Thể thức văn bản và kĩ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn Kỹ thuật trình bày văn 12/23/15 Mục tiêu * Kin thc : Trình bày thành phần văn QLNN theo thể thức Nêu kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn *K nng: iền thnh phần bn qun lý Nh nứơc theo úng th thức văn (tên, v trí, phông cbữ, c chữ, kiu chữ) * Thỏi - Tích cực hợp tác Phần I Hướng dẫn chung Phần II Thể thức văn Phần III Kỹ thuật trình bày Phần I Hướng dẫn chung Phạm vi đối tượng áp dụng Thể thức văn Kỹ thuật trình bày văn Phông chữ trình bày văn Phạm vi đối tượng áp dụng Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn QPPL, VBHC văn bản; áp dụng quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân ( Gọi chung quan, tổ chức) Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành nên văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn quy định Thông tư gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ trữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác Phông chữ trình bày văn Là phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc văn Đối với văn dùng trao đổi thông tin điện tử quan, tổ chức Nhà nước, phải sử dụng phông chữ mã ký tự chữ Việt ( phông chữ tiếng Việt Unicode) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Phần II Thể thức văn Quốc Hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Nội dung văn Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận 10 Dấu mức độ khẩn, mật Quốc hiệu Minh hoạ Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam chữ: Cộng hoà xã hội chủ Độc lập - Tự - Hạnh phúc nghĩa Việt Nam; Độc lập Tự Hạnh phúc e Nội dung văn Phần nội dung văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13 14; xuống dòng, chữ đầu lùi vào cm đến 1,27 cm Đối với văn QPPL, VBHC có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng cuối kết thúc dấu phẩy * Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: - Phần, chương: từ phần , chương số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dừng chữ số La Mã Tiêu để ( tên) phần, chương đặt dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ mục số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng ,đậm Số thứ tự mục dùng chữ số ả rập Tiêu để mục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 12 13, kiểu chữ đứng đậm; - Điều: từ điều , số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn ( 13 - 14), kiểu chữ đứng đậm Số thứ tự điều dùng chữ số ả rập, sau số thứ tự có dấu chấm; - Khoản: Số thứ tự khoản điều dùng chữ số ả rập, dấu chấm, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn ( 13 - 14), kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng việt theo thứ tự a, b, c, sau có dấu ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn ( 13 - 14), kiểu chữ đứng; * Trường hợp nội dung VB phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ trình bày sau: - Phần ( có): từ phần số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm STT phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần đặt dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 13 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: STT mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề mục trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: STT khoản mục dùng chữ số ả rập, sau có dấu chấm; STT tiêu đề khoản ( có) trình bày chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn ( 13 14), kiểu chữ đứng, đậm - Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự a, b, c, sau có dấu ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn ( 13 14), kiểu chữ đứng g Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13 14, kiểu chữ đứng đậm Họ tên người ký học hàm, học vị ( có) đư ợc trình bày chữ in thư ờng, cỡ chữ 13 14, kiểu chữ đứng đậm h Dấu quan, tổ chức Ví dụ: KT Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Hà Mạnh An Hoặc: KT Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng GS.TSKH Nguyễn Văn A i Nơi nhận: - Nơi nhận công văn gồm: Tên quan, tổ chức, cá nhân thuộc phần Kính gửi phần Nơi nhận cuối văn Từ kính gửi tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng Sau từ Kính gửi có dấu hai chấm; công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ kính gửi tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dòng; trường hợp công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân trở lên tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dùng cuối có dấu chấm - Nơi nhận Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch : Tên quan, tổ chức, cá nhân thuộc phần Nơi nhận cuối văn Từ nơi nhận trình bày dòng riêng, sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận VB trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận Vb trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối bao gồm chữ Lưu, sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt VT ( Văn thư), chữ viết tắt tên đơn vị ( phận) soạn thảo VB số lượng lưu ( trường hợp cần thiết) đặt ngoặc đơn, cuối dấu chấm Ví dụ: Nơi nhận: - UBND tỉnh: Báo cáo; - PGD Văn Bàn: Thực hiện; - Sở VH-TT: Phối hợp; -UBND huyện Văn Bàn: Phối hợp đạo; - Lưu: VT, TH k Dấu mức độ mật, khẩn Được thực theo quy định pháp luật chế độ mật, khẩn Con dấu độ khẩn có hình chữ nhật, đó, từ hoả tốc , thượng khẩn khẩn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn l Các thành phần thể thức khác - Số trang VB trình bày giữa, đầu trang giấy góc phải, cuối trang giấy, chữ số ả rập, cỡ chữ 13 14, kiểu chữ đứng Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức Các thành phần thể thức văn trình bày trang giấy, sau phần cuối văn sao, đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn Các thành phần thể thức trình bày sau: Hình thức sao: Cụm từ Sao y , từ trích lục trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 14, kiểu chữ đứng, đậm Ví dụ: Sao y Bảo Yên, ngày 28 tháng 10 năm 2004 Ví dụ: Sao lục Bảo Yên, ngày 28 tháng 10 năm 2004 Ví dụ: Trích Bắc Hà, ngày 28 tháng 10 năm 2004 Phần IV Tổ chức thực Thông tư có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng công báo (Tức bắt đầu thực nước từ ngày 21/5/2005) Quá trình thực gặp vướng mắc, phản ánh Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ Phụ lục i Bảng chữ viết tắt tên loại văn ST T Tên loại văn hành Chữ viết tắt ST T Tên loại văn hành Chữ viết tắt Quyết định (Cá biệt) QĐ 14 Giấy chứng nhận CN Chỉ thị (Cá biệt) CT 15 Giấy uỷ nhiệm UN Thông báo TB 16 Giấy mời GM Thông cáo TC 17 Giấy giới thiệu GT Chương trình CTr 18 Giấy nghỉ phép NP Kế hoạch KH 19 Giấy dường ĐĐ Phương án PA 20 Giấy biên nhận hồ sơ BN Đề án ĐA 21 Phiếu gửi PG Báo cáo BC 22 Phiếu chuyển PC 10 Biên BB 11 Tờ trình TTr Bản y SY 12 Hợp đồng HĐ Bản trích TS 13 Công điện CĐ Bản lục SL Bản văn Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn Ô số Thành phần thể thức văn Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 5a Tên loại trích yếu nội dung văn 5b Trích yếu nội dung công văn hành Nội dung văn 7a, 7b, 7c 9a, 9b Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận 10a Dấu mức độ mật 10b Dấu mức độ khẩn 11 Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành 12 Chỉ dẫn dự thảo văn 13 Ký hiệu người đánh máy số phát hành 14 Địa quan, tổ chức; Email, số điện thoại Mẫu chữ chi tiết trình bày thể thức văn ST T Một vài ví dụ Mẫu công văn Mẫu báo cáo, tờ trình Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn Ô số Thành phần thể thức Hình thức Sao y chính, Trích sao, Sao lục Tên quan, tổ chức văn Số, ký hiệu Địa danh ngày, tháng, năm 5a, 5b, 5c Chức vụ, họ tên chữ ký ngư ời có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận [...]... thành phần thể thức khắc của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận Phần III: kỹ thuật trình bày 1 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản 2 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản 3 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao 1 Khổ giấy, kiểu trình bày và định... của văn bản hành chính - Số của văn bản hành chính: Là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong 1 năm Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản Số của văn bản được ghi bằng chữ số ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm -Ký hiệu của văn bản. .. kiểu trình bày và định lề trang văn bản a Khổ giấy Văn bản QPPL và VBHC được trình bày trên giấy khổ A4 Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 hoặc trên giấy mẫu in sẵn b Kiểu trình bày VBQPPL và VBHC được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không đư ợc làm... loại và trích yếu nội dung của văn bản a Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ Ví dụ: Tên văn bản Báo cáo, kế hoạch, quyết định, Tờ trình, chức ban hành Khi ban hành văn bản QPPL và văn bản hành chính, đều phải ghi tên loại, trừ công văn b Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản Ví dụ: Trích yếu nội dung... dung của văn bản a Nội dung văn bản Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, Nội dung văn bản phải phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng Chú ý: - Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng; - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt; - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày,... quan, tổ chức sao văn bản là tên cơ quan, tổ chức thực hiện việc sao văn bản c Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này ( Phụ lục I) Số được ghi bằng chữ số ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng... ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản -VD: Theo QĐ số:56/2003/QĐ-BGD&ĐT ngày 10/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và đào tạo b Bố cục văn bản: Theo mẫu Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự... nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo 3 mức sau: Hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn - Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn theo quy định của pháp luật và mực dùng để đóng độ khẩn dùng mực mầu đỏ tươi 11 Thể thức bản sao a Hình thức bản sao gồm một trong các dòng chữ sao y bản. .. Huyện Văn Bàn c Số, ký hiệu của văn bản Từ số được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ số có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo ( / ); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ ( ), d Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. .. chức ban hành văn bản Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp ( nếu có) Căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, ... III: kỹ thuật trình bày Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn a... Hướng dẫn chung Phần II Thể thức văn Phần III Kỹ thuật trình bày Phần I Hướng dẫn chung Phạm vi đối tượng áp dụng Thể thức văn Kỹ thuật trình bày văn Phông chữ trình bày văn Phạm vi đối tượng áp... thuật trình bày thành phần thể thức Các thành phần thể thức văn trình bày trang giấy, sau phần cuối văn sao, đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn Các thành phần thể thức