Phân tích công việc là: một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ, những yêu cầu về nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết và các điều kiện để thực hiện có hiệu quả các công việc t
Trang 1Dark Knight
* * Quản lí nhân lực *
IS MINE
1. Phân tích công việc là j
2. Mục tiêu,yêu cầu,ý nghĩa phân tích công việc
3. Những nguyên tắc cơ bản trong thiết kế mô tả công việc
4. Nội dung bản mô tả công việc,bản tiêu chuẩn công việc
5. Quy trình xây dựng bản mô tả công việc.Viết bản mô tả công việc của 1 vị trí trong doanh nghiệp
6. Quy trình tuyển chọn nhân viên
7. Quy trình đào tạo và phát triển nhân viên
8. Hiệu quả công việc
9. Bất bình là j
10. Các hình thức và phương pháp giải quyết bất bình
11. Kỉ luật lao động là j
12. Các hình thức kỉ luật lao động
13. Xung đột là j
14. Các kiểu và cách giải quyết xung đột
Trả lời
1. Phân tích công việc là:
một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ, những yêu cầu về nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết và các điều kiện để thực hiện có hiệu quả các công việc trong một tổ chức
2. Mục tiêu,yêu cầu,ý nghĩa phân tích công việc
− Mục tiêu:
Trang 2+ cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc nào đó
+ mối tương quan của công việc đó với các công việc khác
+ kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc
+ các điều kiện làm việc
− Yêu cầu:
+ Công việc phải được xác định chính xác
+ Chức năng, nhiệm vụ cũng như những yêu cầu của công việc phải được mô tả cụ thể, rõ ràng
+ Những điều kiện để thực hiện công việc có hiệu quả phải được trình bày cụ thể và đầy đủ
Ý nghĩa:là công cụ quản trị nhân sự cơ bản nhất, vì nó là cơ sở để các nhà quản trị làm xây dựng bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc Cơ sở những thông tin của hai bản này sẽ được các nhà quản trị nhân sự sử dụng để :
- Định hướng cho công việc tuyển dụng, lựa chọn, hoàn thiện việc bố trí lao động cho đơn vị
- Xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí công tác trong đơn vị, giúp người lao động nắm bắt được công việc một cách nhanh chóng Đây cũng là cơ sở cho việc trả lương công bằng
- Làm cơ sở cho việc bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho cán bộ, nhân viên trong đơn vị
- Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo
- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc và hệ thống chức danh công việc
3. Những nguyên tắc cơ bản trong thiết kế mô tả công việc
− Không giả định (nhầm tưởng) rằng công việc trong tương lai giống công việc hiện nay hoặc công việc trong quá khứ Mục tiêu chính của mô tả công việc là xác định kỹ năng nhiệm vụ, kỹ năng, khả năng và hiểu biết sẽ cần thiết thực hiện công việc trong tương lai, vì vậy:
+ Phải đặt việc xây dựng bản mô tả công việc trong bối cảnh công việc, tổ chức và môi trường sẽ thay đổi trong thời gian tới
+ Đồng thời xác định sự thay đổi đó ảnh hưởng như thế nào đến công việc hơn là việc mô tả công việc giống như trong quá khứ
− Không quá tập trung vào những nhiệm vụ và bổn phận thực hiện công việc, xác định những kiến thức và kỹ năng đó sẽ chịu tác dộng do sự thay đổi do công nghệ, kinh doanh và điều kiện môi trường
Trang 3− Các vấn đề trong việc mô tả công việc phải rõ ràng, cách diễn đạt ngôn ngữ một cách xác thực, chính xác, đề phòng những hiểu lầm, xung đột
− Xác định rõ phạm vi thẩm quyền, bản chất của công việc
− Mô tả công việc phải cụ thể, cụ thể trong việc trình bày rõ:
+ Loại công việc;
+ Mức độ phức tạp;
+ Mức kĩ năng yêu cầu;
+ Mức tiêu chuẩn hoá vấn đề;
+ Phạm vi trách nhiệm của người lao động đối với mỗi giai đoạn công việc;
+ Mức độ và hình thức chịu trách nhiệm
− Sử dụng những câu ngắn gọn và chính xác để thể hiện mục tiêu công việc
− Kiểm tra lại việc mô tả công việc có thực hiện được những mục tiêu cơ bản không
4. Nội dung bản mô tả công việc,bản tiêu chuẩn công việc
− Bản mô tả công việc:
+ Những thông tin chung về công việc
+ Những chức năng và trách nhiệm trong công việc
+ Những nhiệm vụ cụ thể phải hoàn thành
+ Quyền hạn của người thực hiện công việc
+ Những mối quan hệ trong công việc
+ Các điều kiện làm việc để thực hiện công việc đó
+ Các tiêu chuẩn để đánh giá công việc
+ Các yêu cầu khác
− Bản tiêu chuẩn công việc:
+ Những thông tin chung về công việc
+ Yêu cầu về trình độ học vấn, chuyên môn, nghiệp vụ được đào tạo
+ Yêu cầu về kiến thức và các kỹ năng
+ Yêu cầu về kinh nghiệm công tác
+ Yêu cầu về thể lực và về tâm sinh lý
+ Trách nhiệm và điều kiện làm việc
+ Những yêu cầu khác
Trang 45. Quy trình xây dựng bản mô tả công việc.Viết bản mô tả công việc của 1 vị trí trong doanh nghiệp
◊ Giai đoạn 1: Xác định phạm vi và đưa ra phương pháp :
− XÁC ĐỊNH NHỮNG VỊ TRÍ nào sẽ được phân tích (Bản tóm tắt các vị trí)
− QUYẾT ĐỊNH sẽ tuân theo TIÊU CHÍ nào
− XÁC ĐỊNH NHỮNG THÔNG TIN CẦN THIẾT và phân loại chi tiết: Các yếu
tố của một Bản mô tả công việc
− QUYẾT ĐỊNH dựa trên PHƯƠNG PHÁP nào: lấy thông tin và phân tích
− XÁC ĐỊNH thông tin cần lấy từ AI
◊ Giai đoạn 2: Thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu và phê chuẩn:
− Thu thập dữ liệu:sử dụng 1 số phương pháp:
+ 1 Phỏng vấn người đảm nhiệm và người giám sát
+ 2 Mô tả theo nhóm
+ 3 Sử dụng bảng hỏi
− Phân tích dữ liệu:quá trình có 3 bc:
1) Chuẩn bị:thực hiện các công việc:
+ Xác định công việc cần phân tích: danh mục các công việc cần phân tích được xác định tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu phân tích công việc của doanh nghiệp
+ Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp với mục đích của việc phân tích công việc, thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc phỏng vấn hoặc các bản câu hỏi cần thiết và chọn đối tượng tham gia
+ Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu; hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô
tả công việc cũ (nếu có)
2) Tiến hành thu thập thông tin:gồm các việc:
Danh mục các
vị trí công việc
Thu thập dữ liệu Phạm vi và
Phê chuẩn
Trang 5+ Tiến hành thu thập thông tin liên quan đến các hoạt động, thái độ ứng
xử, điều kiện làm việc, cá tính và khả năng theo các phương pháp đã định
+ Kiểm tra lại thông tin với các thành viên Cần kiểm tra lại thông tin đã thu thập được với các nhân viên đảm nhận công việc đó và quản lý trực tiếp của đương sự Điều này giúp được sự đồng tình của người lao động
về bảng phân tích công việc bởi vì họ có cơ hội duyệt xét lại chính công việc mà họ thực hiện
3) Xây dựng bản mô tả công việc,bản mô tả tiêu chuẩn công việc:
Sau khi đã hoàn thành bản phân tích công việc, nhà quản trị tiến hành soạn thảo bản
mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc
Để tiến hành soạn thảo bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc chính xác, cần thực hiện các công việc sau:
+ Viết bản thảo lần thứ nhất
+ Lấy ý kiến góp ý của người lao động và người lãnh đạo bộ phận có liên quan
+ Sửa lại bản thảo trên cơ sở các ý kiến góp ý đó
+ Tổ chức hội thảo với giám đốc nhân sự và những người quản lý cấp cao
để tiếp tục hoàn thiện bản thảo (nếu cần thiết) Sửa lại bản thảo theo những góp ý đó
+ Lấy chữ ký phê chuẩn của người lãnh đạo cao nhất trước khi ban hành
để thực hiện
− Phê chuẩn:
+ Cần bảo đảm có sự phê chuẩn các Bản mô tả công việc
+ Để tiến hành công việc này, một Hội đồng phê chuẩn (bao gồm đại diện công ty và nhân viên) phải được thành lập trước khi bắt đầu thu thập dữ liệu
+ Trách nhiệm chính của Hội đồng này bao gồm:
+ Khẳng định là tất cả các vị trí công việc đều đã được mô tả
+ Phân tích, chỉnh sửa (nếu phù hợp) và cuối cùng phê duyệt tất cả các Bản
mô tả công việc, không có ngoại lệ
◊ Giai đoạn 3: Đưa ra danh mục các vị trí công việc:
Đây là giai đoạn cuối cùng trong quá trình xây dựng mô tả công việc Sau khi phê chuẩn, tổ chức phải đưa ra danh mục các vị trí công việc, và quyết định ban hành danh mục này cho toàn bộ các phòng ban trong tổ chức
Ví dụ:bản mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự
− Chức danh công việc: trưởng phòng nhân sự
Trang 6− Mục đích vị trí công việc: lựa chọn và sắp xếp hợp lí đối với chức vụ và công việc của nhân viên trong doanh nghiệp,đảm bảo nhân viên làm việc phù hợp,có hiệu quả tốt nhất,thông qua giám sát,sắp xếp và điều hành các nhân viên
− Nhiệm vụ của vị trí công việc:
+ Tuyển chọn và sắp xếp vị trí,công việc cho nhân viên mới
+ Quan sát,có sự thay thế các vị trí công việc cho phù hợp
+ Tạo ra nhiều vi trí mới thuận lợi cho nhân viên làm việc tốt cũng như sa thải nhân viên ý thức kém,làm việc không tốt
− Các mối quan hệ báo cáo:tổ trưởng-quản đốc phân xưởng-phòng nhân
sự-trưởng phòng nhân sự
− Yêu cầu về trình độ kĩ năng công việc:
+ Học vấn:tốt nghiệp đại học chính quy có chuyên ngành liên quan đến quản trị về nhân sự
+ Kinh nghiệm làm việc:ít nhất 3 năm kinh nghiệm
+ Kinh nghiệm khác:ít nhất 2 năm làm việc trong doanh nghiệp
− Các kiến thức và kĩ năng cần có:
+ Nắm rõ bộ máy hoạt động của doanh nghiệp
+ Khả năng giao tiếp tốt,thuyết phục,khéo léo
+ Thuyết trình và làm việc nhóm linh hoạt
+ Có chuyên môn giám sát,đánh giá con người
6. Quy trình tuyển chọn nhân viên :6 bc’:
1) Sàng lọc đơn xin việc
2) Kiểm tra đầu vào
3) Tổ chức phỏng vấn
4) Thẩm tra thông tin
5) Đánh giá và lựa chọn những ứng viên phù hợp
6) Thuê ứng viên phù hợp nhất
7. Quy trình đào tạo và phát triển nhân viên:
Xác định nhu cầu học
Chu trình học Thiết kế chương trình học Đánh giá kết quả học
Trang 78. Hiệu quả công việc:
Quy trình quản lí:lên kế hoạch->giám sát->đánh giá
Lên kế hoạch-Thiết lập các mục tiêu và mục đích
Để lên kế hoạch đánh giá, tổ chức phải đưa ra một hệ thống các mục tiêu để đánh giá:
* Số lượng các vấn đề đánh giá
* Mỗi mục tiêu sẽ có sức nặng riêng của mình, theo sự liên quan của nó trong công việc của nhân viên và thỏa thuận giữa các nhà quản lý / giám sát với cấp dưới
* Tổng sức nặng của các mục tiêu phải được xác định
* Các giá trị doanh nghiệp là sự phản ánh văn hóa của công ty và xác định các tiêu chuẩn hành vi mong muốn cho tất cả các nhân viên
* Áp dụng cho tất cả các nhân viên
* Phải xác hành vi có liên quan, mà đại diện cho các cách hành xử cụ thể liên quan đến mỗi giá trị được thiết kế để đánh giá quá trình các hành xử của nhân viên thích ứng với các giá trị doanh nghiệp
* Các tổ chức phải có một tiêu chí chung, ở đó các nhân viên có thể tuân theo cùng một bộ các hướng dẫn, khi họ đang đánh giá cấp dưới của họ hoặc khi họ đang được đánh giá
Giám sát
* Giai đoạn này được triển khai từ khi lập kế hoạch cho đến khi đánh giá cuối cùng
* Giai đoạn này là bắt buộc: ít nhất phải thực hiện một cuộc phỏng vấn giám sát mỗi năm
* Cần thiết cho sự thành công của Hệ thống đánh giá hiệu quả công việc
* Người quản lý hướng dẫn các cấp dưới, để thể hiện cách tốt nhất để đạt được các mục tiêu kế hoạch
* Cả người giám sát/người quản lý và cấp dưới cùng đánh giá các mục tiêu và mức
độ cải thiện về việc thực hiện
* Đánh giá các hành vi của các nhân viên phù hợp với các giá trị doanh nghiệp
Đánh giá
* Công tác đánh giá hiệu quả công việc kết thúc bằng phỏng vấn đánh giá nhằm mục đích:
Thực hiện chương trình học
Trang 8* Đánh giá mức độ đạt được các mục tiêu đã thiết lập.
* Đánh giá mức độ và cách thức mà nhân viên đã làm công việc của mình theo các Giá trị doanh nghiệp
* Cung cấp các thông tin phản hồi cho các nhân viên về những gì họ có thể làm để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình
* Công tác này được thực hiện ở cuối giai đoạn đánh giá
9. Bất bình là:
là sự không đồng ý hoặc phản đối của người lao động đối với người sử dụng lao động về các vấn đề thời gian lao động, tiền lương, điều kiện lao động v.v…
Bất bình có ảnh hưởng đến năng suất lao động, quan hệ lao động và đời sống của mọi người trong doanh nghiệp
10. Các hình thức và phương pháp giải quyết bất bình
− Các hình thức:
+ Bất bình rõ ràng: Là bất bình có nguyên nhân chính đáng, các sự kiện được biểu hiện rõ ràng, người lao động có thể được tranh luận với nhà quản lý
+ Bất bình tưởng tượng: Là những bất bình xảy ra trong ý nghĩ của người lao động Những ý nghĩ đó thường là kết quả của những lời đồn đại và chuyện lượm lặt
+ Bất bình im lặng: Là sự bất bình trong đó người lao động giữ sự bực bội trong lòng, không nói ra, nhưng đó là sự uất giận, bất mãn
+ Bất bình được bày tỏ: Là sự bất bình trong đó người lao động phàn nàn một cách cởi mở, công khai, nói ra sự bất bình, trình bày với người quản lý những điều bất bình và không giấu trong lòng
− Phương pháp giải quyết:
+ Đưa ra cách giải quyết bằng văn bản
+ Xác định rõ ai liên quan, không phân biệt đối xử Các bản lưu, lời khai nhân chứng và băng ghi âm được giữ kín không được tiết lộ
+ Xác định những hình thức kỉ luật có thể áp dụng và dựa trên nguyên tắc hành vi của tổ chức
+ Xác định ai có thẩm quyền ra hình thức kỷ luật đó
+ Nói rõ những nhân viên sẽ được thông báo về những phàn nàn và bất kì bằng chứng nào trước khi được nghe thấy Cho phép nhân viên có thể giải trình vấn đề trước khi đưa ra quyết định
Trang 9+ Đảm bảo rằng, trừ các hành vi sai trái quá đáng, không một nhân viên nào bị
sa thải vì một lần vi phạm kỉ luật đầu tiên
+ Đảm bảo rằng trường hợp đó đã được điều tra kỹ lưỡng trước khi tiến hành
kỷ luật
+ Đảm bảo rằng tất cả các hình phạt phải được giải thích đầy đủ
+ Đưa ra các quyền lợi và thủ tục để kháng cáo
+ Thủ tục kỷ luật
11. Kỉ luật lao động là:
là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh thể hiện trong nội quy lao động
Nội dung của kỷ luật lao động bao gồm các điều khoản quy định về hành vi của người lao động trong các lĩnh vực có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của họ như: số lượng và chất lượng công việc cần đạt được, thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi, an toàn lao động và vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản và bí mật công nghệ các hành vi vi phạm pháp luật lao động, các hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất
12. Các hình thức kỉ luật lao động:
Hầu hết các tổ chức theo một phương pháp kỉ luật tăng dần, nghĩa là hình phạt
cho người vi phạm sẽ dần tăng phụ thuộc vào sự nghiêm trọng và/ hoặc tần xuất của lần vi phạm
Người vi phạm kỷ luật lao động, tùy theo mức độ phạm lỗi, bị xử lý theo một trong
03 hình thức kỷ luật sau:
− Khiển trách hoặc cảnh cáo bằng lời, hoặc cảnh cáo bằng văn bản
− Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng hoặc chuyển làm công tác khác có mức lương thấp hơn trong thời hạn tối đa là 06 tháng hoặc cách chức
+ Sa thải: Hình thức xử lý kỷ luật sa thải chỉ được áp dụng trong những trường hợp sau đây:
+ Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, tiết lộ bí mật công nghệ, kinh doanh hoặc có hành vi khác gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của doanh nghiệp
+ Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương, chuyển làm công việc khác mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật hoặc bị kỷ luật cách chức mà tái phạm
Trang 10+ Người lao động tự ý bỏ việc năm ngày cộng dồn trong một tháng hoặc 20 ngày cộng dồn trong một năm mà không có lý do chính đáng
+ Sau khi sa thải người lao động, người sử dụng lao động phải báo cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương biết
+ Thời hiệu để xử lý vi phạm kỷ luật lao động tối đa là 03 tháng, kể từ ngày xảy ra vi phạm, trường hợp đặc biệt cũng không được quá 06 tháng
13. Xung đột là:
− Xung đột là quá trình trong đó một bên nhận ra rằng quyền lợi của mình hoặc đối lập hoặc bị ảnh hưởng tiêu cực bởi một bên khác Xung đột có thể mang đến những kết quả tiêu cực hoặc tích cực, phụ thuộc vào bản chất và cường độ của xung đột
− Các sự bất bình, xung đột, tranh chấp có thể xảy ra do mâu thuẫn giữa những người lao động với nhau hoặc giữa tập thể người lao động và người sử dụng lao động về quyền lợi, đối xử trong công việc, tiền lương, thu nhập, học nghề, thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, hoặc các vấn đề khác
− Xung đột là một loại hành vi cạnh tranh giữa người với người hoặc nhóm người Nó xảy ra khi hai hoặc nhiều người hoàn toàn hiểu biết, hoặc không hiểu biết, hoặc các mục tiêu thực sự xung đột khi nguồn lực bị hạn chế Xung đột có thể mang tính tích cực hoặc tiêu cực
14. Các kiểu và cách giải quyết xung đột
− Các kiểu xung đột: có 3 loại xung đột tổ chức
+ Xung đột xảy ra dựa trên quan hệ giữa các cá nhân với nhau
+ Xung đột xảy ra dựa trên nhiệm vụ
+ Xung đột xảy ra dựa trên quá trình
− Cách giải quyết: 4 cách
+ Hợp tác
+ Lảng tránh
+ Nhượng bộ
+ Thỏa hiệp