HƯỚNG dẫn QUẢN LÝ THỰC HIỆN dự án PHẦN 2

III Lập kế hoạch thực A Dự án Môi trường dự án 16 Như đề cập trên, công tác lập kế hoạch thực dự án giai đoạn chu trình dự án - lập thẩm định dự án Tuy nhiên, kế hoạch giai đoạn tiền phê chuẩn thường mang tính khái quát sơ Giám đốc dự án phải lập kế hoạch chi tiết cập nhật dự án phê chuẩn có nhiều thông tin cụ thể Ngoài việc xác định biện pháp cụ thể để thực dự án, cần có điều chỉnh lịch trình công việc nhân chịu trách nhiệm đầu vào, ước tính chi phí, bố trí nhân viên phần việc khác dự án 17 Lập kế hoạch chi tiết hoạt động then chốt nhằm thực thành công dự án Dựa mục đích mục tiêu dự án, kế hoạch chi tiết lập bao gồm chiến lược kế hoạch công việc, tổ chức bố trí nhân viên dự án, lịch trình ngân sách, hệ thống kiểm soát quản lý, kế hoạch tài chính, phương pháp đánh giá, thủ tục ủy quyền công việc, phối hợp hoạt động Khi lập kế hoạch chi tiết, Giám đốc dự án phải hợp tác chặt chẽ với Ngân hàng cần sử dụng thêm tư vấn Kinh nghiệm Ngân hàng cho thấy sai sót trình lập kế hoạch chi tiết thường gây ảnh hưởng bất lợi đến chi phí, lịch trình thực chất lượng kĩ thuật dự án 18 Giám đốc dự án phải nắm rõ cá nhân tổ chức tham gia vào thực dự án, hình thức mức độ tham gia họ Các tổ chức bao gồm phủ, quan lập kế hoạch quốc gia, quan công cộng độc lập, nhóm người sử dụng, quan phải tham gia phê duyệt chi tiêu cho dự án, giải ngân ngân sách, mua sắm hàng hoá thuê dịch vụ, hoạt động dự án khác Đối với số dự án, có nhiều đơn vị tham gia thực hiện, đơn vị có Giám đốc dự án riêng chịu trách nhiệm thực nội dung cụ thể dự án Cần phải có điều phối kết hợp khéo léo để tất hoạt động đạt hiệu 19 Trong dự án đồng tài trợ, kinh phí cho dự án đến từ nhiều nguồn khác Trong trường hợp này, Giám đốc dự án cần biết nguồn tài trợ cho phần dự án quy định hay điều kiện cụ thể sử dụng tiền tài trợ nhà tài trợ Về phía Ngân hàng, điều kiện hợp đồng vay vốn, có yêu cầu thủ tục tài liệu hướng dẫn, sách hướng dẫn tài liệu khác Ngân hàng - Giám đốc dự án cần nắm rõ tài liệu này, cần thiết nên đưa thủ tục quy định vào khuôn khổ hệ thống thủ tục đơn vị thực dự án 20 Một bước quan trọng mà Giám đốc dự án phải tiến hành - tốt trước bắt đầu thực dự án - thu thập lưu trữ tất tài liệu liên quan đến dự án, tài liệu xuất Ngân hàng, nắm rõ nội dung chúng Những tài liệu bao gồm: Nghiên cứu khả thi dự án Báo cáo thẩm định dự án 6 10 11 12 13 14 15 16 17 Các biên đàm phán khoản vay Hiệp định vay vốn thoả thuận dự án, có Các quy định khoản vay cho hoạt động thông thường (hay đặc biệt tùy theo trường hợp) Ngân hàng phát triển Châu Các hướng dẫn mua sắm phạm vi khoản vay Ngân hàng phát triển Châu Sách hướng dẫn sách, thực tiễn thủ tục liên quan đến mua sắm phạm vi khoản vay Ngân hàng phát triển Châu Hướng dẫn sơ tuyển nhà thầu xây lắp Các mẫu hồ sơ mời thầu - Mua sắm cho công trình xây dựng Các mẫu hồ sơ mời thầu - Mua sắm hàng hoá Các mẫu hồ sơ mời thầu - Cung cấp, giao nhận lắp đặt hàng hoá Sách hướng dẫn xét thầu Quy định điều kiện nhận khoản vay đặc biệt Các hướng dẫn sử dụng tư vấn Ngân hàng phát triển Châu bên vay vốn Sách hướng dẫn cho đơn vị sử dụng tư vấn Sách hướng dẫn giải ngân khoản vay Các hướng dẫn giám sát đánh giá lợi ích dự án (cho dự án nông nghiệp, thuỷ lợi phát triển nông thôn) B Các vấn đề phát sinh giai đoạn thực dự án 21 Trong trình lập kế hoạch thực dự án, Giám đốc dự án cần xác định vấn đề có khả phát sinh Tuy đoán trước vài vấn đề nhiều vấn đề đoán trước Mỗi lĩnh vực nước thường có vấn đề rủi ro riêng phải giải vấn đề rủi ro sở xét đến hoàn cảnh liên quan đến tình cụ thể Phụ lục liệt kê danh sách chi tiết vấn đề vài vấn đề mang tính phổ biến 22 Nhiều dự án bắt đầu theo kế hoạch có chậm trễ việc tổ chức máy thực dự án việc chọn Giám đốc dự án Cũng vậy, từ đầu dự án bị hoãn chậm trễ việc lựa chọn định nhà tư vấn, mua thiết bị nguyên vật liệu trao hợp đồng xây dựng Trong số trường hợp, đơn vị thực dự án gặp khó khăn hoàn thành vài điều kiện để khoản vay có hiệu lực, đặc biệt quyền giải phóng mặt tổ chức Văn phòng quản lý dự án (PMO) 23 Các vấn đề tài thường phát sinh giai đoạn thực dự án, phổ biến thiếu vốn đối ứng nước, chi kinh phí dự trù thiếu, giá leo thang, dự trù thiếu cho khoản dự phòng Đôi xuất vấn đề giải ngân khoản vay bị chậm đơn vị thực dự án không tuân theo yêu cầu thủ tục giải ngân Ngân hàng 24 Một số yếu tố bên gây cản trở việc thực nhanh chóng thành công dự án phản kháng người dân địa phương dự án, đình công hay bất đồng khác vấn đề lao động, khó khăn vào công trình địa hình bất lợi, công việc ngừng trệ thời tiết bất lợi, vấn đề phối hợp phận dự án, thiếu thiết bị nguyên vật liệu 25 Các vấn đề liên quan đến nhân thường gặp phải thực dự án bao gồm thiếu lao động có tay nghề, không tuyển nhân viên có trình độ hay đáng tin cậy cho Văn phòng quản lý dự án trung tâm hay cho chi nhánh vùng địa lý phân tán vùng sâu, thiếu lao động qua đào tạo để vận hành trì sở thiết bị dự án, điều kiện xã hội hay kinh tế khó khăn địa điểm dự án làm hạn chế việc điều động cán bộ, thiếu trang thiết bị thích hợp cho đào tạo C Hoàn tất kế hoạch công việc dự án 26 Lập kế hoạch thực đòi hỏi phải chuẩn bị kế hoạch công việc dự án, mô tả công việc hoạt động, cách hoàn thành, quản lý công việc nguồn lực cần thiết cho hoạt động Cần nêu rõ thời gian bắt đầu hoạt động theo lịch trình Để dễ dàng cho việc kiểm soát, nên chia nhỏ công việc thành nhánh nhận biết, đo lường quản lý Việc phân chia chi tiết giúp Giám đốc dự án dự đoán nguy chậm trễ để có điều chỉnh kịp thời Rõ ràng lịch trình riêng chi tiết cho bước cần thiết để hoàn thành công việc phát chậm trễ, giải pháp đề thường muộn, tốn chí không tác dụng 27 Khi lập kế hoạch công việc cần cân nhắc cẩn trọng phân công công việc cho bên tham gia vào dự án lên kế hoạch dự kiến cho tất kiện gây ảnh hưởng đến việc thực toàn lịch trình Trong nhiều trường hợp, hạn chế vấn đề thường xuyên theo dõi, điều chỉnh hay có biện pháp khác Phải thiết kế hệ thống quản lý báo cáo để thường xuyên thông tin cho ban quản lý dự án tiến độ thực lịch trình, ban quản lý có sách kịp thời để điều chỉnh hay giải vấn đề phát sinh 28 Trong kế hoạch cho dự án phức tạp bao gồm số dự án nhánh hay có tham gia số nhà thầu thường phải lập riêng vài lịch trình phụ Sau đó, lịch trình tổng hợp vào lịch trình tổng thể Các lịch trình phụ bao quát tất chi tiết cần thiết lịch trình tổng thể gồm mốc để giúp đánh giá toàn tiến trình phục vụ mục đích kiểm soát quản lý chung dự án Bộ phận chức dự án nhánh phải tự lập giám sát lịch trình phụ việc tổng hợp lịch trình phụ vào lịch trình tổng thể nhóm lập kế hoạch trung tâm ban quản lý dự án thực để đảm bảo tính đồng quán 29 Các lịch trình phụ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp tốt bên tham gia hỗ trợ cho việc phân công trách nhiệm quyền hạn Bằng việc tách biệt lịch trình này, ban quản lý dự án tập trung tốt vào hoạt động xác định tiến trình đơn vị gây ảnh hưởng đến toàn dự án thời điểm Dưới đề xuất chia dự án thành mảng chức phổ biến cho hầu hết dự án: Mảng việc Lịch trình cho hậu cần Lịch trình cho mua sắm Lịch trình nhân lực Lịch trình tài Lịch trình xây dựng Kế hoạch đánh giá Nội dung hoạt động Đảm bảo nguyên vật liệu thiết bị cần thiết, kể vận chuyển, xếp hàng vào kho đưa đến địa điểm dự án, và, thích hợp, tìm mặt cho công trình xây dựng, lắp đặt Các hoạt động mua sắm ký hợp đồng để mua hàng hoá dịch vụ cho dự án Các hoạt động tuyển, đào tạo xếp nhân Trình tự xúc tiến cam kết kinh phí cho dự án thời điểm chi tiêu cho dự án Các hoạt động để tiến hành xây dựng phần công việc dự án Các hoạt động thu thập số liệu thời gian thực hoạt động đánh giá 30 Có nhiều phương pháp xây dựng lịch trình lựa chọn phải cân nhắc xem phương pháp thích hợp cho dự án, dễ sử dụng dễ cập nhật lịch trình Tốt có lịch trình đơn giản, không phức tạp để tất bên quan tâm hiểu sử dụng dễ dàng thường xuyên cập nhật Có thể xây dựng lịch trình hình thức sau: Bảng hoạt động kiện Cách lập lịch trình đơn giản liệt kê thành bảng hoạt động kiện, theo trình tự dự kiến diễn ra, với thời gian diễn Phương pháp thường thích hợp với dự án đơn giản, tức dự án có bên chịu trách nhiệm Biểu đồ khối Khi vài hoạt động đưa vào lịch trình xảy đồng thời chồng chéo thời gian thực trình bày dạng biểu đồ khối tiện lợi mang đến cho người sử dụng tranh trình tự hoạt động từ bắt đầu kết thúc Biểu đồ khối thời điểm bắt đầu kết thúc kiện, thời điểm đồng thời diễn kiện đan xen kiện Những thông tin biểu đồ, đặc biệt phần thông tin kiện đan xen cho phép kết luận nhanh chóng ảnh hưởng chậm trễ hoạt động tới hoạt động khác Việc vẽ đọc biểu đồ khối thường không khó nên xem xét sử dụng kiểu biểu đồ việc lập lịch trình cho dự án phức tạp vừa phải Sơ đồ mạng lưới Các sơ đồ mạng lưới CPM hay PERT phù hợp với dự án phức tạp, tức dự án phải phân tích, lập lịch trình tổng hợp nhiều hoạt động Tuy nhiên, sơ đồ có nhược điểm đòi hỏi phải có chuyên môn đáng kể để xây dựng sử dụng, không vi tính hoá, thường tốn thời gian cập nhật Từ góc độ thực tiễn, nên sử dụng phương pháp CPM hay PERT người giao trách nhiệm lập lịch trình quen thuộc với phương pháp Việc vẽ sơ đồ mạng lưới đơn giản hoá để biểu diễn mối quan hệ yếu tố hoạt động cụ thể dự án thường không khó, song việc cập nhật lại phức tạp dễ bị lãng Tuy nhiên, dạng sơ đồ mạng lưới thể điểm mà vài hoạt động gây ảnh hưởng đến hoạt động khác nên hình thức sơ đồ mạng lưới đơn giản hoá thường hữu ích việc xây dựng lịch trình ban đầu sở để lập lịch trình cuối cho dự án Phụ lục sách hướng dẫn việc xây dựng sử dụng lịch trình mạng lưới cho việc lập kế hoạch kiểm soát Phụ lục thảo luận thêm việc cân đối nguồn lực - phần nhiệm vụ lập kế hoạch 31 Thông thường, thời điểm tham chiếu hoạt động dự án dựa vào ngày ký hiệp định vay vốn Có thể hoàn tất việc xây dựng lịch trình thực sau Ngân hàng phê chuẩn dự án, không muộn thời điểm ký kết hiệp định vay vốn 32 Trong hầu hết trường hợp, xây dựng lịch trình thực cuối công việc tốn nhiều thời gian Vì vậy, lúc đầu nên lên kế hoạch cho hoạt động hợp lý kiểm soát dễ dàng Việc lập lịch trình hoạt động lại dự án tiến hành sau dự đoán tương đối chắn chúng thực 33 Phân chia dự án thành nhánh công việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc ước tính yêu cầu nguồn lực cho công việc Có thể xếp công việc theo mức độ ưu tiên hay biểu thị công việc sơ đồ mạng lưới sau tổng hợp vào sơ đồ hay biểu đồ tổng thể nhằm mục đích kiểm soát dự án Với công việc nhỏ, chi phí công việc dễ dàng ước tính để sau gộp lại thành ước tính chi phí cho công việc chính, cuối cùng, cho toàn dự án Tương tự vậy, mô tả chi tiết kế hoạch cho công việc phân cấp thấp tổng hợp thành dạng tóm tắt giống tổng quan nội dung dự án Phụ lục trình bày thêm hướng dẫn việc phân chia dự án với việc sử dụng công cụ gọi cấu phân chia công việc (Work Breakdown Structure- WBS) D Tổ chức thực dự án 34 Một nhiệm vụ giai đoạn lập kế hoạch thực dự án định đơn vị tham gia thực dự án xác định loại hình đơn vị phù hợp tiến hành hoạt động dự án Đây nội dung thường tiến hành giai đoạn thẩm định dự án Khi định chọn đơn vị thực dự án, cần xác định kiến thức chuyên môn trình độ kĩ cần thiết, kể thuê tư vấn cho dự án 35 Trong nội đơn vị thực hiện, thành lập phận chịu trách nhiệm thực dự án đặc biệt Nhóm thường biết đến với tên gọi Văn phòng quản lý dự án (PMO), số trường hợp gọi tên khác Đây phận có nhiệm vụ lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát giám sát dự án Cán văn phòng dự án lấy từ nhân đơn vị thực dự án tuyển thêm/thuê thêm từ nguồn bên cho thời gian thực dự án Phụ lục mô tả số chức cán Văn phòng dự án 10 E Lập kế hoạch quản lý tài kế toán 36 Lập kế hoạch quản lý tài kế toán bao gồm lập ngân sách cho dự án, xây dựng hệ thống kiểm soát hạch toán chi phí để ghi chép giám sát khoản chi tiêu khác cho dự án Việc lập kế hoạch quản lý tài kế toán cần phải có phương pháp để đảm bảo phân bổ ngân sách kịp thời giải ngân theo thủ tục quy định đề ra; xác định yêu cầu kiểm toán kinh phí để kiểm định khoản chi tiêu phù hợp đánh giá tình hình tài đơn vị thực dự án Lập ngân sách dự án 37 Lập ngân sách trình dự tính ước tính yêu cầu tài dự án, xác định nguồn kinh phí áp dụng biện pháp để đảm bảo có đủ kinh phí vào lúc cần thiết Mặc dù trình lập ngân sách giai đoạn xây dựng dự án, chi phí cho nội dung công việc khác dự án phải ước tính, trình lập ngân sách tiếp tục suốt giai đoạn thẩm định mà số ước tính xem xét lại chỉnh lý thêm, chí kéo dài tận giai đoạn thực hiện, tiến hành phân bổ phân bổ lại kinh phí nhằm đáp ứng chi tiêu thường xuyên cho dự án 38 Ngân sách cho toàn dự án lập dựa ước tính chi phí cho kế hoạch công việc chi tiết Những chi phí tổng hợp dần lên theo cấp công việc cấu phân chia công việc có tổng chi phí trực tiếp dự án Ước tính chi phí phần việc tư vấn nhà thầu khác thực phải xác nhận điều chỉnh sau đàm phán Ngoài chi phí trực tiếp, phải ước tính chi phí quản lý, khoản dự phòng chi phí tài khác Kết cuối cần phản ánh ước tính gần với thực tế nhằm tránh rắc rối sau mặt tài chi không hết hay bội chi Chi không hết gây lãng phí xét số vốn cam kết mà không sử dụng, chi vượt ngân sách dễ dẫn đến chậm trễ cho dự án khó tìm ngân sách bổ sung 39 Phê duyệt ngân sách chưa phải bước cuối chu trình dự thảo ngân sách mà tới giai đoạn thực dự án, cần duyệt lại để xem ngân sách có ý nghĩa sát với thực tế hay không Luôn nhớ ngân sách xây dựng từ ước tính chi phí dự án vào thời điểm bắt đầu giai đoạn lập kế hoạch không xác biến đổi chuyển sang giai đoạn thực Thường thường sau ký kết hợp đồng hay sau thay đổi số hạng mục dự án phần công việc dự án giai đoạn thực xuất thêm thông tin bổ sung hay thông tin cập nhật Bởi nên kịp thời tiến hành điều chỉnh ngân sách Một ngân sách cập nhật đóng vai trò vô quan trọng để dự tính chi phí hoàn thành phần việc dự án Giám đốc dự án phải dự đoán tương đối xác nhu cầu ngân sách cho hoạt động để cấp kinh phí đủ thời gian, giúp cho công việc khỏi bị tạm dừng 40 Ngoài khoản chi phí trực tiếp dự án phát sinh chi phí gián tiếp, chi phí hành chi phí quản lý cố định Phải tính toán đầy đủ chi phí vào ngân sách dự án phải kiểm soát chúng sát nhằm tránh trường hợp chi phí gián tiếp trở nên cao so với chi phí trực tiếp dự án Đồng thời, cần dự 11 trù ngân sách cho khoản dự phòng, mục có khả làm tăng chi phí dự án 41 Trong việc tính toán cấp kinh phí cho thực dự án, bên vay vốn thường không tính tất khoản tiền cần thiết cho toàn dự án vào ngân sách năm, việc phân bổ tính sở năm, dựa vào dự toán chi tiêu năm Vì Giám đốc dự án cần cung cấp cho người dự thảo ngân sách số ước tính kinh phí cần thiết để đưa vào ngân sách hàng năm phủ Một khó khăn gặp phải hạn chế ngân sách - không đủ tiền để phân bổ cho dự án Thậm chí có trường hợp phân bổ việc cấp phát thực tế bị chậm trễ hay không thực kho bạc nhà nước tiền 42 Việc dự đoán chi tiêu dựa lịch trình thực từ tính toán khoản chi theo lịch trình toán cho nhà thầu nhà cung cấp, mua đất, lương cho cán Văn phòng dự án Nhằm giúp cho việc kiểm soát tài chính, nên chia ngân sách năm thành ngân sách theo tháng quý - cách cho phép Giám đốc dự án lập kế hoạch cân đối luồng tiền mặt nhằm tối ưu hoá việc sử dụng ngân sách hay để đảm bảo tính liên tục việc cấp kinh phí Hạch toán chi phí 43 Mục tiêu hạch toán chi phí cung cấp cho bên vay vốn, đơn vị tham gia thực Giám đốc dự án thông tin tài phục vụ công tác giám sát kiểm soát chi phí dự án Để sử dụng được, thông tin phải xác, cập nhật có hàm lượng thông tin cao Điều có nghĩa cần có hệ thống ủy quyền chi duyệt chi tiêu, hệ thống ghi chép sổ sách kế toán hệ thống phân loại, ghi chép báo cáo giao dịch Ngoài ra, điều khoản hợp đồng cho vay thường quy định đơn vị thực mở tài khoản phù hợp cho dự án hàng năm nộp báo cáo tài kiểm toán cho Ngân hàng Một tình trạng thường gặp đơn vị thực dự án không đáp ứng quy định chậm trễ việc chốt sổ sách kế toán 44 Một hệ thống hạch toán chi phí dự án hiệu phải tính đầy đủ tất khoản chi tiêu dự án, so sánh chi tiêu với dự trù ban đầu, tìm nguyên nhân gây chênh lệch, xác định số dư, hỗ trợ công tác toán đưa tranh rõ ràng tình hình chi phí dự án thời điểm 45 Nhìn chung, Giám đốc dự án chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống hạch toán chi phí nộp báo cáo tài kiểm toán hàng năm cho Ngân hàng Về điểm này, hợp đồng vay vốn thường quy định rõ Giám đốc dự án phải đặc biệt cố gắng để hoàn thành trách nhiệm Nếu nhóm thực dự án thiếu kế toán viên có trình độ chuyên môn, Giám đốc dự án cần tuyển dụng người thích hợp cho vị trí Phụ lục trình bày nội dung hệ thống hạch toán kiểm toán chi phí dự án Thủ tục giải ngân kinh phí 46 Kinh phí cấp đặn yếu tố quan trọng việc thực dự án nhanh chóng Quá trình lập kế hoạch cho giải ngân chủ yếu bao gồm việc xây dựng thủ tục xác minh tính đắn khoản toán, thủ tục toán 12 cho nhà thầu nhà cung cấp thủ tục yêu cầu rút vốn vay từ Ngân hàng Lịch trình giải ngân cho phần việc dự án phải xây dựng theo hàng quý phải tiến hành so sánh kế hoạch với giải ngân thực tế theo thời gian So sánh lịch trình giải ngân theo kế hoạch với lịch trình giải ngân thực tế với tiến độ xây dựng tiêu quan trọng để dự báo tổng chi phí để hoàn thành dự án hỗ trợ hoạt động kiểm soát chi phí 47 Giám đốc dự án phải nắm rõ nguồn kinh phí cho dự án thực tiễn thủ tục giải ngân tổ chức tài trợ Trong quan hệ với Ngân hàng, Giám đốc dự án cần hiểu hướng dẫn giải ngân khoản vay Ngân hàng theo Sách hướng dẫn giải ngân khoản vay F Xây dựng kế hoạch kiểm soát dự án 48 Một kế hoạch thực đầy đủ, thảo luận phần III-C, gồm việc xây dựng lịch trình dự án tổng thể, máy tổ chức phân công trách nhiệm lịch trình dạng sơ đồ với trình tự công việc hoạt động Mỗi hoạt động lịch trình dạng sơ đồ biểu diễn với thời hạn ngân sách tính toán thông qua bước lập kế hoạch công việc, phân bổ nguồn lực, ước tính chi phí, lịch trình sử dụng nhân lực thiết bị xây dựng Như vậy, kế hoạch thực đầy đủ gồm toàn hoạt động nhiệm vụ kèm theo chi phí lịch trình chúng Ngoài kế hoạch mô tả cách thực yêu cầu kĩ thuật dự án Chính lẽ đó, cần lập quy định kiểm soát toàn thông số dự án nhằm mục tiêu hoàn thành dự án thời gian phạm vi ngân sách cấp, đồng thời đáp ứng tốt chất lượng kĩ thuật Kiểm soát ngân sách, chi phí lịch trình 49 Sau ngân sách dự án xây dựng, phải tiến hành kiểm soát ngân sách cách xác định xác kinh phí cho nội dung công việc khác dự án, xác định cán đơn vị thực dự án chịu trách nhiệm quản lý ngân sách biết chế thủ tục thiết lập để nhận kinh phí từ nguồn quy định để giám sát chi tiêu 50 Một nhiệm vụ quan trọng Giám đốc dự án kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí thực chất tối ưu hoá chi tiêu so với khối lượng công việc hoàn thành, hay nói cách khác để thực nhiều việc từ ngân sách cho Kiểm soát chi phí đồng nghĩa với tăng hiệu tránh chi tiêu lãng phí không cần thiết hay không phép Do đó, lập kế hoạch kiểm soát chi phí cần bao gồm việc xây dựng thủ tục ủy quyền thực công việc; so sánh chi tiêu kết hoạt động với ngân sách dự án; kiểm soát chi tiêu hành nhân sự; so sánh giá đấu thầu với ước tính chủ dự án; giám sát tổng chi phí để hoàn thành dự án; kiểm soát thay đổi dự án; giám sát khối lượng công việc hoàn tất để toán cho nhà thầu; đảm bảo thiết kế hoạt động xây dựng/lắp đặt có hiệu chi phí tiến hành điều chỉnh chi tiêu thực tế không so với kế hoạch 51 Lập kế hoạch kiểm soát lịch trình dự án bao gồm việc kiểm soát nguyên nhân có khả gây chậm trễ cách quy định rõ cách thức phê chuẩn 13 kênh định nhằm giảm thiểu số người định; kiểm soát lỗi thiết kế; giám sát chất lượng thiết bị chất lượng công trình xây dựng; áp dụng hệ thống đánh giá kỳ thích hợp; kiểm soát nguy đình công khả can thiệp, kích động từ bên ngoài; kiểm soát nguy chậm trễ vận chuyển giao hàng; thực phân tích rủi ro quản lý rủi ro; thường xuyên kiểm định lại lịch trình dự tính ban đầu để đảm bảo gần với thực tế; kiểm soát thay đổi phạm vi phân bổ nguồn lực Thêm vào đó, Giám đốc dự án nên định kỳ tiến hành đánh giá thực trạng dự án xu hướng xem xét lại ngày dự định hoàn thành dự án Phải có biện pháp xử lý kịp thời hoạt động bị chậm trễ để đảm bảo mục tiêu thời gian Kiểm soát chất lượng kĩ thuật 52 Giám đốc dự án phải lập kế hoạch kiểm soát yếu tố quan trọng thứ ba - chất lượng kĩ thuật dự án hoàn thành Những yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ gồm xây dựng biện pháp kiểm tra chất lượng, đánh giá cán chuyên môn thông số, yêu cầu kỹ thuật báo cáo kỹ thuật tư vấn; kiểm tra thiết bị trước gửi sau thiết bị đến công trường; kiểm tra việc xây dựng lắp đặt thiết bị; kiểm tra nguyên vật liệu (đất, bê tông, nhựa đường, v.v.) thời gian xây dựng để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật; kiểm tra thiết bị hệ thống trước chuyển giao cho người sử dụng Lập kế hoạch kiểm soát kỹ thuật phải xây dựng quy định thủ tục kiểm tra, danh sách nội dung cần kiểm tra mẫu báo cáo kiểm tra kiểm định Giám đốc dự án nên tuyển cán có trình độ chuyên môn để xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng Các yêu cầu thủ tục lập báo cáo dự án 53 Báo cáo tình hình dự án sở quan trọng cho phép Giám đốc dự án so sánh diễn biến thực tế giai đoạn thực dự án với kế hoạch lập giai đoạn lập kế hoạch chi tiết Nếu diễn biến thực tế khác với dự kiến ban đầu Giám đốc dự án phải xác định nguyên khác biệt để kịp thời có biện pháp khắc phục 54 Ngân hàng cần báo cáo dự án cập nhật nêu lên sai lệch so với ước tính ban đầu vấn đề có khả phát sinh Ngân hàng cần thông tin báo cáo tình hình thực điều khoản quy định hồ sơ cho vay vốn Ngoài ra, sau hoàn thành phần xây dựng dự án sang giai đoạn hoạt động, Ngân hàng cần báo cáo cung cấp thông tin thường xuyên để đánh giá lợi ích dự án mang lại so với chi phí dự án với kỳ vọng ban đầu 55 Phải xây dựng hệ thống lập báo cáo tiến độ để cung cấp thông tin thoả mãn nhu cầu người đọc báo cáo Các cá nhân chịu trách nhiệm thiết lập hệ thống lập báo cáo tiến độ nên xem xét lại báo cáo thẩm định dự án hồ sơ cho vay để xác định loại thông tin cần báo cáo, chu kỳ nộp báo cáo mẫu báo cáo Trong báo cáo tiến độ, thông tin cung cấp khác tùy thuộc dự án lĩnh vực hoạt động 56 Đơn vị tham gia thực phải có báo cáo hoàn thành dự án sau phần thực dự án kết thúc Giám đốc dự án phải nắm rõ quy định chuẩn bị sẵn 14 hệ thống tập hợp xử lý số liệu số liệu cần thiết cho việc lập báo cáo hoàn thành dự án Kiểm soát thay đổi 57 Nhiều thay đổi thường xảy giai đoạn thiết kế chi tiết, mua sắm hàng hoá dịch vụ, lắp đặt/xây dựng, chí giai đoạn thuê vận hành dự án Những thay đổi Giám đốc dự án, nhà tư vấn dự án, hay nhà cung cấp nhà thầu xây dựng đề bao gồm thay đổi so với kế hoạch ban đầu ước tính chi phí phát sinh từ việc điều chỉnh quy mô, yêu cầu kĩ thuật, hay yêu cầu hàng hoá dịch vụ Những thay đổi làm ảnh hưởng không ảnh hưởng đến lịch trình thực hiện, chi phí dự án hay yêu cầu kĩ thuật dự án, ảnh hưởng đến hai số yếu tố quan trọng dự án 58 Giám đốc dự án cần xây dựng thủ tục cho việc thực thay đổi kiểm soát chúng Để làm vậy, phải nghiên cứu thay đổi kéo theo dự trù chi phí, lợi ích tính kỹ thuật trước cho phép tiến hành thay đổi Những thủ tục bao gồm thủ tục phê chuẩn xác nhận người có thẩm quyền phê chuẩn phương thức phê chuẩn Quản lý số liệu dự án 59 Chức quan trọng khác quản lý dự án trì đầy đủ sổ sách dự án Trước thực tế kiện diễn dồn dập yêu cầu kiểm soát dự án, cần phải thu thập phân tích, xử lý kịp thời số liệu liên quan đến kế hoạch dự án, tiến trình thực hiện, nhu cầu, xu hướng thay đổi làm sở định 60 Giám đốc dự án cần xác định loại tài liệu số liệu cần thiết cho công tác lập kế hoạch, kiểm soát dự án yêu cầu báo cáo dự án Các Giám đốc dự án kinh nghiệm gặp phải vài khó khăn với nhiệm vụ Phụ lục cung cấp danh sách số loại sổ sách dự án cần đến nhằm xây dựng sở liệu cho dự án làm sở cho hệ thống thông tin quản lý Quản lý nhà tư vấn, nhà cung cấp nhà thầu xây dựng/lắp đặt 61 Giám đốc dự án chịu trách nhiệm đảm bảo nhà tư vấn dự án, nhà cung cấp nhà thầu xây dựng/lắp đặt thực với cam kết hợp đồng Do đó, Giám đốc dự án cần có kế hoạch giám sát hoạt động đối tượng theo số cách 62 Các thủ tục quản lý hoạt động nhà tư vấn: (i) đánh giá chất lượng thực mặt kỹ thuật thời điểm khác giai đoạn nhà tư vấn cung cấp dịch vụ; (ii) kiểm tra báo cáo tiến độ định kỳ bắt buộc nhà tư vấn; (iii) đánh giá trao đổi nhà tư vấn với Giám đốc dự án cán Văn phòng dự án họp thường kỳ; (iv) giám sát chặt chẽ thực điều khoản hợp đồng nhà tư vấn; (v) đánh giá lần cuối trước chấp nhận công việc thực 63 Các thủ tục quản lý hoạt động nhà cung cấp: (i) giám sát việc thực yêu cầu hợp đồng trình vẽ thiết kế chứng nhận chất lượng nguyên vật 15 liệu nhà cung cấp; (ii) xem xét lại báo cáo tiến độ định kỳ chế tạo giao hàng; (iii) kiểm định hàng hoá chế tạo để đảm bảo tuân thủ yêu cầu kĩ thuật; (iv) kiểm định đóng gói hàng hoá trước giao hàng; (v) kiểm định hàng hoá giao công trường hay cảng đến trước chấp nhận cuối 64 Các thủ tục quản lý hoạt động nhà thầu xây dựng/lắp đặt gồm có: (i) kiểm định thường xuyên công việc nhà thầu để đánh giá tuân thủ quy cách kỹ thuật tiêu chuẩn xây dựng quốc tế công nhận; (ii) xem xét lại báo cáo tiến độ định kỳ bắt buộc; (iii) yêu cầu nhà thầu đến dự họp dự án định kỳ với Giám đốc dự án; (iv) đảm bảo nhà thầu tôn trọng thủ tục thay đổi đơn hàng; (v) giám sát chặt chẽ tuân thủ điều khoản hợp đồng nhà thầu; (vi) kiểm tra lần cuối công việc mà nhà thầu hoàn thành trước chấp nhận G Xây dựng Tài liệu hướng dẫn thủ tục dự án 65 Để giúp cán Văn phòng dự án lần phân công vào dự án hoàn thành tốt nhiệm vụ, nên có tài liệu hướng dẫn thủ tục dự án kể từ thời điểm bắt đầu giai đoạn thực dự án Tài liệu cần bao trùm hầu hết hoạt động quan trọng liên quan đến thực dự án, đặc biệt hoạt động đòi hỏi phối hợp hoạt động nhiều nhân viên đồng thời mô tả cách tiến hành Tài liệu nên cung cấp mẫu thư từ giao dịch chứng từ Tài liệu hướng dẫn cần cập nhật theo quy định bao gồm danh sách sửa đổi, bổ sung đánh số theo thứ tự thời gian với dẫn thích hợp số trang, đoạn, hình hay số thứ tự bảng biểu sửa đổi Phụ lục trình bày phác thảo gợi ý tài liệu hướng dẫn thủ tục dự án 16 ... liên quan đến tình cụ thể Phụ lục liệt kê danh sách chi tiết vấn đề vài vấn đề mang tính phổ biến 22 Nhiều dự án bắt đầu theo kế hoạch có chậm trễ việc tổ chức máy thực dự án việc chọn Giám đốc... (cho dự án nông nghiệp, thuỷ lợi phát triển nông thôn) B Các vấn đề phát sinh giai đoạn thực dự án 21 Trong trình lập kế hoạch thực dự án, Giám đốc dự án cần xác định vấn đề có khả phát sinh Tuy...3 10 11 12 13 14 15 16 17 Các biên đàm phán khoản vay Hiệp định vay vốn thoả thuận dự án, có Các quy định