Mẫu thư tín thương mại TIẾNG ANH

Có nhiều doanh nghiệp đạt được những thành công vang dội có tầm ảnh hưởng tới thế giới nhưng bên cạnh đó không ít doanh nghiệp đã phá sản ảnh hưởng ít nhiều tới nền kinh tế. Những doanh nghiệp thành công là những doanh nghiệp biết kết hợp rất nhiều yếu tố . Đặc biệt

MẪU THƯ TÍN THƯƠNG MẠI TIẾNG ANH

COMMERCIAL CORRESPONDENCE- THƯ TÍN THƯƠNG MẠI

Business letter- Order Sample

Dear Mr Schmidth

Thank you for your enquiry of 30 May 2012 and please find enclosed our offer for bamboo salad bowl sets No 05/VH-WM/12 and the latest catalogue

However, we would like to note the following points:

The price at which the goods are offered is USD 10.5 per set CIF Hamburg, Germany including packing, firm within three months, we also allow a 5% usual trade discount of FOB price for your first order

We have the good available for immediate shipment from stock within 3 weeks from receipt of your official order for order under 2000 sets

Payment is to be made in US Dollar by L/C at sight to be opened through

CommerzBank, Muenchen 30 days prior to the shipment

We assure you that our bamboo salad bowl sets are food safe, attractive in

design, reasonable in price will be popular in the Europe

We look forward to your early order

Yours sincerely

Michael Hoang

Director

MẪU CÂU ORDER

Commercial Correspondence- THƯ TÍN THƯƠNG MẠI

Business letter- Order

MẪU CÂU

1 Thank you for your offer dated 1 December and we agree on your stated terms and conditions

2 We would like to thank you for the samples sent to us on 25 last month and

would be glad if you accept and make up our enclosed immediately for various carpets

3 We thank you for offer no 234 of 6 May for small sized agricultural machines and glad to place an order on the terms and conditions as follows

4 We would like to confirm your order No by telex sent this morning reading

in full as follows:

“10 pumps type… At the price of USD 1200 per unit FOB Haiphong for

immediate shipment and payment to be made by irrevocable L/C as usual and state some following points:

5 Thank you for sending us your catalogue and current price list with your offer

No … dated 4 August, but we regret to inform that your price is higher than that

of other suppliers However, we hope to have other chance to do business with you in the future

6 Could you please arrange for immediate dispatch? And by the way we enclose the detailed instructions for packing and marking for your attention

7 We would appreciate your dispatch exactly at the due stated in the order and

we shall not take delivery of the goods after 31 December when the season is over in our market

8 We believe that our products with high quality will sell well, and look forward

to receiving your further orders

9 We would like to have three sets of technical instructions for the machine’s installment, operation and maintenance Once of the 3 sets is to be air-mailed in advance so that we can translate into Vietnamese for domestic consumers, the other two sets are to be shipped with the goods

10 We think these machines will be guaranteed within 24 months from the delivery date and 6 months since the usage dates

11 The goods under the order No… dated 25 April are ready for collection We would like to open a L/C on the terms and conditions as mentioned in the order above

12 We are glad to inform you that the consignment of components for colored

TV assembly under your order No… has been shipped on board SS Hau River The ship will be sailing from Osaka tomorrow, and we hope when the goods arrive in HCM city, you will be satisfied with them and our promptness in

dealing your order.

13 Today, we have received in full the goods placed under order No… and would like to thank you for your special attention to this order As stated this is only a trial order Next month we will place large orders and hope to receive your regarding special order care

14 We hope that the perfect fulfillment of the order will lead to better future business relationship on the basic of mutual benefit

15 We can now feel at ease as our order No … has been finally fulfilled

Through there were insurmountable difficulties and thought of canceling the order sprang up to our mind at times during the execution of the order We hope our further large orders in the future will be executed promptly and most

efficiently

IF you have any question, please contact me at

yahoo: dichthuatchaua.com@gmail.com

ĐẶT HÀNG-ORDER

Thư tín thương mại- Business letter/ Commercial Correspondence

Đặt hàng- Order

State of ordering goods:

I Placing an order

1 Order by letter:

- Must be accurate, clear and easy to understand

- Includes full details of the seller and buyer’s address, order number and

description of the goods: name, reference number, number of units, unit price…

- State your requirements as to delivery address, date and mode of transport, insurance, the term of payment agreed, discount…

2 Order form

- Must be provided by the seller

- The forms are pre-numbered, and there fore, easy to refer to

- Important details can not easily be overlooked

- It is easy to see the general conditions on the front under which orders are placed

- Must be sent with a covering letter to confirm the details in writing to avoid misunderstandings

3 Covering letter

a Explain there is an order accompany the letter

+ chúng tôi gửi kèm thư này đơn đặt hàng số 345 hỏi mua 25 máy thu bán dẫn hiệu “clearsound”

+ Please find enclosed our Order No 345 for 25 “clearsound” transitor receivers + thank you for your reply of 1 April regarding our email about the labtops Enclosed you will find our official order for 1000 labtops

b Confirm important details such as terms of payment, discount, delivery, and methods of delivery

+ theo như thỏa thuận, các ngài sẽ được thanh toán sau 30 ngày chấp nhận đổi chứng từ bằng những chứng từ gửi cho ngân hàng của chúng tôi( Ngân hàng ngoại thương Việt Nam)

+ As agreed you will draw on us at 30 days, D/A, with the documents being sent

to our bank, the bank for Foreign trade of Vietnam, Vietcombank

+ Chúng tôi xác nhận là thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang đã được chúng tôi xin mở tại ngân hàng trong khoảng thời gian 90 ngày

+ We would like to confirm that payment is to be made by irrevocable L/C for

90 days

+ Chúng tôi xin cảm ơn các ngài đã cho chúng tôi được hưởng mức chiết khấu thương mại 30% và 10% chiết khấu theo số lượng

+ We would like to thank you for the 30% trade discount and 10% quantity discount you allowed us

+Chúng tôi xin nói rằng mức chiết khấu thương mại 25% là phù hợp

+ We would like to say that the 25% trade discount is quite safisfactoy

+ điều quan trọng là hàng phải được giao trước đầu tháng 11 cho kịp mùa giáng sinh

+ it is essential that the goods are delivered before the beginning of November in time for the Christmas rush

c Methods of delivery:

It is a good idea to advise the company on how you want the goods packed and sent

+ Hãy nhớ rằng vận chuyển bằng đường hàng không mới đảm bảo giao hàng nhanh chóng

+ Please remember that only airfreight will ensure prompt delivery

d Packing:

Advise your supplier how you want the goods packed and marked so that they can easily be recognized by the supplier and customer

+ Mỗi chiếc đĩa phải được gói riêng bằng giấy bọc rơm ở bên ngoài và vận chuyển bằng các thùng thưa bằng gỗ bên ngoài ghi rõ”sản phẩm của Mỹ” và đánh số từ 1-10

+Each piece of crockery is to be individually wrapped in thick paper, packed in straw and shipped in wood crates with the words”product of the USA marked outside and numbered 1-10”

+ Loại thảm này phải được đóng gói có đai ở hai đầu để tránh bị mòn

+ The carpets should be wrapped and hooped at both ends to avoid wear

e Enclosing:

+ Chúng tôi sẽ đặt hàng nhiều hơn nữa nếu đơn hàng này được hoàn thiện làm chúng tôi hài long

+ We will place further orders if this one is completed to our satisfaction

+ Nếu đơn hàng thử này thỏa mãn mọi yêu cầu chắc chắn nó sẽ làm tăng các hoạt động kinh doanh trong tương lai gần

+ If this trial order is met satisfactorily, it is likely to lead to further business in the near future

II Acknowledging an order

An order should be acknowledged as soon as it is received

+ Chúng tôi vui mừng thông báo với các ngài là chúng tôi đã thực hiện xong đơn hàng của các ngài và giờ đây đang thu xếp để giao ngay

+ We are pleased to inform you that we have already made up your order and are now making arrangements for shipment to Osaka

+ Đơn hàng số 642 hiện nay đang được xử lý và sẵn sàng giao vào cuối tuần này + Your order no 642 is now being processed and should be ready for dispatch

by the end of this week

III Advising dispatch

When the goods are dispatched, the buyer should be notified, either by advice note or by letter stating what has been sent, when the goods were send and reached the destination, the means of transport used, so that he an make the necessary arrangements to get the goods

+ hàng của các ngài đặt mua đã được xếp lên tàu Oriet đi từ Hải phòng vào ngày 4/5 và sẽ đến Kobe vào ngày 8/5 Các chứng từ vận tải đã được chuyển cho Ngân hàng ở Kobe để nhận hàng

+ Your order is already on board the SS Orient and sailing from Hai phong on 4 May and arriving Kobe on 8 May The shipping documents have been forwarded

to your bank in Kobe for collection

IV Decling the order

- Reasons for decling an order

+ The seller is not satisfied with the buyer’s terms and conditions

+ The goods are not available

+ The buyer’s credit is suspected

- How to write letters rejecting orders?

+ Regret your inability to met the buyer’s needs

+ Propose an alternative product, if one is available

V Seller’s counter offer

When the seller receives an order he can not meet for some reasons, he mays: + send a substitute

+ made a counter offer

+ regretfully decline the order

Exercise

1 Chúng tôi xin cảm ơn thư chào hàng của các ngài đề ngày 1 tháng 12 và chúng tôi thấy có thể chấp nhận được những điều kiện nêu trong đó:

Thank you for your offer dated 1 December and we agree on your stated terms and conditions

2 Chúng tôi xin cảm ơn hàng mẫu các ngài đã gửi cho chúng tôi hôm 25 tháng trước và sẽ rất vui mừng nếu các ngài chấp nhận và thực hiện ngay đơn đặt hàng mua các loại thảm mà chúng tôi gửi kèm thư này

We would like to thank you for the samples sent to us on 25 last month and would be glad if you accept and make up our enclosed order immediately for various carpets

If you have any question, do not hesitate to contact me at

yahoo:dichthuatchaua.com@gmail.com

BÁO GIÁ QUOTATION

Thư tín thương mại- Commercial Correspondence/ Business letter

Báo giá- quotation

What is a quotation?

A quotation is a promise to supply goods on terms stated (các điều kiện nêu rõ)

What information is in a quotation?

Thank customers for their interests

e.g:

Thank you for your enquiry dated 21 April 2010 asking about/concerning(lien quan) our sport wear

Details about prices, discounts, terms of payments

e.g:

We usually allow a 15% trade discount on/for orders of over 1000 units

5% off retail price: giảm giá 5% giá bán lẻ

The price quoted is $200 C.I.F Hai Phong

Payment by irrevocable letter of credit/checque/in cash/

Terms of delivery:

An expression of hope that the quotation will be accepted

Tabulated quotation: lập bảng/danh sách

- Covering letter: thư gửi kèm place more emphasis on the points you want

to get attention from customers and take the chance (tận dụng cơ hội) sto

introduce st new to the customers

If you have any question, do not hesitate to contact me at

yahoo: dichthuatchaua.com@gmail.com

LAYOUT OF BUSINESS LETTER

- A mean to keep contact with customers

- To exchange information/understanding customer’s requirement/ to get to know customers

- To create a good impression on customers

1 Letter head/ sender’s address

- The printed letter head is on the middle-top of the paper

- The sender’s address is always place on the top right-hand side of the paper

- It includes the name of the company/address/ telephone and fax

number/email and website address

1. Date line is below the sender’s address(not to write months in feeder to avoid confuse

American English: 1/11/2010 means November

British English: 1/11/2010 means January

- Consist of the signer’s initials:

Our ref: NT/TH

Your ref: PQ/23

- On the left hand side of the paper

- It includes:

 courtesy title+ name of receiver

e.g

Mr Vu Nga

Sales manager

Westwood Ltd

Nguyen Xien Street

Thanh Xuan, Hanoi

Vietnam

For the attention of the production manager

Dear Sir,

Dear Sirs

Dear Madam

Dear Sir/Madam

Dear Mr Smith

Dear Mrs Alison

Dear Miss Anna

Dear Ms Alison

Re: order No 136

1. Body of the letter: message is paragraphs

Dear sir Yours faithfully Dear Mr Smith Yours sincerely

Hand written signature

The writer full name

Job title

+p.p(pre pro): for and on behalf of the manager

e.g

Yours sincerely

Hoan

Vu Nga

Sales Manager

e.g:

Yours sincerely

Hai

Mr Danny

p.p Vu Nga

Sales Manager

Enc./End

Enc Catalogue and price list

- Cc: carbon copy

- Bcc: blind carbon copy

1. Letter layout

- Full blocked format: all parts of the letter begins at the left hand side

- Blocked format: the same as full blocked format, except the date line, reference initials, the closing salutation, signature and the sender’s address identification are on the right

- ½ semi-blocked format: the same as blocked format: the beginning of each paragraph is indented 5 or 10 spaces

MẪU THƯ REQUEST

Inquiry samples

Dear sir

Thank you for enquiry of 4th April in which you asked about our carpets and the conditions and terms for a big order

We ‘ve already sent you by parcel post a range of rug samples which are made of different materials, including synthetic fiber

We have enclosed the price lists, details about the terms and conditions for the order with big quantity

We are looking forward to hearing from you and to your opinion about our products

Yours faithfully

Vu nga

Vienam Export company

Thưa các ngài,

Chúng tôi xin cảm ơn thư của các ngài đề ngày 4 tháng 4 hỏi về các loại thảm của chúng tôi và điều kiện cho một đơn đặt hàng mua số lượng lớn Chúng tôi đã

gửi bằng bưu kiện hàng loạt mẫu thảm thuộc các đề tài và bằng các nguyên liệu khác nhau kế cả bằng sợi tổng hợp

Chúng tôi xin gửi kèm đây bảng giá, cùng với chi tiết các điều kiện cho một đơn mua hàng mua số lượng lớn

Chúng tôi mong được tin và ý kiến của các ngài về các loại thảm của chúng tôi Kính chào

Từ vựng:

Sport wear: quần áo thể thao

Clothes: quấn áo chung chung

To appreciate: cảm kích

For your reference: dành cho các ngài tham khảo

To be very interested in: hết sức quan tâm, Best attention, To place great

emphasis on st

Good value for money: đáng tiền

Sole exporter: nhà xuất khẩu độc quyền

Specification: đặc điểm kỹ thuật, quy cách

Test certification: giấy chứng nhận kiểm tra

Immediate shipment: giao hàng ngay

Dịch các câu kết thúc thư hỏi hàng:

1. Chúng tôi hy vọng nhận được thư hồi âm của các ngài trong tương lai gần

2. Chúng tôi mong sớm nhận được thư trả lời của các ngài

3. Cuối cùng, chúng tôi muốn lưu ý rằng cần phải giao hàng trước Giáng Sinh và hy vọng rằng chúng tôi có đước sự đảm bảo đó của các ngài

4. Nếu các ngài đồng ý giảm giá theo yêu cầu của chúng tôi, chúng tôi sẽ đặt hàng mua số lượng lớn

5. Chúng tôi cần giao hàng nhanh vì chúng tôi có sự luân chuyển hàng liên tục Do đó chúng tôi cần các ngài đảm bảo là lúc nào cúng giao đúng hạn

6. Nếu sản phẩm đó tốt chúng tôi sẽ đặt hàng nhiều hơn nữa trong tương lai

7. Nếu giá niêm yết cạnh tranh, chất lượng đạt tiêu chuẩn, chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên

8. Miễn là các ngài báo giá hợp lý và đảm bảo giao hàng trong vòng 4 tuần sau khi nhận được đơn đặt hàng chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên

9. We hope to hear from you in the near future

10. We would be grateful for as early reply

11. Finally, we would like to point out that delivery before Christmas is essential, and hope that you can offer us that guarantee

12. If you can offer to the concession we have asked for, we will place a substantial order

13. Prompt delivery would be necessary as we have a rapid turnover We would therefore need your assurance that you could meet all delivery date