Thuyết trình chuyên nghiệp trong kinh doanh

Trang 1

Angela Murray 1111 KINH DANH ` ` t9 “a UP Á | Fig

Trang 2

Angela Murray

Nhân Văn (biên dịch)

THUYẾT TRÌNH

CHUYÊN NGHIỆP

TRONG KINH DOANH

Trang 3

GIGI THIEU

Tạp chí dành cho nam giới vừa công bố mười diéu đàn

ông thường sợ nhất Điệu thứ nhất là nói trước cơng chúng - đáng sợ hơn di phi cơ (xếp hạng 9), nhện (hạng 6) và ngay cả sự chết (cũng chỉ hạng 3, ngang với việc chữa răng hay đi

đêm một mình) Thứ nhì là béo phì

Như vậy, nếu bạn đọc sách này vì bạn nghĩ rằng sự thuyết trình là chán nản, lo âu, đáng sợ, xin chớ ngại - vì

khơng chỉ một mình bạn đâu!

Trong công nghiệp, sự trình bày là một thực tế của kinh

doanh Giúp ý kiến cho bạn bè, khai trương cơ nghiệp, quảng cáo sản phẩm mới — mọi trường hợp cần phổ biến đến cơng chúng; sự trình bày là phương pháp thiết yếu Không cần tổ

chức chính thức toạ đàm cũng được Góp ý với chủ của bạn;

cho biết vốn đầu tư để lôi cuốn khách hàng ngay tại văn phòng của họ; thảo luận với đồng nghiệp; giải thích cơng việc văn phòng cho nhân viên mới Tóm lại có thể gọi là nghệ thuật thuyết trình

Khả năng thuyết trình hiệu quả thường giữ vai trò quan

trọng trong phát triển sự nghiệp, chứng tỏ tài nghệ trên một số trình độ: kỹ năng viết mạch lạc, nói lưu lốt trước thính giả (có thể họ thuộc cánh đối lập), giúp dàn xếp nhiều ý kiến mâu thuẫn trước thời gian ấn định, giúp bạn tự tin và giữ

Trang 4

4 THUYẾT TRÌNH CHUYÊN NGHIỆP TRONG KINH DOANH

Mục tiêu của sách này

Tự học thuyết trình chuyên nghiệp trình bày kỹ năng và

nghệ thuật hữu dụng nhất cho việc thuyết trình và là quyển vỡ lòng đối với những ai thiếu kinh nghiệm thực tế muốn trau

đổi thêm Có lẽ bạn thuộc môi trường kinh doanh vừa và nhỏ,

thường cần thuyết trình, nhưng khơng phải hằng ngày, nhưng

dù bạn đã kinh nghiệm, tôi mong sách này sẽ đem lại những

ý kiến hữu ích mới, hoặc ít nhất là đảm bảo tài nghệ bạn vẫn

đáng giá và hữu hiệu

Như tôi đã mô tả, sự thuyết trình có thể tập trung vào hầu hết mọi khía cạnh kinh doanh, như vậy nội dung sách không chỉ tiết quá mức Dĩ nhiên, tôi sẽ tập trung vào kế hoạch hiéu quả, ý kiến sáng tạo, truyền đạt thành công và đánh giá hợp lý Nhiều gợi ý và bí quyết không phải mới cũng khơng có gì là cải cách, thay vào đó, chúng đúc kết các kỹ thuật đã được thử nghiệm, đáp ứng đúng nhu cầu của thuyết trình viên kém bản lĩnh

Sách tự học thuyết trình gồm hai phần Phần thứ nhất là chính yếu, diễn giải các giai đoạn giúp trình bày thành

cơng, phân tích các kỹ năng cẩn thiết Phần thứ nhì dựa trên

Trang 5

GIGI THIEU 5

Thuyết trình là gì ?

Thuyết trình có nhiều hình thức nhưng tất cả có điểm chung,

một mặt là thuyết trình viên (hoặc nhóm), mặt kia là thính

giả (một hoặc đông người) Họ đến để lắng nghe và nhận xét

để tài thuyết trình Và như vậy, dù bối cảnh nào, thuyết trình

viên cũng phải trình bày rõ ràng, có tính thuyết phục, và thính giả thỏa mãn khi ra về Hai bên phải cảm thấy khơng mất thời gian q báu

Mỗi cuộc diễn đạt đều khác nhau - về mục tiêu, tình

hình, bản chất của thính giả, và về ảnh hưởng dự tính Nhất

thiết là mỗi cuộc trình bày, bạn cần nắm vững các lý do đặc thù để biết cách giải đáp về kế hoạch và nội dung,

Tuy nhiên, theo thông lệ, các lối diễn đạt có thể được

phân thành ba loại:

« Thuyết phục

Nhằm tác động thính giả Loại này gồm cách áp đặt điều kiện, thành lập công ty, chiêu khách, giới thiệu sản phẩm, và những trường hợp đả phá thành kiến

©Ổ Thơng báo

Trình bày thông tin xác thực: giải thích các biện pháp

an sinh cho nhân viên mới, hoặc báo cáo các thành tích

bộ phận cho thành viên hội đông Dù sự trình bày là

hiện thực, nhưng những câu hỏi, đáp và thảo luận

thường không suôn sẻ Thuyết trình viên cần có khả năng thuyết phục để đảm bảo luận điểm được hiểu rõ «e Hướng dẫn

Trang 6

6 THUYET TRINH CHUYEN NGHIEP TRONG KINH DOANH

này không dành cho huấn luyện viên chuyên nghiệp,

hay cho những người cẩn có giáo án đào tạo đẩy đủ Chúng tôi sẽ xem xét những trường hợp thuyết trình

viên muốn giải thích chi tiết về kỹ thuật và tài năng

Thuyết trình kỹ năng trong hành động

Vì bạn hiểu sách này theo cách riêng, bạn sẽ thấy nhiều ví dụ khác nhau minh họa các điểm đã trình bày, nhưng để giúp

thực hiện các kỹ năng, chúng ta sẽ xem xét ba bôi cảnh cá

biệt, mỗi vụ minh họa một trong các loại được xác định nói

trên:

“Tiếp thị tuyệt vời” - Sự trình bày có khả năng thuyết phục “Tiếp thị tuyệt vời”, một đại lý tiếp thị được mời trình bày ý kiến về chiến lược quảng cáo cho một công ty địa phương để thắng thầu những hợp đồng quan trọng Sự trình bày là một nỗ lực của cả toán, và cũng sẽ là một công việc cạnh tranh Những công ty quảng cáo khác cũng thuyết trình, mỗi bên cố thắng trong kinh doanh - đôi khi sự ganh đua này còn gọi là

“cạnh tranh đẹp”

Công ty Crasy Crackers — Sự trình bày thơng tin

Ban nhân viên yêu cầu Bill Bailey, Giám Đốc Tài chính, giới thiệu các nhân viên mới nhất của công ty cho Ban Kế Toán Ong nay trung dung Sarah Williams, mét quan đốc của bạn,

giúp ông làm việc này

Thông tin về Kinh Doanh - Trình bày có tính hướng dẫn

Tom Collins điều hành một ban tư vấn nhỏ khuyến cáo các công ty cách thức Giao Dịch Quốc Tế hiệu quả nhất Anh được

Trang 7

GIỚI THIỆ U 7 Doanh về “sử dụng mạng Internet thương nghiệp” - chương

trình này là một trong số các thuyết trình của Câu Lạc Bộ, có

mục đích cố vấn và giúp đỡ về những để tài chuyên biệt Tom sẽ phải thuyết trình có tính cách hướng dẫn, có thể gồm nhiều phần, tất cả phải mạch lạc Thính giả cũng hân hoan

tham dự

Ba bối cảnh trên sẽ giúp bạn hiểu lý thuyết tác động

đến thực tế như thế nào Bạn sẽ trình bày khác với tất cả ví

dụ liệt kê trong sách này, nhưng bạn sẽ thấy cách thích nghỉ

và chỉnh sữa lời khuyên của bạn sao cho thích hợp với chính hồn cảnh của bạn

Tin hay không tin

Đây là điểm cuối Tin hoặc không tin, một số người thực sự thích thú diễn đạt - mạch nhảy, tim đập nhanh, họ cảm thấy

hồi hộp như một diễn viên sắp bước lên sàn diễn Có thực tập và kiến thức đầy đủ, bạn có thể thấy rằng bạn cũng say mê thuyết trình nữa!

Trang 8

MUC LUC GIGI THIEU 3

Mục tiêu của sách này 4

Thuyét trinh la gi ? 5

Thuyét trình kỹ năng trong hành động -~ ~-========= 6

PHAN MOT 8

1 CHIẾN LƯỢC VÀ KỸ NĂNG TIẾP CẬN CHIẾN LƯỢC: ĐỊNH

NGHĨA THÔNG BÁO - 9

Tại sao ban té chifc cudc thuyét trinh nay? 9

Bạn hiểu thông báo là gì? 9

Hiểu sự thử thách ngầm 20

Đánh giá kiến thức thính giả 21

Tiên đốn các mong đợi của khán thính giả -— -—~-—-—-—— 22

Định rõ chiến thuật bạn 92

Chọn nhóm một cách cẩn thận 24

Tôn trọng thời điểm kết thúc 25

Thuc tap lap ké hoach chién luge 26

Tóm tắt 29

Tự thực hiện 30

3 TỔ CHỨC 31

Chỉ định một quan déc thuyét trinh 31 Chuan bi thai dung biéu lap ké hoach - 32

Giai đoạn 1 - sắp xếp cụ thể 33

Giai đoạn 2 ~ lập kế hoạch nội dung — -= z=e-e+e-~r—-~ 4Ö

Lập kế hoạch tài liệu thông cáo 4â

Chuẩn bị những gì? 43

Tài liệu theo đõi 45

Diễn tập và thực hiện 45

Đào tạo chuyên nghiệp 47

Thiết lập ngân sách 49

Phat thao chuong lich 50

Trang 9

Lập kế hoạch cấp thời - Tiên dodn bat nga - 55 Tóm TẤT -~ — ~-~~~~-==~« - 59

Hay tự thực hiện ~ -~-~ ~~-~~e>exez>e~e-x>rxememm=r=rre>ez~~~~-eeereee 60

TỔ CHỨC THUYẾT TRÌNH THÀNH CÔNG - 61 Liệt kê tất cả điểm cần làm -~ -~-~~~<<<-~~-=~=~~~==== 62

Xác nhận thứ tự các điểm cần thực hiện -~- ~~-xemme —

Suy nghĩ sáng tạo 65

Tăng thêm tài liệu yém tro - Gay an tugng - - 69

Bản quyền - 75

Quản lý và thảo nội dung 77

Khởi đầu bằng cách gây chú ý và kết thúc bằng câu nhấn mạnh

c e= 79

Thuyét trinh cdc thong tin cá biệt — Quản lý nội dung và trình

bày + ~ 82

Thuyết trình cho giới truyền thông 84

Thuyết trình tin tết hoặc xấu 85

Thuyết trình viên với tư cách giáo viên - Thuyết trình đào tạo

— TC ee==reermeme - 86

Phô trương tài năng bạn - B7 Du trù sự tham gia của khán thính giả T~~=xe==z=r=rerexx=m== 88

Những cuộc hội thảa và hoạt động tổ -—-~ -~- ——~x==e=m=e= 93

Những câu hỏi và trả lời 95

Tóm tắt - 87

Công việc tự làm 87

KY NANG THONG ĐẠT 98

Nhớ lạt các đường lỗi 98

Thuyết trình khơng có bản ghi chú tóm tắt (bản ghi tắt) -.101

Sự thư giãn và chống lo sợ- 104

Kiểm soát giọng và cách thuyết trình -~ ~=««-~~ -=== 108

Điễn tả bằng cử chỉ 110

Tiếp xúc bằng mắt 112

Thuyết trình theo nhóm 112

Điều khiến phiên phỏng vấn 115

Trả lời những câu hỏi khó 116

Trang 10

Phân tich mau -125 Lập tủ trang phục - 126 Công việc tự làm 128

5 MINH HOA TRONG LUC THUYET TRINH 129

Tao hinh anh tro giang 129

Từ ngữ = 130

Hình ảnh - 130

Số và biểu đồ 132

Băng ghỉ âm (audio) và ghi hình (video) + 133

Phần mềm thuyết trình 133

Bản thiết kế và phong cách 135

Thuyét trinh théng tin bang hinh 138

Ngữ pháp - đảm bảo tính kiên định 140 Thiết bị thính thị trợ giảng - dùng máy nào và cách sử dựng143

Máy chiếu phim (OHP) 148

Máy chiếu ảnh trugt (slide) 35mm 152

Kỹ thuật thuyết trình qua nhiều môi trường hoặc máy PC 155

Đèn Laser 159

Thuyét trinh bang CD, Internet va Video - 159

Thue tap va dao tao 161

Céng viéc tu lam 162

6 NOI DEN, NOI KHOI HANH VA CHẶNG GIỮA: NGHI THUC

THUYET TRINH 163

Tổ chức và ổn định 168

Thiết lập danh mục kiểm tra 164

Trước lúc chúng ta bắt đầu 166

tế hoạch giới thiệu 167

Bạn và khán thính giả can nhé mat, tén mhau 169

QUEEN TEN nnnnnnene nett oo 170

Sử dụng tài liệu thông báo lúc nào -~ = ~~rrr~~=reeerrrrrrrr 170

Chiến lược phát tài liệu hiệu quả 172

Kết thúc thuyết trình và rời địa điểm ee =—~-ererrrre~rrrrrr 173

Tóm tắt - 174

Công việc tự làm 174

Trang 11

Lập kế hoạch hậu kiểm

Tiếp thu ý kiến phản ánh

Việc kế tiếp? Và cuối cùng Tóm tắt Cơng việc tự làm PHẦN HAI

MUC LUC KIEM TRA CUA THUYET TRINH VIÊN -

Thuyết trình trước cơng chúng, hoặc cho người mời bạn -

Thuyết trình cho đồng nghiệp, trong nhà -

Thuyết trình cho một hoặc ít người

Thuyết trình theo nhóm

Thuyết trình khi khán thính giả đông

MỤC LỤC eee eee ee me mm mm m mem mem mm

Trang 12

PHAN MOT

CHIEN LUGC

VA

Trang 13

CHIẾN LƯỢC VÀ KỸ NĂNG 9

1 pee CAN CHIEN LƯỢC:

DINH NGHIA THONG BAO

- Khi bất đầu lập kế hoạch cho một cuộc thuyết trình, cần nhất là bình tâm quan sát chiến lược công việc sắp làm Việc tiên đoán bao quát phạm trù sẽ tác động đến các quyết định sắp tới, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hiệu quả

Như vậy, phải dự tính chiến lược như thế nào cho đúng? Hãy khởi sự bằng câu hói căn bản nhất:

Tại sao bạn tổ chức cuộc thuyết trình này?

Bạn hiểu thơng báo là gì?

Nếu bạn được yêu cầu thuyết trình, bạn sẽ được thơng báo tóm tắt chủ đề (Nếu tự bạn quyết định thuyết trình, hãy đọc phần này trước, nhựng cũng xem tiếp phần kế “Thảo bản tóm

tắt cho mình”.)

Trang 14

Jane Smith Công ty Thiết Bị Công nghiệp

Cố vấn trưởng Bến Công viên Đại lý “Tiếp Thị Tuyệt Vời” Khu phố cổ

Đại lộ

Khu phố cổ Ngày 2 - 2 - xxx1

lính thưa ông Smith

Chúng tôi đang duyệt chiến lược và ngân quỹ tiếp thị,

đã xác định nguồn ngoại viện yém trợ chiến dịch tiếp thị năm tới của chúng tôi và đặc biệt thúc đấy xuất khẩu Chúng tôi

đang chọn một số các đại lý có khả năng yếm trợ và vì thế

chúng tơi mời đại lý “Tiếp Thị Tuyệt Vời” gặp Hội Đông Giám

Đốc ngày Thứ Ba, 3 tháng 3, lúc 11:15, tại khách sạn Old Bridge, River Street, Khu Phố Cổ Chúng tôi rất biết ơn nếu

ông có thể gặp trợ lý của chúng tôi, Linda Evans, càng sớm

càng tốt

Chúng tôi mong sự thuyết trình của ông không chỉ đề cập đến cơng ty và q trình của nó mà cịn bao gồm cả những điều có liên quan thị trường quốc tế của công ty thiết

bị Công nghiệp Chúng tôi hy vọng gặp các thành viên công

ty ông sẽ làm việc với chúng tôi, nếu ông được giao hợp đồng Chúng tôi đã dành một giờ để ơng thuyết trình

Tơi tín chắc ơng cần thêm thông tin về công ty Thiết Bị |

Công Nghiệp và các mục tiêu chúng tôi: xin vui lòng lên lạc

v6i Linda dé hin gặp và chúng tôi hân hạnh thông báo ông

thêm

Thành thật chào ông, Arthur Lones

Giám đốc Tiếp Thị

Trang 15

CHIẾN LƯỢC VÀ KỸ NĂNG 11 Như bạn thấy, sự thông báo này rất trang trọng và được cấu trúc cẩn thận Nhưng thơng báo cũng có thể rất bình thường: một bản ghi nhớ, một cuộc nói chuyện ngoài hành

lang hay lời nhắn từ điện thoại tự động Chúng ta hãy xem tốn thuyết trình thứ nhì nhận lời mời như thế nào:

(Một thông diệp qua điện thoại cho Bill Bailey, Gidm đốc Tài chánh, công ty Crasy Crackers, ttf Leslie Rogers, Trưởng phòng tổ chức nhân viên, Thứ Ba 3/2/ )

Bill, đây là Leslie, phòng nhân viên Chúng tôi đang tổ

chức cho những nhân viên mới vào làm tham quan chính thức các văn phịng, xưởng, sáng Thứ Ba tới (10/3/ ) - bạn biết

không, đó là thơng lệ mà Tôi đã đăng ký một chỗ lúc 9:00 trong chương lịch hằng ngày ¬ bạn có thể nói với chúng về lịch sử công ty và dẫn ngang qua ban kế tốn khơng? Tơi sẽ hướng dẫn tiếp, xem vòng quanh khu nhà

Cám ơn

Hãy xem một thông báo khác gửi Tom Collins tại phịng

Thơng tin Kinh doanh Trong nhiều thuyết trình có tính cách hướng dẫn, thuyết trình viên, ban tổ chức và thính giả đều

ngang cấp, tuy vậy, thơng báo có vẻ hồn tồn chính thức

Tom Collins Helen Johnson

Giám đốc điều hành Chủ tịch

Thông tin Kinh đoanh CLB Kinh doanh

Đơn vị 11A Khu phố cổ

Công viên Kinh doanh Phượng Hoàng Nhà Meander

Khu phố cổ -Ổ Long Land

Khu phố cổ 1 - tháng 9 - xxx1

Trang 16

Tom thân mến,

Rất may gặp lại anh tuần qua, tôi vui mừng biết việc

kinh doanh của công ty anh thành công Đại diện cho CLB

Einh doanh Khu phố cổ, để có địp thảo luận thêm, tôi xin mời anh tham dự buổi thuyết trình tối sắp tới của chúng tôi nói về

“su dụng Internet trong kinh doanh”

Chúng tôi rất ủng hộ cuộc thuyết trình này vì có những sự kiện thực tiễn mà thính giả mong nhận được thông tin có liên quan đến kinh doanh, thậm chí có cả những kỹ năng mới có thể thực hiện trong công việc hằng ngày của họ Như anh biết, những buổi thuyết trình trước gồm “Quản lý hồ sơ xuất khẩu”, “Giới thiệu tiếp tục cho kinh doanh nhế”, và “Quyền và Trách nhiệm của giới chủ nhân - một cẩm nang cho người mới thành lập công ty' Chúng tôi tổ chức 20 chỗ ngồi và mọi cuộc thuyết trình được thực hiện tại phòng đào tạo trong nhà Meander này Nếu có nhiều u cầu, chúng tơi có thể mời bạn thuyết trình nhiều lần

Hiện nay chúng tôi có hai thời điểm trống: 27/01 hoặc 11/02/ thuyết trình từ 19:00 đến 21:30, nghỉ giải lao vào giữa buổi Dù chúng tôi không trả nhiều thù lao, chúng tôi sẽ lo mọi chỉ phí hợp lý, và dĩ nhiên, cuộc thuyết trình sẽ tạo dịp tốt để giới thiệu công ty anh với CLB Kinh đoanh Khu phế cổ

Tôi hy v.ng anh quan tâm để nghị của chúng tơi Xin

vui lịng cho biết càng sớm càng tốt thời điểm nào thuận lợi hơn, và cũng cho tơi bảng tóm lược để làm tài liệu phổ biến Chúng tơi có thể sắp xếp thảo luận thêm chỉ tiết về bài của

anh trước khi thuyết trình

Thành thật chào,

Helen Johnson

Trang 17

Xác nhận thông báo — Danh sách kiểm tra cơ bản

Khi bạn đã nhận một thông báo, rất nên viết lại bằng ngôn từ

của chính -ban và sao bản của bạn gửi cho người chủ thông báo Điểu này chứng tổ bạn đã hiểu yêu cầu của họ, và sự tận tâm của bạn Việc này cũng rất quan trọng vào giai đoạn đầu

để chắc rằng bạn có đủ thông tin làm kế hoạch: nếu không

đủ, điển thêm câu hỏi nơi bản gửi trả lời họ

Để xác định rõ bản thông báo, hãy kiểm tra theo bản liệt kê tất cả sự kiện bạn cần theo dõi, bản này có hai phần thiết

yếu: thứ nhất, các mục tiêu thuyết trình Bạn phải xác định:

« mục tiêu của bài thuyết trình

s điều gì thính giả đang mong thấy và nghe (để đảm bảo chủ đề và những trọng điểm thỏa thuận trước, và cách tiếp cận đúng)

«e mức độ và phạm vi kiến thức về chủ để này của thính giả (như vậy bạn có thể chuẩn bị đúng trọng tâm thuyết trình)

s tiên đốn lượng thính giả

e kết cấu được để nghị và thời gian thuyết trình Và thứ nhì, những sắp xếp c th:

đ a im ô thời điểm

e thời gian

«e tên thuyết trình viên (hoặc toán)

e trách nhiệm tổ chức (ai lo ghi danh hoặc chuẩn bị địa điểm)

Trang 18

e chi định thiết bị trợ giảng bạn cẩn (thường tùy địa điểm)

Có thể bạn nhận được nhiều câu hỏi hơn câu trả lời ở giai đoạn này (có lẽ là dấu hiệu tốt), như vậy bạn chớ sợ phải gặp lại người thông báo để hỏi lại các chỉ tiết chưa rõ Không phải tất cả chỉ tiết phải được định nghĩa chính xác, nhưng bạn phải có đủ thông tin để dự trù mức độ chính xác

Để góp ý bạn, đây là những câu trả lời những bản thông báo chúng tôi đã xem kỹ Jane Smith tại "Tiếp Thị Tuyệt Vời"

trả lời trong hai giai đoạn - thứ nhất, trả lời cho Arthur Jones tại Công Ty Thiết Bị Công Nghiệp, và thứ nhì, trả lời

cho trợ lý của ông ta để xác nhận các chỉ tiết thực tế

Arthur Jones Jane Smith

Giám đốc Tiếp Thị Cố Vấn trưởng

Công Ty Thiết Bị Công Nghiệp "Tiếp Thị Tuyệt Vời"

Bến Công Viên Đường cao tốc

Khu phố cổ Khu phố cổ

2—2—xxx1

Kính thưa ơng Jones

Chúng tôi rất cám ơn ông vì đã nhận được thư để ngày 2/2, mời "Tiếp Thị Tuyệt Vời' thuyết trình cho Hội Đồng Quản Trị Công Ty Thiết Bị Công Nghiệp vào ngày 3⁄3 lúc 11:15 Tôi đã xác nhận với Linda rằng chúng tơi có khả năng

thực hiện

Cùng thuyết trình với tôi là Pauline Palmer, Giám Đốc Diéu Hanh “Tiép Thi Tuyét Voi" va Fergus Davis, Cé van, chuyên gia xuất khẩu của chúng tôi

Trang 19

CHIEN LUGC VA KY NANG 15

năng và kinh nghiệm của "Tiếp Thị Tuyệt Vời" (vì chúng tôi nhận biết không phải tất cả thành viên HĐQT của ông đều sẽ thông hiểu công ty chúng tôi), và phân tích chi tiết những nhụ cầu của đơn vị xuất khẩu của ông, và bằng cách nào chúng tơi có thể giúp tối đa hóa các hoạt động thăng tiến cho chiến dịch sắp tới Chúng tơi sẽ thuyết trình phần chính khoảng 40 phút, dành 20 phút cho vấn đáp và thảo luận

Chúng tôi rất mong được gặp ông, theo đề nghị của ông, trước lúc thuyết trình để được báo cáo thêm chi tiết và đảm bảo chúng tôi — với đẩy đủ tài liệu — sẽ đáp ứng mong đợi của

Công Ty Thiết Bị Công Nghiệp Chúng tôi sẽ liên hệ Linda để

hẹn thời điểm gặp ông

Một lần nữa, chúng tôi cám ơn ông đã tạo dịp cho chúng tơi thuyết trình và chúng tôi mong gặp ông đúng lúc

Thành thật chào Jane Smith

Cố Vấn Trưởng

Linda Evans "Tiếp Thị Tuyệt Vời"

Trợ lý Đường cao tốc

Công Ty Thiết Bị Công Nghiệp Khu phố cổ Bấn Công Viên

Khu phố cổ 2—2—xxx1

Linda thân mến

Hôm qua, sau cuộc bàn thảo của chúng ta, tôi viết thư xác nhận chúng tơi sẽ thuyết trình ngày 3/3 tại khách sạn

Ơld Bridge, lúc 11:15 Chúng tôi muốn sử dụng các máy chiếu him do khách sạn cung cấp và chúng tôi sẽ cân khoảng 15

Trang 20

phút lắp đặt trước lúc thuyết trình

Tôi hiểu ông Jones ước lượng độ 15 người tham dự buổi thuyết trình — chúng tơi có thể biết tên trước để nắm danh

sách, tặng họ tài liệu thuyết trình?

Tơi mong sớm được trao đổi với ông lần nữa

Thành thật chào Jane Smith

BiIl Bailey trả lời thông điệp điện thoại như thế nào?

Bản ghỉ nhớ

Từ: Bill Bailey, Phòng Tài chính

Đến: Leslie Roger, Phịng Nhân viên Sao gửi: Sarah Williams, Phịng Kế tốn V/v: Thuyết trình cho nhân viên mới

Cảm ơn đã gửi thông điệp cho chúng tôi Xin thông báo ông, Sarah đã đăng ký phòng họp lớn, sử dụng từ 9:30 ngày

Thứ Ba, 10 tháng 2, để tiếp khoảng 10 người tham quan ~ xin vui lòng xác nhận điều này Vì họ sẽ đến với chúng ta trước, chúng ta có nên chiêu đãi nhẹ? Tôi sẽ chiếu ảnh cơng ty, nếu có thể (kéo dài độ 30 phút), và Sarah sẽ dẫn xem Ban Kế Tốn: có lẽ chỉ trao đổi nhanh tên, chức vụ mọi người Sarah sẽ chọn phòng trước Trọn buổi thuyết trình chỉ cần 45 phút — tùy theo số câu hỏi - như vậy bạn có thể đến rước chúng tôi

lúc 10:15?

Chú ý, dù thông báo chỉ hơn trị chuyện chút ít, Bill vẫn cẩn thận ghi câu ông trả lời Điều này đảm bảo mọi người đều có hồ sơ tham khảo

Cuối cùng, hãy xem Tom Collins trả lời thư Helen Johnson Nhu da biét, Tom có nhiều thời gian để lập kế hoạch

Trang 21

thuyết trình, và như vậy việc xác định chi tiết có thể chờ đến phút cuối Tuy nhiên, Tom đã có những dự tính cụ thể về bài thuyết trình của anh ta, và muốn đưa ra sớm trong giai đoạn

này

Helen Johnson Chi tich

CLB kinh doanh Khu phố cổ

Nhà Meander Long Land

Thông tin kinh doanh

Don vi lla

Cơng viên Kính doanh Phượng Hoàng Khu phố cổ Khu phố cổ 3—-9—xxx1 Helen thân

Cám ơn bạn về thư và thiệp mời thuyết trình cho CLB kinh doanh Khu phố cổ Tôi hân hạnh được tổ chức thuyết trình đề tài “Sử dụng Internet trong Kinh Doanh”, và thời điểm thích hợp sẽ là ngày 27 tháng Giêng

Tơi sẵn lịng gửi bản tóm lược, nhưng trước tiên tôi cần được xác nhận những chỉ tiết sau đây Tôi sẽ sử dụng ít nhất 3 hoặc 4 máy tính nối mạng Internet Phịng đào tạo của nhà Meander có đủ chỗ khơng? Như bạn để nghị, tôi muốn gặp mặt sớm để bàn luận kỹ những chỉ tiết thuyết trình nhưng tơi muốn thảo luận về địa điểm ngay lúc này, trong trường hợp bạn cần sắp xếp và quảng cáo một nơi khác cho các thành

viên bạn

Rất cám ơn đã mời tôi tham dự chương trình bạn và tôi rất mong gặp lại và bàn chuyện với bạn sớm

Thành thật chào

Tom Collins

Trang 22

Tóm lại, câu trả lời thông báo có thể chính thức hoặc không Chủ yếu đảm bảo bạn đã hiểu đúng điều yêu cầu, đã làm sáng tỏ những chi tiết mù mờ, không biết, và bạn đang cố tìm các thơng tin có liên quan, như vậy, để có thể an tâm lập

kế hoạch một cách chỉ tiết

Viết một thông báo cho bản thân bạn

Nếu bạn đã khởi xướng thuyết trình, hãy khởi sự viết bản thơng báo cho chính bạn theo những dòng yêu cầu trên Nó giúp bạn khơng quên những chỉ tiết quan trọng (như đăng ký địa điểm!) lúc bạn tập trung điều gi sẽ nói và cách diễn đạt

Tốt hơn, bạn nên trình bản thơng báo với các đồng nghiệp hoặc thượng cấp (và, nếu có thể, với một số khán thính giả khả đĩ) vào giai đoạn chuẩn bị này Công việc thuyết trình địi hỏi sự tích cực — bạn phải cố gắng và có tài, thính giả cần có thời gian và chú ý Cần nhất là khán thính giả quan tâm đến đề tài thuyết trình trước khi bạn tiến hành công cuộc chuẩn bị - bạn không muốn thấy họ có vẻ phật ý, thậm chí trước khi bạn bắt đầu nói,

Luân chuyển bản thông báo

Khi bản thông báo được chấp thuận và xác nhận, hãy sao gửi đến mọi thành phần có liên quan đến các việc chuẩn bị ~ ví dụ, sếp bạn, người phê chuẩn chương trình hoạt động; và mọi thành phần quản trị Bạn phải chắc rằng mọi người đều biết việc thuyết trình cịn gặp nhiều khó khăn và họ cần giải quyết tất cả trở ngại đù nhỏ nhặt như thế nào

Bạn đã xem xét bản thông báo — bạn còn muốn thuyết trình

chăng?

Trang 23

CHIẾN LƯỢC VÀ KỸ NĂNG 19 báo, bạn có thể kết luận: khơng chấp nhận thuyết trình Có thể vì các lý do sau:

e Để tài quá chuyên biệt, chỉ thích hợp với một thiểu

số, và chỉ nên thảo luận mà thôi

e Néu dé tài quá phức tạp, buộc phải đơn giản hóa nên trở thành vơ ích Tốt hơn nên trình bày bằng văn bản, người đọc có khả năng tiếp thu từ bản tóm tắt, các chỉ tiết kỹ thuật vào bất cứ giờ rảnh nào

se Những chỉ tiết cụ thể vẫn không được truyền đạt Khơng thể tìm địa điểm và thời gian thích hợp cho tất cả thành phần, và thuyết trình viên bận việc đúng lúc cần có mặt Trì hỗn gần đồng nghĩa với hủy bỏ hoàn toàn, trừ khi cuộc thuyết trình phải được ấn

định vào thời điểm chắc chắn Có lẽ nên thuyết trình

bằng video, đĩa CD hay Internet là thực tế hơn

chăng? (xem thêm Chương 5ð)

« Bạn có thể nghĩ rằng quỹ thời gian (và có thể cả tiền)

cho việc chuẩn bị rất cao, nhưng dù ích lợi tốt nhất

cũng không bù được, nhất là nếu bạn phải đi thuyết trình tận nơi xa Có lẽ thơng tin trực tiếp hoặc gửi

thư những gì có Hên quan sẽ hiệu quả hơn? Hay còn

Trang 24

những quyết tâm như thế chỉ hợp lý nếu phí tổn và công sức lập kế hoạch, chuẩn bị, so với kết quả cuối cùng là không đáng kể

Hiểu sự thử thách ngầm

Khi sự thông báo chính thức được xác nhận một cách rõ ràng,

trong trí bạn khơng cịn bất kỳ sự thử thách ngầm nào ảnh hưởng đến việc bạn thuyết trình Hãy xét:

Thuyết trình là một thử nghiệm kỹ năng cá nhân,

trước khi có thể tiến cử hoặc như là một cách đào tạo bằng thực tập? Nếu thế, bạn cần đáp ứng mong đợi của khán thính giả và cả những giới đánh giá kết quả

bạn

Thuyết trình thành cơng có phản ánh lên cấp trên, có biện hộ những quyết định họ yêu cầu bạn thuyết trình? Bạn có thể làm gì để đảm bảo không làm mất

mat ho?

Viéc thuyét trinh cho céng ty ban quan trọng như thế nào? Bạn có đang làm thế để đạt một thắng lợi hay chí là hoạt động giao tế công cộng? Hạn mong sự thuyết trình đạt được những thắng lợi cấp thời hoặc

đài hạn nào?

Có một số khán thính giả có vẻ khơng ủng hộ? Họ là ai và tại sao? Điều gì bạn có thể làm để được họ nhất

tri?

Bạn có đang hành động như một sứ giả hành động

Trang 25

CHIEN LUQC VA KY NANG 21

Phân tích sự thử thách ngầm không phải là một hành động ích kỷ hay khuyến khích phát triển các triết lý âm mưu phức tạp, nhưng đó chỉ là để thuyết trình tốt cho mọi tầng lớp: bằng cách xác định những tầng lớp này để chuẩn bị giải

thích cho họ hiểu

Đánh giá kiến thức thính giả

Điều quan trọng của việc xác nhận thông báo là giúp khán thính giả đễ tiếp thu bằng nhiều phương pháp: có thể chọn người nghe bằng cách cho họ điền vào bản câu hỏi Bạn cũng có thể hạn chế số thính giả, chỉ cho những người có đủ trình

độ tham dự mà thơi

Có trường hợp bạn có thể tiên đốn khán thính giả sẽ như thế nào nếu họ không nghiên cứu chỉ tiết Ví dụ, toán "Tiếp Thị Tuyệt Vời" đang thuyết trình cho các thành viên hội đồng quản trị và toán này biết một số thành viên sẽ hiểu chiến lược tiếp thị, số khác khơng hiểu gì nhưng lại là thành viên rất quan trọng Thay vì tập trung vào chỉ tiết kỹ thuật tiếp thị, nhóm "Tiếp Thị Tuyệt Vời" sẽ chú tâm đến cách các

thành viên này ứng dụng kỹ thuật vào kinh doanh và tại sao

phải thực hiện chúng Họ có thể mơ tả các hoạt động thực tiễn mà họ để nghị trong tài liệu kèm theo, cho tất cả cùng

đọc

BiNHl Bailey và Sarah Wiliams cũng gặp thuận lợi: họ

biết các thính giả sẽ không hiểu và như vậy có thể chuẩn bị

tài liệu cho họ Tom Collins khéng an tâm như thế: anh đang tính gửi trước bảng câu hỏi đến những người đại diện, như vậy anh có thể đánh giá khả năng kỹ thuật của người dự Anh nghĩ rằng thuyết trình sẽ thích hợp hơn với người đã đạt một

Trang 26

Tiên đoán các mong đợi của khán thính giả

Bước kế tiếp của kế hoạch chiến lược là cố đoán khán thính

giả chờ nghe những gì và một thăm dò khác là tâm trạng của họ ngay ngày bạn thuyết trình

Nhất thiết phải biết tâm trạng của họ lúc bạn bắt đầu thuyết trình Khán thính giả ln khơng sẵn sàng chấp nhận hay ủng hộ Họ có thể:

se Chống đối và không giao tiếp, chờ dip dé bat bẻ và không quan tâm nếu ban thất bại (hãy nhớ lại tỉnh hình lúc bạn trình bày tôi với cấp trên hay khách

hàng của bạn),

e© Cởi mở, chỉ chờ tiếp thu - giống như bạn đang bán một thứ gì họ muốn mua nhưng đang nghĩ lý do ® Thích thú, úng hộ và khuyến khích, mong nghe bạn

nói và sẵn sàng góp ý vào những điểm chính ® Nghỉ ngờ, cảm thấy khó chịu vì bị buộc tham dự

se Chán nản - có lẽ bạn nên nói những gì giản dị hơn

s Tập trung cao và khơng bỏ sót một lỗi nào nếu họ trả tiền để tham dự Họ buộc phải có kết quả như đã được

hứa

Bạn có kế hoạch nào đối với loạt trạng thái như thế?

Định rõ chiến thuật bạn

Cho mỗi loại khán thính giả trên, bạn có thể phát họa câu trả lời chiến thuật: thực tế, bạn có thể thấy khán thính giả gồm đủ thành phần trên, nhưng nên bắt đâu với một ít

Trang 27

Chống đối và không giao tiếp

Như họ nói “anh phải nghiêm túc!” Bạn phải nói hùng hẳn, cử chỉ mạnh dạn, thậm chí trang phục cũng phải đúng đắn Thuyết trình theo nhóm có thể giữ được tự tín trong những

trường hợp này, nhất là một thành viên được chọn vì cao

niên, cử chỉ trang trọng và vóc đáng uy nghỉ Nếu khơng tìm được người như thế, hãy tập trung đồng nghiệp để yếm trợ tỉnh thần và nhắc nhở, đặc biệt trong giai đoạn chất vấn Thính giả bảo thủ, hoài nghi, chờ và muốn nghe trình bày

hợp lý

Loại thính giả này chờ nghe thuyết trình rõ ràng hợp lý, có

tính cách chỉnh phục và đáng tin cậy Q trình nghiên cứu,

khán thính giả có thể cho biết những chủ để và cách thuyết trình nào phải tránh hay những gì sẽ hấp dẫn và được kính

trọng

Khán thính giả nhiệt tình góp ý và thảo luận

Loại này cần nghe thuyết trình trơi chảy, hữu lý, chấp nhận được; bạn nên tạo nhiều địp cho khán thính giả tham gia Dù sao, bạn cũng muốn khuyến khích sự đối đáp; sự kiểm tra và cân nhắc vẫn cần để tiến trình được ổn định Thuyết trình viên cần nhanh trí giải quyết hiệu quả và lịch sự những bế tắc: phổ biến biểu thời gian trước lúc thuyết trình, giúp bạn dễ tiến hành và trình bày các điểm đúng thời hạn

Khán thính giã nhàm chán bơ phờ

Trang 28

24 THUYẾT TRÌNH CHUYÊN NGHIỆP TRONG KINH DOANH trong sách này

Một số chiến thuật trên có thể thay đổi nhau và dự định cuối của bạn hoàn toàn tùy thuộc vào những hoàn cảnh cụ thể, Khi hoạch định chiến thuật, cần hiểu rành kỹ năng trình diễn (các chương sau sẽ để cập vấn để này) Nhưng dù ở giai đoạn chuẩn bị này, bạn vẫn có thể thấy cách hoạch định cơ bản

nhất, phối hợp với thơng lệ có khả năng định hình và hướng dẫn những chuẩn bị tiếp theo, lái bạn đúng hướng ngay từ đầu

Chọn nhóm một cách cẩn thận

Nếu bạn thuyết trình theo nhóm, sau khi hiểu tất cả chiến

lược, thì đây là lúc chọn những người có khả năng thuyết trình - nếu may mắn có nhiễu người để tuyển Nếu không thể

lựa theo khả năng thuyết trình thì hãy chọn người có tư cách

và kỹ năng thích hợp nhất với khán thính giả, và chắc chắn các thành viên hiểu ưu điểm bản thân họ để tự phát huy

Lý tưởng nhất, mỗi thuyết trình viên phải kết hợp kiến thức và kinh nghiệm về chú để với khả năng thuyết trình thích hợp hồn cảnh, và có thể kích thích khán thính Biả —

trong lối thuyết trình theo nhóm, bạn có thể phân cơng họ làm việc với một số người Ví dụ, bạn có thể bao gồm cả hai

lĩnh vực kỹ thuật và tài chính? Như vậy hãy chắc chấn nhóm bạn có chuyên gia có khả năng trả lời rành mạch Thuyết trình có cần bao gồm nhiều lãnh vực? Như vậy bạn phải có người đủ khả năng xử lý phần mềm phần cứng có liên quan

Khán thính giả cần thấy thành viên cao cấp của tổ chức bạn? Thành phần lãnh đạo không cân tham dự, nhưng vẫn có thể chủ trì nếu khán thính giả muốn

Trang 29

CHIẾN LƯỢC VA KỸ NĂNG 25

khán thính giả, đứng ra giới thiệu, hướng dẫn và kết luận đề tài Lúc chọn cá nhân này, bạn để cử họ là người có thẩm quyển, nhưng nhớ rằng quyển hạn có nhiều hình thức:

e chính thức ~ cơ bản là quản lý;

e cố vấn ~ nếu họ là chuyên gia hướng dẫn lãnh vực này;

e có sức lơi cuốn - giỏi thuyết trình một cách hấp dẫn;

e quản lý ngân sách — nếu công việc cần có ngân sách

Cẩn thận chọn người lãnh đạo và đảm bảo họ đáp ứng các yêu cầu và tình hình khán thính giả Thính giả muốn

được hướng dẫn? Sẽ cần một chuyên gia, khơng phải quản

đốc Thính giả âu lo về phát triển kinh doanh? Cần có một quản đốc kinh doanh rành thuyết trình, khơng phải người chuyên giao tế

Và điểm cuối cùng Không thể tổ chức nhóm thuyết trình nhiều người hơn số khán thính giả, như vậy sẽ có vẻ áp đảo

khán thính giải

Tơn trọng thời điểm kết thúc

Và chớ quá tham! Sau khi phân tích thơng báo, bạn có thể

thấy thời điểm kết thúc thuyết trình khơng thực tế: thông báo yêu cầu nhiều thông tin chưa được nghiên cứu và không đủ

thời gian chuẩn bị cho mức độ kỹ thuật quá tỉnh tế Trong

trường hợp này, cố thương lượng càng sớm càng tốt cho một thời điểm trễ hơn, nếu có thể Thuyết trình là mệt cơng tác phiền tối, nhất là về thời gian, ngay cả lúc thuận lợi, vẫn có nhiều áp lực! Nếu khơng thể triển hạn, việc lập kế hoạch sẽ phải chú trọng thêm nhiều chỉ tiết nhỏ, và chỉ phí phụ càng

tăng nhanh Phần sau quyển này, chúng tôi sẽ xem xét vài kỹ

Trang 30

Thực tập lập kế hoạch chiến lược

Hãy trở lại sự kiện chính trong chương này — lập kế hoạch chiến lược Để tóm tắt, kế hoạch chiến lược nhằm thiết

lập:

® các mục tiêu thuyết trình cho cả bạn và khán thính

giả,

e các chỉ tiết thực tế cơ bản,

se các mong đợi của khán thính giả,

® các sự thử thách ngầm có hiệu lực,

* các câu trả lời chiến thuật

Không cần chuẩn bị kế hoạch và tài liệu rườm rà trong giai đoạn này - cuối cùng bạn cũng có những thứ tốt hơn để làm việc ngay bây giờ —- nhưng chỉ ghi chú các ý cần xem xét để định hướng lập kế hoạch tiếp theo

Như vậy, những thuyết trình viên chúng ta thì sao? Hãy

xem các kế hoạch chiến lược làm nền tảng cho những việc chuẩn bị của hai trong các nhóm của chúng ta - và dành

nhóm thứ ba cho bạn!

Cô Jane Smith tai todn "Tiếp Thị Tuyệt Vời" được giao công việc lãnh đạo dự án thuyết trình (và chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn việc quản lý dự án nơi chương kế) Một trong những

hành động đầu tiên của cô là thảo kế hoạch chiến lược và sao

gửi đến các đồng thuyết trình viên của cơ

Như bạn có thể thấy, Jane chon lam việc này với bản ghi nhớ thay cho kế hoạch hành động chính thức, vì cơ khơng muốn mất thời gian quí báu cho giai đoạn “lập kế hoạch cho những kế hoạch” Ghi chú những ý chiến lược vào bản ghi

nhớ, thư điện tử hoặc thậm chí băng ghi âm trong lúc họp

Trang 31

CHIEN LUGG VA KY NANG 27

quan trọng nhất là ghi chú ý kiến chiến lược vào tài liệu để đảm bảo mọi người có liên quan có thể tham khảo cùng một thông tin khi họ thực hiện nhiệm vụ cá nhân

BẢN GHI NHỚ

Tw: Jane

Dén: Pauline, Fergus

Đề mục: Thuyết trình cho Cơng Ty Thiết BỊ Công

Nghiệp

Như tất cả quí vị đã biết, chúng tôi được yêu cầu thuyết

trình cho Cơng Ty Thiết Bị Công Nghiệp ngày 3⁄3 lúc 11:15; đây là một cuộc thuyết trình rất quan trọng cho chúng tôi,

như vậy tơi có thể thực hiện những điểm sau đây trước khi bắt đầu lập kế hoạch chỉ tiết:

tiêu tài chánh cũng như ngân sách của công ty Fergus

và tôi cần gặp những Giám đốc tiếp thị và xuất khẩu tuần tới để thu thập thông tin này Tôi đang giữ tất cả chỉ tiết cụ thể, như vậy tất cả câu hỏi đều qua tơi

e Thuyết trình này rất quan trọng đối với toán "Tiếp Thị Tuyệt Vời": nó có tiểm năng một hợp đồng rất lớn và sẽ củng cố đanh sách khách hàng chúng tôi Chúng tôi cần dành hết thời gian (và có thể tiên) để hoàn thành

e Sự tập trung tiếp thị quốc tế đã rõ ràng, vì vậy chúng tôi cần nghĩ ra các ví dụ có liên quan để đưa vào bản thuyết trình, để nghị và vào mọi thông cáo

e Đây là một khởi cơng có tỉnh cạnh tranh - chúng tôi sé

cố tìm người mà chúng tôi đang cạnh tranh, nhưng tôi nghĩ chúng tôi cần xác định ưu khuyết điểm của mình so

Trang 32

với bản thông báo (và những đối thủ chúng tôi) càng sớm

nếu có thế, và đưa các kết quả vào bản thuyết trình của chúng tơi Bất cứ điều gì chúng tôi làm đều phải chú trọng đến kinh nghiệm tiếp thị, nhất là về tiếp thị xuất khẩu và tiền công

Chúng tơi đang thuyết trình cho HĐQT nên hiểu chỉ tiết công nghệ thiết bị, nhưng sự hiếu về kỹ thuật tiếp thị quá đa dạng- chúng tôi cần nghiên cứu kỹ thuật thiết bị quốc tế càng sớm càng tốt

Chúng tôi có một tháng để chuẩn bị nhưng không được

tự mãn - việc thuyết trình này một trong những ưu tiên

hàng đầu của chúng tôi

Làm việc xong với công ty Crazsy Crackers, Sarah

WilHiams vừa rời cuộc họp với Bil1 Bailey, Giám đốc Tài chính

Đau đây là các ghi chú của cô:

Họp với Biil, thu Tư, ngày 4

Đề mục: Thuyết trình cho nhân viên mới

Phịng / chiếu ảnh - vào trước giờ để sắp xếp bàn ghế, Thành kiến đè nặng lên công ty và thành tích tài chính

vừa qua của nó,

Khơng q kỹ thuật / phức tạp - nhân viên mới vừa tốt

nghiệp,

Chúng tôi được giới thiệu đầu tiên nên gây ấn tượng - người ta chưa chán!

Giám Đốc Điều Hành sẽ nhận báo cáo ~ chớ rời bộ phận, Có một tuần để chuẩn bị - chớ dùng nhiều thời gian làm việc này - sửa lại các bản thuyết trình cũ chăng?

Duyệt những thơng cáo vì các tài liệu cũ sẽ lỗi thời,

Trông tỉnh ranh nhưng khơng khó chịu

Trang 33

Tom tat

Lập kế hoạch chiến lược giúp định hướng thuyết trình và đặt nền tảng để lập kế hoạch thực tế hữu hiệu Hiểu lý do bạn thuyết trình - và xác nhận bạn hiểu

những người có liên quan

Cố xác định và thông cảm mọi sự thử thách ngầm có

hiệu lực

Cố đánh giá khán thính giả: thơng tín họ muốn nghe, họ đã biết được bao nhiêu, tâm trạng họ ngày đó ra

sao, sẽ tác động việc bạn thuyết trình ra sao

Định rõ chiến thuật sẽ cần để đáp ứng và/hoặc bác bỏ yêu cầu của khán thính giả

Nếu nhóm sẽ thuyết trình, chọn người đồng thuyết trình một cách cẩn thận

Trang 34

Tự thực hiện

Bây giờ đến phiên bạn! Lấy cuộc thuyết trình do Tom Collins tổ chức cho CLB kinh doanh Khu phố cổ làm mẫu cho

bạn, phát họa chiến lược cơ bản anh ta sử dụng Không quên: Bản thông báo đã được xác nhận?

Có những chỉ tiết cụ thể nào?

Bạn nghĩ Tom có đủ thơng tin để lập kế hoạch thuyết

trình?

Làm sao anh ta biết rõ khán thính giả và mong đợi

của họ?

Đối với công ty anh ta, cuộc thuyết trình này quan

trọng ra sao?

Anh ta phải chọn chiến thuật nào khi bắt đâu chuẩn

bị?

Anh ta đã chuẩn bị bao lâu?

Trang 35

2 TO CHUC

Thuyết trình thành cơng nhờ tổ chức khơng sai sót Phần nhiều việc này xoay quanh kiểm tra và kiểm lại nhiều thành phần đa dạng trong tổ chức thuyết trình của bạn Chương này nói về việc lập kế hoạch cơ bản cho cuộc phối hợp thuyết trình và tơi cho là bạn có đủ thời gian chuẩn bị Nhưng bạn sẽ không luôn gặp may mắn quá như vậy! Bạn chớ lo nếu chi tiết có vẻ phức tạp Có lẽ bạn không cần thực hiện hết các yêu cầu mỗi lần bạn thuyết trình Cuối chương này chúng ta sẽ xem cách thực thi những khuyến cáo đã cho để đáp ứng trong thời gian ngắn hơn

Chỉ định một quản đốc thuyết trình

Bước đầu trong giai đoạn lập kế hoạch là chỉ định một quản đốc thuyết trình Nếu một mình bạn phải lo mọi việc thì to tác đấy Nhưng nếu cả nhóm tham gia và kế hoạch phức tạp, việc chọn đúng người là rất quan trọng Lãnh đạo chương ` trình phải có khả năng quản lý tổ chức và thời gian, chú ý vừa chỉ tiết vừa tồn bộ cơng việc Quan trọng nhất sẽ là phân công hiệu quả và quản lý toán phụ tá trong giai đoạn chuẩn bị và lập kế hoạch, và cũng để phân xử khi có mâu thuẫn

Trang 36

thuyết trình: thực ra, tốt hơn nên giao việc lập kế hoạch cho một cấp thấp hơn các đồng nghiệp lão thành

Nếu như vậy thì hoan nghênh! Bạn được chọn lập kế hoạch Nếu một mình phải đương đầu quá nhiều việc và thấy cần thêm trợ tá, hãy gọi thêm người, thông báo họ tất cả công việc và phải chuẩn bị ngay những gì Quan trọng nhất, đảm bdo ho du thời gian giúp bạn lúc cấp thiết

Chuẩn bị thời dụng biểu lập kế hoạch

Áp dụng khả năng quản ly du án cơ bản vào việc lập kế hoạch thuyết trình sẽ đơn giản hóa cơng việc cho mọi người có liên

quan, và sẽ giúp xác định trách nhiệm từ bước đầu Cốt yếu là

xác định những việc sau:

e Công việc nào có thể tiến hành song song mà không

cản trở tồn bộ dự án

se Thời gian bận việc ngồi (ví dụ, thời gian bạn đi giao

bản văn cho người thiết kế làm tờ chiếu slide)

e Mỗi cá nhân chịu trách nhiệm một công việc, nhất là

thời gian bận việc ngoài

se Những thời gian cần thêm phụ tá cho công tác nào và

bao lâu

Trang 37

TỔ CHỨC 33

Như vậy, thực sự cần xem xét điểu gì khi chuẩn bị bản liệt kê công tác? Hãy xem “mục lục kiểm tra” cơ bản có những mục chúng ta đã xác nhận từ bản thông báo Để dễ dàng hơn, hãy phân các mục kiểm thành hai giai đoạn:

Giai đoạn 1 - sắp xếp cụ thé

Tái kiểm thời điểm, thời gian, địa điểm và khán thính giả

Lý tưởng là công việc này phải được xác nhận lại khi chấp nhận thông báo, nhưng đôi lúc địa điểm thuyết trình chưa được quyết định dù đã được phép, hoặc bản thơng báo có giao trách nhiệm tìm địa điểm

Xác nhận địa điểm nằm trong các ưu tiên hàng đầu Nếu bạn thuyết trình trong nhà, hãy chắc rằng bạn đăng ký phòng ngay khi thời điểm được xác nhận Nếu bạn phải đăng ký một phòng nơi khác, hãy kiểm theo mục lục kiểm tra cuối phần sách này để đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản và sau đó tái xác nhận việc đăng ký Nếu bạn được yêu cầu thuyết trình tại nơi do người khác quản lý, chỉ cần xác nhận bằng văn bản những gì phải bố trí, như chúng ta đã thảo luận ở Chương 1 Gần đến ngày thuyết trình, điện thoại kiểm tra lại để an tâm, và nếu - lập kế hoạch đúng - bạn sẽ có đủ thời gian sửa những gì không đúng kế hoạch

Nếu bạn đã khởi xướng việc thuyết trình, bạn có trách nhiệm cho khán thính giả biết trước thời điểm và nơi chốn

Trang 38

Xác nhận thuyết trình viên và trợ tá: ghỉ nhật ký những cuộc

họp quan trọng

Chớ dại mà xác nhận giờ và nơi chốn nếu khơng có người thuyết trình! Dù việc này là đương nhiên, chớ quên ghi vào

_ nhật ký của những người có liên quan càng sớm càng tốt Bạn

cần thông báo:

e Những thành viên khác của nhóm thuyết trình và các đồng nghiệp bạn mời du để ủng hộ tinh thần hoặc nhắc nhở (hãy nhớ kế hoạch kỹ thuật chúng ta) e Các đồng nghiệp cần tham dự những buổi họp lập kế

hoạch quan trọng hoặc có thể góp sáng kiến

« Các đồng nghiệp có thể duyệt bản thảo và xem diễn

tập

e Cần có những dịch vụ trong nhà: thư ký hoặc yểm trợ hành chánh; thiết kế nội thất, phục vụ ăn uống hay những việc khác

Xác nhận các cơng tác của nhóm bằng văn bản, và chắc

chắn họ đã ghi dấu thời gian mọi công việc đã hứa giúp bạn - và nếu sau đó họ khơng thể tìm ngay được ai khác

Khơng nên qn tìm thuyết trình viên dự phịng

Nếu bạn biết khơng thể trì hoãn hoặc tái tổ chức khi được

thơng báo gấp (ví dụ, bạn đang cạnh tranh hay quảng cáo rầm

rộ) hãy yêu cầu một đồng nghiệp đóng vai thuyết trình viên dự phịng Người có tận tâm nhất cũng có thể bệnh bất ngờ - và dù bạn nghĩ họ uống thuốc qua duge con hen sun, khan thính giả khơng thích nghe người đang bệnh thuyết trình!

Trang 39

TỔ CHỨC 38 người ủng hộ để trám vào chỗ trống Nếu bạn đang thuyết trình một mình, hãy yêu cầu người nhiều kinh nghiệm túc

trực vì họ tự tin và có khả năng can thiệp vào phút chót, xử lý

mọi lỗi một cách chuyên nghiệp Đánh giá địa điểm

Phòng bạn thuyết trình sẽ có ảnh hưởng lớn:

e Ban cé quyền chon kỹ thuật AV (âm thanh, hình ảnh) se Khán thính giả có ấn tượng về bạn và công ty bạn

(đặc biệt nếu bạn chọn địa điểm tốt)

® Thuyết trình chính thức hay khơng chính thức; khán thính giá cảm thấy tiện hay bất tiện

Như bạn có thể thấy, việc đánh giá địa điểm rất quan trọng, nên càng sớm càng tốt, để giải quyết những điều bất lợi cho thuyết trình Bước thứ nhất, xác định bạn có hay khơng thể viếng địa điểm trước để kiểm tra những chỉ tiết đưới đây Điều này sẽ không thể nếu bạn được mời thuyết trình tại nơi

xa hoặc trong phòng họp hội đồng quản trị của một công ty

khác Như vậy thì bạn phải hỏi chính xác những gì bạn cần, và kiểm lại các chỉ tiết này vài ngày trước buổi thuyết trình

Sau khi đánh giá địa điểm theo những để nghị đưới đây, bạn có thể thấy nó khơng thích hợp, nhất là bản thơng cáo có nhiều chỉ tiết quá đặc biệt, như trình diễn bằng nhiều phương tiện, hay có thể thu hút một lượng khán thính giả rất lớn Qua cách đánh giá tình hình càng sớm càng tốt, nên bạn có thể né tránh tình trạng bất lợi và tìm người khác giỏi hơn

thay bạn

Trang 40

Diện tích địa điểm

Phòng đủ chỗ cho số khán thính giả? Có q to? Nếu phòng

đội âm, khơng tạo bầu khơng khí ấm cúng sẽ rất có hại

Trường hợp này, có thể ngăn phịng nhỏ lại khơng? Các tấm bình phong, vách ngăn đi động có thể được sử dụng làm cho phòng thích hợp hơn Nếu phịng lớn, bạn có phải tăng âm để

khán thính giả nghe rõ?

Mặt khác, nếu phòng quá hẹp? Tốt hơn nên tìm một địa điểm hơi rộng hơn bạn nghĩ, như vậy bạn có thể đễ dàng tiếp

thêm khách không mời

Trang bị nội thất

Bàn ghế có gì, ai sẽ sắp xếp? Không quên xác nhận những chi tiết nhỏ nhặt nhất: đủ ghế cho khán thính giả và thuyết trình viên; bàn để máy chiếu ảnh (xem thêm chỉ tiết bạn cần nơi Chương 5), bàn để vật dụng giải lao, thông cáo Cũng nên nghĩ đến nhu cầu của khán thính giả Nếu bạn cần bàn viết để trình bày, ghi chép, bạn cũng nhớ cung cấp bàn cho khán thính giả

Bầu khơng khí

Bầu khơng khí trong phòng như thế nào, có cần thay đổi? Nếu

bạn sử dụng phòng họp trong nhà, và muốn tạo cảm tưởng tốt (có lẽ đối với khách hàng tương lai) hãy cố quan sát địa điểm bằng cái nhìn lần đầu Sơn tường có bẩn khơng? Bàn ghế có được sắp xếp để che chân tường bể? Có thời gian sơn lại? Có thể sửa chữa cấp thời một số nét như trải nắp bàn, chưng hoa

Nếu đăng ký phòng trong khách sạn hoặc trung tâm hội họp, viên quản lý có khả năng giúp trang hồng phịng, và bạn phải nhớ luôn mang theo nắp bàn, bình hoa theo trong xe

Định dạng
Số trang	196
Dung lượng	7,19 MB