Kỹ năng tổ chức cho công việc

89 07 M K C Kỹ tổ chức công việc 89 07 M K C Lời giới thiệu I/ KHÁI NIỆM 07 M K C Nếu phải làm xe máy, bạn có hình dung việc bạn phải làm nào? • Hoạch định xác định máy có hình dáng nào, ưu điểm, cách vận hành… • Tổ chức trình mua NVL, lắp ráp, xếp máy móc 89 • Lãnh đạo việc hướng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận hành xe • Kiểm tra đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc xe Khái niệm C 07 M K • Theo nghĩa rộng: tổ chức trình xác định công việc cần phải làm phân công cho đơn vị cá nhân đảm nhận công việc đó, tạo mối quan hệ ngang dọc nội DN 89 • Theo nghĩa hẹp: tổ chức việc xếp công việc giao • Trong tài liệu này, tổ chức hiểu kết hợp hai định nghĩa trên, nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này, giúp bạn: K C 89 07 M – Tổ chức công việc giao – Tổ chức mạng lưới công việc – Sắp xếp hồ sơ – Sắp xếp vị trí làm việc – Xác định thứ tự ưu tiên công việc – Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN Xác định chức năng, nhiệm vụ K C Định biên nhân M 89 07 Xác định mô tả công việc Sắp xếp công việc cho NV Xác định chức nhiệm vụ M K C 1.1 Xác định chức năng: • Nhiều công ty nhầm lẫn khái nhiệm chức nhiệm vụ 89 07 • Chức hiểu nhiệm vụ lớn phận • Chức hiệu sản phẩm/dịch vụ mà phận bạn cung cấp Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, phận bạn phải cung cấp sản phẩm…cho phận Sản phẩm gì? Đó chức bạn 1.2 Xác định quy trình K C • Từ chức đó, bạn đặt câu hỏi: làm để thực 89 07 M • Ví dụ: bạn có chức phải tuyển nhân cho công ty, làm để tuyển dụng: bạn có câu trả lời quy trình tuyển dụng gì? • Mỗi bước quy trình đó, bạn đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H 1.2 Xác định quy trình PHƯƠNG PHÁP 5W1H C M K • Who: Ai làm việc 07 • Where: Làm việc đâu 89 • When: Làm việc nào? • How: Làm cách nào? • Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là gì) why: sao? 1.2 Xác định quy trình M K C LÀM GÌ VỚI HOW? • Bạn cần ý kỹ với HOW, mở rộng ý nghĩa là: 89 07 - Bằng cách nào? Với câu hỏi bạn xây dựng hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc - Đo lường nào? Bạn xây dựng tiêu chuẩn cho công việc quy trình 10 2.1 Quản lý hồ sơ giấy K C • Bạn nên lập danh mục tất loại hồ sơ giấy máy tính nhân viên (tham khảo trang bên) 07 M • Danh mục hồ sơ NV danh mục hồ sơ bạn hồ sơ toàn phận bạn 89 • Khi NV lập xong cũa họ, kiểm tra lại danh mục hồ sơ họ, ký tên duyệt danh mục • Hãy tổ chức tháng tháng lần, bạn yêu cầu NV cập nhật hồ sơ vào danh mục 30 Danh mục hồ sơ Tên HS Ngư Ngư Vị trí ời đề HS ời đượ c n lý đọc HS Dạng hồ sơ Vă n bả n Trong ổ cứng máy vi tính CD rom/ đĩa mềm Cách thức, phân loại xếp Ngày phát sinh HS Ngày cất HS 89 07 M K C S tt 31 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… K C • Cách quản lý hồ sơ thông thường lập theo cấp folder khác 07 M • Nên có mục input để quản lý thông tin đầu vào Đây phần chức đựng thông tin chưa xử lý 89 • Phần thùng rác (không phải mục Recycle máy tính) để lưu thông tin cần xoá, xoá thông tin sau tháng 32 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… 89 07 M K C • Hãy đưa quy định hướng dẫn cho tất NV làm giống nhau: - Input - Output - Quy định backup liệu - Quy định lưu liệu định kỳ - Quy định quét virus định kỳ - Quy định thời gian kiểm tra quét liệu, lưu lại liệu định kỳ 33 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY K C • Không đặt chế độ autosave phút (Mic.Office) M 89 07 • Lưu hồ sơ ổ C (nên lưu ổ D, ổ C bị vô tình fomat (cài lại máy)) • Lưu hồ sơ lung tung, tìm hồ sơ đâu 34 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… C MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ M K • Dùng phần mềm chuyên phục hồi liệu ổ cứng 07 89 • Dùng phần mềm chuyên phục hồi liệu bị hư đĩa CD • Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật bị Ban tìm mua cửa hàng CD 35 Sắp xếp nơi làm việc C 89 07 M K • • • • • Bạn nên lưu ý xếp vật dụng sau để việc sử dụng thuận tiện cho người sử dụng: Fax Điện thoại bàn Máy in Photo 36 Quản lý thông tin M K C 4.1 Phân loại thông tin: • Giữa quản lý nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ…) • Input (thông tin đầu vào) 89 07 • Giữa nhân viên nội • Output (thông tin ra) 37 4.2 Bằng chứng thông tin Sổ giao việc Sổ giao nhận thông tin Sổ công văn đến – Sổ giao nhận sản phẩm Sổ giải quyêt công việc 89 07 M • • • • • K C Bạn thiết lập hệ thống chứng việc chuyển thông tin tổ chức 38 4.3 Lưu đồ thông tin Loại thông tin Người giao C Thủ kho Thời hạn Cán kế hoạch 4h sau nhập hàng 89 07 M K Báo cáo nhập kho Người nhận 39 4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin M K C • Feedback Khi nhận thông tin, phản hồi cho người nhận Trường hợp chưa trả lời được, email… cho khách biết thời hạn bạn trả lời 89 07 • Quản lý thông tin đầu vào Nhiều NV nhận thông tin “bỏ đại” vào nơi xử lý sau Sau họ lại quên mất, không xử lý Điều đòi hỏi nhân viên bạn phải chuyển thông tin vào nơi Input quy định 40 4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin • Đảm bảo người nhận nhận thông tin K C 89 07 M • Bạn nghe nguyên tắc nhắc nợ lần? Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán toán khách hàng Điều này, chưa tính cho lần thứ Lần thứ tính người nhận confirm (xác nhận) họ nhận thư Bằng cách nào? - Nhiều người gọi điện cho khách sau ngày hỏi xem khách nhận chưa? - Người cẩn thận cho người mang trực tiếp cho khách yêu cầu khách ký tên email cho khách đề nghị khách xác nhận nhận 41 4.5 Sổ giải công việc Sổ giải công việc gồm nội dung: Nội dung công việc Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân) Thời hạn Diễn giải Kết quả/ngày hoàn thành 89 07 M • - K C • Sổ giải công việc sổ theo dõi toàn công việc bạn 42 4.6 Lập kế hoạch công việc C • Bạn có biết 9h sáng mai bạn làm gì? M K • Bạn biết ngày mai NV bạn làm gì? 07 89 • Bạn khó biết bạn kế hoạch Bạn tham khảo phần kỹ lập kế hoạch 43 M K C CÁM ƠN BẠN Đà THEO DÕI 89 07 44 [...]... Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc (mã số, chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc • Lên sơ đồ tổ chức bộ phận 13 4 Sắp xếp công việc cho NV K C • Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và công việc không thường xuyên 89 07 M • Công việc thường... Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc 07 M • Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi chức danh 89 • Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh Điều này giúp bạn tạo sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này 12 3 Lập các bản mô tả công việc: K C • Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh 89... nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ 15 4 Sắp xếp công việc cho NV (tt) Công việc không thường xuyên K C 89 07 M • Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc • Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (why) • Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công ty • Giải thích phương pháp thực hiện (how) 16 4 Sắp xếp công việc cho NV... Định biên công việc K C • Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện 07 M • Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra 89 • Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm • Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu người 11 2 Định biên công việc (tt)... uỷ quyền 18 III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN 1 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên K C 2 Sắp xếp hồ sơ M 4 Quản lý thông tin 89 07 3 Sắp xếp nơi làm việc 5 Lập kế hoạch công việc 19 1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 07 M K C 1.1 Phân loại công việc •Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược... 07 M • Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trong bản mô tả công việc Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại • Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện 14 4 Sắp xếp công việc cho NV (tt) 89 07 M K - C • Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm: Cách... phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy lưu ý M K • Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không? 07 89 • Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho NV khi nó xuất hiện trong tương lai • Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên 17 Tài liệu thao khảo K C • Kỹ năng quản lý theo quá trình M 89 07 • Kỹ năng giao việc – uỷ... lại 89 •Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc không khẩn cấp •Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc không thường xuyên (sự vụ) 20 1.1 Phân loại công việc (tt) 89 07 M K C – Với công việc có tính chất thường xuyên Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định Bạn cần lưu ý lại: - Tần suất thực hiện? - Người thực hiện? - Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc? – Đột xuất hoặc không ổn... tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau, trên cơ sở đó, bạn có thể xác định lịch cho từng công việc 24 1.2 Xác định thứ tự ưu tiên (tt) C Không khẩn cấp và không quan trọng Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp phòng Đi uống bia với bạn bè Mua một bộ veste mới Đổi điện thoại di động 89 07 M K • 9 9 9 9 • Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá nhìều thời gian vào những công việc. .. xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên 50 % 21 1.2 Xác định thứ tự ưu tiên K C • Quan trọng và khẩn cấp Đối với công việc này, bạn phải thực hiện ngay 89 07 M • Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công Nếu không quyết định giá ... – Tổ chức công việc giao – Tổ chức mạng lưới công việc – Sắp xếp hồ sơ – Sắp xếp vị trí làm việc – Xác định thứ tự ưu tiên công việc – Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC... công việc cho NV K C • Công việc nhân viên gồm công việc thường xuyên công việc không thường xuyên 89 07 M • Công việc thường xuyên công việc lặp lại, ghi nhận mô tả công việc Công việc thường... ép cho nhân viên điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau 12 Lập mô tả công việc: K C • Bây bạn lập mô tả công việc cho chức danh 89 07 M • Bản mô tả công việc gồm nội dung: thông tin công việc