Hoạch định kế nhiệm
MỞ ĐẦU:
Bước 1 - Liệt kê các phòng ban ở công ty bạn
Bước 2 - Ghi tên 1 vài nhân viên chủ chốt trong phòng ban đó (đó không
nhất thiết phải là người trưởng/phó phòng, đó có thể là những nhân viên được
đánh giá xuất sắc hay những chuyên viên phụ trách những công việc khó thay
thế…)
Bước 3 - Hãy tưởng tượng nếu tháng tới những người trong danh sách bạn
vừa kể tển đột ngột rời phòng ban, thậm chí rời khỏi doanh nghiệp (gặp tai nạn,
nhảy việc, bị công ty đối thủ săn, được yêu cầu thuyên chuyển qua các chi
nhánh khác hoặc văn phòng ở nước ngoài,…hoặc bất cứ lý do nào khiến họ ra
đi), bạn sẽ xử lý ra sao?
Bạn sẽ: (chọn 1 lựa chọn và xem kết quả bên dưới)
1
KẾT QUẢ:
Chọn đáp án a: Chúc mừng bạn và doanh nghiệp của bạn. Doanh nghiệp
bạn hiện đang hoạch định kế nhiệm hiệu quả. Hãy luôn duy trì và phát triển
công tác hoạch định kế nhiệm để xây dựng được một đội ngũ nhân viên kế thừa
chất lượng cho tương lai.
Chọn đáp án b: Doanh nghiệp bạn có thể cũng đang có kế hoạch kế nhiệm,
nhưng có lẽ kế hoạch ấy chưa hoàn thiện và hiệu quả. Bộ phận nhân sự và ban
lãnh đạo cần đẩy mạnh việc cũng cố, và hoàn thiện kế hoạch kế thừa ấy.
2
Chọn đáp án c: Giải pháp này có thể là giải pháp tức thời để giải quyết các
công việc bị bỏ lại tại vị trí trống đó. Tuy nhiên về lâu về dài, công việc rất có
thể sẽ bị trì trệ và công tác quản lý sẽ bị ảnh hưởng. Nhân sự và ban lãnh đạo
cần quan tâm hơn đến sự phát triển của đội ngũ nhân lực hiện tại
Chọn đáp án d: Có vẻ doanh nghiệp của bạn hiện chằng có một kế hoạch
nào cho tình huống các nhân viên chủ chốt đột ngột rời bỏ công ty cả, thật sự
doanh nghiệp bạn sẽ gặp rắc rối nếu tình huống đó xảy ra.
TẦM QUAN TRỌNG VÀ LỢI ÍCH:
Công tác hoạch địch kế nhiệm sẽ giúp các doanh nghiệp đảm bảo mọi hoạt
động quan trọng của tổ chức luôn được duy trì phát triển và được kế thừa bởi
một đội ngũ nhân viên có chất lượng.
"Nếu thất bại trong việc lên kế hoạch thì hãy lên kế hoạch cho việc thất bại".
Đa phần các doanh nghiệp hiện này thường đầu tư nguồn vốn lớn vào việc
phát triển hệ thống, dây chuyển hoạt động hoặc các chiến dịch marketing, trong
khi đó lại tập trung quá ít vào phát triển nguồn nhân lực cần thiết để vận hành
doanh nghiệp hiệu quả. Có nhiều lý do khiến công tác hoạch định kế nhiệm
chưa được quan tâm đúng cách. Hầu hết các doanh nghiệp mặc nhiên cho rằng
họ đã có những nhân viên đủ năng lực, nhưng câu hỏi đặt ra là sẽ ra sao nếu
những nhân viên đó đột ngột rời khỏi doanh nghiệp?
Dưới đây là những lợi ích mà một kế hoạch kế nhiệm hiệu quả có thêm đem
lại cho doanh nghiệp:
3
Giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình nhân lực hiện tại, dự đoán được
nhu cầu về nhân lực trong tương lai và kịp thời phản ứng trước những thay
đổi trong đội ngũ nhân sự. Bất kể việc lên các kế hoạch, chiến lược hoạt động
của doanh nghiệp có tốt đến đâu đi nữa thì việc nhân viên nghỉ việc, đặc biệt là
các nhân viên chủ chốt vẫn là điều không thể tránh khỏi. Nhưng điều quan trọng
là các doanh nghiệp sẽ làm gì khi việc đó xảy ra. Khi đó một kế hoạch kế thừa
hiệu quả sẽ giúp các doanh nghiệp nhanh chóng giải quyết được khó khăn này.
Giúp dự đoán các chi phí dành cho nhân viên. Một kết hoạch kế nhiệm
hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp trả lời được câu hỏi về mức lương thưởng phù
hợp cho nhân viên trong tương lai và dự đoán được những chi phí phát sinh khi
công ty phải thực hiện việc luân chuyển nhân viên, tái cấu trúc đội ngũ nhân
lực.
Giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về đội ngũ nhân lực hiện tại, từ cấp độ
quản lý cấp cao, đến nhân việc làm việc thời vụ. Nắm rõ thông tin về đội ngũ
nhân lực hiện tại sẽ giúp các doanh nghiệp va những người lãnh đạo phân bổ
công việc, trách nhiệm hiệu quả hơn cho đúng người vào đúng thời điểm.
Giúp củng cố mối quan hệ giữa các phòng ban. Một vấn đề mà các doanh
nghiệp thường gặp phải hiện nay là sự thiếu tương tác, giao tiếp và liên kết cần
thiết giữa các phòng ban. Tuy nhiên, để hoạt động của các doanh nghiệp vận
hành một cách hiệu quả hơn thì việc kết nối con người giữa các phòng ban là
điều cần thiết, và một kế hoạch kế thừa hiệu quả sẽ hoàn toàn có thể giúp người
nhân sự giải quyết được vấn đề này.
Đem lại các lợi ích khác cho doanh nghiệp. Hoạch định kế nhiệm còn hỗ
trợ các doanh nghiệp:
4
xây dựng đội ngũ lãnh đạo mạnh
vượt qua các khó khăn khi nền kinh tế thay đổi
giúp truyền tải mục tiêu/định hướng của doanh nghiệp đến toàn bộ
đội ngũ nhân viên
tập trung vào các hoạt động phát triển kinh doanh trọng tâm bằng
cách giúp họ luôn ở tư thế sẵn sàng khi công ty có nhu cầu mở rộng hoặc
tái cấu trúc, khi doanh nghiệp mất đi các nhân viên chủ chốt hoặc khi cần
xem xét thăng chức cho các nhân viên
QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH KẾ NHIỆM
Công tác hoạch địch kế nhiệm sẽ giúp các doanh nghiệp đảm bảo mọi hoạt
động quan trọng của tổ chức luôn được duy trì phát triển và được kế thừa bởi
một đội ngũ nhân viên có chất lượng.
Đây là một quy trình đóng vai trò cốt lõi trong doanh nghiệp và thường được
thực hiện bởi bộ phận nhân sự (phòng tổ chức), nhưng để quy trình đó đạt được
thành công như mong đợi thì các lãnh đạo doanh nghiệp nên chủ động tham gia
vào công tác lên kế hoạch và làm chủ việc thực hiện.
Quy trình hoạch định kế nhiệm
Để hoạch định kế nhiệm một cách hiệu quả, các chuyên gia trong lĩnh vực
này đã vạch ra 6 bước như sau:
Thiết lập hướng đi của doanh nghiệp hay vị thế mà doanh nghiệp
muốn đạt được
Tìm hiểu hướng phát triển của thị trường lao động
5
Xác định nhu cầu về nhân tài của doanh nghiệp trong tương lai
Đánh giá những tài năng mà doanh nghiệp hiện đang có
Tìm ra các “lỗ hổng” về nhân tài và tìm chiến lược để lấp những lỗ
hổng đó
Thực hiện chiến lược
1. Nắm rõ chiến lược của doanh nghiệp. Bước đầu tiên trong quy trình
hoạch định chiến lược là phải nắm rõ chiến lược hoạt động của doanh nghiệp.
Suy cho cùng, nhiệm vụ của lực lượng lao động là thực hiện chiến lược và đạt
được những thành tựu mà doanh nghiệp mong muốn.
Những thay đổi mang tính chiến lược sẽ thất bại khi mà người trực tiếp thực
hiện sự thay đổi không biết được mình nên làm gì khác đi để hỗ trợ cho chiến
lược mới. Những vấp ngã như thế sẽ tạo ra sự hoang mang, bất đồng và căng
thẳng; khi đó kể cả những người giỏi nhất cũng có thể thất bại. Hãy chắc chắn
rằng bạn đã suy nghĩ kỹ càng về từng chi tiết trong chiến lược, và rằng bạn có
đầy đủ dữ liệu thực tế và sự hỗ trợ để ra một quyết định đúng.
Bạn cũng cần hiểu rõ giới hạn của doanh nghiệp: doanh nghiệp có thể đi
được bao xa và với tốc độ như thế nào? Để kiến tạo và xây dựng hạ tầng kỹ
thuật, cơ sở vật chất sản xuất, và khả năng phân phối cần bỏ rất nhiều thời gian,
tiền bạc cũng như sức lực và tâm trí. Tương tự như vậy, công sức và tài nguyên
cần bỏ ra cho việc tuyển dụng, phát triển và đào tạo tài năng không hề nhỏ. Điều
này càng đúng hơn nữa khi lực lượng lao động của bạn cần có những kỹ năng
hay năng lực đặc biệt, hay khi lĩnh vực của bạn đang ở tình trạnh thiếu hụt nhân
tài hoặc có tính cạnh tranh cao.
6
Điểm mấu chốt là bạn cần hiểu được các chiến lược của doanh nghiệp mình
cũng như ảnh hưởng của các chiến lược đó trước khi bắt tay vào xây dựng một
kế hoạch về lực lượng lao động thực sự có ý nghĩa và hiệu quả.
2. Tìm hiểu thị trường lao động. Hiểu biết về thị trường lao động đối với
những vị trí cần thiết cho việc thực hiện chiến lược sẽ giúp bạn xác định thời
gian cần có để tìm người phù hợp cho một vị trí, mức lương mà bạn nên trả,
cũng như những khó khăn tiềm ẩn trong việc tìm người.
Những yếu tố thông thường khác cần cân nhắc đến bao gồm những dự đoán
kinh tế vĩ mô, xu hướng nhân khẩu học, những thay đổi trong luật lệ, và những
xu hướng di chuyển tài năng trong nền công nghiệp.
3. Xác định nhu cầu về nhân tài trong tương lai. Một khi bạn đã đưa được
chiến lược của doanh nghiệp vào những yêu cầu về điều hành, bạn cần phải kiến
tạo việc tổ chức và những công việc cần thiết để thực hiện chiến lược. Khi so
sánh chúng với tổ chức và những công việc hiện tại trong doanh nghiệp, bạn có
thể nhận ra được những công việc bạn sẽ cần tạo ra, những công việc bạn cần
xóa bỏ, và thời gian tối ưu để thực hiện những thay đổi đó.
Những vai trò quan trọng là những công việc mà sứ mệnh của nó có đóng
góp lớn đến chiến lược tương lai của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu một bệnh viện
muốn có thêm khoa tim, họ cần các bác sĩ chuyên về tim mạch cũng như những
y tá có năng lực để khoa tim đó có thể hoạt động.
Nếu bạn không có một kế hoạch chắc chắn cho việc tìm những người có đủ
năng lực thực hiện những vai trò đó, chiến lược của bạn sẽ mãi nằm trên giấy,
không thể nào trở thành hiện thực. Phân khúc nhân viên quan trọng có thể bao
7
gồm những công nhân có kinh nghiệm lâu năm, người dân tộc thiểu số, nhân lực
ở một độ tuổi nhất định, người địa phương, v.v. . Mỗi nhóm có vai trò chiến
lược quan trọng đối với một số doanh nghiệp nhất định vì doanh nghiệp cần
thực hiện đầy đủ những yêu cầu những yêu cầu hợp đồng với chính phủ, hoặc
muốn đáp ứng nhu cầu của những nhóm khách hàng chính. Ví dụ, nếu một công
ty bán lẻ muốn tiếp cận thị trường mới, họ cần những người nắm rõ thị trường,
cụ thể lực lượng bán hàng là người địa phương.
4. Đánh giá những tài năng hiện có. Một khi bạn đã xác định được những
nhu cầu trong tương lai, số lượng thay đổi cần có, và thời gian tối ưu để thực
hiện những thay đổi đó, hãy kiểm tra lại nguồn nhân lực hiện tại của bạn. Điều
này sẽ giúp bạn tìm ra phương pháp để chuyển họ vào vai trò mới. Nó cũng sẽ
giúp bạn có cái nhìn sâu hơn vào những con người không phù hợp với cách tổ
chức mới và giúp họ lập “kế hoạch thoát hiểm”.
5. Tìm ra các “lỗ hổng” về nhân tài và tìm chiến lược để lấp những lỗ
hổng đó. Sau khi bạn đã đánh giá được những tài năng hiện có của bạn và hiểu
được những công việc cần thiết cho việc thực hiện những chiến lược mới, bạn
có thể biết được doanh nghiệp còn thiếu những nhân tài nào, xác định được
khung thời gian để tìm kiếm nhân tài còn thiếu, cũng như nghĩ ra những chiến
thuật cụ thể để làm điều này.
6. Thực hiện chiến lược. Bước cuối cùng là “chạy thử” các viễn cảnh nhằm
biết được sự hiện diện của những vị trí quan trọng hoặc những phân khúc quan
trọng có thể ảnh hưởng đến phần còn lại của kế hoạch như thế nào. Sau đó, xác
định xem kế hoạch về lực lượng lao động sẽ bị ảnh hưởng ra sao.Canh đúng thời
8
điểm rất quan trọng, đó chính là lý do mà ban đầu chúng ta phải tìm hiểu về thị
trường lao động.
Hoạch định kế nhiệm giống như vẽ nên một chiếc cầu hơn là tạo ra một
kiệt tác
Hoạch định kế nhiệm là một quy trình, chứ không phải là việc chỉ xảy ra một
lần. Giống như những quy trình khác trong doanh nghiệp, việc lên kế hoạch xây
dựng lực lượng lao động chiến lược đòi hỏi tư duy cải tiến liên tục. Bằng cách
tiêu chuẩn hóa cách tiếp cận của chúng ta về một vấn đề kinh doanh rất quan
trọng và đầy thử thách, chúng ta sẽ giảm được những thiếu sót và hiểu hơn về
những nhân tố đưa đến thành công. Qua đó chi phí sẽ được giảm thiểu và hiệu
quả được nâng cao.
Cuối cùng, hãy ghi nhớ ba bài học chính có thể giúp bạn thành công
trong nỗ lực hoạch định chiến lược:
Kêu gọi sự tham gia của những người ở vị trí điều hành cấp cao –
đừng cố gắng uống hết một cốc nước lớn chỉ trong một ngụm nước mà
hãy đi từ từ từng bước và thiết lập cũng như theo dõi những chỉ tiêu đánh
giá tiến độ.
Kiểm tra những gì bạn mong đợi, bắt đầu với một vài chỉ tiêu đánh
giá chính.
Bắt đầu một cách đơn giản và không đi chệch khỏi phương hướng
đã vạch ra. Quy tắc này sẽ giúp bạn biết được những quyết định nào là có
lợi nhất cho doanh nghiệp.
9
...KẾT QUẢ: Chọn đáp án a: Chúc mừng bạn doanh nghiệp bạn Doanh nghiệp bạn hoạch định kế nhiệm hiệu Hãy trì phát triển công tác hoạch định kế nhiệm để xây dựng đội ngũ nhân viên kế thừa... lãnh đạo doanh nghiệp nên chủ động tham gia vào công tác lên kế hoạch làm chủ việc thực Quy trình hoạch định kế nhiệm Để hoạch định kế nhiệm cách hiệu quả, chuyên gia lĩnh vực vạch bước sau: Thiết... Chọn đáp án b: Doanh nghiệp bạn có kế hoạch kế nhiệm, có lẽ kế hoạch chưa hoàn thiện hiệu Bộ phận nhân ban lãnh đạo cần đẩy mạnh việc cố, hoàn thiện kế hoạch kế thừa Chọn đáp án c: Giải pháp giải