Nghiên kứu ERP tại công ty cổ phần hợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu Savimex,viết tắt là SAVIMEX

Đề tài; Nghiên kứu ERP tại công ty cổ phần hợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu Savimex,viết tắt là SAVIMEX

Phần mở đầu

Chìa khóa thành công cho các doanh nghiệp dù hoạt động trong bất kì lĩnh vực nào cũng nằm ở công tác quản lý và hoạch định các nguồn lực Bài toán quanr trị nguồn lực luôn là những bài toán khó khăn phức tạp dành cho những nhà quản trị doanh nghiệp Muốn doanh nghiệp mình phát triển bền vững,có khả năng cạnh tranh để tồn tại thì buộc các nhà quản trị trong doanh nghiệp phải giải quết tốt bài toán về nguồn lực Từ đó mới có thể phát huy tối đa năng lực của doanh nghiệp mình

Hiện nay để hỗ trợ cho công tác quản trị có rất nhiều các giải pháp phần mềm, công nghệ kĩ thuật cao tích hợp được những phương pháp,quy trình hiệu quả cho công tác quản lý Một trong những giải pháp đó là giải pháp hoạch định nguồn lực “Enterprise Resource Planning” viết tắt là ERP, chính là Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Đã có khá nhiều doanh nghiệp Việt Nam ứng dụn thành công cho doanh nghiệp mình, và thu được những thành công đáng kể Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đầu tư ứng dụng hệ phần mềm này, và không phải doanh nghiệp nào cũng thành công khi đầu tư ERP

Bằng những kiến thức đã học từ môn học “Hệ thống thông tin quản lý” cùng với sự hướng dẫn của giảng viên môn học, cô Nguyễn Thị Thanh Tâm, nhóm chúng tôi quyết định chọn đề tài “Nghiên kứu ERP tại công ty cổ phần hợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu Savimex,viết tắt là SAVIMEX”.Để hiểu thêm về ERP, những lợi ích ,quy trình ứng dụng thực tế của ERP vào các doanh nghiệp Tuy nhiên với kiến thức hạn hẹp, năng lực còn yếu kém vì vậy bài làm chắc chắn sẽ còn nhiều điểm thiếu xót, rất mong cô và các bạn thông cảm, đóng góp ý kiến cho nhóm chúng tôi hoàn thành tốt đề tài của mình

Xin cảm ơn !

NỘI DUNG

Phần 1 : Tổng quan về công ty cổ phần Hợp tác kinh tế và Xuất nhập khẩu Savimex

Địa chỉ:194 Nguyễn Công Trứ, Quận 1, Tp HCM Điện thoại:84-(8) 381 000 17 / Fax:84-(8) 381 003

Email info@savimex.com

Website http://www.savimex.com

1.1 Lịch sử hình thành

• Tiền thân là một doanh nghiệp Nhà nước thành lập ngày 29/08/1985, trực thuộc Tổng công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư (IMEXCO)

• Năm 1989, Công ty tách khỏi Tổng Công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư (IMEXCO) để trực thuộc ủy Ban Nhân Dân TPHCM ngày 22/11/1989 và trở thành Công ty XNK trực tiếp

xuất hàng xuất khẩu và dịch vụ

SAVIMEX, tên giao dịch quốc tế là Savimex Corporation, gọi tắt là SAVIMEX theo quyết định số 1180/QĐ-UB-NC của UBND TPHCM ngày 22/04/1994

• Ngày 1/6/2001, đổi tên thành Công ty CP Hợp tác kinh tế và XNK SAVIMEX

• Ngày 9/5/2002 cổ phiếu của công ty niêm yết tại HOSE

VĐL đến tháng 3/2009 là 102.574.500.000 đồng

1.2 Lĩnh vực kinh doanh.

• Sản xuất kinh doanh, xuất khẩu đồ mộc gia dụng, gỗ chế biến, hàng gỗ trang trí nội thất, nông sản, thủy hải sản, công nghệ phẩm

• Xuất khẩu lương thực, thực phẩm chế biến lâm đặc sản, thủ công mỹ nghệ

chất, máy móc thiết bị và phương tiện vận chuyển, linh kiện điện tử, nhiên liệu, nguyên vật liệu, phụ liệu, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng

• Xây dựng và trang trí nội thất, phát triển hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, lâm nghiệp

• Cho thuê nhà ở, văn phòng; kinh doanh nhà ở

Tư vấn thiết kế và giám sát công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp

1.3 Vị thế công ty.

chiếm tỷ trọng tương đối lớn, luôn chiếm vị trí trong 10 doanh nghiệp có kim ngạch xuất khẩu lớn nhất VN

Về qui mô công nghệ cao trong ngành tinh chế sản phẩm đồ gỗ thì Công ty Savimex hiện nay là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam

1.4 Chiến lược Phát triển và Đầu tư

sang thị trường Mỹ và EU

Thị trường nội địa: Phát triển thị trường nội địa nhanh hơn thị trường xuất khẩu và doanh số nội địa sẽ cân bằng với xuất khẩu trước năm 2010 (năm 2001 doanh số xuất khẩu 90%, nội địa 10%) Thị trường nội địa tập trung vào xây dựng chung cư cho người lao động theo dạng 3 trong 1: Savimex đảm nhận xây dựng, trang trí nội thất và trang bị đồ mộc cho căn hộ hoàn chỉnh với giá người lao động

có thể chấp nhận được với chất luợng kỹ thuật và mỹ thuật cao

1.5 Các dự án lớn.

• Đầu tư bổ sung máy móc thiết bị (máy cắt tấm, máy dơn sóng, lò đốt )cho

xí nghiệp sản xuất bao bì Chuẩn bị đầu tư cho nhà máy chế biến gỗ vào KCN Đầu tư các dự án địa ốc: Cao ốc căn hộ thương mại, Lạc long quân - Q1, Khu dân

cư P.Phú mỹ - Q7, Khu du lịch hồ Tuyền lâm - Đà lạt, Hoàn thiện thủ tục pháp lỹ chuẩn bị đầu tư cho các dự án: Dự án cao ốc xanh đường Đào trí - Q7, Dự án khu chung cư 6ha tại Q.12 và dự án 5ha tại Q.Thủ đức

1.6 Triển vọng Công ty

phòng ngủ), song song với việc khan hiếm nguồn nguyên liệu tại chỗ và nguồn lao động tại các nước thuộc khối ASEAN, đã tạo ra xu hướng khách hàng tập trung tìm kiếm nguồn cung ứng đồ gỗ tại Việt nam ngày càng tăng

đầu tư nước ngòai tăng mạnh, đã tạo ra nhu cầu ngày càng cao về đồ gỗ, trang trí nội thất và nhà ở

làm sản phẩm công nghiệp chủ lực của Thành phố đã tạo tiền đề cho Công ty mở rộng thị trường và có ưu thế cạnh tranh hơn hẳn các doanh nghiệp trong ngành Các điều kiện về môi trường, công nghệ cao, tay nghề công nhân cao, công nghệ quản lý hiện đại và thị trường cơ bản (Nhật) ổn định, đã góp phần tạo sự phát triển

ổn định và bền vững của Công ty

1.7 Rủi ro Kinh doanh chính và đối thủ cạnh tranh.

chậm tiến độ triển khai các dự án nhà ở của Công ty

Mỹ, nên chịu ảnh hưởng bởi một số sắc thuế nhập khẩu

Quốc, Malaysia, Thụy Điển… thời gian nhập khẩu khoảng 30 ngày Do đó công ty

có thể gặp phải rủi ro về biến động giá cả

Trong lĩnh vực kinh doanh BĐS công ty chưa có kinh nghiệm nên gặp rất nhiều khó khăn về năng lực chuyên môn, tài chính

Phần 2 Tổng quan về ERP

2.1 ERP là gì ?

ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng

đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh

và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, v.v Thêm vào đó, như một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp, là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên

2.2Lợi ích của ERP.

o Hỗ trợ nhân viên kế toán phải trả tăng khả năng kiểm soát hóa đơn và quản lý quá trình thanh toán, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và loại trừ sự phụ thuộc của họ vào máy tính đối với những công việc đó

o Giảm bớt khối lượng các văn bản giấy tờ thông qua việc hỗ trợ các định dạng trực tuyến cho phép cập nhật và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng

3 Có thông tin phục vụ mục tiêu kinh doanh kịp thời nhờ việc cập nhật ghi sổ các giao dịch hàng ngày thay vì hàng tháng

o Tăng độ chính xác của thông tin nhờ khả năng thể hiện thông tin tốt hơn với đầy đủ các thông tin chi tiết

o Kiểm soát chi phí hiệu quả.

o Đáp ứng và theo dõi khách hàng nhanh hơn

o Hiệu quả hơn trong việc quản lý tiền mặt thông qua việc giảm chễ hạn giao hàng và thúc đẩy quá trình khách hàng thanh toán

o Hỗ trợ theo dõi và có các giải pháp nhanh hơn, tốt hơn với các bộ câu

9 Cho phép khả năng đáp ứng nhanh các thay đổi trong quá trình hoạt động kinh doanh và các điều kiện trên thị trường

o Giúp doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh nhờ việc hoàn thiện các quá trình kinh doanh

o Tăng khả năng liên kết về nhu cầu cung ứng giữa các địa điểm ở xa và với các chi nhánh ở các nước khác nhau

o Thống nhất về thông tin khách hàng trên mọi ứng dụng

o Nâng cao hiệu quả hoạt động mang tính quốc tế thông qua việc hỗ trợ nhiều chính sách thuế, cơ chế về ngân hàng, các biểu mẫu chứng từ hóa đơn, hỗ trợ đã tiền tệ, đa kỳ kế toán và đã ngôn ngữ

o Nâng cao khả năng truy cập và quản lý thông tin xuyên suốt toàn doanh nghiệp

2.3 So sánh ERP với một số hệ thống khác

SO SÁNH GIỮA 3 HỆ THỐNG

Hoạch định các nguồn lực đang có, làm tăng hiệu quả kinh doanh.

Duy trì và tìm kiếm mới các nguồn lực là khách hàng.

Quản lý chất lượng trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh

Các nguồn lực của DN như:

tài chính, vật tư, hàng hoá, tài sản, nhân công

Khách hàng chưa mua,

đã mua, đang mua và sẽ mua sản phẩm

Hệ thống quản lý thể hiện trên: văn bản, quy trình, hướng dẫn

Tới các mối quan hệ giữa các nguồn lực bên trong của DN

Tới các mối quan hệ giữa các nguồn lực và khách hàng của DN

Tới tổng thể các mối quan

hệ bên ngoài và bên trong DN

Công cụ thực hiện CNTT CNTT Tất cả công cụ phục vụquản lý

Thủ tục, quy trình

Do nhà quản lý xây dựng và được thực hiện tự động bằng PM

Do nhà quản lý xây dựng

và được thực hiện tự động bằng PM

Do nhà quản lý xây dựngvà thể hiện bằng văn bản

Đánh giá kết quả Hiệu quả kinh doanh bằngđịnh lượng Lợi ích của DN bằng địnhlượng và định tính Định tính, đánh giá theomức độ phù hợp

2.4 Quy trình triển khai.

Giai đoạn 1: Ý tưởng.

Ý tưởng là yếu tố căn bản đầu tiên để nhà quản trị doanh nghiệp có thể đưa

ra các quyết định đúng đắn Thiếu ý tưởng, các bước đi tiếp theo vẫn có thể thực hiện được, nhưng kết quả mang lại sẽ không cao, hoặc có thể chẳng đi đến đâu Điều này ví như một vị tướng, có thể xây dựng chiến lược, chiến thuật cho một đội quân và cùng ba quân xung trận nhưng những chiến lược, chiến thuật ở đây đều được xây dựng và thực hiện một cách máy móc, khuôn phép, không có bản sắc của một tư duy sáng tạo Ý tưởng có thể xuất hiện trong một chuyến du lịch, có thể nằm sau làn khói nhẹ nhàng của một chén trà,…Càng tỉnh táo, càng lặng mình, ý tưởng càng dồi dào, càng sáng suốt! Ý tưởng đối với việc triển khai và ứng dụng ERP cũng thế, rất đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều sự lựa chọn,… Ở đây, ý tưởng có thể là một sự bắt đầu hoặc đã từng có, nhưng chưa được thực hiện và dĩ nhiên nó xoay quanh vấn đề: Doanh nghiệp và ERP

Làm sao để nắm được đầy đủ thông tin của các khách hàng? Chỉ cần nhấn

“Enter” là biết ngay được doanh thu bán hàng trong ngày! Đánh giá khả năng làm việc của nhân viên theo những tiêu chí nào thì hợp lý?,… Đó là những câu hỏi, những suy nghĩ có thể phục vụ cho quá trình nảy sinh và hoạt động của ý tưởng Đôi khi chỉ cần quan sát việc sử dụng máy tính của nhân viên, nhưng tờ báo cáo hàng tháng mà ý tưởng sử dụng một phần mềm quản lý, sắm sửa trang thiết bị tin học nào đó,…sẽ xuất hiện trong đầu nhà quản lý Ý tưởng thường đến từ những vấn

đề đơn giản mặc dù quá trình hoàn thiện ý tưởng thường khó khăn và phức tạp hơn

Giai đoạn 2: Hoàn thiện ý tưởng: Xây dựng chiến lược, lập mục tiêu, vạch định hướng.

Cần phải hoàn thiện ý tưởng, bởi không hoàn thiện, ý tưởng chỉ là những làn gió nhẹ thoảng qua và không để lại một dấu ấn gì cả Ý tưởng thường bùng lên như ngọn lửa, lửa thì không bao giờ cháy được ở trong chân không! Cần phải có môi trường, cần phải có những điều kiện để cho ý tưởng bùng cháy và trở thành những

điều có ích trong thực tế Xây dựng chiến lược, lập mục tiêu, vạch định hướng là công việc cần thiết để làm cho ý tưởng có điều kiện bay cao, bay xa Xây dựng chiến lược để làm nền tảng cho những đường đi nước bước trong suốt quá trình Các chiến lược được đề xuất, lựa chọn cần phải dựa trên sự phân tích đầy

đủ, chính xác các nguồn lực của doanh nghiệp: con người, qui trình sản xuất kinh doanh, thực trạng ứng dụng tin học,…

Lập mục tiêu để biết được cái đích mà mình cần đạt được Định hướng để có được một con đường đi đúng đắn, khi đã có chiến lược và mục tiêu, định hướng sẽ giúp cho ý tưởng có điều kiện để hoàn thiện trong thực tế

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể tạo lập các tài liệu, bảng biểu, sơ đồ,… để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch dự án, dự kiến nguồn lực tham gia, ước lượng tiến độ thực hiện, dự trù ngân sách tài chính,…Những công việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp thấy được hiện trạng của mình: điểm mạnh, điểm yếu, khả năng thực hiện, để từ đó

có thể đưa ra những quyết định hợp lý cho quá trình thực hiện tiếp theo

Giai đoạn 3: Thực hiện: Tìm hiểu, tiếp cận, đánh giá và lựa chọn giải pháp.

Ý tưởng sau khi đã được hoàn thiện, vẫn chỉ là những ghi chép, lưu trữ trên một hệ thống giấy tờ hoặc các sơ đồ thiết kế, bảng kế hoạch, mô tả dự án trên màn hình máy tính Đã đến lúc doanh nghiệp cần phải mạnh mẽ, quyết liệt để thực tế hóa

ý tưởng ban đầu của mình Một số công việc, doanh nghiệp cần phải thực hiển ở giai đoạn này:

Tìm nhà tư vấn giải pháp.

được

quan trọng, liên quan đến rất nhiều yêu cầu: chi phí, chất lượng, khả năng thích ứng,…

• Thương lượng với các nhà cung cấp giải pháp

• Quyết định sẽ sử dụng phần mềm nào thích hợp với doanh nghiệp mình nhất

Giai đoạn 4: Triển khai, thử nghiệm.\

Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghiệm chương trình Đây là giai đoạn khó khăn nhất đối với bản thân doanh nghiệp, sự thành công hay thất bại phụ thuộc rất nhiều vào kết quả của giai đoạn này Nếu triển khai, thử nghiệm một cách nửa vời, không đi đến đâu sẽ vừa tốn chi phí, vừa mất thời gian mà chẳng mang lại một kết quả nào ngoài một số “kinh nghiệm” được tích lũy thêm Ở giai đoạn này, những vấn đề thực tế trong hoạt động của doanh nghiệp sẽ được đối chiếu vào các chức năng của phần mềm: tính hợp lý, khả năng phù hợp,…sẽ giúp nhà quản lý thấy được những yêu cầu mà phần mềm chưa đáp ứng được Đây cũng là khoảng thời gian, nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được tiếp cận với những yêu cầu quản lý mới, qui củ hơn Một số điểm cần lưu ý trong quá trình triển khai và thử nghiệm:

thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu

xuất-kinh doanh thực tế

còn vướng mắc

Một điều đặc biệt chú ý: giai đoạn triển khai và thử nghiệm giải pháp là giai đoạn rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của quá trình ứng dụng ERP Trong thực

tế, nhiều doanh nghiệp đã đi đến bước này và không thể tiến hơn được nữa, đành phải tạm dừng và chấp nhận những thiệt hại về thời gian, chi phí đã phải bỏ ra

Giai đoạn 5: Vận hành và ứng dụng thực tế.

Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghiệm thành công, doanh nghiệp

sẽ vui mừng đưa phần mềm vào vận hành và quản lý các hoạt động sản xuất - kinh doanh một cách thực tế Đây là giai đoạn, doanh nghiệp có thể thấy được những kết quả tốt hơn trong quá trình hoạt động của mình Doanh nghiệp sẽ vừa hoạt động vừa bắt đầu hướng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu quả mà hệ thống quản lý đang mang lại Đây là giai đoạn mà nhiều người cho rằng đã thành công ít nhiều…

Giai đoạn 6: Nâng cấp, phát triển, tái đầu tư.

Theo thời gian, sự vật, hiện tượng có thể thay đổi Yêu cầu quản lý, các nghiệp vụ chức năng cũng không nằm ngoài yếu tố khách quan này Điều quan trong là doanh nghiệp cần phải nhìn thấy được và đưa ra những quyết định hợp lý Một hệ thống phần mềm hoạt động lâu ngày cần được nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới Lúc này, doanh nghiệp không nên tự mãn với những thành công ít nhiều ở giai đoạn 5 mà cần có thêm đường hướng để tái đầu tư và phát triển hệ thống quản lý đang vận hành của mình

Phần 3 Ứng dụng ERP tại SAVIMEX

3.1 Lý do ứng dụng

• DN bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, lượng hàng xuất kho

và hóa đơn xuất tăng nhanh hơn việc nắm bắt thông tin để điều hành của lãnh đạo đơn vị Các sai sót thường bắt đầu xảy ra ở các khâu nhập kho, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin giữa hóa đơn và hàng xuất các khách hàng trung thành bắt đầu kêu nhiều hơn

• DN bị canh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống và các yêu cầu về tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa quy trình quản lý được đặt lên bàn của ban lãnh đạo DN