Tài liệu giảng dạy tin văn phòng

ĐẠI HỌC THĂNG LONG Bộ môn Tin học TÀI LIỆU LIỆU GIẢNG DẠY TIN VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2008 Giáo trình TIN VĂN PHÒNG LỜI NÓI ĐẦU K hoa học máy tính (Computer Science) ngành khoa học nghiên cứu sở lý thuyết thông tin (information) tính toán (computation) ứng dụng sở lý thuyết vào hệ thống máy tính Từ đầu năm 1930, tảng Khoa học máy tính nghiên cứu nhà khoa học tiên phong Kurt Gödel, Alonzo Church Alan Turing Sau với đời máy tính điện tử đại, ứng dụng Khoa học máy tính trở nên ngày phổ biến thâm nhập vào lĩnh vực kinh tế, văn hóa, khoa học, quân sự, thể thao, y học, v.v… Chúng biên soạn tài liệu "TIN VĂN PHÒNG" với mục đích cung cấp cho sinh viên, đặc biệt sinh viên sử dụng máy tính nhìn tổng thể máy tính khái niệm liên quan, khía cạnh lý thuyết thực hành Tài liệu chia thành chương số phụ lục kèm: Chương I: Giới thiệu khái niệm Hệ điều hành MS Windows Chương II: Chương trình soạn thảo văn MS WORD Chương III: Làm việc với bảng tính MS EXCEL Chương IV: Công cụ trình chiếu MS POWERPOINT Nhóm Tin văn phòng- Tin quản lý, BM Tin học Giáo trình TIN VĂN PHÒNG CHƯƠNG I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN & HỆ ĐIỀU HÀNH MS WINDOWS I MÁY TÍNH VÀ CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA MÁY TÍNH Máy tính gì? Vai trò máy tính tin học đời sống Máy tính, gọi máy vi tính hay máy điện toán, thiết bị hay hệ thống dùng để tính toán hay kiểm soát hoạt động mà biểu diễn dạng số hay quy luật lôgic Máy tính cấu thành thành phần thực chức đơn giản định nghĩa trước Quá trình tác động tương hỗ phức tạp thành phần tạo cho máy tính khả xử lý thông tin Nếu thiết lập xác (thông thường chương trình máy tính) máy tính mô lại số khía cạnh vấn đề hay hệ thống Trong trường hợp này, cung cấp liệu thích hợp tự động giải vấn đề hay dự đoán trước thay đổi hệ thống Khoa học nghiên cứu lý thuyết, thiết kế ứng dụng máy tính gọi khoa học máy tính, hay khoa học điện toán Tin học ngành nghiên cứu việc tự động hóa xử lý thông tin hệ thống máy tính cụ thể trừu tượng Với cách hiểu nay, tin học bao hàm tất nghiên cứu kỹ thuật có liên quan đến việc xử lý thông tin Trong nghĩa thông dụng, tin học bao hàm liên quan đến thiết bị máy tính hay ứng dụng tin học văn phòng Về định nghĩa tin học, Edsger Dijkstra tóm tắt câu sau đây: “Quan hệ tin học với máy tính không khác quan hệ thiên văn học với kính viễn vọng” Hiện nay, máy tính tin học ứng dụng rộng rãi tất ngành nghề khác đời sống xã hội từ khoa học kỹ thuật, y học, kinh tế, công nghệ sản xuất đến khoa học xã hội, nghệ thuật v.v Chúng ta ngày phủ nhận đóng góp công nghệ, máy tính tin học loài người Có thể kể số lĩnh vực điển hình mà đó, vai trò máy tính tin học thể cách rõ nét Giáo trình TIN VĂN PHÒNG - Giáo dục - Quốc phòng, an ninh - Y tế - Kinh tế - Công nghệ sinh học - v.v Bên cạnh đó, với phát triển vũ bão Internet, sử dụng nhiều dịch vụ tiên tiến như: - Thư điện tử (Email) - Thư viện điện tử (Elib) - E-Learning - Thương mại điện tử (Ecommerce, Ebussiness) - Chính phủ điện tử (Egoverment) - v.v Các thành phần máy tính Nhìn từ bên ngoài, máy tính có hình, bàn phím, chuột Ngoài nối với số thiết bị ngoại vi khác modem (dùng để truy cập mạng Internet), máy quét ảnh (scanner), máy in (printer), cần điều khiển trò chơi (joystick) Hình 2.1 Máy tính thiết bị ngoại vi Giáo trình TIN VĂN PHÒNG Về mặt cấu trúc, máy tính gồm có thành phần sau : Bộ nhớ (memory) : Là thành phần lưu liệu trình xử lý máy tính Bộ nhớ chia thành ô nhớ ô nhớ chứa dãy bit (số nhị phân nhận giá trị 1) Số lượng bit ô nhớ nhau, 8, 16, 32 hay 64 bit tuỳ theo loại máy Khi nói đến nhớ, ta thường hiểu nhớ (main memory) hay gọi nhớ truy nhập ngẫu nhiên-RAM (Random Access Memory) Nội dung RAM trì bật máy tính Khi tắt máy tính, tất liệu RAM bị Các máy PC ngày thông thường có từ 64, 128, 256 đến 512 Mb RAM Bên cạnh RAM có nhớ đọc-ROM (Read Only Memory) nhớ với dung lượng nhỏ để chứa số chương trình khởi động máy tính Đặc điểm ROM nội dung không bị Nó thường có dung lượng 16 Kb, 32 Kb hay 64 Kb (trong IBM PC AT) Thiết bị lưu trữ (mass storage device) : Còn gọi nhớ thứ cấp (secondary memory) hay lưu trữ phụ (auxiliary storage) Đây thành phần cho phép lưu trữ liệu người dùng Khác với nhớ – RAM, thiết bị lưu trữ lưu lại liệu sau tắt máy tính Một số kiểu thiết bị lưu trữ phổ biến : - Băng từ (magnetic tape) : Giá rẻ khả lưu trữ đạt tới vài gigabyte, nhiên cho phép truy xuất liệu theo cách - Đĩa từ (magnetic disk) : Có loại đĩa cứng đĩa mềm + Đĩa mềm (floppy disk) : Tốc độ truy xuất tương đối chậm, khả lưu trữ nhỏ (1.44 Mb) Tuy nhiên giá không đắt mang mang lại dễ dàng + Đĩa cứng (hard disk) : Truy xuất liệu nhanh, khả lưu trữ lớn nhiều so với đĩa mềm (từ vài đến vài chục gigabyte) Tuy nhiên giá đĩa cứng đắt nói chung không tiện để mang mang lại - Đĩa quang (optical disk) : Khác với đĩa mềm đĩa cứng sử dụng tượng điện từ để mã hoá liệu, đĩa quang sử dụng laser để đọc ghi liệu Nó có khả lưu trữ tương đối lớn, chí đạt tới Gb Có số loại đĩa quang CD-ROM, WORM (Write Once, Read Many), EO (Erasable Optical) Thiết bị nhập (Input devices) : Là thành phần cho phép người dùng đưa liệu vào cho máy tính Đó thường bàn phím (keyboard), chuột (mouse), bút quang (light pen) Giáo trình TIN VĂN PHÒNG Thiết bị xuất (Output devices) : Là thành phần cho phép biểu diễn thông tin từ máy tính Nó hình (display screen), máy in (printer), máy vẽ (plotter), hay chí nhạc cụ điện tử (synthesizer) Đơn vị xử lý trung tâm (Central Processing Unit - CPU) : Đây não máy tính, đảm nhiệm hầu hết tính toán máy tính Trên máy tính lớn, CPU bao gồm nhiều bảng mạch tính toán (printed circuit board), máy vi tính CPU chip vi xử lý (microprocessor) Hai thành phần CPU là: • Đơn vị xử lý toán học (Arithmetic Logic Unit - ALU) : Có nhiệm vụ thực tính toán số học logic • Đơn vị điều khiển (Control Unit) : Có nhiệm vụ lấy lệnh cần thực từ nhớ, giải mã thực lệnh Đơn vị gọi đến ALU cần đến tính toán Trong máy tính cá nhân, vi xử lý CPU Có đặc tính để phân biệt vi xử lý : • Tập lệnh (instruction set): Tập câu lệnh mà vi xử lý thực Máy tính gọi RISC (Reduced Instruction Set Computer) tập lệnh vi xử lý gồm số lệnh đơn giản, CISC (Complex Instruction Set Computer) tập lệnh có câu lệnh phức tạp • Dải tần (bandwidth) : Số bit xử lý câu lệnh • Tốc độ đồng hồ (clock speed) : Xác định số lệnh mà vi xử lý thực giây Đơn vị đo megahertz (MHz) hay gigahertz (GHz) Hình 2.2 Bên CASE máy tính Giáo trình TIN VĂN PHÒNG II PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM, HỆ ĐIỀU HÀNH Phần cứng phần mềm Trong máy tính, phận “chạm” bàn phím, hình, ổ đĩa gọi phần cứng (Hardwares) Ngược lại, phần mềm (Softwares) không “chạm” Nó tập hợp chương trình để chạy máy tính Có thể ví phần cứng thể xác phần mềm tinh thần, tư Như vậy, máy tính phần mềm đống linh kiện điện tử gắn với nhau, hoàn toàn vô dụng Phần mềm chia làm loại : Phần mềm hệ thống (System Software): Là chương trình thao tác trực tiếp lên phần cứng máy tính Chúng thường tiện ích định dạng đĩa cứng (format), theo dõi tài nguyên Một phần mềm hệ thống quan trọng máy tính hệ điều hành (operating system) Hệ điều hành thành phần quan trọng để giúp cho người sử dụng dễ dàng làm việc với máy tính Phần mềm ứng dụng (Applications Software): Là chương trình thực công việc thông thường người sử dụng xử lý văn (word processing), bảng tính (spreadsheets), nghe nhạc Một số phần mềm ứng dụng cài đặt phổ biến máy PC MS Office, RealPlayer, AutoCad, Photoshop, Yahoo Messenger, Visual Studio Tổng quan Hệ điều hành Hệ điều hành phần mềm hệ thống hoạt động người sử dụng (user) phần cứng máy tính Mục tiêu hệ điều hành cung cấp môi trường để người sử dụng thi hành chương trình Hệ điều hành giúp cho máy tính dễ sử dụng hơn, thuận lợi hiệu Trên thực tế, người ta thường xem hệ thống máy tính gồm bốn phần : phần cứng, hệ điều hành, chương trình ứng dụng người sử dụng Giáo trình TIN VĂN PHÒNG User Hình 2.3 Hệ thống máy tính Một nhiệm vụ quan trọng hệ điều hành phân phối tài nguyên máy tính Nhiều tài nguyên máy tính thời gian sử dụng CPU, nhớ, hệ thống file, thiết bị nhập xuất v.v… chương trình yêu cầu sử dụng Hệ điều hành hoạt động quản lý tài nguyên, phân phối chúng cho chương trình cần thiết Do có nhiều yêu cầu nên hệ điều hành phải giải vấn đề tranh chấp định xem cấp phát tài nguyên theo thứ tự để hoạt động máy tính hiệu Ngoài hệ điều hành có vai trò quản lý, điều khiển thiết bị ngoại vi bảo mật làm an toàn liệu Hình 2.4 Vai trò hệ điều hành Giáo trình TIN VĂN PHÒNG Sự phát triển hệ điều hành trải qua hệ : Thế hệ thứ (1945 – 1955) Cũng với đời máy tính sử dụng đèn chân không, vào thời kì lập trình viên vừa người viết chương trình (sử dụng ngôn ngữ máy tuyệt đối) vừa người phải thao tác trực tiếp phần cứng (bare hardware) để thực thi chương trình Họ điều khiển máy tính thông qua bảng điều khiển thẻ đục lỗ Hệ điều hành ngôn ngữ lập trình chưa xuất Thế hệ thứ hai (1955 – 1965) Sự xuất thiết bị bán dẫn vào thập niên 1950 làm thay đổi tranh máy tính Nó trở nên đáng tin cậy sản xuất nhiều để cung cấp cho khách hàng Lần có phân chia rõ ràng người thiết kế, người xây dựng, người vận hành, người lập trình, người bảo trì Hệ thống xử lý theo lô (batch processing) đời vào thời gian Các yêu cầu (chương trình) cần thực ghi lên băng từ, băng từ đưa vào máy tính, hệ thống đọc thi hành yêu cầu băng từ Sau đó, ghi kết lên băng từ xuất cuối người sử dụng đem băng từ xuất in Hệ thống xử lý theo lô hoạt động điều khiển chương trình đặc biệt tiền thân hệ điều hành sau Ngôn ngữ lập trình sử dụng hệ chủ yếu FORTRAN hợp ngữ Thế hệ thứ ba (1965 – 1980) Ở hệ thứ 3, máy tính dùng mạch tích hợp sử dụng rộng rãi khoa học thương mại Kích thước giá chúng giảm đáng kể khiến máy tính ngày phổ biến Các thiết bị ngoại vi xuất ngày nhiều đa dạng khiến việc điều khiển máy tính bắt đầu trở nên phức tạp Chính mà hệ điều hành đời nhằm quản lý điều phối tài nguyên máy tính Chương trình hệ điều hành dài đến triệu dòng lệnh hợp ngữ hàng ngàn lập trình viên thực Một số hệ điều hành bật thời kì CTSS MIT năm 1961, MULTICS MIT, Bell Labs General Electric năm 1965 Đây hệ điều hành chia sẻ thời gian (time-sharing) Ngoài có UNIX AT&T Bell Labs năm 1969 hệ điều hành đa nhiệm (multitasking), VMS Digial (nay Hewlett-Packard) năm 1978 hệ điều hành đa xử lý (multiprocessing) Thế hệ thứ tư (1980 - nay) Giai đoạn đánh dấu đời máy tính cá nhân, đặc biệt IBM PC Apple II Một loạt hệ điều hành công ty Microsoft phát triển dành cho IBM PC MS-DOS năm 1981, Windows 3.1 năm 1992, Windows 95 năm 1995, Windows Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 2000, Windows ME năm 2000, Windows XP năm 2001 Trong loại máy Apple chủ yếu sử dụng hệ điều hành Mac OS với phiên đời năm 1984 (trước sử dụng Apple DOS), Mac OS đời năm 2000 Mac OS X đời năm 2001 Ngoài hệ điều hành kể xuất nhiều hệ điều hành tựa Unix A/UX Apple năm 1988, AIX IBM năm 1989, Linux-do sinh viên người Phần Lan tên Linus Torvalds phát triển năm 1991, Solaris Sun Microsystems năm 1992, OpenBSD ĐH California Berkely năm 1995 Bên cạnh đó, từ đầu thập niên 90 đánh dấu phát triển mạnh mẽ hệ điều hành mạng hệ điều hành phân tán Hình 2.5 Biểu tượng Windows XP Linux Penguin, biểu tượng Linux Về phương diện thiết kế, hệ điều hành gồm phần : Shell, Kernel tiện ích hệ thống mức thấp Người sử dụng tương tác với máy tính thông qua lệnh mà Shell cung cấp Chẳng hạn bạn dùng lệnh MKDIR hay COPY hệ điều hành DOS để hiển thị nội dung thư mục hay chép tệp Ngoài cung cấp khả thao tác dòng lệnh (command line), phần lớn hệ điều hành hỗ trợ giao diện đồ hoạ (Graphical User Interface-GUI) cho phép thực lệnh thông qua việc nhấn chuột (click) vào đối tượng hình, ví dụ thực đơn (menu), nút bấm (button), biểu tượng (icon) Hình 2.6 Giao diện dòng lệnh DOS Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 10 Để khắc phục tồn sử dụng nhiều từ có tính khoa trương, màu mè, sáo rỗng Cần ý đến số yêu cầu hành công cụ rõ ràng, ngắn gọn, xác lịch Đó điểm chốt làm cho chất lượng văn nâng cao III SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THÔNG DỤNG Công văn 1.1 Định nghĩa đặc điểm Là loại văn mang tính chất trao đổi thông tin (như thư từ thông thường) quan để giải nhiệm vụ chung Dùng để thông báo vấn đề hoạt động công vụ, hướng dẫn thực văn cấp trên, thông báo hoạt động diễn tương lai 1.2 Bố cục công văn a Bố cục công văn hành gồm Quốc hiệu (1); Ngày & địa điểm soạn văn (2); Cơ quan chủ quản quan ban hành (3); Cơ quan/ cá nhân nhận (4); Số & ký hiệu văn (5); Trích yếu nội dung (6); Nội dung (7); Chữ ký dấu (8) b Phần nội dung gồm phần sau  Mở đầu công văn: Lý viết công văn, sở để viết công văn,  Phần nội dung chính: Trình bày yêu cầu cần giải Đây phần công văn nên trình bày cụ thể, rõ ràng xác yêu cầu đặt xoay quanh mục tiêu công văn  Phần kết luận: cần viết ngắn gọn, giúp cho nội dung văn khẳng định thêm làm sáng tỏ yêu cầu thực Thông báo 2.1 Định nghĩa đặc điểm Là văn hành thông thường không mang tính pháp quy Nó dùng chủ yếu để truyền đạt nội dung định, tin tức cho đơn vị, cá nhân liên quan biết Thông báo dùng để giới thiệu, phổ biến chủ trương, sách để định hướng công việc cho đơn vị trực thuộc, phối hợp công tác với đơn vị có liên quan 2.2 Bố cục thông báo a Phần chung văn gồm Quốc hiệu (1); Ngày & nơi viết thông báo (2); Số ký hiệu (3); Trích yếu nội dung nội dung văn (4) Thông báo không ghi tên quan hay cá nhân đầu văn b Nội dung thông báo Không cần có phần trình bày lý hay mô tả tình văn khác mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo phần mở đầu Văn phong thông báo phải viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu Không cần phần kết thúc có tính chất xã giao giao nhiệm vụ Do văn mang tính quy phạm pháp luật, thông báo không bắt buộc thủ trưởng quan ký Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 212 Báo cáo 3.1 Định nghĩa tính chất chung Là loại văn dùng để trình bày kết đạt hoạt động quan, tổ chức, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế việc quản lý, lãnh đạo đề xuất chủ trương thích hợp Có thể dùng để mô tả phát triển, diễn biến công việc, vấn đề nhu cầu hoạt động quản lý lãnh đạo đặt Báo cáo viết định kỳ theo yêu cầu quan quản lý Báo cáo văn mô tả đánh giá, nhận định dựa theo kết khảo sát, mô tả 3.2 Yêu cầu viết báo cáo a Yêu cầu chung Báo cáo phải viết với quan điểm trung thực khoa học Các vấn đề phải mô tả đầy đủ xác có tính khái quát, cụ thể, không sâu vào chi tiết vụn vặt Báo cáo phải trình bày hợp lý, phù hợp tính chất công việc đối tượng báo cáo b Bố cục báo cáo Mỗi báo cáo thông thường phần tiêu đề, phần nội dung thường có phần nhỏ  Phần 1: nói tình hình công việc mô tả việc xảy thực tế  Phần 2: phân tích kết quả, kinh nghiệm đạt đánh giá tình hình, xác định tồn cần tiếp tục giải  Phần 3: đưa phương hướng lớn để tiếp tục giải vấn đề c Cách trình bày hành văn  Có thể viết lời, dùng chữ số để minh hoạ, trình bày theo lối biểu mẫu, sơ đồ bảng đối chiếu thấy cần thiết Hành văn báo cáo phải mạch lạc đánh giá tình hình cần thực khách quan công  Có thể kèm theo phụ lục gồm tài liệu, số liệu có liên quan đến nội dung báo cáo Phần cuối báo cáo chữ ký người đại diện quan dấu, nơi nhận báo cáo Nếu báo cáo khoa học cần đặt tên tác giả sau tên báo cáo không điền mục khác phần tiêu đề báo cáo thông thường Để gửi báo cáo khoa học từ quan sang quan khác cần kèm theo công văn hay thư riêng Hợp đồng 4.1 Định nghĩa tính chất chung Là văn phản ánh thoả thuận hai nhiều người, đơn vị, quan việc thiết lập, thay đổi chấm dứt quyền nghĩa vụ công việc liên quan Hợp đồng thường áp dụng nhiều lĩnh vực coi ký kết thực Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 213 bên đương thoả thuận theo hình thức nhấ định điểm chủ yếu hợp đồng 4.2 Cách viết hợp đồng Mẫu hợp đồng soạn thảo cho loại cụ thể phù hợp với yêu cầu loại công việc Điều khoản hợp đồng phải cụ thể rõ ràng, xác không cho phép hiểu sai Hợp đồng nói chung cần có đảm bảo mặt pháp lý Những phần chủ yếu mà hợp đồng phải có:  Các bên tham gia ký hợp đồng;  Phạm vi chung gồm nguyên tắc, nội dung thoả thuận bên;  Cách thức thực hợp đồng, yêu cầu sản phẩm, quy cách, điều kiện toán;  Các điều khoản bồi hoàn thiệt hại hợp đồng không thực hiện;  Quy định bảo hiểm an toàn lao động (đối với hợp đồng lao động);  Thời hạn có hiệu lực hợp đồng;  Phương thức nghiệm thu, đánh giá kết quả, giải tranh chấp;  Các ràng buộc pháp lý cần thiết theo hợp lệ;  Giá trị ngôn ngữ hợp đồng (nếu hợp đồng ký với người nước ngoài) Quyết định 5.1 Định nghĩa tính chất Là loại văn dùng phổ biến quan quản lý Nhà nước trung ương địa phương có quyền ban hành sử dụng để điều hành công việc Nội dung định bao gồm vấn đề lớn, liên quan đến chủ trương lớn Nhà nước, công việc cụ thể đơn vị, quan Do vậy, hiệu lực pháp lý định giới hạn không gian thời gian 5.2 Cách soạn thảo định a Một định cấu thành gồm Quốc hiệu (1); Ngày địa điểm định (2); Cơ quan định (3); Số ký hiệu (4); Tên gọi nội dung định (5); Chữ ký dấu (6); Nơi nhận (7) b Phần nội dung gồm phần nhỏ:  Căn định: cần ghi cụ thể mặt pháp lý thực tế để định Đây chỗ dựa để định công việc cần phù hợp với nội dung  Nội dung định cụ thể: viết thành điều khoản Người ký định phải đủ thẩm quyền chịu trách nhiệm trước quan định ban hành Biên 6.1 Định nghĩa tính chất Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 214 Là loại văn ghi chép việc, hoạt động diễn thời gian ngắn, có tính cách ghi nhận vấn đề, việc mà hiệu lực pháp lý để dẫn đến tình trạng trình quản lý Biên thường dùng hoạt động quan, đoàn thể biên không văn hành mang tính công vụ Biên không gửi từ quan đến quan khác đóng vai trò cung cấp tài liệu, thông tin để kiểm tra cần thiết để xây dựng văn quản lý khác 6.2 Cách xây dựng biên a Bố cục chung  Quốc hiệu (1); Tên văn đối tượng ghi chép (2); Thời điểm địa điểm xảy kiện (3); Thành phần liên quan với kiện (4);  Diễn biến kiện (cuộc họp, cố, công việc, );  Kết thúc biên chữ ký để xác nhận điều khoản ghi cần thiết; để xác nhận biên phải có tối thiểu hai ký;  Biên họp đòi hỏi phải có chữ ký chủ toạ điều khiển thư ký họp b Cách ghi chép làm biên Cách ghi chi tiết đầy đủ biểu liên quan đến kiện: Ghi lại đầy đủ nguyên văn lời nói tất cá nhân tham gia hội nghị Cách ghi bắt buộc biên bàn giao, kiểm tra, hay họp quan trọng Cách ghi biên tổng hợp: chi tiết quan trọng ghi đầy đủ, chi tiết xét thấy tóm tắt không cần nhắc lại đầy đủ Tuy nhiên biên phải phản ánh trung thực kiện xảy ra, phản ánh đắn ý kiến người phát biểu Vì biên sau lập đọc lại để kiểm tra tính chân thực chi tiết Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 215 PHỤ LỤC F - DANH SÁCH PHÍM TẮT TRONG MICROSOFT WORD CHỨC NĂNG All Caps Annotation App Maximize App Restore Apply Heading1 Apply Heading2 Apply Heading3 Apply List Bullet Auto Format Auto Text Auto Text Bold Bold Bookmark Browse Next Browse Prev Browse Sel Cancel Center Para Change Case Char Left Char Left Extend Char Right Char Right Extend Clear Clear Formatting Close or Exit Close Pane Column Break Column Select Copy Copy Copy Format Copy Text Create Auto Text Customize Add Menu Shortcut Customize Keyboard Shortcut Customize Remove Menu Shortcut Cut Cut Date Field Delete Back Word Delete Word Distribute Para Do Field Click Doc Close Doc Close Giáo trình TIN VĂN PHÒNG TỔ HỢP PHÍM Ctrl+Shift+ Alt+Ctrl+ Alt+ Alt+ Alt+Ctrl+ Alt+Ctrl+ Alt+Ctrl+ Ctrl+Shift+ Alt+Ctrl+ Alt+Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Ctrl+ Alt+Ctrl+ Ctrl+ Shift+ Shift+ Shift+ A M F10 F5 L K F3 V B B F5 Page Down Page Up Home Esc E F3 Left Left Right Right Del Alt+ Alt+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Shift+ Alt+ Alt+Ctrl+ Alt+Ctrl+ Alt+Ctrl+ F4 C Return F8 C Insert C F2 F3 = Num + - Ctrl+ Shift+ Alt+Shift+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Alt+Shift+ Ctrl+ Ctrl+ X Del D Backspace Del J F9 W F4 MENU Insert Clear Clear 216 CHỨC NĂNG Doc Maximize Doc Move Doc Restore Doc Size Doc Split Double Underline End of Column End of Column End of Doc Extend End of Document End of Line End of Line Extend End of Row End of Row End of Window End of Window Extend Endnote Now Extend Selection Field Chars Field Codes Find Font Font Font Size Select Footnote Now Formatting Properties Go Back Go Back Go To Go To Grow Font Grow Font One Point Hanging Indent Header Footer Link Help HHC Hidden Hyperlink Indent Italic Italic Justify Para Left Para Line Down Line Down Extend Line Up Line Up Extend List Num Field Lock Fields Macro Mail Merge Check Mail Merge Edit Data Source Mail Merge to Doc Giáo trình TIN VĂN PHÒNG TỔ HỢP PHÍM Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Alt+Ctrl+ Ctrl+Shift+ Alt+ Alt+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Shift+ Alt+ Alt+Shift+ Alt+Ctrl+ Alt+Ctrl+Shift+ Alt+Ctrl+ Ctrl+ Alt+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Alt+Ctrl+ Shift+ Shift+ Alt+Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Ctrl+ Alt+Shift+ Alt+Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Ctrl+ Shift+ Shift+ Alt+Ctrl+ Ctrl+ Alt+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ F10 F7 F5 F8 S D Page Down Page Down End End End End End End Page Down Page Down D F8 F9 F9 F D F P F F1 F5 Z G F5 ] T R F1 F7 H K M I I J L Down Down Up Up L F11 F8 K E N MENU Window Format Edit Edit 217 CHỨC NĂNG Mail Merge to Printer Mark Citation Mark Index Entry Mark Table of Contents Entry Menu Mode Merge Field Microsoft Script Editor Microsoft System Info Move Text My TOC Style My TOC Style New Default Next Cell Next Field Next Misspelling Next Object Next Window Next Window Normal Normal Style Normal Style Open Open Open Open or Close Up Para Other Pane Other Pane Outline Outline Collapse Outline Collapse Outline Demote Outline Expand Outline Expand Outline Move Down Outline Move Up Outline Promote Outline Show First Line Overtype Page Page Break Page Down Page Down Extend Page Field Page Up Page Up Extend Para Down Para Down Extend Para Up Para Up Extend Paste Paste Paste Format Prev Cell Giáo trình TIN VĂN PHÒNG TỔ HỢP PHÍM Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Alt+ Alt+ Ctrl+ Alt+ Alt+Ctrl+ Ctrl+Shift+ Alt+Shift+ Ctrl+ Ctrl+ Alt+Ctrl+ Ctrl+ Shift+ Alt+Ctrl+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Ctrl+ Ctrl+ Shift+ Alt+Shift+ Shift+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Shift+ Ctrl+Shift+ Shift+ M I X O F10 F F11 F1 F2 N Tab F11 F7 Down F6 F6 N N Clear (Num 5) O F12 F2 F6 F6 O Num Right = Num + Down Up Left L Insert P Return Page Down Page Down P Page Up Page Up Down Down Up Up V Insert V Tab MENU View View 218 CHỨC NĂNG Prev Field Prev Field Prev Object Prev Window Prev Window Print Print Print Preview Print Preview Proofing Redo Redo or Repeat Redo or Repeat Redo or Repeat Repeat Find Repeat Find Replace Research Lookup Reset Char Reset Char Reset Para Revision Marks Toggle Right Para Save Save Save Save As Select All Select All Select All Select Table Show All Show All Headings Show All Headings Show Heading1 Show Heading2 Show Heading3 Show Heading4 Show Heading5 Show Heading6 Show Heading7 Show Heading8 Show Heading9 Shrink Font Shrink Font One Point Shrink Selection Small Caps Spike Spike Start of Column Start of Column Start of Doc Extend Start of Document Giáo trình TIN VĂN PHÒNG TỔ HỢP PHÍM Shift+ Alt+Shift+ Alt+ Ctrl+Shift+ Alt+Shift+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Alt+Ctrl+ Alt+Shift+ Ctrl+ Alt+ Shift+ Alt+Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Ctrl+ Shift+ Alt+Shift+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Alt+ Ctrl+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Alt+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Alt+ Alt+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ F11 F1 Up F6 F6 P F12 F2 I F7 Backspace Y F4 Return F4 Y H O Space Z Q E R S F12 F2 F12 A Clear (Num 5) Num Clear (Num 5) A A , [ F8 K F3 F3 Page Up Page Up Home Home MENU Edit Edit Edit Edit File Edit Edit Edit Toolbar 32778 219 CHỨC NĂNG Start of Line Start of Line Extend Start of Row Start of Row Start of Window Start of Window Extend Style Style Heading + Arial 19 pt Auto Style Style My TOC + 15 pt Style Style 1111 + 12 pt Style Style Separator Subscript Superscript Symbol Font Task Pane Thesaurus RR Time Field Toggle Character Code Toggle Field Display Toggle Master Subdocs Toggle XMLTag View Translate Pane Un Hang Un Indent Underline Underline Undo Undo Unlink Fields Unlink Fields Unlock Fields Update Auto Format Update Fields Update Fields Update Source VBCode Web Go Back Web Go Forward Wingdings: 61695 Word Count List Word Count Recount Word Left Word Left Extend Word Right Word Right Extend Word Underline Giáo trình TIN VĂN PHÒNG TỔ HỢP PHÍM Shift+ Alt+ Alt+Shift+ Alt+Ctrl+ Alt+Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Alt+Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Shift+ Alt+Shift+ Alt+ Shift+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Alt+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Alt+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Alt+Ctrl+ Alt+Shift+ Ctrl+Shift+ Alt+ Alt+ Alt+ Alt+ Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+ Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+ MENU Home Home Home Home Page Up Page Up S Return = = Q F1 F7 T X F9 \ X F7 T M U U Z Backspace F9 F11 U F9 U F7 F11 Left Right F1 G R Left Left Right Right W Language 220 PHỤ LỤC G - DANH SÁCH PHÍM TẮT TRONG MICROSOFT EXCEL Phím tắt Ý nghĩa ESC Bỏ qua liệu thay đổi F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm Alt + Enter Bắt đầu dòng ô Ctrl + Delete Xoá tất chữ dòng Ctrl + D Chép liệu từ ô xuống ô Ctrl + R Chép liệu từ bên trái qua phải Shift + Enter Ghi liệu vào ô di chuyển lên vùng chọn Tab Ghi liệu vào ô vào di chuyển qua phải vùng chọn Shift + Tab Ghi liệu vào ô vào di chuyển qua trái vùng chọn = Bắt đầu công thức F2 Hiệu chỉnh liệu ô Ctrl + F3 Đặt tên cho vùng chọn F3 Dán tên đặt công thức F9 Cập nhật tính toán Sheet Workbook mở Shift + F9 Cập nhật tính toán sheet hành Alt + = Chèn công thức AutoSum Ctrl + ; Cập nhật ngày tháng Ctrl + Shift + : Nhập thời gian Ctrl+K Chèn Hyperlink Ctrl + Shift + ” Chép giá trị ô phía vào vị trí trỏ ô hành Ctrl + ’ Chép giá trị ô phía vào vị trí trỏ ô hành Ctrl + A Hiển thị Formula Palette sau nhấp tên hàm vào công thức Ctrl + Shift + A Chèn dấu ( ) đối số hàm sau nhập tên hàm vào công thức Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell menu Format Ctrl + Shift + ~ Định dạng số kiểu General Ctrl + Shift + $ Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân Ctrl + Shift + % Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân) Ctrl + Shift + ^ Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân Ctrl + Shift + # Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm Ctrl + Shift + ? Định dạng kiểu Number với hai chữ số thập phân Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 221 Ctrl + Shift + & Thêm đường viền Ctrl + Shift + - Bỏ đường viền Ctrl + B Bật tắt chế độ đậm, không đậm Ctrl + I Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng Ctrl + U Bật tắt chế độ gạch Ctrl + Bật tắt chế độ gạch không gạch Ctrl + Ẩn dòng Ctrl + Shift + ( Hiển thị dòng ẩn Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 222 PHỤ LỤC H - DANH SÁCH PHÍM TẮT TRONG MICROSOFT POWERPOINT Di chuyền hình thiết kế F6 di chuyển theo kim đồng hồ đối tượng chế độ Normal View Shift + F6 di chuyển theo chiều ngược kim đồng hồ đối tượng chế độ Normal View Ctrl + Shift + Tab chuyển đổi qua lại thẻ Slides Outline chế độ Normal View Tạo chỉnh sửa Slideshow Ctrl + N Tạo file trình chiếu Ctrl + M Tạo trang trình chiếu (Slide) Ctrl + D Tạo nhân trang trình chiếu chọn Ctrl + O Mở file trình chiếu Ctrl + W đóng trình chiếu Ctrl + P in trình chiếu Ctrl + S lưu trình chiếu F5 chạy file trình chiếu Alt + F4 thoát khỏi PowerPoint Ctrl + F tìm kiếm Ctrl + H thay Ctrl + K chèn siêu liên kết F7 kiểm tra tả ESC thoát khỏi hành động menu hộp thoại Ctrl + Z trở lệnh trước Ctrl + Y phục hồi tình trạng trước thực Ctrl + Z Làm việc với Outline Alt + Shift + giảm cấp đoạn Alt + Shift + Up di chuyển đoạn chọn lên Alt + Shift + Down di chuyển đoạn chọn xuống Alt + Shift + dấu cộng sổ nội dung bên tiêu đề slide Alt + Shift + dấu trừ Giáo trình TIN VĂN PHÒNG thu gọn nội dung bên tiêu đề slide 223 Alt + Shift + A mở rộng để hiển thị tất nội dung tiêu đề Làm việc với đối tượng đồ họa Alt + U chọn hình có sẵn Autoshapes công cụ Drawings Ctrl + Enter vẽ hình vào slide Ctrl + Shift + G nhóm đối tượng đồ họa chọn thành nhóm Ctrl + Shift + H phân rã nhóm Shift + F9 ẩn/hiện thị đường kẻ ô dạng lưới hình thiết kế Slide Alt + F9 ẩn/hiện đường kẻ ngang dọc định vị Slide Ctrl + G thiết lập giá trị khác cho đường lưới đường định vị slide Ctrl + Shift + C chép định dạng đối tượng Ctrl + Shift + V dán chép định dạng vào đối tượng chọn Chọn văn đối tượng Shift + –> chọn ký tự phía sau Shift + chọn từ phía sau Ctrl + Shift + [...]... tệp từ đĩa, xem và sửa chữa Có thể in ra giấy văn bản vừa soạn thảo hoặc từ 1 tệp văn bản Trên đây là những chức năng cơ bản nhất của một hệ soạn thảo văn bản, tuy nhiên Notepad còn có thể làm được nhiều hơn thế: Thay đổi chế độ Font (Tiếng Việt) Tìm kiếm và thay thế 1 xâu ký tự Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 31 2 Soạn thảo văn bản bằng WordPad Là 1 hệ soạn thảo văn bản phong phú hơn Notepad (*.TXT), các tệp... cây thư mục 3.3 Tập tin Tập tin (file) là một tập hợp dữ liệu được lưu trữ trên máy tính, về bản chất nó là một dãy các bit được lưu trữ như một đơn vị riêng rẽ Tập tin được chứa trong các thư mục và tên của nó gồm có 2 phần : phần tên để xác định nội dung dữ liệu và phần mở rộng để xác định kiểu dữ liệu Ví dụ : vanban1.txt, vanban2.doc, anh.bmp, anh2.jpeg, phim.mov, chtrinh.exe Tập tin trong thư mục... thảo (menu, tool) 3 Soạn thảo văn bản bằng MS Word Winword không phải là 1 tiện ích trên Windows, nó nằm trong 1 bộ phần mềm ứng dụng văn phòng riêng biệt: Microsoft Office Đây là hệ soạn thảo văn bản hoàn hảo, hơn thế nữa nó còn có thể làm việc như 1 phần mềm chế bản điện tử (một công việc quan trọng trong ấn loát) Chúng ta sẽ được học sử dụng Winword trong môn Tin học văn phòng 2.13.4 In ấn trên Windows... hình Page Setup của Paint Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 34 V MẠNG MÁY TÍNH (NETWORK) 1 Mạng máy tính là gì ? Mạng máy tính (network) là một tập hợp các máy tính được kết nối với nhau để trao đổi và chia sẻ thông tin Chúng ta biết rằng máy tính cá nhân là một công cụ rất hữu ích để xử lý dữ liệu như soạn thảo văn bản, tạo bảng tính song nó chưa thể cho phép trao đổi dữ liệu với các máy tính khác một cách... máy tính khác Nó có những ưu điểm : - Cho phép dùng chung các tài nguyên như file dữ liệu, chương trình ứng dụng, máy in, modem - Cho phép trao đổi dữ liệu giữa các tiến trình, tính toán phân tán - Bảo đảm tính hợp nhất của dữ liệu - Cho phép trao đổi thư tín với nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng Hình 5.1 Mạng máy tính Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 35 Ngày nay việc thành lập mạng máy tính (networking)... động các chương trình, mở các tài liệu, điều chỉnh các xác lập hệ thống và kích hoạt những chức năng khác Khi Kích chuột vào nút Start, một menu theo chiều dọc với nhiều lựa chọn khác nhau cùng với các menu con (submenu hay fly-out menus) Nếu chúng ta Kích chuột vào các lựa chọn này các chương trình tương ứng sẽ thực hiện Nút Start User Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 15 2.4 Tệp tin và Thư mục trên Microsoft... Shortcut Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 26 Kích vào đây để chọn tệp tin thi hành Chọn OK + Khi cửa sổ hiện ra chúng ta có thể gõ đường dẫn tới tệp thi hành hoặc chọn tìm tệp trong cửa sổ Browse + Cứ tiếp tục bằng cách kích chuột vào nút Next> của cửa sổ tạo + Hãy điền vào tiêu dề cho Shortcut và kích chuột vào Finish 2.11 Tạo tập tin (File) trong thư mục hiện thời Soạn thảo tệp BAT Tạo 1 tập tin + Chúng ta cũng... muốn tạo Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 27 + Xuất hiện biểu tượng File mới, đổi tên cho File mới + Kích đúp chuột vào biểu tượng mới để tạo File văn bản bằng trình soạn thảo hoặc các File có kiểu khác ( ảnh, video, âm thanh, bảng tính ) bằng các chương trình chuyên biệt 2.12 Chạy chương trình trên cửa sổ Run 1 Chạy 1 chương trình: Chúng ta có thể chạy 1 tập tin thi hành hoặc mở 1 tập tin bằng cách kích đúp... Text Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 30 Có thể tìm kiếm máy tính, trang Web, người sử dụng trên mạng với các lựa chọn còn lại 2 Chọn nút Search trên thanh công cụ của cửa sổ các Folder Cửa sổ Search Results hiện ra, các thao tác hoàn toàn tương tự như trên 2.13.3 Soạn thảo văn bản trên Windows 1 Soạn thảo văn bản bằng Notepad Chọn nút Start - Programs - Accessories - Notepad Một cửa sổ soạn thảo văn bản hiện... trên Windows Để tìm kiếm 1 Folder, 1 File chúng ta có cách lựa chọn: 1 Chọn nút Start - Chọn Search : Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 29 Tìm Files or Folders: tính năng tìm kiếm này rất mạnh, nó cho phép người dùng tìm tất cả các thư mục và tệp kể cả khi biết khá ít thông tin về nó Gõ đoạn Text mà tệp văn bản chứa Gõ tên tệp hoặc thư mục vào đây Gõ tên tệp, thư mục cần tìm vào ô Search for files or Folders named, ... bảng tính MS EXCEL Chương IV: Công cụ trình chiếu MS POWERPOINT Nhóm Tin văn phòng- Tin quản lý, BM Tin học Giáo trình TIN VĂN PHÒNG CHƯƠNG I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN & HỆ ĐIỀU HÀNH MS WINDOWS I MÁY... 2.11 Tạo tập tin (File) thư mục thời Soạn thảo tệp BAT Tạo tập tin + Chúng ta tạo tập tin văn tập tin thi hành có dạng văn file thư mục thời + Tương tự tạo Shortcut mới, để tạo File văn file có... Trong nghĩa thông dụng, tin học bao hàm liên quan đến thiết bị máy tính hay ứng dụng tin học văn phòng Về định nghĩa tin học, Edsger Dijkstra tóm tắt câu sau đây: “Quan hệ tin học với máy tính không