Hành vi tổ chức Cơ sở của hành vi nhóm

I Định nghĩa nhóm lý hình thành nhóm Định nghĩa Nhóm hai hay nhiều cá nhân, có tác động qua lại phụ thuộc lẫn nhau, đến với để đạt đến mục tiêu cụ thể Các nhóm tồn để hoàn thành mục tiêu tổ chức đặt Ví dụ, lắp ráp sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, thiết kế thiết bị sản xuất hay định quan trọng Tuy nhiên kết hợp coi nhóm Có nhiều người chung, làm chung mục tiêu hay phụ thuộc lẫn không coi nhóm Ví dụ, người bạn hẹn ăn trưa gọi nhóm thức họ chẳng có mục tiêu tổ chức chung, có phụ thuộc lẫn Lý hình thành nhóm tổ chức Sau đọc xong định nghĩa, có lẽ bạn đặt câu hỏi: tổ chức, có cần thiết phải làm việc theo nhóm hay không?có cần tham gia vào nhóm hay không?: Đối với tổ chức, làm việc nhóm có lợi ích sau: - Đưa định xác (vấn đề làm rõ phần sau) - Phát triển sản phẩm dịch vụ tốt - Tạo lực lượng lao động khí so với làm việc đơn lẻ Đối với nhân viên, làm việc theo nhóm mang lại lợi ích sau: 89 - Cảm thấy mối quan hệ với người khác, động viên để hoàn thành mục tiêu chung nhóm - Có thể thực nhiều công việc khác nhóm (giảm bớt nhàm chán thực công việc nhất) Thỏa mãn nhu cầu an toàn, quyền lực, liên minh - địa vị II Mô hình hành vi làm việc nhóm Đôi thắc mắc rằng: tổ chức, có nhóm làm việc tốt nhóm khác? Tại có nhóm mà thành viên chấp hành nghiêm túc quy định làm việc nhóm? Câu trả lời không đơn giản chút kết làm việc nhóm phụ thuộc vào nhiều yếu tố Ví dụ, biết rằng, nhóm tồn đơn lẻ Nhóm phần tổ chức, chịu ảnh hưởng yếu tố bên liên quan đến tổ chức Hơn nữa, thành công nhóm phụ thuộc vào nguồn lực thành viên nhóm trí thông minh, khả năng, tính cách, nhu cầu động viên phụ thuộc vào cấu nhóm xác định vai trò chuẩn mực cho nhóm Cuối cùng, quy trình làm việc nhóm nhiệm vụ mà nhóm giao góp phần tác động đến kết công việc hài lòng thành viên nhóm Để hiểu rõ vấn đề này, xem mô hình hành vi nhóm hình 5.1 90 Hình 5.1 Mô hình hành vi nhóm N g u n Các đ iều kiệ n bê n ng oài ản h hư ởn g đế n nh óm l ự c c ủ a c c t h n h v i ê n t r o n g n h ó m Cấu trúc nhóm Nhiệm vụ đượ c giao cho nhóm Qui trình làm việc nhóm - Kết thực công việc - Sự hài lòng Nguồn: Robbins P.S.(1999), Organizational Behavior, p 247 Theo hình trên, thành bại nhóm định yếu tố: điều kiện bên ngoài, nguồn lực thành viên nhóm, cấu trúc nhóm, quy trình làm việc nhóm nhiệm vụ giao Chúng ta phân tích yếu tố Các điều kiện bên ảnh hưởng đến nhóm Dưới số điều kiện bên ảnh hưởng đến kết thực công việc nhóm mức độ hài lòng nhân viên - Chiến lược tổ chức Ví dụ, chiến lược tổ chức giảm chi phí, tăng chất lượng nguồn tài nguyên phân bố cho nhóm để thực công việc bị cắt giảm, điều buộc nhóm phải có 91 thay đổi để trì kết công việc Mức độ hài lòng không tăng, không muốn nói giảm sút - Bộ máy tổ chức Bộ máy có cho phép nhóm định không? làm việc có phải báo cáo cho không? Nêú máy cồng kềnh cứng nhắc kết làm việc nhóm hài lòng thành viên bị ảnh hưởng - Các quy định tổ chức đề cách thức ràng buộc cho nhóm thực công việc - Nguồn lực tổ chức liên quan đến khả tài chính, trang thiết bị làm việc, thời gian Nếu nguốn tài dồi dào, trang thiết bị làm việc đại, thời gian không gấp rút hiệu làm việc nhóm tăng lên - Quá trình tuyển chọn nhân tổ chức có phù hợp với nhu cầu hay đặc điểm nhóm hay không? Nếu không, xuất mâu thuẫn phi chức nhóm Ở 7, thấy rõ ảnh hưởng mâu thuẫn đến kết làm việc nhóm - Hệ thống đánh giá thực công việc hệ thống khen thưởng có khuyến khích, động viên nhóm cố gắng làm việc hay không? - Văn hóa tổ chức Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến nhóm nào? Chúng ta nghiên cứu chi tiết - Bố trí nơi làm việc có tạo điều kiện thuận lợi cho thành viên nhóm gặp gỡ trao đổi công việc hay không 92 Nguồn lực thành viên nhóm 2.1 Khả Khả tập hợp thước đo qua xác định thành viên làm công việc nhóm hay không hiệu thực công việc mức độ nào? Những khả quan trọng làm việc nhóm là: - Khả giao tiếp cá nhân - Quản lý mâu thuẫn giải mâu thuẫn - Hợp tác giải vấn đề - Thông tin liên lạc 2.2 Đặc tính cá nhân Các đặc tính cá nhân cho thấy người có tính xã hội, cởi mở, linh động sáng tạo có mối quan hệ tích cực đến suất, tinh thần làm việc độ vững nhóm Ngược lại, người có tính độc đoán, thích thống trị không thích tuân theo quy định làm giảm suất, tinh thần độ vững Cấu trúc nhóm Nhóm hình thức vô tổ chức Nó có cấu hoạt động từ định hình hành vi thành viên, đồng thời dự báo hành vi nhóm kết công việc nhóm Vậy yếu tố góp phần tạo cấu trúc nhóm? 3.1 Người lãnh đạo thức 93 Mọi nhóm cần có người lãnh đạo thức Người cần có khả ảnh hưởng đến thành viên nhóm để đạt mục tiêu chung Trong phần cấp độ nhóm, phân tích rõ 3.2 Vai trò Vai trò tập hợp hành vi mong đợi dành cho người vị trí đơn vị xã hội Trong sống, giữ nhiều vai trò khác Ví dụ giám đốc nhà máy điện cần có số vai trò để hoàn thành nhiệm vụ mình: vừa nhân viên ngành điện, kỹ sư điện, vừa người quản lý công việc nhà máy Ngoài ra, ông giám đốc gia đình người chồng, người cha, thành viên câu lạc tennis…Giữ nhiều vai trò sống gặp phải mâu thuẫn vai trò Ví dụ, để người cha tốt, giám đốc cần giảm bớt buổi tiếp khách sau làm việc Điều có nghĩa, hội thành công nghề nghiệp bị ảnh hưởng Vậy vai trò nhóm ảnh hưởng đến kết công việc nhóm? Nghiên cứu cho thấy rằng, nhận thức người quản lý công việc nhóm ảnh hưởng đến kết đánh giá thực công việc Như vậy, nhận thức vai trò nhóm đáp ứng kỳ vọng nhà quản lý, nhóm nhận đánh giá cao cho nhiệm vụ nhóm đảm trách 3.3 Các chuẩn mực Mỗi nhóm phải hình thành chuẩn mực riêng cho Chuẩn mực cho thành viên nhóm biết họ phải làm không làm số tình Ví dụ, không nói chuyện riêng lúc thảo luận Các chuẩn mực nhóm, cộng đồng xã hội khác Các chuẩn mực thức viết 94 giấy cẩm nang tổ chức, trình bày luật lệ, thủ tục nhân viên phải tuân theo Tuy nhiên phần lớn chuẩn mực không thức mà người ngầm quy ước với Ví dụ, không cần nói tự biết không nên bàn tán nói chuyện nhiều sếp kiểm tra, giám sát…Chuẩn mực giúp cho: - Duy trì sống nhóm - Tăng khả dự đoán hành vi thành viên nhóm - Giảm quan hệ rắc rối thành viên nhóm - Giúp phân biệt nhóm khác Như vậy, biết chuẩn mực nhóm, người quản lý giải thích hành vi thành viên nhóm Bên cạnh đó, chuẩn mực hỗ trợ tích cực cho kết công việc, người quản lý hy vọng nhiều vào trình thực công việc cá nhân Tương tự vậy, tỉ lệ vắng mặt cao hay thấp nhóm phụ thuộc vào chuẩn mực nhóm đề Tuy nhiên, điều cần quan tâm tuân thủ chuẩn mực nhóm thành viên Chuẩn mực đề mà mức độ tuân thủ không cao ảnh hưởng đến công việc chung Vậy làm để thành viên nhóm tuân thủ chuẩn mực Điều phụ thuộc vào ý thức họ tầm quan trọng nhóm Nếu ý thức nhóm quan trọng với mức độ tuân thủ cao Ngoài ra, nhóm tạo áp lực buộc thành viên tuân theo 3.4 Địa vị Địa vị theo định nghĩa xã hội vị trí hay thứ hạng người khác đặt cho nhóm hay thành viên nhóm Địa vị 95 đạt cách thức tổ chức đặt đạt cách không thức nhờ vào tuổi tác, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, tính cách mà người đánh giá cao Người ta chứng minh địa vị có ảnh hưởng đến sức mạnh chuẩn mực tổ chức áp lực tuân thủ chuẩn mực Ví dụ, thành viên nhóm có địa vị cao thường tự hơn, chịu khuôn phép từ chuẩn mực tổ chức áp lực tuân thủ so với nhóm có địa vị thấp Những nhóm có địa vị cao mức thu nhập cao hơn, quyền lực nhiều Như vậy, cá nhân nhạy cảm ý nghĩa công cảm thấy bất công giảm bớt nỗ lực làm việc, kéo theo suất làm việc giảm sút họ tìm cách lập lại công làm công việc khác 3.5 Quy mô Khi nghiên cứu quy mô nhóm, người ta nhận thấy nhóm người (khoảng người) hoàn thành nhiệm vụ nhanh nhóm đông người (12 người nhiều hơn) Tuy nhiên, nhóm đông người lại có ưu nhờ đa dạng thành viên Một phát quan trọng liên quan đến quy mô nhóm lãng phí thời gian làm việc tập thể (social loafing) Sự lãng phí hiểu làm việc tập thể cá nhân có khuynh hướng cố gắng làm việc cá nhân, dẫn đến suất lao động bình quân nhóm nhỏ suất lao động cá nhân nhóm Tại vậy? Nguyên nhân có so bì có người cho phân công công việc nhóm không đồng Bên cạnh trách nhiệm công việc mơ hồ, không cụ thể đến người nên thành viên ý thức cố gắng Cuối hiệu suất 96 cá nhân giảm họ cảm thấy đóng góp họ không đánh giá mức 3.6 Thành phần nhóm Hầu hết hoạt động nhóm đòi hỏi đa dạng kỹ kiến thức Như vậy, nhóm không đồng giới tính, tính cách cá nhân, ý kiến, khả năng, quan điểm nhóm thường xảy xung đột kết thực công việc lại cao Còn khác biệt chủng tộc văn hóa làm cho trình thực công việc hay giải vấn đề thành viên nhóm khó khăn Tuy nhiên, theo thời gian khó khăn giảm dần hẳn 3.7 Tính liên kết Tính liên kết thể mức độ gắn kết thành viên nhóm hay mức độ động viên để thành viên lại làm việc chung Nghiên cứu cho thấy, tương quan liên kết suất lao động phụ thuộc vào chuẩn mực liên quan đến thực công việc nhóm đề Nếu chuẩn mực cao nhóm có tính liên kết cao suất làm việc nhóm cao Quy trình làm việc nhóm Quy trình cho biết nhóm hoạt động Chúng ta thấy 1+1+1 tượng lãng phí thời gian làm việc tập thể đề cập mục 3.5 Quy trình làm việc nhóm góp phần cải thiện lãng phí Quy trình nhóm bao gồm giao tiếp để trao đổi thông tin, trình định nhóm, hành vi người lãnh đạo, quyền lực xung đột nhóm Chúng ta bước làm rõ 97 yếu tố qua (bài 6, 7) để thấy rõ ảnh hưởng đến hành vi nhóm Nhiệm vụ nhóm Chúng ta nhận thấy tác động quy trình nhóm lên kết công việc nhóm hài lòng thành viên nhóm trung hòa nhiệm vụ mà nhóm tiến hành thực Nhiệm vụ đơn giản hay phức tạp Tính phức tạp cao nói lên nhiệm vụ mẻ, tính thông lệ Chúng ta thấy, nhiệm vụ đơn giản, thành viên nhóm cần dựa vào quy trình hoạt động chuẩn hóa để làm không cần phải bàn bạc Do đó, nhóm làm việc có hiệu cho dù lãnh đạo nhóm yếu kém, xung đột cao, truyền thông Còn với nhiệm vụ có tính phức tạp, thành viên nhóm cần phải gặp nhiều để thảo luận Vậy người lãnh đạo yếu, trình truyền thông không đảm bảo, xung đột nhiều hiệu làm việc nhóm bị ảnh hưởng lớn Chúng ta vừa phân tích yếu tố ảnh hưởng đến hành vi nhóm Các bạn nhớ nhẩm lại đầu yếu tố Tốt nên đọc kỹ hình 5.1 cố gắng hiểu ý nghĩa yếu tố để trả lời câu trắc nghiệm cuối V Ra định nhóm Có lẽ nghe câu châm ngôn cho “hai đầu tốt cái” Rất nhiều định tổ chức đưa 98 nhóm, đội, hay hội đồng Trong phần này, đề cập đến định nhóm Ưu nhược điểm việc định theo nhóm Ưu điểm: - Thông tin kiến thức đầy đủ - Tăng tính đa dạng quan điểm - Quyết định có chất lượng cao - Dễ dàng chấp nhận giải pháp Nhược điểm: - Tốn nhiều thời gian - Gây áp lực tuân thủ nhóm - Một vài thành viên có tính thống trị thảo luận - Trách nhiệm mơ hồ Bây giờ, ta xét hiệu hiệu suất Các nhà nghiên cứu cho định đưa nhóm có hiệu định đưa cá nhân Tính hiệu hiểu tính xác, tính sáng tạo hay tính chấp nhận Còn hiệu hiểu tốc độ cá nhân định có hiệu Tuy nhiên định theo nhóm thường có hiệu suất (hiệu suất đo thời gian) thấp định cá nhân nhóm nhiều thời gian để thu thập thông tin thảo luận Nhìn chung định theo nhóm, hiệu đủ lớn để triệt tiêu tổn thất mặt hiệu suất, nên khuyến khích áp dụng Kỹ thuật định theo nhóm 99 Khi làm việc nhóm định, nhóm áp dụng kỹ thuật Các kỹ thuật góp phần hạn chế bớt nhược điểm hình thức 2.1 Động não (brainstorming) Động não kỹ thuật nhằm khắc phục áp lực tuân thủ nhóm Kỹ thuật liên quan đến quy trình tập hợp ý kiến Các thành viên nhóm ngồi quanh bàn tròn, người lãnh đạo trình bày vấn đề cách rõ ràng dễ hiểu Sau đó, thành viên tự đưa giải pháp Chúng ghi nhận thảo luận phân tích mà không trích 2.2 Kỹ thuật nhóm danh nghĩa Kỹ thuật hạn chế thảo luận trình định Các thành viên nhóm gặp mặt họp truyền thống lại làm việc cách độc lập Do có tên danh nghĩa Khi tiến hành định, kỹ thuật nhóm danh nghĩa tiến hành sau: (1) Trước thảo luận, thành viên viết giấy ý tưởng liên quan đến vấn đề (2) Từng thành viên trình bày ý tưởng Không thảo luận mà đợi ý kiến ghi nhận (3) Nhóm tiến hành thảo luận để làm rõ đánh giá ý kiến (4) Từng người xếp mức độ ưu tiên cho ý kiến Ý kiến có thứ hạng cao định sau 3.3 Kỹ thuật họp điện tử 100 Đây dạng họp mà thành viên lại thảo luận với mạng máy tính Kỹ thuật có ưu điểm trung thực, nhanh giấu tên người có ý kiến Tóm lại - Hành vi nhóm thể qua kết thực công việc hài lòng thành viên nhóm phụ thuộc vào nhiều yếu tố Cấu trúc nhóm góp phần định hình dự báo hành vi nhóm - Quy trình làm việc nhóm ảnh hưởng đến kết công việc hài lòng thành viên - Mức độ phức tạp hay đơn giản nhiệm vụ mà nhóm đảm nhận tác động đến hành vi nhóm - Việc định nhóm có điểm mạnh hạn chế so với định cá nhân Có thể áp dụng số kỹ thuật để giảm bớt nhược điểm [...]... lại - Hành vi của nhóm thể hiện qua kết quả thực hiện công vi c và sự hài lòng của các thành vi n trong nhóm sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố Cấu trúc nhóm sẽ góp phần định hình và dự báo hành vi của nhóm - Quy trình làm vi c của nhóm sẽ ảnh hưởng đến kết quả công vi c và sự hài lòng của các thành vi n - Mức độ phức tạp hay đơn giản của nhiệm vụ mà nhóm đảm nhận cũng tác động đến hành vi của nhóm - Vi c... độ gắn kết của các thành vi n trong nhóm hay mức độ động vi n để các thành vi n ở lại làm vi c chung Nghiên cứu cho thấy, sự tương quan giữa liên kết và năng suất lao động còn phụ thuộc vào các chuẩn mực liên quan đến thực hiện công vi c do nhóm đề ra Nếu chuẩn mực này cao và nhóm có tính liên kết cao thì năng suất làm vi c của nhóm sẽ cao 4 Quy trình làm vi c nhóm Quy trình này cho biết nhóm hoạt động... làm vi c tập thể đã đề cập ở mục 3.5 Quy trình làm vi c nhóm sẽ góp phần cải thiện sự lãng phí này Quy trình nhóm bao gồm giao tiếp để trao đổi thông tin, quá trình ra quyết định trong nhóm, hành vi của người lãnh đạo, quyền lực và xung đột trong nhóm Chúng ta sẽ từng bước làm rõ 97 những yếu tố này qua các bài tiếp theo (bài 6, bài 7) để thấy rõ hơn ảnh hưởng của nó đến hành vi nhóm 5 Nhiệm vụ của nhóm. .. Chúng ta có thể nhận thấy tác động của quy trình nhóm lên kết quả công vi c của nhóm và sự hài lòng của các thành vi n trong nhóm được trung hòa bởi nhiệm vụ mà nhóm đang tiến hành thực hiện Nhiệm vụ có thể là đơn giản hay phức tạp Tính phức tạp cao nói lên những nhiệm vụ mới mẻ, không có tính thông lệ Chúng ta đều thấy, khi nhiệm vụ đơn giản, các thành vi n trong nhóm chỉ cần dựa vào quy trình hoạt... đó, nhóm sẽ vẫn làm vi c có hiệu quả cho dù lãnh đạo nhóm yếu kém, xung đột cao, truyền thông kém Còn với nhiệm vụ có tính phức tạp, các thành vi n trong nhóm cần phải gặp nhau nhiều hơn để thảo luận Vậy nếu người lãnh đạo yếu, quá trình truyền thông không đảm bảo, xung đột nhiều thì hiệu quả làm vi c của nhóm sẽ bị ảnh hưởng rất lớn Chúng ta vừa lần lượt phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi nhóm. .. trích 2.2 Kỹ thuật nhóm danh nghĩa Kỹ thuật này hạn chế sự thảo luận trong quá trình ra quyết định Các thành vi n trong nhóm vẫn gặp mặt nhau như các cuộc họp truyền thống nhưng lại làm vi c một cách độc lập Do đó mới có tên là danh nghĩa Khi tiến hành ra quyết định, kỹ thuật nhóm danh nghĩa sẽ tiến hành như sau: (1) Trước khi thảo luận, mỗi thành vi n vi t ra giấy những ý tưởng của mình liên quan... Thành phần nhóm Hầu hết các hoạt động của nhóm đòi hỏi sự đa dạng về kỹ năng và kiến thức Như vậy, khi một nhóm không đồng nhất về giới tính, tính cách cá nhân, ý kiến, khả năng, quan điểm thì nhóm đó thường xảy ra xung đột nhưng kết quả thực hiện công vi c lại cao Còn sự khác biệt về chủng tộc và văn hóa cũng sẽ làm cho quá trình thực hiện công vi c hay giải quyết vấn đề của các thành vi n trong nhóm. .. bình quân của cả nhóm sẽ nhỏ hơn năng suất lao động của từng cá nhân trong nhóm Tại sao vậy? Nguyên nhân là do có sự so bì bởi có người cho rằng phân công công vi c trong nhóm không đồng đều Bên cạnh đó trách nhiệm trong công vi c còn mơ hồ, không cụ thể đến từng người nên các thành vi n không có ý thức cố gắng Cuối cùng hiệu suất 96 của cá nhân cũng sẽ giảm khi họ cảm thấy rằng sự đóng góp của họ không... chính thức do tổ chức đặt ra hoặc đạt được một cách không chính thức nhờ vào tuổi tác, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, tính cách mà mọi người đánh giá cao Người ta chứng minh được rằng địa vị có ảnh hưởng đến sức mạnh của các chuẩn mực trong tổ chức và áp lực tuân thủ các chuẩn mực đó Ví dụ, các thành vi n trong nhóm có địa vị cao thường tự do hơn, ít chịu khuôn phép từ các chuẩn mực của tổ chức và áp... (khoảng 7 người) hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn nhóm đông người (12 người hoặc nhiều hơn) Tuy nhiên, nhóm đông người lại có ưu thế nhờ sự đa dạng của các thành vi n Một trong những phát hiện quan trọng liên quan đến quy mô nhóm là lãng phí thời gian khi làm vi c tập thể (social loafing) Sự lãng phí này được hiểu là khi làm vi c tập thể cá nhân có khuynh hướng ít cố gắng hơn là làm vi c cá nhân, dẫn đến ... sống nhóm - Tăng khả dự đoán hành vi thành vi n nhóm - Giảm quan hệ rắc rối thành vi n nhóm - Giúp phân biệt nhóm khác Như vậy, biết chuẩn mực nhóm, người quản lý giải thích hành vi thành vi n nhóm. .. hành vi làm vi c nhóm Đôi thắc mắc rằng: tổ chức, có nhóm làm vi c tốt nhóm khác? Tại có nhóm mà thành vi n chấp hành nghiêm túc quy định làm vi c nhóm? Câu trả lời không đơn giản chút kết làm vi c... làm vi c có tạo điều kiện thuận lợi cho thành vi n nhóm gặp gỡ trao đổi công vi c hay không 92 Nguồn lực thành vi n nhóm 2.1 Khả Khả tập hợp thước đo qua xác định thành vi n làm công vi c nhóm