Phương pháp để tổ chức 1 buổi hội họp, hội nghi vừa khoa học, vừa hiệu quả nhất mà chí phí, thời gian lại thấp nhất

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Trong sống ngày, dù học tập, sinh hoạt hay làm việc thường tổ chức buổi hội họp, hội nghị Đơi khi, đơn giản buổi họp nhóm thơng thường, buổi bàn bạc bầu ban cán lớp, bầu BCT chi hội, chi đoàn trường, buổi họp đề xuất chiến lược kinh doanh công ty, lớn buổi hội nghị phủ, nhà nước…Đây hội để phát huy, thực quyền dân chủ, từ có điều kiện tham gia vào quản lí nhà nước, quản lí kinh tế lĩnh vực xã hội khác Hội họp, hội nghị cịn nhằm để thơng báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận ý kiến tạo thống nhất, phối hợp hành động để giải vấn đề mà người quan tâm Vậy đâu phương pháp để tổ chức buổi hội họp, hội nghi vừa khoa học, vừa hiệu mà chí phí, thời gian lại thấp Bài tiểu luận nhóm chúng tơi sau phần góp phần giải vấn đề Những vấn đề chung về hội họp hội nghị 1.1 Mục đích, ý nghĩa của hợi họp hợi nghị • Là hoạt động thiếu quan tổ chức Hình thức để thu thập truyền đạt thơng tin với hình thức thu thập truyền đạt thơng tin khác đảm bảo cho thông tin lưu chuyển thông suốt • Là nơi để phát huy quyền làm chủ người, để người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng gó ý kiến giúp lãnh đạo có định đắn Qua hội họp, hội nghị số định ban hành, số quan điểm, tư tưởng thừa nhận, bàn bạc khai định, tháo gỡ khó khăn vướng mắc, phát ưu điểm, lệch lạc quản lý, thực nhiệm vụ, từ có biện pháp phát huy ưu điểm , khắc phục nhược điểm, thúc đẩy phát triển 1.2 Khái niệm • Hội họp: tập hợp nơi để làm, tìm cách giải cơng việc chung • Hội nghị: họp mặt nhều người để bàn vấn đề quan trọng, diễn theo quy trình, thủ tục định thường đưa định hay định 1.3 1.3.1 Phân loại hội nghị Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị • Hội nghị để phát triển: phổ biến chủ trương, sách, đường lối, chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức tạo tiền đề thực chủ trương, đường lối sách Vd: Hội nghị Quốc tế phát triển bền vững ATGT đường năm 2012 • Hội nghị trao đổi thông tin: quản trị viên cấp cấp để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động phận đơn vị tổ chức Vd: Hội nghị quan chức ASEAN- Trung Quốc bàn biển Đơng • Hội nghị mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho người phát biểu ý kiến chủ trương, sách mới, cách tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thơng tin cao hành động thống trước triển khai Vd: Hội nghị nhân dân bàn sửa đổi hiến pháp • Hội nghị bàn bạc giải vấn đề: o Tập thể thảo luận vấn đề cụ thể để đền trí định tập thể Vd: Hội nghị lần thứ tư Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá XI o Tập thể thảo luận hoăc số vấn đề cụ thể không định mà thủ trưởng vào để đưa định Vd: Hội nghị Mơi trường tồn quốc lần thứ III 1.3.2 • Căn cứ vào các khâu quản lí Hội nghị bàn bạc định Vd: Hội nghị Ban Thường vụ Tỉnh uỷ phiên thứ 18 định công tác tổ chức, cán • Hội nghị phổ biến triển khai: định ban hành cần tổ chức thực Loại hội nghị nhằm phổ biến, quán triệt tư tưởng, quan điểm, chủ trương, sách, giải pháp trình bày định đến đối tượng Mặt khác qua họp để bàn bạc, xây dựng chương trình, kế hoạch thưc định Vd: Hội nghị tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật quý II/2012 • Hội nghị kiểm tra đơn đốc: q trình triển khai định xảy tình huống: đơn vị triển khai thực hiên tốt, có nhiều sáng kiến, biện pháp sáng tạo, thực tốt định, ngược lại có đơn vụ thực chưa tốt định hiểu chưa tinh thần, nội dung, chưa tích cực sáng tạo tổ chức thực Được thực sở có theo dõi, kiểm tra việc thực định cán bộ, phận có thẩm quyền Vì vậy, nội dung hội nghị thường bao gồm : o Nghe báo cáo kết thực định đơn vị o Trao đổi kinh nghiệm hay cách làm tốt, điền hình o Chấn chỉnh, uốn nắn lệch lạc để đảm bảo cho định thực tốt Vd: Hội nghị công tác kiểm tra, giám sát Đảng • Hội nghị sơ kết, tổng kết: định, chương trình kế hoạch có mục tiêu, tiêu rõ ràng thời gian cụ thể Vì vậy, hội nghị sơ kết tổng kết tổ chức để đánh giá việc thực định, trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn lệch lạc để tiếp tục thực định tốt giai đoạn sau Kết thúc thời gian thực định, chương trình, kế hoạch cần tổ chức hội nghị tổng kết để đánh giá kết quả, biểu dương khen thưởng đơn vị, cá nhân có thành tích cao, rút học kinh nghiệm, lý thành công hay thất bại làm sở cho định Vd: Hội nghị sơ kết công tác xây dựng Đảng tháng đầu năm phương hướng nhiệm vụ tháng cuối năm 2012 1.3.3 • Căn cứ vào các hình thức tổ chức Hội nghị không thức: tổ chúc khơng cơng bố yêu cầu bí mật lý tế nhị mà bên muốn gặp mặt đển bàn bạc khơng muốn nhiều người biết Cũng có tổ chức muốn họp nội để bàn riêng số vấn đề gọi hội nghị kín Vd: Hội nghị khơng thức Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN • Hội nghị thức, cơng khai: hội nghi tổ chúc cách cơng khai theo chương trình kế hoạch phần cá đơn vị, người có trách nhiệm đứng tổ chức Vd: Hội nghị cấp cao ASEAN 1.4 Các phương pháp tổ chức hội nghị • Phương pháp truyền thống: mời đại biểu họp phịng họp hội trường • Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng vi tính • Phương pháp sử dụng cáp quang cầu truyền hình, hội nghị từ xa 1.5 Cách sắp xếp chỗ ngối phòng họp Sắp xếp chỗ ngồi cuộc họp rất quan trọng vì nó thể hiện trình độ của nhà quản lí đồng thời gây ấn tượng tốt hoặc xấu đối với người tham dự Dưới là cách bố trí chỗ ngồi thường được áp dụng các cuộc họp CƠ CẤU LOẠI BÀN THUẬN TIỆN KHÔNG THUẬN TIỆN BÀN HÌNH TRỊN a Thân mật, nhiệt tình với - Khó chọn vị trí cho người chủ tọa người b Khuyến khích mở thảo luận BÀN HÌNH CHỮ NHẬT a Tốt cho buổi họp hội thảo có tính cách đội ngũ b Chủ tọa kiểm tra phía trước phịng c Khuyến khích thảo luận - Giới hạn số người đố với a Tạo vị trí người chủ - kích thước loại bàn BÀN HÌNH CHỮ NHẬT HỘI TỤ tọa b Cho phép ngồi Tạo khoảng cách chủ tọa ngưởi tham dự nhiều người bàn chữ nhật BÀN GHÉP KIỂU HÌNH CHỮ NHẬT a Cân trạng thái thành viên b Dễ thấy người - Giới hạn số lượng người với loại bàn Mơ hình xếp chỗ ngồi cho họp để thông tin Hoạch định và tổ chức các cuộc hội họp hội nghị 2.1 • Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức Các họp nội bình thường khơng nghi thức hầu hết cấp quản trị quan, doanh nghiệp triệu tập nhằm giải vấn đề nọi phịng ban hay cơng ty đặt Vd:các họp nhân viên, họp ủy ban, họp thông báo họp giả vấn đề… Sự thành công hầu hết họp phần lớn tùy thuộc vào cơng việc chuẩn bị • Nhà quản trị phải huấn luyện thủ ký chịu trách nhiện cơng việc : o Đăng ký phịng họp o Thơng báo cho người tham dự biết lịch trình họp o Chuẩn bị tài liệu o Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn o Chuẩn bị nước giải khát o Ghi biên o Theo dõi 2.1.1 Đăng ký phòng họp • Thơng thường, họp tổ chức văn phòng cấp quản trị phòng chung quan, doanh nghiệp • Phịng họp không vấn đề tiện nghi mà người tham gia phải có cảm giác nơi phù hợp với nội dung họp Vd:cuộc họp phòng thiết kế việc chuẩn bị cho việc thay đổi mẫu mã xe click, giám đốc thiết kế triệu tập phịng giám đốc phịng khơng đủ chỗ cho toàn nhân viên làm cho nhân viên cảm thấy không thoải mái không coi trọng Sự lựa chọn phịng khơng phù hợp • Điều quan trọng cần thiết người thư ký phải đăng ký trước chuẩn bị phòng họp gọn gàng, • Bên cạnh đó, việc kiểm tra sở vật chất phòng họp việc nhỏ quan trọng không giúp nâng cao hiệu họp Vd: việc đảm bảo bàn ghế, ổ cắm điện, đèn phịng, máy lạnh( có) 2.1.2 Thơng báo cho người tham dự • Mời người tham dự thông qua lịch công tác Điện thoại thông báo trực tiếp, giấy mời, Fax, Email • Thời gian gửi giấy mời phụ thuộc vào tính chất cơng việc quy định riêng công ty đề Thông thường, họp nội giấy mời thường gửi trước ngày tiến hành họp • Thơng báo cho thành viên biết lịch trình họp yêu cầu họ mang theo tài liệu liên quan, hướng dẫn thảo luận, cung cấp thông tin… để họ chuẩn bị 2.1.3 • Chuẩn bị tài liệu dụng cụ nghe nhìn Tài liệu họp phần thiếu họp dù lớn hay nhỏ, phần cần chuẩn bị cách chu đáo xác • Tài liệu họp bao gồm tài liệu phát chỗ với tài liệu có độ dài vừa phải tài liệu dài, có nhiêu nội dung cần phải xem xét trước tài liệu cần đính kèm với thư mời họp cần có tóm tắt nội dung • Đơi họp cần có nhiều phương tiện hộ trợ cần phải chuẩn bị trước máy chiếu, video, bảng viết, sơ đồ… 2.1.4 Chuẩn bị nước giải khát • Thư ký phục vụ nước trà, nước suối họp ngắn gọn • Với họp kéo dài, thư ký phải linh hoạt theo đạo cấp trên, giải lao phục vụ nước giải khát, để bàn sẵn cho người tham dự 2.1.5 Ghi biên Thông thường họp không cần nghi thức, biên cần ghi ý tóm tắt 2.1.6 Theo dõi Sau họp, thường cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo lại tóm tắt trích từ biên bản, đơi gửi cho thành viên tham dự Thư ký giữ lại để lưu Theo dõi việc thực định họp 2.2 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức Các cuộc họp trang trọng theo nghi thức là: • Các cuộc họp lớn; ví dụ các cuộc họp mang tính chính trị họp quốc hội, các cuộc họp lĩnh vực kinh tế họp hội đồng thành viên tổng kết năm một công ty, … • Các c̣c họp có tính cách quan trọng và các thành viên có ý kiến khác nhau; ví dụ các cuộc họp về dự thảo ban hành luật mới, các đại biểu đưa rất nhiều ý kiến khác về vấn đề này Sẽ có ý kiến đồng tình, ý kiến phản bác và ý kiến trung lập Và mục đích cuộc họp là phải thống nhất được quyết định cuối cùng cho vấn đề đề cập tới • Tập thể cần đưa các quyết định có tính cách pháp lí mà tất cả các thành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo; ví dụ cuộc họp hội đồng thành viên công ty về việc thay đổi cấu tổ chức hội đồng quản trị , việc này ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến những thành viên dự họp và quyết định này đã thông qua bắt buộc các thành viên phải tuân theo 2.2.1 Lập kế hoạch hội nghị Lập kế hoạch là một việc cần thiết trước tổ chức hội nghị Nếu không có một kế hoạch chi tiết, cụ thể, rõ ràng sẽ không thể tổ chức buổi hội nghị tốt được Căn cứ vào chương trình kế hoạch công tác, năm quý , tháng của quan , văn phòng xây dựng kế hoạch hội nghị cho từng năm, quý , tháng Trong kế hoạch hội nghị phải làm rõ các vấn đề sau: • Tên hợi nghị • Mục đích, u cầu , nợi dung của hợi nghị • Đới tượng, thành phần tham dự hội nghị ( cấp trên, cùng cấp, cấp dưới, nội bộ, các quan có liên quan) • Địa điểm tiến hành hội nghị • Thời gian tiến hành • Các cơng việc ch̉n bị cho hợi nghị • Kinh phí • phân cơng chịu trách nhiệm cho từng hội nghị Bản kế hoạch hội nghị cần được nhân thành nhiều bản gửi các bộ phận , cá nhân, cán bộ lãnh đạo, quan có liên quan Dưới là ví dụ về kế hoạch của hội nghị tổng kết hoạt động khoa học của một trường chính trị THÀNH UỶ - UBND TP HẢI PHÒNG TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TƠ HIỆU Số: 07/KH-NCKH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hải Phòng, ngày 17 tháng 02 năm 2011 KẾ HOẠCH Tổ chức Hội nghị tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 triển khai kế hoạch năm 2011 Nhằm triển khai kế hoạch hoạt động khoa học năm 2011, tiếp tục đẩy mạnh hoạt động trường, nhà trường tổ chức Hội nghị tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 triển khai kế hoạch năm 2011 Kế hoạch cụ thể sau: 5.1 Thời gian hội nghị: ½ ngày từ 14h00’ thứ Sáu, ngày 25/2/2011 Địa điểm: phòng Hội thảo Thành phần: Thành viên Hội đồng khoa học, lãnh đạo khoa, phòng giảng viên nhà trường Nội dung chương trình: Khai mạc Hội nghị; Báo cáo tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 dự kiến kế hoạch năm 2011; Báo cáo tham luận đơn vị; Ý kiến tham gia vào Báo cáo tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 dự kiến kế hoạch năm 2011; Khen thưởng cá nhân, đơn vị có nhiều thành tích hoạt động khoa học năm 2010; Hiệu trưởng kết luận số nội dung bế mạc hội nghị Phân công thực hiện: Thành viên Hội đồng khoa học, lãnh đạo khoa, phòng giảng viên nghiên cứu, chuẩn bị tham luận hội nghị gửi phòng Nghiên cứu khoa học - TT-TL trước ngày 24/02/2011 Tham luận tập trung vào số nội dung: - 5.2 Phòng Nghiên cứu khoa học - TT-TL: Chuẩn bị Báo cáo tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 dự kiến kế hoạch năm 2011; Lập dự trù kinh phí tổ chức hội nghị; Tập hợp tham luận ý kiến tham gia Hội nghị; Hoàn thiện kế hoạch hoạt động khoa học năm 2011 sau Hội nghị - - Định hướng hoạt động khoa học đơn vị năm 2011; Đổi hoạt động thông tin khoa học; Nâng cao chất lượng Nội san; Các nội dung khác 5.3 - - Phịng Tổ chức - Hành - Quản trị: Chuẩn bị kinh phí cho hội nghị Chuẩn bị sở vật chất phục vụ hội nghị (hội trường, nước uống, trang trí khánh tiết, Âm thanh, ánh sáng ) Trên Kế hoạch tổ chức Hội nghị tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 triển khai kế hoạch năm 2011, lãnh đạo đơn vị kế hoạch triển khai thực để Hội nghị đạt kết tốt Nơi nhận: - HT, PHT; - Các khoa, phòng; - Lưu NCKH, VT KT HIỆU TRƯỞNG PHĨ HIỆU TRƯỞNG (đã ký) Trần Thị Bích Hằng 2.2.2 Tổ chức hội nghị 2.2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị • Trách nhiệm lãnh đạo: o Xác định mục tiêu buổi họp o Nội dung cần giải gì? o Có tham gia? o Ngày tháng, thời gian tiến hành họp o Xác định địa điểm họp Ngoài ra, cần phải xem xét vấn đề cần phải giải khác như:Chương trình nghị sự, người ghi biên bản, kiểm tra phịng họp trang thiết bị… • Trách nhiệm thư kí BTC: (1) (2) (3) (4) (5) (6) Hiểu rõ mục đích, nội dung, chủ đề hội nghị từ dịnh thành phần tham dự hội nghị Lựa chọn ngày tháng:Ấn định thời gian cụ thể:ngày, giờ, độ dài thời gian hội nghị.Thông thường, họp trang trọng theo nghị thức theo ấn định trước vài tháng năm nhằm đảm bảo họp tổ chức trung tâm thương mại phòng họp khách sạn theo lịch Sau lựa chọn ngày , thư kí phải rà sốt lại xem có trùng hợp với họp khác vào ngày nghỉ không Ghi thời điểm tổ chức họp với lịch công tác Xây dựng chương trình cụ thể cho nội dung hội nghị Phân công người, phận chịu trách nhiệm trực tiếp phần việc (trang trí phịng họp, chuẩn bị sở vật chất, trang thiết bị phục vụ máy ghi âm, điện thoại…) Chuẩn bị hồ sơ họp Chuẩn bị bìa hồ sơ để đựng hồ sơ giao dịch , tường trình, hợp đồng, cơng văn , giấy mời, danh sách tài liệu khác liên quan tới họp Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho lãnh đạo họp(báo cáo, đề án, thuyết trình…) Soạn thảo lịch trình kế hoạch Lịch trình kế hoạch cơng cụ giúp hoạch định phối hợp họp.Nó danh sách kiểm tra điều cần phải làm (7) Hình 7.3 Bản lịch trình kế hoạch Địa điểm Thông Số báo thành viên họp Lịch trình nghị Tài liệu Trang thiết bị Chỗ Di ăn, chuyể cho n khách Triển lãm Giao tiếp 10 Soạn thảo chương trình nghị sự(agenda) Chương trình nghị bảng danh sách đề nghị theo thứ tự Thư kí phải thảo luận với cấp quản trị chấp nhận thảo cuối trước in Thơng thường chương trình nghị công ty kinh doanh theo thứ tự sau đây: - Thông báo giới thiệu thành viên khách quan - Đọc phê chuẩn biên họp trước - Các báo cáo tường trình - Thảo luận tình hình kinh doanh qua - Thảo luận tình hình kinh doanh tới - Kết thúc hỗn lại Có thể gửi lịch trình nghị thức thư phân phối lịch trình nghị tài liệu khác bắt đầu họp (9) Đặt phịng Tùy thuộc vào tính chất họp số người họp để định nên chọn phòng đâu Sau chọn phịng phải gửi thư xác nhận để tránh có trục trặc vào phút chót Khi họp kề cận, gửi thư gọi điện thoại để xác nhận kiểm tra lại (10) Sắp xếp dịch vụ ăn uống Nếu họp tổ chức nhà hàng, khách sạn trung tâm thương mại, phải đặt chuẩn bị từ trước thứ sau đây: - Chỗ ăn - Loại dịch vụ - Thời gian phục vụ - Thực đơn - Sắp đặt bàn ghế - Màu sắc trang trí(nếu cần) (11) Thông báo cho thành viên tham dự Thông báo trước cho thành viên tất thông tin cần thiết họp Đôi phải gửi kèm theo dự kiến chương trình nghị tài liệu khác để đại biểu tham khảo trước Trong trường hợp cần thiết phải gửi đồ nơi diễn họp vị khách xa (8) Sắp xếp phân phối tài liệu Sắp xếp tài liệu cần thiết cách đóng hay gim tờ rơi theo thứ tự chương trình Tất tài liệu đựng bìa hồ sơ cặp hồ sơ bao gồm: - Phiếu đề tên người tham dự hội nghị - Giấy, bút - Chương trình nghị - Các tường trình, báo cáo đặc biệt - Danh sách thành viên tham dự - Phiếu ăn (13) Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn Phải chuẩn bị trước dụng cụ nghe nhìn như: - Máy chiếu, chiếu - Thiết bị âm - Bảng viết - Thiết bị dịch - … Không chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn chu đáo làm xáo trộn tính trang trọng họp (14) Trách nhiệm người tham dự: - Phản hồi khả tham gia - Nghiên cứu chương trình nghị - Nghiên cứu tài liệu - Chuẩn bị thơng tin để thuyết trình, ý kiến, câu hỏi… (12) Giai đoạn tiến hành Đón tiếp đại biểu 2.2.2.2 (1) Phải diễn Bộ phận tiếp đón phải nắm rõ danh sách đại biểu tham dự hội nghị, tùy thuộc vào đại biểu hội nghị mà tổ chức chương trình tiếp đón phù hợp ( đại biểu nước ngồi_ băng rơn tiếp đón phải ghi tiếng anh kèm theo, có thơng dịch viên…, đại biểu cấp cao_hình thức tiếp đón phải thật trang trọng…) (2) Phân phát, văn kiện, tài liệu Kiểm tra xem số lượng văn kiện, tài liệu có đủ khơng? Sau tiến hành phân phát, cho khách mời hội nghị (3) (4) Quyết định chủ tịch đoàn thư ký đoàn Khai mạc họp - Tiến hành nghi thức nhà nước ( cần) Thường hát quốc ca tiến hành khai mạc buổi họp long trọng quyền đòan thể tổ chức - Giới thiệu chủ đề họp - Trình bày chủ đề cần ngắn gọn, bao quát nội dung buổi họp - Giới thiệu thành phần: • • o o o - Bao gồm thành phần đại biểu, khách mời ( giới thiệu theo theo thứ tự chức vị vị trí họp, đảm bảo đầy đủ xác, tránh giới thiệu sai tên, chức danh học hàm đại biểu) Chương trình họp : Thời gian nghỉ giải lao họp kết thúc ? Các thành viên nghe gì? Kế hoạch buổi hop diễn nào? Diễn văn ngắn chủ tọa Bài diễn văn nên tuân thủ theo thời gian lên theo kế hoạch, tránh làm kéo dài thời gian, ảnh hưởng đến toàn tiến trình hop Tiến hành hội nghị - Chủ tọa Chủ tọa người chỉnh lý chương trình nghị đảm bảo thời gian khơng bị lãng phí với nội dung họp tiêu chuẩn khác khống chế thời gian thảo luận hạn chế phát biểu dài (5) Đảm bảo tất quyền nói - Mở đầu Khi tiến hành hội nghị Người chủ tọa cần đảm bảo tất thành viên lúc bắt đầu nội dung cần thảo luận, vấn đề cần giải mục tiêu cần đạt Duy trì họp tập trung theo mục tiêu Đơn giản hóa phức tạp hay mẫu thuẫn hôp, cố gắng để đạt mãn nguyện lẫn Đối với người tham dự : Phải lắng nghe người khác họp cách tích cực, việc tập trung hồn tồn vào người phát biểu nói Tránh thái phớt lờ, giả vờ nghe… Đóng góp, phát biểu ý kiến gồm: giới thiệu hay đề xuất, thảo luận, giải thích bảo vệ quan điểm mình, đặt câu hỏi trả lời câu hỏi với người khác - Khi kết thúc Tại cuối nội dung chương trình, cần tổng kết đả thỏa luận đạt đồng thuận (6) Xử lý tình làm gián đoạn Khi cần nhắn tin thông báo với quan khách nên sử dụng phiếu nhắn tin nhờ chuyển Trong trường hợp cần nói trực tiếp, nên đến nói nhỏ với họ Như tránh tình trạng gây ngắt quãng họp, ảnh hưởng tập trung khách mời, đại biểu (7) Ghi biên Có nhiều phương pháp ghi biên : ghi bình thường, ghi tốc kí, ghi máy ghi âm Hệ thống ghi lại chương trình họp đồng thời ghi lại ý kiến, định hay hành động thông qua cuốc họp Phải nhớ: Biên họp công cụ cần thiết để theo dõi việc thực công việc họp đề xuất Phải ghi nội dung xác, khách quan Khơng chen vào biên kiến, quan điểm người ghi biên Ghi rõ thời gian địa điểm, nội dung họp Nên đọc lại toàn biên họp cho người nghe trước kết thúc họp Phải gửi biên họp cho thành viên dự họp người liên quan thời gian sớm Những điều quan trọng cần phải có biên họp: Những người tham dự họp Các nội dung thảo luận Những định đưa Những cơng việc phải thực hiện: phải làm gì, làm Soạn thảo biên - (8) (1) (2) 2.2.2.3 Giai đoạn kết thúc Kết luận - Thông qua nghị - Diễn văn tổng kết chủ tọa - Bế mạc Sau họp - Hoàn thiện văn bản-Tặng quà, chiêu đãi, tiễn khách - Thanh tốn chi phí - Tổ chức thực nghị (3) - Rút kinh nghiệm Soạn thảo biên - Biên thường ghi chỗ biên soạn lại Biên sau biên soạn lại thủ trưởng trực tiếp duyệt lại - Thư kí phải đánh máy lại biên bàn tờ giấy trắng, khơng có in sẵn tiêu đề - Gửi biên cho thành viên tham dự giữ lại để lưu 2.2.3 Hội nghị từ xa Là họp mà thành viên địa điểm mình, khơng phải xa Theo dõi thuyết trình qua phương tiện nghe nhìn phịng họp - Ưu điểm: giảm bớt chi phí di chuyển, thời gian di chuyển, tiết kiệm công sức Nhược điểm: người trình bày thấy người họp phịng mình, người tham dự thấy người trình bày hình người xung quanh PHẦN KẾT LUẬN Qua các phần trình bày đã cho thấy phần nào tính cấp thiết của việc tổ chức hội họp, hội nghị một quan, tổ chức Với những thông tin bổ ích này hi vọng sẽ giúp được các đơn vị tổ chức một buổi hội họp, hội nghị với chi phí thời gian ít nhất hiệu quả lại cao nhất  ... kiến tạo thống nhất, phối hợp hành động để giải vấn đề mà người quan tâm Vậy đâu phương pháp để tổ chức buổi hội họp, hội nghi vừa khoa học, vừa hiệu mà chí phí, thời gian lại thấp Bài tiểu luận... trường tổ chức Hội nghị tổng kết hoạt động khoa học năm 2 010 triển khai kế hoạch năm 2 011 Kế hoạch cụ thể sau: 5 .1 Thời gian hội nghị: ½ ngày từ 14 h00’ thứ Sáu, ngày 25/2/2 011 Địa điểm: phòng Hội. .. Hải Phòng, ngày 17 tháng 02 năm 2 011 KẾ HOẠCH Tổ chức Hội nghị tổng kết hoạt động khoa học năm 2 010 triển khai kế hoạch năm 2 011 Nhằm triển khai kế hoạch hoạt động khoa học năm 2 011 , tiếp tục đẩy