Quy chế quản lý vốn, tài sản, chế độ kế toán của công ty cổ phần

Quy chế quản lý vốn, tài sản, chế độ kế tốn cơng ty cổ phần bao gồm nội dung tổ chức quản lý, kế toán tài vụ, quản lý nguồn vốn nội dung khác liên quan, cụ thể mẫu sau đây: DỰ THẢO XÂY DỰNG QUY CHẾ VỀ QUẢN LÝ VỐN, TÀI SẢN VÀ CÔNG TÁC KẾ TỐN - TÀI VỤ CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN… - CHƯƠNG I NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG ĐIỀU I: Những pháp lý Qui chế công tác quản lý vốn, tài sản công tác kế tốn - tài vụ Cơng ty cổ phần xây dựng dựa pháp lý sau đây: - Luật Doanh nghiệp Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thơng qua kỳ họp thứ … Quốc hội khóa … ngày …./… /20….; - Nghị định số … /20… /NĐ-CP ngày … /…./20… Chính phủ “Hướng dẫn thi hành số điều Luật Doanh nghiệp” - Nghị định số … /20……/NĐ-CP ngày … /… /20… Chính phủ “Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số … /20… /NĐ-CP "; - Luật Kế toán Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày …/ …./20….; - Nghị định số … /20… /NĐ-CP ngày …./…./20… Chính phủ “Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Kế toán áp dụng hoạt động kinh doanh” - Quyết định số ……/QĐ-CĐKT Bộ trưởng Bộ Tài ban hành “Chế độ kế toán doanh nghiệp” văn hướng dẫn thi hành; - Quyết định số ……/20……/QĐ-BTC ngày …./…./20… Bộ trưởng Bộ Tài ban hành Chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư; - Các Luật thuế hành; - Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số ………… , Phòng Đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch Đầu tư ……… cấp ngày ……-… -20… ; - Qui chế tổ chức hoạt động Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát; Quy chế tổ chức mối quan hệ máy hành Công ty Cổ phần ban hành theo Quyết định số …… ngày… tháng … năm 20… Tổng Giám đốc Công ty; ĐIỀU 2: Phạm vi điều chỉnh: - Qui chế điều chỉnh hoạt động cơng tác quản lý vốn, tài sản kế tốn tài vụ Công ty Cổ phần ; - Cơng tác quản lý vốn, tài sản kế tốn – tài vụ đơn vị sở: Chi nhánh Công ty, công ty TNHH thành viên, thành lập địa phương khác Văn phịng đại diện v.v (nếu có) điều chỉnh theo qui định riêng phù hợp với điều kiện cụ thể địa phương không trái với điều có liên quan qui chế Điều 3: Đối tượng điều chỉnh Đối tượng điều chỉnh qui chế bao gồm: - Tổ chức cán cơng tác kế tốn - tài vụ; - Quản lý nguồn vốn; - Việc mua sắm, trang bị tài sản cố định, công cụ lao động; - Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng Cơng ty; - Quản lý kế tốn quĩ tiền mặt; - Chứng từ toán; - Quản lý, điều hành tài khoản ngân hàng; - Quản lý hợp đồng kinh tế; - Chế độ chi tiêu nội bộ; - Công tác kiểm kê Công ty; - Quyết tốn hạng mục cơng trình dự án đầu tư; - Kiểm tốn báo cáo tài CHƯƠNG II TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘ KẾ TOÁN – TÀI VỤ Điều 4:Tổ chức máy kế toán - Căn Luật Kế tốn Nghị định số …./20… /NĐ-CP Chính phủ “Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Kế toán lĩnh vực kinh doanh”, máy kế tốn Cơng ty Cổ phần tổ chức Phịng Kế tốn – Tài vụ; - Các phận trực thuộc công ty như: phịng, ban, Ban quản lý dự án…khơng phải đơn vị kế toán Điều 5:Các chức danh quản lý chun mơn Phịng Kế tốn – Tài vụ Khi hình thành hồn chỉnh, Phịng Kế tốn - Tài vụ Cơng ty có: - Giám đốc tài kiêm Kế toán trưởng Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm theo đề nghị Tổng Giám đốc - Kế toán viên - Thủ quĩ Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo qui định sau: a)- Thực chức đạo, kiểm tra công tác quản lý tài kế tốn - thống kê theo qui định pháp luật yêu cầu quản trị nội phạm Công ty; b)- Để thực chức trên, Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng có nhiệm vụ sau: - Tham mưu cho Tổng Giám đốc Hội đồng quản trị phương án huy động sử dụng vốn; - Tổ chức, kiểm tra giám sát công tác ghi chép ban đầu Công ty; - Hướng dẫn việc lập, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ kế toán tất phận thuộc Công ty; - Kiểm tra, giám sát khoản thu, chi Công ty; - Thẩm định hiệu kinh tế dự án đầu tư; - Lập quản lý sổ kế toán theo qui định Pháp luật; - Lập, trình ký, chuyển nộp lưu trữ Báo cáo kế toán, Báo cáo thuế, Báo thống kê định kỳ, hồ sơ nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế,v v theo qui định Pháp luật; - Quản lý, theo dõi nguồn vốn: vốn điều lệ; vốn bổ sung; vốn vay; quĩ khấu hao; vốn đầu tư xây dựng bản; vốn Cơng ty đầu tư ngồi hình thức góp vốn cổ phần, liên doanh, liên kết, mua bán chứng khốn; vốn cơng nợ phải thu, phải trả Công ty; - Tổ chức công tác Kiểm toán toán thuế hàng năm; - Xây dựng đề án phát hành Cổ phiếu Công ty công chúng tổ chức thực hiện, đạo nghiệp vụ chuyên môn đề án phê duyệt; - Quản lý, sử dụng bảo mật chứng từ, chương trình phần mềm kế tốn; - Thực nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu công tác Kế tốn quản trị cơng ty; - Kiểm tra cuối ký chứng từ, báo cáo kế toán, bảng lương, thưởng, báo cáo thuế hàng tháng, hồ sơ xin hồn thuế, tốn thuế hàng năm kết kiểm kê, kiểm tốn trước trình Tổng Giám đốc ký duyệt; - Cùng Tổng Giám đốc giải trình vấn đề liên quan đến chế độ,chính sách tài chính, kế tốn thống kê,kiểm tốn trước quan thuế, tra, kiểm tra, điều tra theo qui định Pháp luật; c Để thực nhiệm vụ trên, Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng có quyền hạn sau: - Toàn quyền điều hành nhân viên thuộc phịng Tài - Kế tốn cơng ty đơn vị sở trực thuộc (nếu có); - Kiểm tra, giám sát, đánh giá kết công tác nhân viên thuộc lĩnh vực Tài - Kế tốn Cơng ty; - Đề xuất với Tổng Giám đốc số lượng, cấu cán cần tuyển dụng tham gia đánh giá nhân viên trước tuyển dụng cho Phòng Tài - Kế tốn Cơng ty thời kỳ; - Đề nghị với Tổng Giám đốc việc nâng lương, nâng bậc, khen thưởng, kỷ luật, buộc việc nhân viên phịng Tài - Kế tốn Cơng ty kế tốn viên thuộc các đơn vị sở trực thuộc ( có); - Đăng ký chữ ký điều hành tài khoản Ngân hàng; - Dự thảo, kiểm tra trình Tổng Giám đốc ký công văn gửi ngân hàng, báo cáo thống kê định kỳ, công văn tốn cơng nợ - Thừa lệnh Tổng Giám đốc, báo cáo, giải trình tình hình tài hiệu kinh doanh Công ty trước Hội đồng quản trị; - Là Phó trưởng ban thường trực Ban kiểm kê vật tư, tài sản quĩ tiền mặt vào cuối năm tài theo định Tổng Giám đốc Cơng ty Kế tốn viên: Kế tốn viên thuộc Phịng Kế tốn – Tài vụ, đạo trực tiếp Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng thực nhiệm vụ sau: - Theo dõi tồn cơng tác tốn, bao gồm tốn tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng; - Kiểm tra chứng từ toán, lập phiếu chi, phiếu thu, ủy nhiệm chi, điện chuyển tiền, viết séc, lập Bảng kê nộp séc, giải thủ tục mở thư tín dụng (L/C) để nhập vật tư, tài sản, lập chứng từ nộp thuế, v.v ; - Quản lý Giấy tạm ứng theo dõi việc toán tạm ứng; - Lập Sổ lương, Bảng lương trình Giám đốc tài kiêm Kế toán trưởng kiểm tra Tổng Giám đốc ký duyệt trước chi lương; - Lập sổ Kế toán quĩ tiền mặt đối chiếu với Sổ quĩ tiền mặt Thủ quĩ; - Lập, chuyển, nhận quản lý chứng từ ngân hàng; lập sổ chi tiết Tài khoản ngân hàng theo yêu cầu Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng; - Chịu trách nhiệm cập nhật số liệu cung cấp kịp thời thông tin thuộc lĩnh vực giao phụ trách cho Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng Tổng Giám đốc Công ty; - Lập danh mục tài sản cố định tính khấu hao tài sản cố định; - Lập danh mục công cụ lao động phân bổ công cụ lao động vào chi phí đầu tư, sản xuất – kinh doanh; - Quản lý lập hóa đơn GTGT tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa Cơng ty; - Theo dõi lập báo cáo nợ phải thu, nợ phải trả nhà cung cấp tiêu thụ Thủ quĩ: - Thủ quĩ chịu trách nhiệm toàn diện trước Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng Tổng Giám đốc Công ty việc quản lý quĩ tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí giấy tờ khác trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu, lệnh phiếu, séc, thẻ tín dụng công ty; - Trong trường hợp, khoản tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ (nếu có), vàng, bạc, dá q (nếu có) giấy tờ có giá trị khác trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu, lệnh phiếu, séc, thẻ tín dụng Công ty phải để két sau làm thủ tục thu nhận; - Thủ quĩ người Cơng ty quản lý khóa két mở két; - Thủ quĩ không chi tiền /hoặc chuyển giao vàng, bạc, đá quí giấy tờ có giá trị khác cho ai, trường hợp khơng có chứng từ văn ký duyệt Tổng Giám đốc; - Thủ quĩ không đưa vào Két tiền thân tiền tạm gửi cá nhân nào; - Thủ quĩ phải thực kiểm kê, đối chiếu hàng ngày số tồn quĩ theo sổ Kế toán quĩ tiền mặt số tồn thực tế két Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng và/ Tổng Giám đốc có quyền kiểm tra đột xuất số tồn quĩ Trong trường hợp, số tồn thực tế két nhỏ số tồn quĩ sổ quĩ tiền mặt Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng xác nhận, thủ quĩ phải bồi thường Nếu số tiền mặt tồn thực tế két lớn số tồn sổ quĩ tiền mặt, phần chênh lệch Công ty tạm thời quản lý giải sau xác minh - Thủ quĩ có trách nhiệm kiểm tra bảo đảm cho số tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá q giấy tờ có giá không bị rách, nát, hư hỏng hạn sử dụng Nếu để xẩy trường hợp trên, thủ quĩ phải bồi thường tổn thất cho Công ty; ĐIỀU 6: Việc thay thế, kiêm nhiệm cơng tác Phịng Kế tốn - Tài vụ - Khi chưa có Kế tốn tổng hợp, Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng kiêm nhiệm cơng tác chun mơn Kế tốn tổng hợp; - Trường hợp Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng cơng tác vắng dài ngày nghỉ phép năm ủy quyền văn cho kế tốn viên số cơng việc phạm vi cho phép; - Trường hợp thủ quĩ công tác vắng, nghỉ phép nghỉ việc riêng dài ngày phải báo cáo với Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng để bố trí người tạm thời thay - Các cán bộ, nhân viên công ty bố trí kiêm nhiệm cơng tác kế toán, trừ người cán quản lý (Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, giám đốc điều hành, Trưởng phòng, trưởng ban) thủ kho, thủ quỹ, cán cung ứng vật tư CHƯƠNG III QUẢN LÝ VỐN VÀ TÀI SẢN ĐIỀU 7: Vốn công tác quản lý vốn 7.1 Vốn Cơng ty Cổ phần hình thành từ nguồn sau: - Vốn góp cổ đông; - Vốn bổ sung từ lợi nhuận sau thuế; - Vốn vay Ngân hàng, tổ chức tín dụng đối tượng khác; - Vốn công nợ; - Vốn huy động từ phát hành thêm cổ phiếu; 7.2 Vốn góp cổ đơng phải quản lý, ghi chép theo nguyên tắc sau: - Số tiền, hình thức, thời gian góp vốn cổ đông phải phản ánh đầy đủ, kịp thời Sổ đăng ký cổ đông; - Số vốn góp phải hạch tốn kịp thời qui định Tài khoản kế tốn có liên quan; - Việc chuyển nhượng cổ phần cổ đông sáng lập (nếu có) phải tuân thủ qui định pháp luật, Điều lệ Công ty phải phản ánh đầy đủ, kịp thời tài liệu sổ kế tốn có liên quan 7.3 Trường hợp Cơng ty phát hành thêm cổ phiếu để tăng vốn, mua lại cổ phiếu phát hành để hủy bỏ tái phát hành, kế tốn Cơng ty phải phản ánh kịp thời vào tài khoản kế tốn có liên quan theo qui định Chế độ kế toán hành; 7.4 Tại thời điểm nào, Phịng Kế tốn- Tài vụ Công ty phải cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác cho Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Công ty giá trị tuyệt đối tỷ trọng nguồn vốn tổng số vốn công ty 7.5 Trong giai đoạn đầu tư xây dựng Nhà máy , Phịng Kế tốn- Tài vụ Công ty phải báo cáo kịp thời, đầy đủ cho Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát Tổng Giám đốc Công ty tiêu: - Chi tiết vốn đầu tư theo nguồn hình thành; - Vốn đầu tư thực theo hạng mục cơng trình, cơng trình; - Vốn đầu tư tốn theo hạng mục cơng trình, cơng trình hồn thành bàn giao; - Các chi phí khác thuộc vốn đầu tư; ĐIỀU 8: Mua sắm, trang bị tài sản cố định, công cụ lao động Việc mua sắm, trang bị tài sản cố định công cụ lao động Công ty cổ phần phải tuân thủ nguyên tắc sau: 8.1 Việc mua sắm, trang bị tài sản cố định, cơng cụ lao động thực có nhu cầu phục vụ cho công tác quản lý và/ sản xuất, kinh doanh Cơng ty; phải có văn đề nghị đơn vị sở, bao gồm nội dung sau: - Thực trạng trang bị tài sản cố định, công cụ lao động đơn vị; - Những tài sản cố định, công cụ lao động thiếu để phục vụ cho hoạt động hàng ngày hậu nó; - Số lượng, chủng loại, qui cách tài sản cố định, công cụ lao động cần trang bị; - Thời gian cần có loại tài sản cố định, công cụ lao động cần mua sắm 8.2 Trường hợp cần mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn (trên 100 triệu đồng), phải tổ chức lựa chọn nhà cung cấp, đánh giá việc lựa chọn tổ chức đấu thầu Kết việc lựa chọn (hoặc đấu thầu) trình Hội đồng quản trị thực theo định Hội đồng quản trị; 8.3 Trường hợp mua sắm công cụ lao động, tài sản cố định có giá trị khơng lớn (dưới 100 triệu đồng) cần phải lựa chọn nhà cung cấp Trong trường hợp mua sắm thiết bị qua sử dụng phải có đề nghị đơn vị sở Tổng Giám đốc phê duyệt ĐIỀU 9: Quản lý tài sản cố định 9.1 Với tài sản cố định Công ty mua sắm: a Mọi tài sản cố định mua sắm trang bị có giá trị (theo qui định Bộ Tài chính) phải phản ánh Sổ Tài sản cố định Công ty; b Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng có trách nhiệm đạo Kế tốn trưởng xác định số trích khấu hao tài sản cố định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh theo qui định Bộ Tài chính; c Việc góp vốn đầu tư hình thức liên doanh, liên kết góp vốn cổ phần, mua sắm thêm tài sản cố định, lý tài sản cố định phải thực theo thẩm quyền qui định Điều lệ Công ty 9.2 Với tài sản thuê ngồi Cơng ty ký hợp đồng th: Căn đề nghị đơn vị sở việc thuê tài sản phục vụ sản xuất, xây dựng: - Giám đốc Kế hoạch - Kỹ thuật kiểm tra đưa ý kiến văn cần thiết phải thuê tài sản; - Hợp đồng thuê máy móc, thiết bị, phương tiện Tổng Giám đốc ký tốn qua Phịng Kế tốn- Tài vụ Cơng ty; - Đơn vị đề nghị thuê máy móc, thiết bị có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý, bảo vệ sử dụng có hiệu máy móc, thiết bị, phương tiện, v.v thuê theo hợp đồng ký; - Khi hết thời hạn thuê theo hợp đồng, đơn vị sử dụng có trách nhiệm bàn giao máy móc, thiết bị, phương tiện, v.v cho bên cho thuê; - Việc tiếp nhận bàn giao máy móc, thiết bị, phương tiện, v.v theo hợp đồng thuê phải lập thành biên ghi rõ tình trạng kỹ thuật loại máy móc, thiết bị, phương tiện tiếp nhận thuê bàn giao trả lại bên cho thuê, biên phải có chữ ký Giám đốc Kế hoạch - Kỹ thuật Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng ĐIỀU 10: Quản lý kế toán quĩ tiền mặt - Sổ quĩ tiền mặt Thủ quĩ quản lý, phải cập nhật tính số tồn quĩ hàng ngày Mọi khoản thu, chi tiền mặt phải ghi sổ quĩ tiền mặt; - Các khoản thu, chi tiền mặt phải chứng minh chứng từ phê duyệt Các chứng từ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị toán; - Phiếu thu, Phiếu chi tiền mặt phải Giám đốc tài kiêm Kế toán trưởng ký kiểm tra, Tổng Giám đốc ký duyệt trước chuyển cho Thủ quĩ chi tiền; - Phiếu thu Kế toán viên lập thành 03 (ba) liên, phải ghi đầy đủ nội dung ký vào phiếu, sau chuyển cho Giám đốc tài kiêm Kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quĩ Sau nhận đủ số tiền, thủ quĩ ghi số tiền thực tế nhập quĩ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước ký tên Thủ quĩ vào sổ cuối ngày chuyển Phòng Kế toán- Tài vụ - Phiếu chi lập thành 02 (hai) liên sau có đủ chữ ký người lập phiếu, Giám đốc tài kiêm Kế toán trưởng Tổng Giám đốc thủ quỹ xuất quỹ Sau nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi số tiền nhận chữ, ký tên ghi rõ họ tên Sau xuất quĩ, thủ quĩ phải ký tên ghi rõ họ tên vào Phiếu chi Liên thứ Phiếu chi lưu nơi lập phiếu Liên thứ hai, thủ quĩ dùng để ghi sổ quỹ sau chuyển cho kế toán viên với chứng từ gốc để vào sổ kế tốn - Các chứng từ đính kèm theo Phiếu thu, Phiếu chi phải hợp pháp Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng kiểm tra trước lập phiếu ĐIỀU 11: Tạm ứng tiền mặt Cán bộ, nhân viên Công ty tạm ứng tiền phục vụ cho hoạt động kinh doanh quản lý Công ty, bao gồm: - Mua vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, phụ tùng thaythế phục vụ sản xuất, kinh doanh theo kế hoạch Tổng Giám đốc phê duyệt; - Ứng trước tiền chi phí cho q trình vận chuyển hàng hóa theo lệnh điều động; - Chi giao dịch Tổng Giám đốc duyệt; - Mua tài sản, công cụ lao động theo kế hoạch Tổng Giám đốc duyệt; - Ứng trước tiền lương, tiền công trường hợp cần thiết Tổng Giám đốc đồng ý; Thủ tục xin tạm ứng qui định sau: - Người giao nhiệm vụ lập Giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu quy định Bộ Tài chính; - Giám đốc điều hành quản lý trực tiếp nhân viên xin tạm ứng ký xác nhận chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc khoản tạm ứng sai mục đích; - Tổng Giám đốc ký duyệt tạm ứng - Kế toán viên vào Giấy đề nghị tạm ứng Tổng giám đốc ký duyệt làm thủ tục chi tiền - Trong trình thực chi tạm tứng, phát thấy sai sót, chưa rõ nội dung, kế tốn viên báo cáo Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng xin ý kiến đạo để thực Giấy đề nghị tạm ứng Điều kiện tạm ứng tiền mặt: Cán nhân viên tạm ứng có đủ điều kiện sau đây: - Thực mục đích thủ tục qui định khoản 10.1; 10.2; nêu trên; - Chỉ tạm ứng tiếp toán hết tạm ứng lần trước; - Thời hạn tạm ứng phải ghi Giấy đề nghị tạm ứng.Với tạm ứng mua vật tư, phụ tùng thay thế, thời hạn tạm ứng tối đa không 20 ngày, với khoản tạm ứng khác, thời hạn tạm ứng tối đa không 05 ngày Tạm ứng cơng tác phí, tùy theo thời gian cơng tác theo kế hoạch; - Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng có trách nhiệm thơng báo nợ tạm ứng thời hạn cho người nợ tạm ứng báo cáo Tổng Giám đốc Công ty Những trường hợp dã nhắc đến lần thứ 03 (ba) 10 (mười) ngày kể từ lần nhắc đầu tiên, người nợ tạm ứng khơng tốn, Giám đốc tài kiêm Kế toán trưởng đề nghị Tổng Giám đốc cho trừ vào lương để thu hồi tạm ứng - Các giấy đề nghị tạm ứng người xin tạm ứng lập, có xác nhận Giám đốc điều hành trực tiếp, ký duyệt Tổng Giám đốc chuyển cho Kế toán viên lập phiếu chi tạm ứng ĐIỀU 12: Quản lý, điều hành tài khoản tiền gửi ngân hàng Việc quản lý, điều hành tài khoản tiền gửi ngân hàng Công ty qui định sau: - Công ty mở tài khoản tiền gửi đồng Việt Nam Ngoại tệ Ngân hàng Tổng Giám đốc Công ty lựa chọn; - Tổng Giám đốc Công ty đăng ký chữ chủ tài khoản Phó Tổng giám đốc Tổng Giám đốc uỷ quyền đăng ký chữ ký uỷ quyền Ngân hàng; - Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng đăng ký chữ ký Kế tốn trưởng Ngân hàng Trong hai năm đầu, khơng có người uỷ quyền Giám đốc tài kiêm kế toán trưởng ĐIỀU 13: Chứng từ toán Việc toán khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty phải tuân thủ qui định chứng từ toán theo qui định Bộ trưởng Bộ Tài Cụ thể sau: - Khi mua hàng doanh nghiệp pháp nhân, hóa đơn tài phải ghi đầy đủ mã số thuế đơn vị bán, đơn vị mua, đủ chữ ký Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị đóng dấu doanh nghiệp Trường hợp mua hàng hộ kinh doanh cá thể khơng có dấu phải ghi đầy đủ thông tin: tên, địa người bán hàng; - Các chứng từ mua hàng Phịng ban Cơng ty, Nhà máy, đơn vị sở v.v kể trường hợp chưa trả tiền cho đơn vị bán phải chuyển cho Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng trước ngày 02 tháng sau để phục vụ việc báo cáo thuế tháng trước; - Những trường hợp khoản khơng thể có hóa đơn tài như: th bốc vác, thuê nhân công đào đắp, chi hoa hồng môi giới, v.v người giao nhiệm vụ chi tiêu phải lập báo cáo số tiền chi có xác nhận Giám đốc điều hành trực tiếp Tổng Giám đốc duyệt Trong trường hợp này, Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm giải theo qui định pháp luật sau có ý kiến đồng ý Tổng Giám đốc Cơng ty ĐIỀU 14: Chế độ cơng tác phí áp dụng cơng ty Chế độ cơng tác phí áp dụng cho chức danh cán quản lý cơng tác nước nước ngồi quy định sau: Cơng tác phí gồm: - Tiền mua vé tàu, xe từ quan đến nơi công tác ngược lại; - Phụ cấp lưu trú; - Tiền thuê chỗ nơi đến công tác; - Tiền khốn cơng tác phí hàng tháng áp dụng với cán phải công tác thường xuyên không đủ điều kiện để toán theo ngày; Chế độ quy định cụ thể sau: a)- Tiền mua vé tàu, xe: - Không định mức vé tàu, xe, vé máy bay chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc công ty kể cơng tác nước nước ngồi; - Với chức danh cán quản lý khác Phó Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành công tác nước sử dụng ô tô, tàu hoả nhanh-ghế ngồi mềm-toa điều hoà Những trường hợp cần sử dụng phương tiện khác có mức phí cao phải Tổng giám đốc duyệt trước cơng tác - Việc cơng tác nước ngồi Phó Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành, Tổng giám đốc định b)- Phụ cấp lưu trú: Phụ cấp lưu trú khoản tiền cấp cho người công tác tiêu vặt bù thêm vào bữa ăn nhằm bảo đảm sức khoẻ - Trường hợp công tác nước: không định mức tiền phụ cấp lưu trú chức danh: Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Với chức danh khác quy định sau: Chức danh cán Mức phụ cấp ( Đ/ngày) Phó Tổng giám đốc 100.000,00 Giám đốc điều hành 70.000,00 Kỹ sư/ chuyên viên 50.000,00 - Trường hợp cơng tác nước ngồi: vận dụng quy định Thông tư số 45/1999/TT-BTC ngày 4/5/1999 Bộ Tài chính, mức quy định cơng ty sau: Chức danh cán Chủ tịch HĐQT/ Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Giám đốc điều hành Kỹ sư/chuyên viên c)- Tiền thuê chỗ nơi công tác: Mức phụ cấp (USD/ngày) 50,00 45,00 40,00 35,00 - Trường hợp công tác nước: Không định mức tiền thuê chỗ chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Các chức danh khác quy định sau: Chức danh cán Định mức chi phí (đ/ngày-đêm) Phó Tổng giám đốc 350.000,00 Giám đốc điều hành 300.000,00 Kỹ sư/chuyên viên 250.000,00 - Trường hợp cơng tác nước ngồi: vận dụng quy định Thông tư số …./……/TT-BTC ngày …./…./20… Bộ Tài chính, mức quy định cơng ty sau: Chức danh cán Chủ tịch HĐQT/ Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Giám đốc điều hành Kỹ sư/chuyên viên Định mức chi phí (USD/ngày- đêm) 55,00 50,00 45,00 40,00 14.3- Những quy định nêu Tổng giám đốc công ty sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tế thời kỳ ĐIỀU 15: Trang bị điện thoại di động máy tính xách tay - Phục vụ cho nhu cầu công tác, công ty trang bị máy điện thoại di động máy tính xách tay cho cán quản lý Các thiết bị cá nhân trang bị quản lý hạch tốn vào cơng cụ lao động, tài sản cố định công ty - Các chức danh cán quản lý trang bị máy điện thoại di động máy tính xách tay quy định sau: Tên thiết bị Máy tính xách tay Chức danh cán trang bị Chủ tịch Hội đồng quản trị; Tổng giám đốc; Điện thoại di động Phó Tổng giám đốc Chủ tịch Hội đồng quản trị; Tổng giám đốc; Phó Tổng giám đốc; Các giám đốc điều hành; Các kỹ sư/ chuyên viên theo danh sách Tổng giám đốc duyệt - Các thiết bị trang bị cho cá nhân phải sử dụng thời gian quy định, điện thoại di động 03 (năm); máy tính xách tay 05(năm) năm Việc sửa chữa hư hỏng trình sử dụng cá nhân trang bị tự trang trải ĐIỀU 16: Mức chi tiền điện thoại di động cho cán bộ, nhân viên chi tiêu tiếp khách Công ty: - Công ty toán tiền điện thoại di động cho cán quản lý số cán bộ, kỹ sư, nhân viên thường xuyên phải sử dụng điện thoại di động để phục vụ giao dịch công ty Không quy định định mức Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc công ty - Định mức chi phí điện thoại di động cho chức danh quy định sau: Chức danh cán Phó Tổng giám đốc Mức chi tiền điện thoại (đ/tháng) Trưởng Ban quản lý dự án ……… 1.000.000,00 Các giám đốc điều hành Kỹ sư giám sát thi công Lái xe con/ bảo vệ công trường 500.000,00 300.000,00 - Danh sách cán công ty chi tiền điện thoại mức chi hàng tháng bổ sung, thay đổi Tổng giám đốc công ty định - Việc tiếp khách giải công việc công ty Tổng giám đốc thực Trường hợp Phó Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành kỹ sư, chuyên viên Tổng Giám đốc uỷ quyền tiếp khách, Tổng Giám đốc quy định mức tối đa chi giao nhiệm vụ CHƯƠNG IV CÔNG TÁC KẾ TOÁN - TÀI VỤ ĐIỀU 17: Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng cơng ty - Trong thời gian xây dựng Nhà máy , công ty áp dụng “Chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư” ban hành theo Quyết định số 214/2000/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2000 Bộ Trưởng Bộ Tài Theo chế độ kế tốn nêu trên: - Chứng từ kế toán gồm 46 loại (Chi tiết phụ lục số 01 kèm theo quy chế này) - Hệ thống tài khoản áp dụng gồm 33 tài khoản Bảng Cân đối kế toán 04 tài khoản ngồi Bảng cân đối kế tốn (Chi tiết phụ lục số 02 kèm theo quy chế này); - Để thuận tiện cho việc ứng dụng phần mềm kế tốn, cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung - Hệ thống Sổ kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ gồm 19 sổ (Chi tiết phụ lục số 03 kèm theo quy chế này); - Các Báo cáo tài Cơng ty theo bảng sau: STT 1 Tên báo cáo Ký hiệu Bảng Cân đối kế toán B01-CĐT Nguồn vốn đầu tư B02-CĐT Thực đầu tư B03-CĐT Thuyết minh báo cáo tài B04-CĐT Chi tiết nguồn vốn đầu tư F02-CĐT Thực đầu tư theo dự án, cơng trình, hạng mục cơng trình F03A-CĐT Quyết tốn vốn đầu tư theo dự án, cơng trình, hạng mục cơng trình bàn giao, F03B-CĐT sử dụng Chi phí khác Chi phí Ban quản lý dự án (Mẫu biểu chi tiết Phụ lục số 04 kèm theo quy chế này) F03C-CĐT F03D-CĐT - Các báo cáo tài cơng ty giai đoạn đầu tư xây dựng Nhà máy gửi cho: + Hội đồng quản trị; + Ban Kiểm soát; + Tổng giám đốc; + Các đơn vị cho vay; + Cơ quan Thống kê địa phương - Kết thúc giai đoạn đầu tư xây dựng bản, Nhà máy phát điện, Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số … /QĐ-CĐKT ngày …/…/20… Bộ trưởng Bộ Tài Thời điểm chuyển đổi Giám đốc tài kiêm kế tốn trưởng đề nghị, Tổng giám đốc cơng ty định Giám đốc tài kiêm kế tốn trưởng cơng ty có trách nhiệm: - Dự thảo, trình Tổng giám đốc ký văn đăng ký với quan thuế, quan đăng ký kinh doanh, quan Thống kê việc thực Chế độ kế toán áp dụng cho chủ đầu tư ban hành theo Quyết định số 214/2000/QĐ-BTC ngày 28/12/2000 Bộ trưởng Bộ Tài từ ngày Cơng ty cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đến hết năm 2007 xin gia hạn sau thời gian nêu (nếu có); - Đề nghị Tổng giám đốc định đăng ký áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 Bộ trưởng Bộ Tài Nhà máy thức phát điện hoà vào lưới quốc gia ĐIỀU 18: Các báo cáo kế toán quản trị - Phục vụ cho việc điều hành dự án lập kế hoạch đầu tư giai đoạn, Giám đốc tài kiêm kế tốn trưởng có trách nhiệm đạo kế tốn viên lập đủ, hạn trình Tổng Giám đốc Báo cáo kế toán quản trị Các báo cáo kế tốn quản trị gồm: Báo cáo tình hình thay đổi nguồn vốn đầu tư lập vào ngày cuối tháng- (BN01) Báo cáo tình hình thực đầu tư lập vào ngày cuối tháng (BN02); Báo cáo thực đầu tư theo cơng trình, hạng mục cơng trình lập vào ngày cuối tháng (BN03); Báo cáo Nợ phải trả nhà thầu lập vào ngày 15 30 hàng tháng (BN04); Báo cáo khoản phải trả tổ chức tín dụng, ngân hàng lập vào ngày 20 hàng tháng (BN05) - Các báo cáo kế toán quản trị quy định khoản 18.2 nêu phải lập mẫu Phụ lục số 05 kèm theo quy chế Trường hợp cần thay đổi cho phù hợp với biến động thực tế, Giám đốc tài kiêm kế tốn trưởng báo cáo Tổng giám đốc văn thực theo định Tổng giám đốc ĐIỀU 19: Công tác kiểm kê Công ty Công ty cổ phần đơn vị sở thực kiểm kê định kỳ theo qui định sau đây: - Kiểm kê hàng ngày: Việc kiểm kê hàng ngày nhằm phát kịp thời số thừa, thiếu loại vật tư, hàng hoá tiền mặt tồn quĩ Kiểm kê hàng ngày Thủ kho, Kế toán vật tư, Kế toán thành phẩm Thủ quĩ thực qui định bắt buộc đối với: + Các loại vật tư, ngun liệu q, hiếm, có giá trị lớn; + Quĩ tiền mặt - Kiểm kê cuối tháng: Các kho Công ty đơn vị sở phải thực việc kiểm kê cuối tháng Giám đốc tài kiêm kế tốn trưởng chịu trách nhiệm đạo cơng tác kiểm kê cuối tháng đơn vị Công ty báo cáo kết cho Tổng giám đốc - Kiểm kê niên độ kế toán: Kiểm kê niên độ kế toán thực vào ngày 30 tháng hàng năm Việc kiểm kê niên độ kế tốn Cơng ty tổ chức theo qui định sau: + Giám đốc tài kiêm Kế toán trưởng Trưởng Ban kiểm kê; + Giám đốc kế hoạch- kỹ thuật Phó trưởng ban; + Các ủy viên gồm: Kế toán viên, Thủ kho phụ trách trực tiếp kho cán kỹ thuật có liên quan theo định Tổng giám đốc - Kiểm kê vào cuối năm tài chính: Việc kiểm kê vào cuối năm tài qui định sau: + Ban kiểm kê công ty Tổng giám đốc Công ty định thành lập gồm: - Phó Tổng Giám đốc Cơng ty làm Trưởng ban; - Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng (hoặc Kế tốn trưởng Cơng ty) Phó trưởng ban thường trực; - Giám đốc Kế hoạch- kỹ thuật Phó Trưởng ban; - Giám đốc Hành uỷ viên; - Các ủy viên khác gồm: Thủ kho, kế tốn viên, Thủ quĩ Cơng ty, Thủ quĩ số cán kỹ thuật có liên quan Nội dung kiểm kê cuối năm gồm: - Kiểm kê tồn quĩ tiền mặt vào cuối ngày 31/12; - Kiểm kê tài sản cố định có đến ngày 31/12; - Kiểm kê tất kho hàng công ty từ ngày 01/01 năm sau 19.5 Xử lý trường hợp thừa, thiếu kho vật tư kiểm kê: - Về nguyên tắc, số liệu hàng tồn kho vật sổ Kế toán vật tư, sổ kho phải khớp với số tồn kho thực tế; - Nếu số tồn kho mặt hàng sổ sách thấp thực tế, tức số tồn kho thực tế thừa so với sổ sách, số lượng chênh lệch thừa Công ty quản lý thời hạn 30 (ba mươi) ngày Giám đốc Kinh doanh, Giám đốc đơn vị sở Thủ kho phải giải trình văn chênh lệch Nếu hết thời hạn qui định mà không giải trình giải trình khơng Tổng Giám đốc chấp nhận số vật tư, nguyên liệu, phụ tùng thay chênh lệch thừa nhập vào tài sản Công ty; - Nếu số tồn kho mặt hàng sổ sách cao thực tế, tức số lượng tồn kho thực tế bị thiếu so với sổ sách Trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày, Giám đốc Kinh doanh, Giám đốc đơn vị sở Thủ kho phải giải trình văn chênh lệch thiếu Nếu hết thời hạn qui định mà khơng giải trình giải trình khơng Tổng Giám đốc chấp nhận số vật tư, nguyên liệu, phụ tùng thay chênh lệch thiếu, Giám đốc Kinh doanh, Giám đốc đơn vị sở Thủ kho phải bồi thường Hình thức mức độ bồi thường Tổng Giám đốc Công ty định văn Xử lý trường hợp thừa, thiếu tài sản cố định, công cụ lao động phát kiểm kê: - Thủ trưởng đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản cố định công cụ lao động chịu trách nhiệm giải trình văn nguyên nhân thừa, thiếu thời hạn 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày kết thúc kiểm kê; - Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng có trách nhiệm thủ trưởng đơn vị sử dụng kiểm tra, xác nhận nguyên nhân tình trạng thừa, thiếu tài sản cố định và/ công cụ, dụng cụ; - Trường hợp phát tài sản cố định, Ban Kiểm kê phải lập Biên trình Tổng Giám đốc Việc xử lý theo định Tổng Giám đốc; - Những tài sản cố định và/ công cụ, dụng cụ phát thừa kiểm kê không xác định nguyên nhân thời hạn 03 (ba) tháng kể từ ngày kết thúc kiểm kê ghi tăng tài sản cố định/ công cụ Công ty; - Những tài sản cố định và/ công cụ, dụng cụ phát thiếu kiểm kê không xác định nguyên nhân thời hạn 03 (ba) tháng kể từ ngày kết thúc kiểm kê, thủ trưởng trực tiếp đơn vị sử dụng chịu trách nhiệm bồi thường theo định Hội đồng quản trị (trừ trường hợp chuyển hồ sơ cho quan điều xem xét) + Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng Cơng ty có trách nhiệm đạo thực giám sát công tác kiểm kê đơn vị có liên quan trường hợp sau: - Có định Hội đồng quản trị việc chia, tách, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động nhượng bán cơng trình công ty; Xẩy lũ, lụt, hỏa hoạn thiệt hại bất thường khác Công ty đơn vị trực thuộc; - Đánh giá lại tài sản theo định quan nhà nước có thẩm quyền; - Các trường hợp khác theo qui định pháp luật - Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng cơng ty có trách nhiệm đạo, hướng dẫn nghiệp vụ qui định mẫu báo cáo phục vụ công tác kiểm kê định kỳ theo qui định qui chế ĐIỀU 20: Các hợp đồng kinh tế công ty Các hợp đồng kinh tế Công ty Cổ phần gồm: Hợp đồng thăm dị địa chất cơng trình; Hợp đồng tư vấn thiết kế; Hợp đồng tư vấn giám sát; Hợp đồng tư vấn quản lý; Hợp đồng giao thầu thi cơng cơng trình, hạng mục cơng trình; Hợp đồng th phương tiện, tài sản phục vụ thi công; Hợp đồng nhập máy móc, thiết bị cho cơng trình; Hợp đồng tiêu thụ điện ký với Tổng Công ty điện lực Việt Nam Các hợp đồng khác phục vụ công tác quản lý hoạt động công ty; - Trước ký kết hợp đồng kinh tế nêu khoản 20.1 (trừ hợp đồng mua điện, nước, điện thoại, thiết bị quản lý có giá trị nhỏ), phải tổ chức đấu thầu phải có 03 nhà cung cấp song song độc lập với Việc tổ chức đấu thầu hay không tổ chức đấu thầu trước ký hợp đồng Hội đồng quản trị công ty định - Những hợp đồng kinh tế liên quan đến dự án xây dựng Nhà máy phải Tổng Giám đốc công ty ký kết Mọi uỷ quyền khơng có giá trị pháp lý - Các hợp đồng kinh tế sau ký kết quy định pháp luật phải chuyển cho: - Tổng Giám đốc; - Chủ tịch Hội đồng quản trị; - Trưởng Ban kiểm sốt; - Giám đốc tài kiêm kế tốn trưởng - Giám đốc kế hoạch – kỹ thuật; + Ngoài chức danh trên, việc cung cấp hợp đồng kinh tế cho đối tượng hình thức phải Tổng Giám đốc cơng ty cho phép ĐIỀU 21: Quyết tốn vốn đầu tư hạng mục cơng trình cơng trình xây dựng - Các hạng mục cơng trình thuộc dự án đầu tư xây dựng Nhà máy hoàn thành phải nghiệm thu, toán kịp thời; - Trên sở Quyết toán vốn đầu tư hạng mục cơng trình, tồn dự án hồn thành, Giám đốc tài kiêm kế tốn trưởng cơng ty phải lập Quyết toán vốn đầu tư dự án phục vụ việc kiểm tốn vốn đầu tư cơng trình - Mẫu tốn vốn đầu tư hạng mục cơng trình tồn dự án theo phụ lục số 05 đính kèm quy chế ĐIỀU 22: Kiểm tốn Báo cáo tài báo cáo tốn vốn đầu tư - Cơng ty cổ phần thực việc kiểm toán báo cáo tài hàng năm báo cáo tốn vốn đầu tư theo qui định Pháp luật kiểm toán Điều lệ cơng ty - Khi có nhu cầu kiểm toán, Ban Kiểm soát Hội đồng quản trị lựa chọn 02 (hai) đơn vị để đàm phán hợp đồng kiểm toán báo cáo Chủ tịch Hội đồng quản trị định; - Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng Cơng ty có trách nhiệm cung cấp chứng từ, tài liệu kế toán phục vụ cho cơng tác kiểm tốn giải trình vấn đề đơn vị kiểm toán đặt Trong trường hợp có vấn đề khơng đủ thơng tin vượt thẩm quyền, Giám đốc tài kiêm Kế toán trưởng phải báo cáo Tổng Giám đốc Công ty xem xét giải quyết; - Tổng Giám đốc Giám đốc tài kiêm Kế tốn trưởng có trách nhiệm hồn thành giải trình theo u cầu cuả đơn vị kiểm toán theo qui định Pháp luật; - Ban Kiểm sốt Cơng ty, Hội đồng quản trị phải lưu giữ Báo cáo kiểm toán Công ty sử dụng vào mục đích Chủ tịch Hội đồng quản trị và/hoặc Tổng Giám đốc Công ty đồng ý CHƯƠNG V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH ĐIỀU 23: Hiệu lực thi hành Qui chế có hiệu lực thi hành kể từ ngày Tổng Giám đốc Công ty ký định ban hành Mọi qui định cách làm trước trái với điều khoản qui chế bị bãi bỏ Mọi cán bộ, nhân viên Cơng ty có trách nhiệm thực nghiêm túc vị trí cơng tác Những vi phạm (nếu có) coi vi phạm qui chế Công ty bị xử lý kỷ luật ĐIỀU 24: Tổ chức thực tổng hợp, bổ sung, sửa đổi Trong trình thực hiện, cán bộ, nhân viên, công nhân Công ty phát điều khoản, qui định chưa hợp lý thực phải báo cáo văn trực tiếp trình bày với Giám đốc tài kiêm kế tốn trưởng Cơng ty Những ý kiến góp ý, bổ sung phải tập hợp, nghiên cứu để bổ sung, sửa đổi (nếu kiến nghị đúng) Trong qui định có liên quan qui chế chưa bổ sung, sửa đổi văn Tổng Giám đốc Công ty, cán bộ, nhân viên, công nhân phải chấp hành Công ty cổ phần Tổng giám đốc ... chỉnh: - Qui chế điều chỉnh hoạt động công tác quản lý vốn, tài sản kế tốn tài vụ Cơng ty Cổ phần ; - Công tác quản lý vốn, tài sản kế toán – tài vụ đơn vị sở: Chi nhánh Công ty, công ty TNHH thành... Qui chế tổ chức hoạt động Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát; Quy chế tổ chức mối quan hệ máy hành Công ty Cổ phần ban hành theo Quy? ??t định số …… ngày… tháng … năm 20… Tổng Giám đốc Công ty; ... Công ty phát hành thêm cổ phiếu để tăng vốn, mua lại cổ phiếu phát hành để hủy bỏ tái phát hành, kế tốn Cơng ty phải phản ánh kịp thời vào tài khoản kế tốn có liên quan theo qui định Chế độ kế