Trong một tổ chức thì người quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng, để giúp mọi người cùng làm việc với nhau nhằm thực hiện có hiệu quả mục tiêu, người quản lý phải biết xây dựng và duy
Trang 1VIỆN ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC
***
-BÀI TIỂU LUẬN
Tên đề tài:
PHÂN TÍCH VAI TRÒ VÀ NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TRONG QUẢN LÝ? LIÊN HỆ VỚI MỘT
TỔ CHỨC GIÁO DỤC CỤ THỂ.
Môn học: Khoa học quản lý Giảng viên: PGS TS Phạm Ngọc Thanh Học viên: Nguyễn Thị Nga
Lớp: Thạc sỹ Đo lường và Đánh giá trong Giáo dục Khóa: 2009 – 2011 tại Tp.Hồ Chí Minh
Tp Hồ Chí Minh, tháng 12/2011
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS Phạm Ngọc Thanh đã tận tình giảng dạy, hướng dẫn và giới thiệu các tài liệu để tôi có thể có những kiến thức về môn học thật thiết thực, hữu ích và hoàn thành tiểu luận môn học trong thời gian qui định
Cảm ơn các anh chị cùng lớp đã hỗ trợ, chia sẻ và hợp tác trong suốt quá trình học tập để bài làm đạt kết quả tốt nhất
Trong thời gian cho phép và những kiến thức còn hạn hẹp, việc hoàn thành tiểu luận có thể không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được sự chỉ dẫn của Thầy và đóng góp chân thành của các anh chị học viên
Xin chân thành cảm ơn!
TP Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 12 năm 2011
NGƯỜI THỰC HIỆN
Nguyễn Thị Nga
Trang 3MỤC LỤC
1 Đặt vấn đề 4
2 Một số khái niệm 4
2.1 Khái niệm tổ chức 4
2.2 Khái niệm quản lý 5
2.3 Khái niệm chức năng tổ chức trong quản lý 5
3 Vai trò của chức năng tổ chức trong quản lý 5
4 Các nội dung chủ yếu của chức năng tổ chức trong quản lý 7
4.1 Thiết kế bộ máy tổ chức 7
4.2 Phân công công việc 10
4.3 Xác định cơ chế quản lý 10
4.4 Xây dựng và phát triển đội ngũ .10
4.5 Tổ chức lao động một cách khoa học 11
5 Liên hệ với Trường Đại học Phạm Văn Đồng trong việc thực hiện vai trò và chức năng tổ chức trong quản lý 11
6 Kết luận và kiến nghị 17
7 Tài liệu tham khảo 18
Trang 41 Đặt vấn đề
Tổ chức được xem là thể nền của quản lý Muốn quản lý phải có tổ chức C.Mác
đã chỉ rõ: "Tư tưởng căn bản không thể thực hiện được cái gì hết Muốn thực hiện
tư tưởng, cần có những con người sử dụng lực lượng thực tiễn" 1 Những con người
sử dụng lực lượng thực tiễn ở đây chính là tổ chức và tổ chức việc thực hiện Sau
này V.I Lênin đã cho chúng ta thấy rõ hơn tổ chức và vai trò của tổ chức qua câu
nói bất hủ: "Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cách mạng, chúng tôi sẽ
đảo lộn cả nước Nga" 2 Như vậy điều đầu tiên là phải thiết lập một tổ chức và quản
lý tổ chức đó như thế nào cho có hiệu quả
Thế giới của chúng ta ngày nay đang thay đổi với tốc độ chóng mặt, đây là quy luật tất yếu của phát triển của xã hội loài người Sứ mệnh của nhà quản lý phải định ra mục tiêu và điều chỉnh theo hướng có lợi cho tổ chức Trong một tổ chức thì người quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng, để giúp mọi người cùng làm việc với nhau nhằm thực hiện có hiệu quả mục tiêu, người quản lý phải biết xây dựng
và duy trì một cơ cấu nhất định về những vai trò, nhiệm vụ và vị trí công tác Trên
cơ sở tầm quan trọng của tổ chức và tổ chức thực hiện, tôi đi đến xem xét vai trò
và nội dung chủ yếu của tổ chức trong quản lý qua đó liên hệ với cơ quan công tác
để thấy rõ hơn về vấn đề này
2 Một số khái niệm
2.1 Khái niệm tổ chức
Theo Chester Barnard cho rằng một tổ chức là một hệ thống hợp pháp của nhiều người với ba yếu tố cơ bản:
- Sự sẵn sàng hợp tác;
- Có mục tiêu chung;
- Có sự thông đạt
Theo PM.Kecgientxep cho rằng: "Tổ chức là liên hiệp nhiều người lại để thực
hiện một công tác nhất định" Chúng ta sẽ có thể gọi bản thân hình thức liên hiệp
đó là một "tổ chức" [10]
1C Mác - Ph Ăngghen Toàn tập Tiếng Việt NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1995, tập II,
trang 181.
2Lênin:Toàn tập NXB Sự thật, Hà Nội, 1962, tập 5, trang 7.
Trang 5Theo một số tác giả Việt Nam thì: "Tổ chức là một nhóm xã hội chính thức trên
cơ sở tập hợp những con người có sự thống nhất về mục đích, có sự phối hợp chặt chẽ về hành động và có văn bản pháp quy quy định" [11].
Tổ chức cũng được xem xét dưới nhiều góc độ Chẳng hạn:
- Dưới góc độ tâm lý xã hội: Tổ chức là một nhóm chính thức gồm nhiều cá
nhân hoặc những hệ thống tương tác xử lý thông tin và đưa ra quyết định
- Dưới góc độ quản lý: Tổ chức ám chỉ một cơ cấu chủ định về vai trò,
nhiệm vụ hay chức vụ được hợp thức hóa
- Dưới góc độ kinh tế: Tổ chức xem như trung tâm hoạt động kinh tế, hoặc
công cụ của nhà quản lý doanh nghiệp để sản xuất ra hàng hóa đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp
Như vậy tổ chức là tập hợp hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung
2.2 Khái niệm quản lý
- Quan niệm của J.H Donnelly, James Gibson và J.M Ivancevich cho rằng:
"Quản lý là một quá trình do một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng lẽ không thể đạt được".
Như vậy Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra
2.3 Khái niệm chức năng tổ chức trong quản lý
Chức năng tổ chức là quá trình tiếp nhận và sắp xếp nguồn lực theo những
cách thức nhất định nhằm hiện thực hóa mục tiêu đã đề ra theo kế hoạch
Chức năng tổ chức là chức năng thứ hai trong một quá trình quản lý Tuy nhiên, trong lĩnh vực quản lý nói chung và hoạt động QLGD nói riêng thì chức năng tổ chức (hay công tác tổ chức) lại là khâu đâu tiên của một quá trình quản lý
Chức năng tổ chức trong quản lý là quá trình xác định những công việc được
làm, ai làm và được phối hợp như thế nào, là việc thiết lập cơ cấu tổ chức và quản trị nhân sự nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất
3 Vai trò của chức năng tổ chức trong quản lý
Chức năng tổ chức trong quản lý có một số vai trò chủ yếu sau:
Trang 6- Xây dựng và triển khai các mục tiêu của tổ chức
Bất kỳ một tổ chức nào cũng đều phải có mục tiêu Việc xác định mục tiêu tổ chức có vai trò hết sức quan trọng Mục tiêu là cơ sở để tạo nên sự thống nhất về quan điểm, về giá trị, về niềm tin, về lợi ích của tất cả các thành viên trong tổ chức; mục tiêu là cơ sở để hoạch định kế hoạch hành động cho các thành viên trong tổ chức; xác định chức năng, cơ chế phối hợp hành động giữa các bộ phận chức năng trong tổ chức; là cơ sở xây dựng bầu không khí tâm lý lành mạnh, giải quyết những vấn đề cạnh tranh, xung đột về lợi ích, tạo sự đồng thuận trong từng
tổ chức Đồng thời mục tiêu cũng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh hành vi của các bộ phận, các cá nhân và toàn tổ chức Và đây cũng là cơ sở để xã hội xem xét, đánh giá hiệu quả của tổ chức
Xây dựng mục tiêu của tổ chức phải rõ ràng, phải được tất cả các thành viên thấu hiểu, được viết thành từ ngữ cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu; vừa sức và có thể phân
bổ thời gian; tương xứng với chiến lược của tổ chức, khả thi nhưng đầy thử thách
- Đảm bảo tính hệ thống và hiệu quả cho các bộ phận trong cơ cấu tổ chức
Để thực hiện mục tiêu của tổ chức thì cần phải có sự hoạt động nhịp nhàng của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức Do đó việc thiết lập các bộ phận trong cơ cấu tổ chức là quan trọng nhằm phối hợp và thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Theo
Barnard đã chỉ ra rằng: "Các thất bại xã hội trong lịch sử là do thiếu sự hợp tác
của con người trong tổ chức chính thức".
Đối với công tác quản lý hoạt động dạy và học trong nhà trường, thì nhà trường phải có đầy đủ các bộ phận trong tổ chức cùng hoạt động nhịp nhàng theo một hệ thống nhất định nhằm đạt được hiệu quả cao nhất: tổ chức hành chính, kế hoạch tài chính, đào tạo, tâm lý GD, nghiệp vụ học thuật mỗi bộ phận hoạt động và thực hiện nhiệm vụ trong mối quan hệ hữu cơ với nhau và nhằm thực hiện mục tiêu chung là giáo dục và đào tạo nguồn nhân lực
- Phân phối và liên kết các hoạt động và các nhóm hoạt động: Đây là chức năng
khá quan trọng của tổ chức Việc thực hiện các công việc của các tổ chức bộ phận không giống nhau và cũng không hoàn thành nếu như từng bộ phận làm việc tách rời với nhau Do đó, tổ chức có vai trò quan trọng trong việc phân định công việc
và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong tổ chức
Trang 7- Đảm bảo mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cho các nhóm
hoạt động.
Vai trò của một bộ phận hay một cá nhân hàm ý bộ phận hay cá nhân hiểu rõ công việc mình làm nằm trong phạm vi nào đó, nhằm mục đích hay mục tiêu nào, công việc của họ ăn khớp như thế nào với các cá nhân hoặc các bộ phận khác và những thông tin cần thiết để hoàn thành công việc Như vậy, chức năng tổ chức trong quản lý ngoài việc xác định phương thức hoạt động thì còn chú trọng đến quyền hạn của từng bộ phận tạo điều kiện cho sự liên kết ngang-dọc, chú ý đến việc bố trí cán bộ-người vận hành các bộ phận tổ chức
4 Các nội dung chủ yếu của chức năng tổ chức trong quản lý
4.1 Thiết kế bộ máy tổ chức: Việc thiết kế bộ máy tổ chức là quá trình xác
định hệ thống bộ phận (số lượng các đơn vị cá nhân) được xác lập trong tổ chức với những tên gọi, những quy định về chức năng, nhiệm vụ, về chức danh cho từng người và lựa chọn kiểu cấu trúc phù hợp Việc thiết kế bộ máy tổ chức tùy thuộc vào từng tổ chức nhất định Có những tổ chức thì bộ máy tổ chức được thiết kế theo cơ cấu tổ chức trực tuyến, cơ cấu tổ chức theo chức năng, cơ cấu trực tuyến - chức năng, cơ cấu tổ chức theo ma trận, cơ cấu tổ chức theo chương trình - mục tiêu
- Cơ cấu tổ chức trực tuyến: Đó là một mô hình tổ chức quản lý, trong đó
mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên
Sơ đồ thiết kế bộ máy tổ chức theo cơ cấu trực tuyến (A, B, C là cấp quản lý)
Người lãnh đạo A
Người lãnh đạo
B 1
Người lãnh đạo
B 2
Người lãnh đạo
C 1
Người lãnh đạo
C 2
Người lãnh đạo
C 3
Người lãnh đạo
C 4
Trang 8Ưu điểm của cơ cấu tổ chức này là thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng nhưng nhược điểm là người quản lý phải có kiến thức toàn diện và tổng hợp
- Cơ cấu tổ chức theo chức năng: Trong cấu trúc theo chức năng, những
người có kỹ năng tương đương và có nhiệm vụ thực hiện tương đương sẽ được chính thức đưa vào cùng nhóm Các thành viên của các phòng chức năng sẽ có cùng sự thông thạo về kỹ thuật, mối quan tâm và trách nhiệm Nhưng có nhược điểm là thiếu sự liên hệ, kết hợp và giải quyết vấn đề giữa các đơn vị với nhau
Sơ đồ thiết kế bộ máy tổ chức theo cơ cấu chức năng (A, B là cấp quản lý)
- Cơ cấu trực tuyến - chức năng được thiết kế dựa trên nguyên tắc quản lý
trực tuyến và có bộ phận tham mưu nhưng do đối tượng quản lý ngày càng phức tạp và yêu cầu quản lý ngày càng phức tạp nên bộ phận tham mưu phân ra thành các cơ quan chuyên môn hóa theo chức năng riêng
Sơ đồ thiết kế bộ máy tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng
Người lãnh đạo A
Khâu chức năng
A1
Khâu chức năng
A2
Khâu chức năng
B 1
Khâu chức năng
B 2
Khâu chức năng
B 3
Người lãnh đạo A
Khâu chức năng
A 1
Khâu chức năng
A 2
Người lãnh đạo
B 1
Người lãnh đạo
B 2
Trang 9- Cơ cấu ma trận: Là kiểu cơ cấu tổ chức quản lý hiện đại Ưu điểm của việc
thiết kế theo ma trận đối với hoạt động của tổ chức nhằm ở việc sử dụng các đội liên chức năng cố định Các thành viên của đội làm việc sát cánh bên nhau, chia sẽ những kinh nghiệm chuyên môn và thông tin một cách kịp thời để giải quyết các vấn đề nảy sinh, đồng thời có sự hợp tác liên chức năng hiệu quả hơn trong hoạt động và giải quyết vấn đề Cách thiết kế bộ máy tổ chức theo ma trận giúp cho nhà quản lý hàng đầu không phải giải quyết những vấn đề không cần thiết để tập trung thời gian vào các vấn đề chiến lược Nhưng có nhược điểm là dễ dẫn đến cuộc tranh chấp quyền lực Các thành viên có thể thấy bối rối khi nhận hai nhiệm vụ từ hai nhà quản lý
Sơ đồ thiết kế bộ máy tổ chức theo cơ cấu ma trận
: Các cán bộ chức năng được giao việc ở các dự án và các phòng chức năng tương ứng của họ
- Cơ cấu chương trình - mục tiêu: Đặc điểm của cơ cấu này là các ngành có
quan hệ đến việc thực hiện chương trình - mục tiêu được kết lại và có một tổ chức
để quản lý thống nhất chương trình gọi là ban chủ nhiệm chương trình - mục tiêu Thiết kế theo cơ cấu này có ưu điểm cơ bản là công việc trở nên cụ thể, rõ ràng, có định hướng, giảm nguy cơ trì trệ công việc nhưng lại có nhược điểm là phụ thuộc rất nhiều vào bộ phận liên kết mối liên hệ ngang
Lãnh đạo
C- GĐ DA
D -GDDA
Trang 10Sơ đồ thiết kế bộ máy tổ chức theo chương trình - mục tiêu
4.2 Phân công công việc:
Max Weber đã đề ra mô hình tổ chức để quản lý một tổ chức Theo ông, một
tổ chức được quản lý có hiệu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau: phân công lao động rõ ràng, sắp xếp vị trí của từng người trong tổ chức phù hợp với năng lực của
họ, quy định nội quy và thủ tục quản lý rõ ràng
Thật vậy, mỗi bộ máy quản lý phải gánh vác những chức năng nhất định mà cán bộ lãnh đạo của tổ chức có trách nhiệm và quyền hạn thực hiện đầy đủ Cán bộ lãnh đạo không thể tự mình thực hiện được tất cả các chức năng nên nhất thiết phải phân chia chức năng cho từng cán bộ dưới quyền Đây là sự phân công lao động
mà thực chất là phân chia chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của người lãnh đạo nhằm phục vụ công việc chung của bộ máy quản lý
Khi phân định chức năng cho cán bộ dưới quyền cần phải xác định mục tiêu, nhiệm vụ và kết quả nhất định cần đạt tới theo từng chức năng; quy định phạm vi, quyền hạn cần thiết để đạt được kết quả
4.3 Xác định cơ chế quản lý
Bao gồm thiết chế tổ chức và các chế độ quy phạm cho việc thực hiện quá trình quản lý các hoạt động nhằm đạt tới các mục tiêu
4.4 Xây dựng và phát triển đội ngũ
Đây là quá trình thực hiện hai khâu cơ bản:
- Một là, quản lý nguồn nhân lực tức là:
+ Quy hoạch đội ngũ + Tuyển chọn nhân viên mới + Bồi dưỡng cán bộ
Người lãnh đạo chung
Người lãnh đạo chương trình
Trang 11+ Sử dụng cán bộ + Thuyên chuyển, đề bạt và bãi nhiệm đối với cán bộ
- Hai là, quản lý nhân sự (hay quản lý các hoạt động cụ thể của đội ngũ) tức những việc cần làm:
+ Bố trí đúng người vào đúng việc;
+ Phối hợp hoạt động và phát triển các mối quan hệ trong công việc; + Phát triển khả năng tiềm tàng của các cán bộ;
+ Kiểm tra đánh giá xếp loại cán bộ;
+ Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ
4.5 Tổ chức lao động một cách khoa học
+ Nghiên cứu khoa học hiện trạng của lao động, áp dụng các thành tựu của KH-KT vào việc đổi mới phương pháp lao động và các điều kiện lao động
+ Sử dụng thời gian và công sức dành cho các hoạt động một cách khoa học
và hợp lý để đạt tới mục tiêu một cách có hiệu quả trong hoàn cảnh của mỗi đơn vị
5 Liên hệ với Trường Đại học Phạm Văn Đồng trong việc thực hiện vai trò và chức năng tổ chức trong quản lý
Trường Đại học Phạm Văn Đồng được thành lập ngày 07/9/2007 theo Quyết định số 1168/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Trường Đại học Phạm Văn Đồng trong quyền hạn cho phép là một tổ chức có quyền lực Quyền lực đó được quy định trong Điều lệ trường đại học do Bộ GD&ĐT ban hành Từ khi thành lập Nhà trường nhanh chóng xây dựng bộ máy lãnh đạo, quản lí phù hợp với qui định chung của Luật giáo dục Việt Nam và Điều lệ trường Đại học Trường đã bổ nhiệm được hàng loạt cán bộ chủ chốt của các khoa, phòng, ban, trung tâm, thành lập các hội đồng và xác định chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị Đã có sự phân định nhất định về trách nhiệm và quyền hạn của tập thể lãnh đạo và cá nhân cán bộ quản
lý, giảng viên và nhân viên
Cơ cấu tổ chức của nhà trường được thiết kế theo kiểu trực tuyến - chức năng, được thể hiện bằng sơ đồ sau: