Kỹ năng để tổ chức sự kiện (event)

KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN (EVENT) I SỰ KIỆN – EVENT LÀ GÌ ? Đó live show ca nhạc, giải đấu Thể thao, Lễ hội, hội nghị khách hàng, lễ động thổ, buổi lauching, Opening Promotions, buổi thuyết trình đào tạo…Tất có tính chất “điểm tụ” thu hút số đông nhằm nói lên mục đích chủ nhân việc huớng tới đối tượng họ Tất yếu tố Event - Sự kiện cho dù quy mô lớn hay nhỏ, hay nhiều với “quen miệng” cuả phận người làm chương trình, họ quen gọi Hội nghị khách hàng hay lễ hội là: “làm event” kiện khác không Có lẽ từ cách gọi cho thấy nhiều thiếu chuyên nghiệp số tổ chức góp phần vào lộn xộn vấn đề văn hoá thuật ngữ XH Như Events theo thuật ngữ tiếng Việt Tổ Chức Sự Kiện! vậy, hoạt động nhân ngày lễ như: noen, sinh nhật, Halloween…cũng kiện nhỏ thuật ngữ events II ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT CHUYÊN GIA TỔ CHỨC SỰ KIỆN Đánh giá kỹ có bạn Trước bạn muốn rũ bỏ công việc để trở thành chuyên gia tổ chức kiện, việc cần làm lúc bạn phải đánh giá cách trung thực kỹ có bạn để bảo đảm cho việc bạn thành công trở thành chuyên gia tổ chức kiện hay không Một chuyên gia tổ chức kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú kỹ giao tiếp xuất sắc Công việc tổ chức kiện chủ yếu hướng công chúng Vì vậy, muốn trở thành chuyên gia tổ chức kiện thành công phải biết lắng nghe điều từ phía khách hàng muốn, phát triển mối quan hệ đàm phán với khách hàng Tự tạo kinh nghiệm tay Bạn học nhiều điều bổ ích cho việc tổ chức kiện từ lớp học, sách internet Ngoài bạn học thông qua kinh nghiệm cá nhân Làm việc tổ chức vui chơi theo nhóm thuận lợi cho việc tìm kiếm kinh nghiệm óc tổ chức Đây cách tốt để tạo mối quan hệ cộng đồng giúp bạn vun đắp cho công việc bạn sẵn sàng Bạn tự nguyện tham gia kiện tổ chức công ty bạn làm việc Nếu công ty bạn có phận PR, phận nhân viên quan trọng, bạn nên đề nghị giúp đỡ họ Bạn học hỏi công việc lúc làm công việc Tập làm chuyên gia tổ chức kiện thuê Tập làm chuyên gia tổ chức kiện thuê cho bạn mối quan hệ vô giá chuẩn bị cho thành công tương lai Bạn liên hệ khách sạn khu nghỉ mát, tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, câu lạc thể thao trời chí khu vui chơi giải trí công viên nơi thuê chuyên gia tổ chức kiện Bắt đầu cho việc tổ chức kiện Khi bạn bắt đầu cho công việc mình, bạn nên cân nhắc kỹ hình thức tổ chức kiện mà bạn muốn lập kế hoạch Nếu bạn có khả thu hút ý công chúng bạn tham gia tổ chức từ thiện lễ hội Nếu bạn thích tổ chức chung theo nhóm bạn chọn tổ chức họp, hội thảo tương tự 5 Phát triển mối quan hệ với khách hàng Hầu hết mối quan hệ quan trọng, bạn tổ chức kiện với khách hàng Đó công ty cung cấp sản phẩm dịch vụ cho kiện người chủ khách sạn, người buôn bán hoa, công ty cung cấp trang thiết bị, nhà nhiếp ảnh… Hãy nghiên cứu thông tin từ doanh nghiệp mà bạn tiếp xúc để đưa mức giá phù hợp cho việc tổ chức Lịch nhã nhặn với nhân viên họ Luôn làm theo phần ý tưởng họ không tiếc lời cảm ơn đến họ Tạo mối quan hệ tốt, bạn có nhiều khách hàng Bạn tiếp tục học hỏi phát triển sau thực trở thành chuyên gia tổ chức kiện Một cách tốt để thành công tham gia vào hoạt động xã hội (Theo HRvietnam) III LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Một văn phòng báo chí quan, tổ chức yêu cầu tổ chức nhiều loại kiện công cộng Có “sự kiện giới truyền thông” – kiện mà báo giới mời tham dự – có kiện khác mà giới truyền thông có không tham dự Một người phát ngôn báo chí cần có khả nắm bắt tính chất tham dự kiện nào, có giới truyền thông hay không, cho dù bạn tổ chức hay tham dự với tư cách khách mời Hãy nghĩ đến kiện nghe hòa nhạc xem vũ ba-lê Mọi chuyện cần lập kế hoạch thể văn việc liên quan đến chủ đề chung buổi biểu diễn Mọi chi tiết vai trò người cân nhắc từ trước Cần có giám đốc – chọn từ nhân viên bạn – có mặt trực tiếp trường để đảm bảo việc thực theo kế hoạch Lập kế hoạch chủ trì kiện văn phòng Việc lập kế hoạch chu đáo cần thực tất kiện mà người phát ngôn báo chí tham dự, đặc biệt kiện chuyến thăm nguyên thủ quốc gia họp vài trưởng ngoại giao Bước định giám đốc phụ trách toàn kiện Người xử lý tất việc phải đôn đốc số người khác thực nhiệm vụ khác Sau đó, định chủ đề kiện: * Mục đích kiện gì? * Mục tiêu bạn muốn đạt gì? * Bạn muốn tạo tác động gì? * Đề thời hạn hoàn thành cho phần công việc khác kiện * Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? * Khi cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu? * Khi phê chuẩn cần thực hiện? * Ngày bắt đầu gửi giấy mời? * Tổ chức họp định kỳ với người tham gia tổ chức kiện để đảm bảo công việc triển khai Hãy đến nơi tổ chức kiện ngày trước diễn kiện để kiểm tra công việc chuẩn bị Sự kiện lớn phải đến sớm – ví dụ với chuyến thăm cấp nhà nước, vài tuần trước; với họp khoảng nửa trưởng trước Nhưng phải có người bạn có mặt nơi tổ chức vài trước kiện để họ thực thay đổi vào phút chót * Hãy chuẩn bị sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, nội dung phát biểu chủ yếu diễn văn, tiểu sử nhân vật quan trọng tham dự, tóm tắt vấn đề trị vấn đề quan trọng khác, báo liên quan đến vấn đề * Sau kiện, viết thư cảm ơn người tham gia tổ chức kiện đại biểu quan trọng nhân viên * Tổ chức họp kiểm điểm với nhân viên viết báo cáo nhanh việc diễn chưa kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức kiện tương lai Có lý thuyết chung Mỹ cho kiện đòi hỏi phải từ đến 10 lập kế hoạch tổ chức Lập kế hoạch tham gia kiện văn phòng Thậm chí quan chức phủ nước bạn mời đến tham dự kiện bên ngoài, bạn cần xem xét tất yếu tố liên quan đến việc tham dự quan chức đó, kể giấy mời tài liệu gửi báo chí nói đến việc tham dự quan chức Nhân viên bạn phải có mặt nơi tổ chức trước kiện bắt đầu Nhờ đó, họ hỗ trợ thay mặt bạn tìm hiểu xem có thay đổi chương trình không thông báo cho quan chức phủ Nếu không làm việc này, bạn kiểm soát việc tham dự quan chức phủ Một phần quan trọng việc lập kế hoạch tổ chức tham gia kiện bên đánh giá giấy mời Hãy xem xét tình sau: quan chức phủ hàng đồng hồ để đến đọc diễn văn trước cử tọa mà ông ta cho người ủng hộ ông ta Nhưng đến nơi, ông ta phát ông ta phát biểu với đối thủ mình, người mà ông ta phải tranh cãi trước đại biểu tham dự không thiện cảm Không có nhân viên kiểm tra trước chương trình kiện thực tế diễn khác với nội dung qua lời mời miệng trước Để ngăn ngừa tình bất ngờ vậy, nhiều trị gia yêu cầu tất lời mời phải văn Nhờ đó, họ biết xác đề nghị làm việc trao đổi việc tham dự theo nội dung thư mời Sau đó, nhiều người trả lời văn thông báo việc tham dự họ Khi lời mời chuyển qua điện thoại, người phát ngôn báo chí lập kế hoạch nói: "Chúng chấp nhận lời mời hình thức văn Đề nghị chuyển qua đường thư tín, fax thư điện tử thư đề nghị có thông tin sau đây" * Tên kiện * Mục đích * Ngày thời gian Về phần này, nên tìm hiểu xem có quy định xác hay không Ví dụ, hội nghị tổ chức vài ngày quan chức mời tham dự vào ngày cụ thể vào ngày quan chức lại tham dự được, liệu thay ngày khác hay không? * Địa điểm * Số lượng đại biểu dự kiến tham gia * Có đại biểu khác hay không họ * Thông lệ có mời vị khách phát biểu kiện hay không Người có phải quan chức cấp bạn không, ví dụ nguyên thủ quốc gia * Vai trò quan chức phủ – đọc phát biểu chính, diễn giả số diễn giả, phát biểu chủ đề nào, v.v… * Sự kiện có mời hay không mời báo giới tham gia đưa tin * Nếu kiện thường niên định kỳ, phương tiện thông tin nói kiện lần trước Sau bạn xem xét giấy mời thay đổi nội dung mà bạn thích không thích, thương lượng sở nội dung thư mời Và bạn phúc đáp văn nội dung mà bạn muốn chấp nhận nội dung mà bạn tham dự Liệt kê công việc tổ chức cho kiện * Yêu cầu gửi lời mời văn * Tìm hiểu kiện diễn đâu ngày có khẳng định chắn hay không * Làm rõ mục đích kiện vai trò quan chức tham dự * Xem xét có cần mời báo giới tham dự không * Yêu cầu cho biết số lượng khách mời đại biểu khác Địa điểm tổ chức kiện Khi bạn định “thông điệp” cho kiện, bạn cần xác định địa điểm tốt để tổ chức kiện nhằm truyền đạt thông điệp đến quảng đại công chúng Ví dụ, kiện liên quan đến tuyên bố lĩnh vực giáo dục, địa điểm tốt trường học Một bạn chọn trường học, xem xét vấn đề sau: * Lớp học tốt để tổ chức kiện? * Nên học sinh lớn hay nhỏ tham gia? * Tôi muốn tạo hình ảnh nào; loại biểu ngữ thích hợp cho mục đích phù hợp với thông điệp? * Cần có khác để giúp xây dựng nội dung thông điệp Ví dụ, có giáo viên, cán quản lý, trưởng giáo dục để làm diễn giả khách mời không? Hãy định nên mời họ, mời họ họ đóng vai trò gì, có, kiện Sách giới thiệu tóm tắt Tại Hoa Kỳ, quan chức cao cấp thống đốc bang, thành viên nội tổng thống phó tổng thống tham dự kiện, họ thường nhận trước sách giới thiệu tóm tắt Cuốn sách nhân viên của người tổ chức kiện chuẩn bị Cuốn sách chuẩn bị nhằm mục đích thu hút tham gia tối đa người tránh gây bất ngờ Thường sách giới thiệu tóm tắt cung cấp thông tin sau: * Mục đích kiện * Trang phục tham dự – tự do, công sở, nghi lễ * Dự báo thời tiết vào ngày diễ kiện * Số lượng đại biểu tham dự * Khả mời báo giới tham gia Khả có quay phim ghi hình * Địa điểm tổ chức kiện * Tên nhân viên điều phối kiện với số điện thoại cố định điện thoại di động * Các vấn đề trị lớn quan tâm địa phương nơi diễn kiện Cuốn sách bao gồm báo phụ trợ * Tên, chức danh quan đại biểu tham dự, tóm tắt việc họ làm nội dung mà họ phát biểu kiện Cung cấp tiểu sử, thích hợp, với cách phát âm xác tên đại biểu thấy cần thiết * Một chương trình xác tới phút kiện * Những câu hỏi mà báo giới đại biểu có nhiều khả hỏi với phương án trả lời * Danh mục vấn đề cần đề cập vấn đề cần tránh * Tên người mà quan chức cần lưu ý số đại biểu * Một sơ đồ khu vực sân khấu, bao gồm nơi quan chức ngồi đứng, ngồi bên cạnh [...]... đích của sự kiện * Trang phục khi tham dự – tự do, công sở, nghi lễ * Dự báo thời tiết vào ngày diễ ra sự kiện * Số lượng đại biểu tham dự * Khả năng mời báo giới tham gia Khả năng có quay phim và ghi hình * Địa điểm tổ chức sự kiện * Tên nhân viên điều phối sự kiện cùng với số điện thoại cố định và điện thoại di động * Các vấn đề chính trị lớn được quan tâm tại địa phương nơi đang diễn ra sự kiện Cuốn...Tại Hoa Kỳ, khi một quan chức cao cấp như thống đốc bang, một thành viên nội các và nhất là khi tổng thống và phó tổng thống tham dự một sự kiện, họ thường nhận được trước một cuốn sách giới thiệu tóm tắt Cuốn sách này do nhân viên của của người tổ chức sự kiện chuẩn bị Cuốn sách được chuẩn bị nhằm mục đích thu hút sự tham gia tối đa của mọi người và tránh gây ra những... các bài báo phụ trợ * Tên, chức danh và cơ quan của các đại biểu tham dự, và một bản tóm tắt những việc họ sẽ làm hoặc nội dung mà họ sẽ phát biểu trong sự kiện Cung cấp tiểu sử, nếu thích hợp, cùng với cách phát âm chính xác tên của đại biểu nếu thấy cần thiết * Một chương trình chính xác tới từng phút của sự kiện * Những câu hỏi nào mà báo giới hoặc đại biểu có nhiều khả năng hỏi cùng với các phương... hoặc đại biểu có nhiều khả năng hỏi cùng với các phương án trả lời * Danh mục các vấn đề cần được đề cập và những vấn đề cần tránh * Tên của những người mà quan chức đó cần lưu ý trong số đại biểu * Một sơ đồ khu vực sân khấu, bao gồm cả nơi quan chức ngồi và đứng, và ai ngồi bên cạnh ... gia tổ chức kiện Một cách tốt để thành công tham gia vào hoạt động xã hội (Theo HRvietnam) III LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Một văn phòng báo chí quan, tổ chức yêu cầu tổ chức nhiều loại kiện. .. bạn để bảo đảm cho việc bạn thành công trở thành chuyên gia tổ chức kiện hay không Một chuyên gia tổ chức kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú kỹ giao tiếp xuất sắc Công việc tổ. ..II ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT CHUYÊN GIA TỔ CHỨC SỰ KIỆN Đánh giá kỹ có bạn Trước bạn muốn rũ bỏ công việc để trở thành chuyên gia tổ chức kiện, việc cần làm lúc bạn phải đánh giá cách trung thực kỹ có