Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống chương 2

Chương NGHIÊN CỨU HIỆN TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1 Một số vấn đề chung nghiên cứu hệ thống Trong thực tế gần 75% hệ thống thông tin lớn phức tạp hoạt động yếu kém, không đạt mục tiêu đề ban đầu Những yếu thường rơi vào vấn đề sau:  Sai lầm thiết kế: không hiểu biết đầy đủ yêu cầu thông tin tổ chức Nhiều chức tổ chức không đáp ứng Giao diện người-máy nghèo nàn, khó sử dụng Cấu trúc rối rắm, phức tạp khó bảo trì hạn chế công việc phát triển Chương trình không mềm dẻo Nguyên nhân sai lầm thực chất việc phân tích không đầy đủ hệ thống  Sai lầm liệu: Dữ liệu hệ thống không thống nhất, không đầy đủ không thích hợp cho mục đích hệ thống, sai lệch vô nghĩa  Hoạt động yếu kém: hệ thống hoạt động không hiệu quả, làm nhiều thời gian để bảo trì sửa chữa, chưa đáp ứng chức hệ hỗ trợ định Không đạt yêu cầu chuẩn thông tin, người dùng không muốn sử dụng  Không bảo đảm tính hoàn vốn đầu tư: hệ thống hoạt động với chi phí cao, tốn nhân lực Đôi không sử dụng hệ thống tốt hơn, nhanh Những vấn đề nghiên cứu cải thiện bước tương ứng với nguyên nhân gây chúng Cách thức giải vấn đề tập trung vào ba mặt: - Nâng cao kỹ nhà phát triển hệ thống - Không ngừng hoàn thiện phát triển công nghệ, tăng cường sử dụng công cụ tiện ích để tự động hoá ngày nhiều hoạt động phát triển, làm cho hệ thống có tính mở (openning) cao - Hoàn thiện trình quản lý dự án phát triển phần mềm 2.2 Yêu cầu đặt hệ thống thông tin tin học hóa Mỗi tập thể cá nhân tham gia vào việc phát triển hệ thống thường có quan điểm khác tuỳ theo vị trí họ hệ thống Yêu cầu từ phía chủ đầu tư (người lãnh đạo): với tư cách người đại diện cho quuyền lợi tổ chức, người lãnh đạo quan niệm hệ thống theo khía cạnh lợi ích có tính chiến lược Các yêu cầu mà chủ đầu tư thường đặt người phát triển hệ thống là: Hệ thống thông tin tin học hoá phải phù hợp với chiến lược hoạt động tổ chức Yêu cầu cầu hiển nhiên, mục đích việc tin học hoá 22 làm để có thông tin xác nhanh để phục vụ cho trình định phù hợp với hoạt động tổ chức Hệ thống thông tin tin học hoá phải có chức hỗ trợ định giảm thời gian định Trong thực tế nhiều người nhầm lẫn rằng, công việc thực máy tính hệ thống thông tin, ví dụ nhập điểm in điểm cho sinh viên trường đại học, nhập số KW điện tiêu thụ hàng khách hàng để in hoá đơn tiền tiền điện, công đoạn hệ thống thông tin kết công đoạn chức hỗ trợ định Hệ thống thông tin tin học hoá phải cho sản phẩm dịch vụ tốt Ví dụ hệ thống thông tin quản lý ngân hàng không tin học hoá việc chuyển khoản, toán hiệu tức thời, không sinh dịch vụ tiện lợi khác rút tiền tự động máy ATM, Credit Card, mua hàng hoá trừ vào tài khoản, Khả hoàn vốn đầu tư: không nên hiểu hoàn vốn chuyển nhượng hệ thống thông tin cho tổ chức khác để thu lợi nhuận Một hệ thống thông tin có khả hoàn vốn đầu tư hệ thống đem lại cho tổ chức nhiều dịch vụ, tạo ưu cạnh tranh, đưa thông tin có giá trị giúp cho tổ chức có chiến lược đắn Yêu cầu từ phía người sử dụng: người sử dụng đầu cuối thường quan niệm hệ thống mô công việc thường ngày có khác có tham gia máy tính Các yêu cầu mà người sử dụng thường đặt người phát triển hệ thống là: Hệ thống thông tin phải có nhiều khả Nghĩa hệ thống phải làm công việc người sử dụng đầu cuối Ví dụ, hệ thống thông tin “Quản lý nhân sự” in ấn thống kê theo nhiều điều kiện khác cán công chức quan Hệ thống thông tin phải dễ sử dụng có ích thực cho người sử dụng: hệ thống phải làm cho người sử dụng thấy trội, hẳn so với chưa sử dụng hệ thống Tuy nhiên, người phát triển hệ thống phải làm để hệ thống thân thiện dễ sử dụng Hệ thống phải có độ tin cậy cao Người kỹ thuật viên quan niệm hệ thống tổ chức lại công việc theo mục đích xử lý thông tin Các quan niệm mâu thuẩn mà thành công hệ thống đòi hỏi phải dung hoà quan niệm khác Quan niệm đắn hệ thống thông tin tồn hoạt động tổ chức, phục vụ cho mục đích chiến lược tổ chức Như hệ thống thông tin tin học hoá trước hết phải phục vụ cho mục đích chiến lược tổ chức sau đến nhu cầu cụ thể người sử dụng nhân viên kỹ thuật 2.2 Quy mô tin học hóa 23 Quy mô tin học hoá tổ chức cho biết trình độ quản lý mức độ tin học hoá tổ chức đó, phụ thuộc vào yếu tố sau: Tổ chức có nhu cầu tin học hoá nhiều hay Trình độ quản lý tổ chức cao hay thấp Quy mô hoạt động tổ chức Trong thực tế việc tin học hoá hệ thống thông tin xẩy hai dạng: tin học hoá toàn thể tin học hoá phận Việc tin học hoá toàn thể thường đòi hỏi tập thể người phân tích đồng thời tham gia phải có đầu tư lớn ban đầu, thời gian xây dựng tin học hoá loại dài Một khó khăn tin học hoá toàn vấn đề tâm lý, thay đổi toàn hoạt động tổ chức thói quen người sử dụng Nhưng có ưu điểm hệ thống đồng hoạt động đồng bộ, không manh múm, chắp vá Việc tin học hoá phận thường xẩy tổ chức lớn Phương pháp có nhiều ưu điểm: không gây xáo trộn hoạt động tổ chức, đầu tư Tuy nhiên, phương pháp có nhược điểm không quán phân hệ thông tin hệ thống Điều thường xẩy hệ thống thông tin mà người phát triển hệ thống không tập thể phân tích hoạt động độc lập lẫn 2.3 Vai trò người tham gia phát triển hệ thống thông tin Một yếu tố định thành công hệ thống thông tin tập thể cá nhân tham gia vào trình phát triển hệ thống Thông thường có sáu đối tượng tham gia vào công việc 2.3.1 Người quản lý hệ thống thông tin: Đó người lãnh đạo tổ chức giao trách nhiệm đưa yêu cầu chi tiết cho phân tích viên triển khai tổ chức thực hệ thống hoạt động Đối với hệ thống thông tin vừa nhỏ người quản lý hệ thống thông tin thường trưởng phòng ban chức có nhiệm vụ cung cấp tình hình, số liệu, phương thức xử lý, công thức tính toán, hoạt động nội phòng mối quan hệ thông tin phòng với phận khác 2.3.2 Người phân tích hệ thống Là người chủ chốt trình phát triển hệ thống, người nầy định vòng đời hệ thống Trong hệ thống thông tin vừa nhỏ phân tích viên là người lập trình cho hệ thống Tuy nhiên HTTT lớn phận phân tích viên phải tập thể, có đủ khả nắm bắt lĩnh vực hoạt động tổ chức Một phân tích viên gọi có lực họ hội đủ điều kiện sau: Có kỹ phân tích: hiểu tổ chức hoạt động Có thể xác định vấn đề đặt giải chúng Có khả suy nghĩ mang tính chiến lược hệ thống 24 Có kỹ kỹ thuật: hiểu biết thiết bị phần mềm Biết chọn lựa giải pháp phần cứng mềm cho ứng dụng đặc biệt nơi cần tin học hoá Hiểu biết công việc người lập trình người sử dụng đầu cuối Có kỹ quản lý: có khả quản lý nhóm làm việc, biết điểm mạnh, điểm yếu người làm việc nhóm Biết lắng nghe, đề xuất giải vấn đề Có khả lập kế hoạch, điều phối nguồn lực Có kỹ giao tiếp: phân tích viên phải đóng vai trò việc liên kết đối tượng: chủ đầu tư, người sử dụng, người lập trình thành phần khác hệ thống Kỹ giao tiếp phân tích viên thể chổ: lực diễn đạt thuyết phục, khả hoà hợp với người nhóm làm việc Có khả tổ chức điều hành họp 2.3.3 Người lập trình Là tập thể cá nhân có nhiệm vụ mã hoá đặc tả thiết kế phân tích viên thành cấu trúc mà máy tính hiểu vận hành Người lập trình phải viết tài liệu chương trình chương trình thử nghiệm hệ thống, chuẩn bị số liệu giả để kiểm định độ xác hệ thống 2.3.4 Người sử dụng đầu cuối Trong trình phân tích thiết kế phân tích viên phải làm việc với người sử dụng để biết chi tiết thông tin phận, mảng công việc hệ thống Người sử dụng cho phân tích viên biết ưu điểm nhược điểm hệ thống thông tin cũ, ý kiến họ có ý nghĩa quan trọng đến việc sử dụng hệ thống cách có hiệu 2.3.5 Kỹ thuật viên Là phận phụ trách mảng kỹ thuật hệ thống như: bảo đảm hoạt động phần cứng máy tính, đường truyền liệu từ phận đến phận khác hệ thống từ hệ thống đến môi trường 2.3.6 Chủ đầu tư Thường thành phần định tổ chức, người cung cấp cho phân tích viên thông tin chung tổ chức Hệ thống thông tin tin học hóa có chức hỗ trợ định, chức giúp cho lãnh đạo tổ chức thông tin cần thiết trình định 2.4 Nghiên cứu trạng 2.4.1 Mục đích Trong thực tế hệ thống thông tin xây dựng nhằm để thay hệ thống thông tin cũ bộc lộ nhiều yếu Vì mà việc tìm hiểu nhu cầu hệ thống thường việc khảo sát đánh giá hệ thống cũ Vì hệ thống tồn hoạt động nên gọi trạng Nghiên cứu trạng hệ thống thông tin nhằm mục đích sau: Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động hệ thống Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cung cách hoạt động hệ thống 25 Chỉ ưu điểm hệ thống để kế thừa khuyết điểm hệ thống để nghiên cứu khắc phục Tóm lại, mục đích việc nghiên cứu trạng trả lời cho câu hỏi sau: Hệ thống làm gì? Gồm công việc gì? Đang quản lý gì? Những công việc hệ thống làm? Làm đâu? Khi làm? Mỗi công việc thực nào? Mỗi công việc liên quan đến liệu nào? Chu kỳ, tần suất, khối lượng công việc? Đánh giá công việc tại: tầm quan trọng nào? Các thuận lợi, khó khăn? Nguyên nhân dẫn đến khó khăn? 2.4.2 Nội dung nghiên cứu đánh giá trạng Với mục đích nói trên, để nghiên cứu trạng hệ thống thông tin, phân tích viên nên khảo sát nội dung sau: Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế kỹ thuật hệ thống Nghiên cứu cấu tổ chức quan chủ quản hệ thống Nghiên cứu chức trách, nhiệm vụ, trung tâm định điều hành, phân cấp quyền hạn tổ chức (sơ đồ tổ chức) Thu thập nghiên cứu hồ sơ, sổ sách, file liệu với phương thức xử lý thông tin Thu thập mô tả quy tắc quản lý, tức quy định, quy tắc, công thức tính toán, Thu thập tìm hiểu chứng từ giao dịch Mô tả luồng thông tin tài liệu giao dịch luân chuyển Thống kê phương tiện tài nguyên sử dụng Thu thập tìm hiểu ý kiến khen chê hệ thống thông tin cũ yêu cầu, đòi hỏi hệ thống tương lai Lập hồ sơ tổng hợp trạng Một yếu tố quan trọng định thành công hệ thống thông tin giai đoạn nghiên cứu trạng hệ thống Điều đòi hỏi phân tích viên phải làm việc nghiêm túc xác 2.4.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin 2.4.3.1 Các khái niệm thuật ngữ sử dụng khảo sát trạng  Điểm công tác (nơi làm việc) Là điểm, đầu mối phát sinh thu nhận thông tin Thông thường điểm phát sinh thu nhận thông tin nơi lưu trữ xử lý Có hai loại điểm công tác: điểm công tác điểm công tác Điểm công tác nơi lưu trữ, xử lý, thu nhận phát sinh thông tin Trong điểm công tác nơi phát sinh thu nhận thông tin Trong SADT điểm công tác điểm công tác gọi tác nhân tác nhân Ví dụ, HTTT “Quản lý kho hàng” điểm công 26 tác Kế toán kho điểm công tác trong, nơi lưu trữ, xử lý, phát sinh thu nhận thông tin Trong điểm công tác Nhà cung cấp phải điểm công tác ngoài, không cần thiết phải lưu trữ thông tin hệ thống mà nơi phát sinh thu nhận thông tin mà  Tài liệu Được dùng với ý nghĩa giá mang thông tin sử dụng hệ thống Ví dụ: tài liệu giấy hoá đơn, hồ sơ, ; tài liệu số hoá file liệu, ảnh số,  Tài liệu lưu trữ-Kho liệu Các thông tin lưu trữ để phục vụ cho chức công việc hệ thống  Chức năng-Công việc Một chức hiểu nhiều công việc nhằm thực nhiệm vụ phạm vi có tác động trực tiếp lên liệu thông tin hệ thống Những tác động trực tiếp lên liệu thông tin thường nhắc đến như: cập nhật, lưu trữ, truyền thông tin, xử lý biểu diễn thông tin Kết thúc chức thường cho sản phẩm thông tin sản phẩm trung gian sản phẩm cuối Ví dụ, HTTT “Quản lý đào tạo” trường đại học, chức Xếp loại sinh viên thực công việc Nhập điểm thi, Tính điểm trung bình thực Kết thúc chức danh sách (thông tin) sinh viên xếp loại  Quy tắc nghiệp vụ Quy tắc nghiệp vụ quy định hướng dẫn chấp nhận mà chúng chi phối hoạt động tổ chức nhằm bảo đảm cho hoạt động tổ chức đạt mục tiêu đề điều kiện cụ thể Các quy tắc nghiệp vụ chia làm loại: a Quy tắc quản lý: quy tắc quy định mục tiêu ràng buộc hệ thống Các quy tắc áp đặt từ bên hệ thống, tổ chức quy định Ví dụ, “Sinh viên có có số tiết vắng học lơn 1/3 tổng số tiết học phần không dự thi kết thúc học phần” “Doanh nghiệp phải đóng thuế VAT 5% thuế lợi tức 35%” quy tắc quản lý áp đặt từ bên hệ thống Xét quy tắc, “ Sinh viên học lại lần thứ theo phương pháp tự học.” quy tắc hệ thống quy định b Quy tắc tổ chức: quy tắc liên quan đến giải pháp hoạt động hệ thống Đây quy định, trình tự làm việc cần tuân thủ để đạt mục tiêu điều kiện tổ chức Ví dụ, quy tắc “Chỉ tổ chức thi lần cho sinh viên sau hoàn tất việc thi lần 1“ quy tắc tổ chức c Quy tắc kỹ thuật: quy tắc liên quan đến yêu cầu kỹ thuật để bảo đảm hoạt động hệ thống Ví dụ, quy tắc “máy in không sử dụng liên tục giờ” quy tắc kỹ thuật 27 Để xác định trạng hệ thống thông tin, phân tích viên cần nghiên cứu, tìm hiểu để nắm tình trạng hoạt động HTTT cũ, công việc, quy tắc hoạt động phận tổ chức, sở để định phải làm làm Có nhiều phương pháp để nghiên cứu trạng HTTT như: phương pháp quan sát, phương pháp điều tra phiếu thăm dò, phương pháp vấn, 2.4.3.2 Các phương pháp nghiên cứu trạng a Phương pháp quan sát Phương pháp phân tích viên quan sát trực tiềp gián tiếp (quan sát qua phương tiện đọc tài liệu) trạng hệ thống thông tin Với phương pháp phân tích viên phải ghi chép lại yêu cầu sau: Các phận tổ chức Mối quan hệ nghiệp vụ phận tổ chức Các hoạt động tác nghiệp phận Cách thức giao tiếp trao đổi thông tin phận Khối lượng công việc phận Những yếu tố bất thường để xác định tính khả thi dự án mà giai đoạn lập kế hoạch trước chưa lường hết Phương pháp có nhiều khiếm khuyết: Mang lại kết có tính chủ quan thiếu hiểu biết người phân tích Khó giới hạn lĩnh vực nghiên cứu vi phân tích viên có phần thụ động trước tượng Chỉ nắm bắt yếu tố bên Gây tâm lý khó chịu cho người bị quan sát Tuy nhiên, phương pháp cho tranh khái quát hệ thống thông tin tương lai Chúng ta nên sử dụng phương pháp quan sát kết hợp với phương pháp khác có hiệu b Phương pháp điều tra phiếu thăm dò Phương pháp thường sử dụng xã hội học, điều tra mang tính vĩ mô Đối với việc nghiên cứu trạng hệ thống thông tin phương pháp sử dụng, thích hợp với mục đích điều tra tần suất nghiên cứu khả thi Thông thường phương pháp lấy thông tin mang tính định hướng c Phương pháp vấn Phương pháp thường sử dụng hệ thống thông tin kinh tế xã hội, mang lại thông tin xác thực chi tiết cho trình phân tích thiết kế Phân tích viên cần phải vấn: Ban lãnh đạo điểm công tác  Phỏng vấn lãnh đạo: 28 Mục đích nắm thông tin chung tổ chức, cần nắm: - Nhiệm vụ chung tổ chức - Sơ đồ tổ chức - Chúng cho danh sách điểm công tác vai trò chúng hệ thống - Các số liệu chung - Chúng cho biết quy mô hệ thống - Các lĩnh vực cần nghiên cứu có liên quan đến hệ thống thông tin xây dựng  Phỏng vấn điểm công tác: Mục đích thu thập thông tin chi tiết liên quan đến hoạt động cụ thể tất thông tin liên quan đến hệ thống thông tin Tại điểm công tác cần phải mô tả liệt kê quy trình công việc phải thực Mỗi qui trình phải nắm cho được: - Phương thức hoạt động: công việc thực tự động hay thủ công - Các thông tin khối lượng thông tin liên quan đến công việc, quy tắc thực công việc - Điều kiện khởi động: nào, với điều kiện công việc khởi động - Thời gian chu công việc: công việc thực khoảng thời gian thi công việc thực lại Ngoài ra, phân tích viên phải nắm: - Ngôn ngữ công việc điểm công tác để thiết kế giao diện người-máy người sử dụng với hệ thống thông tin tương lai - Các luồng thông tin tác nghiệp từ điểm công tác đến điểm công tác khác đến môi trường hệ thống  Tổ chức vấn Trước vấn phân tích viên nên thông báo trước thời gian, địa điểm nội dung vấn với người vấn Phỏng vấn với lãnh đạo điểm công tác lần nhất, nên phân tích viên phải tạo tạo quan hệ tốt với người vấn Cần mở đầu hợp lý, biểu lộ thiện cảm, tin cậy tôn trọng người vấn Sau vấn xong, phân tích viên phải tóm tắt nội dung vấn, khẳng định thoả thuận, để ngỏ khả tranh luận để phát huy tính tích cực người vấn Để có tài liệu tổng kết giai đoạn nghiên cứu trạng, sau lần vấn phân tích viên phải ghi chép lại thông tin vấn như: người vấn, chức vụ, chủ đề vấn, tên dự án, hỏi, thời gian hỏi, địa điểm hỏi, câu hỏi, câu trả lời tương ứng, đánh giá người vấn, ngày tháng năm vấn, thông tin nên tổ chức phiếu vấn sau: 29 Tên dự án: < > PHIẾU PHỎNG VẤN Số: < > Tên dự án con: < > Nơi vấn: < > Nội dung vấn (các câu hỏi câu trả lời) Các thoả thuận Một số đánh giá người vấn Người vấn (Họ tên chữ ký) < > Nội dung phiếu vấn d Nghiên cứu tài liệu Nghiên cứu tài liệu phần công việc nghiên cứu trạng Qua tài liệu hệ thống phân tích viên nắm được: • Các chức tổ chức • Các quy tắc, công thức tính toán, điểm công tác • Các tài liệu nghiên cứu bao gồm: - Các văn pháp quy, quy định chức năng, nhiệm vụ tổ chức - Các văn pháp quy, quy định tiêu chuẩn, quy tắc, phương thức làm việc - Các chủ trương sách tổ chức nhà nước ban hành - Các báo cáo, báo biểu, thống kê có Phân tích trạng hệ thống thông tin việc làm quan trọng, định thành công dự án, thông thường phân tích viên phải sử dụng tất phương pháp cách khéo léo để đạt mục tiêu đề 2.5 Các công việc sau khảo sát trạng Sau dùng phương pháp khác để thu thập thông tin liệu liên quan đến hệ thống tương lai, phân tích viên phải xử lý sơ bộ, phân loại tổng hợp liệu thu để tiện việc theo dõi, quản lý, phục vụ trực tiếp trình khảo sát làm tư liệu cho bước 2.5.1 Xử lý sơ kết khảo sát Dữ liệu thu thập trình khảo sát trạng khối liệu thô, phân tích viên phải xem lại hoàn thiện tài liệu thu Công việc bao gồm việc phân loại, xếp, bổ sung, làm cho trở nên đầy đủ, 30 xác, cân đối, gọn gàng, dễ kiểm tra dễ theo dõi Phát chổ thiếu để bổ sung, chổ sai để sửa chữa Những việc cần làm là: Làm rõ chức hệ thống: qua khảo sát kinh nghiệm phân tích viên xác định chức liệu hệ thống: đối tượng, điểm công tác, hoạt động Đối với chức cần làm rõ: điều kiện khởi động, kết thu được, thời gian thực hiện, tần số, chu kỳ, quy tắc phải tuân thủ Rà soát lại liệu: kết vấn, phân tích viên nên chụp lại bảng biểu, tài liệu để tách thông tin cần sử dụng Kiểm tra lại thông tin sau liệu: - Tên liệu: người phân tích lựa chọn - Định nghĩa liệu: mô tả lời công thức - Kiểu liệu (số, chuỗi, ) - Loại: liệu sở hay liệu suy từ liệu khác - Ràng buộc giá trị 2.5.2 Tổng hợp kết khảo sát Việc vấn điểm công tác chưa nói lên mối quan hệ điểm công tác với Lúc người phân tích cần tổng hợp lại để có tranh tổng thể hệ thống Việc tổng hợp tiến hành theo hai loại: tổng hợp xử lý tổng hợp theo liệu 2.5.2.1 Tổng hợp xử lý Mục đích tổng hợp xử lý làm rõ thiếu sót rời rạc yếu tố liên quan đến công việc vấn Có hai cách tổng hợp xử lý: tổng hợp kết hợp với yếu tố tổ chức tổng hợp tách rời yếu tố tổ chức  Tổng hợp kết hợp với yếu tố tổ chức Tổng hợp kết hợp với yếu tố tổ chức kết hợp chức với điểm công tác Tổng hợp cho phép kết nối công việc thuộc chức chung liên quan đến nhiều điểm công tác Thông qua tổng hợp rà soát khiếm khuyết việc điều tra điểm công tác khác Tổng hợp kết hợp với yếu tố tổ chức dựa sở lĩnh vực hoạt động hệ thống Lĩnh vực hoạt động tập hợp nhiệm vụ liên quan đến tập liệu nhóm quy tắc quản lý Để tách lĩnh vực hoạt động cần phải: - Nhóm hoạt động có mối quan hệ với theo mục đích - Kết hợp hành động với tập hợp quy tắc quản lý chung - Kết hợp hành động với tập hợp liệu chung  Tổng hợp tách rời yếu tố tổ chức Mục đích tổng hợp loại làm xuất mức bất biến cao (mức quan niệm) hệ thống Nếu bỏ yếu tố tổ chức (như điểm 31 2.6 Giới thiệu nghiên cứu trạng số HTTT Dưới xét số nghiên cứu trạng hệ thống thông tin thông thường thực tế Các hệ thống thông tin sử dụng chương sau 2.6.1 Hệ thống thông tin "Quản lý kho hàng" Một công ty sản xuất bánh kẹo, có nhiều kho để chứa vật tư hàng hoá: Kho nguyên liệu: chứa đường, bột, hương liệu, bao bì, Kho nhiên liệu: chứa xăng, dầu, than Kho phụ tùng: chứa thiết bị thay Kho thành phẩm: chứa bánh kẹo sản xuất Mỗi kho có thủ kho chuyên trách Nhiệm vụ thủ kho xuất nhập vật tư hàng hoá theo phiếu xuất phiếu nhập người quản lý kho viết Ví dụ, phiếu xuất phiếu nhập kho thành phẩm phận kinh doanh viết, phiếu xuất phiếu nhập kho nguyên liệu phòng cung ứng viết theo công việc thực tế Ngoài định kỳ, người thủ kho phải kiểm kê báo cáo tồn kho loại mặt hàng kho Báo cáo tồn kho dùng với mục đích sau: Để làm kế hoạch sản xuất, ví dụ xem xét khả đáp ứng hợp đồng hay không Đối chiếu với chứng từ xuất nhập xem tồn kho thực tế có phù hợp với tồn kho theo chứng từ hay không Công việc nhằm mục đích xem có thất thoát vật tư có nhầm lẫn chứng từ không Để bảo đảm sản xuất ổn định, số mặt hàng vật tư phải đạt độ dự trữ lớn mức gọi dự trữ tối thiểu, mức dự trữ thấp quản lý kho phải làm đơn đạt hàng bổ sung Mô số mặt hàng quy định mức gọi dự trữ tối đa, tồn kho vượt mức phải có biện pháp khắc phục để tránh đọng vốn nguyên vật liệu hàng hoá không tiêu thụ Nếu phù hợp thực tế theo chứng từ có thất thoát vật tư hàng hoá có nhầm lẫn chứng từ Cần kiểm tra Để tiện theo dõi xuất nhập theo chứng từ, thủ kho lập cho mặt hàng thẻ kho Mỗi lần xuất nhập hàng ghi vào thẻ kho số lượng xuất, số lượng nhập, số lượng tồn kho tương ứng Bản báo cáo tồn kho có dạng tài liệu A thẻ khó có dạng tài liệu B Người quản lý kho không trực tiếp xuất nhập hàng hoá mà nơi phát sinh chứng từ xuất nhập Các chứng từ chủ yếu chứng từ xuất nhập Khi có nhu cầu vật tư, người quản lý kho tiếp xúc với Nhà cung cấp để làm đơn đặt hàng Khi hàng về, sau giám định chất lượng, người quản lý kho viết phiếu nhập lưu lại bản, gửi cho kế toán để toán, gửi cho Nhà cung cấp cho thủ kho để làm thủ tục nhập kho Đối với kho thành phẩm, việc nhập kho thủ tục nội theo thông báo phân xưởng kiểm tra nhà máy Một phiếu nhập kho có 33 nhiều mặt hàng từ Nhà cung cấp từ phân xưởng mà Phiếu nhập kho có dạng tài liệu C Đối với kho nguyên liệu kho nhiên liệu, phiếu xuất kho thực theo yêu cầu sản xuất Ban giám đốc lệnh Đối với kho thành phẩm, việc xuất kho bán hàng, phiếu xuất kho viết theo lệnh Phòng kinh doanh Một phiếu xuất gồm bốn phiếu nhập Hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho có dạng tài liệu D Công ty không bán lẻ mà bán buôn cho số đại lý có hợp đồng với công ty, phiếu xuất không thiết phải toán nhiên, khách hàng toán khoản khấu trừ giá gọi chiết khấu Hồ sơ khách hàng (lập từ hợp đồng đại lý) lưu trữ để xác nhận họ đến lấy hàng Hồ sơ có dạng tài liệu E Định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm) người quản lý kho phải báo cáo với Ban lãnh đạo biến động kho hàng bao gồm: tồn kho mặt hàng đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất kỳ tồn kho cuối kỳ Ban lãnh đạo vào số liệu để nắm tình hình kinh doanh công ty Báo cáo tồn kho có dạng tài liệu F Một số tài liệu liên quan đến HTTT “Quản lý kho hàng" Tài liệu A Công ty Hải Hà Stt BÁO CÁO TỒN KHO TÍNH ĐẾN NGÀY Tên hàng Bánh Chocola Kẹo chanh Bánh quy bơ Mã hàng A01 B07 A12 Đơn vị Kg Kg Kg Đơn giá Tồn kho 356 250 57 Ghi Tài liệu B Công ty Hải Hà Tên kho: Kho Thành phẩm THẺ KHO SỐ Tên vật tư hàng hoá: Kẹo Chocola Mã hàng: A01 Dự trữ tối thiểu: 50Kg Đơn giá: 2500đ Dự trữ tối đa: 500Kg Đơn vị tính: Kg Ngày Số chứng từ Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 25 12/01/2004 8345 200 225 16/01/2004 5467 150 75 02/03/2004 2345 20 55 34 Tài liệu C Công ty Hải Hà Kho Nguyên liệu PHIẾU NHẬP KHO Ngày Số phiếu: 015 Họ tên người giao: Tô thị Đẹp Địa chỉ: 16 Phan Đình Phùng Đơn vị: Công ty Nông sản thực phẩm Tỉnh TT Huế Theo Hợp đồng số: 1234/KT Ngày 12/10/2004 Stt Tên hàng Mã hàng Đường RE Bột mì Pháp Sữa Hà lan Đơn vị Đơn giá Số lượng Thànhtiền Kg Kg Lit 5000 2500 8000 12000 5000 1500 60000000 12500000 12000000 C09 B14 B16 Tổng cộng: Người giao 84500000 Người kiểm tra Tài liệu D Công ty Hải Hà Kho Thành phẩm Thủ kho HOÁ ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Ngày xuất Số phiếu: 215 Họ tên người nhận: Hoàng Dùi Đơn vị: Đại lý số Theo Hợp đồng đại lý số : 124/HDDL Stt Thủ trưởng Tên hàng Kẹo Chôcôla Bánh quy bơ Kẹo sữa Mã hàng ngày 12/02/2004 Đơn vị Đơn giá Số lượng Thànhtiền Kg Kg Kg 7000 3000 8000 120 50 10 840000 150000 80000 A09 A14 C16 Địa chỉ: 18 Hùng vương Tổng cộng: Người nhận Người viét phiếu 1070000 Kế toán Thủ kho Thủ trưởng 35 Tài liệu E Công ty Hải Hà Mã Tên đại lý D1 D2 D3 Cửa hàng 1-5 Bà Nọi DANH SÁCH ĐẠI LÝ Địa 01-Lê Duẫn 12 Lê lợi Ngày ký Đại diện 1356 5678 1/2/03 4/6/02 Bà Năm Chị Tèo Số CMND 1234567 9876544 Tài liệu F Công ty Hải Hà Kho Thành phẩm Stt Số hợp đồng BẢNG CÂN ĐỐI KHO Tính từ ngày đến ngày Tên vật tư hàng hoá Mã Kẹo Chôcôla Bánh quy bơ Kẹo sữa A09 A14 C16 Đơn vị Tồn đầu kỳ Kg Kg Kg 120 80 40 Lượng xuất 200 20 250 Lượng nhập Tồn cuối kỳ 150 300 70 60 90 2.6.2 Hệ thống thông tin " Quản lý công chức" Một quan hành nghiệp cần tin học hoá việc quản lý cán công chức quan Qua nghiên cứu trạng phân tích viên nắm thông tin sau: Mỗi công chức quan quản lý thông tin sau đây: Họ tên, đơn vị công tác, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, dân tộc, tôn giáo, trị, trình độ văn hóa, ngoại ngữ, loại hình đào tạo, cựu chiến binh, ngày vào quan, ngày vào biên chế, cha mẹ, vợ chồng, con, khen thưởng, kỷ luật Trong lý lịch, quản lý: 36 Nơi sinh quản lý cấp huyện tỉnh Địa phân làm hai loại: Nếu địa thành thị quản lý số nhà, đường phố Nếu địa nông thôn quản lý xã, huyện Cha mẹ bao gồm Tên, nghề nghiệp, quan, chức vụ cha mẹ Vợ chồng bao gồm: Tên, ngày sinh, nghề nghiệp, quan chức vụ vợ hay chồng Con bao gồm: Tên, ngày sinh, nghề nghiệp đứa Chính trị bao gồm Đoàn viên, Đảng viên Nếu Đảng viên quản lý: Ngày VĐ, ngày CT, nơi vào Đảng (Tỉnh) Đi nước vào thời gian nào, nước Cựu chiến binh: Ngày NN, ngày XN, binh chủng, cấp bậc xuất ngũ Công việc tin học hoá hệ thống nhằm đáp ứng: Bất kỳ lúc trả lời thông tin xác tình hình công tác, lí lịch công chức Thống kê theo lĩnh vực 2.5.3 Hệ thống thông tin "Quản lý đào tạo" Một trường đại học dân lập cần tin học hoá việc quản lý đào tạo trường, qua nghiên cứu trạng, phân tích viên nắm thông tin sau: Trường đại học dân lập gồm máy quản lý, toàn giáo viên phải thuê từ trường đại học khác viện nghiên cứu danh nghĩa cộng tác viên Trường lập sẵn hồ sơ cộng tác viên gồm tên, tuổi, giới tính, địa chỉ, trình độ chuyên môn (cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ) Tùy theo trình độ, cộng tác viên trả thù lao (tính theo tiết) khác Trường có số lớp, lớp có số sinh viên khác Các môn học tuân theo chương trình đào tạo Bộ GD & ĐT phê duyệt nội dung chuyên môn số tiết cần thiết Trường phải thuê số phòng học nhiều nơi nên phải có hồ sơ phòng học bao gồm số phòng địa Việc xếp lịch học cho lớp phải phù hợp với số chổ phòng học Đầu năm học, hội đồng nhà trường lập bảng phân công giảng dạy gồm thầy nào, dạy lớp nào, môn Còn giáo vụ phải xếp lịch học phòng học Dĩ nhiên thầy dạy nhiều môn nhiều lớp khác Do thời gian giáo viên phụ thuộc nhiều thời gian công tác họ quan, nên thời khóa biểu lập điều chỉnh theo tuần Giáo viên phải đề đạt yêu cầu họ vào thứ năm hàng tuần để kịp làm lịch học cho tuần sau Trong thời khóa biểu thứ mấy, từ tiết đến tiết nào, dạy lớp nào, môn nào, phòng học Trong thời khóa biểu phát cho lớp, ô thời khóa biểu có để khoảng trống để giáo viên ký xác nhận giảng dạy Vì gọi phiếu giảng dạy Cuối tuần lớp phải nộp lại cho giáo vụ phiếu giảng dạy Hàng tháng vào bảng xác nhận, nhà trường làm bảng toán cho giáo viên sở số thực dạy Đôi phải lập bảng toán 37 theo yêu cầu giáo viên hay hiệu trưởng trường hợp đặc biệt, ví dụ giáo viên chấm dứt hợp đồng giảng dạy tháng Cuối học kỳ, giáo vụ vào bảng xác nhận để xác định số dạy môn Nếu môn lớp dạy chưa đủ thời gian lập kế hoạch dạy bù Ngoài việc quản lý toán giảng dạy, hệ thống thông tin phải đáp ứng thông tin giáo viên, học sinh, môn học, phòng học hữu phòng học thuê mướn trường 2.7 Phân tích hệ thống chức Để mô tả kết nghiên cứu qua giai đoạn mô tả chức nghiệp vụ hệ thống, người phân tích cần sử dụng số phương tiện mô hình nói 2.7.1 Các mức độ diễn tả chức Chức nói chức xử lý thông tin hệ thống thông tin quản lý Tuỳ theo ngữ cảnh mà việc mô tả chức hệ thống thể nhiều mức độ khác  Mô tả vật lý mô tả logic: mô tả chức mức độ vật lý đòi hỏi phải nói rõ mục đích cách thực trình xử lý, nghĩa phải trả lời câu hỏi: làm gì? làm nào? Sự mô tả chức mức độ logic lại đơn giản hơn, cần trả lời đầy đủ câu hỏi làm gì? Nghĩa diễn tả mục đích, chất trình xử lý mà không cần quan tâm đến yếu tố thực hiện, cài đặt phương pháp, phương tiện, tác nhân, thời điểm, thời gian, Thông thường mô tả vật lý sử dụng giai đoạn khảo sát sơ hệ thống có sẵn, mô tả logic sử dụng giai đoạn thiết kế Có thể thấy thay đổi mức độ mô tả vật lý/logic hình đây, bước chuyển đổi (1) (2) thuộc giai đoạn phân tích bước chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế Mô tả HT cũ làm nào? Mô tả HT làm nào? (1) (3) Mức vật lý Mức logic Mô tả HT cũ làm gì? (2) Mô tả HT làm gì? Một trình tự mô hình hoá hệ thống  Mô tả đại thể mô tả chi tiết: mức độ đại thể chức mô tả dạng hộp đen Nội dung bên hộp đen không rõ mà mô tả thông tin vào hộp đen Ví dụ trình “lập hoá đơn” để xuất hàng mô tả qua hộp đen sau: 38 Đơn đặt hàng Lập Hoá đơn Phiếu xuất kho Thông tin tồn kho Ở mức độ chi tiết nội dung trình xử lý phải rõ Thông thường cần chức con, mối quan hệ thông tin điều khiển chức Nếu chức có nhiều chức để mô tả chi tiết người phân tích phải phân rã chức thành nhiều mức Các mức biểu diễn qua biểu đồ phân cấp chức 2.7.2 Biểu đồ chức nghiệp vụ BFD (Business Function Diagram) Biểu đồ chức nghiệp vụ sơ đồ hình học dùng để mô tả phân rã có thứ bậc chức hệ thống từ đại thể đến chi tiết Mỗi nút biểu đồ chức năng, chức có quan hệ bao hàm với chúng nối với cung để tạo nên cấu trúc Ví dụ: Biểu đồ chức nghiệp vụ hệ thống thông tin “quản lý doanh nghiệp” Quản lý Doanh nghiệp Quản lý Nhân Quản lý Vật tư Tài sản cố định Thiết bị Quản lý Tài Lương tiền Kế toán Có hai dạng để biểu diễn mô hình chức nghiệp vụ dạng phân cấp chức dạng phân tích công ty a Xây dựng BFD theo phân cấp chức năng: Để hình thành biểu đồ phân cấp chức người ta phân chia chức phận thành chức dựa nguyên tắc sau:  Tính thực chất chức năng: chức phân rã từ chức mức phải phận thực tham gia thực chức phân rã Do đó, để hình thành mức tiếp theo, người phân tích phải đặt câu hỏi “để hoàn thành chức chức thực hiện?”  Tính đầy đủ chức con: Việc thực chức mức phải bảo đảm thực chức mức phân rã chúng  Bố trí, xếp chức năng: thiết lập biểu đồ BFD không nên có mức, hệ thống nhỏ thông thường có khoảng mức Mỗi chức 39 mô hình có nhiều chức Ở mức chức nên đặt hàng Sơ đồ nên cân bằng, nghĩa chức mức nên có kích thước độ phức tạp tương đương  Đặt tên cho chức năng: Mỗi chức nên có tên riêng đơn giản thể bao quát chức phản ánh thực tế nghiệp vụ  Mô tả chi tiết chức lá: chức cuối BFD gọi chức Các chức thực trực tiếp công việc hệ thống nên cần phải mô tả cách trình tự chi tiết Ví dụ: BFD “Quản lý trông giữ xe” Quản lý trông giữ xe Nhận xe Trả xe Giải cố 1.1 Nhận dạng xe 2.1 Kiểm tra vé 3.1 Kiểm tra sổ gửi 1.2 Ktra chổ trống 2.2 Đối chiếu vé 3.2 Ktra trường 1.3 Ghi vé xe 2.3 Thanh toán 3.3 Lập biên 1.4 Ghi số xe vào 2.4 Ghi số xe 3.4 Thanh toán cố b Xây dựng BFD theo dạng công ty: BFD dạng công ty sử dụng để mô tả chức tổng quát tổ chức, thường sử dụng hệ thống lớn, đòi hỏi phải phân tích cho liệu phải xử lý sử dụng chung toàn hệ thống Để mô tả BFD dạng công ty phân tích viên phải xác định tất chức nghiệp vụ mức cao tổ chức ý dự án phận nhiều chức cao Ví dụ: Biểu đồ chức nghiệp vụ mức cao (dạng công ty) hệ thống thông tin quản lý đào tạo trường đại học Quản lý Đào tạo Quản lý Sinh viên Quản lý Giáo viên Quản lý Môn học 40 Chú ý: cần phân biệt BFD với sơ đồ tổ chức quan Sơ đồ tổ chức quan mô tả phận, tổ chức hợp thành quan nên có dạng hình Sơ đồ tổ chức thường dùng để mô tả luồng thông tin từ phận đến phận khác tổ chức 2.8 Mô hình hoá tiến trình hệ thống Trong trình phân tích, yêu cầu thông tin cần phải mô tả hệ thống vận hành luồng liệu từ vị trí đến vị trí khác tổ chức Hai loại biểu đồ thường phương pháp phân tích thiết kế hệ thống sử dụng sơ đồ ngữ cảnh loại biểu đồ luồng liệu Chúng thể việc chuyển tải, lưu trữ thông tin hệ thống, giúp phân tích viên hình dung loại thông tin sử dụng lưu chuyển 2.8.1 Sơ đồ ngữ cảnh a Các biểu tượng để trình bày tài liệu Điểm công tác Nhiệm vụ chức Điểm công tác Tài liệu CSDL Sự kiện Tài liệu lưu trữ Luồng liệu b Sơ đồ ngữ cảnh: sơ đồ hình học xây dựng theo điểm công tác dùng để làm rõ mối quan hệ thông tin điểm công tác hệ thống Điểm trung tâm điểm xét, điểm công tác khác có liên hệ thông tin với điểm trung tâm mô tả mũi tên ghi kèm theo Ví dụ: Sơ đồ ngữ cảnh toán "quản lý kho" Điểm trung tâm Người quản lý kho Thủ kho Phiếu Xuất/Nhập Đại lý Phiếu Xuất Kế toán Phiếu Xuất/Nhập Người quản lý kho Phiếu Xuất/Nhập Báo cáo Phiếu Nhập Phân xưởng Lãnh đạo Nhà cung cấp 41 2.8.2 Biểu đồ luồng liệu DFD Biểu đồ luồng liệu (DFD-Data Flow Diagram ) sơ đồ hình học nhằm diễn tả luồng tài liệu thông qua chức hệ thống a Những hỗ trợ DFD  Xác định yêu cầu người dùng  Lập kế hoạch minh hoạ phương án cho phân tích viên người dùng xem xét  Trao đổi phân tích viên người dùng hệ thống  Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức đặc tả thiết kế hệ thống b Các thành phần DFD:  Luồng liệu (Data flow): mô tả liệu di chuyển từ vị trí đến vị trí khác, DFD mô tả mũi tên với tên liệu kèm theo, chiều mũi tên hướng di chuyển liệu Tên luồng liệu thể trạng thái logic thông tin dạng vật lý Đại lý Phiếu Xuất Người quản lý kho Ví dụ: Một luồng liệu “ Phiếu xuất” từ tác nhân “Người quản lý kho” đến tác nhân “Đại lý”  Kho liệu (Data store): liệu lưu giữ nơi hệ thống Về mặt vật lý, kho liệu tập tin liệu máy tính tập tài liệu lưu trữ văn phòng Do kho liệu biểu diễn liệu lưu trữ nhiều vị trí không gian khác nhau, thư mục khác nhau, máy tính khác nhau, Kho liệu liệu lưu giữ giá mang nó, người ta thường lấy tên vật mang làm tên kho liệu Ví dụ: “ Phiếu xuất kho”, “Đơn đặt hàng” D Phiếu xuất kho Đơn đặt hàng D  Tiến trình (Proccess) chức năng: công việc hành động có tác động lên liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi 42 phân phối Chỉ xem tiến trình DFD chúng nhận thông tin đầu vào có thông tin đầu Ví dụ: Tiến trình “Làm hoá đơn” hệ thống thông tin “Quản lý Kho hàng” Làm hoá đơn Trong SADT tiến trình ký hiệu vòng tròn Làm hoá đơn  Tác nhân (extenal entity): Tác nhân gọi đối tác, cá nhân tổ chức bên lĩnh vực nghiên cứu hệ thống, hiểu tác nhân điểm công tác Nghĩa nơi thu nhận, nơi phát sinh thông tin nơi lưu trũ chúng Tác nhân phần sống hệ thống, chúng nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống nguyên nhân kích hoạt hệ thống Ví dụ: luồng liệu “Phiếu nhập” đến tác nhân “Nhà cung cấp” Nhà cung cấp Phiếu nhập  Tác nhân (intenal entity): tương tự điểm công tác Nghĩa là, nơi thu nhận, nơi phát sinh nơi lưu trữ xử lý thông tin Ví dụ: luồng liệu “Phiếu xuất/nhập” đến tác nhân “Thủ kho” Thủ kho Phiếu nhập/xuất c Các ý xây dựng DFD Để xây dựng DFD người ta dựa vào biểu đồ chức nghiệp vụ sơ đồ ngữ cảnh Sử dụng BFD để xác định tiến trình theo mức cho DFD Bởi BFD thực phân rã thành mức nên dùng để mức tương ứng DFD Sử dụng sơ đồ ngữ cảnh để nhận dạng luồng liệu vào hệ thống, tác nhân hệ thống Tuy nhiên đê kiểm 43 tra tính đắn thành phẩm DFD cần phải dựa vào đặc trưng Tiến trình: - Không tiến trình có vào mà Nếu đối tượng mà có vào tác nhân (đích-thu nhận thông tin) - Không tiến trình có mà vào Nếu đối tượng mà có tác nhân (nguồn-phát sinh thông tin) - Cái vào tiến trình phải khác với tiến trình - Tên tiến trình phải mệnh đề hành động Kho liệu: - Tên kho liệu phải mệnh đề danh từ - Dữ liệu di chuyển trực tiếp từ kho liệu đến kho liệu khác - Không thể di chuyển trực tiếp liệu từ tác nhân đến kho liệu - Không thể di chuyển trực tiếp liệu từ kho liệu đến tác nhân Tác nhân: - Tên tác nhân phải mệnh đề danh từ - Dữ liệu di chuyển trực tiếp từ tác nhân đến tác nhân khác Luồng liệu: - Tên luồng liệu phải mệnh đề danh từ - Một luồng liệu có hướng hướng di chuyển liệu - Một luồng liệu quay lui nơi vừa khỏi - Một luồng liệu vào kho có nghĩa kho cập nhật liệu - Một luồng liệu khỏi kho có nghĩa kho liệu đọc 2.8.3 Kỹ thuật phân mức Căn vào việc phân rã chức BFD, mô tả DFD theo nhiều mức khác Mỗi mức thể nhiều trang Mức 0: gọi mức bối cảnh, gồm DFD, có chức (chức tổng quát hệ thống) trao đổi luồng thông tin với đối tác Tên trang mức tên hệ thống Mức 1: gọi mức đỉnh, gồm DFD, mức 2,3,4, mức gồm nhiều DFD thành lập sau:  Cứ chức mức trên, ta thành lập DFD mức dưới, gọi biểu DFD định nghĩa chức theo cách sau: - Phân rã chức thành nhiều chức con; 44 - Vẽ lại luồng liệu vào chức trên, phải vào chức thích hợp; - Nghiên cứu quan hệ liệu chức con, nhờ đố bổ sung luồng liệu nội kho liệu nội  Các chức đánh số theo ký pháp chấm để tiên theo dõi vệt triển khai từ xuống Tổng quát, định nghĩa cách quy nạp biểu đồ luồng liệu mức sau: Biểu đồ luồng liệu mức n biểu đồ luồng liệu nhận từ việc phân rã tiến trình thuộc biểu đồ luồng liệu mức n-1 Như biểu đồ luồng liệu mức tập hợp DFD mức mức 3.0 Biểu đồ phân rã mức 1.0 2.0 1.0 2.1 2.3 2.2 3.1 3.2 Biểu đồ phân rã mức 2.1 2.2.1 2.2.2 2.2.3 Biểu đồ phân rã mức Các mức trình phân rã biểu đồ luồng liệu 45 Ví dụ: Xét hệ thống thông tin “Quản lý tín dụng” có BFD sau: Quản lý tín dụng Cho vay Nhận đơn Thu nợ Duyệt vay Trả lời đơn Xác định kỳ hạn trả Xử lý nợ trả hạn Xử lý nợ trả hạn Hãy xây dựng DFD mức phân rã từ BFD cho Mức 0: chức tổng quát hệ thống là: “ Quản lý tín dụng” Tác nhân hệ thống “Khách vay” Ta có DFD mức bối cảnh sau: Trả lời đơn vay Đơn vay Khách vay Quản lý tín dụng Nợ hoàn trả DFD mức (mức bối cảnh) Mức 1: chức mức phân rã thành chức “ Cho vay” “Thu nợ” Ngoài ba luồng liệu có chức phải bảo toàn, ta thấy luồng liệu trao đổi hai chức “ Cho vay” “Thu nợ” không trực tiếp mà phải thông qua kho liệu “Sổ nợ” Ta có DFD mức đỉnh hình Mức 2: chức “Cho vay” mức phân rã thành chức “Nhận đơn”, “Duyệt vay” “Trả lời đơn”; chức “Thu nợ” mức phân rã thành chức “ Xác định kỳ hạn trả”, “Xử lý nợ trả hạn” “Xử lý nợ trả hạn” Để bảo toàn luồng liệu vào/ra thêm luồng liệu nội ta thành lập hai DFD định nghĩa cho hai chức sau: 46 Trả lời đơn vay 1.Cho vay Sổ nợ Đơn vay Khách vay Thu nợ Nợ hoàn trả DFD mức (mức đỉnh) Đơn kiểm tra Đơn vay Khách vay 1.1 Nhận đơn 1.2 Duyệt vay Đơn duyệt Sổ nợ Từ chối vay Đáp ứng vay 1.3 Trả lời đơn DFD mức (định nghĩa chức 1: Chovay) Nợ trả hạn 2.2 Xử lý nợ trả hạn Nợ hoàn trả Khách vay 2.1 Xác định kỳ hạn trả Nợ trả hạn Sổ nợ 2.3 Xử lý nợ trả hạn DFD mức (định nghĩa chức 2: Thu nợ) Chú ý: - Quá trình phân rã thành mức kéo dài mà phải dừng sau số mức Ta định dừng việc phân rã có biểu sau: Các chức phân rã cuối đơn giản Nếu phân rã tiếp vượt câu hỏi “Làm gì?” bắt đầu sang câu hỏi “Làm nào?” - Số mức vào khoảng 7±2 (tuỳ thuộc hệ thống đơn giản phức tạp) 47 [...]... đồ luồng dữ liệu nhận được từ việc phân rã một tiến trình thuộc biểu đồ luồng dữ liệu mức n-1 Như vậy biểu đồ luồng dữ liệu ở mỗi mức là tập hợp các DFD ở mức đó 0 mức 0 3.0 Biểu đồ phân rã mức 0 1.0 2. 0 1.0 2. 1 2. 3 2. 2 3.1 3 .2 Biểu đồ phân rã mức 1 2. 1 2. 2.1 2. 2 .2 2 .2. 3 Biểu đồ phân rã mức 2 Các mức trong quá trình phân rã biểu đồ luồng dữ liệu 45 Ví dụ: Xét hệ thống thông tin “Quản lý tín dụng” có... được mô tả khi hệ thống vận hành đó là các luồng dữ liệu đi từ vị trí này đến vị trí khác của tổ chức Hai loại biểu đồ thường được các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống sử dụng là sơ đồ ngữ cảnh và các loại biểu đồ luồng dữ liệu Chúng thể hiện việc chuyển tải, lưu trữ thông tin trong hệ thống, giúp phân tích viên hình dung được các loại thông tin được sử dụng và lưu chuyển như thế nào 2. 8.1 Sơ đồ... 8345 20 0 22 5 16/01 /20 04 5467 150 75 02/ 03 /20 04 23 45 20 55 34 Tài liệu C Công ty Hải Hà Kho Nguyên liệu PHIẾU NHẬP KHO Ngày Số phiếu: 015 Họ tên người giao: Tô thị Đẹp Địa chỉ: 16 Phan Đình Phùng Đơn vị: Công ty Nông sản thực phẩm Tỉnh TT Huế Theo Hợp đồng số: 123 4/KT Ngày 12/ 10 /20 04 Stt 1 2 3 Tên hàng Mã hàng Đường RE Bột mì Pháp Sữa Hà lan Đơn vị Đơn giá Số lượng Thànhtiền Kg Kg Lit 5000 25 00... một hệ thống có sẵn, còn mô tả logic được sử dụng trong giai đoạn thiết kế Có thể thấy sự thay đổi mức độ mô tả vật lý/logic trong hình dưới đây, trong đó các bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích còn bước chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế Mô tả HT cũ làm như thế nào? Mô tả HT mới làm như thế nào? (1) (3) Mức vật lý Mức logic Mô tả HT cũ làm gì? (2) Mô tả HT mới làm gì? Một trình. .. thực hiện trực tiếp công việc của hệ thống nên nó cần phải được mô tả một cách trình tự và chi tiết Ví dụ: BFD về “Quản lý trông giữ xe” Quản lý trông giữ xe 1 Nhận xe 2 Trả xe 3 Giải quyết sự cố 1.1 Nhận dạng xe 2. 1 Kiểm tra vé 3.1 Kiểm tra sổ gửi 1 .2 Ktra chổ trống 2. 2 Đối chiếu vé 3 .2 Ktra hiện trường 1.3 Ghi vé xe 2. 3 Thanh toán 3.3 Lập biên bản 1.4 Ghi số xe vào 2. 4 Ghi số xe ra 3.4 Thanh toán sự... yếu tố kỹ thuật thì hệ thống chỉ còn lại các điểm công tác ngoài, các chức năng và thông tin về các đối tượng được xử lý 2. 5 .2. 2 Tổng hợp các dữ liệu Mục đích của tổng hợp dữ liệu là liệt kê ra tất cả các dữ liệu có liên quan đến hệ thống nhằm xây dựng một từ điển dữ liệu chung cho toàn nhóm phân tích Nếu không sau này có thể gây nhiều rắc rối khi xây dựng quan niệm và mã hoá hệ thống Các mục từ đưa... kỳ, giáo vụ căn cứ vào bảng xác nhận để xác định số giờ đã dạy của mỗi môn Nếu môn nào của lớp nào dạy chưa đủ thời gian thì lập kế hoạch dạy bù Ngoài việc quản lý và thanh toán giảng dạy, hệ thống thông tin này còn phải đáp ứng được các thông tin về giáo viên, học sinh, môn học, các phòng học cơ hữu và các phòng học thuê mướn của trường 2. 7 Phân tích hệ thống về chức năng Để có thể mô tả các kết quả... Mã Kẹo Chôcôla Bánh quy bơ Kẹo sữa A09 A14 C16 Đơn vị Tồn đầu kỳ Kg Kg Kg 120 80 40 Lượng xuất 20 0 20 25 0 Lượng nhập Tồn cuối kỳ 150 0 300 70 60 90 2. 6 .2 Hệ thống thông tin " Quản lý công chức" Một cơ quan hành chính sự nghiệp cần tin học hoá việc quản lý cán bộ công chức của cơ quan mình Qua nghiên cứu hiện trạng phân tích viên đã nắm được các thông tin sau: Mỗi công chức được cơ quan quản lý các... trong các hệ thống lớn, đòi hỏi phải phân tích sao cho dữ liệu phải được xử lý và sử dụng chung trong toàn bộ hệ thống Để mô tả BFD dạng công ty phân tích viên phải xác định tất cả các chức năng nghiệp vụ ở mức cao nhất của tổ chức và chú ý rằng bất kỳ dự án nào cũng là bộ phận của một hoặc nhiều chức năng cao nhất này Ví dụ: Biểu đồ chức năng nghiệp vụ mức cao nhất (dạng công ty) của hệ thống thông... Sinh viên Quản lý Giáo viên Quản lý Môn học 40 Chú ý: cần phân biệt một BFD với một sơ đồ tổ chức của một cơ quan Sơ đồ tổ chức của một cơ quan mô tả các bộ phận, các tổ chức hợp thành của cơ quan đó nên cũng có dạng hình cây Sơ đồ tổ chức thường dùng để mô tả luồng thông tin đi từ bộ phận này đến bộ phận khác trong tổ chức 2. 8 Mô hình hoá các tiến trình của hệ thống Trong quá trình phân tích, một yêu ... quan hệ thông tin phòng với phận khác 2. 3 .2 Người phân tích hệ thống Là người chủ chốt trình phát triển hệ thống, người nầy định vòng đời hệ thống Trong hệ thống thông tin vừa nhỏ phân tích viên... việc phân rã tiến trình thuộc biểu đồ luồng liệu mức n-1 Như biểu đồ luồng liệu mức tập hợp DFD mức mức 3.0 Biểu đồ phân rã mức 1.0 2. 0 1.0 2. 1 2. 3 2. 2 3.1 3 .2 Biểu đồ phân rã mức 2. 1 2. 2.1 2. 2 .2. .. Trong trình phân tích thiết kế phân tích viên phải làm việc với người sử dụng để biết chi tiết thông tin phận, mảng công việc hệ thống Người sử dụng cho phân tích viên biết ưu điểm nhược điểm hệ thống