Tài liệu tổ chức sắp xếp vốn tài liệu cho thư viện

Giữa thế kỷ 20 khái niệm vốn tài liệu được hình thành: “Vốn tài liệu là tổng hợp các xuất bản phẩm, các bản thảo và các tài liệu khác có trong thư viện tạo điều kiện cho việc sử dụng của

TỔ CHỨC – SẮP XẾP VỐN TÀI LIỆU

Người biên soạn: Phạm Hồng Thái

2010

Trường Đại học Đồng Nai

Trước đó nó trùng với khái niện thư viện

Nhà tàng thư Trần Phúc (1001- Nhà Lý) Thiên Trường phủ tàng kinh (1295- Nhà Trần)

Đầu thế kỷ 20 bắt đầu nhận ra sự khác biệt giữa vốn tài liệu và thư viện

Đầu tiên trong các tài liệu chuyên môn tại Đức, xuất hiện thuật ngữ “Derfond”  Latin  Pháp: Fandus: có nghĩa là cơ sở, bệ, đáy nền

Giữa thế kỷ 20 khái niệm vốn tài liệu được hình thành: “Vốn tài liệu là tổng hợp các xuất bản phẩm, các bản thảo và các tài liệu khác

có trong thư viện tạo điều kiện cho việc sử dụng của người đọc.” Cuối thế kỷ 20, khái niệm mới hoàn thiện và được đưa vào thuật ngữ chuyên ngành

Từ điển thuật ngữ thư viện học (Liên Xô): “Vốn tài liệu là bộ sưu tập các xuất bản phẩm và các vật mang tin được hình thành phù hợp với chức năng của thư viện để sử dụng có tính chất xã hội, phù hợp với chức năng và được giới thiệu nhiều phương diện với sự trợ giúp của hệ thống mục lục.”

Trong Pháp lệnh thư viện – Điều 3 mục 2:

“Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo qui tắc, qui trình khoa học của nghiệp vụ thư viện, để tổ chức phục vụ người đọc đạt được hiệu quả cao và được bảo quản.”

1.2 Vai trò, vị trí của vốn tài liệu

1.2.1 Với xã hội:

 Vốn tài liệu là kho tàng văn hóa vừa có giá trị về phương diện vật chất, vừa có giá trị về phương diện tinh thần Vốn tài liệu gìn giữ, tàng trữ những kinh nghiệm sản xuất, đấu tranh của nhiều thế

hệ, những thành tựu mà con người đạt được, có thể nói vốn tài liệu

là sản phẩm vô giá, nếu bị tổn thất không thể nào bù đắp được  Là tiêu chí đánh giá sự phát triển cũa xã hội Việc phát minh

ra sách đã gây đột biến trong sư phát triển lịch sử xã hội, làm cho xã hội loài người từ thời kỳ mông muội sang thời đại văn minh Sách

vở, tài liệu phản ảnh trình độ phát triển văn hóa, khoa học của một quốc gia… Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã coi sách vỡ là tiêu chí đánh giá sự phát triển của xã hội loài người: “Số sách vỡ nhiều hay

ít cũng chứng tỏ trình độ văn hóa của một dân tộc thấp hay cao”

1.2.2 Đối với thư viện

Vốn tài liệu là tiêu chuẩn hình thành thư viện cũng như xếp hạng thư viện

IFLA (Liên hiệp các hiệp hội thư viện thế giới) qui định, muốn xây dựng TV công cộng phải có vốn tài liệu ban đầu là 6000 đơn vị tài liệu

Việt Nam: Điều 9, Pháp lệnh thư viện: thư viện được thành lập khi có những điều kiện sau: Vốn tài liệu – Trụ sở-trang thiết bị – Người có chuyên môn – Kinh phí

Theo thông tư số 56/2003/TT-BVHTT ngày 16/6/2003: Để xây dựng thư viện tỉnh phải có 30.000 tài liệu đối với tỉnh đồng bằng và 20.000 tài liệu đối với tỉnh miền núi Để xây dựng thư viện huyện phải có 3000 tài liệu đối với các huyện đồng bằng, 2000 tài liệu đối với miền núi

 Vốn tài liệu là cơ sở cho mọi hoạt động của thư viện:

 Biên soạn thư mục: Chất lượng của thư mục biên soạn phụ thuộc vào vốn tài liệu

 Xây dựng CSDL: Số biểu ghi nhiều hay ít phụ thuộc vào vốn tài liệu

 Khả năng thỏa mãn nhu cầu của độc giả phục thuộc rất lớn vào vốn tài liệu

 Vốn tài liệu giúp thư viện hình thành các chức năng phục vụ: Tàng trữ, luân chuyển tài liệu …

 Vốn tài liệu góp phần phát triển kinh tế, khoa học, văn hóa xã hội cho địa phương

 Triễn lãm sách: Nếu vốn tài liệu phong phú thì triển lãm sẽ hấp dẫn và ngược lại

2 Tổ chức vốn tài liệu

2.1 Ý nghĩa:

Bất kỳ một thư viện nào, đều phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu một cách khoa học, hợp lý mới có thể khai thác sử dụng tối đa tài liệu đã có trong thư viện Có thể nói tổ chức vốn tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu và tăng cường việc luân chuyển tài liệu Tổ chức vốn tài liệu là để phân biệt giữa vốn tài liệu với kho tàng, tàng trữ tài liệu

2.2 Phân chia vốn tài liệu:

Để thuận tiện cho việc sử dụng cũng như bảo quản, việc phân chia vốn tài liệu thành nhiều bộ phận là rất cần thiết:

2.1.1 Theo dấu hiệu hình thức tài liệu :

2.1.2 Theo dấu hiệu ngôn ngữ

 Kho tài liệu tiếng Việt;

 Kho tài liệu tiếng Anh; …

2.1.3 Theo dấu hiệu thời gian

 Kho tài liệu trước 1975;

 Kho tài liệu từ 1975 đến nay; …

2.1.4 Theo dấu hiệu hình thức phục vụ

 Kho chính (tổng kho) bao gồm tất cả tài liệu từ khi thành lập: đây là kho tổng hợp đầy đủ nhất có khả năng đáp ứng nhu cầu cao;

 Thư viện công cộng phân chia:

Kho đọc (chính), mượn, kho báo, tạp chí, tra cứu, địa chí, lưu động, dự trữ, ngoại văn…

 Thư viện đại học, cao đẳng thường chia theo: kho sách, báo chí, tra cứu, giáo trình, tài liệu không công bố…

 Thư viện trường học, chia theo: kho sách giáo khoa, kho nghiệp vụ, kho tham khảo…

3 Sắp xếp tài liệu:

Sắp xếp tài liệu là khâu cuối của chu trình sách trong thư viện,

nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng và bảo quản vốn tài liệu

3.3.1 Yêu cầu:

 Thuận tiện cho việc sử dụng: Phải đảm bảo phục vụ nhanh, chính xác

 Tiết kiệm được diện tích

 Giúp cán bộ thư viện nắm vững thành phần kho tài liệu tạo điều kiện hướng dẫn người sử dụng khai thác kho tài liệu một cách

có hiệu quả

 Thuận tiện cho công tác bảo quản

3.3.2 Cách sắp xếp:

3.3.2.1 Sắp xếp tài liệu theo nội dung:

 Ưu điểm :

 Tập trung được tài liệu theo môn loại hoặc chủ đề;

 Giúp người đọc dễ tìm tài liệu;

 Giúp cán bộ thư viện nắm vững thành phần của tài liệu trong kho;

 Phù hợp với hình thức kho mở

 Nhược điểm:

 Không tiết kiệm diện tích, sau mỗi môn loại, chủ đề phải chừa một khoảng trống của kệ sách để dự trữ cho tửng môn loại;

 Khó khăn khi phải di chuyển

 Thuờng phối hợp phân loại với chữ cái

3.3.2.2 Sắp xếp tài liệu theo hình thức:

 Ưu điểm:

 Tìm tài liệu nhanh;

 Tiết kiệm diện tích

 Nhược điểm:

 Tài liệu có cùng nội dung sẽ bị phân tán;

 Cán bộ thư viện khó nắm vững được thành phần kho tài liệu;

 Phải có sự hổ trợ của hệ thống mục lục

Sắp xếp theo vần chữ cái: Tên tài liệu hoặc tên tác giả

Sắp xếp theo thời gian: Căn cứ vào thời gian xuất bản theo thứ

Theo hình thức

Theo chữ cái

Theo Địa

lý

Theo ngôn ngữ

Theo Khổ

Theo

số ĐK

CB

Theo xếp giá Cố định

A xếp theo theo thời gian trước công nguyên

Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt: Đơn giản, dễ dàng, tiết kiệm

diện tích, kiểm kê thận lợi; nhưng nội dung bị phân tán

Sắp xếp tài liệu phối hợp:

 Phân loại – chữ cái

 Khổ - Đăng ký cá biệt

LV12345: Ngôn ngữ - Khổ - Đăng ký cá biệt

 Chữ cái – thời gian (đối với báo/ tạp chí)

Nhìn chung việc tổ chức và sắp xếp vốn tài liệu trong thư viện như

thế nào để: “Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng và bảo quản”

4 Đăng ký tài liệu

4.1 Ý nghĩa:

Sách báo của thư viện là tài sản của Nhà nước Mỗi cuốn sách, mỗi tờ báo hay tạp chí nhập vào thư viện đều phải được giữ gìn một cách cẩn thận

Đăng ký tài liệu ngoài ý nghĩa để bảo quản tốt vốn tài liệu là cơ

sở làm công tác thống kê, báo cáo vì công tác này cần phải có những số liệu chính xác Những con số chính xác đó cũng giúp cho thư viện nắm biết rõ hiện trạng vốn tài liệu trong thư viện, để có kế họach bổ sung đúng hướng Trên cơ sở đăng ký tài liệu còn để đặt

kế hoạch cho việc phát triển thư viện

Đăng ký là biện pháp tốt nhất giúp cho việc quản lý vốn tài liệu thư viện luôn ở trạng thái động

Thư viện: nhập – thanh lý tài liệu: là tài liệu tỉnh

Tài liệu đưa ra phục vụ - độc giả trả tài liệu là tài liệu quay vòng; để có thể theo dõi những biến động trong thành phần vốn tài liệu cần phải tiến hành đăng ký

Tóm lại: Điều kiện tài liệu cho biết được hiện trạng của vốn tài liệu về số lượng cũng như chất lượng Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch công tác cho từng thời kỳ Ngoài ra số liệu đăng ký còn giúp cho thư viện thực hiện chế độ báo cáo hàng năm, hàng quý hoặc đột xuất, giúp các cấp quản lý nắm được tình hình phát triển thư viện cũng như vốn tài liệu đã có

- Biểu mẫu, sổ sách đơn giản nhưng phải thể hiện rõ những thông tin cần thiết

- Trong khi đăng ký,

4.3 Tác dụng của việc đăng ký tài liệu

- Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của tài liệu trong thư viện thông qua việc vào sổ, xáo sổ đăng ký mỗi một tài liệu của thư viện

sẽ có đầy đủ bằng chứng để tra cứu, ngăn ngừa tổn thất nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ

- Thông qua việc đăng ký tài liệu có thể kịp thời phản ảnh tình hình hoạt động của toàn thư viện, làm cơ sở để hoạch dịnh kế hoạch công tác thư viện nói chung và kế hoạch xây dựng kho sách nói riêng

- Việc đăng ký tài liệu có thể nêu lên những thống kê gọn và chính xác làm cơ sở để báo cáo, tổng kết công tác thư viện

- Muốn phát huy được tác dụng của việc đăng ký tài liệu trong thư viện cần phải xây dựng, kiện toàn chế độ đăng ký, làm cho việc đăng ký đạt được yêu cầu vừa nghiêm ngặt vừa giản tiện, bảo đảm được tính chính xác và tính hoàn chỉnh công tác đăng ký, tăng cường an toàn cho tài sản để phát huy đầy đủ tác dụng của kho sách thư viện vừa có thể tinh giản những hạng mục và trình tự không cần thiết phải có trong công tác đăng ký là cho cán bộ thư viện được giải phóng ra khỏi những công việc sự vụ hàng ngày để phục vụ cho người sử dụng thư viện được tốt hơn Đối với mọi tư tưởng coi nhẹ công tác đăng ký hoặc thực hiện đăng ký chỉ để đăng ký, … là biểu hiện của thái độ thiếu trách nhiệm đối với tải sản công cộng

4.4 Các loại đăng ký và phương pháp đăng ký tài liệu

4.4.1 Đăng ký tổng quát (ĐKTQ): là đăng ký từng lô, từng đợt

nhập tài liệu vào thư viện có một chứng từ kèm theo vào sổ

Qua sổ đăng ký tổng quát có thể cung cấp những thông tin khái quát của tài liệu như khối lượng tài liệu, khối lượng chung, khối lượng riêng cho từng lãnh vực, từng ngôn ngữ

4.4.1.1 Tác dụng của đăng ký tổng quát:

Thông qua đăng ký tổng quát có thể kịp thời nắm bắt toàn bộ tình hình của các kho tài liệu gồm: Nhập tài liệu vào thư viện, xuất tài liệu khỏi thư viện và tình hình biến động của kho tài liệu, phân phối tài liệu cho các kho, …

Đăng ký tổng quát tiện lợi cho việc biên soạn những bảng thống

kê, tàng trữ tài liệu, kiểm tra nguyên nhân xáo sổ, tạo điều kiện nâng cao chất lượng của công xây dựng vốn tài liệu và công tác bảo quản

4.4.1.2 Phương pháp đăng ký tổng quát

Căn cứ vào chúng từ ghi lại số lượng chung của từng lô tài liệu nhập vào thư viện Số lượng tài liệu theo từng môn loại Căn cứ vào chứng từ xuất kho để ghi tổng tài liệu xuất khỏi thư viện Tài liệu xuất kho thống kê theo môn loại, theo nguyên nhân, theo ngôn ngữ,… Cuối mỗi quí, mỗi năm sẽ tổng kết phần nhập để nắm thực trạng kho tài liệu Các chứng từ nhập xuất tài liệu phải được lưu lại theo thứ tự nhập xuất trong sổ đăng ký tổng quát

4.4.1.3 Đơn vị đăng ký tổng quát là những chứng từ, tài liệu nhập

vào thư viện

- Tài liệu mua phải có hoá đơn,

- Tài liệu lưu chiểu phải có phiếu nộp lưu chiểu của các cơ quan xuất bản,

- Tài liệu được tặng hoặc tài trợ phải có chứng từ của nơi tặng, tài trợ

- Nếu có lô tài liệu nhập vào thư viện chưa hoặc không có chứng

từ, thư viện phải lập biên bản để làm chứng từ cho việc đăng ký tổng quát

Lưu ý:

- Tài liệu ngoại văn chỉ có giá bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá hối đoái văn hoá phẩm phi mậu dịch

- Tài liệu không có giá có thể giải quyết theo 2 cách:

Thư viện lập hội đồng định giá, dựa vào giá thị trường để định giá cho xác thực

Thư viện quy định giá trang in tài liệu để tính giá cho tài liệu đó

4.4.1.4 Cách ghi vào sổ ĐKTQ:

 Sổ ĐKTQ chung cho toàn thư viện: (mẫu 1)

Toàn bộ tài liệu nhập xuất của thư viện phải được ghi đầy vào

Sổ ĐKTQ chung cho toàn thư viện trong đó có ghi lại sự phân phối

cho các kho, các nguồn bổ sung, loại hình tài liệu, ngôn ngữ, …

Nội dung sổ ĐKTQ của toàn thư viện gồm:

Cột 1 Ngày vào sổ: Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số

La Mã

Cột 2 Số thứ tự Nếu nguồn tài liệu nhập ít có thể ghi liên tục Nếu tài liệu nhập nhiều có thể mỗi năm hoặc vài năm quay lại 1 lần bắt đầu bằng số 1 (do thư viện qui định)

Số thứ tự trong sổ ĐKTQ gọi là số đăng ký tổng quát Số này được ghi vào hoá đơn, chứng từ nhập lô tài liệu Để tránh trùng nhau giữa số ĐKTQ và số ghi vào chứng từ Số ĐKTQ ghi vào chứng từ kèm theo năm nhập của chứng từ

Cột 3 Tổng số Cột này được chia làm 2: cột ghi số lượng nhan

đề và cột ghi số lượng bản tài liệu nhập vào thư viện

Cột 4 Giá tiền Phải ghi đầy đủ

Cột 5 Nguồn bổ sung: được chia ra nhiều cột nhỏ, mỗi cột là một nguồn bổ sung (Mua, trao đổi, tặng, sao chụp, khác)

Cột 6 Loại hình tài liệu: Có nhiều cột nhỏ phân rõ các loại hình tài liệu (Sách, luận án, tranh, bản nhạc, bản đồ, khác)

Cột 7 Ngôn ngữ tài liệu: Có nhiều cột nhỏ, mỗi cột là một ngôn ngữ của tài liệu nhập

Cột 8: Phân phối các kho Mỗi cột là một kho của thư viện Trong mỗi kho được chia ra 2 phần, một phần ghi số lượng nhan đề nhập, một phần ghi số lượng bản tài liệu nhập vào kho

 Sổ ĐKTQ của từng kho: Nếu thư viện có tổ chức các kho khác

nhau thì các kho này đều phải có sổ đăng ký tổng quát riêng theo mẫu qui định Sổ ĐKTQ cho từng kho có 3 phần:

hợp với thư viện mình Số thứ tự trong sổ ĐKTQ gọi là số tổng

quát, số này được ghi vào chứng từ kèm theo và chứng từ được sắp

xếp theo số tổng quát của từng năm để xác định đã nhập, được lưu

lại và dễ kiểm tra khi cần

Cột 3 Nguồn cung cấp: Ghi cơ quan phát hành, nhà sách hoặc tên người/ cơ quan tặng/ tài trợ

Cột 4 Số và ngày của chứng từ: Căn cứ vào:

- Số và ngày được ghi trên hoá đơn

- Số và ngày được ghi trên phiếu nộp lưu chiểu

- Số và ngày được ghi trên chứng từ tặng hoặc tài trợ

- Sách nhập không chứng từ thì ghi số biên bản và ngày lập biên bản

Cột 5 Tổng số sách báo: Ghi số lượng chung

Cột 6 Có bao nhiêu báo: Trong trường hợp tài liệu nhập có cả báo thì ghi cụ thể trong tổng số có bao nhiêu báo, tạp chí

Cột 7 Giá tiền: Phải ghi đúng và đầy đủ

Cột 8 đến cột 19 Phân loại tài liệu theo nội dung: ghi số lượng tài liệu đã phân loại theo nội dung vào các cột tương ứng Khi phân tài liệu theo nội dung cần kiểm tra xem tổng số cộng từ cột 8 đến cột 19 phải bằng số lượng ở cột 5

Cột 20 đến 23 Phân loại theo ngôn ngữ Có thể tùy theo từng thư viện để phân loại theo ngôn ngữ Tổng số cộng từ cột 20 đến cột

Phần II Tổng số sách báo xuất kho:

Ghi chép tài liệu xuất kho

Trong quá trình phục vụ, kho tài liệu có thể bị hao hụt bởi nhiều

lý do khác nhau: Hư hỏng, lỗi thời, mất mác,… Những tài liệu này cần phải được thống kê và lập thủ tục xuất khỏi kho thư viện, chứng

từ xuất kho phải được trưởng đơn vị phê duyệt Nếu tài liệu xuất

kho cho các thư viện khác phải lập 02 chứng từ, một gửi cho bên nhận, một lưu lại tại thư viện (mẫu 3)

Trong phần II của sổ ĐKTQ ghi lại số liệu xuất Mỗi trang trong phần II cũng được bắt đầu từ dòng thứ 2 và cuối mỗi trang cũng cộng số lượng mỗi cột chuyễn sang dòng thứ nhất của trang sau và ghi “mang sang”

Cột 1 Ngày tháng vào sổ: Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số La Mã, năm ghi bằng số Ả Rập

Cột 2 Số biên bản: Ghi theo thứ tự số biên bản liên tục năm này sang năm khác

Cột 3 Ngày phê chuẩn biên bản: Ghi bằng số Ả Rập

Cột 4 đến 6 Ghi theo số lượng trong chứng từ xuất

Cột 7 đến 23: Ghi như phần nhập

Cột 24 đến 27 Ghi số lượng tài liệu xuất kho theo từng lý do

Phần III Tình hình kho tài liệu hàng quý, hàng năm Cho biết

hiện trạng của kho tài liệu theo từng thời điểm

Mỗi quý, mỗi năm phải sơ kết các phần nhập, xuất; sau đó ghi vào phần III Sự chênh lệch giữa phần nhập và phần xuất sẽ chỉ rõ hiện trạng tài liệu thực tế trong thư viện (mẫu 4)

 Số ĐKCB: là số liên tục – không được đảo số, nhảy số

 Trong sổ ĐKCB được đăng ký bằng ngôn ngữ xuất bản của tài liệu

Thống nhất đơn vị đăng ký

+ Quyển (cuốn) sách

+ Tạp chí > 49 tr = 1 đơn vị;

+ Báo Đóng tập hàng tháng (chưa thống nhất)

Có nhiều hình thức ĐKCB

4.4.2.1 Sổ ĐKCB của các thư viện thuộc Bộ Văn Hoá: qui định

một mẫu đăng ký thống nhất như sau: (mẫu 5)

Mỗi sổ ĐKCB có 2000 đơn vị đăng ký

Đơn vị đăng ký là một ấn phẩm Đối với báo và tạp chí là tập báo chí đã đóng thành tập (Tuỳ theo quy định của mỗi thư viện) Mỗi đơn vị đăng ký chỉ được đăng ký 1 dòng

Mỗi trang có 25 đơn vị đăng ký, mỗi 5 dòng có 1 dòng đậm Mục đích là giúp người đăng ký kiểm tra xem ghi có đúng hay không vì cứ đến con số ngay bên trên dòng đậm phải là số 5 hoặc số

Cột 2 Số thứ tự có thể đánh liên tục nếu hàng năm thư viện nhập ít tài liệu Nếu thư viện nhập nhiều tài liệu số thứ tự có thể quay lại

Ký hiệu kho tài liệu kết hợp với số thứ tự trong số ĐKCB và năm đăng ký được gọi là số đăng ký cá biệt của ấn phẩm

Cột 3 Tên tác giả và tên tài liệu:

Tác giả- Nếu tài liệu có 1 tác giả thì ghi họ tên tác giả bằng chữ

in hoa Nếu tác giả thì ghi cả 2 Tài liệu có 2- 3 tác giả tên ghi tác giả đầu và chấm 3 chấm (…)

Nếu tài liệu có từ 4 tác giả trở lên thì cột này ghi tên tài liệu Tác giả phương Tây thì ghi họ trước, tên và chữ đệm ghi sau Tên tài liệu: Ghi nguyên văn như trên trang tên sách

Nếu tên tài liệu quá dài, có thể ghi lược những chữ đầu và 3 chấm, hoặc ghi những chữ đầu + 3 chấm + những chữ cuối

Ví dụ: Tên tài liệu là “Bộ luật lao động và quy định mới về tiền lương bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế” có thể ghi:

“Bộ luật lao động và quy định mới về tiền lương …

Hoặc: “Bộ luật lao động … bảo hiểm y tế”

Cột 4: kiểm kê Gồm một số cột nhỏ để sử dụng khi có đợt kiểm

kê kho tài liệu Ghi 2 số cuối của năm kiểm kê Nếu không tiến hành kiểm kê bằng số đăng ký cá biệt thì không ghi vào các cột này Cột 5: Xuất bản Gồm:

- Nơi xuất bản: là tên địa phương mà cơ quan xuất bản đóng ở

đó Nơi xuất bản thường được ghi ở trang bìa và trang tên sách gần tên nhà xuất bản

Nếu nơi xuất bản không tìm thấy trong tài liệu mà cán bộ thư viện tìm được bên ngoài thì ghi trong ngoặc vuông [ ]

Nếu tài liệu có hai nơi xuất bản thì ghi cả hai nơi giữa dấu gạch nối (-)

Nếu tài liệu có từ 3 nơi xuất bản trở lên thì ghi tên nơi xuất bản quan trọng và chấm 3 chấm (…)

Trường hợp không tìm được nơi xuất bản thì ghi chữ KĐ (Không địa điểm xuất bản)

Một số nơi xuất bản có chữ viết tắt thông dụng thì ghi chữ viết tắt như:

H : Hà Nội

TP HCM : Thành phố Hồ Chí Minh

N.Y.: Nữu Ước …

Những nơi khác ghi đầy đủ

- Năm xuất bản: Là năm ấn loát tài liệu, thường được trình bày gần nơi nhà xuất bản ở trang bìa hoặc trang tên sách và phải được ghi đầy đủ cả 4 số bằng số Ả Rập, ví dụ 2009, 2010 Nếu không tìm thấy trong tài liệu ta có thể lấy năm nộp lưu chiểu, thường được ghi ở cuối tài liệu

Nếu năm xuất bản không tìm thấy trong tài liệu mà cán bộ thư viện tìm được bên ngoài thì ghi năm xuất bản trong dấu ngoặc vuông [ ]

Trường hợp không tìm được năm xuất bản thì ghi [KN] (Không năm xuất bản)

Cột 6 Giá tiền: Ghi giá tiền đang sử dụng

Nếu tài liệu mới phát hành: Ghi giá bìa

Nếu tài liệu cũ phải định giá (như phần lập biên bản tài liệu không có chứng từ)

Tài liệu ngoại văn phải qui ra theo tỉ giá hối đoái hiện hành Cột 7 Số vào sổ tổng quát là số thứ tự trong sổ ĐKTQ trùng với

số thứ tự ghi trên chứng từ kèm theo

Cột 8 Môn loại là ký hiệu phân loại sơ bộ của nội dung tài liệu Cột 9 Ngày và số biên bản xuất Cột này chỉ ghi khi có tài liệu được phê duyệt xuất ra khỏi kho Khi tài liệu được xuất ra khỏi kho thì dòng này nên được gạch bằng loại mực khác màu

Cột 10 Phụ ghi Cột này có thể ghi xác nhận những sai sót trong lúc đăng ký hoặc lý do xuất kho,…

- Tài liệu nhiều tập phải ghi rõ số tập

- Chữ viết trong sổ ĐKCB phải được viết theo chữ in, rõ ràng, sạch sẽ

- Trong khi đăng ký, nếu phát hiện những sai sót mà không thể sửa chữa ngay được như trùng số, nhảy số,… thì phải ghi vào cuối

sổ có chữ ký chứng nhận của người có trách nhiệm phụ trách thư viện

- Cột giá tiền cuối trang không cộng lại

- Đối với cột môn loại chỉ ghi ký hiệu môn loại chính theo quy định trong phân loại

- Việc thay sổ ĐKCB mới cần phải có quyết định của cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp của thư viện về việc đăng ký lại kho tài liệu Khi đăng ký lại cũng tiến hành từ tài liệu đầu tiên hiện đang còn trong kho trở đi, lấy từng tài liệu xóa số ĐKCB cũ và ghi số ĐKCB mới vào Giá tiền ghi theo giá cũ, các cột kiểm kê, ngày và biên bản xuất để trống Các sổ ĐKCB cũ vẫn phải giữ lại làm chứng

từ

- Sổ ĐKCB là tài liệu rất quan trọng của thư viện nên phải được giữ gìn, bảo quản lâu dài, cẩn thận Cuối mỗi sổ ĐKCB phải có chứng thực của người quản lý và cơ quan quản lý thư viện ghi nhận

số tài liệu đã được đăng ký từ số … đến số…

Ưu điểm của sổ ĐKCB:

- Mỗi tài liệu có một dòng đăng ký rõ ràng;

- Mỗi tài liệu có một số đăng ký riêng;

- Nhìn vào sổ đăng ký và các trang đăng ký có thể biết rõ tài liệu nhập vào kho

Nhược điểm của sổ ĐKCB:

- Số ĐKCB tăng nhanh, bộ phận nghiệp vụ phải quản lý nhiều sổ;

- Đăng ký trùng nhiều động tác lặp nên mất thời gian Ví dụ một nhan đề có 30 bản sẽ phải đăng ký 30 lần;

- Phân loại sơ bộ khi đăng ký và phân loại chi tiết khi biên mục

có thể không thống nhất dẫn đến thống kê nội dung vốn tài liệu có thể không chính xác;

- Mô tả khi đăng ký và mô tả phích có thể không thống nhất dẫn đến việc tra tìm tài liệu sẽ gặp khó khăn

4.4.2.2 Đăng ký cá biệt bằng phiếu

Đơn vị đăng ký là nhan đề ấn phẩm Mỗi nhan đề được ghi bằng một số thứ tự số lượng tài liệu được phân phối cho các kho Mỗi

kho có một ký hiệu riêng Ký hiệu cá biệt của tài liệu sẽ là ký hiệu

kho + số thứ tự của nhan đề + số thứ tự của tài liệu trong mỗi kho

Ví dụ: tài liệu A phân cho phòng đọc (ký hiệu: Đ) 5 bản, số thứ tự nhan đề A là 41, ký hiệu cá biệt của 5 tài liệu trên là Đ41-1, Đ41-2, Đ41-3, Đ41-4, Đ41-5 Sau khi có số thứ tự của nhan đề và số lượng phân cho các kho sẽ tiến hành xử lý kỹ thuật tài liệu Khi đã phân

loại, mô tả sẽ được ghi trên mặt trước một phiếu chính làm phiếu ĐKCB Mặt sau phiếu này sẽ ghi lại số lượng tài liệu được phân phối cho các kho; số tổng quát của chứng từ, chứng từ xuất kho (mẫu 8)

Phương pháp này có những ưu và nhược điểm sau:

Ưu điểm:

- Nếu dùng để đăng ký tài liệu trong một mạng lưới thư viên hoặc một thư viện lớn se giúp người sử dụng thư viện dễ tìm tài liệu của trong các kho hoặc thư viện chi nhánh;

- Bảo đảm mô tả, phân loại thống nhất, thống kê chính xác;

- Thời gian xử lý tài liệu được rút ngắn và tập trung

Nhược điểm:

- Quản lý bằng phiếu rất phức tạp;

- Nếu kho tài liệu sắp xếp theo số ĐKCB sẽ không thuận lợi

4.4.2.3 Phương pháp đăng ký bằng máy tính:

Hiện nay nhiều thư viện tự động hoá đã ứng dụng tin học vào việc quản lý hệ thống thông tin-thư viện Mỗi tài liệu khi nhập vào kho sẽ được biên mục và xếp giá vào các kho theo các ký hiệu riêng Tất cả những dữ liệu này được lưu trữ trong CSDL, tích hợp với nhiều phân hệ để việc phục vụ tra cứu thuận lợi Với sự hổ trợ của công nghệ thông tin, hoạt động thư viện hiện nay có được rất nhiều thuận lợi trong các khâu công tác từ bổ sung, quản lý, thống

kê, tra cứu, phục vụ, …

4.4.3 Đăng ký báo và tạp chí

Báo chí là ấn phẩm định kỳ nên được nhập kho liên tục Đăng

ký báo chí có thể chia làm các giai đoạn:

4.4.3.1 Đăng ký nhan đề báo chí: Báo và tạp chí khi thư viện đặt

mua phải được đăng ký vào sổ để theo dõi

Mẫu đăng ký nhan đề báo (mẫu 5)

Cột 1 Ngày vào sổ Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số

La Mã, năm ghi bằng số Ả Rập

Cột 2 Số thứ tự: đánh số liên tục

Cột 3 Tên báo hoặc tạp chí

Cột 4 Tên cơ quan xuất bản

Cột 5 Năm bắt đầu là năm ra số báo đầu tiên của báo hoặc tạp chí

Cột 6 Năm thư viện có

Cột 7 Ghi chú Cột này ghi chú các loại báo chí đình bản, đổi tên, sát nhập các loại tạp chí hay báo thành tên mới, hoặc tách thành các loại mới,…

4.4.3.2 Theo dõi báo chí nhập vào thư viện: Báo và tạp chí khi

nhập vào thư viện phải được đăng ký ngay Theo các mẫu sau:

 Phiếu theo dõi báo ngày, tuần: Mỗi tên báo một phiếu, được dùng trong một năm (mẫu 6)

Cột ngang là các ngày trong tháng

Phương pháp theo dõi báo hàng ngày: Ngày có báo nhập sẽ được ghi bằng số, ngày không phát hành để trống hoặc gạch chéo ô tương ứng

 Phiếu theo dõi tạp chí: Tạp chí thường phát hành theo chu kỳ khác nhau, việc theo dõi tạp chí theo mẫu (mẫu 7) gồm 2 phần: Phần I Mô tả tạp chí

Dòng ngang: Các tháng trong năm và cột ghi chú để ghi các số đặc biệt và các số chỉ dẫn

4.4.3.3 Đăng ký các tập báo chí được đóng thành tập: báo chí

nhập và sử dụng một thời gian nhất định TV sẽ đóng thành tập theo qui định Những tập báo chí được coi là đơn vị đăng ký và có thể tiến hành đăng ký cá biệt

5 Xử lý kỹ thuật tài liệu:

Tất cả tài liệu nhập kho thư viện phải được xử lý kỹ thuật trước khi đưa ra sử dụng

Xử lý kỹ thuật tài liệu nhằm mục đích là chuẩn bị cho việc quản

5.1 Tiếp nhận tài liệu:

Tài liệu nhập vào thư viện theo nhiều nguồn khác nhau Khi nhập vào thư viện nhất thiết phải có chứng từ hoặc biên bản kèm theo (hoá đơn, biên bản chuyển giao, …) Ngoài những chứng từ hoặc biên bản xác nhận số lượng tài liệu và sồ tiền, phải kèm theo một danh mục tài liệu Khi nhận tài liệu viên chức thư viện phải kiểm tra thực tế tài liệu so với danh mục Nếu phát hiện tài liệu thiếu hoặc hư hỏng thì phải lập biên bản (Biên bản lập thành 2 bản, một bản thư viện giữ, bản thứ hai gửi về nơi cung cấp tài liệu để yêu cầu, khiếu nại.)

Nếu nhập lô tài liệu có hoá đơn, tài liệu mà không có danh mục kèm theo: Thư viện cần lập một danh mục tài liệu và số tiền cũng như số lượng tài liệu cho phù hợp với hoá đơn kèm theo

Nếu có sự khác biệt cũng phải lập biên bản nêu sự chênh lệch về tên tài liệu, số lượng và giá tiền

Đối với những tài liệu nhận được mà không có hoá đơn, chứng từ phải lập biên bản, trên những chứng từ, biên bản đã kiểm tra, người nhận phải ký tên và đóng dấu thư viện vào

Vì tài liệu có liên quan đến chế độ kế toán, tài chánh nên các chứng

từ, hoá đơn phải được lưu giữ cẩn thận

5.2 Sửa chữa nhỏ: Ngay sau khi nhận tài liệu, viên chức thư viện

phải xử lý sơ bộ như như rọc các trang dính; đóng, dán bìa bọc

ngoài, dán các bản đính chính vào tài liệu, sửa chữa những chổ hư hỏng của tài liệu để chuẩn bị cho các bước tiếp theo trước khi đưa vào sử dụng

5.3 Đóng dấu:

Chỉ đóng dấu những tài liệu nhập vào thư viện Ý nghĩa của việc làm này là xác định chủ quyền của tài liệu thuộc về thư viện nào và

cố định chúng vào thư viện đó

- Tài liệu sau khi đóng dấu trở thành tài sản của Nhà nước

- Tránh nhầm lẫn tài liệu giữa các thư viện

- Giúp cán bộ thư viện kiểm tra tài liệu thuộc thư viện mình

- Xác định tài liệu thuộc các kho

Dấu được đóng ở trang tên sách trên những yếu tố xuất bản Đối với những tài liệu quí hiếm dấu được đóng ở mặt sau của trang tên sách Dấu thứ hai được đóng ở trang 17 (hoặc ở một trang khác) theo qui định của thư viện Nếu tài liệu có các phụ bản rời thì các phụ bản phải được đóng dấu Nếu tài liệu không đủ 17 trang thì dấu thứ hai được đóng ở trang trước của trang cuối cùng Ở một số thư viện có thể quy định đóng dấu thứ hai ở trang 21, 25, trang 45, hoặc đóng ở 3 cạnh của tài liệu

Đối với tạp chí đã đóng tập dấu được đóng giống sách

Đối với báo dấu được đóng ở góc trên bên trái của báo

Dấu có thể đóng góc trái của tờ rơi, các phụ bản

Khi đóng dấu tránh không làm cản trở việc đọc của người sử dụng

Dấu thư viện thường có hình vuông hoặc hình chữ nhật có thể kèm theo ô để ghi số ĐKCB của tài liệu (mẫu 10)

5.4 Ghi số ĐKCB:

Số đăng ký cá biệt được ghi ở những nơi có đóng dấu thư viện, trên túi sách và phiếu sách Ở trang tên sách và trang 17, số ĐKCB ghi ở giữa lề trong song song với gáy sách Số ĐKCB phải ghi bằng mực không phai hoặc đóng dấu nhảy số

5.5 Ghi ký hiệu xếp giá: Ký hiệu xếp giá được ghi lên nhãn sách

và bên phải trang tên sách chính

Ký hiệu xếp giá được qui định thành lập như sau: