Để tổ chức sự kiện DN mang lại hiệu quả Xác định khách mời mục tiêu phù hợp Nhà sản xuất chương trình Cass Phillipps khẳng định: Cần bảo đảm khách tham dự là thật sự đến vì có hứng thú
Trang 1Để tổ chức sự kiện DN mang lại hiệu quả Xác định khách mời mục tiêu phù hợp
Nhà sản xuất chương trình Cass Phillipps khẳng định: Cần bảo đảm khách tham
dự là thật sự đến vì có hứng thú với doanh nghiệp, chứ không phải chỉ để nhận quà hoặc ăn tiệc
Hãy tự hỏi: “Tôi muốn đạt được gì khi tổ chức sự kiện này?” Câu trả lời sẽ giúp xác định khách mời thích hợp Ví dụ đó có thể là những khách hàng đã biết đến thương hiệu, muốn thử sản phẩm mới, và sẵn lòng giới thiệu sản phẩm mới cho
Welty gợi ý một sự kiện được đánh giá là thành công khi khách ra về cảm thấy hài lòng và doanh nghiệp tổ chức đạt được mục đích đã đề ra
Hợp tác tổ chức
Nếu tổ chức một sự kiện có quy mô lớn, bạn cần mời nhiều người hơn danh sách khách hàng thường xuyên của công ty Những lúc thế này, bạn cần tìm đối tác cùng tổ chức sự kiện Tương tự như khi tìm đối tác khởi nghiệp, nếu không có ít nhất một người đồng ý góp thời gian và công sức cho ý tưởng của bạn thì làm sao thu hút hàng trăm, hàng ngàn người đến dự sự kiện
Kết hợp với các tổ chức và doanh nghiệp khác thì sẽ tranh thủ được khách hàng của họ Chọn đúng đối tác sẽ giúp tăng hiệu quả của sự kiện, thu hút thêm sự chú ý của giới truyền thông và khách hàng cho doanh nghiệp Hãy để mắt đến các đối tác hoặc nhà tài trợ trong mạng lưới doanh nghiệp cùng ngành
Trang 2Giăng lưới rộng
Công ty nên mời nhiều gấp đôi, gấp ba số lượng khách mình muốn có mặt tại sự kiện Ở những thành phố nhộn nhịp có nhiều người bận rộn, thì khả năng mất khách càng cao, đôi khi đến 50%, 70%
Nếu đó là sự kiện miễn phí thì nên mời dư 40% khách Nhưng nếu là sự kiện mà khách phải trả tiền tham dự thì nhiều khả năng lượng đăng ký ít những lượng tham
dự thực tế lại nhiều
Khi lập danh sách khách mời danh dự VIP thì hãy nghĩ đến các lãnh đạo đầu ngành, bởi vì chính họ cũng là nam châm thu hút người tham dự
Chọn địa điểm vàng
Địa điểm tổ chức sự kiện, nếu không phải là quan trọng nhất, thì cũng là một trong những điều quan trọng nhất Và chẳng có gì là bí mật: ai cũng biết nơi nổi tiếng thu hút đông đảo người đến dự hơn
Khi tổ chức sự kiện tại các thành phố lớn thì phải tính toán giải pháp phương tiện giao thông, đồng thời, cân đối thời gian để khách có thể đến đúng giờ… Họ đi thẳng từ phòng làm việc đến nơi tổ chức sự kiện một cách dễ dàng? Sau khi sự kiện kết thúc, họ về nhà bằng cách nào? Không phải mọi người đều có xe; và không phải mọi người đều sẵn lòng đi chặ đường xa để tham gia sự kiện
Giữ liên lạc
Nếu hôm nay bạn đã tổ chức một sự kiện thành công thì hẳn bạn sẽ muốn họ lại đến dự nhiều lần sau này nữa Sau đây là vài điều bạn có thể cân nhắc áp dụng để giữ liên lạc với các khách mời:
Trang 3- Khảo sát cảm nhận và đánh giá của khách mời sau sự kiện và điều chỉnh thích hợp để cải tiến dần
- Làm trung gian kết nối các vị khách trong và sau sự kiện
- Lập trang Facebook hay Twitter cho khách cùng lên để thảo luận, trò chuyện sâu hơn về sự kiện đã diễn ra, đồng thời, kích thích họ háo hức chờ đón thông tin của
sự kiện tiếp theo