Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các kho bạc nhà nước trên địa bàn thành phố hồ chí minh thực trạng và giải pháp hoàn thiện

Chiến lược phát triểnKBNN đến năm 2020 đã và đang hướng đến việc đẩy nhanh quá trình Kho bạc điện tử với sứ mệnh tăng cường năng lực, hiệu quả, tính công khai minh bạch trong quản lý các

-o0o -NGUYỄN THANH HIẾU

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC KHO BẠC NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TP.HỒ CHÍ MINH THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chuyên ngành: KẾ TOÁN

Mã ngành: 60340301

TP HCM, tháng 3/2015

-o0o -NGUYỄN THANH HIẾU

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC KHO BẠC NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TP.HỒ CHÍ MINH THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN

Cán bộ hướng dẫn khoa học: TS DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM

TS DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM

Luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại h ọc Công nghệ TP HCM ngày

… tháng … năm …

Thành phần Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ gồm:

1 PGS.TS Phan Đình Nguyên Chủ tịch

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá Luận văn sau khi Luận văn đã sửachữa (nếu có)

Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV

PGS.TS Phan Đình Nguyên

TP HCM, ngày 15 tháng 03 năm 2015

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên: Nguyễn Thanh Hiếu Giới tính: Nữ

Ngày, tháng, năm sinh: 29/05/1975 Nơi sinh: Tp Hồ Chí Minh

I-Tên đề tài:

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC KBNN TRÊN ĐỊA BÀN TP.HỒ CHÍ MINH THỰC TRẠNG VÀ GIẢI P HÁP HOÀN THIỆN

II-Nhiệm vụ và nội dung:

 Hệ thống hóa lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực Tài Chính

Công

 Thứ hai khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các

kho bạc ở Tp Hồ Chí Minh

 Thứ ba dựa trên các ưu, nhược điểm đưa ra và từ thực trạng tác giả đề

xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các kho bạc trên địabàn Tp Hồ Chí Minh

III- Ngày giao nhiệm vụ: 18/08/2014 IV-Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 15/03/2015 V-Cán bộ hướng dẫn: TS DƯƠNG THỊ MAI HÀ T RÂM

TS DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết

quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong b ất kỳcông trình nào khác

Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này

đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn

gốc

Học viên thực hiện Luận văn

Nguyễn Thanh Hiếu

LỜI CÁM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin phép gửi lời biết ơn sâu sắc đến Quý thầy cô phụ tráchgiảng dạy lớp 13SKT11 chương trình cao học của Trường Đại học Công NghệTP.HCM Trong suốt thời gian học tập, tôi đã được Quý thầy cô trang bị thêm cáckiến thức mới, kèm theo những dẫn chứng thực tế minh họa rất hữu ích, hỗ trợ kiếnthức rất tốt cho tôi trong công việc cũng như những nhận định tốt về các diễn biếnthị trường Ngoài ra, Quý thầy cô đã cho tôi thêm các lời khuyên cũng như hỗ trợkịp thời cho những vướng mắc mà tôi gặ p phải trong công việc sau thời gian học tậptrên lớp

Và lời cảm ơn chân thành nhất, tôi xin phép gửi đến giảng viên hướng dẫnluận văn tốt nghiệp cho tôi, Cô TS Dương Thị Mai Hà Trâm Trong suốt thời giandài tập trung cho luận văn, Cô Trâm đã hướng dẫn chi tiết và rất tận tình để tôi hoàntất luận văn này Với sự giúp đỡ của Cô, tôi có thể hiểu sâu thêm về đề tài mình

đang làm, cách xử lý và phân tích số liệu cũng như phân tích những hàm ý quản trị

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo KBNN Quận 11, các đồngnghiệp, các tổ chức, cá nhân đã truyền đạt kiến thức, thảo luận, giúp tôi trả lời bảngcâu hỏi khảo sát làm nguồn dữ liệu cho việc phân tích và cho ra kết quả của luận

văn này

Cuối cùng, tôi hết lòng biết ơn đến những người thân trong gia đì nh và bạn bè

đã đã luôn sát cánh, động viên, tạo động lực và hỗ trợ tốt tinh thần và công việc để

tôi hoàn thành luận văn này một cách tốt đẹp

Bằng tất cả sự kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất, một lần nữa tôi xin gửi lờicảm ơn chân thành đến những người đã giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này Và để

đền đáp phần nào công ơn đó, tôi mong đề tài này phần nào sẽ mang lại hữu ích cho

ngành kế toán Kho bạc

Trân trọng

Nguyễn Thanh Hiếu

TÓM TẮT

Kho bạc nhà nước (KBNN) là cơ quan quản lý Tài chính công trực t huộc BộTài Chính với nhiệm vụ quản lý Quỹ ngân sách, một nguồn lực Tài chính quantrọng cho cả quá trình vận hành và hoạt động của Nhà nước Chiến lược phát triểnKBNN đến năm 2020 đã và đang hướng đến việc đẩy nhanh quá trình Kho bạc điện

tử với sứ mệnh tăng cường năng lực, hiệu quả, tính công khai minh bạch trong quản

lý các nguồn Tài chính Nhà nước với mục tiêu: Xây dựng Kho bạc hiện đại, hoạt

động an toàn, hiệu quả và phát triển ổn định vững chắc trên cơ sở cải cách thể chế,

chính sách, hoàn thiện tổ chức bộ máy gắn với hiện đại hóa công nghệ và phát triểnnguồn nhân lực để thực hiện tốt các chức năng: Quản lý quỹ ngân sách Nhà nước vàcác quỹ tài chính nhà nước; quản lý ngân quỹ và quản lý nợ chính phủ, tổng kế toán

nhà nước nhằm tăng cường năng lực, hiệu quả và tính công khai minh bạch trong

quản lý nguồn lực tài chính nhà nước Để đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu,nhiệm vụ chính trị được giao đòi hỏi hệ thống KBNN phải có một hệ thống kiểmsoát nội bộ (HTKSNB) hữu hiệu đối với các đơn vị KBNN trong nước nói chung và

các đơn vị KBNN tại Tp Hồ Chí Minh nói riêng Và đó cũng là mục tiêu chủ đạo

của luận văn này

Với mục tiêu nghiên cứu của đề tài nhằm đánh giá thực trạng và tìm ra giảipháp nhằm hoàn thiện HTKSNB tại các kho bạc ở Tp Hồ Chí Minh tác giả đã tiếnhành nghiên cứu các nội dung như sau:

Đầu tiên là tìm hiểu cơ sở lý luận HTKSNB dựa trên nền tảng báo cáo COSOđưa ra năm yếu tố của HTKSNB bao gồm: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro;

Hoạt động kiểm soát; Thông tin truyền thông; Giám sát Đây là các yếu tố cơ bản để

đánh giá thực trạng HTKSNB các KBNN tại Tp Hồ Chí Minh nhằm đưa KBNN tại

Tp Hồ Chí Minh đạt được mục tiêu: Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; Bảo đảm tínhtrung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính; Tuân thủ các luật lệ và quy định

Tiếp đó tác giả tiến hành khảo sát thống kê tình hình thực tế về HTKSNB tạicác kho bạc Tp Hồ Chí Minh, từ đó đưa ra đánh giá thực trạng về HTKSNB, thấy

được những mặt đã làm được, những mặt còn hạn chế và nguyên nhân tồn tại làm

nền tảng đề xuất các giải pháp hoàn thiện để giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong

lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo mọi CBCC tuân thủ nội quy, quy chế của ngành cũng

như các quy định của pháp luật, kiểm tra giám sát chấn chỉnh, khắc phục triệt để

nhằm đảm bảo an toàn tiền và tài sản được nhà nước giao quản lý, hoàn thànhnhiệm vụ chính trị của đơn vị và của hệ thống Kho bạc Nhà Nước

Trên cơ sở kết quả khảo sát, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm nân g cao hiệu

quả giám sát của HTKSNB tại KBNN tại Tp Hồ Chí Minh

State Treasury is a monetary management agency under the Ministry ofFinance of Finance with the task of managing the budget fund, an importantresource for both the operation and activities of the State The development strategy

of the State Treasury to 2020 and is aiming to modernize the present State Treasury

to an electronic One with a mission to strengthen the capacity, efficiency,transparency in the management of the financial resources of the State It is donewith the following objectives: to modernize the Treasury, operate safely, efficiently

as well as develop stably which is based on regulation and policy reforms,organizational structure completion associated with the innovation of technologyand development of human resources to properly implement the functions:managing the State budget, financial budget and government debt, auditing the stateaccount in order to strengthen the capacity, efficiency and transparency in thefinancial management of state resources

To better meet the requirements and tasks assigned, it requires the StateTreasury system to have a completely effective internal control system installed atState Treasury branches through the country in general and other State Treasurybranches in Ho Chi Minh city in particular It is also a key objective of this thesis

The aims of the research study are also to assess the present situations to givesolutions to improve the internal control system in the treasury branches at Ho ChiMinh City The author has studied the contents as follows:

The first is to investigate the rationale for the literature review of the internalcontrol system based on five factors in reports issued by COSO They are listed asfollow: control environment; risk assessment; control activities; information andcommunication; supervision These are the basic factors to assess the situation ofthe internal control system at the State Treasury branches in the city Masteringthese factors can help the branches operate effectively by giving exact and reliablefinancial reports within law and regulation framework

Then the author has conducted a statistics survey about actual situation of theinternal control system at these branches in Ho Chi Minh City to give evaluations of

feedbacks that can be used to consult the State budget management about completesolutions to reduce potential risks in the management of budget funds, protect

property from damage, loss, fraud… Especially, to ensure all state workers

compliance with rules and regulations of the branch

Based on the survey results, the authors offer solutions to improve theefficiency of monitoring the internal control system and also propose themanagement for monitoring redress and give remedies thoroughly to ensure thesafety of cash and state property It is also the political tasks of the State Treasury

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CÁM ƠN ii

TÓM TẮT iii

ABSTRACT v

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT x

DANH MỤC CÁC HÌNH xi

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Ý nghĩa và tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Mục tiêu công trình nghiên cứu 1

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

1.4 Phương pháp nghiên cứu 2

1.4.1 Dữ liệu dùng cho nghiên cứu 2

1.4.2 Phương pháp nghiên cứu 2

1.5 Tổng quan tình hình nghiên cứu về HTKSNB 3

1.5.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới 3

1.5.2 Tình hình nghiên cứu trong nước 3

1.6 Đóng góp của đề tài 4

1.7 Kết cấu của luận văn 4

CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 5

2.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB): 5

2.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ 5

2.1.2 Giới thiệu về COSO 7

2.1.3 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 8

2.1.4 Nội dung và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ: 10

2.2.1 Môi trường kiểm soát 12

2.2.2 Đánh giá rủi ro 15

2.2.3 Hoạt động kiểm soát: 16

2.2.4 Thông tin và truyền thông 17

2.2.5 Giám sát: 19

2.3 Mô hình lý thuyết của nghiên cứu 20

2.4 Tóm tắt chương 2 21

CHƯƠNG 3 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 22

3.1 Thiết kế nghiên cứu 22

3.1.1 Phương pháp nghiên cứu 22

3.1.2 Xây dựng thang đo và thiết kế bảng câu hỏi 25

3.2 Thực hiện nghiên cứu định lượng 27

3.3 TÓM TẮT CHƯƠNG 3 29

CHƯƠNG 4 : THỰC TRẠNG VÀ KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÁC NHÂN TỐ CẤU THÀNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC KHO BẠC NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH 30

4.1 Giới thiệu về Kho bạc nhà nước TP.HCM 30

4.1.1 Cơ sở pháp lý 30

4.1.2 Vị trí và chức năng 30

4.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 31

4.1.4 Cơ cấu tổ chức 31

4.2 Khảo sát thực nghiệm và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị kho bạc tại TP HỒ CHÍ MINH 35

4.2.1 Nhân tố môi trường kiểm soát 35

4.2.3 Nhân tố hoạt động kiểm soát 43

4.2.4 Nhân tố hoạt động thông tin truyền thông 44

4.2.5 Nhân tố hoạt động giám sát 47

4.3 Phân tích nhân tố khám phá EFA 48

4.3.1 Phân tích nhân tố khám phá (EFA) ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát nội bộ tại kho bạc Tp Hồ Chí Minh 49

Phân tích nhân tố khám phá (EFA) lần thứ nhất 49

Phân tích nhân tố khám phá (EFA) lần cuối (lần thứ 4) .51

4.4 Phân tích mô hình hồi quy tuyến tính đa biến 53

4.4.1 Mô tả các nhân tố đo lường 53

4.4.2 Phân tích tương quan hệ số Pearson 54

4.4.3 Phân tích hồi quy đa biến 56

4.4.4 Kiểm tra các giả định của mô hình hồi quy 60

4.4.5 Giả định về phân phối chuẩn của phần dư 61

4.5 Tóm tắt chương 4 61

CHƯƠNG 5 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC KHO BẠC TRÊN ĐỊA BÀN TP.HCM 62

5.1 Quan điểm hoàn thiện 62

5.1.1 Mục tiêu hoàn thiện 63

5.2 Một số giải pháp hoàn thiện theo kết quả khảo sát 63

5.2.1 Hoàn thiện nhân tố giám sát 64

5.2.2 Hoàn thiện nhân tố môi trường kiểm soát 65

5.2.3 Hoàn thiện nhân tố Thông tin và truyền thông 67

5.2.4 Hoàn thiện yếu tố kiểm soát 69

5.3 Tóm tắt chương 5 71

TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

PHỤ LỤC 1: 75

PHỤ LỤC 2: 86

PHỤ LỤC 3: 89

PHỤ LỤC 4: 91

CoBIT Control Objectives for Information and Related Technology - chuẩn

quốc tế về quản lý công nghệ thông tin

COSO Committee of Sponsoring Organizations - Ủy ban Treadway về việc

chống gian lận trên báo cáo tài chính

DGRR Đánh giá rủi ro

EAA England Association of Accountant - Hội kế toán Anh quốc

ERM Enterprise Risk Management Franmework - Khuôn khổ Đánh giá rủi ro

doanh nghiệp

FMIT Công ty cổ phần đào tạo tư vấn quốc tế FMIT

HTKSNB HTKSNB

IACA Information System Audit and Control Association - Hiệp hội Kiểm soát

và Kiểm toán Thông tin

IAS International Accounting Standard - Chuẩn mực kế toán quốc tế

IFAC The International Federation of Accountant - Liên đoàn kế toán quốc tếKBNN Kho bạc Nhà Nước

KSNB Kiểm soát nội bộ

MACPA Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - Hội đồng Liên

hiệp các nhà kế toán Malaysia

MIA Malaysian Institute of Accountants - Viện kế toán Malaysia

MTKS Môi trường kiểm soát

NSNN Ngân sách Nhà Nước

TABMIS Treasury And Budget Management Information System - Hệ thống

Thông tin Quản lý Ngân Sách và Kho bạc

TCS Chương trình thu ngân sách nhà nước

TT Thông tin và truyền thông

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.1 Năm yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 12

Hình 2.2: Mô hình lý thuyết về đánh giá HTKSNB 21

Hình 3.1:Sơ đồ nghiên cứu 24

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Ý nghĩa và tính cấp thiết của đề tài

Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) đóng vai trò to lớn trong việc giảm bớt nguy cơ rủi

ro tiềm ẩn trong quản lý quỹ ngân sách, bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gianlận, lừa gạt, trộm cắp Bên cạnh đó, HTKSNB đảm bảo mọi CBCC tuân thủ nội quy, quy chếcủa ngành cũng như các quy định của pháp luật nhằm hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao

Đã có rất nhiều nghiên cứu về HTKSNB trong các doanh nghiệp, công ty, tuy nhiên tại các đơn

vị sử dụng ngân sách nhà nước vấn đề này chưa được nghiên cứu hoặc chỉ nghiên cứu một hoặcmột vài bộ phận trong hệ thống

Với những kiến thức được các thầy cô trường Đại học Công nghệ Tp Hồ Chí Minh trang

bị trong hai năm theo học cao học tại trường, tôi chọn đề tài nghiên cứu khoa học “Hệ thốngkiểm soát nội bộ tại các KBNN trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh – Thực trạng và giải pháp hoànthiện” nhằm góp phần giảm bớt những nguy cơ, rủi ro thất thoát trong công tác quản lý nhà nước

về quỹ Ngân sách nhà nước, các quỹ Tài chính nhà nước và các quỹ khác của nhà nước đượcgiao quản lý Đồng thời nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, KSNB hệ thống trên các lĩnhvực hoạt động nghiệp vụ và quản lý nội bộ; phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát để kịp thờiphát hiện, chấn chỉnh và ngăn ngừa các sai phạm đảm bảo ổn định hệ thống KBNN nói chung vàKho bạc địa phương nói riêng

1.2 Mục tiêu công trình nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiê n cứu giải quyết các mục tiêu sau đây:

- Hệ thống hóa lý luận HTKSNB trong lĩnh vực tài chính công

- Đánh giá thực trạng HTKSNB tại các KBNN trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

- Đưa ra những tồn tại và giải pháp góp phần hoàn thiện HTKSNB tại các kho bạc quận(huyện) trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu thực trạng hoạt động của HTKSNB tại các Kho bạc trên địa bàn Tp Hồ ChíMinh

Thời gian thực hiện nghiên cứu: từ tháng 07/2013 đến 12/2014

Khảo sát các yếu tố của hệ thống KSNB tại 24 KBNN Quận, Huyện trên địa bàn Tp HồChí Minh Tiếp cận HTKSNB theo 5 bộ phận cấu thành chứ không theo từng chu trình nghiệp vụnên HTKSNB được thể hiện dưới góc nhìn chung nhất

1.4 Phương pháp nghiên cứu

1.4.1 Dữ liệu dùng cho nghiên cứu

Nghiên cứu này sử dụng nhiều nguồn dữ liệu, gồm:

Dữ liệu thứ cấp: Luật ngân sách, các quyết định, các thông tư, các công văn, các báo cáo,các kế hoạch của Bộ Tài Chính ( BTC) các phòng, ban tại Kho bạc

Dữ liệu sơ cấp: các bảng điều tra khảo sát, thu thập từ các chuyên gia để thực hiện nghiêncứu định lượng

1.4.2 Phương pháp nghiên cứu

Dựa trên các tài liệu đã nghiên cứu của các chuyên gia và kế thừa các nghiên cứu khảosát về HTKSNB để rút ra các nhân tố cơ bản Từ đó xây dựng bảng câu hỏi khảo sát và chọnmẫu

Thực hiện phỏng vấn nhóm chuyên gia, bao gồm 30 người là đại diện 24 Kho bạc tại Tp

Hồ Chí Minh

Sau khi nghiên cứu định tính, tác giả tiến hành nghiên cứu định lượng là dùng phươngpháp thống kê mô tả, tổng hợp bảng câu hỏi khảo sát để nghiên cứu về những quan điểm nhậnthức của CBCC ở các kho bạc nhà nước (KBNN) để đưa ra kết luận cần thiết

Bảng câu hỏi được thiết kế dựa trên thang đo Likert 5 mức độ nhằm đánh giá mức độquan trọng của các nhân tố ảnh hưởng đến “HTKSNB”

1.5 Tổng quan tình hình nghiên cứu về HTKSNB

1.5.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới

Năm 1992, tại Hoa kỳ, COSO đã cho ra đời báo cáo đầu tiên về HTKSNB, tạo nên một

khởi đầu và tiếng nói chung cho các doanh nghiệp và tổ chức; chính phủ Hoa Kỳ ban hành luậtSarbanes- Oxley quy định triển khai KSNB cho tất cả các công ty niêm yết trên sàn giao dịchchứng khoán, làm mở màn cho giai đoạn phát triển HTKSNB tại quốc gia này và lan truyền trênthế giới

Học viện KSNB ICI ra đời tại Hoa Kỳ và chi tiết các công cụ phương phá p nhằm hoànchỉnh hệ thống KSNB

Năm 2012, viện FMIT đã chính thức hợp tác với viện KSNB ICI là đối tác độc quyền

khai thác hệ thống KSNB tại Việt Nam

1.5.2 Tình hình nghiên cứu trong nước

Đề tài “Hệ thống KSNB tại KBNN Quận 10- TP HCM - thực trạng và giải pháp hoàn

thiện năm 2005 của thạc sĩ Nguyễn Thanh Huyền” Luận văn đã nêu lên thực trạng hệ thống

KSNB tại KBNN Quận 10 và đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tạiKBNN Quận 10

Đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN Khánh Hòa, năm

2012 của thạc sĩ Đỗ Thị Thu Trang” đề tài đưa ra những giải pháp KSNB về công tác chi

thường xuyên tại tỉnh Khánh Hòa không bao quá t cho toàn bộ hệ thống KSNB tại các kho bạctrên địa bàn

Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí

Việt Nam của thạc sĩ Hoàng Thị Thanh Thủy, năm 2011” Luận văn đã phân tích đánh giá tình

hình triển khai hoạt động KSNB, nêu ra những thành tựu hạn chế trong công tác KSNB và đề ranhững giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tổng công ty Tài chính Cổ phầ n Dầu khíViệt Nam

Như vậy các công trình nghiên cứu trên đã nghiên cứu các vấn đề chủ yếu sau: Thực trạng

kiểm soát thu, chi ngân sách tại đơn vị, thực trạng kiểm soát nội bộ tại tác công ty… nhận thấymặt tồn tại của đơn vị từ đó đề ra các giải pháp để hoàn thiện Tuy nhiên tác giả đề xuất nhữnggiải pháp về KSNB trong các công trình này là những đề xuất mang tính chất chung cho các đơn

vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp, công ty mà chưa đưa ra được những giải pháp thiếtthực để các đơn vị vận dụn g nhằm đóng góp nhất định vào việc hạn chế rủi ro, ngăn ngừa đếnmức thấp nhất những sai sót có thể xảy ra trong tương lai

Mặc dù có nhiều luận văn nghiên cứu về KSNB đã công bố nhưng hiện nay chưa có côngtrình nào nghiên cứu về KSNB tại KBNN Tp Hồ Chí Minh Vì vậy, tác giả đã thực hiện đề tài:

“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các KBNN trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh ” nhằm góp

phần nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ và tăng tính hiệu quả trong việc quản lý an toàn tiền

và tài sản Nhà nước

1.6 Đóng góp của đề tài

Đề tài xác định được ý nghĩa quan trọng trong công tác kiểm tra kiểm soát thông qua việc

phân tích những cơ sở lý luận về HTKSNB, những mặt hạn chế, các nhân tố ảnh hưởng, các thủtục và trình tự KSNBtại các Kho bạc

Đề tài nêu được thực tế n hững mặt đã đạt được, những vấn đề còn tồn tại của công tác

KSNB tại các đơn vị Kho bạc nhà nước, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm giảm thiểu nhữngsai sót, gian lận để góp phần vào sự phát tri ển trong tương lai của KBNN Tp Hồ Chí Minh

1.7 Kết cấu của luận văn

Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về HTKSNB

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu

Chương 4: Thực trạng và kết quả nghiên cứu hệ thống KSNB tại các Kho bạc

Chương 5: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại các Kho bạc

CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

2.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB):

2.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ

Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu về kiểm toán

Lúc đó KSNB được hiểu như là một biện pháp để bảo vệ tiền không bị các nhân viên gian lận.Sau đó trong nhiều năm khái niệm này dần được mở rộng: Người ta cho rằng KSNB không chỉ

bảo vệ tài sản (không chỉ có tiền) mà còn nhằm bảo đảm việc ghi chép kế toán chính xác, nângcao hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ các chính sách của nhà quản lý Tuy nhiên cho

đến năm 1992, KSNB vẫn chỉ dừng lại là một phương tiện phục vụ cho các kiểm toán viên trong

quá trình kiểm toán báo cáo tài chính

Theo chuẩn mực đánh giá rủi ro và KSNB IAS 400, HTKSNB là toàn bộ những chínhsách và thủ tục kiểm soát do ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặtchẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Điều này chứng tỏ HTKSNB là công

cụ hữu ích để ban giám đốc kiểm s oát được tất cả các công việc trong đơn vị

Bên cạnh đó văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà

kế toán Malaysia (MACPA) và Viện kế toán Malaysia (MIA) đưa ra như sau: “HTKSNB là cơcấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấpnhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hànhkinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của ban quản trị,bảo vệ tài sản, ngăn chăn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, hoàn thiện sốliệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính Phạm vi của HTKSNBcòn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thố ng kế toán Mọinguyên lý riêng của HTKSNB được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là KSNB”

Ta thấy nội dung công viêm của HTKSNB mà MACPA và MIA đưa ra gần giống với nội dung

mà IAS đã nêu bên trên

Theo Hội kế toán Anh quốc (EAA) định nghĩa về HTKSNB như sau: “Một hệ thốngkiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Banquản lý nhằm:

- Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả;

- Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị;

- Giữ an toàn tài sản;

- Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻcủa HTKSNB được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ ”

Hay là Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa KSNB như sau: “KSNB baogồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhậntrong danh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của

dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt đ ộng và khuyến khích việc thực hiện cácchính sách quản lý lâu dài” Theo nội dung của AICPA đưa ra, KSNB chuỗi các phương pháp

được đưa vào đơn vị để kiểm soát tài sản, kiểm soát tài liệu, dữ liệu tăng cường hiệu quả hoạtđộng

Hoặc là theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì: “HTKSNB là kế hoạch của đơn vị vàtoàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo.HTKSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự vàkinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn,phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịpthời, đáng tin cậy” Nội dung này được hiểu như phần nào mà IFAC đã trình bày ở trên

Còn theo tập 2 Giáo trình Đại học Kế toán chuyên nghiệp Canada: “HTKSNB được địnhnghĩa là hệ thống những quy định tài chính và quy định không tài chính Hệ thống này do cácnhà quản lý doanh nghiệp lập ra để điều hành quản lý kinh doanh theo trình tự và có hiệu quả

Đảm bảo tôn trọng mọi quy chế quản lý, giữ an toàn cho tài sản, duy trì chế độ ghi chép kế toánđầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính đúng thời hạn ”

Tóm lại, có rất nhiều định nghĩa về HTKSNB nhưng nhìn chung đều chứng mình rằngHTKSNB là quá trình công việc được ban giám đốc đề ra và yêu cầu tất cả các bộ phận phảithực hiện theo nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức

2.1.2 Giới thiệu về COSO

Năm 1985 Ủy ban COSO (Committee of Sponsoring Organizations) là Ủy ban thuộc Hộiđồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính được thành lập COSO được

thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bội, cụ thể là nhằm thống nhất định nghĩa về kiểmsoát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau và đư a các bộ phận cấu thàn h

để giúp các đơn vị có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu Đây là Ủy ban các

Tổ bảo trợ của Ủy ban Treadway (COSO) , là một sáng kiến chung của năm tổ chức khu vực tư

nhân được liệt kê ở bên trái và được dành riêng để cung cấp cho lãnh đạo tư tưởng thông qua sự

phát triển của các khuôn khổ và hướng dẫn về quản lý rủi ro doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ vàgian lận răn đe

Báo cáo Committee of Sponsoring Organizations - COSO 1992 là kết quả của một quátrình nghiên cứu của Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ cho Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về chốnggian lận báo cáo tài chính (BCTC) Báo cáo này gồm 353 trang, chia làm 4 phần:

- Tóm tắt dành cho nhà quản lý

- Khuôn khổ chung của KSNB

- Báo cáo cho bên ngoài

- Các công cụ đánh giá KSNB

Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về KSNBmột cách đầy đủ và có hệ thống Đặc điểm nổi bật của nó là một tầm nhìn rộng và mang tínhquản trị, trong đó KSNB không còn chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được

mở rộng ra cho các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ

Báo cáo COSO mở đầu cho hàng loạt các công trình nghiên cứu và ứng dụng về KSNB

dưới nhiều góc độ khác nhau:

Dưới góc độ phục vụ cho quản trị doanh nghiệp, nhiều công trình tiếp tục phát triển các

kỹ thuật đánh giá hệ thống KSNB để hạn chế rủi ro Nhiều công ty tư vấn đã phát triển các dịch

vụ tư vấn về KSNB Gần đây, COSO xúc tiến việc xây dựng Khuôn khổ Đánh giá rủi ro doanhnghiệp (Enterprise Risk Management Franmework – viết tắt ERM) trên cơ sở của bá o cáoCOSO 1992 Bản dự thảo đã hình thành và công bố vào tháng 7.2003

Dưới góc độ KSNB trong môi trường máy tính, năm 1996 Hiệp hội Kiểm soát và Kiểm

toán Thông tin (Information System Audit and Control Association – viết tắt IACA) đã đưa racác mục tiê u kiểm soát cho công nghệ thông tin và các kỹ thuật liên quan (Control Objectionand Related Technology – gọi tắt là CoBIT)

Ngoài ra, tổ chức nghề nghiệp ở một số quốc gia đã xây dựng và ban hành các Khuônkhổ về KSNB, trong đó nổi bật là Báo cáo COSO 19 95 (Criteria of Control Board of CanadianInstitute of Chartered Accountants) của Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Canada

Năm 1992, báo cáo COSO về KSNB được ban hành; bao gồm 05 thành phần: môi trường

kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và giám sát

Đặc điểm nổi bậc của báo cáo COSO là một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong

đó KSNB không còn chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng ra cho

các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ

2.1.3 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO

Định nghĩa KSNB do COSO đưa ra năm 1992: KSNB là một quá trình bị chi phối bởingười quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một

sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu càng hiệu quả

Trong đó, hiểu theo cách khai quát nhât là :

KSNB là một quá trình, bởi: HTKSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách đượcthực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trongdoanh nghiệp

KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: Vì KSNB không chỉ là những chínhsách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập mà phải bao gồm cả yếu tố con người - Hội đồngquản trị, ban giám đốc, nhân viên của tổ chức Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát vàthiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng Cụ thể: hội đồng quản trị và các nhà quản trịcấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho quy trìnhKSNB hiệu quả, giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục Tất cả các thànhviên của tổ chức để tham gia vào quy trình này

Bên cạnh đó, không thể yêu cầu tuyệt đối thực hiện được các mục tiêu đối với KSNB màchỉ có thể yêu cầu cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện mục tiêu Nguyên nhânbởi luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người khi vận hành hệthống kiểm soát, dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu Việc KSNB có thể làm là ngănchặn và phát hiện sai phạm nhưng không thể đảm bảo chắc chắn sẽ không xảy ra sai phạm nữa.Bên cạnh đó, quyết định của KSNB còn tùy thuộc vào nguyên tắc cơ bản: sự đánh đổi lợi ích -chi phí, chi phí kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đ ợi từ quá trình kiểm soát Vì vậy,KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ

được thực hiện

Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến

lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung của toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng

hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp

sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính,

sự tuân thủ pháp luật và các quy định Để đạt được các mục tiêu này, cần dự trên cơ sở cácchuẩn mực đã được thiết lập Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức

đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin trường t hông và vấn đề

giám sát.

2.1.4 Nội dung và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Nội dung của HTKSNB theo Quyết định số 36/2006/QĐ -NHNN ban hành ngày

01/8/2006 được hiểu là bao gồm các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ

chức của tổ chức tín dụng được thiết lập trên cơ sở phù hợp với pháp luật hiện hành và được tổchức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý kịp thời các rủi ro và đạt đượccác mục tiêu mà tổ chức đã đặt ra

Bên cạnh đó, mục tiêu của HTKSNB cũng chỉ rõ là: thực hiện các mục tiêu, chính sáchlớn của tổ chức, thông qua việc thực hiện các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau đây:

+ Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lựcmột cách kinh tế, an toàn và có hiệu quả

+ Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ vàkịp thời

+ Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các cơ chế, quy trình, quy định nội bộ

Tuy nhiên, theo COSO 1992 thì nội dung của HTKSNB: thực chất là các hoạt động, biệnpháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để

đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được những mục tiêu đặt ra một cách hợp lý

Và mục tiêu được đưa ra là có 4 mục tiêu chính được xác định rõ ràng và phân chia đề u cho 2dạng của HTKSNB:

+ Bảo vệ tài sản của tổ chức

+ Đảm bảo thông tin kế toán chính xác và tin cậy

+ Thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh

+ Khuyến khích sự gắn bó của công nhân viên đối với các chính sách của công ty

Nhìn chung ta thấy có sự phát triển rõ rệt giữa hai nội dung mà COSO đã phát triển từ

năm 1992 đến năm 2006 Phần nội dung và mục tiêu của HTKSNB năm hai 2006 chặt chẽ hơn

về tầm bao quát công việc và mục tiêu làm việc cũng được làm rõ hơn.

2.2 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong nội dung báo cáo COSO năm 1992, năm yếu tố cấu thành của HTKSNB bao gồm

môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám

sát Đây là kết quả làm việc của Ban soạn thảo sau rất nhiều cân nhắc và xe m xét ý kiến đónggóp từ nhiều nguồn khác nhau và hình 2.1 thể hiện rõ những yếu tố cơ bản đ ã trình bày, mà cụthể là:

+ Môi trường kiểm soát, bao gồm việc tạo lập một cơ cấu và kỷ cương trong toàn bộ hoạtđộng của đơn vị

+ Đánh giá rủi ro, liên quan đến việc nhận biết, phân tích và lựa chọn những giải pháp đối

phó với các sự kiện bất lợi cho đơn vị trong việc thực hiện các mục tiêu

+ Các hoạt động kiểm soát bao gồm các phương thức cần thiết để kiểm soát như xétduyệt, phân quyền, kiểm tra, phân tích rà s oát … trong từng hoạt động cụ thể của đơn vị

+ Thông tin và truyền thông liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyền

đạt thông tin hữu hiệu trong toàn tổ chức, phục vụ cho việc thực hiện tất cả các mục tiêu KSNB.Trong điều kiện tin học hóa, hệ thống thông tin còn bao gồm cả việc nhận thức, phát triển và

duy trì hệ thống phù hợp với đơn vị

+ Giám sát bao gồm các hoạt động kiểm tra và đánh giá thường xuyên và định kỳ nhằmkhông ngừng cải thiện KSNB, kể cả việc hình thành và duy trì công tác KSNB

Hình 2.1 Năm yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 2.2.1 Môi trường kiểm soát

MTKS là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn

bộ thành viên trong tổ chức Hay nói cách khác, MTKS được xem là nền tảng cho tất cả các yếu

tố khác trong KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp , tạo lậpmột nền nếp kỷ cương, đạo đức và cơ cấu cho tổ chức Nó thể hiên thông qua tính kỷ luật, cơcấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành…

 Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong công ty:

Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên Mỗi nhân viên là một chi tiếtcấu thành nên bộ máy c ủa công ty Vì vậy, tính trung thực và đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo

môi trường thuận lợi để liên kết và phát huy sức mạnh tập thể giúp công ty hoàn thành kế hoạch,đạt được mục tiêu của mình Đội ngũ nhân viên là chủ thế trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm

soát trong hoạt động của công ty, nếu nhân viên có năng lực, tin cậy, học vấn cao, đáng tin cậynhiều quá trình kiểm soát có thể không được thực hiện thì vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề racủa KSNB Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận dụng các chính sách, thủ tụckiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trungthực về phẩm chất đạo đức thì HTKSNB không thể phát huy hiệu quả

Để có được một đội ngũ nhân viên tốt, các nhà quản lý DN cần có nhữn g chính sách cụ

thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Mộtchính sách nhân sự tốt là một nhân tố đảm bảo cho MTKS hoạt động hiệu quả

 Triết lý quản lý và phong cách điều hành : tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu

quả công việc của lãnh đạo Bộ máy của công ty hoạt động tùy thuộc vào phong cách, triết lýquản lý, điều hành của Ban giám đốc, nó ảnh hưởng rất lớn đến MTKS của tổ chức, bao gồmkhả năng nhận thức và giám sát được rủi ro trong kinh doanh

Đặc thù về quản lý là quan điểm khác nhau của nhà quản lý đơn vị đối với báo cáo tài

chính cũng như đối với rủi ro kinh doanh Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực,cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chín h đồng thời

có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh MTKS sẽ hoạt động hiệu quả do ýmuốn thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu đã đề ra của nhà quản lý

Ngược lại nếu nhà quản lý có tư tưởng gian lận, không lành mạnh thì rất có thể báo cáo tài chính

sẽ ẩn chứa các sai phạm và từ đó MTKS sẽ không mạnh và có thể yếu kém

Nhận thức của Ban giám đốc về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp,

về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việcphải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình sản xuất kinh doanh Tất cả tạo ramột môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên công ty nhận thức được tầm quan trọng củaHTKSNB tốt hơn, tạo sự phát triển bền vững cho công ty

 Cách thức thiết lập quyền lực và trách nhiệm cũng như việc tổ chức và phát triển

công việc trong tổ chức: Mỗi người phải nhận thức được công việc của mình có ảnh hưởng như

thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của đơn vị Cơ cấu tổ chức của một đơn vịthực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổchức được xây dựng hợp lý trong công ty sẽ góp phần tạo ra MTKS tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý

đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dư ới trong việc ban hành các quyết định, triển

khai các quyết định đó cũng như việc giám sát thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ công

ty Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và saisoát trong hoạt động tài chính kế toán của công ty

 Những chỉ đạo hướng dẫn của Ban giám đốc: Các nhà quản lý luôn muốn thiết lập

MTKS hiệu quả và cách thức điều hành đúng theo các chính sách của công ty đặt ra

Ví dụ những chỉ đạo, hướng dẫn của Ban giám đốc về hệ thống kế hoạch và dự toán, baogồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố

định, đặc biệt là kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọng của quá trình kiểm soát Nếu

công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc, nó sẽ trở thành một công cụkiểm soát hữu hiệu Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thựchiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện kịp thờinhững vấn đề bất thường và từ đó xử lý, điều chỉnh kế hoạch

Tóm lại, MTKS có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát MTKSmạnh sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của HTKSNB Tuy nhiên MTKS mạnh không

đồng nghĩa là HTKSNB mạnh MTKS mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn

HTKSNB

2.2.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc n hận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến việcđạt được các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu bán hàng, sản xuất marketing, tài chính và các

hoạt động khác sao c ho tổ chức đạt được mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt

động Hay nói khác hơn, đánh giá rủi ro là phải nhận thức được và đối phó với các rủi ro mà tổ

chức có thể gặp phải

Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức, doanhnghiệp nào trong quá trình sản xuất kinh doanh đều phải đối mặt với rủi ro Những rủi ro này cóthể do bản thân doanh nghiệp hay từ môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài tác động.Rủi ro bên trong doanh nghiệp thường do các nguyên nhân: Mâu thuẫn về mục đích hoạt động,các chiến lược của doanh nghiệp đưa ra cản trở việc thực hiện các mục tiêu Sự quản lý thiếuminh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của

hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở Tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịpvới sự thay đổi, mở rộng của sản xuất Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra,kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm

Bên cạnh đó, các yếu tố bên ngoài như thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vậnhành, thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm v à dịch vụ hiện hành bị lỗi thời,hoặc xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần, hay sự banhành của một đạo luật hay chính sách mới ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức

Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro

hiện hữu và tiềm ẩn Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định c ácbiện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng

Quy trình đánh giá rủi ro qua các giai đoạn như sau: Trước hết muốn đánh giá được rủi

ro, kiểm soát viên cần phải xác định được đối tượng cần kiểm soát, đối tượng cần kiểm soát cóthể được xác định dựa trên yêu cầu của lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp Sau khi đã xác

định được đối tượng cần kiểm soát, đánh giá rủi ro, kiểm soát viên cần phải tìm hiểu rõ về đối

tượng đó, tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của từng đối tượng Đây là bước vô cù ng

quan trọng và không thể thiếu được trong quy trình đánh giá rủi ro, vì khi đã nắm rõ được cácnhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của đối tượng, các kiểm toán viên có thể đưa ra những nhận địnhhay kiến nghị chính xác hơn Sau khi xác định được các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro của từng

đối tượng, kiểm soát viên sẽ nhận dạng rủi ro đó Đây là quá trình xác định liên tục và có hệ

thống các rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp Nhận dạng rủi ro bao gồm các công việc nhưtheo dõi, xem xét các hoạt động, môi trường hoạt động của doanh nghiệp nhằm thống kê đượcnhững rủi ro đã và đang xảy ra, bên cạnh đó có thể dự báo được những rủi ro có thể xảy ra, trên

cơ sở đó đưa ra đánh giá rủi ro và các giải pháp kiểm soát rủi ro thích hợp

Trên cơ sở những rủi ro có thể xảy ra, bộ phận HTKSNB lựa chọn các nhân tố chủ yếu và

sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để làm cơ sở đánh giá Do có nhiều rủi ro nên kiểm toán viên cần lựachọn những rủi ro quan trọng nhất (thường xếp theo bậc từ 5 đến 10) để xem xét Công việc nàythực hiện dựa trên kinh nghiệm của kiểm toán viên đối với đối tượng cần đánh giá rủi ro, kếthợp với thông tin tham khảo từ ban quản lý và các nguồn khác Chẳng hạn đối với hoạt động

huy động vốn từ ngân hành, cần đánh giá ra rủi ro về biến động lãi suất, rủi ro môi tr ường trong

và ngoài nước, rủi ro đạo đức của cán bộ huy động

2.2.3 Hoạt động kiểm soát:

Hoạt động kiểm soát là những chính sách, và thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các chỉthị của nhà quản lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu và nó diễn ra ở mọi cấp độ của

và mội hoạt động của tổ chức

Hoạt động kiểm soát bao gồm có chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát Chính sáchkiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát Cònthủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát Chính sách kiểmsoát có thể được tài liệu hóa một cách đầy đủ và có hệ thống hoặc được lưu hành theo kiểutruyền miệng Điều quan trọng là chính sách kiểm soát cần được áp dụng một cách nhất quánvới sự nhận thức đầy đủ của những cá nhân thực hiện chính sách hơn là hình thức lưu trữ củabản thân chính sách đó

Có rất nhiều loại họat động kiểm soát khác nhau mà tổ chức có thể thiết kế và áp dụng

như kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp, hay kiểm soát thủ công, kiểmsoát trông môi trường máy tính và kiểm soát quản lý Tuy nhiên, trên thực tế, xét về mục đích

thì người ta thường chia hoạt động kiểm soát thành 3 loại: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát pháthiện và kiểm soát bù đắp Cụ thể, kiểm soát phòng ngừa là hoạt động kiểm soát ngăn ngừa, giảmthiểu khả năng xảy ra sai xót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu của tổ chức Trong

khi đó, kiểm soát phát hiện là hoạt động nhằm phát hiện kịp thời ra các hành vi sai xót hoặc gian

lận đã được thực hiệ n Cuối cùng, sau khi phát hiện sai xót, gian lận thì tổ chức phải thay thế cáchoạt động kiểm soát đã bị “qua mặt” này bằng những hoạt động kiểm soát khác hữu hiệu hơn và

đó cũng là kiểm soát bù đắp

2.2.4 Thông tin và truyền thông

Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong tổ chức dưới cáchình thức và thời gian thích hợp, sao cho nó giúp mọi thành viên trong tổ chức th ực hiện đượcnhiệm vụ của mình Thông tin và truyền thông tạo ra các báo cáo, cung cấp các thông tin cầnthiết cho việc quản lý và kiểm soát tổ chức

Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuốngcấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mìnhtrong kiểm soát nội bộ cũng như hoạt độ ng của từng cá nhân có tác động tới công việc của

người khác ra sao Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu với các đối tượng bênngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý… Thông tin và truyền thông cần thiết để

thực hiện mục tiêu của KSNB

Thông tin: Mọi bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thông tin cầnthiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình Điều kiện đầu tiên đảm bảo thông tin thích hợp và

đáng tin cậy là thông tin phải được ghi chép kịp thời, phân loại đúng đắ n các nghiệp vụ và sự

kiện, được chuyển đi dưới những biểu mẫu và lộ trình bảo đảm nhân viên thực hiện chức năng

trong KSNB Do đó, HTKSNB đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ phải lập các chứng từ đầy đủ Khảnăng ra quyết định của các nhà lãnh đạo bị ảnh hưởng b ởi chất lượng của những thông tin như

tính thích hợp, tính kịp thời, cập nhật, chính xác và có thể sử dụng được Mọi hệ thống thông tinthích hợp phải tạo ra các báo cáo về hoạt động, tài chính, những vấn đề tuân thủ hỗ trợ cho việc

điều hành và kiểm soát những hoạt động Nó không chỉ bao gồm những dữ liệu bên trong mà

còn xem xét các thông tin bên ngoài, những điều kiện và hoạt động cần thiết ra quyết định vàbáo cáo

Một hệ thống thông tin tốt cần phải có những đặc điểm cơ bản như sau:

- Có thể thu thập thông tin cần thiết từ bên ngoài và bên trong chuyển đến người quản

lý bằng các báo cáo thích hợp

- Bảo đảm thông tin được cung cấp đúng chỗ, đủ chi tiết trình bày thích hợp và kịp thời

- Rà soát và phát triển hệ thống thông tin trên cơ sở một ch iến lược dài hạn

- Sự hậu thuẫn mạnh mẽ của người quản lý đối với việc phát triển hệ thống thông tin

Chính vì vậy, khi thiết kế hệ thống, phải tính đến những yêu cầu trên và thông tin cần

được điều chỉnh để ngày càng hoàn thiện hơn, phục vụ cho nhà qu ản lý và các cá nhân trong tổ

chức, doanh nghiệp

Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin, đó là việc trao đổi và truyền đạt cácthông tin, cần thiết tới các bên có liên quan cả trong và ngoài doanh nghiệp Bản thân mỗi hệthống thông tin đều có chức năng truyền thông, bởi có như vậy thì những thông đã được thuthập và xử lý mới có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để giúp họ thực hiện được tráchnhiệm của mình Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dướihoặc từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ tổchức Các cá nhân nhận được thông báo rõ ràng từ nhà lãnh đạo cấp cao về trách nhiệm của bảnthân họ trong KSNB Họ phải hiểu được vai trò của bản thân đối với hệ thống KSNB, đối vớicác thành viên khác trong tổ chức Ngoài ra cũng cần có sự truyền thông hiệu quả từ bên ngoài

tổ chức Truyền thông có tính hiệu quả phải có những đặc điểm cơ bản như sau:

- Duy trì sự truyền thông hữu hiệu về trách nhiệm về nghĩa v ụ của mỗi thành viên

- Thiết lập các kênh thông tin ghi nhận các hạn chế hay yếu kém trong hoạt động.

- Xem xét và chấp nhận những kiến nghị của nhân viên trong việc cải tiến hoạt động

- Đảm bảo truyền thông giữa các bộ phận

- Mở rộng truyền thông với bên ngoài

- Phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo đức của đơn vị

- Theo dõi phản hồi thông tin

Xuất phát từ mối quan hệ không thể tách rời giữa thông tin và truyền thông nên hai kháiniệm này được trình bày chung cấu thành một bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ thông tin

và truyền thông phải đảm bảo “phủ sóng” đến mọi bộ phận, phòng ban, cá nhân trong từngdoanh nghiệp cũng như các đối tượng có liên quan Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên tất

cả các lĩnh vực, thông tin và truyền thông có vai trò ngày càng quan trọng trong việc giúp doanhnghiệp đạt được các mục tiêu của mình để tồn tại và phát triển

2.2.5 Giám sát:

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian.Những khiếm khuyết của HTKSNB cần được phát hiện kịp thời để có biện pháp khắc phục càngsớm càng tốt HTKSNB cần được giám sát để đánh giá chất lượng hoạt đ ộng của hệ thống quathời gian và việc giám sát cần được thực hiện thường xuyên, định kỳ hoặc đôi khi phải kết hợp

cả hai

Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng ngày của

đơn vị, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thường nhật và các hoạt động khác mà nhân

viên tiến hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hàng ngày Bên cạnh việc gi ám sát thườngxuyên này, doanh nghiệp cần có một cách nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu củatoàn hệ thống Đó chính là sự đánh giá hệ thống định kỳ, mặt khác giám sát định kỳ còn giúp

đánh giá tính hữu hiệu của việc giám sát thường xuyên

Tóm lại, giám sát thường xuyên được thực hiện ngay trong các hoạt động hàng ngày và

thường xuyên lặp đi lặp lại Hay nói khác hơn, giám sát thường xuyên được tiến hành ngaytrong các hoạt động thường nhật, do vậy sẽ hiệu quả cao hơn so với giám sát định kỳ Lý do là

giám sát định kỳ được thực hiện sau khi sự việc đã x ảy ra nên các vấn đề phát sinh thường được

phát hiện nhanh chóng hơn trong giám sát thường xuyên Nế u tổ chức hay doanh nghiệp thựchiện việc giám sát thường xuyên thì thậm chí không cần giám sát đị nh kỳ hay có thể thực hiện

vài năm một lần và ngược lại

2.3 Mô hình lý thuyết của nghiên cứu

Trong phần giới thiệu tại mục 2.2 của chương này và sau khi thống nhất ý kiến với cáclãnh đạo kho bạc, các chuyên gia tại cuộc thảo luận, mô hình lý thuyết được thố ng nhất để thựchiện nghiên cứu dựa trên nền tảng các yếu tố cấu thành HTKSNB trong bảng báo cáo COSO

năm 1992 Và các giả thuyết của các yếu tố được đặt ra như sau (hình 2.2):

H1: Môi trường kiểm soát tác động đến sự hoàn thiện môi trường KSNB kho bạc tại Tp.

Hình 2.2: Mô hình lý thuyết về đánh giá HTKSNB 2.4 Tóm tắt chương 2

Nội dung chương 2 được tác giả trình bày rõ khái niệm HTKSNB và Ủy Ban COSO cũng

như các yếu tố cấu thành HTKSNB Qua đó, HTKSNB được tác giả giải thích rõ qua 5 yếu tố cơ

bản: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giámsát Năm yếu tố này có mối quan hệ mật thiết và không tách rời nhau mà có quan hệ chặt chẽ vớinhau Nhà quản lý cần đánh giá các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu Hoạt

động kiểm soát được tiến hành nhằm đảm bảo rằng các chỉ thị của nhà quản lý rủ i ro được thực

hiện trong thực tế Trong khi đó, các thông tin thích hợp cần phải được thu thập và quá trình trao

đổi thông tin phải diễn ra thông suốt trong toàn bộ tổ chức Quá trình trên cần được giám sát đểđiều chỉnh lại hệ thống kiểm soát nội bộ khi cần thiết (Hình 2.2)

CHƯƠNG 3 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Chương 2 đã trình bày cơ sở lý thuyết về HTKSNB Từ đó mô hình nghiên lý thuyết

cũng đã được xây dựng Chương 3 sẽ giới thiệu phương pháp nghiên cứu được sử dụng để xâydựng và đánh giá các thang đo lường và các khái niệm nghiên cứu, kiểm định mô hình lý thuyết

3.1 Thiết kế nghiên cứu

3.1.1 Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp gồm: (1) Nghiên cứu định tính và (2)Nghiên cứu định lượng Đối tượng nghiên cứu là các KBNN thuộc Tp Hồ Chí Minh

Nghiên cứu định tính: là một dạng nghiên cứu khám phá trong đó dữ liệu được thu thập ởdạng định tính Nghiên cứu định tính được thực hiện thông qua phương pháp thảo luận nhóm tậptrung với các lãnh đạo, cán bộ công chức, các chuyên viên của các kho bạc trên địa bàn thànhphố, tham khảo ý kiến các giảng viên, thu thập tài liệu từ sổ điều chỉnh, sổ từ chối khách hàng,bài viết trên diễn đàn KBNN Tp Hồ Chí Minh nhằm khám phá ra các nhân tố của hệ thốngkiểm soát nội bộ để hoàn thiện hơn hệ thống ki ểm soát nội bộ tại các kho bạc tại Tp Hồ ChíMinh

Trên cơ sở các thông tin có được sau khi thảo luận nhóm, các biến của thang đo được

kiểm định và bổ sung phù hợp với điều kiện hoạt động KSNB tại kho bạc Từ đó, hình thànhbảng hỏi và bảng hỏi này đượ c xây dựng dựa trên cơ sở mô hình nghiên cứu của đề tài nhằm thuthập thông tin đưa vào phân tích và kiểm định các giả thuyết nghiên cứu

Nghiên cứu định lượng: được thực hiện thông qua số liệu thu thập từ bảng câu hỏi đượcphát trực tiếp cho các lãnh đạo phỏng vấn Các lãnh đạo là những giám đốc, phó giám đốc,

trưởng phòng, phó phòng các kho bạc quận, huyện và một số nhân viên có chuyên môn sâu

trong từng nghiệp vụ ảnh hưởng đến HTKSNB… Các câu hỏi được đo lường dựa trên thang đoLikert 5 mức độ Trong nghiên cứu này, tác giả sử dụng phương pháp lấy mẫu định mức kết hợpvới thuận tiện Lý do tác giả chọn phương pháp lấy mẫu phi xác suất này là nhằm tiết kiệm thời

gian và chi phí, đồng thời mẫu vẫn có thể đại diện cho đám đông nghiên cứu Mẫu được chọn

theo nhóm cụ thể được phân ra như sau:

Nhóm 1: Kho bạc Q.1, Kho bạc Q.3, Kho bạc Q.5

Nhóm 2: Kho bạc Q.10, Kho bạc Q.11, Kho bạc Q.Tân Bình

Nhóm 3: Kho bạc Q.12, Kho bạc Q.Tân Phú, Kho bạc H.Hóc Môn

Nghiên cứu được thực hiện vào tháng 12 năm 2014 với số lượ ng mẫu là khoảng 125

Thang đo được kiểm định sơ bộ bằng công cụ thống kê mô tả, hệ số tin cậy Cronbach’s Alpha,

phân tích nhân tố khám phá (EFA) với phần mềm SPSS phiên bản 20.0 Phân tích tương quan,hồi quy tuyến tính được sử dụng để kiểm định mô hình và các giả thuyết nghiên cứu

Phương pháp xử lý dữ liệu: dữ liệu nghiên cứu được tiến hành xử lý theo các bước sau:(1) Đánh giá độ tin cậy và giá trị của thang đo thông qua hệ số Cronbach’s Alpha (α).Qua đó, các biến có hệ số tương quan biến - tổng nhỏ hơn 0.3 sẽ bị loại và thang đo sẽ được

chấp nhận khi hệ số Alpha lớn hơn 0.60 (Theo Nunnally & Bernstein, 1994).

(2) Phân tích nhân tố EFA chỉ sử dụng khi hệ số KMO (Kaiser-Meyer-Olkin) phải lớn

hơn 0.50 (trích Nguyễn Đình Thọ, 2011, trang 397) Sau khi phân tích nhân tố, tiến hành loại

các biến có trọng số EFA nhỏ; kiểm tra nhân tố trích và phương sai trích

(3) Những nhân tố nào tồn tại sẽ được đưa vào phân tích tương quan để kiểm tra hiện

tượng đa cộng tuyến Sau đó, tác giả tiến hành phân tích hồi quy v à kiểm định giả thuyết nghiên

Hình 3.1:Sơ đồ nghiên cứu