Phương pháp để tổ chức 1 buổi hội họp, hội nghi vừa khoa học, vừa hiệu quả nhất mà chí phí, thời gian lại thấp nhất

PHẦN MỞ ĐẦUTrong cuộc sống hằng ngày, dù trong học tập, sinh hoạt hay làm việc chúng ta vẫn thường tổ chức những buổi hội họp, hội nghị.. Đôi khi, đó chỉ đơn giản là những buổi họp nhó

MỤC LỤC

1 Những vấn đề chung về hội họp hội nghị 2

1.1 Mục đích, ý nghĩa của hội họp hội nghị 2

1.2 Khái niệm 2

1.3 Phân loại hội nghị 2

1.3.1 Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị 2

1.3.2 Căn cứ vào các khâu quản lí 3

1.3.3 Căn cứ vào các hình thức tổ chức 4

1.4 Các phương pháp tổ chức hội nghị 4

1.5 Cách sắp xếp chỗ ngối trong phòng họp 5

2 Hoạch định và tổ chức các cuộc hội họp hội nghị 7

2.1 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức 7

2.1.1 Đăng ký phòng họp 8

2.1.2 Thông báo cho người tham dự 8

2.1.3 Chuẩn bị tài liệu và dụng cụ nghe nhìn 8

2.1.4 Chuẩn bị nước giải khát 9

2.1.5 Ghi biên bản 9

2.1.6 Theo dõi 9

2.2 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức 9

2.2.1 Lập kế hoạch hội nghị 9

2.2.2 Tổ chức hội nghị 13

2.2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị 13

2.2.2.2 Giai đoạn tiến hành 15

2.2.2.3 Giai đoạn kết thúc 17

2.2.3 Hội nghị từ xa 18

PHẦN KẾT LUẬN 18

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống hằng ngày, dù trong học tập, sinh hoạt hay làm việc chúng ta vẫn thường tổ chức những buổi hội họp, hội nghị Đôi khi, đó chỉ đơn giản là những buổi họp nhóm thông thường, buổi bàn bạc bầu ban cán sự của lớp, bầu BCT chi hội, chi đoàn tại trường, hay có thể là buổi họp đề xuất chiến lược kinh doanh mới của công ty, lớn hơn nữa đó có thể là buổi hội nghị của chính phủ, nhà nước…Đây chính là cơ hội để chúng ta phát huy, thực hiện quyền dân chủ, từ đó có điều kiện tham gia vào quản lí nhà nước, quản lí kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác Hội họp, hội nghị còn nhằm để thông báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận ý kiến tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết những vấn đề mà mọi người cùng quan tâm

Vậy đâu là phương pháp để tổ chức 1 buổi hội họp, hội nghi vừa khoa học, vừa hiệu quả nhất mà chí phí, thời gian lại thấp nhất

Bài tiểu luận của nhóm chúng tôi sau đây sẽ phần nào góp phần giải quyết được vấn

đề này

1 Những vấn đề chung về hội họp hội nghị

1.1 Mục đích, ý nghĩa của hội họp hội nghị

 Là một hoạt động không thể thiếu của các cơ quan tổ chức Hình thức để thu thập truyền đạt thông tin cùng với các hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt

 Là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng gó ý kiến giúp lãnh đạo có quyết định đúng đắn Qua hội họp, hội nghị một

số quyết định mới được ban hành, một số quan điểm, tư tưởng mới được thừa nhận, bàn bạc trển khai các quyết định, tháo gỡ khó khăn vướng mắc, phát hiện các ưu điểm, lệch lạc trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm , khắc phục nhược điểm, thúc đẩy sự phát triển

1.2 Khái niệm

 Hội họp: là sự tập hợp ở một nơi để làm, hoặc tìm cách giải quyết công việc

chung

 Hội nghị: là cuộc họp mặt của nhều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn

ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các quyết định hay quyết định

1.3 Phân loại hội nghị

1.3.1 Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị

 Hội nghị để phát triển: phổ biến chủ trương, chính sách, đường lối, các chương

trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề thực hiện các chủ trương, đường lối chính sách đó

Vd: Hội nghị Quốc tế về phát triển bền vững và ATGT đường bộ năm 2012

 Hội nghị trao đổi thông tin: quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp để trao đổi tin tức,

tình hình hoạt động của các bộ phận đơn vị trong tổ chức

Vd: Hội nghị quan chức ASEAN- Trung Quốc bàn về biển Đông

 Hội nghị mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến về các

chủ trương, chính sách mới, cách tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thông tin cao và hành động thống nhất trước khi triển khai

Vd: Hội nghị nhân dân bàn về sửa đổi hiến pháp

 Hội nghị bàn bạc giải quyết vấn đề:

o Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể để đi đền nhất trí ra quyết định tập thể

Vd: Hội nghị lần thứ tư Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá XI

o Tập thể thảo luận một hoăc một số vấn đề cụ thể nhưng không quyết định

mà thủ trưởng căn cứ vào đó để đưa ra quyết định

Vd: Hội nghị Môi trường toàn quốc lần thứ III

1.3.2 Căn cứ vào các khâu quản lí

 Hội nghị bàn bạc ra quyết định

Vd: Hội nghị Ban Thường vụ Tỉnh uỷ phiên thứ 18 quyết định về công tác tổ chức, cán bộ

 Hội nghị phổ biến triển khai: quyết định ban hành cần được tổ chức thực hiện.

Loại hội nghị này nhằm phổ biến, quán triệt tư tưởng, quan điểm, chủ trương, chính sách, giải pháp đã trình bày trong quyết định đến các đối tượng Mặt khác qua cuộc họp để bàn bạc, xây dựng chương trình, kế hoạch thưc hiện quyết định

Vd: Hội nghị tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật quý II/2012

 Hội nghị kiểm tra đôn đốc: trong quá trình triển khai quyết định có thể xảy ra các

tình huống: các đơn vị triển khai thực hiên tốt, có nhiều sáng kiến, biện pháp sáng tạo,

thực hiện tốt các quyết định, ngược lại có đơn vụ thực hiện chưa tốt các quyết định do hiểu chưa đúng tinh thần, nội dung, hoặc chưa tích cực sáng tạo trong tổ chức thực hiện Được thực hiện trên cơ sở đã có sự theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quyết định của các cán bộ, bộ phận có thẩm quyền Vì vậy, nội dung hội nghị này thường bao gồm :

o Nghe báo cáo về kết quả thực hiện quyết định của các đơn vị

o Trao đổi những kinh nghiệm hay cách làm tốt, các điền hình

o Chấn chỉnh, uốn nắn các lệch lạc để đảm bảo cho quyết định được thực hiện tốt

Vd: Hội nghị công tác kiểm tra, giám sát của Đảng

 Hội nghị sơ kết, tổng kết: mỗi quyết định, chương trình kế hoạch đều có mục tiêu,

chỉ tiêu rõ ràng và thời gian cụ thể Vì vậy, hội nghị sơ kết tổng kết được tổ chức để đánh giá việc thực hiện quyết định, trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn các lệch lạc để tiếp tục thực hiện quyết định tốt hơn ở giai đoạn sau

Kết thúc thời gian thực hiện quyết định, chương trình, kế hoạch cần tổ chức hội nghị tổng kết để đánh giá kết quả, biểu dương khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích cao, rút ra bài học kinh nghiệm, lý do thành công hay thất bại làm cơ sở cho quyết định mới

Vd: Hội nghị sơ kết công tác xây dựng Đảng 6 tháng đầu năm và phương hướng nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2012

1.3.3 Căn cứ vào các hình thức tổ chức

 Hội nghị không chính thức: được tổ chúc nhưng không công bố do yêu cầu bí mật

hoặc những lý do tế nhị mà các bên muốn gặp mặt nhau đển bàn bạc nhưng không muốn nhiều người biết Cũng có khi một tổ chức muốn họp nội bộ để bàn riêng một số vấn đề gọi là hội nghị kín

Vd: Hội nghị không chính thức Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN

 Hội nghị chính thức, công khai: hội nghi được tổ chúc một cách công khai theo

đúng chương trình kế hoạch từng phần được cá đơn vị, những người có trách nhiệm đứng

ra tổ chức

Vd: Hội nghị cấp cao ASEAN

1.4 Các phương pháp tổ chức hội nghị

 Phương pháp truyền thống: mời đại biểu họp tại các phòng họp hoặc trên hội trường

 Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng vi tính.

 Phương pháp sử dụng cáp quang như cầu truyền hình, hội nghị từ xa

1.5 Cách sắp xếp chỗ ngối trong phòng họp

Sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp rất quan trọng vì nó thể hiện trình độ của nhà quản

lí đồng thời gây ấn tượng tốt hoặc xấu đối với người tham dự

Dưới đây là cách bố trí chỗ ngồi thường được áp dụng trong các cuộc họp

CƠ CẤU LOẠI BÀN THUẬN TIỆN KHÔNG THUẬN TIỆN

BÀN HÌNH TRÒN

a Thân mật, nhiệt tình với mọi người

b Khuyến khích mở cuộc thảo luận

- Khó chọn vị trí cho người chủ tọa

BÀN HÌNH CHỮ NHẬT

a Tốt cho buổi họp hội thảo có tính cách đội ngũ

b Chủ tọa có thể kiểm tra phía trước căn phòng

c Khuyến khích thảo luận

- Giới hạn số người đố với kích thước loại bàn này

BÀN HÌNH CHỮ NHẬT HỘI TỤ

a Tạo vị trí của người chủ tọa

b Cho phép ngồi được nhiều người hơn bàn chữ nhật.

- Tạo khoảng cách giữa chủ tọa và ngưởi tham dự

BÀN GHÉP KIỂU HÌNH CHỮ NHẬT

a Cân bằng trạng thái các thành viên

b Dễ thấy mọi người

- Giới hạn số lượng người với loại bàn này.

Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để thông tin.

2 Hoạch định và tổ chức các cuộc hội họp hội nghị

2.1 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi

thức

 Các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức hầu hết đều do các cấp quản trị trong cơ quan, doanh nghiệp triệu tập nhằm giải quyết các vấn đề của nọi bộ phòng ban hay công ty đặt ra

Vd:các cuộc họp nhân viên, các cuộc họp ủy ban, các cuộc họp thông báo và các cuộc họp giả quyết vấn đề…

Sự thành công của hầu hết các cuộc họp phần lớn tùy thuộc vào công việc chuẩn bị

 Nhà quản trị phải huấn luyện thủ ký chịu trách nhiện các công việc :

o Đăng ký phòng họp

o Thông báo cho người tham dự biết lịch trình cuộc họp

o Chuẩn bị tài liệu

o Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn

o Chuẩn bị nước giải khát

o Ghi biên bản

o Theo dõi

 Thông thường, các cuộc họp được tổ chức tại văn phòng của cấp quản trị hoặc tại phòng chung của cơ quan, doanh nghiệp

 Phòng họp đó không chỉ là vấn đề tiện nghi mà người tham gia cũng phải có cảm giác nơi đó phù hợp với nội dung của cuộc họp

Vd:cuộc họp của phòng thiết kế về việc chuẩn bị cho việc thay đổi mẫu mã của xe click, giám đốc thiết kế triệu tập tại phòng giám đốc trong khi phòng không đủ chỗ cho toàn bộ nhân viên làm cho nhân viên cảm thấy không thoải mái và không được coi trọng

Sự lựa chọn phòng không hề phù hợp.

 Điều quan trọng và cần thiết là người thư ký phải đăng ký trước và chuẩn bị phòng họp gọn gàng, sạch sẽ

 Bên cạnh đó, việc kiểm tra cơ sở vật chất của phòng họp là việc nhỏ nhưng cũng quan trọng không kém giúp nâng cao hiệu quả cuộc họp

Vd: việc đảm bảo về bàn ghế, ổ cắm điện, đèn phòng, máy lạnh( nếu có)

 Mời những người tham dự thông qua lịch công tác Điện thoại thông báo trực tiếp, giấy mời, Fax, hoặc Email

 Thời gian gửi giấy mời phụ thuộc vào tính chất công việc và quy định riêng của công ty đề ra Thông thường, các cuộc họp nội bộ giấy mời thường được gửi trước 3 ngày khi tiến hành cuộc họp

 Thông báo cho các thành viên biết lịch trình cuộc họp và yêu cầu họ mang theo tài liệu liên quan, hướng dẫn cuộc thảo luận, cung cấp thông tin… để họ chuẩn bị

2.1.3 Chuẩn bị tài liệu và dụng cụ nghe nhìn

 Tài liệu cuộc họp là phần không thể thiếu trong một cuộc họp dù lớn hay nhỏ, do

đó đây là phần cần chuẩn bị một cách chu đáo và chính xác

 Tài liệu của cuộc họp bao gồm tài liệu phát tại chỗ với các tài liệu có độ dài vừa phải đối với những tài liệu dài, có nhiêu nội dung cần phải xem xét trước thì tài liệu này cần được đính kèm với thư mời và trong cuộc họp cần có bản tóm tắt nội dung

 Đôi khi cuộc họp cần có nhiều phương tiện hộ trợ cần phải chuẩn bị trước như máy chiếu, video, bảng viết, sơ đồ…

2.1.4 Chuẩn bị nước giải khát

 Thư ký sẽ phục vụ nước trà, nước suối nếu cuộc họp ngắn gọn

 Với các cuộc họp kéo dài, thư ký phải linh hoạt theo sự chỉ đạo của cấp trên, hoặc giờ giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẵn cho người tham dự

Thông thường các cuộc họp không cần nghi thức, biên bản chỉ cần ghi ý chính và tóm tắt

Sau cuộc họp, thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo lại bản tóm tắt trích

từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự Thư ký giữ lại bản chính để lưu Theo dõi việc thực hiện các quyết định của cuộc họp

2.2 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức

Các cuộc họp trang trọng theo nghi thức là:

 Các cuộc họp lớn; ví dụ như các cuộc họp mang tính chính trị như họp quốc hội, các cuộc họp trong lĩnh vực kinh tế như họp hội đồng thành viên tổng kết năm trong một công ty, …

 Các cuộc họp có tính cách quan trọng và các thành viên có ý kiến khác nhau; ví dụ như các cuộc họp về dự thảo ban hành luật mới, các đại biểu đưa ra rất nhiều ý kiến khác nhau về vấn đề này Sẽ có ý kiến đồng tình, ý kiến phản bác và ý kiến trung lập Và mục đích cuộc họp là phải thống nhất được quyết định cuối cùng cho vấn đề đang đề cập tới

 Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính cách pháp lí mà tất cả các thành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo; ví dụ như cuộc họp hội đồng thành viên trong công ty về việc thay đổi cơ cấu tổ chức hội đồng quản trị , việc này ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến những thành viên dự họp và quyết định này khi đã thông qua bắt buộc các thành viên phải tuân theo

2.2.1 Lập kế hoạch hội nghị

Lập kế hoạch là một việc cần thiết trước khi tổ chức hội nghị Nếu không có một kế hoạch chi tiết, cụ thể, rõ ràng sẽ không thể tổ chức buổi hội nghị tốt được Căn cứ vào chương trình kế hoạch công tác, năm quý , tháng của cơ quan , văn phòng xây dựng kế

hoạch hội nghị cho từng năm, quý , tháng Trong kế hoạch hội nghị phải làm rõ các vấn

đề sau:

 Tên hội nghị

 Mục đích, yêu cầu , nội dung của hội nghị

 Đối tượng, thành phần tham dự hội nghị ( cấp trên, cùng cấp, cấp dưới, nội bộ, các

cơ quan có liên quan)

 Địa điểm tiến hành hội nghị

 Thời gian tiến hành

 Các công việc chuẩn bị cho hội nghị

 Kinh phí

 phân công chịu trách nhiệm cho từng hội nghị

Bản kế hoạch hội nghị cần được nhân thành nhiều bản gửi các bộ phận , cá nhân, cán bộ lãnh đạo, cơ quan có liên quan

Dưới đây là ví dụ về kế hoạch của hội nghị tổng kết hoạt động khoa học của một trường chính trị

THÀNH UỶ - UBND TP HẢI PHÒNG

TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TÔ HIỆU

Số: 07/KH-NCKH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hải Phòng, ngày 17 tháng 02 năm 2011

KẾ HOẠCH Tổ chức Hội nghị tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 và triển khai kế hoạch

năm 2011

Nhằm triển khai kế hoạch hoạt động khoa học năm 2011, tiếp tục đẩy mạnh hoạt

động này của trường, nhà trường tổ chức Hội nghị tổng kết hoạt động khoa học năm 2010

và triển khai kế hoạch năm 2011 Kế hoạch cụ thể như sau:

1 Thời gian hội nghị: ½ ngày từ 14h00’ thứ Sáu, ngày 25/2/2011

2 Địa điểm: phòng Hội thảo

3 Thành phần: Thành viên Hội đồng khoa học, lãnh đạo các khoa, phòng và

giảng viên nhà trường

4 Nội dung chương trình:

- Khai mạc Hội nghị;

- Báo cáo tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 và dự kiến kế hoạch năm

2011;

- Báo cáo tham luận của các đơn vị;

- Ý kiến tham gia vào Báo cáo tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 và dự

kiến kế hoạch năm 2011;

- Khen thưởng các cá nhân, đơn vị có nhiều thành tích trong hoạt động khoa

học năm 2010;

- Hiệu trưởng kết luận một số nội dung và bế mạc hội nghị

5 Phân công thực hiện:

5.1 Thành viên Hội đồng khoa học, lãnh đạo các khoa, phòng và giảng viên

nghiên cứu, chuẩn bị tham luận hội nghị gửi về phòng Nghiên cứu khoa học - TT-TL

trước ngày 24/02/2011 Tham luận có thể tập trung vào một số nội dung:

- Định hướng hoạt động khoa học của các đơn vị năm 2011;

- Đổi mới hoạt động thông tin khoa học;

- Nâng cao chất lượng Nội san;

- Các nội dung khác

5.2 Phòng Nghiên cứu khoa học - TT-TL:

- Chuẩn bị Báo cáo tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 và dự kiến kế

hoạch năm 2011;

- Lập dự trù kinh phí tổ chức hội nghị;

- Tập hợp tham luận và ý kiến tham gia Hội nghị;