phân tích mối quan hệ giữa quyền hạn trực tuyến và tham mưu? liên hệ với một tổ chức giáo dục cụ thể

Nghiên cứu cách sử dụng khoa học về quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm có ý nghĩa rất to lớn trong việc nâng cao hiệu quả của việc tổ chức và thực hiện các quyết định trong quản trị.. Q

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VIỆN ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC

-  -

TIỂU LUẬN

KHOA HỌC QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI 30: PHÂN TÍCH MỐI QUAN HỆ GIỮA

QUYỀN HẠN TRỰC TUYẾN VÀ THAM MƯU? LIÊN HỆ VỚI MỘT TỔ CHỨC GIÁO DỤC CỤ THỂ

Giảng viên: PGS.TS Phạm Ngọc Thanh

Học viên: Lê Thúy Hằng

Chuyên ngành: Đo lường & đánh giá trong Giáo dục

Khóa: ĐLĐG09 TP HCM

TP.Hồ Chí Minh, tháng 12 / 2011

MỤC LỤC

Trang

I GIỚI THIỆU 2

II CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2

2.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức 2

2.2 Quyền hạn trong quản trị 3

2.2.1 Khái niệm và bản chất của quyền hạn 3

2.2.2 Các loại quyền hạn trong tổ chức 4

2.3 Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng 5

2.4 Cơ cấu quản trị tham mưu – trực tuyến 5

2.5 Mối quan hệ giữa quyền hạn trực tuyến và tham mưu 6

III LIÊN HỆ THỰC TẾ - TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ - ĐHQG HCM……….9

3.1 Sơ đồ tổ chức của trường Đại học Quốc tế 10

3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận tại trường Đại học Quốc tế 10

3.2.1 Ban Giám Hiệu 10

3.2.2 Hội đồng khoa học và đào tạo 12

3.2.3 Phòng ban và Trung tâm 13

3.2.4 Khoa và bộ môn 16

3.3 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu tại trường ĐHQT 16

IV KẾT LUẬN 19

4.1 Điểm mạnh của cơ cấu tổ chức trường Đại học Quốc tế 19

4.2 Điểm yếu của cơ cấu tổ chức trường Đại học Quốc tế 19

4.3 Đề xuất 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

ĐHQG HCM: Trường Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

ĐHQT: Trường Đại học Quốc tế

CBCNV: Cán bộ công nhân viên

I GIỚI THIỆU

Lý luận cũng như thực tiễn luôn chỉ ra rằng, hiệu quả của quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định trong quản trị phụ thuộc rất nhiều vào việc phân quyền, ủy quyền, cùng việc xác định quyền hạn và quyền lực cho mỗi cá nhân, bộ phận trong một tổ chức Nghiên cứu cách sử dụng khoa học về quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm có ý nghĩa rất to lớn trong việc nâng cao hiệu quả của việc tổ chức và thực hiện các quyết định trong quản trị

Trong một tổ chức nếu việc tổ chức bộ máy quản lý và việc phân chia quyền hạn không hợp lý thì hoạt động của tổ chức đó sẽ khó đạt hiệu quả Vấn đề đặt ra quyền hạn sinh ra từ nhu cầu và sự phân công của tổ chức, phục vụ tổ chức và tuân thủ pháp luật Quyền hạn là công cụ của nhà quản trị, làm sao để sử dụng công cụ này có hiệu quả? Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau,

là phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản trị và sự phối hợp giữa các đơn vị có thể được nâng cấp dần Nó chính là công cụ để nhà quản trị có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng người

Mỗi nhà quản lý, lãnh đạo cần hiểu rõ quyền hạn trong quản trị, bản chất của từng quyền hạn để có thể vận dụng và khai thác công cụ đó phục vụ cho việc vận hành tổ chức một cách hiệu quả Việc phân tích mối quan hệ giữa quyền hạn trực tuyến và tham mưu

được trình bày trong phần sau đây nhằm góp phần giúp ích cho công tác quản lý tại các

trường đại học

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhóm nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra sự hợp tác nhịp nhàng (1)

Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và

có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định

Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì “quyền hạn có nghĩa là quyền được xác

định về nội dung, phạm vi và mức độ Quyền lực có nghĩa là quyền được định đoạt và

sức mạnh để bảo đảm việc thực hiện quyền ấy” (2)

Hiệu quả của quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định trong quản trị phụ thuộc rất nhiều vào việc phân quyền, ủy quyền cùng việc xác định quyền hạn và quyền lực cho mỗi cá nhân, bộ phận trong một tổ chức Để hiểu được các cách ủy quyền trong tổ chức cần phải hiểu bản chất các mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

Quyền hạn (3): “Là quyền chính thức được trao cho mỗi vị trí trong tổ chức (chứ không phải trao quyền cho người) để hoàn thành trách nhiệm được giao ở vị trí đó” Quyền hạn có quyền hạn trực tuyến và quyền hạn tham mưu

- Quyền hạn trực tuyến: “Là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới” Đây là quyền hạn giữa cấp trên và cấp dưới trải dài từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất trong tổ chức Mỗi nhà quản lý với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo từ họ

- Quyền hạn tham mưu: “Là quyền giúp đỡ, hướng dẫn và hỗ trợ những người có quyền hạn trực tuyến” Bản chất của tham mưu là cố vấn, chức năng của tham mưu là điều tra, khảo sát, nghiên cứu phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho những người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Sản phẩm lao động của họ chỉ là những lời khuyên chứ không phải là các quyết định cuối cùng (4)

Khái niệm: Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định Quyền hạn gắn liền với một vị trí hay chức vụ quản trị nhất định trong cơ cấu tổ chức Quyền hạn của một vị trí quản trị sẽ được giao phó cho người nào nắm giữ

2

http://vi.wiktionary.org/wiki/quyen_han

3 Nguyễn Thị Hồng Thuỷ, Trao quyền: Cái gì, khi nào và như thế nào? - Tạp chí KTPT số 86 tháng 8/2004

4 Giáo trình KHQL Tập 2 – Khoa KHQL – NXB KHKT năm 2002 Trang 23

vị trí đó và như vậy nó không liên quan đến những phẩm chất cá nhân của người cán bộ quản trị

Bản chất của quyền hạn trong các quyết định về quản trị là ai có quyền gì đối với ai, ở

đâu, cũng như vào lúc nào và nó cũng có nghĩa là ai phải phục tùng quản lý của ai Quyền

hạn thể hiện khả năng trong việc ra quyết định và điều khiển hoạt động của người khác

Trong tổ chức, quyền hạn được chia làm ba loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn chức năng và quyền hạn tham mưu, được phân biệt chủ yếu bằng mối quan hệ với quá trình ra quyết định

- Quyền hạn trực tuyến: là quyền hạn cho phép người quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới Mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết

định cho cấp dưới trực tiếp và nhận báo cáo từ họ

- Quyền hạn chức năng: là quyền trao cho một cá nhân ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác Do hạn chế về kiến thức chuyên môn, thiếu khả năng giám sát quá trình, những người phụ trách trực tuyến có thể giao một phần quyền hạn cho cán bộ tham mưu hoặc quản trị của một bộ phận nào khác Phạm vi quyền hạn chức năng cần được hạn chế để duy trì tính vẹn toàn của cương vị quản trị Để thu

được kết quả tốt trong việc giao quyền hạn chức năng, người lãnh đạo tổ chức cần đảm

bảo phạm vi quyền hạn được chỉ rõ cho người được ủy quyền và cả những người chịu sự tác động của quyền hạn này

- Quyền hạn tham mưu: bản chất của quan hệ tham mưu là cố vấn Chức năng của các tham mưu là điều tra, khảo sát, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho người quản trị trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là lời khuyên chứ không phải là quyết định cuối cùng Do tính chất phức tạp của các hoạt động và của môi trường nên các nhà quản trị khi ra quyết định luôn cần những kiến thức của các chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn Mặt khác các nhà quản trị trực tuyến do quá bận rộn với công việc quản trị nên việc tham mưu luôn cần thiết đối với các tổ chức và có thể giúp tổ chức thành công hơn rất nhiều Tuy nhiên trong thực hành, quyền hạn tham mưu có thể dẫn đến một số vấn đề như nguy cơ làm xói mòn quyền hạn trực tuyến và sự thiếu trách nhiệm của các tham mưu Để mối quan hệ trực tuyến, tham mưu có hiệu quả cần có nhận thức đúng đắn về mối quan hệ quyền hạn này, cần làm cho ‘trực tuyến” lắng nghe “tham mưu” đồng thời đảm bảo cho “tham mưu” có

đủ thông tin để đưa ra lời khuyên chính xác, tham mưu tòan diện trên cơ sở cân nhắc đầy

đủ các vấn đề để giúp nhà quản trị ra quyết định hiệu quả

Đặc điểm của cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng:

Thể hiện ba mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp:

- Quan hệ trực tuyến (chiều dọc, từ trên xuống): quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới thông qua các chỉ thị, mệnh lệnh

- Quan hệ chức năng (chiều ngang): quan hệ giữa các bộ phận đồng cấp thông qua các

Ưu điểm của kiểu tổ chức này:

- Thống nhất chỉ huy (nguyên tắc một thủ trưởng)

- Chuyên môn hóa công việc (có sự phối hợp của các phòng ban chức năng)

- Thu hút được chuyên gia có trình độ cao

Nhược điểm của kiểu tổ chức này;

- Mất thời gian cho việc ra và thực hiện quyết định

- Chi phí quản lý có thể gia tăng

Cơ cấu quản trị tham mưu – trực tuyến (5)

- Trực tuyến: là những người và bộ phận thực hiện trực tiếp chức năng cơ bản cho mục tiêu thật sự của tổ chức, các bộ phận trực tuyến có trách nhiệm đối với mục tiêu cuối cùng của tổ chức

5

Trần Minh Hải, Giáo trình Quản trị kinh doanh, Đại học An Giang

http://www.scribd.com/doc/59859541/98/C%E1%BA%A5u-truc-tham-m%C6%B0u-tr%E1%BB%B1c-tuy%E1%BA%BFn

- Tham mưu: là các bộ phận hỗ trợ cho các bộ phận trực tuyến hoạt động trôi chảy, cung cấp những ý kiến, đề án, lời khuyên, thuộc về chuyên môn kỹ thuật và các dịch vụ cần thiết Tham mưu vốn là bộ phận tách từ chức năng của bộ phận trực tuyến nên nó không mang tính độc lập

- Tách biệt chức năng cứng nhắc giữa người tư vấn và người ra quyết định

- Không gắn bó chặt chẽ trách nhiệm với kết quả công việc

- Mối quan hệ giữa điều hành và tham mưu thường xung đột

Công tác tham mưu là một nghề chuyên sâu, có tính chuyên nghiệp cao Tham mưu không chỉ là cơ quan tham dự, đề xuất chủ trương, chính sách cho cơ quan lãnh đạo, quản

lý cấp mình mà còn là cơ quan hướng dẫn và chỉ đạo thực hiện về lĩnh vực mình đảm trách cho cấp lãnh đạo, quản lý và cơ quan tham mưu cấp dưới Xét cả về chức năng tham dự lẫn chức năng hướng dẫn tổ chức thực hiện thì cơ quan và cán bộ tham mưu đều

có thuộc tính lãnh đạo, quản lý và đồng thời phải cùng chịu trách nhiệm với cơ quan lãnh

đạo, quản lý về lĩnh vực mình tham mưu Không nên hiểu đơn thuần tham mưu chỉ là

giúp việc Tham mưu có trách nhiệm thì đồng thời cũng phải có quyền hạn Đây là vấn đề lâu nay ít được đề cập tới Chẳng hạn trường hợp người lãnh đạo gợi ý đề bạt vượt cấp một cán bộ vào cương vị cấp trưởng một cơ quan quản lý cấp cao Cơ quan tham mưu sau khi nghiên cứu đã trình bày rằng đó là một trường hợp cần thử thách, rèn luyện thêm, trước mắt nên giao đồng chí ấy làm cấp phó một thời gian, nhưng lãnh đạo không những không đồng ý mà lại còn cố thuyết phục, ép buộc cơ quan tổ chức làm thủ tục đề bạt Sau một thời gian đồng chí được đề bạt đã mắc nhiều khuyết điểm, có biểu hiện đạo đức chưa tốt và năng lực không tương xứng với chức quyền, phải nhận kỷ luật và bãi nhiệm Trong trường hợp này cơ quan tham mưu đã đúng nhưng họ lại không có quyền trong việc ra quyết định đề bạt cán bộ Đồng chí lãnh đạo lại không nhận trách nhiệm về việc ra quyết

định sai ấy Trên thực tế không thiếu những trường hợp tương tự như trên ở các cấp, các

ngành Do đó, cần có quy định rõ về quyền và trách nhiệm của cơ quan và cá nhân người

làm công tác tham mưu để họ có trách nhiệm với sự tư vấn của họ Người làm công tác tham mưu cần có quyền bảo lưu ý kiến và được trình bày, bảo vệ ý kiến của mình trước tập thể cơ quan lãnh đạo, quản lý có thẩm quyền và trách nhiệm ra quyết định Đây là vấn

đề rất khó, đòi hỏi cả phía quản lý và tham mưu đều phải có bản lĩnh, có tri thức và ý

thức trách nhiệm cao với tinh thần chí công vô tư

Người lãnh đạo, quản lý hơn người tham mưu ở sự khái quát, ở tầm bao quát toàn thể, toàn cục nhưng lại cần người tham mưu ở sự chuyên sâu, cụ thể và những kỹ năng, nghiệp vụ cần thiết Có thể hình dung mối quan hệ giữa tham mưu với lãnh đạo, quản lý

là sự gắn bó hữu cơ, tất yếu của quá trình ra các quyết định của lãnh đạo, quản lý Tài năng và trách nhiệm của tham mưu là khả năng đưa ra các phương án, kế hoạch, chương trình và tính toán dự báo có căn cứ về tính hiệu quả và hệ quả của từng chương trình, phương án Tài năng và trách nhiệm của nhà lãnh đạo, quản lý là biết lắng nghe, biết so sánh, biết thảo luận, tranh luận và cuối cùng là lựa chọn phương án, chương trình tối ưu

và ra quyết định Khi đã quyết định rồi thì lãnh đạo, quản lý là người chịu trách nhiệm trước tiên và cuối cùng về kết quả, hệ quả của những quyết định ấy Tham mưu chỉ chịu trách nhiệm trực tiếp trước các cơ quan lãnh đạo về những quyết định do họ đề xuất với

tư cách là tham mưu Điều này nếu được ghi rõ trong quy chế làm việc sẽ có tác dụng tích cực trong việc đề cao tinh thần trách nhiệm của cả cơ quan (hoặc cá nhân) tham mưu lẫn cơ quan (hoặc cá nhân) lãnh đạo, quản lý trong việc ra quyết định

Để hòan thành tốt chức năng của mình, người lãnh đạo cần nhận thức được tham mưu

là một khâu quan trọng trong lãnh đạo, quản lý Xét về việc hoạch định chính sách, tổ chức và điều hành thì bất kỳ nhà lãnh đạo, quản lý nào cũng không thể tự mình giải quyết một cách thông thái mọi vấn đề trong tổ chức Sử dụng tham mưu là biện pháp quan trọng để khắc phục mặt hạn chế ấy Lịch sử đã cho thấy các vĩ nhân làm nên nghiệp lớn

đều cần có tham mưu giỏi Lê Lợi lập được chiến công hiển hách là nhờ biết dùng “Bình

Ngô sách” của Nguyễn Trãi và có Nguyễn Trãi cùng bàn bạc quân cơ Hồ Chí Minh để lại bài học muôn đời về tài nghệ dùng người và phát huy tài năng của mọi lớp người, làm nên thành công lớn cho đất nước Bên cạnh đó, nhà lãnh đạo cũng cần có dũng khí mới dùng được người tài giỏi hơn mình Cha ông ta đã để lại những bài học sâu sắc Tục truyền rằng ở nước ta thời kỳ trung đại, từng có nhà vua thiết triều bàn việc xây dựng và phòng thủ đất nước, khi nêu ý kiến mình, nhà vua hỏi quần thần thì có một người khúm núm tâu rằng: “Bệ hạ anh minh, mọi điều Người vừa nêu ra đều là những lời vàng ngọc,

sáng suốt như ý trời vậy Quần thần xin lĩnh ý làm theo” Nhà vua ngắt lời mà than rằng:

“Nếu quả các khanh đều nghĩ như nhà ngươi thì xã tắc lâm nguy rồi Các ngươi nên biết cuộc kháng chiến vừa qua nhờ khí thiêng sông núi, trăm họ một lòng và bách quan góp sức bày vẽ mưu lược nên mới đánh bại được quân thù chứ đâu phải chỉ là công lao của mình trẫm Nay đất nước tuy đã thanh bình nhưng bên trong dân tình còn đói kém, việc nông điền chưa được mở mang, bên ngoài thì kẻ thù vẫn lăm le dòm ngó mà triều đình ta không ai sáng suốt hơn trẫm, chỉ một mình trẫm nghĩ ra được có từng ấy điều thôi, như vậy hoá ra hào khí, tinh anh của nước Đại Việt ta đã tắt lịm rồi ư?” Với tấm lòng trung thực, cởi mở của nhà vua, cả triều đình như được tiếp thêm sức mạnh, ai ai cũng xin được

tỏ bày, hiến kế, nhờ đó nhà vua đã có thêm nhiều kế sách để đưa đất nước vào thời cực thịnh

Đối với người làm lãnh đạo, quyền hạn càng nhiều thì trách nhiệm càng nhiều Hồ Chí

Minh đã khuyên không nên “ham dùng người bà con, anh em quen biết, bầu bạn” hoặc

“ham dùng những kẻ khéo nịnh hót mình mà chán ghét những người chính trực ” Nói tóm lại, người làm công tác tham mưu thì ngoài việc cần có đạo đức và tư tưởng thì họ cần có một thiết chế và quy chế rõ ràng, minh bạch để ràng buộc và bảo vệ quyền tham mưu

III LIÊN HỆ THỰC TẾ - TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ - ĐHQG HCM

Hình 1: Sơ đồ tổ chức của Trường Đại học Quốc tế 6

6 https://www.hcmiu.edu.vn/vn/Gioithieu/PhongbanvaTrungtam.aspx