MỐI QUAN hệ GIỮA LÀM VIỆC NHÓM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -  - BÀI TIỂU LUẬN Môn học: HÀNH VI TỔ CHỨC Đề tài: MỐI QUAN HỆ GIỮA LÀM VIỆC NHÓM VÀ HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Sinh viên thực hiện : Nguyễn Bảo Cường Trương Minh Khương Lê Thanh Sơn Nguyễn Thành Tài Bùi Thị Minh Thi Bùi Văn Trường Phạm Văn Tuyển TP.HCM, 07/2012 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU NỘI DUNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG .5 Nhóm và sự hình thành của nhóm .5 Các giai đoạn phát triển của nhóm Lợi ích làm việc nhóm Nguyên nhân thất bại làm việc nhóm II NHÓM CÓ HIỆU QUẢ VÀ HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC .10 Đặc tính của nhóm có hiệu quả 10 Hiệu công việc 11 III MỐI QUAN HỆ GIỮA PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM VÀ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC 12 KẾT LUẬN 14 Trang 2/14 LỜI NÓI ĐẦU Có thể nói, từ những ngày đầu hình thành loài người, xuất phát từ nhu cầu tồn tại, đã hình thành những hình thái tổ chức theo nhóm Người tối cổ sống theo bầy khoảng vài chục người Họ sống hang động, mái đá túp lều cành cây, lợp lợp cỏ khô, họ biết ghè, đẽo đá làm công cụ, biết dùng lửa để sưởi ấm, nướng thức ăn xua đuổi thú Trải qua hàng triệu năm phát triển, người tối cổ trở thành người tinh khôn Người tinh khôn sống thành nhóm nhỏ gồm vài chục gia đình có quan hệ họ hàng gọi thị tộc giai đoạn đầu Ngày nay, tổ chức nhóm đã được phát triển lên tầm cao mới, song song với nó là các hình thái xã hội ngày càng tổ chức chặt chẽ và tiến bộ, phát huy được khả của từng cá nhân tồn tại xã hội Trong lĩnh vực kinh doanh, mô hình làm việc nhóm trở thành phần tất yếu các hoạt động của doanh nghiệp Nó phát huy được lực của các thành viên doanh nghiệp để từ đó tạo nên sức mạnh tập thể và lực cạnh tranh của doanh nghiệp Trong các tổ chức xã hội nói chung, doanh nghiệp nói riêng, tồn tại nhiều dạng nhóm, một cá nhân có thể và thường tham gia nhiều nhóm Thường có các dạng nhóm sau:  Nhóm chính thức: là nhóm được hình thành theo cấu tổ chức của đơn vị Nhóm chính thức được quy định bởi chiến lược kinh doanh, cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp Nhóm chính thức có thể được chia thành nhóm mệnh lệnh hoặc nhóm nhiệm vụ: Trang 3/14 - Nhóm chỉ huy: là nhóm được xác định theo sơ đồ tổ chức, bao gồm những người cùng nhận mệnh lệnh và báo cáo trực tiếp lên người quản lý - Nhóm nhiệm vụ: bao gồm những người lao động cùng làm việc với để hoán thành nhiệm vụ hoặc một mục tiêu định trước  Nhóm không chính thức: là những liên minh không được xác định một cách có tổ chức hoặc bởi cấu trúc chính thức Nhóm không chính thức có thể được phân thành nhóm lợi ích và nhóm bạn bè - Nhóm lợi ích: là những người đến với để đạt tới mục tiêu cụ thể mà họ quan tâm - Nhóm bạn bè: bao gồm những thành viên có những đặc điểm tương đồng Đối với loại hình nhóm, mức độ những yếu tố ràng buộc là khác nhau, vậy phương thức làm việc và khả tồn tại của các nhóm có khác Trong phạm vi đề tài của nhóm: “Nghiên cứu mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả thực hiện công việc” nhóm chúng xác định đối tượng nghiên cứu là nhóm nhiệm vụ vì vậy, đề tài nghiên cứu, “nhóm” ở sẽ được hiểu là “nhóm nhiệm vụ” Do hạn chế về khả và thời gian nghiên cứu, chắc chắn đề tài của nhóm còn nhiều thiếu sót Kính mong thầy và các bạn có chỉ bảo, góp ý để nhóm ngày càng hoàn thiện vế khả và phương pháp làm việc nhóm, nhằm đáp ứng được công việc quá trình công tác sau này Trang 4/14 NỘI DUNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG Nhóm và sự hình thành của nhóm Khi mô hình làm việc nhóm trở thành phần tất yếu hoạt động cuôc sống, nhà lãnh đạo phải hoạch định trước điều kiện cấu thành nên nhóm: mục đích, vị trí, quyền hạn, cấu người Việc nắm rõ điều kiện giúp cho lãnh đạo, cần thiết, tạo lập nhóm, theo dõi kiểm soát tình hình hoạt động nhóm mà không cần tác động sâu can thiệp trực tiếp vào trình làm việc sau nhóm Điều kiện tiên để nhóm làm việc đời mục đích tồn Nhìn chung, nhóm xây dựng với mục đích tập hợp người có công việc độc lập liên quan lại với nhau, để họ hợp tác công việc, nhằm đạt nhiệm vụ phận tổ chức Câu trả lời mục đích dẫn tới câu trả lời vị trí nhóm doanh nghiệp: nguồn lực cho nhóm, quan hệ nhóm với phận khác, phận cá nhân trực tiếp quản lý chịu trách nhiệm kết hoạt động nhóm Điều quan trọng giúp cho doanh nghiệp làm quen với ý niệm vị trí làm việc mang tính cộng tác liên kết thay tính cục trước Khi giải vấn đề có tính khái quát trừu tượng nhà lãnh đạo cần cân nhắc tới vấn đề quyền hạn trách nhiệm nhóm Điều phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức (quy mô, cấu trúc) Trang 5/14 doanhnghiệp Việc trả lời câu hỏi "Nhóm có quyền tự định đến đâu? Những can thiệp vào công việc nội nhóm? Phạm vi công việc, nhiệm vụ cụ thể nhóm gì? Nhóm tập trung vào lĩnh vực lĩnh vực định nào? " giúp mở rộng định nghĩa nhóm Một yếu tố phải quan tâm việc hoạch định cấu nhóm Hơn hết, người lãnh đạo định thành lập nhóm phải người dự trù vấn đề số lượng người, chế điều hành nội nhóm, phạm vi trách nhiệm quyền hạn cụ thể thành viên nhóm Từ câu trả lời cho vấn đề này, nhà lãnh đạo có hướng dẫn cụ thể kiểm soát tình hình hoạt động nhóm Vấn đề cuối lại mang tính trọng yếu người Các cá nhân chọn vào nhóm theo tiêu chí: kiến thức kỹ thuật chuyên môn, kỹ giải vấn đề định; kỹ làm việc theo nhóm khả giải tốt mối quan hệ cá nhân Cụ thể nữa, nguồn nhân lực lựa chọn phải phù hợp với mục đích, vị trí, quyền hạn cấu nhóm Mặt khác, nhân lực nhóm phải có xu hướng bù đắp cho ưu trội hay khiếm khuyết kiến thức kỹ cá nhân người Các giai đoạn phát triển của nhóm Có thể chia sự phát triển của nhóm làm bước sau: 2.1/ Tạo dựng: Khi thành lập nhóm, thành viên phải xem xét cách kỹ lưỡng tìm vị trí nhóm Một điều thiếu thử khả lãnh đạo người đứng đầu Thông thường nhóm có tiến giai đoạn Trang 6/14 2.2/ Công phá: Đây có lẽ giai đoạn khó nhóm Các thành viên thường cảm thấy thiếu kiên nhẫn với việc thiếu phát triển công việc, họ chưa có kinh nghiệm làm việc nhóm thật Họ tranh cãi công việc giao phải đối mặt với điều trước họ chưa nghĩ tới khiến họ cảm thấy không thoải mái Tất “sức mạnh” họ dành để chĩa vào thành viên khác, thay tập trung lại hướng tới mục tiêu chung 2.3/ Ổn định: Trong suốt giai đoạn này, thành viên nhóm quen dần điều hoà khác biệt họ Sự xung đột tính cách ý kiến giảm dần tính hợp tác tăng lên Khi họ tập trung nhiều cho công việc bắt đầu có tiến đáng kể hiệu công việc 2.4/ Hoàn thiện: Ở giai đoạn này, thành viên hiểu thích nghi với điểm mạnh yếu người nhóm biết vai trò họ Mọi người cởi mở tin tưởng hơn, rât nhiều ý kiến hay nêu thảo luận họ không e ngại lúc đầu Họ linh hoạt sử dụng định công cụ để thực hoá ý tưởng, ưu tiên nhiệm vụ cần thiết giải vấn đề khúc mắc Rất nhiều việc hoàn thiện gắn bó thành viên nhóm cao Lợi ích làm việc nhóm  Mọi thành viên tổ chức đồng lòng hướng tới mục tiêu dốc sức cho thành công chung tập thể họ xác định vạch phương pháp đạt chúng Trang 7/14  Là thành viên nhóm, họ có cảm giác kiểm soát sống tốt chịu đựng chuyên quyền người lãnh đạo  Khi thành viên góp sức giải vấn đề chung, họ học hỏi cách xử lý nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ thành viên khác người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm cách tốt để phát huy lực nhân viên (một hình thức đào tạo chức)  Hoạt động theo nhóm mang lại hội cho thành viên thoả mãn nhu cầu ngã, đón nhận thể tiềm  Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ tường ngăn cách, tạo cởi mở thân thiện thành viên người lãnh đạo  Thông qua việc quản lý theo nhóm, thành viên học hỏi vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp Điều tạo thống cách quản lý tổ chức  Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả phối hợp óc sáng tạo để đưa định đắn Nguyên nhân thất bại làm việc nhóm Làm việc theo nhóm nghĩa hướng mục tiêu chung, phấn đấu để tìm kiếm thành công học tập công việc Kết cộng tác hiệu mong đợi Tuy vậy, có nhiều lý khách quan lẫn chủ quan mà nhóm hoạt động không đạt mục tiêu đề Và sau số nguyên nhân gây thất bại làm việc theo nhóm: Trang 8/14 4.1/ Quá nể nang mối quan hệ Người phương Tây có cao lại sẵn sàng hoàn thành công việc cần nhiều người Còn người Việt trẻ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt thành viên đội, tỏ coi trọng bạn bè nên tranh luận thường đè nén cho nhẹ nhàng Còn sếp, tranh luận với sếp coi biểu không tôn trọng, dưới, đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng mối quan hệ tốt thành viên quan trọng việc công việc không hoàn thành thời hạn 4.2/ Thứ ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý Người châu Âu châu Mỹ tách biệt công việc tình cảm ngược lại, thích làm vừa lòng người khác cách luôn tỏ đồng ý người khác đưa ý kiến không đồng ý chẳng hiểu Điều làm cho nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy làm làm Những người khác ngồi chơi xơi nước Ai hài lòng công việc không hoàn thành Nếu sếp đưa ý kiến trở thành khuôn vàng thước ngọc, thành viên việc tỏ ý tán thành mà chẳng dám phản đối Nếu bạn làm việc mà có bạn đưa ý kiến giống bạn biển Bạn chọn với 10 người khác hay với 10 hình nộm biết gật gù đồng ý 4.3/ Đùn đẩy trách nhiệm Chính thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên nghĩ việc người khác Khi đóng vai im lặng đồng ý, đầu thành viên thường tạo cho ý kiến khác, đắn hơn, dáng suốt không nói Rất Trang 9/14 nhiều lý để giải thích nhóm làm việc thất bại, lý dẫn đến điều chịu trach nhiệm! Một nguyên nhân điều phân công việc cho người, thiếu lòng tự tin tâm lý sợ sai 4.4/ Không ý đến công việc nhóm Một khuynh hướng trái ngược luôn cố gắng cho ý kiến tốt chẳng chịu chấp nhận ý kiến bât kì khác Một số thành viên nhóm cho giỏi nên bàn luận nhóm nhỏ “những người giỏi” đưa ý kiến vào mà không cho người khác tham gia Điều dẫn đến tình trạng, đội bàn bạc với nhau, số thành viên nghĩ ý kiến không tốt nên không chịu nói Thế là, phải bàn luận kỹ để giải vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với Cho đến thời gian 5-10 phút tất bắt đầu quay sang, đùn đẩy phát biểu Và lúc có người lên thuyết trình, tiếp tục bàn chuyện riêng II NHÓM CÓ HIỆU QUẢ VÀ HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Đặc tính của nhóm có hiệu quả  Các thành viên có kỹ thực hiện vai trò và chức của mình  Nhóm được hình thành tốt và có một quan hệ làm việc thoải mái giữa các thành viên của nó  Các thành viên được thu hút bởi nhóm và trung thành với nhóm Trang 10/14  Giá trị mục tiêu của nhóm hòa hợp với giá trị mục tiêu của các thành viên  Các thành viên được động viên cao độ để nhóm đạt được mục đích  Không khí làm việc thân thiện, giải quyết xung đột theo quan điểm hợp tác vì mục tiêu chung  Các thành viên có tinh thần hợp tác giúp đỡ lẫn để mỗi người có thể đạt mục tiêu riêng của họ  Hiểu biết về sự tuân thủ và biết cần sử dụng nào  Thông tin cởi mở, tạo sự hiểu biết lẫn  Thành viên cảm nhận được sự an toàn việc quyết định vì sự hiểu biết và thống nhất của các thành viên nhóm Hiệu công việc Hiệu công việc hiểu theo nhiều nghĩa:  Hoàn thành tiến độ, chất lượng đề  Làm việc với thời gian công sức kết đạt cao nhất, sử dụng nguồn lực có để đạt mục tiêu thời gian ngắn  Công việc có kết cao chưa có hiệu công việc nhiều công sức để thực  Hiệu khác với hiệu suất Hiệu suất cách làm để đạt hiệu quả, hiệu đạt so sánh với chi phí Trang 11/14 III MỐI QUAN HỆ GIỮA PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM VÀ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC Hoạt động nhóm mang lại kết tốt mà cá nhân làm hay làm mà hiệu không cao Vì: - Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả phối hợp óc sáng tạo để đưa định đắn - Hoạt động nhóm giúp nâng cao tinh thần đồng đội: Mô hình nhóm tạo giao tiếp hợp tác tốt tổ chức, có khả khơi dậy trì tinh thần đồng đội, đoàn kết cao độ tập thể: Sự thành công doanh nghiệp thực tách rời khỏi đoàn kết hợp tác toàn thể nhân viên Thông qua nỗ lực cố gắng toàn thể nhân viên, phận, nhân viên xuất phát từ lợi ích tổng thể công ty, biết suy nghĩ người khác, xây dựng ý thức hợp tác đồng đội, đồng thời, không ngừng bồi dưỡng tinh thần tự hào nhân viên doanh nghiệp đó, tập thể chiến thắng khó khăn - Hoạt động nhóm góp phần tạo văn hóa doanh nghiệp: Một doanh nghiệp trì mô hình nhóm hiệu đồng nghĩa với việc hình thành nét văn hóa đẹp cho tổ chức: văn hóa chia sẻ hợp tác sở mối quan hệ bình đẳng Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ tường ngăn cách, tạo cởi mở thân thiện thành viên người lãnh đạo Các thành viên nhóm có cảm giác kiểm soát công việc tốt chịu đựng chuyên quyền người lãnh đạo Trong đó, cá nhân đảm bảo quyền lợi, nhu cầu đáp ứng cách công bằng, điều giúp họ dễ dàng việc liên kết với cá nhân khác tập thể Nhân viên không chi li tính toán Trang 12/14 thời mình, mà biết nhìn xa hơn, làm việc nghiệp chung, thật hoà vào phát triển doanh nghiệp - Hoạt động nhóm giúp phát triển lực đội ngũ nhân viên: Thông qua tương tác nhóm, thành viên trau dồi lực thân bổ sung, bù đắp cho thiếu hụt kiến thức, kỹ làm việc Mỗi người học hỏi từ thành viên khác người lãnh đạo bổ sung kỹ riêng biệt để tháo gỡ vấn đề nan giải Tuy nhiên, một số trường hợp, phương pháp là việc nhóm có thể làm cho hiệu quả thực hiện công việc giảm, cụ thể: - Khối lượng công việc nhỏ: lúc này, làm việc theo nhóm có thể dẫn đến sự phức tạp hóa công việc, mất nhiều thời gian không cần thiết cho quyết định - Công việc có tính chuyên môn hóa cao, đòi hỏi trách nhiệm cá nhân lớn: đó, làm việc nhóm có thể dẫn tới việc đùn đẩy trách nhiệm, không dám quyết định hoặc quyết định chung chung, đó làm giảm hiệu quả công việc Trang 13/14 KẾT LUẬN Mô hình làm việc nhóm là xu tất yếu xã hội hiện vì những ưu điểm của nó, làm việc Nhóm đưa giải pháp sáng tạo; đồng thời thành viên nhóm có thể học hỏi được thêm nhiều kinh nghiệm, kỹ làm việc để qua đó nâng cao hiệu quả thực hiện công việc Làm việc nhóm giúp nâng cao hiệu quả thực hiện công việc, đồng thời cũng có thể làm giảm hiệu quả một số trường hợp nhất định Người lãnh đạo cần có khả bố trí và sắp xếp công việc một cách hợp lý thì qua đó mới có thể phát huy hết hiệu quả làm việc của nhân viên kể cả trường hợp làm việc độc lập và làm việc nhóm Làm việc theo nhóm nghĩa hướng mục tiêu chung, phấn đấu để tìm kiếm thành công học tập công việc Kết cộng tác hiệu mong đợi Tuy nhiên mọi lý xuất phát tự sự ích kỷ, tính tự cao tự đại hay sự nể nang thái quá, sự nhút nhát bày tỏ ý kiến, tư tưởng “dĩ hòa vi quý”; đùn đẩy trách nhiệm, không có tinh thần đoàn kết,… đều có thể dẫn đến hoạt động nhóm không đạt mục tiêu đề Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần có đủ khả lôi kéo và hướng mọi thành viên nhóm với mục tiêu chung, từ bỏ hoặc hạ thấp cái “tôi” của từng thành viên thì mới xây dựng được nhóm thực sự hiệu quả và qua đó mới có thể nâng cao hiệu quả thực hiện công việc Hết Trang 14/14 [...]... do đó làm giảm hiệu quả công việc Trang 13/14 KẾT LUẬN Mô hình làm việc nhóm là xu tất yếu trong xã hội hiện nay vì những ưu điểm của nó, làm việc Nhóm có thể đưa ra những giải pháp sáng tạo; đồng thời thành viên trong nhóm có thể học hỏi được thêm nhiều kinh nghiệm, kỹ năng làm việc để qua đó nâng cao hiệu quả trong thực hiện công việc Làm việc nhóm giúp... nhóm có thể làm cho hiệu quả thực hiện công việc giảm, cụ thể: - Khối lượng công việc nhỏ: lúc này, làm việc theo nhóm có thể dẫn đến sự phức tạp hóa trong công việc, mất nhiều thời gian không cần thiết cho ra quyết định - Công việc có tính chuyên môn hóa cao, đòi hỏi trách nhiệm cá nhân lớn: khi đó, làm việc nhóm có thể dẫn tới việc đùn đẩy... cao hiệu quả trong thực hiện công việc, đồng thời cũng có thể làm giảm hiệu quả trong một số trường hợp nhất định Người lãnh đạo cần có khả năng bố trí và sắp xếp công việc một cách hợp lý thì qua đó mới có thể phát huy hết hiệu quả làm việc của nhân viên kể cả trong trường hợp làm việc độc lập và làm việc nhóm Làm việc theo nhóm nghĩa là cùng... Giá trị mục tiêu của nhóm hòa hợp với giá trị mục tiêu của các thành viên  Các thành viên được động viên cao độ để nhóm đạt được mục đích  Không khí làm việc thân thiện, giải quyết xung đột theo quan điểm hợp tác vì mục tiêu chung  Các thành viên có tinh thần hợp tác giúp đỡ lẫn... có thể dẫn đến hoạt động của nhóm không đạt được mục tiêu đã đề ra Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần có đủ khả năng lôi kéo và hướng mọi thành viên trong nhóm với mục tiêu chung, từ bỏ hoặc hạ thấp cái “tôi” của từng thành viên thì mới xây dựng được nhóm thực sự hiệu quả và qua đó mới có thể nâng cao hiệu quả thực hiện công việc Hết Trang... động nhóm giúp phát triển năng lực đội ngũ nhân viên: Thông qua tương tác nhóm, các thành viên có thể trau dồi năng lực bản thân và bổ sung, bù đắp cho nhau những thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng làm việc Mỗi người học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo và bổ sung những kỹ năng riêng biệt để tháo gỡ các vấn đề nan giải Tuy nhiên, trong một số trường hợp, phương pháp là việc nhóm. .. nhân viên của một doanh nghiệp nào đó, tập thể có thể chiến thắng được mọi khó khăn - Hoạt động nhóm góp phần tạo nền văn hóa doanh nghiệp: Một doanh nghiệp duy trì được mô hình nhóm hiệu quả đồng nghĩa với việc hình thành được một nét văn hóa đẹp cho tổ chức: văn hóa chia sẻ và hợp tác trên cơ sở các mối quan hệ bình đẳng Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện... biết về sự tuân thủ và biết cần sử dụng khi nào  Thông tin cởi mở, tạo sự hiểu biết lẫn nhau  Thành viên cảm nhận được sự an toàn trong việc ra quyết định vì sự hiểu biết và thống nhất của các thành viên trong nhóm 2 Hiệu quả công việc Hiệu quả công việc có thể hiểu theo rất nhiều nghĩa:  Hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng đã đề ra  Làm việc với thời gian và công... là cái đạt được so sánh với chi phí Trang 11/14 III MỐI QUAN HỆ GIỮA PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM VÀ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC Hoạt động nhóm mang lại những kết quả tốt mà từng cá nhân không thể làm được hay làm mà hiệu quả không cao Vì: - Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn - Hoạt động nhóm giúp nâng cao tinh thần đồng đội: Mô hình nhóm ... quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả thực hiện công việc nhóm chúng xác định đối tượng nghiên cứu là nhóm nhiệm vụ vì vậy, đề tài nghiên cứu, nhóm ... việc nhóm có thể làm cho hiệu quả thực hiện công việc giảm, cụ thể: - Khối lượng công việc nhỏ: lúc này, làm việc theo nhóm có thể dẫn đến sự phức tạp hóa công việc, ... viên nhóm có thể học hỏi được thêm nhiều kinh nghiệm, kỹ làm việc để qua đó nâng cao hiệu quả thực hiện công việc Làm việc nhóm giúp nâng cao hiệu quả thực hiện công việc,