Giáo trình quản trị hành chánh

Giáo trình QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH Người biên soạn: TS Trương Quang Dũng PHẦN NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ I QUẢN TRỊ VÀ NHÀ QUẢN TRỊ Khái niệm quản trị - Quản trị tác động chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm thực mục tiêu vạch cách tối ưu điều kiện biến động môi trường - Quản trị hoạt động phát sinh từ tập hợp nhiều người, cách có ý thức để hoàn thành mục tiêu chung Đặc điểm quản trị - Đối tượng tác động chủ yếu quản trị người - Mục tiêu thường đòi hỏi phải đạt hiệu cao - Quản trị vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật + Tính khoa học: quản trị phải dựa quy luật khách quan (tự nhiên, kỹ thuật xã hội); dựa nguyên tắc quản trị sử dụng kỹ thuật quản trị + Tính nghệ thuật: biểu số lĩnh vực nghệ thuật sử dụng người, nghệ thuật giải khó khăn, nghệ thuật giao tiếp, phê bình, sử dụng thời gian Quản trị sở kinh doanh quản trị quan hành Đối với sở kinh doanh, lợi nhuận dùng để đo lường thành quan hành khó để đo lường thành hoạt động Vì vậy, mục tiêu, quy chế, quy định… thường sử dụng để quản trị quan hành Chức quản trị Chức quản trị hoạt động quản trị, tách riêng trình phân công chuyên môn hóa lao động quản trị Hiện theo sách giáo khoa quản trị có chức quản trị chủ yếu: hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm tra Nhà quản trị 5.1 Khái niệm: nhà quản trị người huy, có chức danh định hệ thống quản trị có trách nhiệm định hướng, tổ chức, điều khiển kiểm tra hoạt động người khác Nhà quản trị người định tổ chức thực định 5.2 Các cấp quản trị Các nhà quản trị thường chia thành cấp: - Nhà quản trị cấp cao: nhà quản trị hoạt động cấp cao tổ chức Nhiệm vụ họ lập tổ chức thực định chiến lược, phát triển trì tổ chức Họ chịu trách nhiệm thành cuối tổ chức Các chức danh họ thường chủ tịch, giám đốc, hiệu trưởng…… - Nhà quản trị cấp trung: quyền nhà quản lý cấp cao Nhiệm vụ họ đưa định chiến thuật để thực kế hoạch, phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung Các chức danh họ thường trưởng phòng, trưởng ban… - Nhà quản trị cấp thấp: cấp bậc cuối hệ thống cấp bậc quản trị Nhiệm vụ họ đưa định tác nghiệp nhằm hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển nhân viên công việc hàng ngày Các chức danh họ thường tổ trưởng, trưởng nhóm… 5.3 Cấp bậc nhà quản trị chức quản trị Theo phân tích Mahoney thời gian dành cho chức cấp quản trị sau: HOẠCH TỔ ĐIỀU KIỂM ĐỊNH CHỨC KHIỂN TRA CẤP THẤP 15% 24% 51% 10% CẤP TRUNG 18% 33% 36% 13% CẤP CAO 28% 36% 22% 14% Bảng số liệu cho thấy, tổ chức, nhà quản trị cấp cao dùng nhiều thời gian để hoạch định, phối hợp nhà quản trị cấp thấp ngược lại 5.4 Các kỹ nhà quản trị - Kỹ tư duy: Đây kỹ quan trọng nhà quản trị, đặc biệt nhà quản trị cấp cao Kỹ giúp nhà quản trị đề chiến lược, sách Xác định vấn đề mấu chốt định thành bại tổ chức - Kỹ nhân sự: Là khả động viên người Kỹ thể công việc: quan hệ với người khác, phát nhân tài, liên kết tài năng, tạo môi trường thuận lợi cho cống hiến tốt người khác Đây kỹ đòi hỏi bắt buộc nhà quản trị - Kỹ kỹ thuật (chuyên môn): Là khả cần thiết để thực công việc cụ thể, nói cách khác trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhà quản trị Các phương pháp quản trị 6.1 Phương pháp hành chính: tác động trực tiếp vào đối tượng quản trị định mang tính bắt buộc, đòi hỏi nhân viên phải chấp hành 6.2 Phương pháp kinh tế: tác động vào đối tượng quản trị thông qua lợi ích kinh tế, đối tượng quản trị tự lựa chọn phương án hoạt động có hiệu phạm vi hoạt động họ 6.3 Phương pháp giáo dục: tác động vào nhận thức tình cảm nhân viên nhằm nâng cao tính tự giác nhiệt tình họ việc thực nhiệm vụ Các nguyên tắc quản trị 7.1 Nguyên tắc tập trung dân chủ Bảo đảm mối quan hệ chặt chẽ tối ưu tập trung dân chủ, mở rộng dân chủ yêu cầu tập trung thống cao Dân chủ mức đưa đến tự vô phủ, tập trung mức dẫn đến tập trung quan liêu Tập trung phải sở dân chủ, dân chủ phải thực sở tập trung 7.2 Nguyên tắc sử dụng toàn diện phương pháp quản trị Theo nguyên tắc cần kết hợp tốt phương pháp hành chính, kinh tế giáo dục Phải tùy theo đối tượng mà sử dụng tổng hợp toàn diện phương pháp quản trị với thay đổi liều lượng tác động cách linh hoạt, phù hợp 7.3 Nguyên tắc nắm bao quát, ý toàn diện, tập trung xử lý khâu yếu Đây nguyên tắc quy định phương pháp làm việc nhà quản trị Nhà quản trị phải nắm tình hình cách bao quát, toàn diện không bỏ sót chi tiết dù nhỏ Từ tìm khâu xung yếu, vấn đề then chốt, công việc cấp bách để tập trung giải có hiệu dứt điểm Sự phát triển lý thuyết quản trị 8.1 Lý thuyết cổ điển quản trị - Học thuyết F.W.Taylor Nghiên cứu phân tích trình vận động lao động người sản xuất Trên sở đề quy trình lao động hợp lý với suất hiệu cao Đặc trưng bất học thuyết Taylor hợp l{ hóa lao động, tổ chức lao động khoa học Một hạn chế lớn học thuyết thiếu nhân bản, coi người đinh ốc máy - Học thuyết H.Ford Sáng lập hệ thống sản xuất theo dây chuyền sở chuyên môn hóa phân công lao động Nhờ hệ thống suất lao động tăng lên, thời gian đào tạo thợ giảm 8.2 Trường phái quan hệ người hay tâm lý xã hội Trường phái nghiên cứu động tâm l{ thuộc hành vi người trình sản xuất, quan hệ tập thể Đặc biệt vấn đề xung đột hợp tác Nói chung, “những cái” mà trường phái cổ điển xem nhẹ bỏ qua Lý luận quản trị trường phái xây dựng chủ yếu vào thành tựu khoa học tâm lý Tư tưởng trường phái nhiều nước giới áp dụng, đặc biệt Nhật Đại diện trường phái H.Munsrerberg, M.P.Follet Elton Mayo, A Maslow 8.3 Trường phái kinh nghiệm Trường phái nhà quản trị có thâm niên nhiều kinh nghiệm công tác quản trị đề xuất Họ xây dựng sở lý luận chủ yếu dựa vào kinh nghiệm thực tiễn Chú trọng đến việc tổng kết kinh nghiệm nhà lãnh đạo lớn truyền bá kinh nghiệm cho tổ chức 8.4 Lý thuyết định lượng quản trị (Trường phái đại) Nội dung chủ yếu trường phái nhấn mạnh đến phương pháp khoa học việc giải vấn đề quản lý, sử dụng mô hình toán học, định lượng hóa yếu tố có liên quan, áp dụng thống kê, khảo sát xã hội học, sử dụng máy tính điện tử làm công cụ 8.5 Trường phái quản trị Nhật Bản 8.5.1 Thuyết Z W.Ouchi Ông cho thái độ người lao động tuz thuộc vào cách thức mà họ đối xử Nội dung cốt lõi thuyết Z cho công nhân làm việc suốt đời, xây dựng trung thành thợ chủ, tất họp thành gia đình 8.5.2 Lý thuyết KAIZEN Masaakiimai Cốt lõi lý thuyết cải tiến nhỏ, bước Ở Nhật công việc cải tiến ngày thông qua phương pháp KAIZEN II CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH Khái niệm, nhiệm vụ hoạch định 1.1 Khái niệm: Hoạch định tất công việc quản l{ liên quan đến việc chuẩn bị cho tương lai 1.2 Nhiệm vụ: Dự đoán, thiết lập tầm nhìn, mục tiêu giai đoạn Tại cần hoạch định - Tăng khả đạt kết mong muốn - Giúp nhà quản trị biết cách đạt mục tiêu - Phát triển tinh thần làm việc tập thể - Giúp nhà quản trị kiểm tra việc thực mục tiêu Các loại hoạch định - Hoạch định chiến lược: xác định mục tiêu thời gian dài, đề biện pháp lớn có tính định hướng - Hoạch định tác nghiệp: xác định mục tiêu ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu lĩnh vực cụ thể định Quá trình hoạch định - Phân tích môi trường - Thiết lập tầm nhìn - Thiết lập mục tiêu - Xây dựng kế hoạch thực mục tiêu 4.1 Phân tích môi trường Môi trường tổ chức tổng hợp yếu tố bên bên tác động ảnh hưởng đến kết hoạt động tổ chức 4.1.1 Môi trường bên Môi trường bên bao gồm yếu tố từ bên có ảnh hưởng khách quan đến hoạt động tổ chức Thường yếu tố: - Kinh tế Các yếu tố tác động đến tổ chức cách khác chúng thường biểu mặt nguồn kinh phí hoạt động, mức độ lạm phát, thất nghiệp, thu nhập dân cư, … - Chính trị Bao gồm đường lối sách phủ, hệ thống luật pháp, diễn biến trị nước, khu vực giới … - Xã hội Các yếu tố thường biểu mặt quan niệm đạo đức, lối sống, phong tục, tập quán, trình độ văn hóa, dư luận xã hội - Công nghệ Những tiến khoa học công nghệ hội cho việc nâng cao hiệu quản trị, chẳng hạn áp dụng công nghệ tin học quản trị… Việc phân tích môi trường bên giúp tổ chức phát triển danh mục hội môi trường mang lại lợi ích mối đe dọa (nguy cơ) cần tránh 4.1.2 Môi trường bên (nội bộ) Bao gồm điều kiện hoàn cảnh bên tổ chức có ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức Thường yếu tố: - Nhân lực Đây yếu tố quan trọng cho dù mục tiêu xây dựng hoàn chỉnh đến mức độ mà người làm việc có chất lượng chiến lược mang lại hiệu cao Khi nghiên cứu yếu tố cần làm rõ khía cạnh: cấu nhân lực, phân bổ sử dụng nhân lực, trình độ chuyên môn, khả đào tạo, … - Tài Đây yếu tố đặc biệt tổ chức quan tâm Khi nghiên cứu yếu tố cần xem xét nội dung: khả nguồn tài so với yêu cầu nhiệm vụ, khả huy động nguồn tài chính, cách thức phân bổ nguồn tài … - Nền nếp tổ chức Là tổng hợp kinh nghiệm, cá tính bầu không khí tổ chức Khi nghiên cứu yếu tố cần xem xét khả hoạt động độc lập cá nhân, mức độ hợp tác đoàn kết, tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá kết hoạt động nhân viên, … Phân tích môi trường bên giúp tổ chức nhận thức rõ điểm mạnh cần phát huy điểm yếu cần hạn chế 4.1.3 Công cụ phân tích môi trường Để thuận tiện cho việc phân tích môi trường, sử dụng kỹ thuật phân tích SWOT Mục đích việc phân tích phối hợp mặt mạnh, mặt yếu với nguy hội thích hợp MA TRẬN SWOT NHỮNG CƠ HỘI NHỮNG NGUY CƠ Opportunities (O) Threats (T) 1……………………… 1……………………… 2………………………3…………… 2……………………… ………… 3……………………………………… ……………………… ……… NHỮNG ĐIỂM MẠNH Phối hợp S/O Phối hợp S/T Strenghs (S) 1………………………… 2………………………… 3………………………………………… ………… NHỮNG ĐIỂM YẾU Phối hợp W/O Phối hợp W/T Weaknesses (W) 1………………………… 2………………………… 3………………………………………… ………… Để xây dựng ma trận SWOT trước tiên phải liệt kê mặt mạnh, mặt yếu, hội nguy Sau tiến hành so sánh cặp tương ứng yếu tố nói để tạo cặp phối hợp logic Quá trình tạo nhóm phối hợp Tương ứng với nhóm phương án cần xem xét - S/O: Sử dụng điểm mạnh bên để tận dụng hội bên - S/T: Sử dụng điểm mạnh bên để tránh khỏi hay giảm ảnh hưởng mối đe dọa bên - W/O: Cải thiện điểm yếu bên cách tận dụng hội bên - W/T: Làm giảm điểm yếu bên tránh khỏi mối đe dọa với môi trường bên Đây phương án có tính chất phòng thủ Ngoài phối hợp tổng hợp yếu tố: S + O + W + T Đó tận dụng điểm mạnh khai thác hội để khắc phục điểm yếu hạn chế rủi ro 4.2 Thiết lập tầm nhìn (sứ mạng) Tâm nhìn tuyên bố có giá trị lâu dài mục đích tổ chức Những tuyên bố coi quan điểm hay định hướng hoạt động lâu dài tổ chức Do tầm nhìn tuyên bố thái độ nên thường biểu cách trừu tượng Tầm nhìn cần phải trình bày ngắn gọn, cô đọng dễ hiểu Khi viết tầm nhìn tổ chức cần dựa vào hội, nguy điểm mạnh, điểm yếu tổ chức xác định phần phân tích môi trường Ví dụ: Học viện X phấn đấu đến năm 2020 trở thành học viện có chất lượng hàng đầu khu vực 4.3 Xác định mục tiêu 4.3.1 Mục tiêu Thuật ngữ mục tiêu dùng để kết cụ thể mà tổ chức cần phấn đấu đạt Mục tiêu phải quán với tầm nhìn cụ thể hóa thành tiêu giai đoạn Mục tiêu thường có hai loại dài hạn ngắn hạn - Mục tiêu dài hạn: đề cho khoảng thời gian tương đối dài, thường năm, chúng xác lập cho nhiệm kz hoạt động, chẳng hạn năm Ví dụ: quan X đề mục tiêu: năm tới tin học hóa toàn hệ thống thông tin nội qua mạng máy tính - Mục tiêu ngắn hạn: đề cho khoảng thời gian vòng năm Mục tiêu ngắn hạn thường cụ thể phải nêu kết cách chi tiết, thường lập chung cho toàn tộ chức phận chức 4.3.2 Kỹ xây dựng mục tiêu Căn vào tình hình thực tế, khả thực tổ chức, lãnh đạo cấp cao phải xây dựng mục tiêu cho toàn tổ chức lãnh đạo phận phải xây dựng mục tiêu cho phận Khi xây dựng mục tiêu tổ chức phải tuân thủ nguyên tắc SMART sau: - Mục tiêu phải cụ thể (Specific) Tức phải rõ mục tiêu liên quan đến vấn đề gì, không nói cách chung chung Chẳng hạn mục tiêu “sẽ giúp đỡ người nghèo thành phố” mục tiêu không cụ thể Chúng ta giúp người nghèo vật chất hay đào tạo nghề… Và không thực thực tế - Mục tiêu phải đo lường (Measurable) Tức phải định lượng hóa kết cuối cần đạt tiêu đánh giá Đây điều quan trọng sau mục tiêu đề tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá kết đạt Mặt khác, mục tiêu lượng hóa dễ dàng cho việc lập kế hoạch thực mục tiêu Ví dụ: UBND quận X đề tiêu: phấn đấu giảm số hộ nghèo quận năm tới Đây mục tiêu không cụ thể không định lượng hóa kết cuối Mục tiêu tốt là: phấn đấu giảm số hộ nghèo quận năm tới xuống 3% - Mục tiêu phải đạt (Achievable) Nói chung mục tiêu đề yêu cầu phải có phấn đấu định thực Tuy nhiên đặt mục tiêu cao khả đạt Muốn biết mục tiêu đề có thực tế hay không cần phải tiến hành phân tích dự báo số kiện môi trường Ví dụ: Trường đại học Z phấn đấu 100% giảng viên đổi phương pháp giảng dạy năm học tới Mục tiêu không thực tế kinh phí trang bị phương tiện giảng dạy năm tới không dược cấp - Mục tiêu phải quán (Realicstic) Có nghĩa việc thực mục tiêu không cản trở việc thực mục tiêu khác Ví dụ: quan X đặt mục tiêu năm 2009: + 100% hồ sơ xếp lại theo trình tự có danh mục + Tiết kiệm 20% kinh phí mua sắm văn phòng phẩm Mục tiêu 100% hồ sơ xếp lại cho thấy cần phải mua sắm nhiều văn phòng phẩm giá, cặp…… kinh phí mua sắm văn phòng phẩm lại tiết kiệm 20% Nếu không phân tích rõ tiết kiệm khoản nào, kinh phí cấp cho việc mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho việc xếp lại hồ sơ có nguy mục tiêu không quán với - Mục tiêu phải rõ thời gian thực (Time) Tức phải rõ giới hạn thời gian thực khoảng thời gian 4.4 Xây dựng kế hoạch thực mục tiêu Sau xây dựng mục tiêu, cần xây dựng cho mục tiêu kế hoạch thực Việc xây dựng kế hoạch tùy thuộc tổ chức kế hoạch phải thể nội dung chủ yếu: công việc cần làm, người chịu trách nhiệm, thời gian từ bắt đầu hoàn tất, tình trạng thực đến đâu Ví dụ: KẾ HOẠCH THỰC HIỆN MỤC TIÊU 100% hồ sơ xếp lại theo trình tự có danh mục S NỘI DUNG NGƯỜI THỜI TÌNH GHI TT CÔNG VIỆC THỰC HIỆN GIAN TRẠNG CHÚ Công bố kế hoạch thực Lãnh đạo Từ 15/3/09 Đã thực mục tiêu văn phòng đến 1/4/09 (R) Xây dựng cách thức Nhân viên Từ 5/4/09 xếp hồ sơ thụ lý đến 15/5/09 Chuẩn bị giá kê, bìa in Nhân viên Thường sẵn, kẹp giấy… thụ lý xuyên Thực xếp Nhân viên Từ 1/6/09 thụ lý đến 1/11/09 Kiểm tra đánh giá Lãnh đạo tháng lần Trong kế hoạch có cột tình trạng Cột giúp nhà quản trị ghi nhớ thời hạn kiểm tra công việc đề có thực theo kế hoạch hay không III CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Khái niệm: chức tổ chức việc lựa chọn công việc, phận bố trí phận người lãnh đạo với nhiệm vụ, quyền hạn để thực mục tiêu tổ chức Các yêu cầu nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức 2.1 Các yêu cầu cấu tổ chức quản trị tối ưu - Đảm bảo tính tối ưu - Đảm bảo tính linh hoạt hay khả thích nghi cao - Đảm bảo độ tin cậy hoạt động - Đảm bảo tính kinh tế 2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức quản trị - Chiến lược mục tiêu tổ chức - Quy mô mức độ phức tạp tổ chức - Kỹ thuật công nghệ sử dụng Ví dụ cấu tổ chức trường học IV CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN Khái niệm: Điều khiển hoạt động liên quan đến hướng dẫn, động viên người quyền thực mục tiêu tổ chức Điều khiển hiểu huy người Động lý thuyết động viên 2.1 Động Động sức mạnh xảy lòng người đó, thúc đẩy người hành động hướng tới mục tiêu định Nguyên tắc QT: Hiệu làm việc = f (năng lực * động cơ) Năng lực khả làm việc người thực tế Năng lực phụ thuộc vào kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, mối quan hệ, hệ thống giá trị 2.2 Các lý thuyết động viên 2.2.1 Lý thuyết cấp bậc nhu cầu Abraham Maslow Trình tự xếp nhu cầu Abraham Maslow Nhu cầu Những nhu cầu tự trọng Những nhu cầu XH cấp cao Những nhu cầu an toàn, an ninh Những nhu cầu Nhu cầu cấp thấp - Những nhu cầu bản: ăn, uống, mặc, nhu cầu tồn khác - Những nhu cầu an toàn an ninh: an toàn, không bị đe dọa - Những nhu cầu XH: tình bạn, xã hội chấp nhận… - Những nhu cầu tự trọng: tôn trọng người khác tôn trọng, địa vị - Những nhu cầu tự thể hiện: chân, thiện, mỹ, tự chủ, sáng tạo, hài hước Maslow chia nhu cầu thành hai cấp: cấp cao cấp thấp Sự khác biệt hai loại nhu cầu cấp thấp thỏa mãn chủ yếu từ bên ngoài, nhu cầu cấp cao lại thỏa mãn chủ yếu từ nội người 2.2.2 Lý thuyết hai nhân tố Herzberg Herzberg xây dựng thuyết động viên cách liệt kê nhân tố trì nhân tố động viên người lao động - Các nhân tố trì gồm: điều kiện làm việc, tiền lương, an toàn nghề nghiệp… - Các nhân tố động viên gồm: thành tích, công nhận, tiến bộ… PHẦN II CÁC VĂN BẢN THÔNG DỤNG TRONG MỘT TỒ CHỨC HÀNH CHÁNH Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung số loại văn định 1.1 Quốc hiệu Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” 1.2 Tên quan ban hành văn Tên quan ban hành văn bao gồm tên quan ban hành văn tên quan cấp trực tiếp (nếu có) Tên quan ban hành văn phải ghi đầy đủ theo tên gọi thức, tên quan cấp trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Giáo hội Phật giáo (GHPG) Ví dụ: GÍAO HỘI PHẬT GIÁO VIỆT NAM HỌC VIỆN PHẬT GIÁO… UBND TỈNH X HỘI KHUYẾN HỌC TỈNH 1.3 Số, ký hiệu văn - Số văn số thứ tự đăng k{ văn quan ban hành năm Số văn ghi số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm - Ký hiệu văn bao gồm chữ viết tắt tên loại văn (trừ công văn) chữ viết tắt tên quan ban hành văn Ví dụ: Quyết định Học viện Phật giáo: Số: 09/QĐ-HVPG 1.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn - Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành nơi quan đóng trụ sở - Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ký ban hành Lưu { phải viết đầy đủ ngày tháng năm ; số ngày, tháng nhỏ 10 phải ghi thêm số trước 1.5 Trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn 1.6 Nội dung văn Nội dung văn nơi phản ánh quy định đặt ra; vấn đề, việc… trình bày Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Các vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa thực theo quy tắc tả tiếng Việt; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn 1.7 Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền - Việc ghi quyền hạn người k{ thực sau: + Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan; + Trường hợp k{ thay người đứng đầu quan phải ghi chữ viết tắt “KT.” (k{ thay) vào trước chức vụ người đứng đầu quan; + Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan; + Trường hợp ký thừa uỷ quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan - Chức vụ người ký: Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức người k{ văn quan; ghi chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký, phó tổng thư k{ v.v , không ghi lại tên quan - Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người k{ văn Trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác, trừ văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trường hợp cần thiết, ghi thêm học hàm, học vị 1.8 Dấu quan Dấu văn đóng chữ ký, lệch phía trái chiếm khoảng từ 1/3 đến ½ chữ ký 1.9 Nơi nhận Nơi nhận xác định quan cá nhân nhận văn với mục đích trách nhiệm cụ thể để giám sát; xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan cá nhân nhận văn trình người k{ văn định Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên quan, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung, ví dụ: Các Bộ, quan ngang Bộ… 1.10 Dấu mức độ khẩn, mật - Văn xác định độ khẩn theo ba mức: hoả tốc, thượng khẩn khẩn Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, quan cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người k{ văn định Dấu độ khẩn phải khắc sẵn, mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi - Văn xác định độ mật theo ba mức: tuyệt mật, tối mật mật Nếu văn cần thu hồi đóng dấu thu hồi Cách thực mức độ khẩn 1.11 Các thành phần thể thức khác - Địa quan, địa E-Mail, địa Website, số Tel, số Fax công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời… để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ; - Các dẫn phạm vi lưu hành “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ”… dẫn dự thảo văn “dự thảo” hay “dự thảo lần ” đánh máy dùng dấu khắc sẵn để đóng lên văn dự thảo văn bản; - Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành; - Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự; - Số trang: văn phụ lục gồm nhiều trang từ trang thứ hai trở phải đánh số thứ tự; số trang phụ lục văn đánh riêng, theo phụ lục K ỹ th u ậ t t r ì n h b ày 2.1 Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn - Khổ giấy: Văn trình bày giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các loại văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) mẫu in sẵn - Kiểu trình bày: Văn trình bày theo chiều dài trang giấy Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu không làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy - Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm 2.2 Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn a) Quốc hiệu: trình bày ô số - Dòng chữ trên: “CộNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm - Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: trình bày ô số - Tên quan cấp trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng - Tên quan ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ c) Số, ký hiệu văn bản: trình bày ô số Số trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; số, năm ban hành k{ hiệu văn có dấu gạch chéo (/); nhóm chữ viết tắt có dấu gạch nối không cách chữ (-) Ví dụ: Số: 33/2008/NQ-HVPG; Số: 15/QĐ-HVPG; Số: 23/BC-HVPG d) Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản: trình bày ô số Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy Ví dụ: Nha Trang, ngày 05 tháng 02 năm 2008 đ) Tên loại trích yếu nội dung văn - Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày ô số 5a; tên loại văn đặt canh (cân đối dòng) chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ - Trích yếu nội dung công văn trình bày ô số 5b, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng e) Nội dung văn bản: trình bày ô số Phần nội dung trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên Đối với văn có phần pháp l{ để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng cuối kết thúc dấu phẩy g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền - Quyền hạn, chức vụ người k{ trình bày ô số 7a; chức vụ khác người ký trình bày ô số 7b; chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” “Q.” (quyền), quyền hạn chức vụ người k{ trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm - Họ tên người k{ văn học hàm, học vị (nếu có) trình bày ô số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm - Chữ ký người có thẩm quyền trình bày ô số 7c h) Dấu quan: trình bày ô số i) Nơi nhận: trình bày ô số 9a 9b - Phần nơi nhận ô 9a (chỉ áp dụng công văn) trình bày sau: + Từ “kính gửi” tên quan cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; + Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm Nếu công văn gửi cho hai quan cá nhân trở lên tên quan, cá nhân nhóm quan, cá nhân trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối có dấu chấm - Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung công văn loại văn khác) trình bày sau: + Từ “nơi nhận” trình bày dòng riêng, sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; + Phần liệt kê quan cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan cá nhân nhóm quan nhận văn trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối bao gồm chữ “lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” (văn thư quan), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết) đặt ngoặc đơn, cuối dấu chấm k) Dấu mức độ khẩn, mật - Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật) đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi đóng vào ô số 11 - Dấu độ khẩn đóng vào ô số 10b Con dấu độ khẩn có hình chữ nhật, đó, từ “hoả tốc”, “thượng khẩn” “khẩn” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng 30mm x 8mm, 40mm x 8mm 20mm x 8mm l) Các thành phần thể thức khác - Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày ô số 11; cụm từ “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Chỉ dẫn dự thảo văn trình bày ô số 12; từ “dự thảo” cụm từ “dự thảo lần ” trình bày khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành trình bày ô số 13; ký hiệu chữ in hoa, số lượng chữ số, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; - Địa quan; địa E-Mail; địa mạng (Website); số điện thoại, số Fax trình bày trang đầu văn bản, ô số 14, chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang vùng trình bày văn bản; - Phụ lục văn bản: phụ lục kèm theo văn trình bày trang giấy riêng; từ “phụ lục” số thứ tự phụ lục (trường hợp có từ hai phụ lục trở lên) trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) phụ lục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Số trang văn trình bày giữa, đầu trang giấy (phần header) góc phải, cuối trang giấy (phần footer), cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng PHỤ LỤC Mẫu Nghị (Hội đồng ….) HỘI ĐỒNG … ……….…… Số: /… /NQ-HĐ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm 20 NGHỊ QUYẾT … ( 1) H Ộ I ĐỒN G (1) K H O Á K Z HỌ P T H Ứ ( n ếu có) Căn ………………………………………………………………………; Căn (2) .; , QUYẾT NGHỊ: Điều (3) Điều Điều Nghị Hội đồng Khoá kz họp thứ thông qua Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (4) A.XX (5) CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung nghị (2) Các để ban hành nghị (3) Nội dung nghị (4) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (5) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) Mẫu 2: Quyết định TÊN CQ CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: …./QĐ- (1) ., ngày tháng năm 20 QUYẾT ĐỊNH Về việc (2) T H ẨM QUY ỀN B AN H ÀNH (3) Căn (4) ; ; Xét đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều (5) Điều Điều Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (6) - .; - ; - Lưu: VT, (7) A.XX (8) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Chữ viết tắt tên quan ban hành định (2) Trích yếu nội dung định (3) Nếu thẩm quyền ban hành định thuộc người đứng đầu quan, tổ chức ghi chức vụ người đứng đầu (ví dụ: Giám đốc , Viện trưởng Viện , Chủ tịch ); thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan ghi tên tập thể tên quan (ví dụ: Ban thường vụ , Hội đồng…, ) (4) Nêu trực tiếp để ban hành định (5) Nội dung văn (6) Quyền hạn, chức vụ người k{ Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM Ban thường vụ, TM Hội đồng…); trường hợp cấp phó giao k{ thay người đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người k{ văn (7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (8) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) Mẫu 3: Quy chế, quy định (ban hành kèm theo định) TÊN CQ CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ (QUY ĐỊNH) (1) (Ban hành kèm theo Quyết định số ./QĐ- ngày tháng năm 20 ) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Điều Điều Chương Điều Điều Chương Điều Điều ./ QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung quy chế (quy định) Mẫu - Chỉ thị TÊN CƠ QUAN Số: … /CT- (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ., ngày tháng năm 200…… CHỈ THỊ (2) (3) / Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Chữ viết tắt tên quan ban hành thị (2) Trích yếu nội dung thị (3) Nội dung văn Mẫu 5: Công văn TÊN CQ CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN Số: / (1) - (2) V/v … …(3)……… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm 20 Kính gửi: - ……………………… .…………; - ……………………… .…………; - ………………………… ……… … / Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - Như trên; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu: VT, A.XX Nguyễn Văn A Số …… phố ., quận ……… , Thành phố (tỉnh)………… ĐT: (08) ………………… , Fax: (08) …………………… E-Mail: Website: …………………… (nếu cần) Ghi chú: (1) Chữ viết tắt tên quan ban hành công văn (2) Chữ viết tắt tên phận soạn thảo chủ trì soạn thảo công văn (3) Trích yếu nội dung công văn Mẫu 6: Biên TN CQ CẤP TRÊN TN CƠ QUAN Số: /BB- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ., ngày tháng năm 20 • • • • • • • • • • • • BIÊN BẢN Họp - Thời gian họp : ngày tháng năm Địa điểm : Thành phần tham dự : Chủ toạ họp : Thư k{ họp : Nội dung : NỘI DUNG VÀ DIỄN BIẾN • ……………………………………………………………………………………………… • …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……… • …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …… • • • • - Kết thúc: THƯ K[ CHỦ TOẠ Mẫu 7: Mẫu văn khác (chương trình, kế hoạch, đề án, phương án…) TÊN CQ CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN (1) (2) (Ban hành (phê duyệt) kèm ngày tháng năm 20 … ) theo Quyết định số /QĐ- (3) / QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Ghi tên loại văn ban hành chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (2) Trích yếu nội dung văn (3) Nội dung văn YÊU CẦU ĐỐI VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH I YÊU CẦU CƠ BẢN: Tính khoa học - Nội dung không làm người đọc hiểu nhiều cách khác - Các ý phải theo trình tự hợp lý - Không trùng ý, thừa ý lạc đề Tính đại chúng: Phù hợp với trình độ người đọc (đối tượng VB) Tính khả thi: Thực thi thực tế II QUY TRÌNH SOẠN THẢO Chuẩn bị: - Xác định v/đ, mục đích VB để giới hạn khuôn khổ v/đ cần giải - Xác định đối tượng nhận VB (cấp trên, ngang cấp, cấp dưới…) để xác định nội dung phù hợp chức nhiệm vụ cách viết XD kết cấu, dàn ý - Mở đầu: nói rõ lý do, mục đích v/đ đặt - Nội dung: + Căn mục đích, l{ để xác định ý Mỗi ý viết đọan VB + Xin ý kiến lãnh đạo ý (nếu cần) + Xin ý kiến phận chuyên môn ý (nếu cần) - Kết thúc: nhấn mạnh ý cần quan tâm Phác thảo: từ { để phác thảo VB Hòan chỉnh: Đối chiếu với mục đích, kiểm tra thể thức VB Tổ chức hội thảo cần (dự thảo) III KỸ THUẬT SOẠN THẢO (để nâng cao chất lượng) Diễn dạt nội dung luận khoa học Nên sử dụng số liệu minh họa để tăng tính thuyết phục VD: 40kg không cấp lái xe Viết rõ ràng - Luôn hướng vào người đọc, người thi hành VB Tránh nhiều thông tin - Kỹ thuật trình bày: + Mỗi { đoạn lưu { mối quan hệ đoạn nhiều đaọn nên có tiêu đề cho đoạn, co chữ khác + Câu: Chủ ngữ - Vị ngữ - bổ ngữ + mở rộng: tính từ, trạng ngữ… + Từ ngữ: quen thuộc, thông dụng + Viết tả Lưu { sử dụng dấu , ; : ? … [...]... trị 4.1.1 Khái niệm: Quyết định quản lý là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm giải quyết vấn đề của một tổ chức 4.1.2 Các yêu cầu của quyết định quản trị - Phải có căn cứ khoa học - Phải bảo đảm tính thống nhất - Phải đúng thẩm quyền - Địa chỉ phải rõ ràng - Phải chỉ rõ thời gian thực hiện - Phải được đưa ra kịp thời 4.2 Quy trình và các kiểu ra quyết định 4.2.1 Quy trình ra quyết định Bước 1: Xác... CHỨC HÀNH CHÁNH 1 Thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong một số loại văn bản nhất định 1.1 Quốc hiệu Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” 1.2 Tên cơ quan ban hành văn bản Tên cơ quan ban hành. .. Tên cơ quan ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan ban hành văn bản và tên của cơ quan cấp trên trực tiếp (nếu có) Tên của cơ quan ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức, tên của cơ quan cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Giáo hội Phật giáo (GHPG) Ví dụ: GÍAO HỘI PHẬT GIÁO VIỆT NAM HỌC VIỆN PHẬT GIÁO… UBND TỈNH X HỘI KHUYẾN HỌC TỈNH 1.3 Số, ký hiệu... (nếu có) được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm - Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c h) Dấu của cơ quan: được trình bày tại ô số 8 i) Nơi nhận: được trình bày tại ô số 9a và 9b - Phần nơi nhận tại ô 9a (chỉ áp dụng đối với công văn) được trình bày như sau: + Từ “kính gửi” và tên các cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày... tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm l) Các thành phần thể thức khác - Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày tại ô số 11; các cụm từ “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” được trình bày cân đối trong một khung... 2 K ỹ th u ậ t t r ì n h b ày 2.1 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản - Khổ giấy: Văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên mẫu in sẵn - Kiểu trình bày: Văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy Trường hợp nội... biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy - Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm 2.2 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản a) Quốc hiệu: được trình bày tại ô số 1 - Dòng... quan cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng - Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ c) Số, ký hiệu của văn bản: được trình bày tại ô số 3 Số được trình bày bằng chữ in thường,... Kiểu 1: Nhà quản lý tự quyết định trên những thông tin họ có được Kiểu 2: Nhà quản lý thu thập những thông tin từ cấp dưới Sau đó tự quyết định Cấp dưới trong trường hợp này là nơi cung cấp thông tin cho nhà quản lý Kiểu 3: Nhà quản l{ trao đổi với cấp dưới để nghe ý kiến mà không tập hợp họ lại Sau đó ra quyết định Quyết định có hoặc không bị ảnh hưởng bởi ý kiến của cấp dưới Kiểu 4: Nhà quản l{ trao... việc liên hệ; - Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ”… hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần ” có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản; - Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành; - Trường hợp văn bản có phụ lục kèm ... chức, nhà quản trị cấp cao dùng nhiều thời gian để hoạch định, phối hợp nhà quản trị cấp thấp ngược lại 5.4 Các kỹ nhà quản trị - Kỹ tư duy: Đây kỹ quan trọng nhà quản trị, đặc biệt nhà quản trị cấp... buộc nhà quản trị - Kỹ kỹ thuật (chuyên môn): Là khả cần thiết để thực công việc cụ thể, nói cách khác trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhà quản trị Các phương pháp quản trị 6.1 Phương pháp hành chính:... đạo Ra định 4.1 Các yêu cầu định quản trị 4.1.1 Khái niệm: Quyết định quản lý hành vi sáng tạo nhà quản trị nhằm giải vấn đề tổ chức 4.1.2 Các yêu cầu định quản trị - Phải có khoa học - Phải bảo