gần nhưmọi thứ tìm thấy trên Internet để đưa vào tài liệu khoa học mà không cần kiểm

chứng nguồn gốc, độ tin cậy, đánh giá giá trị, cũng như không tuân thủ đúng cácquy tắc trình bày và sử dụng đối với các tài liệu này.

Vậy, làm sao để giải quyết các vấn đề đó?

Vấn đề kinh phí: đang dần có sự quan tâm trở lại từ góc độ quản lí; Internet trởthành một nguồn cung cấp quan trọng, gần như không thể thiếu, các tài liệu cơ bản

Yêu cầu khoa học: trong xu thế hội nhập, vấn đề này cũng đang được điều chỉnh,

vì chúng ta càng chậm đặt yêu cầu cao thì càng chậm phát triển kịp cùng với thếgiới

Sử dụng Internet: đây là một công cụ thuận tiện để tiếp cận nhanh và dễ dàng đếnmột lượng thông tin khổng lồ và phong phú trên khắp thế giới, trong mọi lĩnh vực.Nhưng, trong một thế giới hỗn độn thông tin như thế, làm sao để tìm được thôngtin phù hợp với nhu cầu một cách nhanh chóng, hiệu quả? Đó không phải là điều

dễ dàng! Và những nội dung tiếp theo đây sẽ được trình bày với mong muốn gópphần vẽ ra một con đường như thế

Xác định chủ đề nghiên cứu

Thông thường, để tiến hành nghiên cứu, cần có giai đoạn chuẩn bị ban đầu là xácđịnh chủ đề nghiên cứu Giai đoạn chuẩn bị này có thể trải qua các bước sau: xácđịnh nhu cầu; lựa chọn chủ đề; giới hạn phạm vi của chủ đề; và sau cùng là định rõcác mục tiêu nghiên cứu

Tất nhiên, vẫn có thể thấy nhiều trường hợp bỏ qua giai đoạn chuẩn bị này mà tậptrung hẳn vào các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành cụ thể Hoặc sinh viênthường làm nghiên cứu theo sự chỉ định của người thầy hướng dẫn Song, khimuốn hiểu rõ vấn đề cần nghiên cứu, thấy rõ con đường cần đi qua và nơi cần đến,thì tốt hơn hết là tự chuẩn bị cho mình thật tốt ngay từ đầu Người thầy hướng dẫnthông thường cũng sẽ có hứng thú hơn khi làm việc với một học trò biết mìnhmuốn gì và cần làm gì trong quá trình nghiên cứu.

áp đặt, nhà nghiên cứu phải lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết, phân bố các giai đoạnnghiên cứu và công việc phải làm một cách hợp lí để có thể đạt đến đích mong

Nghiên cứu một vấn đề khoa học

Nghiên cứu về một vấn đề khoa học giúp đào sâu, mở rộng hiểu biết về chủ đề đó,làm sáng tỏ các kết quả mới thu được và công bố một cách chặt chẽ, rõ ràng.Mục đích của nghiên cứu dạng này là quan sát, giải thích, diễn giải, khám phánhững mối liên hệ mới giữa các hiện tượng, sự việc, sự vật, và sau khi kiểm chứng

sẽ xây dựng một giả thuyết mới hoặc tái cấu trúc lại các giả thuyết đã có về mộthiện thực nhằm phổ quát hoá vấn đề đã nghiên cứu.Kết quả của các nghiên cứu thường được phát triển thành một luận văn, luận án,với các luận chứng, luận cứ bảo vệ kết quả thu được Do đó, dạng nghiên cứu nàyđòi hỏi rất cao ở việc tham khảo tài liệu

Báo cáo tổng hợp tài liệu là một bài viết tổng hợp, mô tả đầy đủ và trung thực vềnhững thông tin đọc được, tham khảo được về một vấn đề, sự kiện, hiện tượng

khoa học Dạng này thường gặp trong các buổi sinh hoạt chuyên đề, thảo luậnchuyên môn ở các đơn vị đào tạo và nghiên cứu.Báo cáo dạng này cần dựa trên những gì đã được chứng minh trong thực tế, rõ ràng

và chính xác Do đó, những thông tin tổng hợp được cần có trích dẫn trực tiếp hoặcgián tiếp rõ ràng về nguồn gốc của thông tin được đề cập

Có hai dạng báo cáo tổng hợp chính: báo cáo tổng hợp thông tin và báo cáo tổng

tầm tham khảo đủ rộng để bao quát phạm vi của chủ đề;mức độ tham khảo đủ sâu, tương ứng với yêu cầu của cấp độ nghiên cứu;thông tin tương đối cập nhật để đánh giá vấn đề khách quan, kịp thời, không bị lạc

thông tin có chọn lọc sao cho phù hợp với một đề tài khoa học.

Dù gặp những hạn chế khách quan nhất định, nhưng khi nhà nghiên cứu tuân thủtốt các quy tắc này, sẽ có những giải pháp giúp đáp ứng được nhu cầu, không nhiềuthì ít, nhằm bổ sung những giá trị thiết thực cho đề tài cần nghiên cứu.Nghiên cứu tài liệu càng có ý nghĩa quan trọng ở giai đoạn đầu của đề tài, vì nhànghiên cứu có thể dựa vào đó để lựa chọn chủ đề, kiểm tra các nguồn lực sẵn có,xác định mục tiêu nghiên cứu và xây dựng những giả thuyết cho đề tài nghiên cứu

Như đã đề cập trong Phần 1 Các bước triển khai một đề tài nghiên cứu khoa học,

có nhiều cách để lựa chọn một đề tài nghiên cứu:người hướng dẫn áp đặt một đề tài mà mình đang quan tâm, ưu tiên trong cácnghiên cứu trước mắt: có thể người thầy sẽ có tâm thế sẵn sàng hơn khi hướng dẫn

người hướng dẫn gợi ý một đề tài được cho là phù hợp, có thể là với khả năng và

sinh viên lựa chọn một đề tài trong danh sách các chủ đề nghiên cứu của ngườihướng dẫn: ở đó có thể có đủ cả những vấn đề bắt buộc phải nghiên cứu, nhữngvấn đề ưu tiên, những vấn đề ưa thích, hay chỉ đơn giản là những gợi ý nghiên cứu;sinh viên lựa chọn một đề tài từ các ý tưởng có sẵn của mình: có thể liên quan đến

những lợi ích, điều kiện thuận tiện trước mắt hoặc khả năng, sở thích nghiên cứu

sinh viên và người hướng dẫn thảo luận với nhau, mỗi người đưa ra những ýtưởng, lí do, đánh giá ưu nhược điểm của mỗi vấn đề,… và cuối cùng đi đến mộtlựa chọn phù hợp nhất cho cả hai: đây là cách khá phổ biến, lời khuyên của ngườithầy giúp sinh viên định hướng tốt hơn trong quyết định của mình mà không cócảm giác bị áp đặt, điều sẽ ảnh hưởng không ít đến động cơ và hứng thú làm việc

v.v

Tuỳ cấp độ của đề tài cũng như tuỳ điều kiện thực tế của nhà nghiên cứu mà chủ đềnghiên cứu sẽ được xác định, lựa chọn như thế nào cho phù hợp Nhưng xét tínhchủ động của nhà nghiên cứu trong đề tài của mình, cần quan tâm đến những câu

Hiểu biết ban đầu của bản thân về chủ đề?

Cần có những hiểu biết cơ bản về chủ đề.Đặt chủ đề trong khuôn khổ giới hạn của chuyên ngành.Nắm bắt các thông tin tổng quát để biết được vấn đề cần được xử lí ở những khía

Tính phù hợp của chủ đề dự kiến với điều kiện thực tế?

Đề tài cần có định hướng đúng nhằm giải quyết các vấn đề chuyên môn

Đề tài cần đáp ứng các yêu cầu của người hướng dẫn, của hội đồng khoa học

Đề tài nên tránh việc chỉ giải quyết những mặt phụ của vấn đề

Đề tài cần có ý nghĩa thực tế, giúp mở rộng hiểu biết về chủ đề được lựa chọn

Động cơ, hứng thú và lợi ích cá nhân khi nghiên cứu chủ đề đó?Động cơ và hứng thú cá nhân ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ nghiên cứu, nếu cânnhắc hài hoà được khi lựa chọn đề tài sẽ có ý nghĩa quan trọng đối với quá trình

Điều kiện truy cập các nguồn tài liệu tham khảo?

Với mọi đề tài, cần phải đảm bảo truy cập được những nguồn tài liệu tham khảocần thiết cho việc thực hiện đề tài, và do đó nên đặt thành một vấn đề nghiêm túc

Các đề tài quá mới hay quá chuyên biệt sẽ có ít tài liệu hoặc nguồn tài liệu khó truycập

Nên có hoặc tìm được những tài liệu giúp định hướng tìm kiếm thông tin phù hợp.Những đề tài ở cấp độ càng cao thì càng cần thiết phải truy cập đến tài liệu nguyên

Cần tìm và khai thác tối đa những nguồn hỗ trợ truy cập thông tin, tài liệu: thầy côgiáo, các chuyên gia, bạn bè, các thư viện, các đơn vị chuyên ngành, các tổ chức

quốc tế, các diễn đàn chuyên môn và các nguồn đáng tin cậy trên mạng, v.v.

Thời gian cho mỗi đề tài tuỳ thuộc vào cấp độ của đề tài đó Ngoài tổng thời giancho phép của đề tài, các giai đoạn làm việc cũng cần được phân bổ thời gian hợp lí.Cần cân nhắc các khoảng thời gian: lựa chọn đề tài, tìm kiếm tài liệu, giới hạnphạm vi đề tài, đọc và thu thập thông tin, viết bài và sửa bài.Tránh chọn những đề tài quá phức tạp, đòi hỏi phải tham khảo rất nhiều tài liệu

Lựa chọn các vấn đề nghiên cứu cho hợp lí, nên lựa chọn những khía cạnh có thể

xử lí ở tầm sâu, thay vì đề cập đến quá nhiều vấn đề một cách nông cạn.Tốt nhất là nên lập ra một lịch trình nghiên cứu với các giai đoạn cụ thể, dĩ nhiên là

để định hướng tốt quá trình nghiên cứu chứ không phải để răm rắp tuân theo một

Có nhiều cách để tìm kiếm và củng cố lựa chọn chủ đề nghiên cứu Thông thường,các tài liệu mang tính thời sự là nguồn thông tin tốt để định hướng Tuy nhiên,những dạng tài liệu khác có thể giúp định vị tốt về mặt chuyên môn là:các bài viết trong các bộ bách khoa toàn thư có uy tín;các bài tóm tắt những chủ đề đang được quan tâm trên các tạp chí chuyên ngành;

các danh mục đề tài của các đơn vị nghiên cứu;

danh sách các đề tài nghiên cứu của người hướng dẫn khoa học;v.v.

Sau khi lựa chọn được chủ đề xuất phát, cần thực hiện bước tiếp theo là giới hạnphạm vi và xác định cụ thể chủ đề cần nghiên cứu Ban đầu có thể dựa vào trựcgiác, nhưng sau đó cần định hình các ý tưởng và biến các ý tưởng đó trở thành hiện

Có những bước quan trọng cần trải qua để giới hạn phạm vi của đề tài nghiên cứu.Nắm bắt mọi biên độ và tính phức tạp của vấn đề: tham khảo các nguồn tài liệugiúp hiểu vấn đề một cách cơ bản, tổng quát (bách khoa thư, sách và sổ tay chuyên

KHI NÀO? - Vấn đề nghiên cứu xảy ra khi nào, bối cảnh thời gian của chủ đề đó,

có mức giới hạn thời gian nào hay không

Ở ĐÂU? – Giới hạn địa lí (quốc gia, vùng miền,…) của vấn đề.

THẾ NÀO? – Góc độ tiếp cận, quan điểm xử lí vấn đề mang tính thực nghiệm hay

TẠI SAO? – Ý nghĩa và tầm quan trọng của chủ đề được nghiên cứu, những vấn đề

liên quan hay nảy sinh từ đó, vì sao cần ưu tiên nghiên cứu.Phát biểu chủ đề một cách ngắn ngọn: phát biểu chủ đề nghiên cứu càng cô đọng

và chính xác càng tốt, bằng một câu hay chỉ vài dòng ngắn

Tránh lạm dụng các từ ngữ: có độ bất định thông tin cao; màu mè, bóng bẩy; thể

Lựa chọn chủ đề nghiên cứu (Xem ở Phần 1)Khi chủ đề quá rộng hay quá giới hạn: hoàn toàn có thể thu hẹp hay mở rộng cácvấn đề cần nghiên cứu vì những lí do thời gian, tính chất đề tài, nguồn tài liệu hạnchế,…

Giới hạn: thời gian cho phép càng ngắn và cấp độ đề tài càng thấp thì chủ đềnghiên cứu càng có thể giới hạn trong: một địa điểm cụ thể, một giai đoạn nhấtđịnh, một khía cạnh riêng biệt, những vấn đề liên quan đặc thù,…

Mở rộng: một đề tài quá giới hạn sẽ gặp nhiều khó khăn khi xử lí và tham khảo tàiliệu, do đó sẽ khó lập ra các giả thuyết để nghiên cứu Lúc đó, nên mở rộng phạm

vi nghiên cứu theo hướng ngược lại, cũng xét ở các khía cạnh thời gian, địa điểm,

các khía cạnh và vấn đề liên quan,…

Khi đã có một chủ đề xác định, diễn đạt ngắn gọn, nhà nghiên cứu cần đặt thêmnhững câu hỏi và trả lời nhằm làm rõ các mục tiêu nghiên cứu, và định hướng tốthơn trong quá trình nghiên cứu về sau, như lựa chọn phương pháp, các nguồn tài

Các câu hỏi có thể đặt ra về mục tiêu nghiên cứu là:

Đề nghị một giải pháp cho một vấn đề gặp phải?

Phân tích các kết quả thí nghiệm và quan sát thực địa để so sánh với một lí thuyết

Khi đã có được một chủ đề xác định, cũng như đã đặt ra các mục tiêu nghiên cứu

rõ ràng, bước tiếp theo là lựa chọn những nguồn thông tin phù hợp nhất để tìm kiếm tài liệu tham khảo

Có hai bước lựa chọn:

lựa chọn loại tài liệu cần tham khảo;

lựa chọn loại công cụ giúp tìm kiếm các tài liệu tham khảo phù hợp

Tương ứng với các loại tài liệu khác nhau sẽ có những nguồn cung cấp khác nhau

Và sự lựa chọn nguồn tài nguyên và công cụ tìm kiếm tuỳ thuộc vào chủ đề cần tìm kiếm cũng như quan điểm tiếp cận

Để hiểu rõ đặc điểm các nguồn tài liệu, cần hiểu rõ chu trình xuất bản thông tin khoa học kĩ thuật, được biểu diễn theo sơ đồ dưới đây

Loại tài liệu

Ý tưởng nảy sinh trong đầu một nhà nghiên cứu hay một nhóm nghiên cứu.Đặt vấn đề nghiên cứu, lập giả thuyết, đánh giá hiện trạng.Phát triển ý tưởng qua thời gian dài nghiên cứu

Giới thiệu các kết quả nghiên cứu và kết luận ban đầu trong các hội thảo, hội nghị

mà ban tổ chức không tập hợp các bài báo cáo lại để in và công bố chính thức.

Công bố các tài liệu dưới dạng chờ in, báo cáo kĩ thuật hoặc khoá luận, luận văn,luận án thực hiện ở các đơn vị đào tạo – nghiên cứu (được gọi là “văn liệu xám” –

Công bố các kết quả nghiên cứu và kết luận khoa học được thừa nhận trong giới

các hội thảo, hội nghị mà ban tổ chức có lập hội đồng khoa học, in kỉ yếu và công

các tạp chí chuyên ngành: các tạp chí có uy tín khoa học cao phải có ban biên tậpchuyên ngành, hệ thống phản biện chuyên gia, chuyên viên sửa lỗi kĩ thuật và thờihạn đăng bài được tổ chức chặt chẽ

Loại tài liệu

Cơ sở dữ liệu và chỉ mục khoa học

Đặc điểm

Có nhiều cơ sở dữ liệu, như Current Content, chuyên tập hợp các bài báo đăng trêntạp chí chuyên ngành, dưới dạng tóm tắt hoặc đôi khi toàn văn, phát hành thành các phiên bản CD-ROM, truy cập trực tuyến hoặc chỉ mục in

Loại tài liệu

Sách chuyên ngành

Đặc điểm

Các kết quả nghiên cứu được thừa nhận sau một thời gian đủ dài (khoảng từ 3 năm trở lên) thường được các chuyên gia tập hợp lại, hệ thống hoá thành tri thức khoa học và viết thành sách hoặc chuyên khảo (monograph/monographie)

Loại tài liệu

chuyên ngành khác nhau

Trong hệ thống các loại tài liệu khoa học cơ bản nói trên, những yếu tố cơ bản nhấtquyết định giá trị khoa học của một tài liệu là:

tính chính xác và khách quan khoa học của tài liệu;

quy trình công bố thông tin được tổ chức với sự phản biện khoa học chặt chẽ;

uy tín, kinh nghiệm xuất bản khoa học của đơn vị phát hành tài liệu;

uy tín, kinh nghiệm khoa học của tác giả

Cho dù tính chất đề tài nghiên cứu là gì, việc cần thiết là phải tìm kiếm tài liệu tham khảo

Với ý tưởng ban đầu đã có, có thể tham khảo các từ điển giải thích chuyên ngành

và các bách khoa thư để có cái nhìn chung cơ bản về vấn đề cần nghiên cứu

Sau đó, có thể tìm các sách chuyên khảo, thông qua các thư mục thư viện, và các bài báo chuyên ngành được giới thiệu trong các cơ sở dữ liệu tóm tắt, để nắm bắt mọi biên độ của vấn đề cần tìm hiểu

Trong một số trường hợp, có thể cần tham khảo thêm một số loại tài liệu đặc thù như: các văn bản nhà nước, các tài liệu nghe nhìn, các bản đồ, hình ảnh, v.v., nhằmhoàn chỉnh một sơ đồ tổng quát của chủ đề đang quan tâm, từ đó sẽ xác định giới hạn phạm vi cần tập trung nghiên cứu một cách dễ dàng hơn

Lựa chọn nguồn tài nguyên và công cụ tìm kiếm

Đặc điểm các nguồn tài nguyên

Có nhiều cách phân loại các nguồn tài nguyên thông tin khoa học và kĩ thuật

Theo phương tiện phát hành: tài liệu in trên giấy (sách, báo); tài liệu trên băng đĩa

từ (băng cassette, video); tài liệu trên đĩa quang (CD-ROM, DVD); tài liệu chỉ pháthành trên Internet; v.v

Theo phương thức phân phối: ấn bản thương mại (sách, báo, tài liệu bán trên thị trường); ấn bản phi thương mại (khoá luận, luận văn, luận án, báo cáo kĩ thuật,… gọi chung là “văn liệu xám”)

Theo độ sâu chuyên môn: tài liệu khoa học phổ thông; tài liệu khoa học kĩ thuật chuyên ngành

Theo phương thức soạn thảo:

Tài liệu nguyên cấp (primary document/document primaire): cung cấp thông tin gốc, trực tiếp, nghĩa là người đọc tiếp nhận thông tin đúng ở trạng thái mà tác giả

đã viết Các tài liệu dạng này là: sách, bài báo chuyên ngành, luận án, báo cáo, từ điển, bách khoa thư, băng đĩa khoa học, v.v

Tài liệu thứ cấp (secondary document/document secondaire): cung cấp các thông tin nhận diện, định vị hoặc phân tích tài liệu nguyên cấp Các thông tin dạng này thường gặp ở các thư mục thư viện, các cơ sở dữ liệu tóm tắt, các chỉ mục khoa học, v.v

Tài liệu tam cấp (tertiary document/document tertiaire): mô tả và đánh giá tổng hợp thông tin từ các nguồn thứ cấp và nguyên cấp Tài liệu dạng này giống tài liệu thứ cấp ở chỗ cung cấp thông tin nhận diện, định vị tài liệu nguyên cấp, nhưng khác ở chỗ có tổng hợp, phân tích và sắp xếp lại thông tin gốc Tài liệu tam cấp thường gặp là: bài viết niên giám chuyên ngành (annual review/revue de la

littérature annuelle); bài tổng hợp tài liệu (literature review/revue de la littérature); v.v

Hiểu rõ đặc điểm các nguồn tài nguyên này có thể giúp lựa chọn tốt công cụ tìmkiếm phù hợp với loại tài liệu cần tham khảo

Các thư mục thư viện: giúp tìm kiếm được các tài liệu nguyên cấp được lưu trữ trong thư viện như sách, tạp chí (theo tựa báo), tài liệu nghe nhìn, các văn bản nhà nước, các luận văn, luận án, v.v Nhiều thư viện lớn hiện nay đã tin học hoá thư

mục để có thể tra cứu trực tuyến, với nhiều chức năng tìm kiếm theo tên tác giả, tựa tài liệu, từ khoá, chủ đề, v.v.

Các cơ sở dữ liệu tóm tắt: sắp xếp thông tin theo một cấu trúc, trật tự rõ ràng, giúp tìm kiếm dễ dàng các tài liệu nguyên cấp (phổ biến nhất là các bài báo đăng trên các tạp chí chuyên ngành) theo nhiều tiêu chí khác nhau: tác giả, tựa tài liệu, chủ

đề, từ khoá, năm xuất bản, v.v Trước đây thường được phát hành dưới dạng bản inhoặc đĩa CD-ROM, nhưng hiện nay đa số các cơ sở dữ liệu này đều có phiên bản trực tuyến Thường chỉ tìm thấy bài tóm tắt, nhưng có thể có một số bài toàn văn

Các danh bạ mạng và bộ máy tìm kiếm trên Internet: cho phép tìm kiếm gần như

đủ loại tài liệu được đăng trên hệ thống Mạng toàn cầu (World Wide Web), kể cả các nguồn tài liệu nguyên cấp hay thứ cấp Tuy nhiên, tính phù hợp và độ tin cậy của thông tin tìm được bằng các công cụ này không phải lúc nào cũng tốt, thường đòi hỏi người tìm kiếm phải biết đánh giá nghiêm túc các kết quả tìm thấy và chọn lọc những tài liệu có giá trị

Các nguồn tài nguyên truyền thống

Thông thường, địa điểm đầu tiên cần nghĩ đến khi tìm kiếm tài liệu tham khảo khoa học, đó là các thư viện và trung tâm tài liệu

Thư viện

Có thể hiện nay các thư viện Việt Nam (thư viện quốc gia, thư viện chuyên ngành khoa học, thư viện đại học,…) chưa có đủ một lượng tài liệu mới dồi dào, phong phú, đáp ứng nhu cầu của đông đảo các nhà nghiên cứu thuộc nhiều lĩnh vực, nhưng điều đó đang thay đổi từng ngày một Đồng thời, không thể bỏ qua lượng tàiliệu tuy cũ nhưng có tính chất kinh điển, căn bản, đã được chọn lọc và tích luỹ trong thời gian dài Và vẫn có một xác suất không nhỏ có thể tìm thấy những tài liệu thực sự quan trọng cho một đề tài nghiên cứu.

Các loại tài liệu lưu trữ ở thư viện bao gồm sách, tạp chí, tài liệu nghe nhìn, các văn bản nhà nước, các luận văn, luận án, v.v., được sắp xếp và phân loại một cách khoa học, trật tự

Để phục vụ tra cứu, các thư viện thường lập các phiếu thư mục mô tả vắn tắt về tài liệu được lưu trữ (phổ biến nhất là sách), theo một hệ thống được quy định riêng Qua các phiếu thư mục, có thể tìm thấy tên tác giả, tựa tài liệu, thông tin ấn loát (năm xuất bản, phương tiện phát hành, số trang hoặc dung lượng, v.v.) Các phiếu thư mục có thể được sắp xếp theo chủ đề, theo tên tác giả hoặc theo tựa tài liệu, tuỳtheo cách tổ chức của thư viện

Với sự phát triển của công nghệ thông tin và Internet hiện nay, việc tin học hoá hệ thống thư mục của các thư viện là xu thế tất yếu Nhiều thư viện lớn hiện nay đã

tin học hoá thư mục để có thể tra cứu trực tuyến, với nhiều chức năng tìm kiếm theo tên tác giả, tựa tài liệu, từ khoá, chủ đề, v.v.

Thư viện Quốc gia Việt Nam: http://www.nlv.gov.vn/

Thư viện Quốc hội Hoa Kì: http://catalog.loc.gov/

Thư viện Anh quốc: http://www.bl.uk/

Thư viện Quốc gia Pháp: http://www.bnf.fr/

Chất lượng tài liệu được kiểm chứng

Thông thường, bộ phận nhập tài liệu của thư viện đều có sự kiểm tra, lựa chọn để đảm bảo giá trị, tính phù hợp và lợi ích của tài liệu được nhập vào

Dễ tìm kiếm

Các tài liệu thường được sắp xếp theo chủ đề trên các kệ sách, do đó nếu tìm được

một tài liệu phù hợp với nhu cầu thì dễ dàng tìm thấy nhiều tài liệu khác cùng chủ

đề, có thể cũng rất hữu ích cho đề tài

Nhược điểm

Lượng tài liệu có hạn

Thư viện chỉ có thể giúp người đọc tiếp cận với những tài liệu mà thư viện có lưu trữ

Không thống kê các bài báo (tạp chí chuyên ngành)

Trong thư mục của thư viện thường chỉ liệt kê đến tựa báo, tựa tạp chí chuyên ngành mà không liệt kê đến từng bài báo như trong các cơ sở dữ liệu tóm tắt

Thông tin chậm cập nhật

Hầu hết các tài liệu liệt kê trong thư mục của thư viện đều đã được xuất bản trước

đó một thời gian, hoặc đề cập đến những sự kiện xảy ra từ khá lâu (thường từ 2-3 năm trở lên) Do đó, thông tin mà các tài liệu này cung cấp có thể không có nhiều tính thời sự

Các trung tâm tài liệu

Bên cạnh hệ thống thư viện được tổ chức quy củ, chặt chẽ, các trung tâm tài liệu (của các đơn vị nghiên cứu, các tổ chức chuyên môn,…) có quy mô nhỏ hơn, nhưng bù lại, các tài liệu lưu trữ có tính đặc thù chuyên môn cao, nhất là các tài liệu tập trung về một số chủ đề chuyên biệt, là thế mạnh hay mối quan tâm ưu tiên của từng đơn vị

Thông tin về các trung tâm này có thể tìm thấy trong danh bạ các đơn vị chuyên ngành, hoặc đôi khi có thể trên Internet.

Các cơ sở dữ liệu

Các cơ sở dữ liệu thông tin khoa học kĩ thuật thường được các công ti, tổ chức lớn xây dựng, bằng cách tập hợp thông tin tóm tắt từ rất nhiều các tạp chí chuyên ngành khác nhau, sắp xếp và tổ chức sao cho việc tìm kiếm thông tin (chủ yếu là các bài báo đăng trên các tạp chí chuyên ngành) được dễ dàng hơn

Thông tin về các tài liệu thường được cung cấp ở dạng tóm tắt, với tên tác giả, tựa bài, tựa tạp chí, thông tin ấn loát (năm, tập, số, trang), có hoặc không có bài giới thiệu tóm tắt nội dung (abstract/résumé) chính.

Mỗi cơ sở dữ liệu có cách tra cứu khác nhau, nhưng thông thường đều cung cấp nhiều khả năng kết hợp các công thức tìm kiếm khác nhau, từ đơn giản đến nâng cao Phần lớn đều cho phép mở tài khoản tra cứu miễn phí nhằm lưu trữ các kết quả đã tìm kiếm, lịch sử các phiên làm việc, gửi kết quả hoặc thông báo, theo dõi tin tức qua thư điện tử, v.v

Có nhiều kiểu cơ sở dữ liệu: tra cứu tóm tắt hoàn toàn miễn phí, không có toàn văn; tra cứu tóm tắt miễn phí, truy cập toàn văn thu phí; cả tra cứu và truy cập đều thu phí; tra cứu tóm tắt miễn phí và truy cập một số tài liệu miễn phí; v.v

Ưu điểm và nhược điểm của các cơ sở dữ liệu được tóm tắt trong bảng dưới đây:

Ưu điểm

Bổ khuyết cho các thư mục thư viện

Giúp tìm kiếm các tài liệu mà thư mục thư viện không thống kê, chủ yếu là các bài báo chuyên ngành

Thông tin cập nhật

Giúp tìm được những thông tin mới mẻ, cập nhật, có tính thời sự