QUẢN LÝ THƯ VIỆN VTH3

Phần mềm quản lý thư viện trường ĐH Duy Tân

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ THƯ VIỆN VTH3 Thực hiện: Giảng viên hướng dẫn: Lê Văn Hão Võ Văn Lường I. Phần mềm quản lý thư viện trường ĐH Duy Tân 1. Mục tiêu: • Sử dụng công nghệ thông tin ứng dụng công nghệ phần mềm để quản lý thư viện 2. Phạm vi: • Quản lý thư viện đại học Duy Tân 3. Lĩnh vực: • Giáo dục 4. Khách hàng: • Trường ĐH Duy Tân. 5. Phân tích SWOT: a. Phân tích điểm yêu điểm mạnh • Điểm mạnh: hệ thống Thư viện điện tử PSC zLIS PSC zLIS 6.0 sử dụng chuẩn MARC21 cho biên mục và Z39.50 cho trao đổi thông tin và tìm kiếm biên mục liên thư viện o Các tính năng nổi bật của PSC zLIS bao gồm: - Người dùng có thể nhập bất kỳ trường và trường con nào của MARC21 - Hỗ trợ cú pháp MARC21 cho người dùng khi nhập liệu, đặc biệt là Đầu biểu (LDR) và Trường kiểm soát 008 cho tất cả các loại tư liệu, các chỉ thị 1 và chỉ thị 2 cho từng trường - Có Z39.50 client tích hợp trong màn hình xử lý biên mục cho phép lấy biểu ghi trực tiếp từ các Z39.50 servers của tất cả các thư viện khác trên thế giới hỗ trợ nghi thức chuẩn Z39.50 - Người dùng tự tạo từ điển có kiểm soát cho bất kỳ trường con nào của MARC21 - Phần mềm PSC Cutter hỗ trợ tạo mã tư liệu tự động từ nhan đề sách theo quy định của Thư viện quốc gia hoặc tích hợp tự động với chương trình OCLC Cutter Program theo sự lựa chọn của người dùng - Hiển thị phích sau khi nhập biểu ghi giúp người dùng kiểm tra dữ liệu một cách trực quan - Hỗ trợ Import/Export hàng loạt biểu ghi MARC21 và MARC21XML mà không làm mất bất kỳ một thông tin nào trong biểu ghi - Chức năng tự tìm biểu ghi MARC21 từ các thư viện được chỉ định theo danh sách ISBN - Người dùng tự tạo và quản lý mẫu biểu ghi - Hỗ trợ quản lý và hiển thị biểu ghi theo bất kỳ định dạng XSL nào của người dùng - Nhập được đa ngôn ngữ trong một biểu ghi theo chuẩn Unicode . - PSC zLIS có giao diện dễ sử dụng. • Điểm mạnh: phần mềm Thư Viện điện tử quy mô nhỏ iLib.Easy Biên mục tài liệu Mượn trả tài liệu Tạo mới bản ghi Tìm kiếm/sửa chữa các bản ghi đã biên mục Tự động nhập dữ liệu từ chuẩn Marc21  Quản lý bạn đọc: làm thẻ bạn đọc  Quản lý việc lưu thông mượn trả tài liệu  Tìm kiếm các lượt lưu thông mượn trả Báo cáo thống kê Quản trị hệ thống  Thống kê các ấn phẩm đang mượn  Thống kê các ấn phẩm đã trả  Thống kê các ấn phẩm mượn quá hạn  Số ĐKCB (Đăng ký cá biệt)  In nhãn mã vạch cho tài liệu  Thống kê danh sách bạn đọc  Xuất các báo cáo ra file excel  Tham số hệ thống  Backup dữ liệu  Khôi phục dữ liệu • Điểm mạnh sản phẩm: o Phù hợp với đặc điểm trung tâm thông tin. Sản phẩm thích hợp đối với tổ chức có nhu cầu quản lý dữ liệu số, có nhu cầu tra cứu qua mạng o Các tài liệu được quản lý hoàn toàn bằng mã vạch, tích hợp mã vạch thiết bị từ giúp các thao tác nghiệp vụ được thuận tiện và hiệu quả. o Dễ triển khai và bảo trì o Đáp ứng được các chuẩn về thư viện hiện đại: MARC21, Z3950, ISBD, AACR2… o Cơ sở dữ liệu đáp ứng được các yêu cầu về Hệ thống thông tin, bảo mật, có khả năng lưu trữ ổn định, không hạn chế dung lượng. o Các dữ liệu nhập được sử dụng bảng mã unicode, đảm bảo hỗ trợ đa ngôn ngữ và tuân theo các chuẩn mới của Việt Nam và trên Thế giới. o Phần mềm (PM) có thể tự động hóa hoàn toàn các chức năng và quy trình nghiệp vụ trong của thư viện. o PM là công cụ hiệu quả để xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục, dữ liệu số. o Tích hợp Web và Internet, PM giúp các thư viện có thể đưa kho tài liệu của mình lên mạng, thư viện có thể được khai thác mọi lúc, mọi nơi. o Đầy đủ các báo cáo nghiệp vụ thư viện. • Điểm yếu sản phẩm: o Giá tương đối cao hơn so với sản phẩm thị trường. o Chỉ sử dụng trên hệ điều hành Windows(XP,Vista,Window 7, ). b. Cơ hội: • Hiện nay, phần mềm quản lý thư viện của các trường ĐH, CĐ,… còn khá đơn giản, một số trường còn chưa ứng dụng phân mềm vào công tác quản lý thư viện. • Đã có sự tin tưởng và đơn đặt hàng của trường CĐ Công Nghệ Thông Tin Đà Nẵng,ĐH Ngoại Ngữ. c. Cạnh tranh: • Cở sở vật chất của các thư viện ngày càng được cải thiện và đổi mới,chính vì vậy yêu cầu PM quản lý phải phức tạp và hiện đại hơn.PM của chúng ta có các chức năng cấp cao,đáp ứng tốt cho các thư viện mạnh về công nghệ. II. Yêu cầu kinh doanh: a) Sơ đồ tổ chức đơn vị: b) Danh sách các điểm công tác và người sử dụng: • Giám đốc thư viện : Trần Thị Thúy Kiều. o Quản lý chung nhân sự và tài liệu thư viện ở 2 cơ sở ở Quang Trung và Phan Thanh. • Phòng nghiệp vụ bao gồm : o Trần Thị Thúy Kiều: Quản lý chung. o Trần Thị Yến Phương: Xử lý nghiệp vụ, phụ trách công đoàn, bộ phận chấm công. o Đoàn Thị Như Quỳnh: Xử lý nghiệp vụ, quản lý công văn, biên mục, báo, tạp chí. o Phạm Nguyễn Minh Ngọc: Phụ trách làm thẻ thư viện (tại cơ sở 209 Phan Thanh). • Phòng phục vụ: o Nguyễn Thị Mỹ Thuận: Phụ trách quầy lưu hành. c) Quy trình nghiệp vụ thư viện • Phòng nghiệp vụ o Tìm kiếm tài liệu, cập nhật tài liệu, quản lý tài liệu chung o Xử lý nghiệp vụ công đoàn, chấm công : o Xử lý nghiệp vụ công văn, biên mục báo tạp chí o Làm thẻ thư viện (Thư viện 209 Phan Thanh)  Đối với bạn đọc là sinh viên ĐH chính quy học theo hình thức tín chỉ của Trường: Giám đốc Phòng nghiệp vụ Phòng phục vụ Phòng đọc sinh viên Phòng đọc cán bộ - giảng viên Quầy lưu hànhXử lý nghiệp Quản lý công o Có danh sách lớp do phòng QLĐT-CTSV cung cấp (đầy đủ thông tin cá nhân của sinh viên và hình) để thư viện mở trang bạn đọc. Thẻ sinh viên cũng đồng thời là thẻ thư viện. o Hàng năm SV phải đến thư viện gia hạn thẻ để tiếp tục sử dụng Thư viện (vì có thể bạn đọc ngừng học). o Nếu bạn đọc bị mất thẻ SV phải báo ngay với bộ phận tiếp bạn đọc để tạm thời khóa quyền sử dụng thư viện.  Đối với bạn đọc là giảng viên - CBCC hoặc giảng viên thỉnh giảng của Trường . Khi làm thẻ mang theo tấm hình 3x4 (đề nghị có giấy xác nhận của Khoa hoặc Quyết định tuyển dụng của Trường) để được cấp quyền sử dụng tài liệu điện tử.  Đối với bạn đọc là học viên SĐH có cùng khối ngành kinh tế, nếu có nhu cầu tham khảo tài liệu của TV. Khi làm thẻ mang theo 2 tấm hình 3x4 và có giấy xác nhận là học viên của trường đang học. • Phục vụ bạn đọc : o Kiểm tra thẻ thư viện o Nếu không có thẻ hoặc thẻ hết hạn sử dụng + Tiến hành đăng kí lại thẻ sinh viên mới. + Nếu không đăng kí mới thì sinh viên không được vào thư viện. o Nếu đúng cung cấp chìa khóa vật dụng o Bạn đọc phải biết nội quy của thư viện, và tuân thủ đúng nội quy của thư viện o Mượn trả sách: + Kiểm tra sách trong kho tài liệu + Kiểm tra số lần mượn + Thời hạn mượn trả sách o Những bạn đọc mượn sách quá thời hạn sẽ bị tước quyền sử dụng thư viện. o Kiểm tra việc sử dụng máy tính của bạn đọc. III. Yêu cầu chức năng. 1. Danh sách chức năng của hệ thống a) Tìm kiếm b) Danh mục c) Biên mục d) Làm thẻ e) Báo cáo f) Hệ thống 2. Đặc tả chức năng hệ thống a) Tìm kiếm: nơi người dùng tìm kiếm thông tin tài liệu theo mong muốn. o Tìm kiếm nhanh: chức năng này giúp người dùng tra cứu nhanh.  Chọn mảng tài liệu cần tìm kiếm (sách, luận văn, tập chí, bài báo, ebook, tài liệu nghe nhìn, ).  Nhập tên tài liệu.  Tác giả.  Chọn khoa. o Tìm kiếm nâng cao: Cho phép bạn lọc các kết quả cho tìm kiếm của mình khi bạn dùng những thông số được sắp xếp thứ tự, và bạn sẽ có kết quả tìm kiếm chính xác hơn. Bạn có thể lọc các kết quả tìm kiếm theo:  Nhan đề cần tìm kiếm.  Tìm kiếm theo: tác giả, từ khóa, tóm tắt.  Loại tài liệu (sách, luận văn, tập chí, bài báo, ebook, tài liệu nghe nhìn, ).  Chọn khoa.  Nhà xuất bản.  Năm xuất bản. o Yêu cầu cập nhật: người dùng có thể yêu cầu thư viện cập nhật các thông tin mà thư viện chưa có để thư viện bổ sung. b) Danh mục: cập nhập cơ sở dữ liệu. • Cập nhập loại tin: o Cập nhập thông tin, xử lý thông tin, phân loại tài liệu theo các loại tin:  Internet  Báo – tạp chí  Luận văn  Tài liệu điện tử • Cập nhập chủ đề: o Cập nhập thông tin, xử lý thông tin, phân loại tài liệu theo từng chủ đề:  Tài chính  Thuế  Vật liệu xây dựng  Tín dụng ngân hàng  … • Cập nhập khoa o Cập nhập thông tin, xử lý thông tin, phân loại tài liệu theo từng khoa:  Khoa Xã Hội Nhân Văn  Khoa Đào Tạo Quốc Tế  Khoa Xây Dựng  Khoa Du Lịch  … • Cập nhập ngành o Cập nhập các chuyên ngành có trong chương trình đào tạo của trường, thuộc các khoa tương ứng:  Ngành công nghệ phần mềm – khoa công nghệ thông tin  Ngành hệ thống thông tin – khoa công nghệ thông tin  … • Cập nhập nhân viên, phân quyền o Chức năng này cho phép người quản lý quản lý toàn bộ tài liệu của thư viện và thông tin các nhân viên của mình: quyền hạn, chức vụ, địa điểm công tác…(nhờ các usename, passwork riêng biệt) o Đồng thời củng đảm bảo được tính toàn vẹn và bảo mật của hệ thống nhờ việc cung cấp cho mỗi nhân viên khả năng đăng nhận vào hệ thống, quyền hạn và mức độ tác động tới hệ thống thông tin của thư viện • Cập nhập kiểu file o Cập nhập các file dữ liệu,các định dạng file có thể dùng trong quá trình cập nhập và tìm kiêm tài liệu • Cập nhập kiểu dữ liệu o Cập nhập thông tin, xử lý thông tin, phân loại tài liệu theo kiểu tài liệu  Tạp chí chuyên ngành  Tài liệu điện tử  Tài liệu tham khảo  Báo – tạp chí  … • Cập nhập ngôn ngữ o Cập nhập các loại ngôn ngữ sẽ được sử dụng trong quá trình cập nhập thông tin, tài liệu cho hệ thống thư viện:  Tiếng Anh  Tiếng Pháp  Tiếng Trung  Tiếng Nga  … • Cập nhập phân loại: o Cập nhập thông tin, xử lý thông tin, phân loại tài liệu theo từng phân loại:  Nhân văn  Nghiên cứu  Các phương pháp luận  … • Cập nhập nơi lưu trữ: [...]... mượn sách thư viện phải có thẻ thư viện • Phải đảm bảo rằng các phần của Danh Mục đã được cập nhập đầy đủ để tránh lỗi trong quá trình cập nhật thông tin cho Biên Mục Biểu đồ ngữ cảnh V Bạn đọc Đăng kí thành viên Bạn đọc Mượn, trả sách Tìm kiếm tài liệu Bạn đọc Giám Đốc Nhân viên Quản lý tổng thể Phần Mềm Quản Lý Thư Viện Quản lý bạn đọc Thống kê tài liệu Nhân viên Quản lý tài liệu... lưu trữ để tiện cho việc quản lý và phân quyền cho các nhân viên của thư viện va người quản lý thư viện  Phòng lưu hành • Thông tin về sách, báo – tạp chí, luận văn,… sẽ được lưu trữ ở phần này  Phòng nghiệp vụ • Thông tin về nhân viên (chức vụ, quyền hạn, nơi công tác), sẽ được lưu ở mục này để tiện công việc chấm công, nghiệp vụ công đoàn sẽ được lưu ở mục này  Phòng quản lý (mặc định) • Tất cả... giám đốc thư viện hoặc người quản lý • Cấu hình máy : o Ram tối thiểu: 256MB o Bộ xử lý tối thiểu: Pentium dual core o Bộ nhớ phải trống ít nhất 1GB • Chỉ sử dụng được trên hệ điều hành: Windows (XP,Vista, Windows 7) • Hệ thống website đáp ứng nhu cầu truy cập